Each hospital should have a Medical Record Committee

Each hospital should have a Medical Record Committee. This Committee
makes decisions on medical record policy, medical record procedures,
medical record forms, and procedures in other departments / wards relevant
to the management of medical records and patient information. An active
Medical Record Committee should act as a liaison between the MRO and
other departments. Members should be representatives of the various
clinical services of the hospital, rotating on a yearly basis so that all services
will eventually be represented. Such a Committee, with a strong Chairperson,
can do much to stimulate interest in developing and maintaining a high
standard of medical records and medical record services. The Committee
should support the MRO and assist with the implementation of regulations
regarding the completion of medical records.
The Medical Record Committee is responsible for all matters relating to the
content of medical records and the provision of medical record services in
the hospital. The Medical Record Committee in large hospitals meets every
month and less frequently in smaller hospitals. It should meet at least four
times per year. The Committee should be made up of people who are
interested in good medical records and who are prepared, by their own
example, to provide an incentive to others, particularly junior doctors. The
Committee should consist of not less than three members and not more than
six. Too large a committee could be unwieldy. For example, membership of
the Medical Record Committee should consist of:
1. a representative of doctors from both medicine and surgery;
2. a representative of nursing administration;
3. a representative of the hospital administration (management);
4. a representative from allied health staff - physiotherapy, social work
etc.; and
5. the MRO.
Other members may be invited onto the committee if their input is required,
such as orthopaedic, paediatric and obstetric doctors. In a larger health care
facility, representatives from nurses on the ward may also be included.
The Medical Record Committee cannot perform efficiently without rules and
regulations. These need to be clearly defined and recorded and understood
by all medical staff. Functions and responsibilities of the Medical Record
Committee include:
1. review of medical records to ensure that they are accurate, clinically
pertinent, complete and readily available for continuing patient care,
medico-legal requirements, and medical research;
2. ensure that medical staff complete all the medical records of patients
under their care by recording a discharge diagnosis and writing a
discharge summary (where required) for each discharged patient
within a specified period of time;
3. determine the standards and policies for the medical record and the
medical record services of the health care facility;
4. recommend action when problems arise in relation to medical records
and the medical record service;
5. determine the format of the medical record and approve and control
the introduction of new medical record forms used in the health care
facility (all forms should be cleared by the Medical Record Committee
before being put into use); and
6. assist and support the MRO in liaising with other staff/departments in
the health care facility.
It is important that rules and regulations for the completion of medical
records are developed and approved by medical staff and adhered to by all.
With the support of the Medical Record Committee and Medical
Administration, the MRO should be able to address quality issues such as
poor documentation and incomplete medical records. The MRO should
prepare a summary report for each Medical Record Committee meeting. This
summary should include the number of medical records awaiting completion
by doctors.
Setiap rumah sakit harus memiliki Komite Rekam Medis. Komite ini membuat
keputusan tentang kebijakan rekam medis, prosedur rekam medis, bentuk
rekam medis, dan prosedur di departemen lain / bangsal yang relevan
dengan pengelolaan rekam medis dan informasi pasien. Sebuah Medis
Komite Rekam aktif harus bertindak sebagai penghubung antara MRO dan
departemen lainnya. Anggota harus perwakilan dari berbagai layanan klinis
rumah sakit, berputar secara tahunan sehingga semua layanan akhirnya
akan diwakili. Seperti Komite, dengan Ketua kuat, dapat berbuat banyak
untuk merangsang minat dalam mengembangkan dan mempertahankan
standar yang tinggi dari catatan medis dan pelayanan rekam medis. Komite
harus mendukung MRO dan membantu pelaksanaan peraturan tentang
penyelesaian catatan medis.
Medical Komite Rekam bertanggung jawab untuk semua hal yang berkaitan
dengan isi rekam medis dan penyediaan layanan rekam medis di rumah
sakit. Medical Komite Rekam di rumah sakit besar bertemu setiap bulan dan
jarang di rumah sakit yang lebih kecil. Harus memenuhi setidaknya empat
kali per tahun. Komite harus terdiri dari orang-orang yang tertarik dalam
catatan medis yang baik dan yang disiapkan, dengan contoh mereka sendiri,
untuk memberikan insentif kepada orang lain, khususnya dokter junior.
Komite harus terdiri dari tidak kurang dari tiga anggota dan tidak lebih dari
enam. Terlalu besar komite bisa berat. Misalnya, keanggotaan Komite Rekam
Medis harus terdiri dari:
1. perwakilan dokter dari kedua obat dan operasi;
2. perwakilan administrasi keperawatan;
3. wakil dari administrasi rumah sakit (manajemen);
4. perwakilan dari staf kesehatan sekutu - fisioterapi, pekerja sosial dll .; dan
5. MRO.
Anggota lain dapat diundang ke panitia jika masukan mereka diperlukan,
seperti ortopedi, anak dan kebidanan dokter. Di fasilitas perawatan
kesehatan yang lebih besar, perwakilan dari perawat di bangsal juga dapat
dimasukkan.
Medical Komite Rekam tidak dapat melakukan efisien tanpa aturan dan
peraturan. Ini perlu didefinisikan secara jelas dan dicatat dan dipahami oleh
semua staf medis. Fungsi dan tanggung jawab Komite Rekam Medis meliputi:
1. meninjau catatan medis untuk memastikan bahwa mereka akurat, secara
klinis relevan, lengkap dan tersedia untuk melanjutkan perawatan pasien,
persyaratan medis-hukum, dan penelitian medis;
2. memastikan bahwa staf medis lengkap semua catatan medis pasien di
bawah perawatan mereka dengan merekam diagnosis debit dan menulis
ringkasan debit (di mana diperlukan) untuk setiap pasien dipulangkan dalam
jangka waktu tertentu;
3. menentukan standar dan kebijakan untuk catatan medis dan layanan
rekam medis dari fasilitas kesehatan;
4. merekomendasikan tindakan ketika masalah timbul dalam kaitannya
dengan catatan medis dan layanan rekam medis;
5. menentukan format rekam medis dan menyetujui dan mengontrol
pengenalan bentuk rekam medis baru yang digunakan di fasilitas pelayanan
kesehatan (semua bentuk harus dibersihkan oleh Komite Rekam Medis
sebelum mulai digunakan); dan
6. membantu dan mendukung MRO dalam penghubung dengan staf /
departemen lain di fasilitas pelayanan kesehatan.
Adalah penting bahwa aturan dan peraturan untuk penyelesaian catatan
medis yang dikembangkan dan disetujui oleh staf medis dan ditaati oleh
semua. Dengan dukungan dari Komite Medis dan Administrasi Rekam Medis,
MRO harus dapat mengatasi masalah kualitas seperti dokumentasi miskin
dan catatan medis lengkap. MRO harus mempersiapkan ringkasan laporan
untuk setiap pertemuan Medis Komite Rekam. Ringkasan ini harus mencakup
jumlah catatan medis menunggu penyelesaian oleh dokter.