BAB III LANDASAN TEORI III. 1. Manajemen Proyek Kemajuan dan

BAB III
LANDASAN TEORI
III. 1. Manajemen Proyek
Kemajuan dan perkembangan dalam perindustrian telah mendorong
untuk melakukan beberapa aspek pengelolaan dan manajemen yang dituntut
memiliki kinerja, kecermatan, ekonomis, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta
keamanan yang tinggi dalam mengelola harapan. Manajemen suatu kegiatan
baik investasi kecil maupun besar dalam skala proyek memerlukan suatu
metode yang sudah teruji, sumber daya yang berkualitas dan penerapan ilmu
pengetahuan yang tepat.
Proyek merupakan gabungan seperti sumber daya manusia, material,
machine dan modal/biaya dalam suatu wadah organisasi sementara untuk
mencapai tujuan dalam sasaran dan tujuan. Sifat dari suatu proyek adalah
bersifat sementara dan dalam kurun waktu yang dibatasi. Suatu proyek
biasanya terjadi karena suatu keperluan yang mendesak karena tuntutan
pengembangan dari suatu lokasi tertentu.
Jenis proyek dalam buku ini dikelompokkan berdasarkan komponen
kegiatan utama dan hasil akhirnya, yaitu :
1. Proyek konstruksi. Hasilnya berupa pembangunan jembatan, gedung,
jalan raya, dsb.
2. Proyek Industri Manufaktur. Kegiatannya mulai dari merancang hingga
terciptanya suatu produk baru.
3. Proyek Penelitian dan Pengembangan. Melakukan penelitian dan
pengembangan hingga tercuptanya sebuah produk tertentu dengan tujuan
untuk memperbaiki atau meningkatkan suatu produk, pelayanan atau suatu
metode tertentu.
4. Proyek Padat modal. Suatu proyek yang memerlukan modal yang besar.
Misalnya pembebasan tanah, pembelian dan pengadaan suatu barang,
pembangunan suatu fasilitas produksi dsb.
5. Proyek Pengembangan Produk Baru. Merupakan gabungan dari proyek
penelitian dan pengembangan dengan proyek padat modal.
6. Proyek Pelayanan Manajemen. Berhubungan dengan fasilitas nonfisik
atau jasa dari perusahaan. Misalnya pengembangan sistem informasi
perusahaan, Peningkatan produktivitas dari karyawan, dsb.
7. Proyek Infrastruktur. Penyediaan kebutuhan masyarakat luas dalam hal
prasarana
transportasi,
Waduk,
pembangkit
listrik,
instalasi
telekomunikasi dan penyediaan sumber air minum.
Definisi dari manajemen proyek yaitu penerapan ilmu pengetahuan,
keahlian dan ketrampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya
yang terbatas untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan agar mendapatkan
hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja.
Dalam manajemen proyek, perlunya pengelolaan yang baik dan terarah karena
suatu proyek memiliki keterbatasan sehingga tujuan akhir dari suatu proyek
bisa tercapai. Yang perlu dikelola dalam area manajemen proyek yaitu biaya,
mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko
dan sistem informasi.
Ada tiga garis besar yang dibahas dalam buku ini untuk menciptakan
berlangsungnya sebuah proyek, yaitu :
1. Perencanaan
Untuk mencapai tujuan, sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang
matang. Yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek
sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar dapat
diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi persyaratan spesifikasi yang
ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan kerja.
Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai,
perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan
keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.
2. Penjadwalan
Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan
informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber
daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, material), durasi dan progres waktu untuk
menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan proyek
dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring dan updating selalu
dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan
tujuan proyek. Ada beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek,
yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart/Gantt chart, Penjadwalan Linear
(diagram Vektor), Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan. Bila
terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan
tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan.
3. Pengendalian Proyek
Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utama dari
utamanya yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi
selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek yaitu
optimasi kinerja biaya, waktu , mutu dan keselamatan kerja harus memiliki
kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam proses
pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan
selama proses implementasi.
III. 2. Definisi Penjadwalan Proyek
Penjadwalan proyek adalah kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan
proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang
dibutuhkan oleh setiap aktivitas.
Berikut ini adalah sumber daya proyek yang yang berkaitan dengan
penjadawalan proyek:

Manusia. sumber daya manusia ini biasanya diklasifikasikan berdasarkan
keahliannya terkait dengan proyek. Contohnya, programmer, engineer
mesin, tukang las, pengawas, derektur pemasaran dll.

Material. Material Proyek mencakup spektrum luas : misalnya bahanbahan kimia untuk proyek ilmiah, pondasi untuk proyek konstruksi. survei
data untuk pemasaran, dll.

Peralatan, yang biasanya digunakan untuk menunjukan tipe, ukuran dan
jumlahnya, dalam beberapa kasus, peralatan dapat ditukar tempatkan
untuk perbaikan jadwal, tetapi tidak selalu. Peralatan sering dianggap
sebagai pembatas. Kesalahan yang paling sering adalah asumsi adanya
sumber daya berlebih dalam proyek.

Modal Kerja, dalam situasi proyek tertentu seperti kontruksi, modal kerja
diperlukan sebagai sumber daya karena jumlahnya yang terbatas. Jika
modal kerja udah tersedia, manager proyek dapat bekerja pada beberapa
pekerjaan secara bersamaan.
III. 3. Tujuan dan Manfaat Penjadwalan Proyek
Tujuan Penjadwalan Proyek

Mempermudah perumusan permasalahan proyek

Menentukan metode atau cara yang sesuai

Kelancaran kegiatan lebih terorganisir

Mendapatkan hasil yang optimum
Manfaat Penjadwalan Proyek

Mengetahui keterkaitan antar kegiatan

Mengetahui kegiatan yang perlu menjadi perhatian (kegiatan kritis)

Mengetahui dengan jelas kapan memulai kegiatan dan kapan harus
menyelesaikanya.
III. 4. Konsep Penjadwalan Proyek
Suatu proyek dapat dikatakan sebagai suatu rangkaian kegiatan-kegiatan
yang mempunyai saat awal dilaksanakan serta diselesaikan dalam jangka
waktu tertentu untuk mencapai suatu tujuan.
Proyek akan dikatakan selesai apabila seluruh kegiatan yang merangkai
proyek tersebut selesai. Kegiatan-kegiatan yang mengisi suatu proyek memiliki
keterikatan. Hal ini memungkinkan suatu kegiatan harus diselesaikan lebih
dulu sebelum kegiatan yang lain dimulai.
Kegiatan yang harus diselesaikan lebih dulu dari kegiatan lain disebut
predecessor dan kegiatan yang diselesaikan setelah kegiatan sebelumnya
disebut successor.
Suatu kegiatan dalam suatu proyek biasanya dipandang sebagai suatu
pekerjaan (job) yang dalam penyelesaiannya memerlukan waktu, tenaga, dan
biaya. Proyek memerlukan tiga tahapan, yaitu:

Perencanaan (Planning), meliputi penetapan sasaran dan strategi,
pendefinisian proyek dan ketentuan organisasi.

Penjadwalan (Scheduling), meliputi pengalokasian sumber daya.

Pengendalian (Controlling), meliputi pengawasan sumber daya, biaya,
kualitas, dan budget.
Tahap pertama dan kedua dilakukan sebelum proyek dimulai dan tahap ketiga
dilakukan setelah proyek dimulai.
Penjadwalan merupakan proses pengalokasian sumber-sumber yang
dimiliki suatu pabrik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Di samping itu,
penjadwalan juga merupakan suatu teori yang berisi prinsip-prinsip dasar,
model, teknik dan kesimpulan logis dalam pengambilan keputusan. Persoalan
penjadwalan muncul ketika jumlah kegiatan yang dapat dikerjakan secara
bersama lebih besar dibandingkan dengan jumlah peralatan yang ada.
Penjadwalan terdiri dari dua unsur yang penting, yaitu :

Kegiatan (job) dan

Sumber daya seperti mesin, waktu, tenaga, dan biaya.
Secara ringkas pokok-pokok penjadwalan adalah sebagai berikut :
1. Menentukan target, tanpa adanya target sukar untuk membuat evaluasi.
2. Kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan.
3. Urutan kegiatan.
4. Jangka waktu yang diperlukan oleh masing-masing kegiatan.
5. Tersedianya alat ukuran/standar.
6. Memperhatikan contingency factor.
III. 5. Work Breakdown Structure (WBS)
WBS adalah suatu metode pengorganisaian proyek menjadi struktur
pelaporan hierarakis. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau
memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail.hal ini dimaksudkan
agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik.
WBS disusun bedasarkan dasar pembelajaran seluruh dokumen proyek yang
meliputi kontrak, gambar-gambar, dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan
menjadi bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki tertentu
menjadi item-item pekerjaan yang cukup terperinci, yang disebut sebagai Work
Breakdown Structure.
Pada prinsipnya Work Breakdown Structure (WBS) adalah pemecahan
atau pembagian pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan),
alasan perlunya WBS adalah :

Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan
diperolehnya pengertian cakupan proyek dengan jelas, dan proses
pengembangan WBS ini membantu semua anggota untuk lebih
mengerti tentang proyek selama tahap awal.

WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan jadwal, dan
informasi
mengenai
produktifitas
yang
meyakinkan
manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat perundingan.
anggota
III. 6. Definisi Bagan Balok (Gantt Chart)
Bagan ini dikenal juga sebagai Gantt Chart karena dikenalkan oleh H.L.
Gantt. Pada tahun 1917, Henry Gantt mengembangkan sebuah metode untuk
membantu penjadwalan job shops. Metode ini akhirnya terkenal dan dipakai
sampai sekarang dengan nama Gantt Chart.
Bagan ini merupakan representasi visual yang menunjukkan macammacam pekerjaan beserta waktu dan nilai uang yang terlibat. Bagan ini terdiri
dari dua koordinat aksis yang merepresentasikan waktu yang dilalui dan
pekerjaan atau aktivitas yang dilakukan.
Gantt chart adalah suatu alat yang bernilai khususnya untuk proyekproyek dengan jumlah anggota tim yang sedikit, proyek mendekati
penyelesaian dan beberapa kendala proyek.
Gantt Chart merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak
yang mewakili setiap tugas dan panjang masing-masing setiap kotak
menunjukkan waktu pengerjaan tugas-tugas tersebut dalam format pewaktuan
tertentu seperti jam, hari, tanggal, minggu, bulan atau tahun.
III. 7. Karakteristik Gantt Chart
1. Gantt chart secara luas dikenal sebagai alat fundamental dan mudah
diterapkan oleh para manajer proyek untuk memungkinkan seseorang
melihat dengan mudah waktu dimulai dan selesainya tugas-tugas dan subsub tugas dari proyek.
2. Semakin banyak tugas-tugas dalam proyek dan semakin penting urutan
antara tugas-tugas maka semakin besar kecenderungan dan keinginan
untuk memodifikasi gantt chart.
3. Gantt chart membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan “what if” saat
melihat kesempatan-kesempatan untuk membuat perubahan terlebih
dahulu terhadap kebutuhan.
III. 8. Keuntungan dan Kelemahan Gantt Chart
Keuntungan menggunakan Gantt chart :

Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat
sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.

Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan
sesungguhnya pada saat pelaporan

Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan
Kelemahan Gantt Chart :

Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu
kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak
yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal
keseluruhan proyek.

Sulit
mengadakan
penyesuaian
atau
perbaikan/pembaharuan
bila
diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.
III. 9. Gantt Designer

Gantt Designer merupakan software/tools untuk pembuatan bagan balok
(Gantt Chart), software ini sangat membantu dalam pembuatan Gantt
Chart, Gantt Chart ini sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam
penyelenggara proyek agar lebih sederhana, mudah dibuat dan dipahami.