1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan zaman, kebutuhan akan informasi menjadi
unsur utama demi keberlangsungan sistem dari suatu perusahaan saat ini, terutama di
bidang bisnis dan informatika. Informasi diperlukan oleh perusahaan sebagai salah
satu sumber daya vital yang akan menjadi perhatian utama perusahaan dalam
menjalankan organisasi bisnis mereka.
Keanekaragaman dari jenis informasi yang dibutuhkan oleh mereka agar
sistem berjalan sesuai dengan yang diekspektasikan dapat disesuaikan dengan apa
yang dibutuhkan, dari segi informasi untuk proses bisnis yang mereka lakukan
ataupun informasi dari segi sumber daya, baik itu sumber daya alam maupun sumber
daya manusia yang mereka gunakan untuk mendukung proses bisnis mereka.
Informasi inilah yang nantinya digunakan perusahaan dalam berbagai aspek
demi keberlangsungan sistem mereka dan bersaing dengan perusahaan lain yang
bersaing semakin ketat dan keras. Penyampaian informasi yang berjalan dengan baik
didasarkan dari proses informasi dan sumber informasi yang baik dan berkualitas.
Namun, terdapat kendala dalam mendapatkan dan mengelola informasi untuk
menunjang berjalannya proses bisnis yang dilakukan terkait sulitnya sumber daya
alam dan sumber daya manusia saat ini.
Sistem yang dilakukan di perusahaan merupakan alat ukur dari kualitas
kinerja atau performance dari perusahaan. Semakin baik dan bagus nya kualitas
kinerja dengan sistem yang memiliki tingkat kompleksitas tinggi, maka akan
semakin baik dan berkualitas pula sistem yang dilakukan di perusahaan itu dengan
keuntungan lebih yang akan diperoleh. Sistem informasi dengan kualitas baik dapat
secara langsung, terhubung, dan memberikan informasi yang lengkap sesuai dengan
sistem bisnis yang dijalankan dan dilakukan dari berbagai fungsi dan proses bisnis
yang ada di dalam perusahaan.
1
2
PT. Fratello Indonesia Mandiri adalah sebuah perusahaan yang bergerak di
bidang general trading yang menyediakan produk penjualan berupa bahan bakar
solar industri yang berasal dari produsen minyak dalam negeri. Dalam proses bisnis
yang berlangsung di dalamnya, perusahaan ini meyediakan jasa B2B atau businessto-business kepada perusahaan atau institusi lain yang berminat menjual bahan bakar
minyak dari produk perusahaan ini serta memberikan jasa lain sehubungan dengan
perdagangan produk.
Salah satu sistem informasi yang digunakan oleh PT. Fratello Indonesia
Mandiri adalah sistem penjualan dan pemasaran. Sistem penjualan memiliki fungsi
yang sangat penting bagi perusahaan karena sistem penjualan menangani arus
keuangan berupa operasional penjualan produk bisnis dari perusahaan itu yang
berhubungan dengan pemasukan, pengeluaran, peminjaman, dan lainnya. Begitu juga
sistem pemasaran yang digunakan untuk pencarian calon customer yang akan
menjadi pembeli bahan bakar dari perusahaan.
Namun, sistem penjualan dan pemasaran yang sedang berjalan di PT. Fratello
Indonesia Mandiri masih manual. Data-data masih tersimpan pada spreadsheet yang
kurang aman dan mudah terhapus begitu saja. Kesulitan dalam pencarian data pun
masih sering terjadi, sehingga mengurangi performa perusahaan. Dalam proses
pemasaran, perusahaan masih sulit mendata calon customer yang masih belum
dihubungi sehingga sering terjadi pengulangan proses penawaran atau melewati yang
belum dihubungi. Berkaitan dengan jurnal-jurnal sejenis permasalahan yang dihadapi
pada penelitian skripsi ini yaitu pada Jurnal Nominal / Volume I Nomor I / Tahun
2012 oleh Yuwandito Wiharjanto tentang Perancangan Sistem Penjualan Tunai
Berbasis Web Sebagai Sarana Informasi Produk Bagi Konsumen pada PT. Warna
AC, perancangan aplikasi untuk sistem penjualan sedemikian rupa dirancang dengan
metode-metode khusus dan analisa sesuai dengan lingkup penelitian berhubungan
dengan penelitian skripsi kami sesuai masalah yang sama, dengan harapan hasil dari
implementasi sistem dan aplikasi yang dirancang dan dibuat berpotensi
mengembangkan sistem terdahulu dari perusahaan. Pada Jurnal Ilmiah / Volume 1 /
Februari 2013 oleh Hendi Fachruddin tentang Analisis dan Perancangan Sistem
Basisdata Penjualan dan Pembelian Pada CV Edison Prima Pagaralam, mempunyai
3
kendala yang sama yaitu masih mempunyai sistem basisdata yang belum
terkomputerisasi. Kemudian untuk jurnal international yang berhubungan dengan
judul dari penelitian skripsi kami adalah United States Patent / Patent Number:
5,930,764 pada tanggal dari Patent, 27 Juli 1999 oleh Melchione et al tentang Sales
and Marketing Support System Using a Customer Information Database, dengam
metode perancangan serta sistem yang dirancang serupa dengan penelitian skripsi
sesuai judul yang kami teliti. Oleh karena itu penelitian ini dilakukan untuk tujuan
merubah sistem penyimpanan data pada PT. Fratello Indonesia Mandiri kedalam
suatu sistem basisdata yang lebih aman dan mudah untuk diatur dan juga
menyediakan suatu aplikasi sebagai sarana interaksi antara pengguna dan sistem
basisdata agar data dapat disajikan dengan baik dan benar.
1.2 Rumusan Masalah
Penyusunan skripsi ini diteliti dan disusun atas dasar keperluan dari
pemecahan suatu masalah yang dihadapi oleh perusahaa. Suatu rumusan masalah
merupakan deskripsi penjelasan mengenai apa pemecahan masalah yang dicari dari
penelitian yang dilakukan dalam penyusunan skripsi ini. Kebutuhan dari PT. Fratello
Indonesia Mandiri akan masalah yang dihadapi berkaitan dengan sistem basis data
dalam lingkup penjualan, pemasaran, dan persediaan dari sistem yang berlangsung
dalam perusahaan itu, selain itu dikarenakan masalah sistem basis data yang bersifat
masih manual dalam operasional penyimpanan dan penyampaian informasi dengan
data-data yang ada pada perusahaan tersebut. Rumusan masalah dari penelitian
skripsi ini adalah sebagai berikut:
-
Apa saja hambatan yang berlangsung di dalam proses penjualan dan
pemasaran jika menggunakan sistem penyimpanan dan penyampaian
informasi atau data yang masih bersifat manual?
-
Seberapa tinggi tingkat efektifitas yang didapat oleh perusahaan dalam
mengembangkan sistem serta kinerja proses operasional penjualan dan
pemasaran dengan menggunakan sistem basis data manual?
4
1.3 Ruang Lingkup
Penyusunan skripsi ini perlu membatasi ruang lingkup pada sistem pembelian
dan pemasaran. Penelitian skripsi ini dilakukan di PT. Fratello Indonesia Mandiri.
Proses bisnis yang akan diteliti adalah sistem penjualan dan pemasaran. Berikut
cakupan yang akan dikerjakan dikelompokan sesuai dengan fokus penelitian:
Perancangan basis data untuk penjualan:
•
Pendataan pemesanan bahan bakar.
•
Persetujuan bagian penjualan untuk pengiriman bahan bakar.
•
Pendataan penjualan bahan bakar, dan laporan tiap bulannya.
•
Pendataan persediaan bahan bakar
Perancangan basis data untuk pemasaran:
•
Pembuatan laporan pemasaran.
•
Pendataan data calon customer yang memiliki kemungkinan untuk membeli
bahan bakar dari perusahaan.
•
Pendataan calon customer yang telah dihubungi oleh perusahaan sebagai
bagian dari pemasaran dan melakukan pendataan status ketertarikan calon
customer tersebut terhadap penawaran perusahaan.
Perancangan basis data untuk persediaan:
•
Pemberian informasi mengenai volume tanki persediaan minyak yang
tersedia.
1.4 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penulisan skripsi ini, yaitu:
5
•
Melakukan analisis terhadap proses dan sistem bisnis penjualan dan
pemasaran yang sedang berjalan di perusahaan untuk mengetahui kebutuhan
data dan informasi.
•
Merancang sistem basis data untuk penjualan dan pemasaran yang
dibutuhkan oleh perusahaan.
•
Merancang aplikasi basis data untuk memudahkan pengolahan data dalam hal
penjualan dan pemasaran.
Manfaat dari penulisan skripsi ini, yaitu:
•
Membantu untuk memberikan informasi kepada direktur dan manajer
mengenai penjualan dan pemasaran secara akurat.
•
Membantu untuk memberikan informasi mengenai calon konsumer dan
konsumer atau pelanggan untuk transaksi penjualan dari produk bahan bakar
solar secara akurat.
•
Memberikan beberapa pilihan atau alternatif keputusan dari permasalahan
yang timbul dengan data atau informasi yang tersimpan secara akurat dan
aktual.
•
Memberikan kemudahan pengguna dalam melakukan proses modifikasi
terhadap data yang terdapat dalam basis data perusahaan.
•
Memberikan kemudahan pengguna aplikasi untuk memasukkan atau
menghapus data yang terdapat dalam basis data perusahaan.
•
Meningkatkan kinerja atau performance dari operasional pada PT. Fratello
Indonesia Mandiri.
•
Memberikan
kemudahan
akan
sistem
informasi
penyimpanan
dan
penyampaian data pada PT. Fratello Indonesia Mandiri.
•
Meningkatkan keamanan data dan informasi yang dimiliki oleh PT. Fratello
Indonesia Mandiri agar tidak disalahgunakan.
6
1.5 Metodologi
Penyusunan skripsi yang dikerjakan ini dapat dikelompokkan menjadi bidang
proyek, karena yang dilakukan adalah analisis dan perancangan sistem. Beberapa
metode yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini yaitu:
1.5.1 Metode Analisis
Pada tahap ini, dilakukan proses pengumpulan data dengan
menggunakan teknik fact-finding dengan langkah-langkah sebagai
berikut :
1. Wawancara
Demi mendapatkan pemasalahan yang benar-benar dirasakan oleh
pengguna, maka penulis melakukan wawancara kepada para
stake-holder PT. Fratello Indonesia Mandiri. Wawancara tersebut
mengenai sistem yang sedang berjalan, keluhan mengenai sistem
yang sedang berjalan, dan apa yang diperlukan pada sistem yang
baru.
2. Observasi
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai kebiasaan yang sering
dilakukan pada PT. Fratello Indonesia Mandiri, maka perlu
dilakukan
observasi,
sistem
yang
akan
dibangun
dapat
menyesuaikan kebiasaan perusahaan.
3. Pengumpulan dan Analisa Dokumen
PT. Fratello Indonesia Mandiri memiliki dokumen-dokumen yang
merupakan produk dari sistem yang sudah berjalan, maka itu
dokumen-dokumen tersebut perlu di analisa karena memiliki halhal inti yang diperlukan pada sistem yang akan dibangun.
Dokumentasi dapat membantu untuk memberikan informasi pada
bagian dari perusahaan yang berhubungan dengan masalah.
(Connolly dan Begg, 2010, p344)
7
4. Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan untuk mendapatkan informasi yang dapat
mendukung proses penelitian. Studi pustaka ini dilakukan dengan
membaca buku referensi, penelitian yang sudah pernah dilakukan,
dan membaca artikel-artikel yang berkaitan di internet.
5. Analisa Kebutuhan Informasi
Analisa ini dilakukan agar dapat mengetahui informasi apa saja
yang dibtuhkan oleh perusahaan agar dapat menunjang proses
bisnis mereka.
1.5.2 Metode Perancangan
Metode perancangan dibagi menjadi 2 tahap, yaitu :
1. Perancangan Basisdata
Agar dapat menghasilkan gambaran sistem yang jelas, dalam
melakukan percancangan basis data, ada tiga tahap yang harus
dilalui, yaitu : (Connolly dan Begg, 2010, p322)
a. Perancangan basisdata konseptual
Pada tahap ini, dibangun suatu model yang
digunakan
oleh
perusahaan.
Model
ini
tidak
bergantung pada semua pertimbangan fisik. Beberapa
hal yang ditentukan Antara lain tipe entity, tipe
relationship, tipe attribute dan penggabungan pada tiap
entity, domain attribute, candidate dan primary key,
pengecekan
redundancy,
dan
validasi
model
konseptual pada transaksi pengguna.
b. Perancangan basisdata logikal
Pada proses ini, model basisdata dibuat lebih
spesifik namu tetap masih tidak bergantung pada
pertimbangan fisikal seperti Database Management
8
Syetem (DBMS). Hal-hal yang ditentukan dalam tahap
ini antara lain memvalidasi dengan normalisasi,
menentukan relasi untuk model logical data lokal,
menghilangkan fitur yang tidak kompatibel, dan
menentukan integrity constraint
c. Perancangan basisdata fisikal
Proses ini menentukan deskripsi implementasi
basisdata
pada
penyimpanan
sekunder,
menggambarkan hubungan dasar, menentukan index
yang digunakan untukmeningkatkan efisiensi, dan
keamanan.
2. Perancangan aplikasi basisdata
Pada tahap ini dilakukan perancangan user interface yang
berguna sebagai penguhubung antara sistem basis data dan
pengguna.
Perancangan
meliputi
perancangan
layar,
perancangan input dan output, dan state digram transition.
1.6 Sistematika Penulisan
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini dijelaskan mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup,
tujuan dan manfaat, metodologi penelitian yang digunakan, serta sistematika
penulisan yang digunakan pada penulisan skripsi ini.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini dijelaskan teori-teori dasar dan metode-metode yang
digunakan untuk mendukung perancangan yang dilakukan.
BAB 3 METODOLOGI
Bab ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi, wewenang, dan
tanggung jawab, diagram alir dokumen sistem yang berjalan, permasalahan
9
yang dihadapi, analisis kebutuhan informasi, usulan pemecahan masalah,
perancangan basisdata yang meliputi perancangan basisdata konseptual,
logikal dan fisikal, perancangan aplikasi meliputi struktur menu, state
transition diagram, spesifikasi proses, perancangan input dan output
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi spesifikasi kebutuhan sistem, rencana implementasi,
petunjuk pemakaian sistem, serta evaluasi sistem.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi dari hasil analisis dan penulisan skripsi ini beserta
saran-saran yang berguna bagi penyempurnaan dan pengembangan sistem
agar mencapai tujuan yang dikehendaki di masa depan.