teknik memotivasi dan mengawasi karyawan kantor

TEKNIK MEMOTIVASI DAN MENGAWASI
KARYAWAN KANTOR
Ramdani
Program Studi D3 Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung
Abstrak
This study describes the technique and how someone that is always eager to perform all
activities in the office. In addition, the application of motivation within each employee will
give a better impact when the employee is doing the job this routine time. At the journal
described the sense of motivation, kind, groove, objectives and ways to provide the best
motivation for employees in a company. Sources of data obtained from reference books,
reference journals, reference the website and also search research results.
Moreover, not only for himself, application of motivation can also make the people around
him can provide distinctive impact to be always excited and have more value in and of itself.
There should also be monitoring stage employees to make increased productivity for the
company. it can make itself as a reference in the vicinity of the activity.
Keywords : employees, motivation, leadership, company, supervision.
PENDAHULUAN
Dengan mengutamakan kualitas dan
kuantitas yang dihasilkan, banyak dari
organisasi baik instansi swasta atau negeri
yang
bersaing
dalam
memberikan
kesejahteraan yang tinggi bagi para
karyawannya untuk mencapai tujuan
perusahaan dalam satu kesuksesan. Tak
jarang dari setiap instansi untuk
mengadakan atau mengikutsertakan para
karyawannya supaya tidak jenuh dan dapat
termotivasi kembali untuk melakukan
pekerjaannya dengan baik.
Kegiatan seperti ini merupakan
kegiatan yang sering dilupakan oleh
Jurnal Manajemen Kantor 2
pimpinan perusahaan namun sangat
penting untuk menunjang produktivitas
karyawannya. Sehubungan dengan itu,
para pimpinan perlu berpikir lebih kritis
kembali supaya produktivitas karyawan
dapat tetap terjaga dan juga motivasi dari
dalam diri karyawannya dapat ditingkatkan
selalu saat melakukan kegiatan rutin di
perusahaan. Disamping itu, pimpinan juga
perlu
adanya
pengawasan
pada
karyawannya supaya karyawan dapat
terkontrol apakah motivasinya menurun
atau tidak. Dengan hal tersebut, pimpinan
menjadi lebih mengetahui tindakan apa
yang dapat diberikan kepada karyawannya.
1
A. MOTIVASI
Pengertian Motivasi
Banyak
dari
para
memberikan
pendapat
pengertian motivasi, yaitu :
ahli
yang
mengenai
 Menurut George R. Terry, motivasi
merupakan keinginan yang terdapat
pada
seorang
individu
yang
merangsang melakukan suatu tindakan.
 Menurut Porter & Lawler, motivasi
merupakan kekuatan kecenderungan
individu yang melibatkan dirinya
dalam kegiatan yang berarahkan pada
suatu sasaran dalam pekerjaan.
 Menurut Henry Simamora, pengertian
motivasi adalah sebuah fungsi dari
pengharapan individu bahwa upaya
tertentu akan menghasilkan tingkat
kinerja yang pada gilirannya akan
membuahkan hasil yang dikehendaki.
 Menurut Liang Gie dalam bukunya
Martoyo (2000), motivasi kerja adalah
suatu dorongan yang menjadi pangkal
seseorang melakukan sesuatu atau
bekerja. Seseorang yang sangat
termotivasi,
yaitu
orang
yang
melaksanakan upaya substansial, guna
menunjang tujuan produksi kesatuan
kerjanya, dan organisasi dimana ia
bekerja.
 Menurut Gitosudarmo dan Mulyono
(1999) motivasi karyawan adalah suatu
faktor yang mendorong seorang
karywan untuk melakukan suatu
perbuatan atau kegiatan tertentu, oleh
karena itu motivasi sering kali diartikan
pula sebagai faktor pendorong perilaku
seseorang.
Jurnal Manajemen Kantor 2
Dari pengertian motivasi di atas maka
dapat disimpulkan bahwa motivasi kerja
merupakan sesuatu yang menimbulkan
semangat kerja dan menjadi landasan
seseorang dalam melakukan suatu
pekerjaan. Dengan melakukan motivasi,
dapat memberikan dorongan untuk
membuat karyawan melakukan sesuatu
untuk mencapai tujuan tertentu. Adanya
motivasi terutama motivasi untuk
berprestasi akan mendorong seseorang
mengembangkan
pengetahuan
dan
kemampuan demi mencapai prestasi kerja
yang lebih baik. Biasanya seseorang yang
memiliki motivasi kuat akan mempunyai
tanggung jawab menghasilkan presatsi
yang lebih baik.
Setiap pekerja kadang merasakan satu
titik dimana kemalasan mulai muncul dan
memengaruhi dirinya supaya tidak mau
melakukan pekerjaan kantor. Sifat malas
sangat beragam. Malas tersebut dapat
timbul karena faktor kesal, jenuh, gelisah,
kurang percaya diri dan biasanya faktor
utama dari kemalasan adalah adanya rasa
stress dari setiap karyawan. Penderitaan
hidup yang panjang ditambah dengan
kurangnya
keyakinan
iman
dapat
mendorong setiap tindakan secara tidak
rasional yaitu seperti bunuh diri.
Oleh karena itu, psentingnya motivasi
akan membuat hal yang menyebabkan,
menyalurkan, dan mendukung perilaku
manusia supaya bisa meningkatkan
kinerja dan kesejahteraan hidupnya.
Motivasi yang diberikan pasti memiliki
kebaikan. Berikut merupakan tujuan dari
motivasi :
a. Meningkatkan produktivitas setiap
karyawan
2
b. Meningkatkan
karyawan
kedisiplinan
setiap
c. Menciptakan suasana dan hubungan
kerja yang baik
d. Meningkatkan loyalitas, kreativitas
dan partisipasi setiap karyawan
e. Meningkatkan tingkat kesejahteraan
karyawan
Setiap perusahaan tidak luput
berhubungan
dengan
karyawan.
Perusahaan yang baik adalah perusahaan
yang dapat memberikan kesejahteraan dan
bisa
membangun
motivasi
kerja
karyawannya. Dengan adnaya motivasi
yang tinggi dari pimpinan akan
membentuk sikap (attitude) yang baik
dalam diri setiap karyawannya. Berikut ini
merupakan faktor yang mempengaruhi
motivasi kerja :

Faktor kebijakan perusahaan.
Melipui gaji, tunjangan, dan
pensiun.
Dampaknya
terhadap
motivasi kerja biasanya hanya
sekedar untuk bertahan.

Faktor imbalan atau reward.
Jika dikelola dengan baik, sistem
reward terhadap karyawan berprestasi
akan memberikan dampak yang besar
untuk peningkatan motivasi.

Ini yang terpenting. Jika seorang
karyawan yang memiliki mental yang
kuat, dia akan tetap memiliki motivasi
kerja meski ketiga faktor diatas
kurang mendukung. Sayangnya,
faktor ini kadang terlewatkan baik
oleh karyawannya sendiri maupun
oleh perusahaan.
Menurut Abraham Maslow, ada
teori motivasi yang mengatakan bahwa
kebutuhan terbagi menjadi 5 hierarki
dimana tiap kebutuhan harus dipenuhi
secara berurutan yaitu :
1. Fisiologi : pangan, sandang, papan.
2. Keamanan : jiwa, raga, harta benda
milik, rasa aman saat bekerja.
3. Sosial
: kasih sayang,
memiliki dan persahabatan
rasa
4. Penghargaan : faktor rasa hormat
seperti harga diri, prestasi, status dan
perhatian
5. Aktualisasi Diri : bukti kesuksesan
seseorang saat berkarya.
Dilihat dari batasan yang telah
diutarakan sebelumnya, maka dapat
dibuatkan secara sederhana sebuah bagan
mengenai motivasi supaya memudahkan
untuk mengartikan apa itu motivasi.
Berikut adalah alur motivasi yang baik :
Faktor kultur perusahaan.
Meski sederhana, masalah ini bisa
berdampak besar dalam peningkatan
motivasi
kerja.
Kultur
yang
mengedepankan
rasa
hormat,
kebersamaan,
kejujuran,
dan
keakraban
dapat
meningkatkan
motivasi kerja cukup signifikan.

Faktor kondisi mental karyawan
Jurnal Manajemen Kantor 2
3
Sumber : Manajemen Sumber Daya Manusia
(2007)
Dalam melakukan setiap motivasi
kepada karyawan, sangat diperlukan
semangat dari diri pemberi motivasi.
Selain itu, pemberi motivasi juga harus
bisa menunjukkan bahwa dirinya dapat
menjadi acuan yang membutuhkan
motivasi. Berikut ini merupakan asas yang
harus diberikan saat ingin memotivasi
seseorang :
akan menggerakkan tingkat motivasi
yang kuat pada gilirannya akan
meningkatkan prestasi karyawan.
Berikut ini merupakan satu alur
mengenai motivasi :
a. Asas mengikutsertakan
b. Asas komunikasi
c. Asas pengakuan
d. Asas wewenang yang di delegasikan
e. Asas perhatian timbal balik
Keberhasilan
suatu
organisasi
ditentukan oleh gaya kepemimpinan dan
peranan karyawan supaya karyawan dapat
bekerja dengan baik dan mencapai kinerja
sesuai harapan. Peranan pemimpin sangat
menentukan, karena karyawan merupakan
aset perusahaan yang dinamis dan selalu
berkembang. Dalam rangka mengadakan
pendekatan
motivasi
untuk
memperagakan kepemimpinan, Herzberg
menganalisis :
1. Ada serangkaian kondisi ekstrinsik,
keadaan
pekerjaan
yang
menyebabkan rasa tidak puas bagi
karyawan apabila kondisi ini tidak
baik atau tidak ada.
2. Ada serangkaian kondisi instrinsik,
job content, kondisi ini apabila
terdapat dalam pekerjaan akan
menimbulkan
kepuasan
kerja
karyawan dan akan menggerakkan
tingkat motivasi kerja karyawan dan
Jurnal Manajemen Kantor 2
Sumber : Manajemen Sumber Daya Manusia
(2000)
Jenis Motivasi Kerja
Motivasi akan terbentuk dari sikap
karyawan
yang
apabila
sedang
menghadpai masalah dalam situasi kerja,
dirinya
dapat
mengatasi
dengan
memberikan suatu dorongan pada dirinya
supaya memiliki mental yang pro dan
positif pada dirinya sendiri. Sikap mental
tersebut haruslah memiliki yang siap sedia
secara psikofisik. Untuk mendapatkan
mental seperti itu, setidaknya ada lima
jenis motivasi yang dapat diberikan
kepada para karyawan suatu perusahaan,
yaitu :
1. Mendapatkan gaji bulanan, untuk
memenuhi kebutuhan dan keinginan
hidup.
2. Mencapai sasaran karier,
meningkatkan produktivitas
karyawan.
untuk
setiap
4
3. Berkarya, untuk memberikan ruang
kontribusi besar kepada kemajuan
perusahaan
4. Mencari pengalaman, untuk memiliki
nilai tambah saat mencari pekerjaan
lebih baik
5. Beribadah,
untuk
menjadikan
keinginan bekerja sebagai suatu
ibadah
Dalam melakukan motivasi terhadap
karyawan, perlu mengetahui bagaimana
sifat dari karyawan tersebut. berikut ini
adalah prinsip yang harus dimiliki oleh
karyawan
supaya
mereka
bisa
mendapatkan motivasi dari dirinya
sendiri, yaitu :
 Merupakan suatu produktivitas
kerja yang maksimal sehingga
dapat mudah dicapai menurut
pemahaman motivasi yang ada di
dalam diri dan di luar diri setiap
karyawannya. Dengan memahami
peranan seperti itu, motivasi
merupakan satu hal yang penting
karena
dapat
mempermudah
pimpinan saat melihat prestasi dan
kepuasan
kerja
setiap
karyawannya.
 Ada 3 jenis aspek utama yang
dapat
mempengaruhi
adanya
motivasi kerja, yaitu :
a. Prinsip partisipatif
a. Perbedaan
karakteristik
individu meliputi kebutuhan,
minat, sikap dan juga nilai
b. Prinsip komunikatif dengan orang
lain
b. Perbedaan karakteristik suatu
pekerjaan
c. Prinsip mengakui andil orang lan
c. Perbedaan
karakteristik
organisasi meliputi peraturan
d. Prinsip lapang dada saat
pendelegasian wewenang
ada
e. Prinsip memberikan perhatian kepada
siapapun
Cara Meningkatkan Motivasi Kerja
Setiap motivasi yang ada dalam diri
dapat dibangun sendiri ataupun dari
bantuan orang lain tergantung seberapa
berat tugas dari masing-masing diri.
Dalam suatu perusahaan, pembangunan
motivasi bagi para karyawan perlu
diperhatikan.
Oleh
karena
itu,
implementasi dari setiap teori motivasi
yang ada saat bekerja dapat diterapkan
dalam kehidupan. Adapun terori motivasi
yang dapat diterapkan adalah :
2. Pay incentive plans
3. Job redisgn
Adapun cara yang dapat digunakan
untuk
memberikan
contoh
atas
pengimplementasian karyawan saat di
tempat kerja supaya mereka termotivasi
dengan dirinya sendiri adalah sebagai
berikut :
A. Peran Pimpinan Atau Atasan
- Bersikap keras dengan memberi
ancaman kepada tenaga kerja
untuk bekerja keras
- Gaya
kepemimpinan
berorientasi pada tugas
yang
1. Intervention programs
Jurnal Manajemen Kantor 2
5
- Melakukan
kewajiban
paksaan
pekerjaan sebagai
dan tidak karena
3. Training secara reguler
4. Memenuhi semua hak karyawan
5. Memberikan bonus dan penghargaan
- Memberikan
tujuan
yang
bermakna kepada bawahan
6. Meminta masukan dari karyawan
- Atasan perlu mengenali sasaran
yang bernilai tinggi dari bawahan
8. Menawarkan pembagian keuntungan
9. Membangun kepuasan karyawan
B. Peran Diri Sendiri
- Proaktif pada diri sendiri dan
orang lain
- Mengubah niat saat melakukan
pekerjaan
C. Peran Organisasi
- Memberikan
mendasar
7. Menetapkan kebijakan promosi
peraturan
yang
- Memberikan peraturan yang dapat
memecahkan masalah
- Memberikan
keuangan
yang
sepadan
untuk
pimpinan,
karyawan dan produksi.
Seorang pemimpin yang baik
merupakan
pemimpin
yang dapat
memberikan cerminan bagi karyawannya.
Di bawah ini adalah cara pimpinan yang
profesional dan terhormat :
a. Menjadi pemimpin yang solid
b. Memberi instruksi yang jelas
c. Menghargai seluruhnya
d. Membantu mereka untuk tumbuh
e. Mendorong karyawan mengenali satu
sama lain
Berikut ini merupakan cara efektif
untuk dapat meningkatkan kembali
motivasi setiap karyawan, yaitu :
1. Pendekatan secara profesional
2. Pemberian bahan kerja yang baru
Jurnal Manajemen Kantor 2
10. Menampung aspirasi karyawan
B. PENGAWASAN
Pengawasan merupakan langkah
yang dapat dilakukan oleh suatu
organisasi supaya adanya tidakan
memastikan kepada karyawan bahwa
kegiatan yang berlangsung di tempat
kerja dapat berjalan sesuai dengan
rencana yang telah dibuat oleh
perusahaan dan telah ditetapkan
sebelumnya. Tujuan organisasi akan
lebih mudah dicapai karena adanya
pengawasan yang membuat pekerjaan
yang dilakukan dapat sesaui dengan
rencana
yang
telah
ditetapkan
sebelumnya.
Disamping melakukan pemberian
motivasi
kepada
karyawan,
diadakannya
pengawasan
pada
karyawan juga merupakan hal yang
penting untuk dilakukan. Tindakan
melakukan pengawasan juga penting
bagi perusahaan dalam pencapaian
profit. Dengan adanya pengawasan,
perusahaan dapat terkontrol setiap
kegiatan yang dilakukan dan saat
adanya kesalahan pekerja, pimpinan
dapat segera melakukan tindakan
pembenahan pada pekerja.
6
Pengawasan merupakan segenap
kegiatan untuk meyakinkan dan
menjamin bahwa tugas atau pekerjaan
yang telah dilakukan sesuai dengan
rencana
yang
telah
ditetapkan,
kebijaksanaan yang telah digariskan
dan perintah (aturan) yang diberikan.
Pengawasan dilakukan oleh organisasi
perusahaan memiliki tujuan dan juga
manfaat bagi kelangsungan kegiatan
perkantorannya.
Berikut ini merupakan tujuan
dari pengawasan yaitu :
1. Meningkatkan
kinerja
organisasi
secara
kontinu,
karena kondisi persaingan usaha
yang semakin tinggi menuntut
organisasi untuk setiap saat
mengawasi kinerjanya.
2. Meningkatkan efesiensi dan
keuntungan bagi organisasi
dengan
menghilangkan
pekerjaan yang tidak perlu atau
mengurangi
penyalahgunaan
alat atau bahan.
3. Menilai derajat pencapaian
rencan kerja dengan hasil actual
yang dicapai, dan dapat di pakai
sebagai
dasar
pemberian
kompensasi
bagi
seorang
pegawai.
4. Mengkoordinasikan beberapa
elemen tugas atau program
yang dijalankan.
5. Meningkatkan
keterkaitan
terhadap tujuan organisasi.
Adapun manfaat yang dapat
diambil dari sistem pengawasan
Jurnal Manajemen Kantor 2
yang diterapkan di dalam suatu
perusahaan adalah sebagai berikut :
a. Membantu setiap pegawai
untuk
bisa
meningkatkan
produktivitas karena kesadaran
akan kualitas dan kuantitas
yang
sangat
diperlukan
perusahaan
b. Mengidentifikasikan beberapa
hal yang dapat membuat
rencana yang tidak sesuai
dengan hasil yang akan dicapai
serta akan memfasilitasi dalam
pemodifikasiannya.
c. Membantu
dalam
memaksimalkan
keuntungan
yang akan diperoleh dari
organisasi
d. Menyediakan
alat
ukur
produktivitas pegawai atau
aktivitas yang objektif bagi
suatu organisasi
Setiap
pengawasan
memerlukan cara terbaik untuk
melakukan
pengawasan.
Ada
beberapa metode yang dapat
dilakukan
untuk
melakukan
pengawan kantor, yaitu :
1. Metode
Pengawasan
Non
Kuantitatif
2. Metode Pengawasan Kuantitatif
3. Pengawasan Langsung
4. Pengawasan Tidak Langsung
Membantu para karyawan
untuk bisa bekerja sesuai dengan
deadline yang telah ditetapkan oleh
pihak perusahaan. Adapun jenis
7
pengawasan dapat ditinjau dari tiga
segi, yaitu :
A. Pengawasan dari segi waktu
1. Pengawasan
preventif
merupakan
kegiatan
pengawasan yang biasa
dilakukan saat sebelum
melakukan setiap proses
produksi. Alat yang dapat
menggunakan waktu ini
adalah dengan memberikan
perencanaan serta budged.
2. Pengawasan
represif
merupakan suatu jenis
pengawasan secara dini
yang dilaksanakan setelah
melakukan
proses
produksi.
Alat
yang
digunakan adalah budget.
B. Pengawasan dari segi objek
1. Pengawasan
terhadap
produksi
merupakan
kegiatan yang dipusatkan
kepada
suatu
proses
produksi dari barang mentah
menjadi barang siap jual
yang semuanya itu akan
dilaporkan.
2. Pengawasan
terhadap
keuangan merupakan suatu
pengawasan yang biasanya
hanya memusatkan diri
kepada masalah keuanga
dalam perusahaan
3. Pengawasan
terhadap
aktivitas yang dilakukan
oleh karyawan merupakan
suatu kegiatan yang hanya
mengawasi tingkah laku
Jurnal Manajemen Kantor 2
karyawan
hingga
kemampuan mereka untuk
berproduksi. Bagian ini
biasa
disebut
sebagai
Bagian Personalia.
C. Pengawasan dari segi subjek
1. Pengawasan intern dimana
laaporan ini diserahkan
kepada bagian pengawasan.
2. Pengawasan ekstern dimana
laporan dibuat oleh akuntan
publik
Berikut ini terdapat 3 proses
yang
dapat
dilakukan
saat
melakukan
pengawasan
dalam
sistem administrasi kantor, yaitu :
1. Mendefinisikan parameter suatu
pekerjaan yang sedang diawasi.
Ini akan membuat para pegawai
dapat mengetahui bagaimana
tingkatan kinerja yang dapat
diharapkan oleh karyawan
untuk mencapai dengan cara
yang efektif.
2. Memberikan fasilitas setiap
kinerja yang hendak akan
dicapai. Proses yang akan
dilakukan akan memberikan
feedback terbaik bagi karyawan
mengenai apa yang akan
dilakukan oleh mereka untuk
bisa meningkatkan kinerja
mereka setiap saat sesuai
dengan target dan harapan yang
telah ditetapkan. Pemberian
umpan
seperti
ini
akan
memberikan fasilitas yang
8
cukup memadai bagi karyawan
untuk mencapainya.
3. Memberikan motivasi terbaik
bagi para karyawan supaya
setiap
manajer
dapat
memberikan karyawan suatu
tantangan untuk pencapaian
target yang telah ditetapkan
serta konsisten saat hendak
mencapainya.
Setiap
pengawasan
yang
dilakukan kepada karyawan kantor
perlulah
selalu
ditindaklanjuti
supaya setiap perilakunya merasa
tertantang untuk selalu bersikap
disiplin supaya efisiensi dan
efektifitas sebuah aktivitas kerja di
perusahaan dapat selesai sesuai
dengan waktu yang telah ditetapkan
sebelumnya. Rentang waktu seperti
ini
sering
disebut
sebagai
pengawasan yang berkualitas.
Pengawasan
seperti
ini
memberikan
kontrol
terhadap
pekerjaan yang dilakukan pegawai
yang mencakup evaluasi atas
keakuratan
pekerjaan
yang
dilakukan karyawan setiap harinya.
Kontrol seperti ini pun akan lebih
memberikan
pengarahan
bagi
karyawan untuk dapat menetapkan
dirinya bisa mengerjakan apa yang
telah dicita-citakan.
Agar pengawasan kantor dapat
dilakukan secara efektif, maka
perusahaan haruslah memperhatikan
hal berikut ini, yaitu :
a. Pengawasan
dilakukan
berdasarkan rencana
Jurnal Manajemen Kantor 2
b. Pengawasan harus bersifat terus
menerus serta teratur
c. Pengawasan harus tepat waktu
d. Pengawasan tidak mencari
kesalahan, tetapai perbaikan
dan nasehat.
e. Ciptakan pengawasan secara
melekat
f. Harus ada tindakan lanjut dari
hasil pengawasan
g. Pengawasan harus disesuaikan
dengan jenis pengawasan
h. Pengawasan
dilakukan
berdasarkan standar, normanorma dan ukuran-ukuran.
i. Pengawasan sifatnya harus
membimbing
j. Pengawasan harus bersifat
prefentif (pencegahan)
Berikut
ini
merupakan
beberapa teknik dimana pengawasan
tersebut dapat bersifat pengawasan
yang berkualitas, yaitu (Leonard and
Hilgert:2004) :
1. Inspeksi total
 Dimana
kegiatan
pengawasan ini berupa
kegiatan pengecekan yang
menyeluruh terhadap unit
kerja yang dilakukan oleh
pegawai serta menjelaskan
mengenai
pencapaian
kualitas sehingga membuat
suasana menjadi kondusif
kembali
2. Pengecekan pada area tertentu
 Pengawasan
dilakukan dengan
yang
cara
9
pengeccekan
kinerja
pegawai di suatu divisi
tertentu
yang
selalu
dilakukan secara periodik.
3. Pengontrolan kualitas dengan
statistik
 Pengawasan yang belum
diberlakukan
sistem
pemgecekan pada divisi
tersebut
yang
cukup
diragukan keakuratan dari
pengawasan
tersebut,
sehingga
membutuhkan
beberapa sampel untuk
membuat data tersebut
lebih akurat
4. Kesalahan nihil
 Pengawasan yang dilihat
dari kesalahan potensi
pegawai sejak pertama kali
melakukan pekerjaannya.
Dengan cara pengawasan
ini
dapat
menjadikan
motivasi bagi karyawan
untuk selalu bebas dari
setiap
kesalahan.
Disamping itu, pemberian
imbalan yang sesuai juga
dapat meningkatkan kinerja
yang dihasilkan karyawan
tersebut.
Adanya pengawasan yang
telah didasarkan pada kualitas,
adapula pengawasan dilihat dari
kuantitasnya.
Pengawasan
ini
dilakukan untuk melihat awal mula
kontrol suatu pekerjaan yang
hendaknya adanya pengumpulan
setiap data yang telah ada dan dapat
dijadikan sebagai suatu dasar
penetapan standar kuantitas yang
dapat
di
desain
untuk
mendefinisikan
serta
menggambarkan
harapan
dari
pelaku karyawan.
Berikut ini ada beberapa
tindakan untuk mengontrol tindakan
dari
pekerjaan
kantor
yang
dilakukan oleh karyawan kantor :
a. Over time
 Suatu
kegiatan
yang
dilakukan karyawan dengan
menambah jam kerja untuk
menyelesaikan pekerjaan
dengan deadline yang
terbatas atau karena volume
pekerjaan yang sangat
banyak.
b. Temporary help
 Adanya penambahan jam
kerja karyawan yang telah
melakukan
pengurangan
jam kerja yang telah
ditetapkan maka dapat
diganti di lain waktu
c. Part-time help
 Adanya suatu pencarian
karyawan tambahan dimana
karyawan tersebut disewa
hanya untuk melakukan
suatu pekerjaan saja dengan
waktu
yang
telah
ditentukan. Ini disebabkan
karena adanya kelebihan
volume kerja yang tidak
bisa teratasi oleh karyawan.
d. Floating work unit
Jurnal Manajemen Kantor 2
10
 Pihak organisasi yang dapat
mengembangkan
unit
kerjanya supaya dapat
dipakai jika memang sangat
diperlukan
saat
penyelesaian
proyek
dengan volume kerja yang
sangat tinggi dalam waktu
yang sangat terbatas.
e. Cycle biling
 Kegiatan
ini
dapat
menjadikan
perusahaan
memiliki pelanggan yang
besar
serta
dapat
mengimplementasi teknik
dimana dapat mengurangi
antrian layanan yang akan
dilakukan.
Disamping beberapa yang
telah dijelaskan di atas, berikut ini
ada beberapa metode pengawasan
alternatif
dimana
setiap
pengawasan akibat adanya isu
yang beredar di suatu perusahaan
sudah terdengar oleh atasan
sehingga adanya pertimbangan
dalam
pelaksanaan
fungsi
pengawasan yang baik. Menurut
Cascio (2003) dijelaskan bahwa
adanya pengajuan metode dalam
mengawasi kegiatan perusahaan
yang alternatif, yaitu :
A. Behavior – oriented rating
method, yaitu :
1. Teknik
deskripsi
:
Dimana
teknik
pengawasan ini dengan
cara
memberikan
deskripsi
mengenai
Jurnal Manajemen Kantor 2
kekuatan dan potensi
setiap karyawan
2. Teknik
ranking
:
Dimana
adanya
penyebutan
nama
pegawai yang berkinerja
paling bagus sehingga
membuat karyawan lain
dapat termotivasi untukk
melakukan
kegiatan
yang
sama
dengan
karyawan kinerja terbaik
3. Behavioral checklist :
Teknik
pengawasan
yang
dimana
menyediakan mengenai
daftar perilaku yang
dapat berkaitan dengan
suatu pekerjaan, serta
tugas dari penilai dapat
memilih
pernyataan
yang sesuai dengan
kondisi kerja setiap
karyawan
B. Result – Oriented
method, yaitu :
rating
1. Management
by
objective : dimana suatu
pengawasan yang dapat
didasarkan
atas
penetapan tujuan bagi
suatu organisasi secara
keseluruhan baik bagi
setiap divisi ataupun
masing-masing pegawai.
2. Work planning and
review
:
Dapat
menitikberatkan kepada
prioritas suatu penilaian
11
rencana
kerja
oleh
pimpinan dan bawahan
untuk
mengartikan
setiap tujuan yang telah
tercapai, maka masalah
tersebut
haruslah
dipecahkan dengan baik
serta adanya pemberian
training yang dapat
diperlukan
untuk
menunjang
kegaitan
perusahaan
KESIMPULAN
Setiap
perusahaan
pasti
memerlukan karyawan yang sigap dan
siap dalam melakukan setiap pekerjaan
dengan baik. Namun, sulit rasanya
perusahaan yang dapat membuat setiap
karyawannnya untuk dapat memberikan
motivasi bagi setiap karyawannya. Untuk
itu, tidak hanya karyawannya, namun
setiap pemimpin dalam suatu perusahaan
diharapkan dapat selalu memberikan
semangat kepada setiap karyawan supaya
bisa selalu melakukan pekerjaan dengan
baik.
Dari setiap kegiatan memotivasi
karyawan suatu perusahaan, diharapkan
dapat membuat karyawan untuk bisa
selalu semangat melakukan pekerjaannya
setiap hari. Disamping itu, setiap
semangat yang diberikan oleh rekan kerja
dapat memberikan satu rasa semangat
tinggi bagi karyawan. Untuk motivasi itu
sendiri dapat diberikan dengan ucapan
semangat, perbuatan yang memberikan
semangat, serta adanya insentif dan
tunjangan supaya hasil pekerjaannya
dapat ditingkatkan.
Disamping motivasi yang selalu
diberikan oleh perusahaan, setiap
perusahaan juga memerlukan sistem
Jurnal Manajemen Kantor 2
pengawasan yang baik supaya apa yang
dikerjakannya dapat sesuai dengan apa
yang telah direncanakan oleh perusahaan.
Pengawasan perlu karena setiap motivasi
yang diberikan perlu adanya kegiatan
pengawasan supaya setiap kegiatan yang
telah diberikan dapat selalu dikerjakan
dengan semangat dan sesuai dengan apa
yang telah direncanakan oleh organisasi
sebelumnya.
Setiap
pengawasan
haruslah
dilakukan secara rutin dan berkala supaya
setiap
kekurangan
dapat
segera
dikendalikan dengan baik. Sistem
pengawasan yang dapat diambil oleh
organisasi dapat berupa pengawasan
langsung dimana pimpinan turun
langsung melihat ke tempat organisasi
untuk mengawasi segala aktivitas yang
dilakukan. Selain itu pengawasan dapat
dilakukan dengan sistem tidak langsung
juga yaitu dengan melihat melalui cctv
atau pimpinan meminta supervisor untuk
mengontrol setiap hari dan memberikan
laporan setiap periodenya supaya
pimpinan
dapat
bisa
mengontrol
meskipun pimpinan tidak dapat langsung
turun ke lapangan.
12
DAFTAR PUSTAKA
Arifin, I. 2004. Pengawasan Pendidikan. Malang: FIP AP Universitas Negeri Malang.
Devung, Simon. 1988. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta.
Hasibuan, Malayu S.P., Drs.H,. 2000. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta Timur :
Bumi Aksara.
Mangkunegara, A.A. Anwar Prabu, Dr.M.Si.,. 2009. Evaluasi Kinerja Sumber Daya
Manusia, Cetakan Keempat. Bandung : PT Refika Aditama.
Mangkuprawira, Tb Sjafri, Prof.Dr.Ir,. 2009. Horison Bisnis, Manajemen Dan Sumber
Daya Manusia. Bogor : IPB Press Bogor.
Manullang, M. 1998. Dasar – Dasar Manajemen. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Moekijat, Drs,. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung : CV Mandar Maju.
Purwanto, M. Ngalim, Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Bandung: Remaja
Rosdakarya, 2005, (Online), http://www.dhanay.co.cc/2010/09/teknik-supervisipendidikan.html. [11 April 2016]
Serdamayanti, Prof.Dr.M.Pd.APU,. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung :
PT Refika Aditama.
Yuniarsih, Tjutju, Prof.Dr., dan Dr. Suwatno, M.Si,. 2009. Manajemen Sumber Daya
Manusia. Bandung : CV Alfabeta.
Jurnal Manajemen Kantor 2
13