Cubicle Etiquette

KOORDINASI DAN
RANCANGAN ORGANISASI
PERTEMUAN 8
Koordinasi adalah proses
pemaduan tujuan dan
kegiatan-kegiatan unit
terpisah dalam suatu
perusahaan untuk mencapai
tujuan perusahaan secara
efisien.
Kebutuhan akan koordinasi
tergantung pada:
persyaratan bentuk dan komunikasi tugastugas yang dilakukan.
tingkat ketergantungan berbagai sub unit
yang melaksanakan tugas tersebut.
Apabila tugas-tugas tersebut
memerlukan arus informasi antar
unit, maka dperlukan tingkat
koordinasi yang tinggi, tetapi
apabila tidak ada manfaat maka
pekerjaan tersebut lebih baik
diselesaikan antar anggota unitunit lainnya.
Koordinasi yang tinggi akan
bermanfaat bagi:
pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat
diperkirakan sebelumnya,
pekerjaan dengan faktor-faktor lingkungan
yang cepat berubah,
pekerjaan yang mempunyai tingkat
ketergantungan yang tinggi.
perusahaan yang menetapkan sasaran
prestasi yang tinggi.
Menurut James D. Thompson ada tiga bentuk
ketergantungan antara unit-unit:
1.Ketergantungan yang dikelompokkan
(pooled interdependence), terjadi apabila
unit-unit organisasi tidak tergantung satu
sama lain untuk melaksanakan pekerjaan
sehari-hari tetapi saling tergantung pada
prestasi dari setiap unit bagi tercapainya
tujuan akhir.
2. Ketergantungan sekuensial (sequntial
interdependence), suatu unit organisasi
harus melaksanakan aktivitas terlebih
dahulu sebelum unit-unit selanjutnya
dapat bertindak.
3. Ketergantungan timbal balik
(reciprocal interdependence), melibatkan
hubungan timbal balik antara sejumlah
unit.
Perbedaan sikap dan gaya kerja yang
cenderung timbul antara karyawan dan
departemen:
• Perbedaan orientasi terhadap
tujuan tertentu.
• Perbedaan orientasi waktu.
• Perbedaan orientasi antar pribadi.
• Perbedaan formalitas struktur.
Tiga pendekatan untuk melaksanakan
koordinasi yang efektif:
• Teknik manajemen dasar, untuk
menanggulangi masalah organisasi dengan
tuntutan koordinasi yang sederhana untuk
mencapai pengendalian.
• a. Hirarki manajerial, rantai komando
organisasi menyatakan adanya
hubungan di antara para anggota dan
unit-unit yang mereka awasi.
b. Aturan dan prosedur, dirancang
untuk menangani kejadian
yang rutin.
c. Rencana dan tujuan, akan
terkoordinasi apabila semua
unit mencurahkan usahanya
kepada target yang sama
dalam cakupan luas.
2. Meningkatkan potensi koordinasi, dapat
ditingkatkan dari dua arah:
a. Sistem informasi vertikal, merupakan cara
untuk menyampaikan data dari tingkat atas
ke tingkat bawah organisasi.
b. Hubungan lateral, memungkinkan pertukaran
informasi dan pengambilan keputusan
pada tingkat yang benar-benar
membutuhkan informasi.
Jenis hubungan lateral:
- kontak langsung.
- peran penghubung terbatas
(boundary spanning roles).
- komite dan satuan tugas.
- peran pengintegrasi.
- peran penghubung manajerial.
(managerial linking roles)
- organisasi matriks.
3. Mengurangi kebutuhan akan
koordinasi.
Menurut Galbraith ada dua cara
untuk mengurangi kebutuhan akan
koordinasi:
a. penyediaan sumber daya
cadangan/tambahan.
b. pembentukan unit yang
independen.
Pertimbangan utama dalam
memilih pendekatan terbaik
untuk koordinasi adalah dengan
membandingkan kapasitas
organisasi dengan kebutuhannya
akan koordinasi.
Rentang Manajemen (span
of management), jumlah
bawahan yang melapor
langsung kepada manajer
tertentu.
Ada dua hal yang menyebabkan
rentang yang sesuai menjadi penting:
• rentang manajemen bisa mempengaruhi
efisiensi manajer dan keefektifan manajer
bawahannya.
• ada hubungan antara rentang manajemen
pada seluruh organisasi dengan struktur
organisasi.
Rentang manajemen yang sempit
menyebabkan struktur organisasi
yang tinggi, sedangkan rentang
yang lebar lebih sedikit tingkatan
manajemen.
Keduanya berpengaruh terhadap
keefektifan manajer pada setiap
tingkat.
Menurut Lockheed ada tujuh faktor
yang mempengaruhi pemilihan rentang
yang sesuai:
1.
2.
3.
4.
Kesamaan fungsi yang disupervisi.
Jarak geografis dari fungsi yang disupervisi.
Kerumitan fungsi yang disupervisi.
Pengarahan dan pengendalian yang diperlukan
bawahan.
5. Koordinasi yang diperlukan supervisor.
6. Perencanaan yang diperlukan supervisor.
7. Bantuan yang diterima supervisor.