BAB III LANDASAN TEORI 3.1. Pengertian Manajemen Proyek

BAB III
LANDASAN TEORI
3.1.
Pengertian Manajemen Proyek
Satu hal yang mendasar bahwa kegiatan proyek mempunyai karakter yang
berbeda dengan kegiatan operasional (seperti pekerjaan administrasi kantor,
kegiatan perakitan mobil, kegiatan perbengkelan dan lain sebagainya), bahwa
kegiatan proyek mempunyai tujuan untuk mewujudkan sistem yang belum ada,
sedangkan kegiatan operasi mempunyai kegaitan mendayagunakan sistem yang
telah ada. Sebagai contoh, suatu kegiatan pembangunan jalan bebas hambatan,
mulai dari tahap perancangan, pelaksanaan sampai sistem jalan bebas hambatan
terwujud merupakan kegiatan proyek. Barulah ketika sistem jalan bebas hambatan
tersebut dimulai dioperasikan merupakan awal dari kegiatan operasional.
Karakteristik proyek yang dimaksud dalam pengertian diatas, antara lain
sebagai berikut:
Laporan Kerja Praktek
21
a. Kegiatan proyek berlangsung sementara, artinya mempunyai batas waktu
yang jelas, yaitu adanya titik awal (starting point), dan titik akhir (ending
point).
b. Kegiatan proyek harus diselesaikan berdasarkan anggaran yang telah
ditentukan. Begitu pula jadwal dan mutu dalam proses penyelesaian proyek
sudah harus ditentukan terlebih dahulu.
c. Kegiatan proyek mempunyai satu tujuan khusus dalam penyelesaian proyek,
meskipun terdiri dari berbagai macam kegiatan proyek.
3.2.
Jenis dan Kompleksitas Proyek
Seiring dengan pesatnya pembangunan, semakin beragam pula jenis-jenis
proyek yang ada, baik ukuran kecil, sedang maupun ukuran besar. Dari
bermacam-macam proyek yang ada, dapat di klasifikasikan ke dalam beberapa
jenis proyek. Dilihat dari komponen kegiatan utama maka macam proyek dapat
dikelompokan menjadi sebagai berikut :
a. Proyek Engineering-Konstruksi. Komponen kegiatan utama jenis proyek ini
terdiri dari pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan, dan
konstruksi. Contohnya : pembangunan gedung, jembatan, pelabuhan, jalan
raya, fasilitas industri dan lain-lain.
b. Proyek
Engineering-Manufaktur.
Proyek
ini
dimaksudkan
untuk
menghasilkan produk baru. Contohnya: pembuatan kendaraan bermotor,
mesin-mesin pabrik, generator, dan lain sebagainya.
Laporan Kerja Praktek
22
c. Proyek Penelitian dan Pengembangan. Proyek penelitian dan pengembangan
(research
and
development)
bertujuan
melakukan
penelitian
dan
pengembangan dalam rangka menghasilkan suatu produk tertentu. Dalam
mengejar hasil akhir, proyek ini sering kali menempuh proses yang berubahubah, demikian pula dengan ruang lingkup kerjanya.
d. Proyek Pelayanan Manajemen. Banyak perusahaan memerlukan proyek
seperti ini, diataranya sebagai berikut :

Merancang sistem informasi manajemen, meliputi perangkat lunak
maupun perangkat keras.

Merancang program efisiensi dan penghematan.

Diversifikasi, penggabungan, dan pengambilalihan.
e. Proyek Kapital. Berbagai badan usaha atau pemerintah memiliki kriteria
tertentu untuk proyek kapital. Proyek kapital umumnya meliputi pembebasan
tanah, penyiapan lahan, pembelian material, dan peralartan (pabrikasi), dan
konstruksi pembangunan fasilitas produksi.
3.3.
Konsep Manajemen Proyek
Konsep manajemen proyek yang dikemukakan oleh beberapa ahli, pada
dasarnya menekankan pada penggunaan pengertian manajemen berdasarkan
fungsinya serta pendekatan sistem.
Manajemen proyek dapatlah dikatakan sebagai usaha merencanakan,
mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawassi kegiatan dalam
Laporan Kerja Praktek
23
proyek sedemikuan rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu serta anggaran
yang telah ditetapkan.
3.4.
Perencanaan Pelaksanaan Proyek
Didalam manajemen proyek, sistem perancangan menpunyai peranan
sangat penting dan menentukan. Langkah awal dari perancanaan adalah
melakukan identifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan. Termasuk
dalam identifikasi kegiatan adalah menganalisa keterkaitan antara kegiatan yang
satu dengan yang lainnya dan perkiaraan waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan kegiatan tersebut. Langkah berikutnya adalah melakukan
penjadwalan berbagai macam kegiatan yang telah diidentifikasi. Semua kegiatan
dan jangka waktu masing-masing kegiatan disusun dalam suatu rencana yang
menyeluruh. Jadwal kegiatan teresebut dapat menjadi gambaran pelaksanaan dari
suatu proyek, kapan proyek dimulai dan kapan proyek tersebut selesai.
Bebebrapa metode yang digunakan dalam proses perencanaan dapat
disebutkan antara lain, Critical Part Method (CPM), dan juga Program Evaliation
and Review Technique (PERT). Metode CPM dan PERT dikenal sebagai analisa
jaringan kerja.
Laporan Kerja Praktek
24
3.5.
Analisis Jaringan Kerja
Dalam proses perencanaan, penjadwalan dan pengawasan sering
digunakan dengan teknik analisis yang dikenal dengan metode lintasan
kritis/Critical Path Method (CPM) dan dengan Program Evaluation and Review
Technique (PERT). Pada dasarnya kedua teknik ini analisis ini sama.
Perbedaannya terletak pada perkiraan waktu, di mana CPM menaksir waktu
dengan cara pasti (deterministic) sementara PERT dengan cara kemungkinan
(propabilistic).
3.5.1.
Pembuatan Diagram Jaringan Kerja
Jaringan kerja adalah suatu diagram yang digunakan untuk membantu
menyelesaikan masalah matematika yang cukup rumit agar menjadi lebih
sederhana dan mudah untuk diamati. Diagram jaringan kerja mempunyai dua
peranan, yakni sebagai alat perencanaan proyek dan sebagai ilustrasi secara grafik
dari kegiatan-kegiatan suatu proyek. Dari suatu diagram jaringan kerja dapat di
lihat
gambaran
hubungan
antara
komponen-komponen
kegiatan
secara
menyeluruh dan arus operasi yang di jalankan sejak awal sampai berakhirnya
suatu proyek.
Konsep dan lambing atau simbol yang ada dalam diagram jaringan adalah
sebagai berikut:
Laporan Kerja Praktek
25

Events. Suatu event (kejadian/peristiwa) adalah suatu keadaan tertentu, atau
dapat pula diartikan sebagai awal atau akhir dari satu atau beberapa kegiatan.
Events dapat digambarkan dengan sebuah lingkaran atau node.

Aktivitas.
Suatu
aktivitas
adalah
pekerjaan
yang
dipelukan
untuk
menyelesaikan suatu kejadian tertentu. Kegiatan berlangsung dalam jangka
waktu tertentu (duration) dengan pemakaian sejumlah sumber daya. Symbol
yang digunakan adalah anak panah yang menghubungkan kedua lingkaran.
Gambar 1.2 menunjukan dua event yang dihubungkan dengan suatu aktivitas.
Peristiwa
Peristiwa
Terdahulu
Berikutnya
Kegiatan
a
Kurun Waktu
b
Gambar 3.1 simbol dalam jaringan
kerja
3.5.2.
Persyaratan Urutan Pengerjaan
Pertimbangan suatu pekerjaan dilakukan pengurutan dikarenakan berbagai
kegiatan tidak dapat dimulai sebelum kegiatan-kegiatan lain diselesaikan, dan
mungkin ada kegiatan lainnya yang dapat dilaksanakan secara bersamaan dan atau
tidak saling bergantung. Konsep waktu dalam jaringan kerja dapat didefinisikan
sebagai berikut.
1. ES atau Erliest Start Time, yaitu waktu paling awal (tercepat) suatu kegiatan
dimulai, dengan memperhatikan kegiatan yang diharapkan dan persyaratan
urutan pengerjaan.
Laporan Kerja Praktek
26
2. LS atau Latest Start Time, yaitu waktu paling lambat untuk dapat memenuhi
suatu kegiatan tanpa penundaan keseluruhan proyek.
3. EF atau Erliest Finish Time, adalah waktu paling awal suatu kegiatan dapat
diselesaikan, atau sama dengan ES + waktu kegiatan yang diharapkan.
4. LF atau Latest Finish Time adalah waktu paling lambat untuk dapat
menyelesaikan suatu kegiatan tanpa penundaan dan penyelesaian proyek
secara keseluruhan, atau sama dengan LS + waktu kegiatan yang diharapkan.
Dalam diagram jaringan kerja, node (lingkaran) yang merupakan lambang
dari suatu event dibagi atas tiga bagian dengan fungsi masing-masing sebagai
berikut.
a
= Ruanagn untuk nomor event.
b
= EF (Erlieast Finish Time).
c
= LF (Latest Finish Time).
Contoh pembuatan diagaram jaringan kerja :
Suatu proyek mempunyai data-data aktivitas seperti terlihat pada table
berikut ini.
Laporan Kerja Praktek
27
Table 3.1 Data aktivitas
Kegiatan
Kegiatan
Waktu (minggu)
sebelumnya
A
-
7
B
-
9
C
A
5
D
A
12
E
B,C
13
F
B,C
18
G
D,F
10
Dari table tersebut dapat disusun Preseden Diagram sebagai berikut :
2
A
D
7
12
1
C
4
5
B
E
G
13
9
3
10
F
18
5
Gambar 3.2 Jaringan kerja untuk aktivitas diatas
3.6.
Metode Jalur Kritis
Jalur kritis adalah jalur dalam jaringan kerja yang memiliki serangkain
komponen-komponen kegiatan, dengan total waktu terlama dan menunjukan
kurun waktu penyelesaian proyek yang tercepat. Pada suatu jaringan kerja yang
sederhana, mudah dalam melakukan perhitungan waktu penyelesaian proyek
secara keseluruhan dengan cara yang sederhana pula. Namun bila jaringan kerja
sangat kompleks, maka harus diselesaikan dengan metode yang lebih sistematis,
Laporan Kerja Praktek
28
yaitu menggunakan Critical Path Method (CPM) / Program Evaluation and
Review Technique (PERT).
3.6.1
Perhitungan Maju
dari contoh tabel 1.1 dan gambar 1.3 kita lakukan perhitungan EF setiap
event. Langkah pertama dimulai dari event 1, saat dimulainya kegiatan proyek,
yaitu pada waktu 0, maka EF untuk event 1 adalah 0, dan ini merupakan ES
(waktu paling awal di mulainya kegiatan) untuk event 1. EF berikutnya yang kita
hitung adalah EF pada event 2 dengan menjumlahkan ES pada event 1 dengan
waktu kegiatan A. Diperoleh hasil EF untuk event 2 adalah 7. Event 3 merupakan
event yang didahului oleh dua kegiatan yaitu kegiatan A-C (1-2-3) dan kegiatan B
(1-3). Perhitungan EF pada event ini adalah waktu terpanjang diantara kegiatankegiatan yang mendahului. EF event 3 melalui kegiatan (1-2-3) merupakan ES
event 2 ditambah dengan waktu kegiatan C (2-3), diperoleh EF sebesar 7 + 5 = 12.
Sedang EF event 3 melalui kegiatan (1-3) adalah ES event 1 ditambah waktu
kegiatan B (1-3) dan diperoleh EF sebesar 0 + 9 = 9. Maka EF, untuk event 3 kita
pilih yang terbesar, yaitu sebesar 12. Secara lengkap semua perhitunga EF untuk
setiap event dapat dilihat pada tabel 1.3 dan gambar 1.4. Dari gambar tersebut
dapat dilihat bahwa waktu penyelesaian tercepat proyek tersebut adalah 35
minggu.
Laporan Kerja Praktek
29
Table 3.2 Perhitungan EF untuk setiap event
Event
Event
(j)
sebelumnya
1
2
3
4
5
Kegiatan
Waktu (t)
EF
EFj = ES (maks EF)
-
-
-
0
0
1
A
7
EF1+t1-2 =0 + 7 = 7
7
1
B
9
EF1+t1-3 =0 + 9 = 9
2
C
5
EF2+t2-3 =7 + 5 = 12
2
D
12
EF2+t2-4 =7 + 12 = 19
3
E
13
EF3+t3-4 = 2 + 13 = 25
3
F
18
EF3+t3-5 =12 + 18 = 30
4
G
10
EF4+t4-5 =25 + 10 = 35
12
25
35
2
7
12
7
1
4
5
0
25
13
10
9
3
12
5
18
35
Gambar 3.3 Jaringan kerja untuk aktivitas diatas
Dari tabel dan gambar diatas dapat dilihat bahwa waktu penyelesaian
tercepat proyek tersebut adalah 35 minggu.
3.6.2
Perhitungan Mundur
Pada dasarnya perhitungan LF setiap event dilakukan dengan proses yang
sama dengan perhitungan maju, hanya saja prosesnya bergerak mundur. Dari
Laporan Kerja Praktek
30
perhitungan maju, kita peroleh hasil waktu penyelesaian keseluruhan proyek,
yaitu selama 35 minggu. Waktu ini digunakan sebagai awal perhitungan LF (LF
pada event 5). Sama dengan perhitungan EF, pada perhitungan LF, jika
diketemukan suatu event mendahului dua atau lebih kegiatan, maka LF event
tersebut dipilih dari waktu yang paling pendek atau awal diantara waktu kegiatankegiatan yang mendahuluinya. Sebagai contoh pada event 3, LF dipilih dari
minimum antara LS pada event 4 dikurangi dengan waktu kegiatan E (sebesar 25
– 13 = 12) dengan LS pada event 5 dikurangi waktu kegiatan F (sebesar 35 – 18 =
17). LF yang dipilih adalah waktu terkecil, yaitu 12. Secara lengkap hasil proses
perhitungan mundur terdapat pada tabel 2.3 dan pada gambar 1.5.
Tabel 3.3 Hasil perhitungan mundur
Event
Event
(j)
sebelumnya
5
-
-
-
LF5
35
4
1
A
7
LF5+t4-5= 35 + 10 = 25
25
3
1
B
9
LF4+t3-4= 25 + 13 = 12
12
2
C
5
LF5+t3-5= 35 + 18 = 17
2
D
12
LF3+t2-4= 12 + 5 = 7
3
E
13
LF4+ t2-3= 12 + 13 = 25
3
F
18
LF2+ t1-2 = 7 + 7 = 0
4
G
10
LF3+ t1-3 = 12 + 9 = 3
2
1
Laporan Kerja Praktek
Kegiatan
Waktu
EF
(t)
EFj = ES (maks EF)
7
0
31
2
7
7
7
12
1
0
4
5
0
25
25
10
13
9
3
12
5
18
12
35
35
Gambar 3.4 Jaringan kerja lengkap dengan jalur kritisnya
Dari perhitungan waktu penyelesaian kegiatan dan ilustrasi grafik pada
gambar diatas, maka dapat dilihat semua event memiliki nilai perhitungan maju
dan mundur yang sama. Maka untuk menentukan jalur kritisnya harus dilihat dari
waktu kelonggaran (total float). Suatu kegiatan akan dikatakan kritis jika waktu
kelonggaran sama dengan 0. Untuk menghitung waktu kelonggaran digunakan
rumus sebagai berikkut.
TFij = LSj – ESi – Tij
Perhitungan waktu kelonggaran tiap event dapat dirangkum dalam tabel
berikut ini.
Tabel 3.4 Perhitungan waktu kelonggaran
Kegiatan
i–j
LSj
ESi
Tij
TFij
A
1–2
7
0
7
0
B
1–3
12
0
9
3
C
2–3
12
7
5
0
D
2–4
25
7
12
6
Laporan Kerja Praktek
32
E
3–4
25
12
13
0
F
3–5
35
12
18
5
G
4–5
35
25
10
0
Dari perhitungan waktu kelonggaran di atas, maka dapat ditentukan jalur
kritis, yaitu jalur yang melewati kegiatan A – C – E – G. pada gambar jalur kritis
dicetak tebal.
3.6.3
Persoalan dalam Critical Path Method
Suatu persoalan yang sering timbul dalam analisis jaringan kerja adalah
bila suatu ketika akan dilakukan percepatan waktu penyelesaian proyek. Adanya
percepatan ini berpengaruh sangat besar bagi pengeluaran biaya. Dengan
menggunakan metode jalur kritis (CPM) penaksiran biaya yang lebih akurat akan
dapat dilakukan. Pada dasarnya jaringan kerja PERT dan CPM mempunyai
banyak persamaan, perbedaanya terletak pada segi penekanan biaya dan waktu.
PERT lebih menekankan pada aspek waktu, sedangkan CPM penekanannya pada
aspek biaya. Besarnya biaya yang dimaksud di sini adalah biaya langsung untuk
menyelisaikan kegiatan-kegiatan di dalam proyek. Sedangkan biaya-biaya lainnya
seperti biaya administrasi, pengawasan, dan lain-lain dalam hal ini tidak termasuk.
Laporan Kerja Praktek
33