perencanaan proyek berbasis risiko pembangunan

Makalah Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV MMT-ITS
PERENCANAAN PROYEK BERBASIS RISIKO
PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
ASET DI PDAM KOTAMADYA MALANG BERBASIS
ISO/FDIS 31000:2009
ANTONIUS GATOT YUDO PRATOMO
9108205309
PROGRAM PASCASARJANA
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI
BIDANG KEAHLIAN TEKNOLOGI INFORMASI
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER
SURABAYA
2011
PERENCANAAN PROYEK BERBASIS RISIKO PEMBANGUNAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET DI PDAM KOTA
MALANG BERBASIS ISO/FDIS 31000:2009
Antonius Gatot Yudo Pratomo
Magister Manajemen Teknologi, Bidang Teknologi Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya
Kampus MMT ITS 60264, Indonesia
Email : [email protected] ; [email protected]
ABSTRAK
Sistem Informasi Manajemen Aset PDAM Kotamadya Malang adalah salah satu alat
bantu yang digunakan untuk memudahkan penyimpanan, penampilan dan pengelolaan
data jaringan distribusi air. Untuk membuat Sistem Sistem Informasi Manajemen Aset
ini perlu adanya perencanaan proyek yang jelas dan terstruktur. Penyusunan
Perencanaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi dalam penelitian ini menggunakan
pedoman PMBOK dan manajemen risikonya dikelola dengan panduan ISO/FDIS
31000:2009 yang meliputi kegiatan identifikasi risiko, analisis risiko, dan evaluasi
risiko. Setelah risiko dikaji barulah ditentukan langkah penanganan terhadap item-item
risiko yang diperkirakan muncul dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat serta
melibatkan stakeholder terkait. Dalam penelitian ini dilakukan pengidentifikasian itemitem resiko yang ada dalam proyek teknologi informasi untuk memberikan informasi
pada manajer proyek agar lebih waspada terhadap resiko-resiko yang bisa menghalangi
tujuan proyek. Setelah item-item resiko didapatkan, dilakukan pembagian dalam 5
kelompok risiko, yaitu Teknologi, Internal Organisasi, Eksternal Organisasi, Aktivitas
Manajemen dan Kontrol, dan Lingkungan. Selanjutnya dianalisis dampak item resiko
terhadap jadwal dan biaya proyek, kemudian dilakukan penilaian item resiko
berdasarkan toleransi seorang manajer terhadap resiko, dan akhirnya didapatkan strategi
penanganan resiko untuk menangani item-item resiko tersebut.
Kata kunci : PMBOK, ISO/FDIS 31000:2009, Manajemen Proyek, Pembangunan
Sistem Informasi Manajemen Aset
1
PENDAHULUAN
Bagi perusahaan air minum, infrastruktur air minum merupakan aset utama
yang nilainya signifikan. Oleh karena itu harus dikelola secara baik mulai sejak
perencanaan
kebutuhan,
penyediaan
dana,
pemasangan
aset,
pengoperasian,
pemeliharaan, hingga pada pemusnahan aset. Pengelolaan tersebut dikenal dengan
istilah manajemen aset. Yang dimaksud dengan aset jaringan distribusi PDAM yaitu
Titik saluran pelanggan, Pipa, Manhole, Junction, Valve, Hidran, Bridge, Pompa,
Spring Water, Tandon, Treatment Plant (PDAM Kotamadya Malang, 2008).
Untuk
mencapai
tujuan
bisnisnya,
seringkali
perusahaan-perusahaan
menggunakan teknologi informasi sebagai basis dalam penciptaan layanan yang
berkualitas ataupun dalam optimalisasi proses bisnisnya. Dalam mengelola data aset
distribusi yang seringkali berubah, PDAM Kotamadya Malang membutuhkan Sistem
Informasi untuk mendukung fungsi dari proses bisnis pengelolaan Jaringan
Distribusinya. Fungsional sistem ini akan diwujudkan dalam sebuah rencana program
proyek.
Suatu proyek dikatakan baik jika penyelesaian proyek tersebut efisien ditinjau
dari segi waktu, biaya, dan mempertinggi efisiensi kerja baik manusia maupun alat.
Perencanaan proyek yang baik diperlukan untuk memenuhi sasaran proyek yang berupa
Sistem Informasi Manajemen Aset, karena kesuksesan dari sebuah proyek bergantung
pada usaha, perhatian dan kemampuan dalam menerapkan perencanaan awal pada suatu
proyek. Beberapa hal yang harus dilakukan dalam perencanaan proyek pembangunan
Sistem Informasi Manajemen Aset yaitu : identifikasi ruang lingkup proyek, pembuatan
jadwal dan daftar aktivitas yang akan dikerjakan pada saat pelaksanaan pekerjaan.
Sistem Informasi Manajemen Aset PDAM Kotamadya Malang merupakan
suatu pendekatan yang dapat memberikan semua informasi
dan alat analisis yang
diperlukan untuk mengelola aset yang ada agar menjadi lebih efektif dan dapat
memenuhi kebutuhan saat ini dan masa mendatang, tidak terlepas dari peristiwa yang
mungkin terjadi dan dapat menghambat pencapaian tujuan/sasaran perusahaan.
Peristiwa yang dapat menghambat pencapaian tujuan manajemen tersebut atau biasa
disebut dengan risiko.
Risiko yang timbul akibat penerapan rencana proyek yang salah akan
menyebabkan proses bisnis berjalan tidak optimal, kerugian finansial, menurunnya
2
reputasi perusahaan, atau bahkan hancurnya bisnis perusahaan. Oleh karena itu
diperlukan suatu pengukuran terhadap risiko proyek bagi perusahaan.
Dengan pedoman ISO/FDIS 31000:2009 Risk based management, penelitian
ini diharapkan bisa memberikan dan membuat gambaran tentang bagaimana membuat
perencanaan proyek yang baik sebelum dilakukan pelaksanaan proyek. Perencanaan
proyek digunakan untuk melaksanakan proyek, bukan untuk analisis proyek, hal ini
guna memenuhi sasaran proyek yang diinginkan oleh pemilik proyek dan juga untuk
meminimalkan kegagalan dalam pelaksanaan proyek.
Dalam penelitian ini pada intinya berusaha untuk membuat perencanaan untuk
menentukan langkah-langkah, mengidentifikasi risiko yang akan muncul
dan
memberikan aturan-aturan yang jelas dalam membangun Sistem Informasi Manajemen
Aset di PDAM Kotamadya Malang.
METODA
Proyek, dalam bidang bisnis dan ilmu pengetahuan adalah suatu usaha yang
besar atau usaha terencana dalam perusahaan, sering melibatkan penelitian atau desain,
yang direncanakan secara hati-hati, memiliki tanggal mulai dan tanggal selesai yang
spesifik, untuk mencapai tujuan organisasi secara khusus dengan batasan waktu dan
biaya., biasanya untuk memberikan perubahan yang menguntungkan atau memberikan
nilai tambah.
Manajemen proyek merupakan sebuah disiplin yang mengatur kegiatan
merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya
organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan
sumber daya tertentu.
Semua jenis dan ukuran organisasi pasti menghadapi faktor-faktor internal dan
eksternal, dan pengaruh yang membuatnya tidak pasti apakah dan kapan mereka akan
mencapai tujuan mereka. Efek ketidakpastian tujuan organisasi ini adalah "risiko".
Manajemen risiko dalam penelitian ini menggunakan pedoman ISO/FDIS
31000:2009 yang lebih difokuskan kepada tahap perencanaan proyek menggunakan
manajemen berbasis risiko yang mengacu pada istilah, proyek yang baik adalah
mencapai titik keseimbangan antara waktu, biaya dan kualitas.
3
Gambar 1 Proses Manajemen Risiko ISO/FDIS 31000:2009
Pengkajian risiko meliputi proses identifikasi risiko, analisis risiko dan evaluasi
risiko.
•
Identifikasi Risiko
Merupakan
tahap
penyusunan
daftar
risiko
yang
komprehensif
berdasarkan peristiwa-peristiwa dalam proyek Pembangunan Sistem
Informasi Manajemen Aset PDAM Kotamadya Malang yang mungkin
membuat, mempercepat atau menghalangi pencapaian tujuan.
•
Analisis Risiko
Dalam analisis risiko dirumuskan kriteria Kemungkinan Risiko dan
Konsekuensi Risiko. Kriteria harus mencerminkan nilai-nilai organisasi,
tujuan dan sumber daya. Analisis Risiko melibatkan pertimbangan tentang
sebab-sebab dan sumber-sumber risiko yang dapat terjadi.
•
Evaluasi Risiko
Tujuan dari evaluasi risiko adalah untuk membantu dalam membuat
keputusan prioritas perawatan dan penanganan.
4
Setelah risiko dikaji barulah ditentukan langkah penanganan terhadap
item-item risiko yang diperkirakan muncul.
•
Penanganan Risiko
Proses penanganan risiko dilakukan dengan memilih satu atau lebih
pilihan. Risiko yang tidak dapat diterima / ditoleransi harus segera
dibuatkan rencana tindakan untuk meminalkan kemungkinan / dampak
terjadinya risiko. Pemilihan cara menangani risiko dilakukan dengan
mempertimbangkan biaya dan manfaat serta melibatkan stakeholder.
Metode pada penelitian ini menggunakan 6 tahap. Metode ini digunakan untuk
mengidentifikasi bahwa manajemen proyek sudah diterapkan dengan baik. Diagram alir
metode penelitian yang digunakan adalah seperti gambar berikut:
(1)
Pendahuluan
(2)
Analisis kebutuhan
(3)
Perencanaan
Proyek
(3.1)
Perencanaan
Umum
(3.2)
Identifikasi
Aktivitas
(3.3)
1.
2.
3.
4.
Manajemen Risiko:
Identifikasi Risiko
Analisis Risiko
Evaluasi
Penanganan Risiko
(3.4)
Alokasi
Sumber
Daya
(4)
Verifikasi dan Validasi Rencana Prpyek
(5)
Kesimpulan dan Saran
(6)
Selesai
Gambar 2 Diagram Alir Penelitian
5
(3.5)
Perencanaan
Biaya
Untuk mendapatkan gambaran awal dalam merealisasikan rencana dan gagasan
suatu proyek yang akan dilaksanakan, peneliti akan dibantu untuk mendapatkan datadata awal yang diperlukan. Dalam hal ini perlu dilakukan survey lapangan terhadap
proses bisnis, wawancara dan diskusi dengan manajemen dan staf yang terkait untuk
memperoleh informasi mengenai kondisi dan cara user menangani situasi-situasi kritis
di dalam proyek. Studi pustaka juga harus dilakukan untuk menemukan variabelvariabel yang akan diteliti agar lebih mudah memahami dalam mempelajari kebutuhan
dalam menyusun rencana proyek.
HASIL DAN DISKUSI
Pengumpulan data risiko diambil dari penelitian yang dilakukan oleh Basit
Shahzad, Abdullah S. Al-Mudimigh, Zahid Ullah (2010), dari tulisan oleh Rasmita
Dash dan Rajashree Dash (2010), dan beberapa literatur pendukung lainnya, kemudian
didiskusikan dengan anggota tim proyek dan dibagi ke dalam beberapa kelompok risiko.
Daftar Risiko tersebut dipaparkan, didiskusikan dan dikembangkan bersama
Counterpart Team PDAM Kotamadya Malang dalam Pre Construction Meeting.
No.
Ref.
R1.1
Kelompok
Risiko
Teknologi
Risiko
Kemung
kinan
Konse
kuensi
0.3
0.1
0.5
0.5
0.7
0.9
0.7
0.7
0.9
0.7
0.3
0.5
0.6
0.7
0.7
0.5
R1.2
Kesalahan (error)
atau kegagalan
proses integrasi
Infrastruktur atau
performa hadrware
milik user yang tidak
memadai
Sistem Informasi yang
sudah ada tidak
mendukung sistem baru
R1.3
Perubahan
asrsitektur atau
design sistem
Pengulangan atau
kesalahan
development
Sistem down
Sistem baru yang
diterapkan dinilai tidak
user friendly
Pendefinisan user
requirement yang tidak
sesuai
Aliran listrik terhenti
Pendefinisan user
requirement yang
tidak sesuai
Pengulangan
pelatihan
Data dan informasi
yang diperoleh tidak
lengkap
Kurangnya kemampuan
SDM untuk
mengoperasikan sistem
baru yang dirancang
Tekanan user yang
diwakili oleh
Counterpart Team lebih
besar dari yang
diperkirakan
R1.4
R1.5
R2.1
R2.2
R2.3
Internal
Organisasi
Sistem not
responding atau
congestion
Asal Risiko
Komunikasi yang
buruk antara tim
pengembang
dengan user
6
Penanggung
Jawab
Supervisor,
Koordinator IT,
Programmer
Utama
Supervisor,
Koordinator IT,
Programmer
Utama
Busisess
Analyst
System Analyst,
Programmer
Utama
Project Manager
Supervisor,
Koordinator IT,
System Analyst
Supervisor,
Koordinator IT,
Technical
Support
Project
Manager,
Supervisor,
Koordinator IT
R3.1
Eksternal
Organisasi
R3.2
R4.1
Aktivitas
Manajemen
dan Kontrol
R4.2
R4.3
R4.4
R5.1
Lingkungan
R5.2
R5.3
Penolakan dari
kalangan
pelanggan
Penghentian dana
proyek
Estimasi Waktu
dan biaya proyek
yang kurang tepat
Konflik internal
pengembang
proyek
Beban kerja yang
berlebih
Capaian yang
tidak sesuai
dengan kriteria
Survey lapangan
terhambat
Sakitnya anggota
tim pengembang
atau Counterpart
Team
Keterlambatan
anggtota tim
pengembang
untuk hadir di
lokasi kerja
Bertambahnya syarat
dalam mengajukan
permohonan
Perubahan keuangan
akibat kondisi
perekonomian global
yang memburuk
Perencanaan yang tidak
matang dan komunikasi
yang kurang baik
Komunikasi yang
kurang baik
0.5
0.1
Project Manager
0.1
0.9
Projeet Manager
0.9
0.9
Project Manager
0.9
0.8
Tidak adanya resource
levelling
Kurangnya pengawasan
mutu hasil pekerjaan
0.9
0.9
Project
Manager,
Supervisor
Project Manager
0.7
0.8
Supervisor,
Koordinator IT
Cuaca buruk
0.5
0.3
Kondisi kesehatan
pegawai di lingkungan
kerja
0.5
0.5
Koordinator
Asset Mapping
Project
Manager,
Supervisor
Kemacetan lalu lintas
perjalanan Tim
pengembang dari
Surabaya ke Malang
0.7
0.5
Project
Manager,
Supervisor
Tabel 1 Daftar Risiko yang mungkin muncul
Identifikasi
komprehensif
sangat
penting,
karena
risiko
yang
tidak
diidentifikasi pada tahap ini tidak akan disertakan dalam analisis lebih lanjut.
KESIMPULAN
Perencanaan proyek pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset di
PDAM Kotamadya Malang merupakan langkah awal yang menentukan kualitas hasil
dan pengawasan pelaksanaan proyek. Secara khusus, beberapa hal yang dapat
disimpulkan sesuai dengan metode perencanaan yang digunakan dalam penelitian ini,
antara lain :
1.
Pedoman yang digunakan untuk menganalisis risiko proyek teknologi
informasi ini adalah ISO/FDIS 31000:2009. Pedoman ini efektif untuk
mengidentifikasi manajemen proyek sudah diterapkan.
2.
Dengan identifikasi risiko yang telah dilakukan, diperoleh data bahwa risiko
yang paling tinggi dalam proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen
Aset di PDAM Kotamadya Malang adalah masalah sumber daya manusia.
7
3.
Risiko proyek yang telah teridentifikasi akan mempermudah pihak
perusahaan untuk melakukan tindak lanjut penanganan. Dalam hal ini, risiko
proyek dapat diminimalisasi dengan melakukan pembinaan dan pelatihan
sumber daya manusia selama pelaksanaan proyek. Hal ini dapat dilaksanakan
secara bertahap.
DAFTAR PUSTAKA
Dash, Rasmita dan Dash, Rajashree (2010), ”Risk Assessment Techniques for
Software Development”, European Journal of Scientific Research, Vol.42
No.4, pp.629-636.
International Standard (2009). Risk Management – principles and guidelines ISO
31000:2009. ISO copyright office, Geneva.
PDAM Kotamadya Malang (2008). Dokumen Detil Desain, Malang.
Schwalbe, Kathy (2010), Information Tecnology Project Management, 6th edition,
Course Technology.
Shahzad, B., Al-Mudimigh, A. S., dan Ullah, Z. (2010), ”Risk Identification and
Preemptive Scheduling In Software Development Life Cycle”, Global Journal
of Computer Science and Technology, Vol. 10 Issue 2 (Ver 1.0).
Wahana Komputer (2006). Pengelolaan Proyek Konstruksi dengan Microsoft
Project 2003. Penerbit ANDI, Yogyakarta.
8