BAB 3 Analisis Kebutuhan Sistem 3.1 Gambaran Umum

BAB 3
Analisis Kebutuhan Sistem
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Berkat kenalan dari pengusaha Taiwan pada tahun 1983, Rudy Joncer
memutuskan untuk berbisnis export makanan bekicot (Escargot) dan
mendirikan PT Keong Nusantara Abadi. Pada tahun 1984 usaha dimulai
dengan pembukaan pabrik pengolahan bekicot di Lampung. Sebelumnya
bekicot di kenal oleh kebnyakan masyarakat Indonesia sebagai binatang yang
menjijikkan, tapi ternyata orang – orang di beberapa Benua Eropa dan Benua
Amerika sangat menyukai bekicot dan bekicot sangat mahal. Untuk orang –
orang Perancis, Escargot sibuat sebagai makanan istimewa dan sangat mahal.
Disamping usaha Escargot yang memperoleh sukses di pasar luar
negeri, PT Keong Nusantara Abadi telah berkembang menjadi produsen
makanan dengan merek Wong Coco. Produk serupa yang dikembangkan oleh
PT Keong Nusantara Abadi antara lain lidah buaya, gelatin, jus sirsak, es
kopi, jelly dan es bonbon. Produk inovasi terbaru adalah sarang burung walet
murni dan dilunurkan pada tahun 2004.
PT keong Nusantara Abadi adalah produsen pertama dari minuman
sari kelapa. Sampai saat ini Wong Coco sari kelapa menjadi pemimpin pasar
di Indonesia. Wong Coco selalu mengambil segala upaya untuk membangun
dan mengelola merek yang terpercaya. Produk dari merek yang sama Wong
Coco telah membanjiri pasar export di Singapura, Malaysia, Filipina, Taiwan,
38 39 Cina, Hongkong, Jepang, Amerika Serikat, Australia, Selendia Baru, dan
Negara Eropa lainnya serta Afrika.
Sejalan dengan misi perusahaan, PT keong Nusantara Abadi
mempunyai komitmen unuk memberikan kepuasan pada pelanggan dengan
memberikan produk yang higienis dan berkualitas. Untuk menjamin kualitas
produk kepada konsumen Wong Coco mengadopsi sistem manajemen mutu
bersertifikan standar Internasional. Pada tahun 2000 PT keong Nusantara
Abadi memperoleh setifikat ISO 9001 dari Basa Indrustry Quality Insurance.
Dalam penerapan system manajemen mutu, dibentuk tim ahli dari
Perancis, Jepang, Taiwan untuk membantu PT keong Nusantara Abadi.
Mereka ditempatkan sesuai dengan keahlian mereka dalam peningkatan
kualitas dan pengembangan sanitasi, kebersihan produksi, kapasitas produksi,
pangsa pasar serta manajemen perusahaan. Faktor – factor penting itu yang
telah membuat produk Wong Coco dicari oleh konsumen meskipun hrganya
lebih mahal jika dibandingkan dengan yang lain konsumen yang peduli pada
kualitas dan kesehatan memahami bahwa kepuasan adalah hal yang tidak
ternilai.
Melalui penelitian yang berkelanjutan perusahaan pada divisi
Research and development telah berhasil membuat beberapa terobosan dan
diversifikasi produk, menambahkan produk makanan dan minuman Wong
Coco sampai 35 jumlahnya dalam langkah untuk memenuhi tuntutan untuk
konsumsi makanan olahan, Wong Coco telah mendirikan pabrik baru seluas
28 Ha di Bajar dan Kediri. Sejalan dengan visi perusahaan, pabrik ini akan
membawa PT keong Nusantara Abadi ke baris atas produsen makanan dan
minuman bersekala internasional.
40 Sebagai perusahaan berorientasi export PT keong Nusantara Abadi
memiliki fokus yang tinggi pada masalah lingkungan dan infrastruktur sosial.
Pengelolaan limbah dipantau ketat untuk menjaga agar tetap ramah
lingkungan. Dengan konsistensi tersebut, PT keong Nusantara Abadi
memenangkan “Best Environmental Management Award” pada tahun 2001.
Berkat dari manajemen atas, para pakar yang dapat diandalkan dan karyawan
yang suka bekerja keras, PT keong Nusantara Abadi berhasil memenangkan
beberapa penghargaan. Antara lain adalah daftar putih dari badan fasilitasi
export dan pengelolaan data keuangan RI 1992 – 1997, karyawan terbaik di
provinsi Lampung 2003, Best produksi dengan orientasi lingkungan di
Lampung dan Zero Accident di tahun 2002.
Selin itu, perusahaan ini memenangkan penghargaan Primaniarta
beturut – turut pada tahun 1993, 2004. 2005. Penghargaan diberikan untuk
keberhasilan meningkatkan non-migas dan export dengan syarat industri
manajemen yang sehat,
menghasilkan devisa, pengelolaan sampah yang
modern, dan manajemen SDM yang baik. Pada tahun 2005, PT keong
Nusantara Abadi menerima Primaniata untuk kategori global Brand Builder.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi : Untuk menjadi produsen di industri makanan dan minuman
yang berkualitas tinggi dan menyehatkan.
Misi : Fokus kepada bisnis utama yang memproduksi produk yang
handal dan berkualitas tinggi yang dicapai melalui penelitian dan
pengembangan terbaik.
41 3.1.3
Struktur organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Keong Nusantara Abadi secara keseluruhan
3.1.4 Tugas, Wewenang dan Tanggung jawab
Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing – masing jabatan yang
ada adalah sebagai berikut :
1. President Director :
President Director ialah pemegang saham atau pemilik dari PT. Keong
Nusantara Abadi yang bertanggung jawab atas seluruh aktivitas yang
terjadi di dalam perusahaan.
42 2. Marketing Director :
Marketing Director atau Direktur pemasaran bertanggung jawab dalam
pembuatan keputusan atas segala aktivitas pemasaran dan strategi yang
diperlukan
dalam
melakukan
pemasaran
untuk
mencapai
profit
perusahaan.
3. General Sales Manager :
General Sales Manager mengepalai atas seluruh sales yang terdapat di
seluruh kantor-kantor cabang dan memonitori seluruh aktivitas penjualan
mereka.cabang/daerah.
4. Head of Inventory Manager:
Head of Inventory ialah kepala bagian persediaan barang. Bertugas
menerima quota persediaan barang yang diberikan oleh bagian produksi.
Head of Inventory juga memonitori dan mencatat setiap persediaan
barang yang akan didistribusikan ke kantor-kantor cabang PT. Keong
Nusantara Abadi.
A. Inventory Staff
Inventory Staff bertugas mengecek persediaan barang di gudang dan
juga bertugas untuk mendistribusikan barang – barang ke kantor –
kantor cabang PT Keong Nusantara Abadi.
5. Sales Manager:
Divisi Sales bertanggung jawab di dalam melayani kebutuhan pelanggan,
pencatatan penjualan serta merencanakan strategi – strategi penjualan.
43 A. Sales Admin :
Admin Sales bertanggung jawab mencatat,
menyimpan dan
menginformasikan hal-hal yang berhubungan dengan marketing.
Laporan pencatatan admin sales akan diperlukan oleh para salesman
di dalam aktivitas mereka.
B. Salesman :
Memasarkan produk yang telah di tetapkan dengan strategi promosi
yang diinstruksikan. Melayani penjualan kepada pelanggan mulai dari
proses pemesanan barang hingga barang sampai ke tangan pelanggan.
C. Customer Service :
Customer service ini bertugas memberikan informasi mengenai
produk yang di butuhkan oleh pelanggan, serta melayani complain
dari pelanggan mengenai produk – produk.
6. Promotion Manager:
Divisi
Promotion
bertanggung
jawab
mengembangkan
ataupun
menciptakan strategi promosi baru yang akan dapat diterapkan oleh
seluruh salesman demi mencapai target penjualan yang menguntungkan.
A. Promotion Staff
Menjalankan strategi – strategi promosi yang telah ditetapkan oleh
divisi promotion. Dan melakukan event – event yang berhubungan
dengan promosi produk.
44 7. Research And Development Manager :
Memimpin rapat pada divisi research and development product.
Memimpin kinerja kerja dari divisi research and development product.
Bertanggung jawab terhadap pengembangan secara keseluruhan atas
tugas masing – masing. Serta bertanggung jawab pada inovasi produk
secara keseluruhan.
A. Assistant Manager :
Membantu
manager dalam melaksanakan tugas – tugasnya.
Mengambil alih tugas dan wewenang manager apabila yang
bersangkutan berhalangan mengerjakan tugas – tugasnya. Bertindak
sebagai notulis dalam rapat research and development product.
B. Project Manager :
Membuat rencana kerja, pembagian tugas – tugas dan mengevaluasi
kegiatan penelitian dan pengembangan produk. Dan bertanggung
jawab langsung kepada manager divisi research and development
product.
C. Staff
Bertanggung jawab dalam pelaksanaan penelitian dan inovasi produk
dan bertanggung jawab pada project manager.
3.1.5 Proses Bisnis Perusahaan Secara Umum
Kegiatan proses bisnis dari PT. Keong Nusantara Abadi pada
dasarnya sama dengan perusahaan lainnya. PT. Keong Nusantara Abadi
mengandalkan jaringan intranet, dalam membantunya untuk berkembang.
45 Para konsumennya akan memesan produk dari PT. Keong Nusantara
Abadi, dan PT. Keong Nusantara Abadi akan mengirimkan produk yang di
pesan konsumennya.
Divisi marketing merupakan salah satu divisi yang paling dalam
berperan dalam hal ini, karena divisi marketing merupakan satu-satunya
divisi
yang
menghubungkan, membangun
dan
memperluas
perusahaan dengan konsumen dan supplier perusahaan.
3.1.6 Proses Bisnis Sales
Gambar 3.2 Proses Bisnis PT. Keong Nusantara Abadi (Sales)
jaringan
46 Berikut ini adalah proses bisnis dari sales :
1. Pertama – tama salesman menawarkan barang ke toko – toko
(pelanggan).
2. Setelah itu jika pelanggan ingin memesan barang, maka salesman akan
mencatat pesanan tersebut.
3. Setelah pesanan dicatat maka salesman akan memberikan daftar
pemesanan tersebut kepada sales admin. Kemudian sales admin akan
mencatat daftar pemesanan tersebut di dalam computer nya
4. Setelah sales admin mencatat ke computer nya, maka daftar pemesanan
tersebut akan diberikan lagi kepada bagian penjualan.
5. Bagian penjualan akan membuatkan sales order dan surat jalan, yang
akan diberikan oleh bagian gudang.
6. Kemudian bagian gudang memberikan barang, sales order dan surat jalan
kepada bagian pengiriman.
7. Setelah itu bagian pengiriman akan mengantarkan barang beserta sales
order dan surat jalan kepada toko (pelanggan) yang memesan barang
tersebut.
47 3.1.7 Proses Bisnis R&D Product
Gambar 3.3 Proses Bisnis PT. Keong Nusantara Abadi (R&D Product)
Berikut ini adalah proses bisnis dari Research And Development Product :
1. Project manager akan membuatkan rencana kerja dan memberikannya
kepada staff – staff nya.
2. Staff akan membagikan kuesioner kepada pelanggan untuk mengetahui apa
yang diinginkan pelanggan terhadap produk-produk PT.Keong Nusantara
Abadi
3. Kemudian pelanggan akan mengembalikan kuesioner yang telah diisi kepada
staff.
4. Setelah itu, staff akan memberikan kuesioner yang telah diisi kepada project
manager.
48 5. Kemudian project manager akan membuat rencana kerja dan pembagian
tugas dan memberikan laporan nya kepada Research and Development
Product Manager.
3.1.8
Proses Bisnis Promotion
Buat billboard
Buka stand
Promotion staff
Via iklan
spanduk
Via
iklan
TV
Gambar 3.4 Proses Bisnis PT. Keong Nusantara Abadi (Promotion)
49 Berikut ini adalah proses bisnis dari bagian promosi:
Promotion staff akan mempromosikan dengan cara membuat billboard,
memasang iklan di spanduk-spanduk, memasang iklan di TV, serta membuka stand
– stand untuk mempromosikan produk nya.
3.2
Analisis Bisnis
3.2.1 Analisis Porter Perusahaan
Melalui lima daya dari Porter, perusahaan dapat mengetahui
adanya aktivitas persaingan yang cukup potensial maupun aktivitas
kerja sama yang mungkin dilakukan dengan perusahaan lain.
50 Potential Entrans
-Oky JellyDrink
-Inaco
-Tropicool
-Vitajelly
-Power jelly
Supplier
- Sony Trading
pty.ltd
- PT Sari Segar
Husada
Industry Competitor Buyer ‐ End User ‐ PT Wings Food ‐ Distributor ‐ PT Inaco
‐ Grosir
Substitutes ‐ Aloe vera ‐ Agar – agar Gambar 3.5 Lima Kekuatan Porter
Sumber : PT Keong Nusantara Abadi
51 A.
Ancaman Pendatang Baru
Bagi PT. Keong Nusantara Abadi, datangnya pemain baru perlu
dicermati dan diantisipasi. Kehadiran pendatang baru bisa saja mempersempit
lahan persaingan namun bisa juga menjadi partner dalam mengembangkan
suatu bisnis. Aturan pemerintah mengenai syarat dan ketentuan pembukaan
suatu industri yang bergerak di bidang makanan yang diperdagangkan bebas
serta perolehan ijin yang sangat mudah didapatkan.
Pendatang baru yang bergerak di bidang yang sama contohnya adalah
Oky Jelly Drink, Inaco, tropicool, vitajelly, power jelly drink karena memiliki
kisaran harga yang terjangkau oleh PT. Keong Nusantara Abadi.
Bagi PT. Keong Nusantara Abadi ancaman dari pendatang baru tidak
memiliki pengaruh yang besar, karena PT. Keong Nusantara Abadi sudah
mengantisipasi nya dari awal dengan cara melakukan inovasi – inovasi
produk serta memberikan wawasan kepada sumber daya manusia yang
dimiliki oleh PT. Keong Nusantara Abadi. Hal itu dilakukan selain untuk
mengantisipasi munculnya pendatang baru.
B. Kekuatan tawar - menawar pemasok
PT. Keong Nusantara Abadi memiliki berbagai macam pemasok
untuk mendukung jalannya kegiatan produksi perusahaan maupun kegiatan
operasional yang lain. Oleh karena itu, kekuatan tawar-menawar pemasok
memiliki pengaruh yang besar terhadap PT. Keong Nusantara Abadi karena
tanpa para pemasok aktivitas perusahaan akan mengalami hambatan. Karena
hubungan
dengan
pemasok
bersifat
saling
membutuhkan
dan
52 menguntungkan, PT. Keong Nusantara Abadi menjalin hubungan yang baik
dengan pemasok dan berusaha membina hubungan yang bersifat jangka
panjang.
Pemasok perusahaan ini diantaranya adalah Sony Trading pty.Ltd
yang merupakan pemasok untuk kemasan dari produk PT. Keong Nusantara
Abadi, sedangkan untuk coconut milk di pasok oleh PT. Sari Segar Husada
tersebut. Untuk pasokan bahan bakar minyak, pemasoknya adalah PT. Surya
Surba Mulya.
PT. Keong Nusantara Abadi menjalin kerja sama yang baik dengan
pemasok di dalam negeri. Hubungan jangka panjang dengan pemasok dapat
terjalin
dikarenakan PT. Keong Nusantara Abadi berusaha secara konsisten membeli
produknya, melakukan transaksi secara jujur dan membayar tepat pada
waktunya.
Jadi dapat disimpulkan bahwa dalam memenuhi kebutuhan, PT.
Keong Nusantara Abadi memiliki hubungan yang kuat dengan para
pemasoknya karena hubungan dengan pemasok itu bersifat saling
membutuhkan dan saling menguntungkan satu sama lain. Baik itu berupa
pemasok bahan baku dan kemasan.
C. Kekuatan tawar - menawar pembeli
PT. Keong Nusantara Abadi memiliki berbagai macam jenis produk
yang ditujukan untuk berbagai macam segmen pasar. Oleh karena itu,
pelanggan produk PT. Keong Nusantara Abadi adalah masyarakat Indonesia
dari segmen yang berbeda -beda sesuai jenis produk dan berbagai target pasar
53 mulai dari ekonomi menengah ke atas hingga khususnya ekonomi menengah
ke bawah. Selain masyarakat (end user), pelanggan PT. Keong Nusantara
Abadi adalah distributor, grosir, agen, dan pengecer. Dalam hal ini, PT.
Keong Nusantara Abadi memliki ketergantungan dengan pelanggan dalam
meningkatkan laba perusahaan. Semakin banyak pembeli tentu akan semakin
meningkatkan keuntungan. Tetapi harga suatu produk makanan tidak bisa
hanya dilihat dari kekuatan tawar-menawar pembeli melainkan dari besarnya
harga bahan baku dan proses produksinya.
Makanan sebenarnya bisa dikatakan sebagai barang kebutuhan
sekunder bagi masyarakat, dengan harga berapapun makanan akan berusaha
untuk dibeli. Tetapi karena PT. Keong Nusantara Abadi memiliki tujuan
sebagai produk yang mengandung gizi tinggi, maka PT. Keong Nusantara
Abadi memiliki tanggung jawab sosial dan moral untuk meningkatkan
kualitas produk yang dimiliki, yang bisa dikatakan produk tersebut memiliki
harga yang terjangkau.
Jadi, kesimpulannya kekuatan tawar-penawar pembeli memiliki
hubungan yang lemah terhadap produk makanan PT. Keong Nusantara
Abadi.
D. Ancaman barang pengganti
Dengan
adanya
barang
pengganti
memungkinkan
pelanggan
menggunakan produk lain di luar produk PT. Keong Nusantara Abadi.
Produk pengganti dari wong - coco dapat berupa produk agar – agar, jelly,
lidah buaya. Dengan adanya trand menggunakan produk berbahan alami
dengan pertimbangan untuk menyehatkan tubuh seperti berserat tinggi,
54 membatu melancarkan pencernaan, menurunkan kolesterol darah semakin
memeningkatkan kesadran masyasakat untuk hidup sehat. Menybabkan
bahan pengganti di atas mengancam keberadaan produk wong – coco.
Pada dasarnya ancaman yang diberikan oleh adanya barang substitusi
tersebut tidak memberikan dampak yang besar terhadap produk wong – coco.
Wong – coco optimis dalam menghadapi ancaman yang diberikan terhadap
produk pengganti tersebut karena wong – coco sudah menjadi brand image di
dalam produk nata de coco dan wong – coco pun sudah melakukan inovasi
pada produknya yang menghasilkan serat makanan tinggi yang berfungsi
melancarkan pencernaan dan baik bagi kesehatan jantung dan inovasi produk
ini hanya terdapat pada wong – coco.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa produk pengganti seperti agar – agar,
jelly, lidah buaya merupakan ancaman bagi PT. Keong Nusantara Abadi dan
berpengaruh cukup kuat tetapi masih bisa diantisipasi perusahaan sehingga
keberadaannya tidak terlalu membahayakan bagi keberadaan produk
perusahaan.
E. Persaingan antara kompertitor
Para pesaing bisnis yang dihadapi oleh perusahaan pada umumnya
juga telah memiliki pengalaman di bidangnya dan memiliki kredibilitas yang
cukup dapat dipercaya oleh para konsumennya. Pesaing PT. Keong Nusantara
Abadi diantaranya adalah PT Niramas Utama, PT Garuda Food, PT Orang
Tua.
55 Dengan banyaknya para pemain di dunia yang sejenis, persaingan
yang terjadi akan sangat ketat. Dan itu merupakan suatu ancaman bagi PT.
Keong Nusantara Abadi. Oleh karena itu, PT.Keong Nusantara Abadi harus
dapat mengantisipasi ancaman yang mungkin datang dengan cara memiliki
keunggulan bersaing. Keunggulan bersaing yang dapat dilakukan PT. Keong
Nusantara Abadi adalah terus melakukan inovasi dan pengembangan produk
baru, meningkatkan keahlian sumber daya manusia, berusaha memenuhi
kepuasan dan kebutuhan pelanggan, dan lain sebagainya. Hal tersebut harus
diperhatikan karena apabila tidak, PT. Keong Nusantara Abadi akan
tertinggal oleh pesaingnya yang dirasa memiliki kompetensi yang lebih di
mana dapat lebih menyenangkan hati konsumen. Dan apabila tertinggal,
perusahaan akan mengalami kesulitan untuk dapat mencapai kejayaannya
dalam mengambil hati konsumen.
Jadi, dapat disimpulkan persaingan antar kompetitor memiliki
hubungan yang kuat dan berpengaruh besar terhadap produk dari PT. Keong
Nusantara Abadi.
3.2.2
Analisis Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats (SWOT)
Analisi SWOT menilai dua lingkungan yang saling berpengaruh di
dalam perusahaan, analisis lingkungan internal dan lingkungan eksternal
perusahaan. Beberapa elemen dari analisis SWOT didapatkan dari analisis
Value Network. Analisis SWOT membantu perusahaan lebih fokus dalam
memaksimalkan kekuatan dan meminimalkan kelemahan, membantu melihat
peluang dan mengantisipasi ancaman.
56 3.2.2.1 Analisis Lingkungan Internal
1. Kekuatan
Adapun kekuatan-kekuatan yang dimiliki oleh PT. Keong Nusantara
Abadi adalah:
-
Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkompetensi
Dapat dikatakan bahwa PT. Keong Nusantara Abadi memiliki
sumber daya manusia yang berkompeten di bidangnya. Hal ini dapat
diukur oleh perusahaan dari indeks prestasi kerja (output based) dan
indeks kompetensi (competency based). Sumber daya manusia yang
berkompeten tersebut akan membawa dampak yang positif bagi
perusahaan di dalam meningkatkan kinerja dan produktivitas
perusahaan.
-
Tersedianya fasilitas dan teknologi yang memadai
PT. Keong Nusantara Abadi menyediakan fasilitas-fasilitas yang
memadai yang disediakan bagi tiap karyawan atau tiap divisi untuk
mendukung setiap kegiatan perusahaan. Fasilitas yang disediakan juga
dapat dikatakan lengkap karena didukung oleh pendanaan yang kuat
dan dukungan penuh pimpinan dalam hal memperkaya ilmu.
Kelengkapan fasilitas dapat dilihat mulai dari telepon, alat presentasi
dan alat komunikasi yang lainnya yang berfungsi dengan baik.
-
Memberikan perhatian lebih pada program pengembangan karyawan
Untuk mendukung tiap karyawan di dalam usaha memperkaya
ilmu dan meningkatkan kompetensi yang dimilikinya, PT. Keong
Nusantara Abadi berusaha memenuhi kebutuhan karyawan dalam
pengembangan ilmu ataupun pengembangan diri melalui berbagai
57 kegiatan pelatihan, training, seminar dan lain-lain. Kegiatan
pengembangan karyawan tersebut akan berdampak positif terhadap
peningkatan kinerja perusahaan.
-
Mengutamakan kesejahteraan karyawan
Sebagai wujud ungkapan terima kasih dan ungkapan penghargaan
atas sumbangsih karyawan, PT. Keong Nusantara Abadi memberikan
beberapa fasilitas untuk menunjang kesejahteraan karyawan seperti
pemberian kredit kendaraan, tunjangan subsidi bahan bakar, bonus,
tunjangan hari tua, asuransi kesehatan, tunjangan pengobatan,
Jamsostek, dan lainnya. Dengan mengutamakan kesejahteraan
karyawan, perusahaan akan diuntungkan karena hal itu akan
memotivasi karyawan-karyawan untuk lebih giat dalam bekerja dan
juga meningkatkan loyalitas karyawan terhadap perusahaan.
-
Adanya komunikasi yang baik secara vertikal maupun horisontal
dengan sesama karyawan
Budaya
kerja
yang
bersifat
kekeluargaan
menjadi
dasar
terciptanya komunikasi yang baik dan terbuka pada tiap karyawan.
Beberapa media juga diadakan khusus untuk sarana komunikasi antar
karyawan seperti dialog bersama, dan majalah perusahaan. Dengan
terciptanya komunikasi yang baik ini, arus data dan informasi akan
lebih cepat sampai ke tujuan. Selain itu, dapat juga menciptakan suatu
kondisi lingkungan perusahaan yang harmonis serta saling terbuka
satu sama lain.
58 -
Penjualan Produk yang berkualitas tinggi
Menjual produk baik dan berkualitas untuk setiap produk yang
dijualnya. Konsistensi dalam penjualan jenis produk dengan menjual
satu merek untuk setiap jenis produknya. Kelengkapan dokumen yang
mennyertai produk juga disertakan.
2. Kelemahan
-
Pendokumaentasian yang kurang baik
Beberapa pendokumentasian laporan – laporan dan data – data
lain
dalam
perusahaan
belum
tersusun
dengan
baik.
Pendokumentasian masih tersebar di setiap divisi dan sulit untuk
dicari jika diperlukan.
-
Pemanfaatan teknologi yang belum maksimal
Tersedianya fasilitas dan teknologi terbaru yang canggih di
perusahaan
kadang
dirasakan
masih
kurang
maksimal
pemanfaatannya, karena karyawan belum bisa membiasakan diri
untuk memanfaatkan fasilitas yang ada dengan baik, walaupun
mereka bisa belajar bagaimana memanfaatkan fasilitas tersebut dan
tersedia fasilitas untuk mereka gunakan. Hanya karyawan di level
pimpinan saja yang dirasa sudah memanfaatkan fasilitas yang ada.
-
Knowledge yang tidak terdokumentasi dengan baik
Pemanfaatan fasilitas dan teknologi yang kurang maksimal yang
hanya dimanfaatkan secara baik di level pimpinan saja, membuat
knowledge
yang
terdokumentasi
kurang
lengkap,
hanya
mendokumentasikan knowledge level pimpinan. Selain itu, besarnya
59 jumlah karyawan juga menyebabkan sulitnyamendokumentasikan
knowledge yang ada dengan baik.
3.2.2.2 Analisis Kekuatan Eksternal
1. Peluang (Oppurtunities)
-
Karena bukan merupan produk yang benar – benar baru di benak
konsumen, maka biaya untuk mendidik dan mengedukasi konsumen
tentang kehadiran produk baru wong – coco tidak sebesar produk
yang benar – benar baru dengan adanya kesempatan untuk mendapat
konsumen yang mau mencoba membeli produk wong – coco dan
apabila konsumen puas terhadap produk wong – coco konsumen akan
cenderung kembali membeli produk wong – coco.
-
Berdasarkan pengamatan pasar belum dijumpai produk nata de coco
berserat yang mengandung kombinasi untuk melancarkan pencernaan
baik untuk kesehatan jantung, menurunkan kolesterol darah seperti
wong – coco.
-
Berdasrkan analisa pembelian – pembelian produk orang tua sangan
konsen terhadap apa yang di konsumsi anaknya, dalam hal ini berarti
wong – coco yang menonjolkan unsur nutrisi da gizi mempunyai
peluang dan kesempatan untuk memberiakan solusi bagi orang tua
dan anak – anak.
2. Ancaman
-
Munculnya pesaing baru
Saat ini banyak pesaing baru yang bergerak dibidang yang
sama.
60 -
Karyawan berhenti dan memulai bisnis sejenis.
Mudahnya seorang karyawan PT Keong Nusantara Abadi
untuk memulai bisnis sejenis karena kerahasiaan perusahaan kurang
di perhatikan dan sistem yang sudah ada sering dilanggar.
-
Perusahaan sejenis yang menawarkan layanan lebih baik.
Nilai dari pelayanan perusahaan makanan kapan saja bisa
ditingkatkan, perusahaan yang paling bisa memanjakan konsumen
dengan layanan yang baik akan memperoleh penjualan yang baik
pula.
3.2.2.3 Perancangan Strategi Berdasarkan SWOT
Didalam
pembuatan
analisis
SWOT,
akan
dilakukan
perhitungan dengan memberikan bobot menggunakan metode
Analytical Hierarchy Process (AHP), serta penentuan rating dari
dampak yang akan dihasilkan dari potensi yang dimiliki perusahaan.
Total bobot untuk matriks IFE:
Lingkungan Internal = 100% dan Lingkungan Eksternal =
100%
Penentuan rating :
1 = Kelemahan Besar
2 = Kelemahan Kecil
3 = Kekuatan Kecil
4 = Kekuatan Besar
61 Total bobot untuk matriks EFE :
Lingkungan Internal = 100% dan Lingkungan Eksternal =
100%
Penentuan rating :
1 = Respon jelek
2 = Respon rata – rata
3 = Respon di atas rata – rata
4 = Respon luar biasa
A. Matriks IFE (Internal Factor Evaluation)
A.KEKUATAN
Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkompetensi
Tersedianya fasilitas dan teknologi yang memadai
Memberikan perhatian lebih pada program
pengembangan karyawan
Mengutamakan kesejahteraan karyawan
Adanya komunikasi yang baik secara vertikal
maupun horisontal dengan sesama karyawan
Penjualan Produk yang berkualitas tinggi
SUBTOTAL
B.KELEMAHAN
BOBOT
0,202
0,055
0,100
0,084
0,189
RATING
4
4
3
3
3
JUMLAH
0,808
0,220
0,300
0,252
0,567
0,100
4
BOBOT
RATING
0,400
2.547
JUMLAH
Pendokumaentasian yang kurang baik
Karyawan berhenti dan memulai bisnis sejenis.
Knowledge yang tidak terdokumentasi dengan baik
SUBTOTAL
TOTAL
0,010
0,008
0,009
3
3
1
1,00
Tabel 3.1 Matriks IFE (Internal Factor Evaluation)
0,030
0,024
0,090
0,144
2,691
62 B. Matriks EFE (External Factor Evaluation)
RATING
JUMLAH
Biaya untuk memberitahu produk baru kepada 0,210
konsumen tidak lah besar.
4
0,840
Konsumen akan cenderung membeli kembali 0,230
produk PT. Keong Nusantara Abadi setelah
mencobanya.
3
0,690
3
0,660
A.PELUANG
BOBOT
Wong coco memiliki produk yang dapat
0,220
mempelancar pencernaan dan baik untuk kesehatan
jantung.
SUBTOTAL
2,19
B.ANCAMAN
BOBOT
RATING
JUMLAH
Munculnya pesaing baru
0,110
3
0,330
Pemanfaatan teknologi yang belum maksimal
0,117
3
0,351
Perusahaan sejenis yang menawarkan layanan lebih 0,113
baik
2
0,226
SUBTOTAL
1,00
TOTAL
0,907
3,097
Tabel 3.2 Matriks EFE (External Factor Evaluation)
Dari hasil Matriks IFE (Internal Factor Evaluation) diketahui bahwa
total nilai IFE yang diperoleh dari perusahaan adalah sebesar 2,864 dan dari
Matriks EFE (External Factor Evaluation) diketahui total nilai EFE yang
diperoleh dari perusahaan sebesar 2,584. Dari nilai IFE sebesar 2,864 dapat
63 disimpulkan bahwa perusahaan memiliki posisi internal yang sangat kuat
karena berada di atas nilai rata-rata 2,5.
Sedangkan dari nilai EFE sebesar 2,584 mengindikasikan bahwa perusahaan
memberikan respon yang cukup bagus terhadap peluang-peluang dan ancaman yang
ada dalam industri atau dengan kata lain, strategi perusahaan secara efektif dapat
memanfaatkan peluang yang ada dan meminimalkan pengaruh negatif dari ancaman
eksternal.
Strength
2,547
Weakness
0,144
Opportunity
2,19
Threat
0,907
Titik X = Strength – Weakness
Titik Y = Opportunity – Threat
X = 2,547 – 0,144
Y = 2,19 - 0,907
= 2,403
= 1,283
S
1,283
T
O
2,403
W
64 3.2.2.4 Matrik SWOT
Lingkungan internal Kekuatan (S)
-
Kelemahan (W)
Sumber
Daya -
Pendokumaentasian
Manusia (SDM) yang yang kurang baik
berkompetensi
- Tersedianya fasilitas
dan
teknologi
yang
- Karyawan berhenti dan
memulai bisnis sejenis.
memadai
- Knowledge yang tidak
- Memberikan perhatian
lebih
pada
program
terdokumentasi
dengan
baik
pengembangan
karyawan
-Mengutamakan
kesejahteraan karyawan
- Adanya komunikasi
yang
baik
vertikal
Lingkungan
secara
maupun
horisontal
dengan
sesama karyawan
Eksternal
-
Penjualan
Produk
yang berkualitas tinggi
Peluang (O)
-
Biaya
Strategi SO
untuk -
Strategi WO
Meningkatkan - Membut aplikasi untuk
65 menberitahu
produk teknologi
untuk pengelolaan
baru kepada konsumen mendukung
tidak lah besar.
ilmu
dan
kinerja dokumentasi
perusahaan.
(W1, W3, O1)
(S2, O2)
-
Konsumen
cenderung
akan
membeli
kembali produk PT.
Keong
Nusantara
Abadi
setelah
mencobanya.
- Menciptakan budaya
knowledge - Membuat aplikasi yang
sharing
untuk
meningkatkan dapat
performa.
karyawan
(S1, S5, )
share knowledge
- Meningkatkan
(W3, O1)
- Wong coco memiliki pelayanan lebih baik
produk
yang
mempelancar
dapat kepada konsumen
untuk meningkatkan
pencernaan dan baik kepuasan
untuk
jantung.
membantu
kesehatan pelanggan
(S1, S2, S3, S5, O2,
O3)
dalam
men-
66 Ancaman (T)
Strategi ST
Strategi WT
- Munculnya pesaing - Membangun loyalitas
-
baru
karyawan dan budaya
antisipasi akan produk
perusahaan yang
dari
-
Pemanfaatan kekeluargaan untuk
Membuat
langkah
perusahaan
melalui
lain
sistem
teknologi yang belum mengantisipasi turn
pendokumentasian yang
maksimal
over
handal.
(S1, S3, S4, T3)
(W1, T2)
- Perusahaan sejenis
yang
menawarkan - Meningkatkan
layanan lebih baik
hubungan dengan
pelanggan
(S1, S6, T1, T3)
Tabel 3.3 Matriks SWOT (Strength Weakness Opportunity Threats)
3.2.3
Analisa Value Network
Value network adalah sebuah metodologi dalam memahami,
menggunakan,
menvisualisasikan,
dan
mengoptimalisasi
faktor-faktor
internal dan eksternal perusahaan dengan kompleksitas economic ecosystems.
Metode ini meliputi penggambaran serangkaian hubungan dari keseluruhan
perspektif sistem dinamis. Tujuan dari analisis value network ialah melihat
dengan jelas manfaat yang diterima dari setiap komponen yang terlibat
67 didalam bisnis. Karena itu, semua hal yang terlibat di dalam perusahaan baik
itu dari lingkungan internal maupun lingkungan eksternal perusahaan,
dianggap sama nilainya dan memiliki manfaat yang sama besar di dalam
meningkatkan nilai bisnis perusahaan.
PT. Keong Nusantara Abadi ini bergerak sebagai perusahaan
konsumsi yang khususnya pada divisi marketing sangat memerlukan adanya
analisis value network sehingga diharapkan dapat melihat nilai dan manfaat
dari hubungan yang ada, agar dapat lebih mudah merancang strategi untuk
pengembangan perusahaan.
3.2.3.1 Proses Inti Value Network
Dengan adanya analisis value network diharapkan dapat melihat
dengan jelas value dan manfaat yang diperoleh baik dari internal maupun
eksternal perusahaan didalam meningkatkan nilai bisnis perusahaan.
68 Berikut ini ialah primary activity dan secondary activity yang terdapat
pada analisis value network yang dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Firm infrastructure : Proses bisnis berdasarkan kebijakan marketing cabang
Human resource management :
- Menghasilkan karyawan yang berkualitas dan berkompeten
berdasarkan standar perekrutan divisi marketing.
- Menyelaraskan pekerjaan karyawan melalui penggajian karyawan dan
pemberian reward bagi karyawan yang berprestasi.
Technology development :
- Memastikan ketersediaan berjalannya sistem infomasi mengenai
kegiatan marketing.
- Menyediakan fasilitas internet untuk menunjang komunikasi antar
kantor pusat dan cabang PT. Keong Nusantara Abadi.
- Menyediakan fasilitas yang menampung ide ide kreatif dari karyawan.
Procurement:
Memastikan tersedianya tempat penyimpanan informasi yang layak.
Penjelasan gambar di atas adalah sebagai berikut:
1. Infrastruktur:
Seluruh kegiatan marketing di PT Keong Nusantara Abadi ditentukan
bedasarkan kebijakan manajer marketing. Seluruh kegiatan proses bisnis akan
dimonitori oleh tiap – tiap manajer divisi yang bertugas pada setiap divisi
tersebut.
2. Human Resource
¾ Menghasilkan
karyawan
yang
berkualitas
dan
berkompeten
berdasarkan standar perekrutan divisi marketing.
Menghasilkan karyawan yang berkemampuan baik dalam kegiatan dan
aktivitas yang dilakukan pada human resource sangat diperlukan pada
divisi marketing PT Keong Nusantara Abadi. Karena pada kegiatan
69 human resource inilah yang menghasilkan karyawan yang berkualitas dan
berkompeten
mulai
dari
melakukan
perekrutan
karyawan
yang
berdasarkan kualitas yang dibutuhkan pada divisi marketing sampai
dengan melakukan training pada karyawan baru dan karyawan lama.
¾ Menyelaraskan pekerjaan karyawan melalui penggajian karyawan
dan pemberian reward bagi karyawan yang berprestasi
Human resources bertugas menyelaraskan seuruh pekerjaan karywan
melalui penggajian dan pemberian bonus bagi karyawan yang berprestasi.
Pemberian gaji diselaraskan berdasarkan jabatn karyawan, dan pemberian
reward diselaraskan berdasarkan kinerja yang dilakukan oleh karyawan
tersebut, contohnya jika karyawan menghasilkan suatu ide yang berguna
bagi perusahaan.
3. Technology development :
¾ Memastikan ketersediaan berjalannya sistem informasi mengenai
kegiatan marketing.
Penggunaan teknologi pada sistem marketing berguna agar dapat
memudahkan pekerjaan manajer markting dalam pengawasan dan
penerimaan laporan mengenai semua yang berhubungan dengan proses
pemasaran.
¾ Menyediakan fasilitas internet untuk menunjang komunikasi antar
kantor pusat dan cabang PT. Keong Nusantara Abadi.
Penghubung antara kantor pusat dengan kantor cabang adalah dengan
menggunakan teknologi internet. Penggunaan internet untuk melakukan
pengiriman laporan pemasaran dari kontor cabang ke kantor pusat serta
mengirim email yang berhubungan dengan divisi marketing.
70 ¾ Menyediakan fasilitas yang menampung ide ide kreatif dari
karyawan.
Dengan adanya fasilitas untuk penampungan ide – ide kreatif dari para
karyawan ini, para karyawan diharapkan dapat meningkatkan kinerja.
4. Procurement:
Memastikan tersedianya tempat penyimpanan informasi yang layak. Dengan
tersedianya tempat penyimpanan informasi yang layak, diharapkan kegiatan
marketing yang dilakukan oleh PT Keong Nusantara Abadi dapat berjalan
secara optimal.
71 Promosi dan kontrak
A. Mempererat
hubungan dengan
para mitra kerja.
Pelayanan
B. Menjaga nama
baik supplier
C. Melakukan
strategi promosi.
D. Bekerja sama
dengan super
market, dan outlet
lainnya dalam
memasarkan
produk.
A. Memaksimalkan
kepuasan pelanggan.
Infrastruktur
Operasional
A.
Memperluas
jaringan
penjualan
produk.
B.
Meningkatkan
kualitas produk
secara terus –
menerus.
C.
Memaksimalkan
penggunaan
kendaraan untuk
pengiriman
produk.
B. Memaksimalkan
kinerja customer
service.
C. Memaksimalkan
layanan penjualan di
dalam perusahaan.
D. Memaksimalkan
kinerja karyawan
melalui study dan
training.
Gambar 3.6 Proses inti Value Network
Adapun penjelasan dari gambar di atas adalah:
Aktivitas Utama :
1. Promosi dan kontrak :
A. Mempererat hubungan dengan para mitra kerja.
Aktivitas : Menjaga nilai – nilai yang terdapat dalam kontrak.
Proses
: Memberikan informasi produk sejelas – jelas nya.
Menjalankan isi – isi dari kontrak secara benar.
72 B. Menjaga nama baik supplier
Aktivitas : Menjaga nama baik supplier
Proses
: Memberikan informasi yang benar dan tidak merugikan
untuk supplier.
Menyampaikan keluhan pelanggan untuk supplier.
C. Melakukan strategi promosi
Aktivitas : Melakukan kegiatan promosi
Proses
: Membuat event – event tentang produk, pemasangan iklan
baik di tv maupun di billboard dan membuatkan spanduk.
D. Bekerja sama dengan super market, dan outlet lainnya dalam memasarkan
produk.
Aktivitas : Melakukan kerja sama dengan mitra kerja.
Proses
: Memasukan produk ke super market dan outlet – outlet.
Memberikan diskon – diskon khusus bagi para pembeli di
super market dan outlet – outlet.
2. Pelayanan
A. Memaksimalkan kepuasan pelanggan.
Aktivitas : Pemahaman kebutuhan konsumen.
Proses
: Pemahaman produk dan service dari sales kepada pelanggan
untuk menjawab semua kebutuhannya dengan tepat.
73 B. Memaksimalkan kinerja customer service.
Aktivitas : Melayani pelanggan.
Proses
: - Mengajarkan customer service agar lebih ramah
kepada pelanggan.
-
Memberikan informasi – informasi produk kepada
customer service.
C. Memaksimalkan layanan penjualan di dalam perusahaan.
Aktivitas : Menjamin keamanan dalam proses penjualan.
Proses
: Membuat bukti – bukti penjualan secara lengkap,
Mendokumentasi setiap penjualan yang ada.
D. Memaksimalkan kinerja karyawan melalui study dan training.
Aktivitas : Peningkatan kualitas karyawan.
Proses
: Mencari mentor yang berkualitas dan berpengalaman,
Memberikan karyawan training – training yang berguna bagi
perusahaan,
Memberikan bea siswa untuk para karyawan untuk belajar di
luar negeri.
74 3. Infrastruktur Operasional :
A. Memperluas jaringan penjualan produk :
Aktivitas : Memperluas penjualan.
Proses
: Mengirim para sales untuk mempromosikan produk ke
daerah – daerah baru.
B. Meningkatkan kualitas produk secara terus – menerus :
Aktivitas : Peningkatan kualitas barang.
Proses
: Melakukan inovasi pada produk secara terus – menerus,
Melakukan riset langsung kepada konsumen.
C. Memaksimalkan penggunaan kendaraan untuk pengiriman produk.
Aktivitas : Transportasi dan jalur distribusi.
Proses
: Memelihara kendaraan agar tidak cepat rusak,
Pengaturan jalur distribusi yang sesuai.
3.3
Knowledge Goal
3.3.1 Normative
A. Menjaga dan memelihara agar knowledge yang penting bagi perusahaan
tidak sampai hilang.
B. Mengajarkan proses sosialisasi knowledge sharing antar karyawan dengan
kebijakan perusahaan.
75 3.3.2 Strategic
A. Meningkatkan proses pembelajaran karyawan dalam bidang penyerapan
informasi.
B. Membantu
perubahan
penyimpanan
knowledge
karyawan
menjadi
knowledge perusahaan.
3.3.3 Operational
A. Meningkatkan pendistribusian informasi dan dokumentasi agar penyebaran
knowledge lebih merata.
B. Memecahkan masalah didalam perusahaan dengan solusi terbaik secara lebih
cepat dan tepat caranya dengan sharing pemecahan masalah.
C. Standarisasi dokumentasi seperti hasil training dan hasil rapat sehingga lebih
terstruktur dengan baik.
76 3.4 Pemetaan Strategi SWOT dan Knowledege Goal
1. Meningkatkan teknologi untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Normative
-
Membuat semua penampungan ide yang dapat digunakan oleh para
karyawan.
-
Menanamkan budaya self learning pada karyawan.
Strategic
-
Mengumpulkan
dan
menyebarkan
informasi
dan
knowledge
perusahaan melalui pendokumentasian yang baik.
Operational
-
Mengelola dan memelihara database sebagai pusat informasi dan
knowledge.
2. Menciptakan budaya Sharing Knowledge untuk meningkatkan
performa.
Normative
-
Menanamkan budaya self learning
Strategic
-
Menciptakan aplikasi sistem knowledge management sebagai sarana
diskusi dan penyampain ide.
Operational
-
Standarisasi dokumentasi seperti hasil rapat sehingga lebih terstruktur
dengan baik.
3. Meningkatkan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen untuk
menngkatkan kepuasan pelanggan.
77 Normative
-
Mengajarkan proses sosialisasi pada karyawan dalam melayani
pelanggan.
Startegic
-
Memberikan pelatihan – pelatihan pada karyawan yang bertujuan
untuk meningkatkan layanan.
Opertional
-
Mengadakan event – event yang bertujuan untuk meningkatkan
pelayanan pada konsumen.
3.5 Identifikasi Knowledge
Setelah Knowledge Goal ditentukan maka langkah selanjutnya adalah
mengidentifikasi knowledge berdasarkan structural (struktur perusahaan),
fungsional(kegiatan fungsional perusahaan), dan behavioural (kebiasaan
perusahaan). Identifikasi knowledge berdasarkan structural dan fungsional
terbagi atas 2 jenis knowledge yaitu Tacit Knowledge dan Explicit
Knowledge.
3.5.1 Structural
3.5.1.1 Explicit Knowledge
1. Profil perusahaan (sejarah, visi & misi)
Data & informasi mengenai profil perusahaan yang berisi sejarah
berdirinya perusahaan, visi & misi perusahaan, serta struktur organisasi
perusahaan yang tersimpan dalam bentuk dokumen, Profil perusahaan
78 bertujuan agar para karyawan dapat mengetahui awal dari berdiri nya
perusahaan hingga sampai sekarang ini. Visi dan misi perusahaan
bertujuan untuk dijadikan landasan dalam menentukan strategi kompetitif
perusahaan di dalam mencapai tujuan perusahaan.
2. Tugas, tanggung jawab dan wewenang
Berisikan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing
jabatan. Berbentuk dokumen tertulis jelas dan diberikan kepada masingmasing karyawannya. Dibuat oleh masing-masing kepala divisi.
Digunakan untuk membantu karyawan agar dapat melakukan tugas nya
dengan baik dan sesuai dengan keinginan perusahaan.
3. Data pelanggan dan supplier.
Data pelanggan tersimpan didalam database perusahaan. Berisikan
informasi pelanggan mengenai alamat jelas, produk yang pernah dibeli,
tanggal transaksi, status transaksi, jumlah hutang. Berisikan informasi
yang dapat memberikan kekuatan bagi perusahaan didalam menjaga dan
meningkatkan hubungan baik antara perusahaan dan pelanggan itu.
Data supplier berisikan nama supplier, jenis produk yang dipasok
kedalam perusahaan, latar belakang dan juga harga beli. Data supplier
sangat diperlukan jika suatu saat akan membeli lagi sehingga lebih mudah
untuk dihubungi. Juga sebagai informasi perusahaan jika produk yang
diberikan tidak baik,maka akan dilaporkan ke supplier.
79 4. Data Karyawan
Data dan informasi karyawan seperti alamat tempat tinggal karyawan,
status didalam perusahaan, lama bekerja karyawan, gaji yang diterima,
serta kontribusi didalam perusahaan, dan kemampuan khusus yang
dimiliki karyawan. Melalui data ini, perusahaan akan dengan lebih mudah
mengenal dan menilai karyawan yang ada.. Digunakan untuk lebih
mengenal dan bisa untuk menilai karyawan yang ada. Data ini juga
berguna sebagai media pendukung didalam penempatan yang dilakukan
terhadap karyawan didalam perusahaan. Dengan data yang akurat,
kontribusi maksimal dari karyawan dapat dimanfaatkan dengan baik
didalam perusahaan.
5. Produk perusahaan.
Data dan informasi perusahaan yang berisikan nama produk, kualitas
produk, jenis,kegunaan. Digunakan untuk keperluan pemeliharaan,
penjualan. Bentuknya tertulis, tersimpan dalam list penjualan perusahaan
dan dibagikan ke bagian sales perusahaan.
Dengan data yang akurat akan membantu perusahaan mengelola
produknya sehingga layak untuk dijual. Produk perusahaan dibagi
berdasarkan jenisnya.
3.5.1.2 Tacit Knowledge
Masukan dari para karyawan berupa ide, saran & kritik serta
keluhan akan proses kerja yang mereka alami atau apapun yang
berkaitan dengan divisi marketing maupun divisi lain yang terdapat
80 dalam perusahaan dapat muncul kapan saja. Jika setiap aspirasi dan
inspirasi (ide,saran,kritik) ini dapatditampung dan diproses, pasti akan
bermanfaat bagi perusahaan dan meningkatkan value terhadap
perusahaan.
3.5.2 Functional
3.5.2.1 Explicit Knowledge
1. Dokumentasi rapat
Notulen rapat merupakan hasil dari rapat yang sudah
dilaksanakan berisi tentang hasil keputusan, waktu rapat, tujuan
rapat, peserta rapat, penyelesaiannya, penjelasan, dan data
pendukung jika ada. Bentuknya tertulis diselembar kertas dan
diketik oleh sekretaris. Setelah diketik akan dibagikan ke peserta
meeting dan kemudian akan disimpan dibagiannya masingmasing.
Notulen rapat digunakan untuk mengetahui permasalahan
yang sudah dirapatkan dan hasil untuk memperbaiki masalahnya.
Juga dapat digunakan sebagai dasar pengerjaan sesuatu oleh
karyawan.
2. Dokumentasi event.
Perusahaan sering mengadakan event-event di banyak tempat.
Dokumentasi sudah dilakukan untuk setiap proyek baik yang berhasil
maupun yang gagal. Pada umumnya semua berhasil hanya saja
belum tentu hasilnya maksimal. Dokumentasi berbentuk laporan
kertas kerja, tersimpan dibagian sales, juga tersimpan di memory
81 karyawan. Dokumentasi event dapat digunakan untuk penelusuran
kembali,
pembelajaran
kembali,
mengulas
kegagalan
dan
keberhasilan, juga digunakan untuk penilaian sumber daya manusia
yang menjalankannya.
3. Pelatihan dan Seminar.
Karyawan yang mengikuti pelatihan dan seminar yang diadakan
perusahaan memiliki knowledge baru yang hanya dimiliki olehnya
dan dapat bermanfaat bagi perusahaan.Knowledge akan pelatihan
dan seminar-seminar tersebut tersimpan dalam memory masingmasing peserta pelatihan. Bentuknya explicit knowledge. Kegunaan
knowledge ini berbeda-beda sesuai dengan area pelatihannya dan
seminarnya.
3.5.2.2 Tacit Knowledge
1. Langkah-langkah kerja
Langkah-langkah penyelesaian suatu proyek yang dilakukan oleh
tim yang menangani proyek tidak terdokumentasi. Langkah-langkah
kerja dimaksudkan sebagai pencatatan langkah-langkah didalam
meenyelesaikan proyek dari awal hingga akhir. Tujuan disimpan
knowledge ini agar bila terjadi suatu permasalahan yang pernah
terjadi sebelumnya dapat diselesaikan dengan melihat dokumentasi
sebelumnya.
82 3.5.3 Behavioral
1. Hasil training
Behavioral knowledge pada PT.Keong Nusantara Abadi yang
sering dilakukan adalah training-training yang bertujuan untuk
meningkatkan knowledge dari para karyawan. Dengan adanya
pendokumentasian hasil training dari para karyawan inilah, maka para
karyawan lain pun dapat mengetahui informasi itu juga tanpa
mengikuti training-training yang sejenis.
2. Reward kepada sales over target
PT. Keong Nusantara Abadi memberikan Reward kepada
sales over target sebagai sebuah penghargaan berupa cendramata
kepada sales-sales yang berprestasi yang telah melampaui target
penjualan mereka. Selain cendramata yang diberikan, foto dari sales
tersebut juga dipajang dalam kantor PT.Keong Nusantara Abadi. Hal
ini dilakukan agar memacu setiap sales lain untuk terus berprestasi
dalam pekerjaan mereka dan mendapatkan reward tersebut.
3. Gathering Karyawan
Gathering Karyawan merupakan salah satu event yang sering
diadakan perusahaan untuk para karyawan PT.Keong Nusantara
Abadi. Gathering ini merupakan sebagai wujud ucapan terima kasih
(penghargaan) yang diharapkan dapat meningkatkan semangat para
karyawan karena telah tercapainya penjualan yang ingin dicapai dan
juga bertujuan untuk refreshing pikiran para karyawan dan juga saling
membuat satu karyawan dan karyawan lain semakin akrab dalam
berkomunikasi.
83 3.6 Permasalahan yang dihadapi
Adapun permasalahan yang berkaitan dengan knowledge yang sedang
dihadapi oleh PT.Keong Nusantara Abadi antara lain:
1. Terjadi hambatan di dalam usaha untuk meningkatkan kinerja perusahaan
karena kurangnya kesadaran akan pentingnya knowledge untuk
membangun setiap individu di dalam perusahaan.
2. Terjadi kehilangan knowledge setiap kali karyawan meninggalkan
perusahaan
dan
hal
itu
menjadi
salah
satu
faktor
sulitnya
pendokumentasikan knowledge dengan baik.
3. Terjadinya pengulangan kesalahan pada saat menanggapi suatu situasi
yang sulit, karena tidak adanya proses pendokumentasian masalah yang
up to date beserta solusi yang tepat, sehingga menyebabkan perusahaan
kehilangan waktu, tenaga, dan biaya yang seharusnya tidak perlu
dikeluarkan lagi.
4. Belum adanya fasilitas untuk saling sharing dan berdiskusi tentang segala
sesuatu yang berkaitan dengan knowledge.
3.7 Urutan Pemecahan masalah
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan terhadap permasalahan yang
sedang
dihadapi PT.Keong Nusantara Abadi, maka saya mengusulkan alternatif
pemecahan masalah berupa aplikasi knowledge management system yang dapat
memfasilitasi aliran knowledge dalam perusahaan. Aplikasi knowledge
management system yang dibuat berfokus pada functional, behavioural dan
84 structural knowledge. Aplikasi knowledge management system yang saya
usulkan adalah sebagai berikut:
1. Sistem yang menyediakan fasilitas untuk pertukaran knowledge dan
media komunikasi antar karyawan divisi HRD.
2. Menyediakan fasilitas untuk memberitahukan informasi mengenai berita
dan peristiwa-peristiwa yang terjadi di lingkungan perusahaan khususnya
bagian HRD.
3. Sistem yang terintegrasi secara intranet dalam perusahaan, sehingga dapat
diakses oleh orang yang memiliki kewenangan dan hak untuk melihat
infromasi tersebut.
4. Sistem yang menyediakan fasilitas untuk mendokumentasikan laporan
kerja, notulen rapat, dan tugas-tugas karyawan sehingga dapat
meningkatkan
perusahaan.
kinerja
karyawan yang
berdampak
pada
kualitas