1. Prosiding - Jimmy

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING SUBSISTEM PENJUALAN DAN PRODUKSI DENGAN
OTOMATISASI PEMBUATAN WORK ORDER PADA PT. X, SIDOARJO
Jimmy
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Surabaya
Gedung TC, Lantai 2, Raya Kalirungkut, Surabaya 60293
e-mail : [email protected] , [email protected]
ABSTRAK
PT. X merupakan perusahaan yang bergerak di bidang percetakan. PT. X
melakukan produksi produk berdasarkan konfigurasi yang dipesan oleh pelanggan.
Bagian produksi akan membuat work order untuk memproduksi setiap produk yang
dipesan pelanggan. Work order menyimpan informasi tentang jenis bahan baku, jumlah
bahan baku, jenis proses dan lama waktu proses yang dibutuhkan untuk memproduksi
produk sesuai dengan konfigurasi pelanggan. Proses pembuatan work order dimulai
dengan pendataan konfigurasi produk yang diminta pelanggan oleh bagian penjualan.
Bagian produksi kemudian akan membuat work order yang dibutuhkan untuk
memproduksi produk sesuai konfigurasi produk yang diminta pelanggan.
Pembuatan work order secara manual memiliki kelemahan dalam hal kecepatan.
Kelemahan tersebut muncul karena untuk membuat sebuah work order, bagian produksi
harus menghitung secara manual jumlah kebutuhan tiap bahan baku dan lama proses
untuk tiap proses untuk memproduksi produk. Permasalahan lain yang timbul adalah
adanya permintaan dari bagian penjualan tentang informasi biaya produksi produk
dengan cepat sebagai dasar penentuan harga jual produk.
Penelitian ini dilakukan untuk menghubungkan subsistem penjualan dan
subsistem produksi. Bagian penjualan akan memasukkan konfigurasi produk ke dalam
sistem, kemudian sistem akan secara otomatis menciptakan work order yang dibutuhkan
untuk memproduksi produk tersebut. Sistem penjualan dan produksi yang terhubung
telah dapat mempercepat proses pembuatan work order per hari, yang semula memakan
waktu sampai delapan jam menjadi kurang dari satu jam.
Kata kunci :
enterprise resource planning, penjualan, produksi, work order,
otomatisasi
ABSTRACT
PT. X is an enterprise that moves in a printing industry. PT.X produce their
products based on the product configuration demanded by the customer. The Production
department made a work order to produce each product ordered by the customer. Each
work order stores information about hour of processes and quantity of materials
required to produce the product. Sales person started the work order creation process by
gathering information about product configuration demanded by the customer. Then,
production department will create a work order to produce the product based on the
product configuration information gathered by the sales person.
Work order creation by manual had a problem in speed. That problem arose
because to create a work order, production department had to manually calculate hour of
each process and quantity of each material required to produce the product. Another
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
problem is to provide the production cost information as soon as possible, since that
information will be use by the marketing department to determine the product price.
This research is conducted to integrate the sales subsystem with the production
subsystem in order to create a better and faster communication between the marketing
department and the production department. First, marketing department will input the
product configuration into the system, then system will be able to automatically create
the work order required to produce the product. The integrated sales and production
subsystem had shorten time required to process work orders per day, from eight hours
per day down to less than an hour per day.
Keywords : enterprise resource planning, sales, production, work order, automation
PENDAHULUAN
Latar Belakang
PT. X merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang percetakan. Untuk
mencari dan memuaskan pelanggannya, PT. X menawarkan ketepatan hasil produk
yang sesuai dengan permintaan pelanggan, ketepatan waktu pengiriman produk dan
harga yang kompetitif. Berdasarkan tujuan tersebut, proses produksi produk yang terjadi
di PT. X dilakukan berdasarkan konfigurasi produk yang ditentukan oleh pelanggan
(made to order) dan PT. X menetapkan standard waktu pengiriman produk ke
pelanggan adalah 14 hari sesudah konfigurasi produk dan permintaan pembelian
diterima oleh perusahaan.
Sebelum penelitian ini dilakukan, sistem informasi penjualan dan sistem
informasi produksi yang dimiliki oleh PT. X merupakan sistem yang terpisah. Bagian
penjualan akan memasukkan data – data penjualan ke dalam sistem informasi penjualan
dan mencatat konfigurasi produk pada sebuah dokumen yang disebut sebagai Data
Form. Bagian penjualan kemudian akan menyerahkan data penjualan (kecuali harga
jual) dan data form ke bagian produksi. Proses serah terima data penjualan ini dilakukan
per hari. Setelah menerima data penjualan dan data form, bagian produksi akan
membuat sebuah work order untuk memproduksi produk yang dipesan pelanggan. Work
Order berisi data konfigurasi produk, jumlah permintaan produk, kebutuhan bahan baku
dan jenis proses yang diperlukan untuk memproduksi produk. Proses pembuatan work
order tersebut dilakukan oleh satu orang dan dapat menghabiskan waktu hingga 8 jam
untuk semua work order yang turun dalam satu hari. Sehingga lead time yang terjadi
dari penerimaan pesanan pelanggan sampai dengan terciptanya work order dapat
mencapai 2 hari kerja.
Sistem tersebut diatas memiliki kelemahan dalam hal kecepatan. Lead time dua
hari kerja dirasa terlalu lama karena work order masih merupakan awal proses produksi
produk. Lead time dua hari kerja tersebut juga merupakan standard yang tidak
memperhitung kendala seperti tidak masuknya personel produksi yang bertugas
membuat work order. Permasalahan lain yang timbul adalah adanya permintaan
informasi biaya produksi yang mendadak dan dibutuhkan dengan cepat oleh bagian
penjualan untuk menentukan harga jual produk. Pada sistem yang lama, bagian
penjualan akan meminta informasi biaya produksi tersebut ke bagian produksi. Bagian
produksi kemudian akan menghitung biaya produksi berdasarkan kebutuhan bahan baku
dan proses yang diperlukan untuk memproduksi produk yang diinginkan. Proses
ISBN : 979-99735-1-1
C-1-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
perhitungan biaya produksi hampir sama dengan proses pembuatan work order dan
membutuhkan waktu hingga 2 jam per produk.
Berdasarkan kelemahan yang ada pada sistem yang lama, perusahaan merasa
diperlukannya sebuah sistem baru yang dapat mempercepat proses pembuatan work
order dan perhitungan biaya produksi. Sistem yang baru diharapkan juga dapat
mengurangi ketergantungan terhadap personel tertentu untuk proses pembuatan work
order dan perhitungan bahan baku.
Rumusan Masalah
Bagaimana mempercepat proses pembuatan work order dan perhitungan biaya
produksi pada PT. X ?
Tujuan
Tujuan penelitian ini untuk membuat sistem yang proses pembuatan work order
dan penghitungan biaya produksinya lebih cepat dari sistem lama yang telah berjalan.
Sistem yang akan dibuat juga harus dapat mengurangi ketergantungan sistem terhadap
personel tertentu untuk dapat berjalan. Sistem yang dibuat tidak mencakup proses
penjadwalan produksi maupun proses produksi, melainkan mulai proses penerimaan
pesanan produk sampai dengan proses pembuatan work order.
Manfaat
Manfaat yang diperoleh dari pembuatan sistem penjualan dan sistem produksi yang baru
ini bagi PT. X antara lain sebagai berikut :
1.
2.
3.
Proses pembuatan work order lebih cepat sehingga proses produksi dapat dilakukan
dengan lebih cepat.
Biaya produksi suatu produk dapat diketahui dengan cepat, sehingga proses
penetapan harga produk dan negosiasi dengan pelanggan menjadi lebih lancar.
Mengurangi ketergantungan proses produksi dan perhitungan biaya produksi pada
personel tertentu.
METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian yang digunakan untuk membuat sistem baru pada PT. X
mangacu pada the traditional information system development cycle yang diilustrasikan
pada Gambar 1 (O’Brien, 1999).
Gambar 1. The traditional Information System Development Cycle
ISBN : 979-99735-1-1
C-1-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
Tahap Investigasi Sistem
Penelitian ini diadakan sebagai bagian dari proses implementasi enterprise
resource planning (ERP) yang dilakukan oleh PT. X. Penelitian ini mulai diadakan
ketika proses implementasi subsistem finansial sedang berjalan dan rencananya
subsistem penjualan dan produksi akan diimplementasikan setelah subsistem finansial
telah berjalan dengan stabil.
Perangkat lunak ERP yang dibeli oleh PT. X memiliki tiga buah pilihan
perlakuan produk yang dapat digunakan oleh PT. X, yaitu sebagai barang stok, sebagai
manufactured item, atau sebagai configured item.
Produk sebagai barang stok
Ketika produk diperlakukan sebagai barang stok, maka produk akan memiliki
sifat yang sama seperti barang yang dibeli dari pemasok. Sistem penjualan produk stok
sama sekali tidak terhubung dengan sistem produksi. Karena sistem penjualan tidak
terhubung dengan sistem produksi, maka penambahan dan pengurangan jumlah stok
produk juga tidak berhubungan dengan proses produksi.
Memperlakukan produk sebagai barang stok merupakan pilihan yang paling
mudah untuk diimplementasikan. Namun, pilihan ini memiliki sejumlah kelemahan
yang sangat merugikan, yang diakibatkan oleh tidak terhubungnya produk dengan
sistem produksi.
Produk sebagai manufactured item
Setiap produk yang diperlakukan sebagai Manufactured item dapat menyimpan
informasi tentang jenis dan jumlah bahan baku serta jenis dan lama proses yang
dibutuhkan untuk memproduksi produk tersebut. Sistem penjualan produk
manufactured item terhubung dengan sistem produksi. Ketika produk tercatat dalam
suatu transaksi penjualan, sistem secara otomatis akan menciptakan work order yang
dibutuhkan untuk memproduksi produk yang bersesuaian sesuai dengan jumlah
pesanan.
Untuk setiap jenis produk baru yang dipesan, harus dibuat data produk baru.
Selanjutnya, bagian produksi harus menentukan dan memasukkan secara manual jenis
bahan baku, jumlah bahan baku,jenis proses dan lama proses yang dibutuhkan untuk
memproduksi produk baru tersebut.
Produk sebagai configured item
Setiap produk yang diperlakukan sebagai configured item dapat menyimpan rumus –
rumus yang digunakan untuk menentukan dan menghitung jumlah kebutuhan bahan baku dan
proses produksi yang dibutuhkan untuk memproduksi produk tersebut. Sistem penjualan produk
configured item terhubung dengan sistem produksi. Bagian penjualan harus memasukkan
konfigurasi produk, sistem kemudian akan memproses data konfigurasi produk menggunakan
rumus – rumus yang telah didefinisikan sebelumnya untuk menentukan dan menghitung jumlah
kebutuhan bahan baku dan proses produksi yang dibutuhkan.
Proses implementasi produk sebagai configured item relatif lebih sulit dan lama
dibandingkan dengan sebagai stok atau manufactured item. Tidak semua jenis industri
cocok menggunakan configured item. Apabila proses penentuan dan penghitungan
kebutuhan bahan baku dan proses produksi untuk tiap produk banyak yang bervariasi
maka perusahaan tersebut tidak disarankan untuk memperlakukan produknya sebagai
ISBN : 979-99735-1-1
C-1-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
configured item. Karena untuk setiap jenis proses penentuan dan penghitungan
kebutuhan bahan baku dan proses produksi produk, harus dibuat sebuah configured item
beserta rumus – rumusnya.
Dari hasil investigasi sistem diatas, pilihan produk sebagai configured item
dirasa paling layak karena jenis proses penentuan dan penghitungan kebutuhan bahan
baku dan proses produksi produk PT. X tidak banyak (kurang dari 5). Pilihan produk
sebagai stok hanya dipakai ketika subsistem penjualan dan produksi belum berjalan
karena mudah untuk diimplementasikan namun memiliki banyak kelemahan. Pilihan
produk sebagai manufactured item dianggap kurang cocok untuk PT. X karena
mayoritas pesanan produknya merupakan pesanan produk baru.
Tahap Analisis Sistem
Setelah memutuskan untuk memperlakukan produk sebagai configured item,
selanjutnya akan dilakukan analisis sistem untuk meneliti kebutuhan dan keinginan
PT.X pada subsistem penjualan dan produksi. Proses analisis sistem terdiri dari tiga
studi yang mendetail, yaitu analisis organisasi, analisis sistem lama yang telah berjalan
dan analisis kebutuhan fungsional (O’Brien 1999).
Analisis organisasi digunakan untuk mempelajari struktur organisasi, peraturan
dan proses bisnis yang berjalan di PT.X. Setelah melakukan analisis organisasi,
diketahui beberapa informasi berikut :
 Tidak semua parameter yang digunakan untuk menentukan bahan baku dan jenis
proses produksi diketahui oleh bagian penjualan. Keberadaan bagian produksi
dalam membuat work order mutlak diperlukan.
 Sales order menjadi tanggung jawab bagian penjualan dan bagian produksi tidak
boleh melakukan perubahan terhadap data sales order kecuali data konfigurasi
produk yang berhubungan dengan teknis produksi.
 Setiap sales order yang dibuat harus mendapat persetujuan dari kabag penjualan.
 Work order menjadi tanggung jawab bagian produksi dan bagian penjualan tidak
boleh melakukan perubahan apapun terhadap data work order. Apabila terdapat
perubahan konfigurasi atau perubahan jumlah pesanan produk, maka bagian
penjualan wajib memberi memo tentang perubahan tersebut ke bagian produksi.
 Setiap hari bagian penjualan akan menyerahkan daftar pesanan produk yang
harus diproduksi ke bagian produksi. Bagian produksi akan membuat work order
sesuai dengan daftar pesanan produk tersebut.
Analisis sistem lama yang telah berjalan digunakan untuk mempelajari informasi –
informasi apa saja yang digunakan dalam sistem penjualan dan produksi. Analisis ini juga
mempelajari kapan, bagaimana dan siapa yang memperoleh dan memasukkan informasi tersebut
ke dalam sistem penjualan dan produksi.
Analisis kebutuhan fungsional dilakukan untuk mempelajari kebutuhan bagian
produksi dan bagian penjualan terhadap sistem baru yang akan dibuat. Setelah
melakukan analisis kebutuhan fungsional, diketahui beberapa kebutuhan yang harus ada
pada sistem baru sebagai berikut :
 Perhitungan jumlah bahan baku dan lama proses produksi harus dapat dihitung
secara otomatis.
 Sistem mendukung proses penyalinan konfigurasi produk.
 Penggunaan status pada sales order dan work order sebagai penanda perkembangan
proses penjualan dan produksi.
ISBN : 979-99735-1-1
C-1-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
Tahap Desain Sistem
Tahap desain dilakukan untuk menentukan desain sistem yang dapat memenuhi
semua kebutuhan yang telah diketahui pada tahap anailisis sistem. Tahap desain sistem
meliputi desain user interface, desain data dan desain proses (O’Brien 1999). Karena
PT. X membeli software ERP, maka user interface dan struktur data sudah tersedia.
Desain proses dilakukan untuk menentukan prosedur yang harus dilakukan oleh
pengguna sistem. Berdasarkan hasil analisis kebutuhan sistem, diagram proses
penjualan dan produksi dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Diagram Proses Penjualan dan Produksi
Pada tahap desain juga dilakukan proses desain data produk. Karena
memandang produk sebagai configured item, maka tidak dibutuhkan dan tidak
disarankan adanya banyak master data produk. Tiap produk yang memiliki cara
perhitungan jumlah kebutuhan bahan baku dan lama proses produksi yang sama dapat
menggunakan data produk yang sama dengan kode produk yang sama juga. Pembedaan
produk yang satu dengan yang lain hanya menggunakan nomor work order yang
diciptakan untuk memproduksi produk tersebut.
Tahap Implementasi Sistem
Tahap implementasi sistem dilakukan untuk merealisasikan desain yang telah
dibuat menjadi sistem yang siap pakai. Tahap implementasi terdiri pembuatan prototipe
sistem, uji coba prototipe dan penggatian sistem lama dengan sistem baru.
Prototipe perlu dibuat agar apabila terjadi kesalahan pembuatan sistem,
kesalahan tersebut tidak berdampak pada data perusahaan yang sebenarnya. Pada tahap
pembuatan prototipe, dilakukan pembuatan rumus – rumus perhitungan jumlah bahan
baku dan proses untuk setiap jenis perhitungan configured item yang ada. Pada tahap ini
ISBN : 979-99735-1-1
C-1-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
juga dilakukan proses pengaturan hubungan sistem penjualan dan produksi dengan
sistem akuntansi manufaktur yang telah berjalan. Tampilan untuk memasukkan data
konfigurasi produk dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Tampilan untuk Memasukkan Data Konfigurasi Produk
Proses uji coba dilakukan untuk memastikan prototipe berjalan dengan baik dan
benar serta dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Uji coba dilakukan dengan
menggunakan data transaksi perusahaan yang sebenarnya. Hal – hal yang harus dapat
dibuktikan benar dalam uji coba adalah sebagai berikut :
 Pembatasan hak akses terhadap tiap bagian pengguna
 Prosedur persetujuan sales order
 Perubahan status sales order dan work order
 Jenis dan jumlah kebutuhan material yang tercantum di work order
 Jenis dan lama proses produksi yang tercantum di work order
 Pencatatan akuntansi manufaktur dan penjulan
 Stok bahan baku dan barang jadi
Setelah prototipe teruji dan terbukti dapat memenuhi semua kebutuhan dengan
baik dan benar, selanjutnya dilakukan proses implementasi sistem baru untuk
menggantikan sistem penjualan dan produksi yang baru. Proses pergantian sistem yang
dilakukan pada PT. X menggunakan pendekatan parallel. Pada pendekatan parallel
sistem lama tetap dijalankan secara bersama dengan sistem yang baru sampai sistem
yang baru benar – benar terbukti berjalan dengan baik dan benar.
Tahap Pemeliharaan Sistem
Tahap pemeliharaan sistem adalah proses yang dilakukan setelah sistem
berjalan. Tiga aktifitas utama yang dilakukan pada tahap pemeliharaan sistem adalah
pembetulan error, update sistem dan peningkatan kemampuan sistem (McLeod 2001).
Error paling banyak terjadi pada rumus perhitungan kebutuhan bahan baku dan
lama proses configured item yang telah dimasukkan. Kesalahan rumus tersebut sering
kali terlambat diketahui karena secara sistem tidak akan nampak error, sehingga
diperlukan kejelian dan kedisiplinan dari bagian produksi untuk mengawasi apakah
jumlah bahan baku dan lama proses yang dihasilkan benar.
Proses update sistem yang perlu dilakukan secara berkala adalah update data
harga bahan baku dan rate mesin. Kedua data tersebut perlu dilakukan agar perhitungan
biaya produksi dan pencatatan akuntansi manufaktur benar.
ISBN : 979-99735-1-1
C-1-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
Proses peningkatan kemampuan sistem meliputi penambahan atau perubahan
fasilitas dan laporan yang dibutuhkan oleh bagian penjualan dan produksi. Proses ini
berjalan secara terus menerus untuk memperbaiki efektifitas dan efisiensi kerja sistem.
HASIL
Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem penjualan dan sistem produksi
yang terintegrasi. Siklus penjualan dan produksi yang berjalan di PT. X menjadi sebuah
siklus yang sama dan tidak terpisahkan. Karena berada pada siklus sistem yang sama,
semua pengguna dituntut untuk menggunakan sistem dengan teliti dan disiplin.
Kesalahan atau keterlambatan dalam pemasukkan data akan menyebabkan kesalahan
dan keterlambatan pada keseluruhan sistem perusahaan.
Sistem penjualan dan produksi yang dihasilkan juga terintegrasi dengan sistem
akuntansi ERP. Semua jenis transaksi penjualan dan produksi yang melibatkan
perubahan data kekayaan dan kewajiban perusahaan (penerbitan invoice, pemakaian
bahan baku, pengiriman produk, dan lain – lain) akan secara otomatis tercatat pada
jurnal akuntansi yang terdapat di ERP.
KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, diambil beberapa kesimpulan
sebagai berikut :
 Sistem penjualan dan produksi yang terintegrasi mampu mempercepat waktu
yang dibutuhkan dari proses penerimaan pesanan sampai proses pembutan bahan
baku.
 Rumus perhitungan jumlah bahan baku dan lama waktu proses produksi yang
telah dimasukkan ke dalam sistem menyebabkan maka proses perhitungan
jumlah kebutuhan bahan baku dan lama waktu proses produksi menjadi lebih
cepat dan lebih mudah untuk digunakan oleh semua orang.
 Sistem penjualan dan produksi yang berada dalam suatu siklus sistem yang sama
dan yang terintegrasi dengan sistem akuntasi dapat meningkatkan efisiensi dan
efektifitas tenaga kerja apabila digunakan dengan baik dan benar. Sebaliknya
apabila terjadi kesalahan pada salah satu bagian siklus, maka perbaikan data
perlu dilakukan pada data penjualan, produksi dan akuntansi.
DAFTAR PUSTAKA
Alter, Scott W., 2000, User Interface Design : Tips and Techniques, Cambridge
University Press.
McLeod, Jr., Raymond dan Schell, George, 2001, Management Information Systems.
Eight Edition, Prentice Hall, New Jersey.
O’Brien, James A, 1999, Management Information Systems : Managing Information in
the Internetworked Enterprise, Fourth Edition, McGraw Hill.
ISBN : 979-99735-1-1
C-1-8