BAB II - Widyatama Repository

6
BAB II BAHAN RUJUKAN
BAB II
BAHAN RUJUKAN
2.1
Pengertian Manajemen
Dalam menjalankan operasionalnya perusahaan membutuhkan
suatu sistem yang memiliki kemampuan
untuk mendukung dan
mempersatukan berbagai tujuan ke dalam suatu tujuan bersama, yaitu
kemampuan yang dapat mengkoordinasikan setiap sub–sub sistem,
sehingga tercipta keterpaduan antara subsistem yang satu dengan
subsistem yang lain. Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya
mangatur atau mengelola atau mengurus.
Pengertian manajemen dapat lebih jelas diketahui dari beberapa
definisi yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya menurut Drs.
Pangestu Subagyo, M.B.A. (2000 : 1) mengemukakan bahwa :
“Manajemen adalah tindakan untuk mencapai tujuan yang dilakukan
dengan mengkoordinasi kegiatan orang lain melalui perencanaan,
organisasi, staffing, pengarahan dan pengendalian”.
Menurut Sofyan Assauri (2004:11) adalah sebagai berikut :
“Manajemen adalah suatu kegiatan atau usaha yang dilakukan untuk
mencapai tujuan dengan menggunakan atau mengkoordinasikan
kegiatan-kegiatan orang lain”.
Berdasarkan kedua definisi di atas dapat dijelaskan bahwa
manajemen merupakan suatu kegiatan perencanaan, pengorganisasian,
staffing, pengarahan, dan pengendalian dengan melalui kegiatan orang lain
untuk mencapai tujuan tertentu.
Kurnia Eka Munggaran/04.02.007/Manajemen D III/Univ. Widyatama
BAB II BAHAN RUJUKAN
2.2
7
Manajemen Operasional
Menurut Dr. Mahanan P. Tampubolon, MM. (2004 : 13),
menyatakan bahwa manajemen operasional dapat didefinisikan sebagai
berikut :
“Manajemen Operasional didefinisiakan sebagai manajemen proses
konversi, dengan membantu fasilitas seperti ; tanah, tenaga kerja,
modal dan manajemen masukan (inputs) yang diubah menjadi
keluaran yang diinginkan, berupa barang atau jasa /layanan”.
Dalam pengertian atau pendefinisian Manajemen Opersional diatas
mendefinisikan suatu proses dengan adanya input dalam suatu manajemen
menjadi output atau sesuatu yang dinginkan dan diharapkan.
2.3
Manajemen Proyek
Menurut Chase, Aquilano, Jakcobs (2001 : 58), yang telah
dipaparkan diatas mengenai manajemen proyek ini mengatakan bahwa :
“project management can be defined as planning, directing, and
controlling resaurces (people, equipment, material) to meet the
technical, cost and time constraints of the poject”.
Dari pengertian diatas dapatlah disimpulkan bahwa pengertian
manajemen proyek mempunyai fungsi mengalokasikan sumber – sumber
yang ada guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan serta melakukan
pengendalian dan koreksi terhadap penyimpangan – penyimpangan yang
muncul, sehingga proyek dapat diselesaikan tepat waktu sesuai rencana
yang telah ditetapkan.
Kurnia Eka Munggaran/04.02.007/Manajemen D III/Univ. Widyatama
8
BAB II BAHAN RUJUKAN
2.3.1
Ruang lingkup Manajemen Proyek
Didalam suatu Manajemen Proyek terdapat beberapa ruang
lingkup dalam manajemen proyek. Menurut Roger G.
Schroeder (tahun 2000 : 283), aktivitas manajemen proyek
terdiri dari :
a.
Planning (Perencanaan)
Perencanaan dalam menentukan keputusan yang
dibutuhkan dalam memulai suatu. perencanaan proyek
yaitu memilih dan menentukan langkah – langkah kegiatan
yang akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran.
Dalam penyelenggaraan perencanaan proyek, tahap dan
kegunaan
perencanaan
perencanaan
dasar
dapat
dan
dibedakan
perencanaan
menjadi
pengendalian.
Perencanaan dasar dimaksudkan untuk meletakkan dasar –
dasar
berpijak
dari
suatu
penyelenggaraan
proyek,
sedangkan perencanaan pengendalian merupakan kegiatan
menganalisis dan membandingkan hasil pelaksanaan..
Jadi perencanaan proyek yang lengkap akan meliputi :
1. Menentukan Sasaran Proyek
2. Menentukan Strategi pelaksanaan
3. Menentukan organisasi proyek dan pengisian tenega
kerja yang diperlukan dalam kurun waktu tertentu
untuk menentukan siapa yang akan melaksanakan
pekerjaan
4. Menjabarkan
lingkup
proyek
Struktur
Rincian
Pekerjaan (SRK) untuk menentukan pekerjaan apa
yang dikerjakan
5. Menyusun rangka jadwal pelaksanaan masing–masing
pekerjaan dan kaitannya satu dengan yang lain untuk
Kurnia Eka Munggaran/04.02.007/Manajemen D III/Univ. Widyatama
9
BAB II BAHAN RUJUKAN
menjawab,
kapan
pekerjaan
tersebut
akan
dilaksanakan
6. Membuat perencanaan keperluan dan pengeluaran
dana
Perencanaan yang tepat disusun secara sistematis
akan dapat berfungsi sebagai berikut:
1. Sarana
komunikasi
bagi
semua
pihak
penyelenggara proyek
2. Dasar pengaturan alokasi sumber daya
3. Alat
untuk
mendorong
perencanaan
dan
pelaksanaan melihat kedepan dan menyadari
pentingnya unsur waktu
b.
Mengorganisir
Dibuat
susunan
organiasasi
yang
memacu
terselenggaranya arus kegiatan horizontal maupun vertikal,
dengan tujuan dicapainya penggunaan sumber daya secara
optimal. Untuk ini dilakukan dengan susunan organisasi
matriks. Dalam kegiatan itu diperkenalkan pula Susunan
Rincian
Lingkup
Kerja
yang
“mempertemukan”
pelaksanaan dengan paket yang hendak dikerjakan.
c.
Memimpin
Pimpinan tunggal dari kelompok dan bagian dari
organisasi yang diberi tugas khusus (proyek) memimpin
tim dalam bentuk koordinasi dan integritasi yang arus
kerjanya vertikal dan horizontal menyilang lini/struktur
yang telah ada sebelumnya.
Pada umumnya digunakan gaya kepemimpinan
yang mengarah pada partisipasi meskipun dalam beberapa
situasi digunakan gaya orientasi terhadap tugas pada suatu
Kurnia Eka Munggaran/04.02.007/Manajemen D III/Univ. Widyatama
10
BAB II BAHAN RUJUKAN
proyek. Untuk melengkapi atau menambah otoritas resmi
Pimpro yang umumnya dianggap kurang dibandingkan
dengan tanggung jawabnya, maka harus dikembangkan
expert power dan referent power.
d.
Controlling (Pengendalian)
Pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk
standar
yang
rancangan
sesuai
suatu
dengan
sistem
sasaran
informasi,
perencanaan,
membandingkan
pelaksanaan dan standar, menganalisis kemungkinan
adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar,
kemungkinan mengambil tindakan pembetulan yang
diperlukan agar semua sumber daya yang digunakan
secara efektif dan efisien dalam mencapai sasaran.
2.3.2
Pengertian Proyek
Menurut M. Syamsul Ma’arif dan Hendri Tanjung
(2003 : 465), mengemukakan sebagai berikut :
“Proyek adalah suatu kegiatan jangka pendek yang harus
diselesaikan yang terdiri dari beberapa tim dimana
perencanaan proyek bersifat cepat dan pengendalian proyek
bersifat intensif”.
Oleh Dr. Mahanan P. Tampubolon, MM. (2004 : 233)
proyek dapat didefinisikan, sebagai berikut :
“Proyek dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian
kegiatan yang halnya terjadi sekali, dimana pelaksanaannya
sejak awal sampai akhir dibatasi oleh kurun waktu
tertentu”.
Kurnia Eka Munggaran/04.02.007/Manajemen D III/Univ. Widyatama
11
BAB II BAHAN RUJUKAN
Kompleksitas Proyek
Kompleksitas suatu proyek tergantung pada hal – hal berikut :
a.
Jumlah macam – macam kegiatan didalam proyek
b.
Macam–macam dan jumlah hubungan antar kelompok
(organisasi) didalam proyek
c.
Macam–macam dan jumlah hubungan antar kegiatan
(organisasi) didalam proyek dengan pihak luar.
Kompleksitas tidak tergantung dari besar atau kecilnya ukuran
suatu proyek. Proyek kecil bisa saja bersifat lebih kompleks dari
pada proyek dengan ukuran yang besar.
2.3.3
Macam–macam Proyek
Dilihat dari komponen kegiatan utama maka macam
proyek dapat dikelompokan menjadi :
a.
Proyek Engineering – Konstruksi
Komponen kegiatan utama dalam proyek jenis ini terdiri
dari pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan,
dan konstruksi. Proyek macam ini dapat dicontoh kan
sebagai
berikut,
jembatan,
misalnya
pelabuhan,
pembangunan
jalan
raya,
gedung,
fasilitas
industri,pembangunan gedung sekolah atau sarana sosial
dan lain-lain.
b.
Proyek Engineering – Manufaktur
Proyek ini dimaksudkan untuk menghasilkan produk baru.
Jadi, produk tersebut adalah hasil dari usaha kegiatan
proyek atau dengan kata lain proyek manufaktur
merupakan proses untuk menghasilkan produk baru.
Kegiatan utama meliputi engineering, pengembangan
produk (product development), pengadaan, manufaktur,
Kurnia Eka Munggaran/04.02.007/Manajemen D III/Univ. Widyatama
12
BAB II BAHAN RUJUKAN
perakitan, uji coba fungsi dan operasi produk yang
dihasilkan.
Contoh untuk proyek ini adalah ketel uap, generator
listrik, mesin pabrik, kendaraan roda empat, kendaraan
roda dua dan lain sebagainya.
Bila kegiatan manufaktur dilakukan berulang–ulang, rutin,
dan menghasilkan produk yang sama dengan terdahulu,
maka kegiatan ini tidak lagi diklasifikasikan sebagai
proyek.
c.
Proyek Penelitian dan Pengembangan
Proyek
ini
bertujuan
melakukan
penelitian
dan
pengembangan dalam rangka menghasilkan suatu produk
tertentu. Dalam mengejar hasil akhir, proyek ini seringkali
menempuh proses yang berubah–ubah demikian pula
dengan ruang lingkup kerjanya. Agar tidak melebihi
anggaran atau jadwal secara substansial maka perlu
diberikan batasan yang jelas perihal masalah tersebut.
d.
Proyek Pelayanan Manajemen
Banyak perusahaan yang menggunakan atau memerlukan
proyek semacam ini, diantaranya :
1.
Merancang Sistem Informasi Manajemen, meliputi
perangkat lunak maupun perangkat keras
2.
Merancang program efisiensi dan penghematan
3.
Diversifikasi, penggabungan dan pengabil alihan
4.
Proyek tersebut tidak membuahkan hasil dalam
bentuk fisik, tetapi laporan akhir.
Kurnia Eka Munggaran/04.02.007/Manajemen D III/Univ. Widyatama
13
BAB II BAHAN RUJUKAN
e.
Proyek Kapital
Berbagai badan usaha atau pemerintahan memiliki kriteria
proyek tertentu untuk proyek kapital. Hal ini berkaitan
dengan penggunaan dana kapital untuk investasi. Proyek
Kapital umumnya meliputi pembebasan tanah, penyiapan
lahan, pembelian material dan peralatan (mesin–mesin),
manufaktur
dan
konstruksi
pembangunan
fasilitas
produksi.
2.3.4
Sifat Proyek dan Ciri–ciri Khusus Proyek
Menurut Ir. Mahendra Sultan Syah M. (2003 : 12),
dalam suatu proyek terdapat sifat proyek sebagai berikut :
1.
Suatu proyek biasanya bersifat, antara lain :
a.
Ciri khasnya menonjol
b.
Siklus kehidupannya khas
c.
Peranan Manajer Proyek dominan
d.
Adanya
upaya
pendekatan
sistematis
yang
menguntungkan atau yang positif.
Setiap pelaksanaan proyek biasanya telah memiliki
tujuan dan pekerjaan yang jelas, seperti tertulis pada papan
nama proyek yang bersangkutan, dan semuanya secara langsung
telah menunjukkan ciri khas proyeknya tersebut.
Setiap proyek mempunyai ciri khas yang menonjol
dalam proyeknya, karena ada pada setiap tujuan, bentuk dan
proses. Dengan begitu, wujud fisik yang monumental itu sangat
mudah untuk diamati oleh setiap orang.
Karena setiap pelaksanaan proyek berbeda dan tim yang
menangani suatu proyek tidak pernah sama, maka setiap proyek
mempunyai suasana pelaksanaan keseharian atau “siklus
kehidupan” yang khas.
Kurnia Eka Munggaran/04.02.007/Manajemen D III/Univ. Widyatama
14
BAB II BAHAN RUJUKAN
Jelas dan bisa kita mengerti bahwa setiap tempat atau
lokasi suatu proyek mempunyai nuansa sosial dan budaya yang
berbeda. Suatu proyek itu dapat dikatakan mempunyai siklus
kehidupan, sebab sebagai suatu kegiatan proyek mempunyai
tujuan yang dinamis..
Hal itu adalah karena kedinamisan suatu proyek itu sangat
dipengaruhi oleh aktivitas manusia yang terlibat didalamnya.
Maka agar tujuan proyek tercapai sesuai rencana, manajer
proyek, sebagai pengelola dan dinamisator, harus bisa memberi
pengaruh positf kepada anggota organisasi proyek tersebut.
2.3.5
Ciri–ciri Khusus Proyek
Menurut Ir. Mahendra Sultan Syah M. (2003 : 14),
mengungkapkan bahwa dalam proyek mempunyai
ciri–ciri
khusus, sebagai berikut :
1. Mempunyai tujuan spesifik
2. Hasil akhirnya bisa diserahkan
3. Menggunakan banyak jenis sumber daya
4. Unik
5. Merupakan sarana dan wahana pembaharuan
6. Dibatasi oleh suatu nilai tertentu yang jelas atas biaya, mutu
dan waktunya.
Memahami sifat dan ciri khusus proyek seperti diatas
merupakan pelajaran dan modal yang berharga bagi kita yang
melibatkan diri dalam proses perwujudan proyek. Sebab, kedua
hal itu akan menjadi bahan masukan dan pertimbangan dalam
pengambilan keputusan untuk tindakan manajemen dan
administrasi oleh masing– masing tingkatan manajemen proyek
atau kontraktor yang bersangkutan.
Kurnia Eka Munggaran/04.02.007/Manajemen D III/Univ. Widyatama
BAB II BAHAN RUJUKAN
2.4
15
Network Planning
Network Planning adalah suatu model yang digunakan dalam
penyelenggaraan proyek yang didalamnya terdiri dari informasi tentang
kegiatan–kegiatan dalam network diagram proyek yang bersangkutan.
Informasi tersebut mengenai sumber daya yang digunakan oleh kegiatan
yang bersangkutan tentang jadwal pelaksanaannya.
2.4.1 Manfaat Network Planning
Kegunaan network planning terhadap suatu proyek antara lain :
1. Menyusun urutan kegiatan proyek yang memiliki sejumlah
besar komponen dengan hubungan ketergantungan yang
kompleks
2. Membuat perkiraan jadwal proyek yang paling ekonomis
3. Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan sumber daya
4. Mengetahui kegiatan–kegiatan yang bersifat kritis
2.4.2 Penyusunan Diagram Network
Diagram network adalah visualisasi proyek berdasarkan
network planning. Bentuk diagram network berupa jaringan kerja
yang berisi berupa lintasan– lintasan kegiatan dan urutan–urutan
peristiwa yang ada dalam penyelenggaraan proyek.
Dalam menyusun diagram network digunakan beberapa
metoda diantaranya adalah metoda CPM (Critical Path Method).
Metoda ini pertama kali dikembangkan oleh DuPont pada tahun
1957 untuk menjawab tantangan akan sebuah perusahaan kimia
yang akan bangkrut. Dengan kompleksitas proses, mereka
mengembangkan CPM (Critical Path Method) untuk mengelola
proyek tersebut.
Kurnia Eka Munggaran/04.02.007/Manajemen D III/Univ. Widyatama
16
BAB II BAHAN RUJUKAN
CPM memberikan beberapa manfaat sebagai berikut :
1. Memberikan suatu pandangan gafik yang menyangkut proyek
2. Memprediksi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
suatu proyek.
3. Menunjukkan aktivitas mana yang kritis dan mana yang
longgar.
Langkah dalam menyusun rencana proyek menggunakan CPM :
1. Menentukan aktivitas individu
Dari rincian struktur kerja, keseluruhan aktivitas dapat disusun dalam
suatu proyek. Susunan tersebut dapat digunakan sebagai dasar untuk
menambahkan serangkaian aktivitas dan informasi lamanya waktu
untuk langkah selanjutnya.
2. Menentukan urutan masing-masing aktivitas
Sebagian aktivitas bergantung pada selesainya kegiatan yang lain.
Kegiatan pendahulu sangat berguna untuk menggambarkan diagram
CPM.
3. Gambar diagram jaringan
Setelah aktivitas dan urutannya ditentukan, maka diagram CPM dapat
digambar. Pada dasarnya jaringan dapat digambarkan dengan
menggunakan dua metode yaitu :
a. Activity On Node (AON)
1) Masing-masing aktivitas digambarkan dengan lingkaran dalam
suatu jaringan.
2) Penghubung
satu
aktivitas
dengan
aktivitas
lainnya
menggunakan tanda panah.
3) Kecil kemungkinannya terjadi kesalahan pada AON karena
AON tidak membutuhkan dummy atau arcs.
Kurnia Eka Munggaran/04.02.007/Manajemen D III/Univ. Widyatama
17
BAB II BAHAN RUJUKAN
Berikut adalah contoh gambar dari CPM dengan menggunakan Activity
On Nodes (AON) :
Sumber : http://www.netmba.com/operations/project/cpm/
(gambar 1)
CPM menggunakan metode AON (Activity On Node)
Keterangan gambar:
A, B, C, D, E, F, G, H
=
aktivitas
t
=
waktu
yang
dibutuhkan
menyelesaikan satu aktivitas.
ES
=
Earliest Start
EF
=
Earliest Finish
LS
=
Latest Start
LF
=
Latest Finish
Kurnia Eka Munggaran/04.02.007/Manajemen D III/Univ. Widyatama
untuk
18
BAB II BAHAN RUJUKAN
b. Activity On Arrows (AOA)
1) Masing-masing aktivitas digambarkan dengan anak panah pada
suatu jaringan.
2) Lingkaran pada AOA merupakan simbol dari kejadian atau
peristiwa.
3) Dummy
hubungan
merupakan anak panah yang hanya menjelaskan
ketergantungan
antara
dua
kegiatan,
tidak
membutuhkan sumber daya dan tidak membutuhkan waktu.
Berikut adalah contoh gambar dari CPM dengan menggunakan Activity
On Arrows (AOA) :
Sumber : http://hspm.sph.sc.edu/Courses/J716/CPM/Pathfind.html
(gambar 2)
CPM menggunakan metode AON (Activity On Arrows)
Keterangan gambar:
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J
=
aktivitas
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
=
Kejadian (Event)
Kurnia Eka Munggaran/04.02.007/Manajemen D III/Univ. Widyatama
19
BAB II BAHAN RUJUKAN
4. Estimasi waktu yang dibutuhkan untuk tiap-tiap aktivitas
Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap aktivitas dapat
diperkirakan berdasarkan pengalaman-pengalaman terdahulu atau
pengetahuan si perencana. CPM ditentukan oleh model yang tidak
mempertimbangkan variasi angka dalam waktu penyelesaian, jadi
hanya satu angka yang digunakan untuk estimasi waktu aktivitas.
]
5. Identifikasi jalur kritis
Jalur kritis adalah jalur yang tidak memiliki kelonggaran waktu dalam
jaringan. Ciri utama dari jalur kritis adalah bahwa setiap pengerjaan
aktivitasnya tidak dapat ditunda, karena akan mempengaruhi durasi
waktu penyelesaian proyek. Oleh karena itu, jalur kritis merupakan
aspek yang penting dalam perencanaan proyek. Waktu yang dapat
didiketahui dari analisis jaringan adalah sebagai berikut :
a. ES (Earliest Start) adalah waktu paling awal pada dimana aktivitas
dapat
dikerjakan, dengan mengasumsikan semua kegiatan
pendahulu telah selesai. (ES = EF aktivitas kegiatan pendahulu).
b. EF (Earliest Finish) adalah waktu tercepat suatu aktivitas yang
dapat diselesaikan. (EF = ES + t)
c. LS (Latest Start) adalah waktu paling lambat untuk melaksanakan
suatu aktivitas sehingga tidak menunda waktu penyelesaian proyek
secara keseluruhan. (LS = LF – t).
d. LF
(Latest
Finish)
adalah
waktu
paling
lambat
untuk
menyelesaikan aktivitas agar tidak menunda waktu penyelesaian
proyek secara keseluruhan. (LF = LS + t).
Slack time (kelonggaran waktu) untuk setiap aktivitas adalah waktu
diantara ES (Earliest Start) dan LS (Latest Start). Slack time
(kelonggaran waktu) adalah jumlah selisih waktu dari LS (Latest Start)
dikurangi ES (Earliest Start) atau EF (Earliest Finish) dikurangi LF
(Latest Finish).
Kurnia Eka Munggaran/04.02.007/Manajemen D III/Univ. Widyatama
BAB II BAHAN RUJUKAN
20
6. Memperbaharui diagram CPM sebagai kemajuan proyek
Sebagai kemajuan proyek, permasalahan actual mengenai waktu
penyelesaian akan diketahui dan diagram jaringan dapat diperbaharui
sebagai informasi. Jalur kritis yang baru dapat diketahui, dan
perubahan struktur dapat dibuat dalam jaringan apabila dibutuhkan
perubahan dalam proyek.
Kurnia Eka Munggaran/04.02.007/Manajemen D III/Univ. Widyatama