Untitled

PT SOCFIN INDONESIA
(SOCFINDO)
SISTEM MANAJEMEN SOCFINDO
PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN SOSIAL
No. Dokumen
: SOC /PSM/9.02
Edisi : 01
Revisi : 01
Tanggal
: 01 Oktober 2010
Halaman
: 1 dari 7
Daftar Isi

Halaman Muka

Daftar Isi

Riwayat Perubahan Dokumen

Prosedur
1. Tujuan
2. Ruang Lingkup
3. Referensi
4. Definisi
5. Uraian Prosedur
6. Lampiran
7. Dokumen Terkait
Prosedur Sistem Manajemen Socfindo
PT SOCFIN INDONESIA
(SOCFINDO)
SISTEM MANAJEMEN SOCFINDO
PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN SOSIAL
No. Dokumen
: SOC /PSM/9.02
Edisi : 01
Revisi : 01
Tanggal
: 01 Oktober 2010
Halaman
: 2 dari 7
Riwayat Perubahan Dokumen
No
.
1
No. Dok.
SOC/PS
M/9.02
Nama
Dokumen
No.
Edisi
No.
Revisi
Prosedur
Penangana
n Keluhan
01
02
Prosedur Sistem Manajemen Socfindo
Tgl
Revisi
01/10/
2010
Uraian Perubahan
Penambahan kalimat “
seperti
pelecehan
seksual,diskriminasi “ di
point 5.2.1.1
PT SOCFIN INDONESIA
(SOCFINDO)
SISTEM MANAJEMEN SOCFINDO
PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN SOSIAL
No. Dokumen
: SOC /PSM/9.02
Edisi : 01
Revisi : 01
Tanggal
: 01 Oktober 2010
Halaman
: 3 dari 7
1.
TUJUAN
Merespon dan memastikan adanya tindak lanjut terhadap keluhan dan
ketidakpuasan terhadap keberadaan perusahaan di masyarakat.
2.
RUANG LINGKUP
Keluhan dan ketidakpuasan yang termasuk dalam prosedur ini adalah:







Ketidakpuasan yang dialami oleh pihak internal (karyawan) dan eksternal
Perlakuan yang diskriminatif
Pelecehan seksual dan tindak kekerasan
Pelanggaran hak-hak reproduksi bagi pekerja perempuan
Penetapan harga TBS
Penetapan kompensasi harga tanah
Keluhan lain dari dampak sosial perusahaan yang diderita oleh
stakeholder
3.
3.1.
REFERENSI
Prosedur Komunikasi Sosial (SOC/PSM/9.01)
3.2.
Perjanjian kerja bersama perusahaan perkebunan Sumatera (BKSPPS)
3.3.
RSPO P&C
4.
4.1.
DEFENISI
Stakeholder : para pihak yang berkepentingan atau terkena dampak dari
kegiatan perusahaan (lampiran daftar stakeholder)
4.2.
Komite jender adalah tim yang dibentuk oleh perusahaan yang mewakili
unsur pekerja dan perusahaan dengan komposisi anggota yang seimbang
antara laki-laki dan perempuan untuk menangani keluhan yang berkaitan
dengan diskriminasi, pelecehan seksual dan tindak kekerasan dan
pemenuhan hak-hak reproduksi
4.3.
Tim khusus adalah tim yang ditunjuk oleh perusahaan untuk menyelidiki dan
mengumpulkan informasi mengenai keluhan yang disampaikan stakeholder
serta menyusun rekomendasi kepada Direksi
Prosedur Sistem Manajemen Socfindo
PT SOCFIN INDONESIA
(SOCFINDO)
SISTEM MANAJEMEN SOCFINDO
PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN SOSIAL
No. Dokumen
: SOC /PSM/9.02
Edisi : 01
Revisi : 01
Tanggal
: 01 Oktober 2010
Halaman
: 4 dari 7
5.
URAIAN PROSEDUR
No
Kegiatan
Penanggung
Jawab
A. Keluhan dari Eksternal
5.1.
Stakeholder yang memiliki keluhan dapat
menyampaikan keluhannya secara tertulis
kepada perusahaan melalui KTU, Asisten,
Tekniker, Askep, ataupun Pengurus.
Stakeholder
5.2.
Pengurus
mempelajari
keluhan
yang
disampaikan stakeholder dan memberikan
petunjuk tindak lanjutnya kepada Tekniker,
Askep, Asisten, KTU atau staff lain sesuai
dengan jenis keluhannya.
Pengurus
5.3.
Keluhan yang sudah jelas permasalahannya
dan penyelesaiannya tidak memerlukan
sumberdaya yang besar dan masih dalam
kewenangan Pengurus, dapat langsung
ditindaklanjuti oleh Kebun.
Pengurus
5.4.
Keluhan yang memerlukan klarifikasi dan
komunikasi lebih lanjut dengan penyampai
keluhan akan dilakukan komunikasi dengan
penyampai keluhan tersebut sesuai dengan
Prosedur Komunikasi Sosial. Staff/personil
khusus akan ditunjuk untuk melakukan
komunikasi ini.
Staff/Personil yang ditunjuk akan melakukan
komunikasi kepada penyampai keluhan
untuk mendapatkan informasi yang lebih
lengkap
mengenai
keluhan
tersebut,
penyelesaian
yang
diinginkan
dan
sebagainya.
Pengurus/ask
ep/asisten/
Tekniker/KTU/
Stakeholder
Hasil komunikasi dengan penyampai keluhan
disampaikan
kepada
pengurus
untuk
didiskusikan tindak lanjutnya. Apabila tindak
lanjut tidak memerlukan sumberdaya yang
besar dan masih dalam kewenangan
Pengurus, dapat langsung ditindaklanjuti
oleh Kebun.
Personil
khusus
yang
ditunjuk
5.5.
5.6.
Prosedur Sistem Manajemen Socfindo
Personil
khusus
yang
ditunjuk
Dokumen
PT SOCFIN INDONESIA
(SOCFINDO)
SISTEM MANAJEMEN SOCFINDO
PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN SOSIAL
No. Dokumen
: SOC /PSM/9.02
Edisi : 01
Revisi : 01
Tanggal
: 01 Oktober 2010
Halaman
: 5 dari 7
No
Kegiatan
Penanggung
Jawab
Kebun/
Bhg
Umum
KBM
5.7.
Apabila untuk menindaklanjuti keluhan
tersebut memerlukan sumberdaya yang
besar dan memerlukan persetujuan dari
Medan,
maka
Pengurus
akan
menyampaikan keluhan ini secara tertulis ke
Medan termasuk hasil komunikasi yang
sudah dilakukan.
5.8.
Bhg Umum akan mempelajari keluhan yang
disampaikan oleh Kebun dan akan
memberikan
petunjuk/arahan
penyelesaiannya ke Kebun.
Bhg
Umum
5.9.
Kebun akan melakukan tindak lanjut sesuai
petunjuk dari Medan. Komunikasi dengan
penyampai keluhan mungkin diperlukan bila
petunjuk dari Medan belum sesuai dengan
hasil komunikasi sebelumnya.
Kebun
B. Keluhan dari Internal.
5.10.
Pekerja yang memiliki keluhan dapat
menyampaikan keluhannya melalui serikat
pekerja atau menyampaikan langsung
secara tertulis kepada KTU, Asisten,
Tekniker, Askep, ataupun Pengurus.
Pekerja
5.11.
Serikat pekerja akan mempelajari keluhan
tersebut dan melakukan mediasi antara
penyampai keluhan dengan perusahaan.
Serikat
Pekerja
5.12.
Pengurus
mempelajari
keluhan
yang
disampaikan
serikat
pekerja
dan
mendiskusikan secara internal dengan staff
lain.
Pengurus
5.13.
Pengurus dan staff terkait dan serikat
pekerja akan mengadakan pertemuan untuk
membahas masalah keluhan tersebut.
5.14.
Tindak lanjut atas keluhan tersebut
diputuskan bersama antara perusahaan dan
serikat pekerja.
Prosedur Sistem Manajemen Socfindo
Pengurus/
Serikat
pekerja
Dokumen
PT SOCFIN INDONESIA
(SOCFINDO)
SISTEM MANAJEMEN SOCFINDO
PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN SOSIAL
No. Dokumen
: SOC /PSM/9.02
Edisi : 01
Revisi : 01
Tanggal
: 01 Oktober 2010
Halaman
: 6 dari 7
No
Kegiatan
Penanggung
Jawab
Kebun
5.15.
Apabila untuk menindaklanjuti keluhan
tersebut
masih
dalam
kewenangan
Pengurus,
maka
dapat
ditindaklanjuti
langsung oleh Kebun.
5.16.
Tetapi apabila untuk menindaklanjuti keluhan
tersebut memerlukan sumberdaya yang
besar dan memerlukan persetujuan dari
Medan,
maka
Pengurus
akan
menyampaikan keluhan ini secara tertulis ke
Medan termasuk hasil komunikasi yang
sudah dilakukan. Langkah selanjutnya
sesuai dengan butir 5.8 dan 5.9.
Pengurus
5.17.
Hasil komunikasi dengan Medan akan
dikomunikasikan lagi dengan serikat pekerja
untuk disepakati bersama tindak lanjutnya.
Pengurus/
Serikat
Pekerja
Dokumen
C. Keluhan masalah Jender
5.18.
5.19.
5.20.
5.21.
5.22.
5.23.
Pekerja
perempuan/
komite
jender/pihak
Perusahaan
Komite Jender akan mempelajari keluhan Komite Jender
tersebut dan melakukan mediasi antara
penyampai keluhan dengan perusahaan.
Dalam melakukan mediasi Komite Jender
dapat melibatkan Serikat Pekerja.
Pekerja yang memiliki keluhan masalah
jender dapat menyampaikannya kepada
Komite Jender atau langsung ke Perusahaan
(Pengurus, Askep, Teknik, Asisten, KTU).
Untuk keluhan pelecehan seksual, Komite Komite Jender
Jender akan melakukan mediasi antara
pelaku dengan korban.
Hasil mediasi akan disampaikan oleh Komite Komite Jender
Jender ke Perusahaan.
Bersama
dengan
Komite
Jender,
perusahaan akan memutuskan tindak lanjut
yang akan dilakukan.
Apabila tindak lanjut yang dilakukan berupa
sanksi ketenagakerjaan maka serikat pekerja
harus dilibatkan.
Prosedur Sistem Manajemen Socfindo
Komite
Jender/ Pihak
Perusahaan
Komite
Jender/ SPSI
SOC/Form/9.
02-01
PT SOCFIN INDONESIA
(SOCFINDO)
SISTEM MANAJEMEN SOCFINDO
PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN SOSIAL
No. Dokumen
: SOC /PSM/9.02
Edisi : 01
Revisi : 01
Tanggal
: 01 Oktober 2010
Halaman
: 7 dari 7
No
Kegiatan
Penanggung
Jawab
5.24.
Keluhan diselesaikan dalam waktu yang
disepakati bersama.
Kebun/ Bhg
Umum
5.25.
Perusahaan tidak akan membuka identitas
penyampai keluhan apabila diminta.
Kebun/ Bhg
Umum
5.26.
Semua keluhan termasuk tindak lanjut dan
hasil tindak lanjut dari keluhan tersebut
dicatat dalam form Catatan Keluhan.
Direksi/ Bhg
Terkait
5.27.
Jika keluhan tidak dapat diselesaikan, maka
pihak perusahaan akan mencari mediator
pihak ketiga untuk menengahi penyelesaian
permasalahan tersebut.
Kebun/ Bhg
Terkait
5.28.
Apabila dengan cara mediasi tersebut belum
menyelesaikan masalah, maka keluhan ini
dapat dibawa ke mekanisme keluhan RSPO.
Kebun/ Bhg
Terkait
5.29.
Dalam menangani keluhan perusahaan
melindungi kerahasiaan pihak-pihak terkait
dan menjamin tidak terjadi balas dendam.
Kebun/ Bhg
Terkait
Dokumen
D. Lain-lain
6.
6.1.
6.2
7.
LAMPIRAN
SOC/Form /9.02-01
SOC/Form/4.07-01
DOKUMEN TERKAIT
Prosedur Sistem Manajemen Socfindo
Catatan Keluhan
Risalah Rapat
SOC/Form/9.
02-01