BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Suatu

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Suatu perusahaan memerlukan sumber daya manusia sebagai pelaksana kegiatan
operasionalnya yang merupakan penggerak dari perusahaan itu sendiri. Seringkali
semakin besar suatu perusahaan, maka akan semakin membutuhkan suatu cara untuk
mengatur sumber daya manusia yang ada, sehingga apabila tidak dilakukan dengan
benar, maka akan menyebabkan adanya ketidakteraturan terhadap informasi yang
dihasilkan berkaitan dengan sumber daya manusia.
M engatur karyawan adalah sulit dan rumit, untuk itulah perusahaan harus
memperhatikan pengaturan sumber daya manusia agar selaras antara kepentingan
perusahaan dengan kepentingan karyawan. Perusahaan juga mempunyai kewajiban
untuk memperhatikan kesejahteraan para karyawan yang sudah memberikan tenaga,
pikiran, dan waktu mereka untuk perusahaan dengan cara memberikan gaji, upah,
tunjangan, insentif yang layak dan tepat waktu. Hal ini bukan saja sering didapati pada
perusahaan dengan skala kecil, namun perusahaan skala besar juga seringkali
mengabaikan persoalan seperti ini. Seperti misalnya, didalam perusahaan yang sudah
menggunakan komputer didalam pelaksanaan kegiatan operasionalnya, seringkali
komputer digunakan hanya untuk hal- hal yang berhubungan dengan luar perusahaan,
seperti misalnya untuk melakukan pencatatan transaksi penjualan dan pembelian
perusahaan. Padahal dengan adanya seluruh komputer yang terhubung kedalam suatu
2
jaringan, maka proses pengaturan sumber daya manusia dapat memanfaatkan fasilitas
tersebut.
PT Istana Kebayoran Raya M otor merupakan perusahaan yang bergerak dalam
bidang penjualan mobil dan suku cadang serta jasa perbaikan untuk mobil – mobil
keluaran Honda yang membutuhkan sumber daya manusia yang handal guna
meningkatkan kegiatan operasional perusahaan secara efisien dan efektif. Jumlah
karyawan perusahaan ini ada 147 orang. Sistem sumber daya manusia yang berjalan
pada saat ini masih menggunakan sistem penyimpanan data karyawan yang lama, yang
hanya disimpan dalam bentuk file dalam program excel sehingga proses update data
karyawan dilakukan secara manual yaitu dengan membuka file tersebut. Selain itu,
sistem yang berjalan saat ini belum dapat menyajikan laporan- laporan yang lengkap dan
rinci kepada pihak manajemen sehingga menyulitkan pihak manajemen dalam
mengambil keputusan. Tidak hanya itu, proses penggajian dan pengupahan masih
menggunakan sistem manual sehingga menghadapi berbagai masalah antara lain :
pencatatan waktu hadir karyawan masih sering terjadi kecurangan ( titip absen ) yang
menyebabkan tidak akuratnya perhitungan insentif kehadiran untuk karyawan dan tidak
efisien dalam pembuatan rekap absensi, masalah human error dalam penghitungan gaji
dan upah karena harus dikaitkan dengan perhitungan lembur. M asalah akan menjadi
semakin besar jika jumlah karyawannya semakin banyak.
Oleh karena itulah perusahaan harus mempunyai standar penilaian tersendiri atas
pengaturan dan pengendalian kegiatan personalia. Selain itu,
perusahaan harus
mempunyai sistem penggajian dan pengupahan yang terkomputerisasi yang dapat
membantu perusahaan dalam memproses data gaji dan upah karyawan dengan cepat,
mudah dan akurat. Berdasarkan latar belakang diatas, maka dibuatlah skripsi dengan
3
topik sistem informasi sumber daya manusia dengan judul “Analisis dan Perancangan
Sistem Informasi Sumber Daya M anusia Berbasis Web Pada PT Istana Kebayoran Raya
M otor “. Sistem baru yang diusulkan ini berupa sistem informasi terkomputerisasi
berbasis web dalam jaringan intranet perusahaan. Dengan adanya sistem yang baru ini
diharapkan dapat membantu, memperbaiki, dan meningkatkan kegiatan operasional dan
manajemen perusahaan agar berjalan dengan cepat dan benar.
1.2 Ruang Lingkup
Ruang lingkup penelitian pada skripsi ini adalah menganalisis dan merancang
suatu sistem informasi sumber daya manusia. Penulis membatasi masalah – masalah
yang akan dibahas sebagai berikut :
1. Penelitian pada divisi sumber daya manusia PT Istana Kebayoran Raya Motor yang
meliputi:
•
Perekrutan, seleksi dan penerimaan karyawan baru
Sub-sistem perekrutan, seleksi dan penerimaan karyawan baru bertujuan
untuk
mendapatkan
orang-orang
yang
memiliki
kemampuan
untuk
melaksanakan tugas dengan baik.
•
Pelatihan karyawan
Sub-sistem pelatihan dirancang untuk meningkatkan keterampilan dalam
pekerjaan yang sekarang.
•
Penilaian kinerja karyawan
Sub-sistem penilaian kinerja sangat membantu perusahaan dalam
menentukan pelatihan dan pengembangan, promosi dan mutasi
4
•
Promosi, mutasi dan demosi
Pelaksanaan
perpindahan
jabatan
karyawan
bertujuan
untuk
menempatkan sumber daya manusia pada posisi yang tepat sehingga dapat
membantu meningkatkan produktivitas kerja yang lebih tinggi.
•
Pemutusan hubungan kerja
Sub-sistem pemberhentian hubungan kerja mencakup pemberhentian
hubungan kerja atas keinginan perusahaan dan atas keinginan karyawan itu
sendiri.
•
Penggajian dan pengupahan
M encakup pencatatan waktu hadir karyawan, penghitungan gaji dan
upah, tunjangan, insentif kehadiran, lembur, pembayaran gaji dan upah,
penghitungan bonus, pengalokasian service mobil, pembuatan daftar gaji dan
upah dan laporan absensi.
2. M enganalisis prosedur kerja sistem yang sedang berjalan pada divisi sumber daya
manusia PT Istana Kebayoran Raya M otor.
3. M embuat perancangan sistem informasi sumber daya manusia yang baru
1.3 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah :
1. M engetahui cara perekrutan, seleksi dan penerimaan, pelatihan, penilaian kerja,
promosi, mutasi dan demosi, pemutusan hubungan kerja, penggajian dan
pengupahan yang diterapkan dalam perusahaan.
5
2. M enganalisis sistem informasi sumber daya manusia yang sedang berjalan untuk
menemukan kelemahan dan kebutuhan terhadap informasi baru.
3. M erancang dan memperbaiki sistem informasi sumber daya manusia yang
sedang berjalan dengan merancang suatu sistem informasi sumber daya manusia
terkomputerisasi dengan menggunakan web perusahaan pada PT Istana
Kebayoran Raya M otor.
M anfaat yang dapat diambil dari penulisan skripsi ini adalah :
1. M embantu memudahkan pendataan dan pelaporan seluruh kegiatan sumber daya
manusia dari perekrutan, penyeleksian, penerimaan karyawan baru sesuai dengan
kebutuhan, pelatihan, penilaian kinerja, perpindahan jabatan ( mengetahui karyawan
yang berprestasi ), pemutusan hubungan kerja sehingga perusahaan dapat mengolah
sumber daya manusia secara optimal yang dapat meningkatkan efisiensi dan
efektifitas kerja perusahaan.
2. M embantu memudahkan penghitungan gaji dan upah secara terotomatisasi sehingga
memudahkan perusahaan membayar gaji, upah, insentif bagi karyawan.
3. M embantu pihak manajemen untuk mendapatkan informasi yang cepat, lengkap dan
akurat dalam pengambilan keputusan dan kebijakan- kebijakan mengenai
kepegawaian.
1.4. Metodologi Penelitian
M etode yang digunakan dalam penelitian ini meliputi :
1) M etode analisis
Analisis yang dilakukan melalui 2 (dua) tahap, antara lain :
6
ƒ
Penelitian kepustakaan
Dalam penulisan kepustakaan, akan dilakukan pencarian, pengumpulan
dan pembelajaran buku-buku, literatur-literatur dan bacaan-bacaan lain, sehingga
diperoleh teori-teori yang dapat mendukung evaluasi dan perancangan sistem ini.
ƒ
Penelitian lapangan
Dalam penelitian lapangan, peninjauan akan dilakukan secara langsung
ke perusahaan. Penelitian lapangan dilakukan dengan 3 (tiga) cara, yaitu :
1. Pengamatan
M eninjau dan mengamati langsung ke perusahaan mengenai hal-hal yang
diperlukan dalam pembuatan sistem.
2. Pengumpulan data
Data yang dibutuhkan untuk skripsi ini berupa struktur organisasi
perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab personel–personel dalam
perusahaan, kebijakan dan prosedur kegiatan personalia yang sedang
berjalan, dokumen-dokumen yang berhubungan dengan sumber daya
manusia lainnya.
3. Wawancara
M engajukan pertanyaan-pertanyaan kepada pihak perusahaan, sehingga
sistem yang akan dibuat menjadi lebih efektif dan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
2) M etode Perancangan
M etode perancangan yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah
menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design dengan pendekatan
M athiassen, yang terdiri dari :
7
a. Problem domain analysis, yang terdiri dari tiga kegiatan, antara lain:
•
Classes
•
Structure
•
Behaviour
b. Application domain analysis, yang terdiri dari tiga kegiatan, antara lain:
•
Usage
•
Function
•
Interface
c. Architecture Design, yang terdiri dari tiga kegiatan, antara lain:
•
Criteria
•
Component Architecture
•
Process Architecture
1.5 Sistematika Penulisan
Penulisan skripsi ini terdiri dari 5 ( lima) bab dimana masing-masing bab terbagi
menjadi beberapa subbab. Sistematikanya adalah sebagai berikut:
BAB 1
PENDAHULUAN
Pada bab ini dibahas mengenai latar belakang dari penulisan skripsi ini,
ruang lingkup yang membatasi penyusunan skripsi, tujuan dan manfaat
skripsi ini dibuat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan yang
menjelaskan isi dari tiap bab.
BAB 2
LANDAS AN TEORI
8
Pada bab ini akan diuraikan mengenai landasan teori yang digunakan
sebagai dasar untuk membahas permasalahan dalam penyusunan skripsi
ini antara lain teori yang mendukung dalam pemecahan masalah yang
berkaitan dengan Sistem Informasi Sumber Daya M anusia, dan teori
mengenai Object Oriented Analysis and Design.
BAB 3
ANALIS IS S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN
Pada bab ini akan diuraikan mengenai gambaran umum perusahaan,
berupa struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung
jawab, prosedur yang dijalankan dalam manajemen SDM dan identifikasi
masalah yang dihadapi perusahaan.
BAB 4
PERANCANGAN
S IS TEM
INFORMAS I
S UMBER
DAYA
MANUS IA BERBAS IS WEB PAD A PT IS TANA KEBAYORAN
RAYA MOTOR
Bab ini membahas tentang usulan perancangan sistem informasi sumber
daya manusia berbasis web yang disajikan dalam bentuk Object Oriented
Analysis and Design dengan pendekatan M athiassen, yang terdiri dari :
Problem domain analysis, Application domain analysis, Architecture
Design.
BAB 5
S IMPULAN DAN S ARAN
Bab ini merupakan bagian terakhir dari penulisan skripsi yang
mengemukakan simpulan atas kegunaan dari sistem baru yang diusulkan
untuk mengatasi permasalahan yang ada serta memberikan saran – saran
yang bermanfaat
selanjutnya
bagi
perusahaan
untuk
pengembangan
sistem