28 BAB III DATA PERUSAHAAN III.1 Sejarah Perusahaan PT Toyota

BAB III
DATA PERUSAHAAN
III.1 Sejarah Perusahaan
PT Toyota Astra Financial Services (TAFS), dikenal sebagai TA Finance,
adalah perusahaan kerjasama antara Toyota Financial Services Corporation, Japan
dan PT Astra International Tbk., dimana kepemilikannya masing-masing 50%.
Pada 3 Februari 2006, TA Finance membeli saham PT KDLC Bancbali Finance
yang merupakan perusahaan kerjasama antara Korea Development Leasing
Corporation dan Bank Bali terkait dengan ditutupnya izin pendirian multifinance
baru pada tahun 2002 oleh Menteri Keuangan Boediono. TA Finance menyediakan
layanan jasa pembiayaan untuk kepemilikan kendaraan Toyota. Produk
pembiayaan yang disediakan oleh TA Finance terdiri dari:
1. Pembiayaan konsumen
Ditujukan bagi pelanggan individual yang akan membeli kendaraan untuk
keperluan non-komersial.
2. Pembiayaan usaha/bisnis
Merupakan solusi pembiayaan yang dirancang khusus untuk mendukung bisnis
klien.
3. Sewa guna usaha kendaraan (lease)
Produk ini disediakan bagi badan usaha yang memerlukan layanan pembiayaan
dalam bentuk penyewaan dan cocok untuk pembiayaan yang melibatkan
jumlah unit kendaraan yang besar.
28
TAFS secara formal didirikan pada 4 Agustus 2006 walaupun telah
beroperasi sejak awal Mei 2006. Saat ini, TAFS mempunyai kantor perwakilan di
5 kota, yaitu Surabaya, Bandung, Semarang, Bogor, dan Denpasar. PT Toyota
Astra Financial Services beserta kantor perwakilannya di seluruh Indonesia,
berkantor pusat di Jakarta yang didirikan berdasarkan Keputusan Menteri Hukum
dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor: C-06037 HT.01.04.TH.2006
dan Akta Notaris Ny. Enimarya Agoes Suwarko, S.H. Notary Nomor 30 tanggal 15
April 1994 Jo Akta Notaris Linda Herawati, S.H. Nomor 13 tanggal 3 Februari
2006.
PT Toyota Astra Financial Services, yang memiliki visi ”Menjadi pilihan
utama dalam solusi pembiayaan kendaraan Toyota dengan pelayanan yang prima”
dan misi “Memberi yang terbaik bagi pelanggan, menjadi mitra Toyota dalam
mencapai keberhasilan jangka panjang, memberi manfaat yang berkelanjutan bagi
pemegang saham, menjadi perusahaan pilihan untuk berkarya, dan membawa
kemakmuran bagi masyarakat” ini, berkantor pusat di Mega Plaza Building 8th
Floor, Jl. H.R. Rasuna Said Kav. C-3 Jakarta 12920.
Sampai dengan bulan Maret 2007, PT Toyota Astra Financial Services
memiliki 95 orang karyawan tetap dan 22 orang karyawan kontrak.
29
III.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Setiap organisasi mempunyai tujuan yang ingin dicapainya. Pencapaian
tujuan ini dapat terwujud bilamana mendapat dukungan dari karyawannya dan
setiap karyawan mengetahui dengan jelas mengenai tugas dan tanggung jawab
yang diembannya. Struktur organisasi menggambarkan hubungan di antara
beraneka fungsi dan aktivitas organisasi dengan memperlihatkan individu,
kelompok, dan departemen yang bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi
tersebut. Selain itu, struktur organisasi berperan dalam mengidentifikasikan
deskripsi pekerjaan pada setiap posisi pekerjaan dan hubungan diantara posisiposisi tersebut. Struktur organisasi juga menentukan bagaimana mengalokasikan
sumber daya manusia pada berbagai tugas. Oleh karena itu, struktur organisasi
dimaksudkan agar pembagian wewenang dan tanggung jawab menjadi jelas
sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
PT Toyota Astra Financial Services menggunakan struktur organisasi
fungsional. Berikut ini sebagian dari struktur organisasi PT Toyota Astra Financial
Services yang relevan dengan bahasan dalam skripsi ini adalah sebagai berikut:
30
31
URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PT TOYOTA ASTRA
FINANCIAL SERVICES
PT Toyota Astra Financial Services belum memiliki job descriptions secara
tertulis. Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab PT Toyota Astra Financial
Services yang diperoleh dari keterangan lisan dengan Organization Development
Department Head sebagai berikut:
1. RUPS
Tugas dan wewenang dari RUPS adalah sebagai berikut:
a. Memperoleh segala keterangan yang berkaitan dengan kepentingan perseroan
dari Direksi dan / atau Komisaris.
b. Merupakan pemberi modal utama.
c. Menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) untuk menentukan
kebijakan perusahaan pada tahun yang akan datang.
d. Memberikan suaranya sesuai dengan besarnya kepemilikan dalam RUPS.
e. Mengangkat dan memberhentikan Dewan Komisaris.
2. Board of Commissioner
Tugas dan wewenang dari Board of Commissioner adalah sebagai berikut:
a. Mengangkat Dewan Direksi.
b. Memberhentikan untuk sementara anggota Direksi dari jabatannya apabila
anggota Direksi melakukan tindakan yang bertentangan dengan anggaran dasar
atau bertindak tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berlaku di Republik Indonesia.
32
c. Mengawasi
kebijaksanaan
Direksi
dalam
menjalankan
perseroan
serta
memberikan nasihat kepada Direksi.
d. Memberikan petunjuk terhadap berbagai rencana kebijakan perusahaan sebelum
rencana tersebut diajukan ke RUPS.
e. Memberi tanggapan terhadap laporan keuangan bulanan, kuartalan, dan tahunan
yang disiapkan oleh Direksi melalui keputusan rapat Dewan Komisaris.
f. Berhak untuk memeriksa catatan dan dokumen dan kekayaan perseroan selama
jam kerja perseroan dalam rangka menjalankan tugas mereka.
3. Board of Director
Tugas dan wewenang dari Board of Commissioner adalah sebagai berikut:
a. Mewakili perseroan baik di dalam maupun di luar pengadilan.
b. Memberikan semua informasi berkenaan dengan perseroan yang diperlukan oleh
Dewan Komisaris dalam rangka menjalankan tugas mereka.
c. Membuat rencana kebijakan dan strategi operasional perusahaan.
d. Menjalankan operasional perusahaan berdasarkan kebijakan dan sasaran yang
telah ditetapkan.
e. Membuat dan memelihara Daftar Pemegang Saham, risalah RUPS, dan risalah
Rapat Direksi
f. Menyelenggarakan pembukuan perseroan.
g. Dapat mengajukan permohonan ke Pengadilan Negeri agar perseroan dinyatakan
pailit berdasarkan keputusan RUPS.
h. Memberi kuasa tertulis kepada 1 (satu) orang karyawan perseroan atau lebih atau
orang lain untuk dan atas nama perseroan melakukan perbuatan hukum tertentu.
33
i. Bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya melakukan pengurusan
perseroan untuk kepentingan perseroan dalam mencapai maksud dan tujuan
perseroan.
4. President Director
Tugas dan wewenang dari President Director adalah sebagai berikut:
a. Menandatangani risalah Rapat Direksi
b. Menandatangani Daftar Pemegang Saham dan surat saham mengenai
pemindahan hak atas saham.
c. Menandatangani pengubahan anggaran dasar.
d. Menandatangani setiap pencatatan atau perubahan atas Daftar Pemegang Saham
dan Daftar Khusus.
5. Vice President Director
Tugas dan wewenang dari Vice President Director adalah sebagai berikut:
a. Menandatangani pengubahan anggaran dasar.
b. Menandatangani setiap pencatatan atau perubahan atas Daftar Pemegang Saham
dan Daftar Khusus.
c. Menandatangani Daftar Pemegang Saham dan surat saham mengenai
pemindahan hak atas saham.
d. Memimpin Rapat Direksi bilamana Direktur Utama tidak hadir.
34
6. Quality & Standardization Department
Bertanggung jawab kepada: President Director dan VP Director
Tugas dan wewenang dari Quality & Standardization Department adalah sebagai
berikut:
a. Memastikan tercapainya tujuan perusahaan melalui implementasi sistem
pengendalian mutu (quality control system).
b. Meningkatkan kesadaran kualitas dengan menjalankan program perbaikan yang
berkelanjutan.
c. Memastikan seluruh proses kerja terdokumentasi sesuai standar dokumentasi.
d. Meningkatkan kesadaran kualitas dengan menjalankan program perbaikan yang
berkelanjutan.
7. Corporate Business Planning Department
Bertanggung jawab kepada: President Director dan VP Director
Tugas dan wewenang CBP Department adalah sebagai berikut:
a. Memfasilitasi pengaturan Perencanaan Induk organisasi (Visi, Misi, Market
Differentiation, Strategi Bisnis, Rencana Lima Tahunan, Rencana Satu Tahun).
b. Memastikan semua aktivitas organisasi berjalan sesuai dengan Perencanaan
Induk Organisasi (Rencana Lima Tahunan, Rencana Satu Tahun) dengan
memonitor kemajuan aktivitas (mengumpulkan dan menganalisa laporan,
mengkoordinasi rapat / pertemuan, dan rapat laporan kemajuan).
c. Memastikan aktivitas PDCA (Plan-Do-Check-Action) berjalan sesuai dengan
jadwal.
d. Memfasilitasi dan memonitor KPI (Key Performance Indicator).
35
8. Corporate Legal & Compliance Department
Bertanggung jawab kepada: President Director dan VP Director
Tugas dan wewenang Corporate Legal & Compliance Department adalah sebagai
berikut:
a. Dengan
mempertimbangkan
kebutuhan
dan
kepentingan
stakeholder,
meyakinkan semua aktivitas organisasi berjalan sesuai dengan kebijakan
organisasi dan pemerintah, dan perjanjian lain dengan pihak ketiga (compliance).
b. Mempublikasikan laporan eksternal dengan koordinasi dari departemen/divisi
terkait.
c. Mengatur persiapan RUPS dan RUPSLB, beserta implementasinya sampai
ditindak lanjuti hasil RUPS dan RUPSLB.
d. Membuat draft, mengesahkan, dan mendistribusikan SK (kebijakan organisasi).
e. Memastikan kelengkapan dokumen legal (seperti: Berita Acara Rapat, dokumen
kerjasama, dan lain-lain).
f. Memecahkan masalah organisasi yang berhubungan dengan hukum.
9. Corporate Internal Audit Department
Bertanggung jawab kepada: President Director dan VP Director
Tugas dan wewenang Corporate Internal Audit Department adalah sebagai berikut:
a. Memastikan semua aktivitas organisasi berjalan sesuai dengan kebijakan
organisasi melalui proses auditing (planning, examining, reporting, and follow
up).
b. Menjalankan
review
proses
pengendalian
internal
dalam
rangka
mempertimbangkan kemungkinan risiko yang terjadi.
36
c. Menyediakan rekomendasi strategis ketika organisasi mengalami perubahan,
terutama perubahan yang berhubungan dengan risiko bisnis.
d. Mengkoordinasi proses audit dengan eksternal auditor.
10. Human Resources & General Affair (HRGA) Division
Membawahi: Human Resources Organization Development Department Head,
Human Resources Competency Development Department Head, Human Resources
Services Department Head, dan General Affair Department Head.
Tugas dan wewenang HRGA Division Head adalah sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab atas kualitas dan kuantitas sumber daya manusia berdasarkan
pertumbuhan dan kebutuhan organisasi.
b. Bertanggung jawab atas sumber daya fisik dan pengelolaan masalah umum
berdasarkan kebijakan dan peraturan perusahaan.
10.1.
Human Resources Organization Development Department Head
Membawahi: Organization Development Staff
Tugas dan wewenang HR Organization Development DH adalah sebagai
berikut:
a. Memfasilitasi proses perencanaan sumber daya manusia (man power
plan) untuk masa sekarang dan yang akan datang.
b. Merancang dan mengimplementasi sosialisasi dan internalisasi program
Budaya dan Nilai Organisasi.
c. Mengoptimalkan kuantitas dan kualitas sumber daya manusia (termasuk
perencanaan tenaga kerja dan penyusunan struktur organisasi).
37
d. Memfasilitasi survei kepuasan karyawan.
e. Menyusun Key Performance Indicator (KPI)
10.1.1. Organization Development Staff
Tugas dan wewenang OD Staff adalah sebagai berikut:
a. Mengembangkan dan mensosialisasikan norma, pedoman atau
harapan organisasi kepada karyawan serta mengendalikan
perilaku dari anggota organisasi.
b. Menyediakan struktur organisasi yang mendukung strategi
organisasi termasuk menyusun dan mengkoordinasikan job
descriptions
10.2.
Human Resources Competency Development Department Head
Membawahi: Competency Development Staff
Tugas dan wewenang Human Resources Competency Development DH
adalah sebagai berikut:
a. Mengembangkan karir karyawan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
b. Merancang pengembangan kompetensi karyawan dengan pelatihan.
c. Menjalankan kurikulum pelatihan termasuk proses administrasinya.
38
10.2.1. Competency Development Staff
Tugas dan wewenang Competency Development Staff adalah sebagai
berikut:
a. Mengembangkan dan mengimplementasikan program untuk
meningkatkan kompetensi dan efektivitas dari sumber daya
manusia organisasi termasuk merancang program, menentukan
biaya/keuntungan
proyek,
me-review
dan
mengevaluasi
efektivitas program.
b. Mengatur pelaksanaan internal dan external training
10.3.
Human Resources Services Department Head
Membawahi: Industrial Relations Staff, Human Resources Services Staff, dan
Payroll Admin
Tugas dan wewenang Human Resources Services DH adalah sebagai berikut:
a. Mendukung manajemen dengan menyediakan karyawan yang memiliki
kualifikasi, memperoleh dan memotivasi karyawan, serta mempekerjakan
dan memberhentikan karyawan.
b. Mengembangkan dan mengimplementasikan rencana dan program
kompensasi karyawan.
c. Memastikan ketaatan pada peraturan ketenagakerjaan.
d. Berpartisipasi pada pengembangan karir dan mendiskusikan career path
dengan manajer lini serta merekomendasikan kandidat yang tepat untuk
promosi.
39
10.3.1. Industrial Relations Staff
Tugas dan wewenang Industrial Relations Staff adalah sebagai
berikut:
a. Mengembangkan
dan
mengarahkan
implementasi
rencana,
kebijakan, dan program yang mempengaruhi hubungan organisasi
dengan karyawan serta perwakilannya termasuk menginvestigasi
dan memecahkan masalah hubungan ketenagakerjaan sehari-hari
baik secara langsung atau melalui manajer lini.
b. Menyiapkan
Peraturan
Perusahaan,
mendistribusikan,
dan
memastikan bahwa karyawan mengetahuinya.
10.3.2. Human Resources Services Staff
Tugas dan wewenang Human Resources Services Staff adalah sebagai
berikut:
a. Mengembangkan dan mengimplementasikan program untuk
merekrut dan memilih SDM yang disyaratkan untuk memenuhi
kebutuhan organisasi.
b. Melaksanakan pencarian calon karyawan.
c. Melaksanakan seleksi, penerimaan, dan penempatan karyawan.
10.3.3. Payroll Admin
Tugas dan wewenang Payroll Admin adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan proses penggajian dengan tepat waktu.
b. Menjalankan proses penggajian (gaji dan tunjangan lain)
40
c. Menyediakan laporan pembayaran gaji.
10.4.
General Affair Department Head
Membawahi: Asset Management & EHS (Environment, Healthy, and Safety)
Staff, Purchasing & Services Staff, dan GA Admin
Tugas dan wewenang General Affair DH adalah sebagai berikut:
a. Menyediakan sumber daya fisik dan pelayanan umum untuk mendukung
aktivitas operasional berdasarkan kebutuhan organisasi, kebijakan
pemerintah, dan kebijakan organisasi.
b. Menentukan supplier penyedia sumber daya fisik dan pelayanan umum
dengan mempertimbangkan kualitas, biaya, dan pengiriman.
c. Mempromosikan green company.
d. Mengelola keamanan asset organisasi dan pemeliharaannya.
10.4.1. Asset Management & Environment, Healthy, and Safety Staff
Tugas dan wewenang Asset Management & EHS Staff adalah sebagai
berikut:
a. Memelihara dan memperbaiki seluruh peralatan dan gedung
perusahaan demi kelangsungan operasi termasuk menyiapkan
rancangan dan spesifikasi dan mengestimasi biaya renovasi,
modifikasi, ekspansi atau instalasi fasilitas pabrik.
b. Membuat kebijakan, standarisasi, program, dan evaluasi terhadap
kesehatan, keamanan, dan keselamatan kerja.
41
10.4.2. Purchasing & Services Staff
Tugas dan wewenang Purchasing & Services Staff adalah sebagai
berikut:
a. Memastikan pembelian ekonomis pada biaya optimum dan tepat
waktu dan termasuk menyediakan prosedur dan standarnya.
b. Mengelola rencana outsourcing dengan mempersiapkan jadwal
kerja untuk karyawan administratif serta memonitor kinerja
karyawan yang bersangkutan.
10.4.3. General Affair Admin (GA Admin)
Tugas dan wewenang GA Admin adalah sebagai berikut:
a. Membeli perlengkapan dan peralatan kantor.
b. Mengelola asset perusahaan termasuk mencatat, memberi kode,
mengawasi, dan mengevaluasi asset.
42
III.3 Manajemen SDM di Perusahaan
PT TAFS sudah mempunyai Standard Operating Procedures (SOP)
secara tertulis hanya untuk perekrutan karyawan, penilaian kinerja, dan pelatihan
dan pengembangan sedangkan untuk prosedur dan aturan tentang PHK mengacu
pada buku Peraturan Perusahaan 2006-2008. Berikut ini akan dijelaskan beberapa
fungsi SDM pada PT TAFS:
1. Perencanaan
Proses perencanaan karyawan pada PT TAFS meliputi:
1) Pada awal tahun telah ditetapkan jumlah Man Power Plan (MPP) yang
diperlukan untuk tahun berjalan dan yang akan datang. Penentuan jumlah
MPP sesuai dengan formula yang telah dirumuskan oleh Organization
Development Department Head.
2) MPP yang telah dirumuskan harus memperoleh persetujuan Board of
Director (BOD).
3) Setelah jumlah MPP disetujui oleh BOD, maka dilakukan proses
perekrutan karyawan sesuai jumlah karyawan yang dibutuhkan oleh
perusahaan.
2. Perekrutan dan Seleksi
Berikut ini adalah proses perekrutan dan seleksi pada PT TAFS meliputi:
1) Pengajuan permohonan perekrutan karyawan oleh user. Bila permohonan
sudah sesuai dengan Man Power Plan (MPP), proses dilanjutkan ke tahap
selanjutnya. Apabila permohonan tidak sesuai dengan MPP, maka
permohonan harus mendapat persetujuan BOD.
43
2) Tahap selanjutnya adalah pengidentifikasian kebutuhan karyawan yang
dilakukan melalui pencarian bank data yang ada di perusahaan. Bank data
calon karyawan diperoleh melalui pemasangan iklan, surat lamaran yang
masuk dalam perusahaan, data referrals, data lulusan dari lembaga
pendidikan, data dari ARC (Astra Recruitment Center), dan sumber lainnya.
3) Proses sortir administrasi
Dari bank data yang masuk, user atau HR melakukan proses sortir
administrasi terhadap lamaran sesuai dengan persyaratan posisi yang
dibutuhkan.
4) Tes masuk
Kandidat yang lolos sortir administrasi harus melakukan tes psikologi atau
interview yang dilakukan secara simultan. Namun, gagalnya kandidat pada
proses tersebut akan menggagalkan yang bersangkutan menuju proses
selanjutnya, kecuali mendapat persetujuan khusus.
5) Proses tes psikologi dapat dilakukan oleh lembaga-lembaga penyedia tes
psikologi yang ditunjuk. Kandidat tidak harus melalui proses tes psikologi,
apabila:
a. Kandidat adalah mutasi dari Astra Group yang lain, dimana data tes
psikologi sesuai dengan posisi yang dibutuhkan dan dapat dialihkan dari
perusahaan Astra Group.
b. Eks karyawan TAFS yang telah mengundurkan diri kurang dari 2 tahun
dan diproses kembali sebagai calon karyawan pada golongan yang sama.
c. Atas persetujuan Direksi.
44
6) Interview
Proses interview dilakukan oleh user atau HR untuk mengetahui kecocokan
kandidat terhadap posisi yang dibutuhkan.
•
Untuk golongan III dan ke bawah, interview user dilakukan hingga level
Head atau 2 orang Branch Manager dengan persetujuan Department
Head yang setara.
•
Untuk golongan IV dan ke atas, interview dilakukan hingga Division
Head dan Director.
Pengaturan golongan karyawan adalah sebagai berikut:
a. Golongan I, dengan sub golongan A - F
: Administrator
b. Golongan II, dengan sub golongan A- F
: Administrator / Clerk
c. Golongan III, dengan sub golongan A - F
: Officer
d. Golongan IV, dengan sub golongan A – F
: Staff / Supervisor /
Junior Manager
e. Golongan V, dengan sub golongan A – F
: Manager / Senior
Manager
f. Golongan VI, dengan sub golongan A - F
: General Manager
g. Golongan VII, dengan sub golongan A - F
: Director / CEO
7) Medical check up
Setelah kandidat lolos dari tes psikologi dan interview, maka kepada mereka
akan diminta untuk melakukan medical check up khususnya kepada kandidat
yang merupakan calon karyawan tetap ataupun karyawan kontrak dengan
masa kontrak minimal 6 bulan. Medical check up dilakukan pada
45
laboratorium yang ditunjuk oleh perusahaan. Kandidat dapat tidak melalui
proses Medical check up apabila:
a. Mutasi dari Astra Group.
b. Eks karyawan Astra Group yang telah melakukan Medical check up
kurang dari 6 bulan dan diproses kembali sebagai kandidat.
c. Eks karyawan TAFS yang telah mengundurkan diri kurang dari 1 tahun
dan diproses kembali sebagai calon karyawan.
d. Atas persetujuan Direksi.
8) Offering
Kandidat yang dinyatakan fit bekerja dalam medical check up akan diberikan
offering mengenai paket remunerasi sesuai dengan posisi dan atau
kompetensi yang dimiliki oleh kandidat.
Dari hasil pengamatan, interview dengan HR Services Staff, dan dokumentasi
diketahui bahwa divisi HR belum mempunyai database pelamar sehingga HR
tidak mengetahui pelamar yang sudah melamar 2 kali, pemeriksaan referensi dari
calon karyawan yang potensial belum dilakukan secara cermat, dan lamaran
dapat dikirim pelamar melalui surat maupun email. Namun, lamaran yang
dikirim melalui email belum diproses lebih lanjut karena perusahaan menyatakan
bahwa lamaran yang masuk melalui email biasanya menghasilkan tingkat
kehadiran kandidat/pelamar yang rendah.
46
3. Penempatan
Apabila kandidat menerima offering yang ditawarkan oleh perusahaan, karyawan
diberitahukan bahwa yang bersangkutan sudah menjadi karyawan perusahaan
dan karyawan mulai bekerja sesuai tanggal yang telah disepakati.
Persyaratan umum untuk diterima sebagai karyawan adalah:
1) Warga Negara Indonesia
2) Berusia minimum 18 tahun pada saat penerimaan
3) Berbadan dan berjiwa sehat
4) Memenuhi tuntutan persyaratan jabatan pada saat penerimaan
5) Bersedia mentaati peraturan-peraturan dan tata tertib yang berlaku dalam
perusahaan
6) Tidak terlibat dalam kegiatan keanggotaan dari partai/organisasi yang
dilarang oleh pemerintah
7) Tidak terlibat dalam hubungan kerja secara formal dengan pihak/subyek
hukum lain
8) Tidak mempunyai hubungan kerabat dalam perusahaan (sesuai SK HRD)
Dari hasil pengamatan, dokumentasi, dan konfirmasi dengan beberapa karyawan
diketahui bahwa perusahaan belum mempunyai program orientasi formal untuk
karyawan baru.
47
4. Penilaian Kinerja (Performance Appraisal)
Prosedur penilaian kinerja di PT TAFS adalah sebagai berikut:
1. Pertama kali karyawan bekerja harus mengisi Individual Performance Plan
(IPP). IPP berisi program atau peran yang harus dilaksanakan oleh karyawan
yang bersangkutan, bobot kerja dari keseluruhan tugas dan tanggung jawab,
kegiatan yang dilakukan dalam tugas atau peran tersebut, target, anggota
yang terlibat dalam project, due date, schedule, dan budget. IPP ini disetujui
oleh atasan langsung dari karyawan yang bersangkutan dan Human
Resources Director.
2. Perusahaan melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan setiap 1 tahun
sekali pada bulan Oktober. Hasil dari penilaian kinerja dicantumkan dalam
Performance Evaluation Form. Kriteria penilaian kinerja berdasarkan target
yang dicapai.
3. Perusahaan melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan yang telah
menyelesaikan 3 bulan masa percobaannya.
Dari hasil pengamatan dan dokumentasi diketahui bahwa perusahaan belum
mempunyai KPI. Selama ini, perusahaan menilai kinerja karyawan berdasarkan
Individual Performance Plan (IPP). Selain itu, divisi HR belum menyampaikan
hasil penilaian kinerja kepada karyawan yang sudah menyelesaikan masa
percobaan.
48
5. Pelatihan dan Pengembangan
Pengembangan karyawan dimulai saat karyawan masuk kerja untuk pertama kali.
Dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari, karyawan diarahkan oleh atasannya.
Biasanya disebut coaching. Bila ternyata setelah di-coaching (diarahkan)
performance kerjanya masih kurang, maka akan digali dari dalam diri karyawan
yang bersangkutan, maka atasan akan melakukan counselling (bimbingan). Hasil
dari penilaian kinerja akan menghasilkan informasi mengenai kekuatan dan
kelemahan dari karyawan yang bersangkutan. Kekuatan dan kelemahan
karyawan akan di follow up dengan mencantumkan kompetensi yang dibutuhkan
oleh karyawan yang bersangkutan sesuai dengan posisi yang dimilikinya saat ini
serta jenis training untuk meningkatkan kompetensi karyawan tersebut dalam
Competency Evaluation Form. Perusahaan menyelenggarakan 2 jenis training,
yaitu: internal dan eksternal training. (flow process dari internal dan external
training terdapat di lampiran L13-L15)
Dari hasil pengamatan dan dokumentasi diketahui bahwa PT TAFS mempunyai
program pelatihan dan pengembangan tetapi perusahaan belum mengadakan test
awal, test akhir, dan post training test untuk internal training.
6. Perencanaan Karier
Dari hasil interview dan dokumentasi diketahui bahwa PT TAFS belum
mempunyai career path untuk karyawannya. Perusahaan belum mempunyai
prosedur promosi, transfer, dan demosi jabatan secara tertulis. Hal ini
dikarenakan perusahaan baru beroperasi sejak Mei 2006.
49
7. Pemutusan Hubungan Kerja
PT TAFS berusaha maksimal mencegah terjadinya Pemutusan Hubungan Kerja
(PHK). Namun, jika dalam keadaan-keadaan memaksa perusahaan akan
melakukan PHK. PHK dapat terjadi dalam hal:
1) Dalam masa percobaan
2) Mengundurkan diri
3) Berakhirnya hubungan kerja waktu tertentu
4) Sakit berkepanjangan
5) Tidak mampu bekerja (medically unfit)
6) Meninggal dunia
7) Pensiun
8) Pelanggaran tata tertib kerja
9) Karyawan ditahan oleh pihak yang berwajib
10) Rasionalisasi
11) Tidak cakap bekerja
Dari hasil pengamatan dan dokumentasi diketahui bahwa divisi HR belum
melakukan exit interview terhadap karyawan yang akan keluar karena
mengundurkan diri.
8. Berdasarkan hasil pengamatan, tanya jawab dengan karyawan, dan dokumentasi,
ditemukan beberapa indikasi permasalahan secara umum, antara lain:
a. Perusahaan belum memiliki job descriptions dan job requirements secara
tertulis.
50
b. Adanya perangkapan jabatan Human Resources and General Affair Division
Head dengan Human Resources Director
c. Posisi Industrial Relations Staff belum ada yang menempati
d. Perusahaan belum melakukan survei atas kepuasan karyawan.
51