konsep dasar pengendalian penyelenggaraan diklat

http://bdkmedan.kemenag.go.id
29/08/2014
KONSEP DASAR PENGENDALIAN PENYELENGGARAAN DIKLAT
Oleh:
Dra. Khairiah Nasution, M.M.
Widyaiswara BDK Medan
Abstrak
Tulisan ini membicarakan tentang konsep dasar pengendalian penyelenggaraan
Diklat. Pengendalian Diklat artinya proses pengukuran berbagai faktor dalam
suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan–ketetapan dalam
rencana. Pengendalian dalam penyelenggaraan Diklat bermanfaat untuk
mengidentifikasi masalah yang dihadapi atau dialami dalam pelaksanaan Diklat,
atau mengidentifikasi kemungkinan tindakan-tindakan yang perlu diambil
sehingga proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
telah direncanakan. Pengendalian dilaksanakan berdasarkan asas–asas
diantaranya asas tercapainya tujuan, asas efisiensi pengendalian asas tanggung
jawab dan lain-lain. Proses pengendalian dilakukan secara bertahap melalui
langkah-langkah diantaranya menentukan standar-standar yang akan digunakan
dasar pengendalian, mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai,
membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan
penyimpangan bila ada, melakukan tindakan perbaikan jika terdapat
penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana. Cara-cara
pengendalian/pengawasan dapat dilakukan dengan pengawasan langsung
maupun pengawasan tidak langsung. Pengawasan langsung ialah pengawasan
yang dilakukan sendiri secara langsung oleh pimpinan sedangkan pengawasan
tidak langsung adalah pengawasan jarak jauh artrinya dengan melalui laporan
yang diberikan oleh bawahannya baik berupa lisan maupun tulisan. Kebaikan
pengawasan langsung adalah dapat dilakukan tindakan sedini mungkin jika
terdapat kesalahan, sedangkan keburukannya laporan kadang-kadang yang
diterima tidak objektif.
Kata kunci: Pengendalian, Penyelenggaraan Diklat
1
http://bdkmedan.kemenag.go.id
29/08/2014
I. PENDAHULUAN
Pengendalian atau controling merupakan fungsi terakhir dari kegiatan
manajemen. Fungsi ini sangat penting dan sangat menentukan dalam proses
pelaksanan proses manajemen. Oleh karena itu harus dilaksanakan dengan
sebaik-baiknya. Demikian juga dalam penyelenggaraan Diklat. Pengendalian
Diklat sangatlah diperlukan agar secara dini dapat diketahui kelemahankelemahan yang ada sehingga akan meminimalisir penyimpangan yang ada.
Pengendalian Diklat adalah proses yang dilakukan oleh pimpinan Diklat untuk
menjaga agar apa yang dilaksanakan sesuai dengan rencana. Dalam proses
perencanaan tujuan Diklat serta strategi untuk mencapainya telah ditetapkan.
Melalui proses pengendalian Diklat, pelaksanaan rencana tersebut terus menerus
dipantau untuk memastikan apakah masih sesuai dengan tujuan yang telah
ditetapkan atau tidak, agar apabila terjadi penyimpangan dapat cepat langsung
dilaksanakan perbaikan-perbaikan sebelum terlambat. Berkaitan dengan hal
tersebut maka dalam pengendalian Diklat perlu memperhatikan asas-asas dalam
pengendalian Diklat. Pembahasan dalam tulisan ini adalah Bagaimana konsep
dasar pengendalian penyelenggaran diklat. Mencakup didalamnya: Pengertian
Pengendalian, Manfaat dan Asas Pengendalian Penyelenggaraan Diklat.
II. PEMBAHASAN
1. Pengertian dan Jenis Pengendalian.
Menurut Earl P.Strong, Controlling is the process of regulating the
various factors in an enterprise according to the requirement of its plans artinya
proses pengukuran berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan
sesuai dengan ketetapan–ketetapan dalam rencana. Senada dengan hal ini Harold
2
http://bdkmedan.kemenag.go.id
29/08/2014
koontz mengatakan: Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap
pelaksanaan kerja bawahan agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk
mencapai tujuan–tujuan perusahaan dapat terlaksana. Sedangkan G.R Terry
mengatakan pengendalian/controlling adalah Proses fungsi pengendalian
(controlling) adalah fungsi terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini sangat
penting dan sangat menentukan pelaksanaan proses manajemen karena itu harus
dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Pengendalian ini berkaitan erat sekali
dengan fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling
mengisi, karena pengendalian harus lebih dahulu direncanakan, pengendalian
baru dapat dilakukan jika ada rencana. Pelaksanaan rencana akan baik jika
pengendalian dilakukan dengan baik, tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan
baik atau tidak setelah pengendalian atau penilaian dilakukan. Dengan demikian
peranan pengendalian ini sangat menentukan baik atau buruknya pelaksanaan
suatu rencana pengendalian (controling).
2. Tujuan dan Manfaat Pengendalian.
Berbicara dengan manfaat pengendalian dapat dikemukakan sebagai
berikut:
1. Memungkinkan mengidentifikasi masalah yang dihadapi atau dialami
dalam pelaksanaan Diklat.
2. Mengindentifikasi kemungkinan tindakan-tindakan yang perlu diambil,
sehingga proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan
yang direncanakan.
3. Melakukan tindakan perbaikan (corrective) jika terdapat penyimpanganpenyimpangan (deviasi) sehingga dapat dipastikan apakah pelaksanaan
kegiatan masih relevan dengan sasaran yang telah ditetapkan.
3
http://bdkmedan.kemenag.go.id
29/08/2014
4. Merupakan sarana perbaikan-perbaikan dari perencanaan dimasa yang
akan datang.
5. Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencananya.
Pengendalian bukan hanya untuk mencari kesalahan-kesalahan tetapi
berusaha
untuk
menghindari
terjadinya
kesalahan-kesalahan
serta
memperbaikinya. Jadi pengendalian dilakukan sebelum proses, saat proses dan
setelah proses yakni hingga hasil akhir diketahui. Dengan pengendalian
diharapkan juga pemanfaatan semua tanda manajemen efektif dan efisien. Agar
tujuan pengendalian dapat tercapai dengan baik, maka dalam pelaksanaan
pengendalian perlu memperhatikan asas–asas pengendalian.
3. Asas-Asas Pengendalian.
Harold Koontz dan Cyril O. Donnel mengemukakan asas-asas
Pengendalian itu sebagai berikut:
1. Asas tercapainya tujuan artinya pengendalian harus ditujukan standar
tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari
penyimpangan–penyimpangan dari rencana. Di dalam kegiatan Diklat tujuan
kurikuler umum (TKU), Tujuan Kurikuler Khusus (TKK), Tujuan
Pembelajaran Umum (TPU) dan Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK).
2. Asas efisiensi pengendalian artinya pengendalian itu efisien jika dapat
menghindari penyimpangan dari rencana sehingga tidak menimbulkan hal-hal
lain yang diluar dugaan. Oleh karena itu apabila di dalam pelaksanaan Diklat
terjadi penyimpangan segera dilaksanakan koreksi sehingga penyimpangan
segera dapat diatasi.
4
http://bdkmedan.kemenag.go.id
29/08/2014
3. Asas tanggung jawab artinya pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika
manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengendalian terhadap masa depan artinya pengendalian yang efektif
harus ditujukan standar pencegahan penyimpangan–penyimpangan yang akan
terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5. Asas pengendalian langsung artinya teknik standar yang paling efektif ialah
mengusahakan adanya manajer bawahan yang berkualitas baik. Pengendalian
itu dilakukan oleh manajer atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah.
Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai
dengan rencana adalah mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki
kualitas yang baik.
6. Asas refleksi rencana artinya pengendalian harus disusun dengan baik,
sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana. Oleh karena itu
pengendalian harus sudah dimulai dari tahapan perencanaan Diklat sampai
evaluasi Diklat.
7. Asas penyesuaian dengan organisasi artinya pengendalian harus dilakukan
dengan struktur organisasi. Manajer dengan bawahannya merupakan sarana
untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengendalian yang efektif
harus
disesuaikan
dengan
besarnya
wewenang
manajer
sehingga
mencerminkan struktur organisasi. Di dalam pengendalian Diklat kegiatan
pengendalian Diklat dilaksanakan oleh pengelola Diklat. Pengelola Diklat
tersebut dimulai tingkat pimpinan, penanggung jawab Diklat maupun asisten
akademis.
8. Asas pengendalian individual artinya pengendalian dan teknik pengendalian
harus sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik pengendalian harus ditujukan
5
http://bdkmedan.kemenag.go.id
29/08/2014
terhadap kebutuhan–kebutuhan akan informasi yang dibutuhkan setiap
manajer. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama
lain, tergantung pada tingkat dan tugas manajer.
9. Asas standar artinya pengendalian yang efektif dan efesien memerlukan
standar yang tepat yang dipergunakan sebagian tolak ukur pelaksanaan dan
tujuan yang akan dicapai. Dalam pelaksanaan pengendalian Diklat harus
dilaksanakan secara sistematis sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
demikian pula dalam menentukan tolak ukur pengendalian Diklat.
10. Asas pengendalian terhadap strategis artinya pengendalian yang efektif dan
efisien memerlukan adanya pemahaman yang ditujukan terhadap faktorfaktor yang strategis.
11. Asas pengecualian artinya efisien dalam pengendalian perhatian yang
membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor
kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika
situasi berubah atau tidak sama.
12. Asas pengendalian fleksibel artinya pengendalian harus luwes untuk
menghindari kegagalan pelaksanaan perencanaan.
13. Asas peninjauan kembali artinya sistem pengendalian harus ditinjau berkalikali agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan
14. Asas tindakan artinya pengendalian dapat dilakukan apabila ada ukuran–
ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana organisasi
staffing dan directing.
Dalam pelaksanaan pengendalian perlu memperhatikan proses dan cara
pengendalian, adapun cara pengendalian meliputi:
a) Menentukan standar-standar yang akan digunakan dasar pengendalian;
6
http://bdkmedan.kemenag.go.id
29/08/2014
b) Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai;
c) Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan
penyimpangan bila ada;
d) Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan
dan tujuan sesuai dengan rencana.
Secara skematis kegiatan peengendalian tersebut tergambar sebagai berikut:
PROSES PENGENDALIAN
MENENTUKAN
STANDAR
PENGENDALIAN
MELAKSANAKAN
PEMANTAUAN
MEMBANDINGKAN
PELAKSANAAN
MELAKUKAN
TINDAKAN
PERBAIKAN
Rencana juga perlu dinilai ulang dan dianalisis kembali apakah sudah
benar-benar telah realistis atau tidak. Jika belum benar atau realistis, maka
rencana itu harus diperbaiki. Adapun cara-cara perbaikan atau pengawasan
dilakukan dengan pengawasan langsung ataupun tidak langsung dan pengawasan
berdasarkan pengecualian.
Pengawasan langsung ialah pengawasan yang dilakukan sendiri secara
langsung oleh pimpinan. Pimpinan memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan
apakah dikerjakan dengan benar dan hasil-hasilnya sesuai yang dikehendakinya.
Kebaikan pengawasan langsung yaitu jika ada kesalahan dapat langsung
diketahui sedini mungkin, sehingga perbaikannnya dilakukan dengan cepat.
Pengawasan tidak langsung ialah pengawasan jarak jauh artinya dengan
melalui laporan yang diberikan oleh bawahannya. Laporan ini dapat berupa lisan
7
http://bdkmedan.kemenag.go.id
29/08/2014
ataupun tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil–hasilnya yang telah
dicapai. Kebaikan dari pengawasan tidak langsung ialah waktu manajer untuk
mengerjakan tugas-tugas lainnya semakin banyak. Biaya pengawasan relatif kecil
memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan
pekerjaan. Adapun keburukan pengawasan tidak langsung yaitu laporan kadang–
kadang kurang objektif, karena ada kecendurungan untuk melaporkan yang baikbaik dan lainnya. Audit control adalah pemeriksaan atau penilaian atas masalah–
masalah yang berkaitan dengan pembukuan perusahaan/ instansi.
III. PENUTUP
Pengendalian atau controling merupakan fungsi terakhir dari kegiatan
manajemen. Fungsi ini sangat penting dan sangat menentukan dalam proses
pelaksanan proses manajemen. Oleh karena itu harus dilaksanakan dengan
sebaik-baiknya. Demikian juga dalam penyelenggaraan Diklat. Pengendalian
Diklat sangatlah diperlukan sejak dini, agar dapat diketahui kelemahankelemahan yang ada sehingga akan meminimalisir penyimpangan yang ada.
Pengendalian Diklat adalah proses yang dilakukan oleh pimpinan untuk
menjaga agar apa yang dilaksanakan sesuai dengan rencana. Dalam proses
perencanaan tujuan Diklat serta strategi untuk mencapainya telah ditetapkan.
Melalui proses pengendalian Diklat tersebut, pelaksanaan rencana tersebut terus
menerus dipantau untuk memastikan apakah masih sesuai dengan tujuan yang
telah ditetapkan atau tidak, agar apabila terjadi penyimpangan dapat cepat
langsung dilaksanakan perbaikan-perbaikan sebelum terlambat. Berkaitan dengan
hal tersebut maka dalam pengendalian Diklat perlu memperhatikan asas-asas
dalam pengendalian Diklat. Di samping itu dalam pengendalian Diklat juga perlu
memperhatikan langkah-langkah pengendalian yakni:
8
http://bdkmedan.kemenag.go.id
29/08/2014
1. Menentukan staandar-standar yang akan digunakan dalam pengendalian;
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai;
3. Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan agar
pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
IV. DAFTAR PUSTAKA
Anonimous, 2009. Modul bagi Pengelola Diklat, Lembaga Administrasi
Negara RI: Jakarta.
Marpaung, Dr, MSc., 1999. Training Need Assesment (TNA), LAN RI Jakarta.
Moh. Entang, dkk., 2009. Analisis Kebutuhan Pelatihan, Bahan Ajar
MOT), PusDiklat Administrasi Kementerian Agama RI: Jakarta.
Hasibuan, M.S.P., 2000, Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit: Bumi
Aksara: Jakarta.
Mangkuprawira, 2002, Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Ghalia
Indonesia: Jakarta.
Soebagio Atmodiwiro, Drs,M.ed ( 2002) Manajemen Pelatihan,Penerbit PT
Ardadizya Jaya: Jakarta
Vincent, P. Costa dkk , (2000), Panduan Pelatihan Untuk Pengembangan
Sekolah, Jakarta: Depdiknas.
9