faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan dan kegagalan

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN
SISTEM INFORMASI DI ORGANISASI
Mata Kuliah
: Sistem Informasi Manajemen
Dosen
: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)
Penyusun
: Tujuan S. Silaen - P056132262.46E
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS PASCASARJANA
INSTITUTE PERTANIAN BOGOR
2014
1
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI.............................................................................................................................2
DAFTAR GAMBAR.................................................................................................................3
BAB I. PENDAHULUAN........................................................................................................4
1.1 LATAR BELAKANG.........................................................................................................4
1.2 TUJUAN PENYUSUNAN MAKALAH............................................................................4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA..............................................................................................5
2.1 SISTEM INFORMASIError! Bookmark not
defined......................................................................................................5
2.2. PENYEMPURNAAN SISTEM INFORMASI DI DALAM ORGANISASI…………..9
BAB III PEMBAHASAN........................................................................................................10
3.1 IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PADA ORGANISASI.................................10
3.2. FAKTOR-FAKTOR KESUKSESAN & KEGAGALAN PENERAPAN
SISTEM INFORMASI………………………………………………………………....11
BAB IV...................................................................................................................................15
4.1. KESIMPULAN................................................................................................................15
4.2. SARAN………………………………………………………………………………….15
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................16
2
DAFTARGAMBAR
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi..................................................................................5
Gambar 2.TigaPeranUtamaSistemInformasidalamBisnis........................................................6
Gambar 3. Tipe Sistem Informasi............................................................................................7
3
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen
dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, dimana
system tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedurprosedur yang tergorganisasi.
Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi
keberhasilan bisnis dan organisasi. Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis
Internet, memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis. Teknologi informasi
dapat membantu segala jenis bisnis meningkatakan efisiensi dan efektivitas proses bisnis
mereka, pengambilan keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat
memperkuat posisi kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku
ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan produk, proses
dukungan untuk pelanggan, transaksi e- commerce, atau dalam aktivitas bisnis
lainnya.Teknologi dan sistem informasi berbasis Internet dalam waktu singkat menjadi bahan
yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini.
Persaingan bisnis saat ini semakin ketat, oleh sebab itu sistim informasi telah menjadi
suatu kebutuhan bagi perusahaan dalam menghadapi competitor dalam persaingan dengan
perusahaan lain dalam bisnis yang sama. Penerapan sistem informasi yang terkelola dengan
baik, akan menghasilkan informasi yang tepat dan cepat, sehingga akan membantu para
manajer dalam menentukan strategi-strategi bisnis yang tepat dan cepat untuk mencapai visi
dan misi perusahaan dengan cara menyediakan informasi-informasi yang dibutuhkan sebagai
bahan pertimbangan bagi para pembuat keputusan serta dapat mengintegrasikan dan
mengotomatisasi banyak proses bisnis internal perusahaan dengan dukungan sistem
informasi, terutama dalam manufaktur, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan fungsi
sumber daya manusia.
Namun dalam implementasi suatu sistem informasi masih banyak terdapat isu dan
permasalahan yang menyebabkan kegagalan dalam menerapkan sistem informasi baik itu
hambatan dari internal maupun eksternal. Dalam paper ini akan membahas faktor - faktor
yang mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam implementasi sistem informasi dalam
suatu perusahaan.
1.2.
Tujuan Penulisan Makalah
Adapun maksud dan tujuan dilakukannya penulisan makalah ini adalah untuk
mengetahui faktor-faktor kesuksesan dan kegagalan penerapan sistem informasi di organisasi
4
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software,
jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi(O’Brien (2005). Orang bergantung pada
sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai
jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran
komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan
peradaban. Sistem informasi memiliki lima komponen-komponen, antara lain :
1.
Perangkat keras (hardware): merupakan seluruh benda phisik dan material yang
dipergunakan dalam memproses informasi, tidak hanya mencakup mesin,
seperti komputer dan peralatan lain, namun juga mencakup seluruh data media.
2.
Perangkat lunak (software) : kumpulan instruksi untuk memproses informasi,
tidak hanya mencakup
kumpulan instruksi operasi (program) yang
mengarahkan dan mengontrol hardware komputer, tetapi juga kumpulan
intruksi untuk memproses informasi (prosedur) yang diperlukan manusia.
3.
Orang: Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem
informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi. Secara
umum dapat dibagi dua, yaitu Information System Specialist dan End User
4.
Sumber data (database): Data merupakan asset yang berharga dari suatu
organisasi sehingga perlu dikelola secara efektif untuk dapat memberikan
manfaat bagi seluruh end user dalam organisasi. Data dapat berupa angka, data
transaksi bisnis, data berbentuk text yang sering dipergunakan dalam
komunikasi tertulis, grafik, gambar, audio, endll. Sumber data dalam sistem
informasi secara tipikal sudah diorganisasi, disimpan dan diakses oleh berbagai
teknologi sumber data manajemen menjadi database dan konowledge base.
5.
Jaringan komputer dan komunikasi data: Sistem penghubung yang
memungkinkan sumber dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah
pemakai. Sumberdaya Network terbagi atas media untuk komunikasi dan
Network Support.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi
Terdapat beberapa aktivitas dalam penerapan sistem informasi dalam suatu
organisasi, antara lain :
1.
Input : mengcapture data/informasi sehingga siap untuk diproses lanjut.
2.
Processing : menghitung, membandingkan, memilih, mengklasifikasikan dan
mensummary data sehingga menjadi informasi bagi end user
5
3.
Output : mentransmisikan informasi dalam berbagai bentuk dan menjadikan
informasi tersebut availabel kepada end user. Sebagai contoh adalah : report,
pesan, form, grafik
4.
Penyimpanan : mempertahankan data dan informasi dalam bentuk yang
terorganisasi untuk dapat dipergunakan kembali
5.
Kontrol : aktivitas untuk mengkontrol kualitas dari setiap aktivitas. Setiap
aktivitas memproduksi feedback untuk mengetahui apakah sistem sudah
memenuhi standar atau harus dilakukan perbaikan.
Sistem informasi memiliki tiga peran utama dalam bisnis yaitu :
1.
Mendukung proses bisnis dan operasional
2.
Mendukung pengambilan keputusan
3.
Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi dalam Bisnis
Sistem Informasi menyediakan informasi untuk medukung kegiatan operasional,
manajemen dan fungsi pengambilan keputusan pada organisasi.Setidaknya terdapat enam
fungsi dari system informasi, yaitu :
1.
Medukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance,
manajemen sumberdaya manusia, menajemen operasi dan pemasaran
2.
Kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional,
produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada customer dan
kepuasan kustomer
3.
Sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan
keputusan yang efektif
4.
Bagian yang penting dari upaya pengembangan produk dan jasa yang
kompetitif, sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi
dalam persaingan global
5.
Bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan
bisnis, sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima
6.
Kesempatan pengembangan karier yang dinamis dan menantang bagi
masyarakat
6
Gambar 3. Tipe Sistem Informasi
O’Brien (2005) mengklasifikasikan sistem informasi ke dalam dua kelompok besar, yaitu :
A. Sistem pendukung operasi (operations support system)
Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan dan
digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan
berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Pemrosesan lebih
jauh oleh sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran dari sistem pendukung
operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis,
mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan,serta
memperbarui database perusahaan. sistem pendukung operasi ini dibagi menjadi tiga bagian,
yaitu:
1.
Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sistems) : merupakan
bagian yang penting dari sistem pendukung operasi yang bertugas mengolah
dan merekam data laporan dari transaksi bisnis, dengan dua prinsip dasar, yakni
in batch processing dan in real-time (or online) processing.
2.
Sistem Pengendalian Proses (Process Control Sistems) : merupakan sistem yang
bertugas mengawasi dan mengendalikan berbagai proses industrial. Contoh
pada penyulingan minyak bumi, pembangkit listrik dan sistem produksi baja.
3.
Sistem Kerjasama Perusahaan (Enterprise Collaboration Sistems) : Sistem
kerjasama perusahaan (Enterprise Collaboration Sistem-ECS) adalah sistem
informasi lintas fungsi yang mendukung dan meningkatkan komunikasi,
koordinasi dan kerjasama antara kelompok kerja/bisnis dalam sebuah
perusahaan. Misalnya dalam hal ini antara induk dan anak perusahaan. Tujuan
dari sistem ini adalah untuk mempermudah proses kerjasama, sehingga menjadi
lebih efektif. Peralatan yang digunakan untuk mendukung sistem ini berupa alat
komunikasi dan konferensi elektronik, serta alat manajemen kegiatan kerjasama.
Alat komunikasi elektronik antara lain Electronic Mail (e-mail), pesan suara
7
(voice mail), faks, publikasi Web dan sistem telepon internet. Alat-alat ini
berfungsi untuk mengirimkan berbagai pesan, dokumen dan file dalam bentuk
data, teks dan suara, bahkan multimedia, secara elektronik dan melalui jaringan
komputer. Sedangkan alat konferensi elektronik berupa konferensi data (data
conference), suara dan video (video conference), serta sistem perbincangan dan
pertemuan elektronik (electronic meeting sistem). Alat manajemen kegiatan
kerjasama berfungsi untuk membantu dalam pengelolaan kegiatan kelompok
kerja.
B. Sistem pendukung manajemen (management support system)
Sistem pendukung manajemen merupakan aplikasi sistemi nformasi yang
menyediakan informasi dan mendukung efektivitas keputusan dari manajer. Menyediakan
informasi dan mendukung suatu keputusan oleh seluruh tipe manajer dan pebisnis merupakan
tugas yang sanga tkompleks.(O’Brian, 2005). Sistem pendukung manajemen dapat dibagi
atas tiga tipe, yaitu :
1.
Sistem Informasi manajemen menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan
tampilan kepada para manajer dan professional bisnis. Contohnya kepada
manajer penjualan yang dapat menggunakan informasi melalui jaringan
komputer, dan mengakses tampilan tentang keadaan hasil penjualan produk
mereka dan dapat mengakses intranet perusahaan mengenai laporan analisis
penjualan harian, dan sekaligus mengevaluasi hasil penjualan yang dibuat oleh
masing-masing staf penjualan
2.
Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Sistems) : merupakan suatu
sistem yang memberikan dukungan komputer secara langsung kepada seorang
manajer dalam proses pengambilan/pembuatan keputusan. Seorang manajer
produksi dapat menggunakan DSS untuk menentukan berapa banyak produk
yang akan diproduksi seperti pada perusahaan manufaktur, dengan didasarkan
pada perkiraan penjualan dikaitkan dengan promosi yang akan dilakukan, lokasi
dan ketersediaan bahan baku yang diperlukan dalam memproduksi suatu
produk.
3.
Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Sistems) : merupakan suatu
sistem informasi yang menyediakan informasi penting dari berbagai sumber
internal dan eksternal yang mudah digunakan oleh para eksekutif dan manajer.
Contohnya eksekutif puncak dapat menggunakan terminal layar sentuh untuk
segera melihat dan atau menampilkan teks dan grafik yang mencakup bidangbidang utama dari suatu organisasi dan daya saing kinerjanya.
Menurut O’Brien (2005), selain jenis sistem informasi di atas, terdapat beberapa jenis
sistem informasi lainnya, yaitu sebagai berikut:
1.
SistemPakar : sistem berbasis pengetahuan yang menyediakan saran pakar dan
bertindak sebagai konsultan pakar bagi para pemakai. Contoh: penasihat
aplikasi kredit, pengawasan proses, dan sistem pemeliharaan diagnosis.
2.
Sistem Manajemen Pengetahuan : sistem berbasis pengetahuan yang
mendukung pembuatan, pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis dalam
perusahaan. contoh: akses intranet ke praktik-praktik bisnis terbaik, strategi
proposal penjualan, dan system pemecah masalah pelanggan.
3.
Sistem Informasi Strategis : mendukung operasi dan proses manajemen yang
memberi perusahaan produk,layanan, dan kemampuan strategis sebagai
keunggulan kompetitif. Contoh : perdagangan saham online, penelusuran
pengiriman, dan sistem web e-commerce.
4.
Sistem Bisnis Fungsional : mendukung berbagai aplikasi operasional dan
manajerial atas berbagaifungsi bisnis perusahaan. Contoh: sistem informasi
8
yang mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi,
dan manajemen sumber daya manusia.
2.2.
Penyempurnaan Sistem Informasi di dalam Organisasi
Menurut Fuadi (1995), terdapat empat langkah yang perlu dilakukan untuk
menyempurnakan Sistem Informasi agar dapat diterapkan dengan sukses di suatu organisasi,
antara lain :
1.
Menganalisa sistem : Misalnya, sistem apa yang ingin digunakan dan apakah
sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Intinya, manajemen perusahaan
harus memiliki perencanaan yang matang Oleh karena itu,perusahaan dapat
melakukan peninjauan terlebih dahulu, sehingga dapat merekomendasikan jenis
sistem baru yang cocok untuk dikembangkan. Peninjauan tersebut mencakup
pengetahuan tentang sistem lama dan berbagai masalah yang timbul dari
penerapannya.
2.
Merancang sistem. Setelah mengetahui jenis sistem yang dibutuhkan,
manajemen perusahaan mulai merancang sistemnya. Oleh karena itu, sebaiknya
manajemen perusahaan memiliki pengetahuan yang memadai tentang
komponen sistem, cara mengoperasikannya, permasalahan yang ditimbulkan
dan cara pemecahan permasalahan. Jika memungkinkan, manajemen
perusahaan meminta bantuan seorang konsultan.
3.
Menerapkan sistem. Manajemen perusahaan sebaiknya menerapkan sistem baru
di perusahaannya secara bertahap. Tahap visi, dimana perusahaan meninjau
kembali tujuan implementasi TI. Hal yang paling penting adalah adanya
dukungan dari manajemen eksekutif perusahaan dan keterlibatan dari seluruh
end-user. Tahap investasi. Perusahaan dapat menentukan jenis dan intensitas
penggunaan fasilitas pengolahan, mengetahui peluang reaksi pelanggan,
mengukur manfaat dan membuat account yang terpisah. Tahap kultivasi, dengan
melakukan pengawasan terhadap penerapan TI dan memperbaikinya jika tidak
berjalan dengan semestinya. Tahap memanen. Perusahaan perlu menyadari
bahwa harus investasi di bidang TI memerlukan waktu yang cukup lama. Oleh
karena itu, sebaiknya, perusahaan tetap berada di jalur yang benar dan
senantiasa melaksanakan hal-hal yang positif agar implementasi TI di
perusahaannya membuahkan hasil
4.
Melakukan evaluasi sistem. Tahap ini merupakan tahap yang terakhir, dimana
manajemen perusahaan merencanakan berbagai langkah strategi yang akan
dijalankan perusahaan dan bagaimana penerapan sistem informasi yang ada
dikembangkan. Setelah itu, manajemen perusahaan senantiasa mengevaluasi
penerapannya, sehingga dapat belajar dari kesalahan yang ada dan
memperbaikinya. Dengan proses pembelajaran tersebut, diharapkan sistem
informasi perusahaan akan semakin baik dari tahun ke tahun.
9
BAB III
PEMBAHASAN
3.1.
Implementasi Sistem Informasi pada Organisasi
Implementasi suatu sistem informasi merupakan suatu proyek yang menuntut kerja
keras dan kerja cerdas serta membutuhkan tekad dan komitmen yang kuat, dan dukungan
penuh dari level executive (top management) sampai ke End User yang bertekad untuk
menciptakan “success story and change management”, demi tercapainya hasil pekerjaan
dengan tingkat efisien dan efektif, menghasilkan suatu informasi yang uptodate dan
dibutuhkan level manajemen untuk pengambilan keputusan strategi bisnis yang inovatif dan
kreatif. Implementasi sistem informasi harus terintegrasi dan tidak dapat bekerja sendiri,
Implementasi sistem informasi harus dijadikan pekerjaan utama dan adanya perubahan cara
kerja dan pola pikir (mindset).
Dalam praktek bisnisnya, pada tahapan implementasi suatu sistem informasi, sering
terjadinya kegiatan secara parallel run (sistem baru dan sistem berjalan dilakukan
bersamaan). Hal ini yang membuat pengguna merasa enggan, terbeban dan tidak termotivasi
untuk melakukan trial simulasi, implementasi untuk melakukan penginputan data pada sistem
informasi baru yang belum dikenal. Hal ini dapat terlihat dengan ketidakhadiran dan tidak
terlibat aktif pengguna dalam pelatihan-pelatihan simulasi sistem informasi. Salah satu cara
untuk mengatasi permasalahan tersebut, biasanya perusahaan melakukan penambahan tenaga
outsourcing (tenaga kontrak) untuk penginputan pada aplikasi program baru tersebut. Hal ini
akan berakibat bahwa orang yang mengetahui detail dan memahami cara kerja aplikasi
program baru tersebut adalah tenaga kerja outsourcing (tenaga kontrak) tersebut, dan apabila
masa kerja tenaga kerja kontrak berakhir, maka akan terjadi lagi permasalahan dimana
pengguna belum mengetahui detail cara kerja aplikasi program tersebut.
Tantangan terbesar dalam melakukan implementasi suatu sistem informasi yang
terintegrasi adalah bukan dari penggunaan cara kerja perangkat teknologi informasi dan
sarana infrastruktur teknologi modern yang digunakan dalam melakukan implementasi suatu
sistem informasi yang terintegrasi. Tantangan yang terbesar dalam melakukan implementasi
suatu system informasi yang terintegrasi adalah faktor sumber daya manusia. Mengubah pola
pikir (mindset) orang untuk melakukan perubahan cara kerja dari cara kerja tradisional
(manual) menjadi cara kerja dengan system komputerisasi (automate system) merupakan
tantangan yang berisiko tinggi dan memerlukan waktu yang relatif lama. Untuk
meningkatkan pembaharuan kinerja melalui penerapan sistem informasi, perlu dilakukan
usaha untuk mengubah budaya cara kerja untuk mendukung perubahan cara kerja dengan
sistem komputerisasi Peranan level top management dan manajerial sebagai role model yang
terlibat secara aktif dalam proses perubahan budaya Kerja ini akan diikuti oleh jajaran middle
manajemen, lower manajemen sampai dengan jajaran terbawah.
Implementasi sistem informasi pada organisasi akan dinilai bermanfaat jika informasi
yang dihasilkan bernilai dan memberikan peluang pengambilan keputusan yang tepat melalui
akurasi, kecepatan dan ketepatan informasi yang disampaikan. Pengambilan keputusan yang
tepat tersebut akan mendukung efektivitas dari implementasi proses bisnis dalam suatu
organisasi dan menjadikan organisasi mampu memenangkan persaingan dengan pesaing
bisnisnya.
Sebaliknya implementasi sistem informasi pada organisasi akan dinilai tidak
bermanfaat bila informasi yang diharapkan oleh pengguna tidak tersedia secara akurat dan
cepat, tidak bisa mendukung manajemen dalam mengambil suatu keputusan, kesulitan dalam
mengakses/menggunakan data, biaya untuk membangun dan mengembangkan sistem dinilai
lebih mahal dari manfaat yang dihasilkan bahkan data-data yang diharapkan oleh manajemen
10
tidak tersedia
3.2.
Faktor-Faktor Kesuksesan dan Kegagalan Penerapan Sistem Informasi
Ada tiga isu pokok dalam permasalahan kesuksesan dan kegagalan penerapan sistem
informasi di dalam organisasi, antara lain :
1. Investasi yang nilainya besar (waktu, tenaga dan biaya) yang sudah dikeluarkan
untuk mendesain, mengembangkan IT (Information Technology) untuk
mengimplementasikan sistem informasi, namun dalam penerapannya tidak
terutilisasi secara maksimal
2. Penerapan IT (Information Technology) yang tepat untuk megimplementasikan
sistem informasi dapat memberikan manfaat yang luar biasa bagi organisasi
3. Mulai menurunnya nilai investasi di bidang TI karena rendahnya pemahaman TI
dikalangan pemimpin perusahaan, keterbatasan pendanaan, langkanya tenaga TI
yang berpengalaman dan terampil, lemahnya infrastruktur komunikasi, dan masih
murahnya tenaga kerja manual, Marginal cost cenderung meningkat sementara
marginal revenue tetap (flat).
Keberhasilan penerapan sistem informasi disebabkan beberapa hal, antara lain :
1. Keterlibatan pengguna
2. Dukungan pimpinan (manajemen eksekutif)
3. Kejelasan pernyataan kebutuhan
4. Perencanaan yang tepat
5. Harapan yang realistis.
Sedangkan menurut Laudon, faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu
sistem menurut yaitu:
1. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling
terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor parameter seperti volume
transaksi on-line.
2. Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau interview.
3. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari
sistem informasi.
4. Tujuan suatu organisasi tercapai.
5. Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau
peningkatan penjualan dan profit.
Berdasarkan referensi O’Brien, kegagalan penerapan sistem informasi disebabkan karena
beberapa hal berikut :
1. Kurangnya input dari end user. Keterlibatan user dalam proyek SI dapat
mempercepat proses pengembangan karena yang memahami proses bisnis di unit
kerjanya adalah User sehingga apabila User terlibat maka semua kebutuhan user
yang diinginkan dapat disampaikan langsung dan tepat ke programmer IT dan
secara tidak langsung dapat mengurangi mispersepsi dalam pengembanga serta
elbih banyak kesempatan untuk mengontrol proyek SI tersebut. Kesenjangan
komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena
pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam
latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai
kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer (user-designer
communication gap).
2. Tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan dan spesifikasi dan senantiasa berubahubah. Sistem informasi sebaiknya harus ditentukan maksud dan tujuannya. Setelah
itu, menambahkan komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan utama dari
sistem informasi tersebut. Perencanaan sistem informasi sebaiknya sejalan dengan
tujuan dan komponen-komponen yang telah ditentukan sehingga tidak keluar dari
11
jalur utama yang telah ditetapkan. Sistem informasi yang tidak sesuai dengan
kebutuhan akan menghambat tujuan dari perusahaan tersebut. Pengembangan dan
penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang
matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai
pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai
dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak
memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi
tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi.
Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap
manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan.
Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara
jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut
manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang
penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat
meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.
3. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen. Dukungan yang
kurang dari pihak manajemen dapat menyebabkan pengembangan projek sistem
informasi terhambat dan kemungkinan besar dipastikan gagal serta sistem tersebut
terancam tidak digunakan. Tetapi sebaliknya jika proyek tersebut didukung penuh
oleh manajemen maka projek tersebut akan mendapat perhatian khusus dan akan
terus dimonitoring hingga live. Karena setiap ada permasalahan baik itu sisi
hardware maupun flow sistem dalam pengembangan dapat terselesaikan dengan
cepat, dan dukungan dari manajemen berpengaruh juga terhadap persepsi positif
dari para manajemen bawah serta staf IT atau programmer yang mengembangkan
sistem sehingga terciptalah sistem yang handal, cepat dan berguna bagi
perusahaan.
4. Inkompetensi secara teknologi. Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak
hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga
manusia sebagai perancang dan penggunanya. Sistem informasi yang tidak
disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat menggunakan sistem
informasi tersebut. Hal ini akan berdampak pada menurunnya kinerja perusahaan
dan kegagalan sistem informasi sehingga sistem informasi yang telah dirancang
akan sia-sia serta menyebabkan kerugian materi yang cukup besar. Selain itu,
waktu sosialisasi yang singkat dapat menjadi kendala dalam hal penerapan sistem
informasi. Karyawan hanya mempelajari sedikit mengenai sistem informasi yang
mereka gunakan sehingga kemampuan mereka terbatas. Penyesuaian terhadap
strategi penerapan sistem yang baru harus disosialisasikan dengan jelas kepada
karyawan
Secara umum ada 5 faktor yang berpengaruh pada kesuksesan dan kegagalan implementasi
sistem informasi di suatu organisasi, antara lain :
1. Faktor-Faktor Lingkungan (Globalisasi, Lingkungan dinamis, Kompetisi)
2. Faktor Struktur Organisasi Internal
• Keselarasan strategis antara struktur dan infrastruktur organisasi dengan
struktur dan infrastruktur sistem informasi
• Dukungan dan komitmen manajemen puncak untuk sistem informasi
• Partisipasi pengguna dalam proyek sistem informasi
• Pencocokan kemampuan TI untuk kebutuhan dan tujuan organisasi
• Konteks struktur organisasi
• Keterampilan teknis dan manajerial yang mencukupi
12
3. Faktor Struktur Tim Proyek
• Umpan balik pemimpin proyek untuk tim
• Pengalaman pemimpin proyek
• Pemantauan dan pengendalian proyek
• Pelatihan yang memadai untuk anggota tim
• Peer review atas kemajuan proyek
• Pengalaman anggota tim
• Komitmen anggota tim
• Kontrol diri anggota tim
4. Teknologi yang Sesuai dan Metodologi Proyek
• Tujuan yang jelas
• Rencana proyek yang detail
• Lingkup proyek yang tepat
• Memanfaatkan metodologi yang efektif
• Penggunaan teknologi yang tepat
• Implementasi sistem yang efektif
5. Dukungan Pasca Proyek
• Pelatihan pengguna
• Dukungan software
• Pelatihan staf TI
• Bantuan tepat waktu pada pengguna
Faktor lingkungan memiliki pengaruh terhadap tingkat keberhasilan dan kegagalan TI
dalam perusahaan karena lingkungan eksternal memiliki daya dorong yang memaksa
organisasi untuk menggunakan sistem informasi berbasis IT. Dinamika lingkungan
merupakan faktor efektif karena ketidakpastian lingkungan mempengaruhi aplikasi SI
perusahaan. Dalam lingkungan yang tidak pasti suatu perusahaan harus memiliki aplikasi
strategis tingkat tinggi agar SI sukses karena aplikasi SI strategis adalah salah satu yang
memiliki efek yang besar terhadap keberhasilan perusahaan dengan mempengaruhi atau
membentuk strategi perusahaan atau memainkan peran langsung dalam pelaksanaan strategi
perusahaan. Jika perusahaan adalah perusahaan global, maka harus menyesuaikan proyek SI
aslinya dengan anak perusahaan agar sesuai kondisi anak perusahaan. Jika perusahaan tidak
mampu mencapai sesuai dengan kebutuhan spesifik, proyek SI mungkin gagal dengan
probabilitas tinggi. Perusahaan menerapkan proyek SI untuk mendapatkan keunggulan
kompetitif melalui diferensiasi, inovasi pengurangan biaya, dan pertumbuhan. Dalam
lingkungan yang sangat kompetitif jika perusahaan tidak mampu untuk mengembangkan dan
menerapkan proyek SI yang akan membuat mereka mendapatkan keuntungan kompetitif,
perusahaan tidak dapat mencapai kesuksesan proyek SI.
Faktor struktur organisasi internal juga mempengaruhi kesuksesan implementasi SI.
Harus terdapat keselarasan antara struktur dan infratruktus perusahaan dengan struktur dan
infrastruktur SI. Kesesuaian infrastruktur perusahaan dengan infrastruktur SI adalah tonggak
penting dalam menerapkan proyek SI sebaliknya proyek akan gagal secara dramatis.
Kemampuan TI dalam perusahaan harus sesuai dengan tujuan dan kebutuhan perusahaan.
Jika proyek SI berada dibawah kebutuhan perusahaan akan menjadi tidak berguna karena
tidak mampu memenuhi kebutuhan perusahaan. Sebaliknya, jika proyek SI berada diatas
kebutuhan perusahaan maka proyek hanya akan mengorbankan waktu dan uang. Konteks
struktural organisasi perusahaan juga dapat mempengaruhi kesuksean proyek SI karena
organisasi dengan hirarki tradisional berada dalam kesulitan besar karena perusahaan lama
tidak memadai untuk memproyeksikan secara rinci. Namun, faktor-faktor ini dapat efektif
jika anggota tim memiliki komitmen yang kuat untuk proyek yang juga membuat mereka
13
memiliki kemampuan kontrol diri. Dengan kemampuan ini anggota tim dapat memberikan
kontribusi yang efektif untuk proyek yang dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan
proyek SI. Tanpa komitmen tertentu, anggota tim tidak bisa bekerja dengan keyakinan
keberhasilan yang secara langsung dapat membawa proyek pada kegagalan tertentu.
Ada hubungan yang kuat antara keberhasilan proyek dengan teknologi dan
metodologi yang dipilih untuk mengembangkan dan melaksanakan proyek TI yang
dibutuhkan. Jika perusahaan gagal untuk memilih teknologi dan metodologi yang tepat
sangat mungkin bagi mereka untuk mengalami kegagalan pada akhir proyek. Untuk
mendapatkan keberhasilan perusahaan harus mulai berpikir tentang proyek dengan
mendefinisikan tujuan secara jelas yang juga dapat membantu mereka untuk menentukan
ruang lingkup proyek yang tepat. Dengan tujuan dan lingkup proyek yang didefinisikan
dengan baik, mereka dapat memilih teknologi dan metodologi yang tepat yang disertai
dengan tujuan dan ruang lingkup. Penerapan metodologi yang dipilih mungkin berhubungan
dengan kemampuan manajerial dan teknis perusahaan serta kemampuan umum dari tim
proyek.
14
BAB IV
KESIMPULAN & SARAN
4.1.
Kesimpulan
1.
Sistem informasi sangat dibutuhkan dalam menunjang kegiatan operasi
organisasi dan mendukung manajamen guna dapat survive dalam menghadapi
persaingan bisnis, , walaupun membutuhkan biaya yang tidak sedikit, namun
akan memberikan banyak keuntunngan dan kemudahan juga sebagai nilai
tambah dalam bisnis suatu perusahaan
2.
Secara umum ada 5 faktor yang berpengaruh pada kesuksesan dan kegagalan
implementasi sistem informasi di suatu organisasi, antara lain :
• Faktor-Faktor Lingkungan (Globalisasi, Lingkungan dinamis, Kompetisi)
• Faktor Struktur Organisasi Internal
• Faktor Struktur Tim Proyek
• Teknologi yang Sesuai dan Metodologi Proyek
• Dukungan Pasca Proyek
3.
Keberhasilan penerapan sistem informasi disebabkan beberapa hal, antara lain :
• Keterlibatan pengguna
• Dukungan pimpinan (manajemen eksekutif)
• Kejelasan pernyataan kebutuhan
• Perencanaan yang tepat
• Harapan yang realistis.
4.
Kegagalan penerapan sistem informasi disebabkan karena beberapa hal berikut :
• Kurangnya input dari end user.
• Tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan dan spesifikasi dan senantiasa
berubah-ubah.
• Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen.
• Inkompetensi secara teknologi
4.2.
Saran
Sebelum menyusun dan mengembangkan suatu sistem informasi, organisasi
sebaiknya mempelajari proses bisnis perusahaan dan mengevaluasi kondisi
perusahaan secara menyeluruh sehingga diketahui maksud dan tujuan dari penerapan
sistem informasi, hal-hal apa yang menjadi kebutuhan. Atas dasar itulah sistem
didefinisikan dan dibangun secara tepat sehingga berjalan dengan efektif.
15
DAFTAR PUSTAKA
1. O’Brien, J. A. and Marakas, G. M. 2011. Management Information System Tenth
Edition. Mc.Graw-Hill Companies. New York.
2. O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan
Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed.
Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Salemba Empat. Jakarta.
3. Laudon, Kenneth C. (2005), Sistem Informasi Manajemen Edisi 8, Penerbit Andi,
Yogyakarta, 317-326
4. Fuadi, A. 1995. Langkah-Langkah Menuju Penyempurnaan Sistem Informasi.
Majalah Manajemen. Edisi September-Oktober.
16