4.1 Evaluasi Pengendalian Internal atas PT. Telkom Secara Umum
advertisement
BAB 4 ANALISIS DAN BAHASAN Bab ini akan membahas mengenai evaluasi pengendalian internal. Berdasarkan objek penelitian, maka evaluasi pengendalian internal yang akan dibahas adalah evaluasi pengendalian internal secara umum pada PT. Telkom, evaluasi pengendalian internal atas aktivitas penerimaan kas, dan evaluasi pengendalian atas aktivitas pengeluaran kas. Evaluasi yang dilakukan terhadap pengendalian internal secara umum adalah untuk menilai keefektifan dan kesesuaian prosedur yang telah diterapkan oleh perusahaan berdasarkan lima komponen pengendalian internal menurut COSO (Committee of Sponsoring Organization), yaitu Lingkungan Pengendalian (Control Environment), Penilaian Risiko (Risk Assessment), Aktivitas Pengendalian (Control Activities), Informasi dan Komunikasi (Information and Communication), dan Pemantauan (Monitoring). Kelima komponen ini harus terpenuhi dalam kegiatan pengendalian internal perusahaan untuk menunjukkan bahwa pengendalian yang diterapkan oleh perusahaan sudah berjalan dengan efektif dan efisien demi tercapainya tujuan perusahaan. 4.1 Evaluasi Pengendalian Internal atas PT. Telkom Secara Umum 4.1.1 Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Lingkungan pengendalian merupakan fondasi untuk keempat komponen pengendalian yang lain didalam perusahaan. Pengendalian ini 51 terdiri dari tindakan, kebijakan, dan prosedur yang menggambarkan bagaimana sikap manajemen puncak, direksi, dan pemilik entitas mengenai pengendalian internal dan pentingnya bagi entitas. 1. Integritas dan nilai etis Suatu entitas perlu menetapkan standar etis dan perilaku yang dikomunikasikan kepada karyawan dan diperkuat dengan praktik dari hari ke hari. Cara paling baik untuk mengkomunikasikan integritas dan perilaku etis dalam entitas adalah melalui pernyataan kebijakan dan aturan perilaku. PT. Telkom telah menerapkan kode etik yang berlaku bagi komisaris, direktur utama, direktur keuangan, direktur dan pejabat kunci lainnya serta seluruh karyawan sesuai dengan ketentuan Sarbanes Oxley Act (SOA). Pemahaman dan penerapan etika bisnis yang telah dilakukan juga telah diaudit secara internal maupun eksternal melalui proses audit terkait dengan penerapan lingkungan pengendalian sesuai kerangka kerja pengendalian internal COSO. Dalam sosialisasi dan penerapannya, setiap tahun PT. Telkom selalu mengingatkan karyawan mengenai tata nilai dan etika melalui survei internal untuk mengetahui efektivitas penerapan budaya perusahaan dan etika bisnis yang didalamnya memuat kuesioner dan studi kasus terkait pemahaman GCG, etika bisnis, fraud, manajemen risiko, pengendalian internal (SOA), whistleblower, tata kelola, TI, menjaga keamanan informasi, dan hal-hal lainnya yang berkaitan dengan praktek tata kelola perusahaan. Selain itu, adanya pelanggaran kode etik oleh karyawan juga akan dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan yang tertera diperusahaan. 52 2. Komitmen terhadap kompetensi PT. Telkom memiliki standar kompetensi masing-masing untuk setiap bagian pekerjaannya. Pada pekerjaan yang membutuhkan keahlian tertentu maka akan dipilih karyawan yang memiliki latar belakang sesuai dan kompeten agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien sehingga tujuan perusahaan tercapai. Sebaik apapun kebijakan dan proses yang telah dirancang tidak akan membuahkan hasil yang optimal jika manusia yang menjalankan aktivitas tersebut tidak profesional. Dalam implementasinya, pengelolaan pengetahuan di PT. Telkom difokuskan untuk menciptakan nilai bisnis yang menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan dengan mengoptimalkan proses penciptaan (acquisition), berbagi (sharing) dan pemanfaatan (utilization) pengetahuan yang dibutuhkan perusahaan. Guna mendukung proses pengelolaan pengetahuan tersebut, perusahaan telah menyediakan Knowledge Management System yang merupakan bank data (repository) sebagai sarana bagi setiap karyawan untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan dengan cara mengunggah atau mengunduh melalui sistem, sehingga diharapkan dapat menjadi solusi atas beranekaragam permasalahan pekerjaan yang pada akhirnya mendorong pertumbuhan produktivitas dan kualitas pekerjaan. 3. Dewan Komisaris dan pastisipasi Komite Audit Dewan Komisaris telah melaksanakan fungsinya mengawasi pelaksanaan tugas-tugas Direksi dalam mengelola jalannya perusahaan. Komite Audit berada dibawah Dewan Komisaris, Komite Audit 53 menjalankan tugas berdasarkan mandat yang ditetapkan dengan Keputusan Dewan Komisaris. Komite Audit di perusahaan bertanggung jawab untuk : 1) Mengawasi proses pelaporan keuangan Perusahaan atas nama Dewan Komisaris. 2) Memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris mengenai penunjukan auditor eksternal. 3) Mendiskusikan dengan auditor internal dan eksternal semua lingkup pekerjaan, baik pekerjaan audit dan non-audit serta rencana audit mereka. 4) Menelaah laporan keuangan konsolidasian serta efektifitas pengendalian internal atas pelaporan keuangan. 5) Mengadakan rapat secara berkala dengan auditor internal dan eksternal, tanpa kehadiran manajemen, masing-masing untuk membahas hasil evaluasi dan hasil audit mereka atas pengendalian internal serta laporan keuangan perusahaan secara keseluruhan. 6) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Dewan Komisaris, khususnya dalam bidang yang terkait dengan akuntansi dan keuangan, serta kewajiban lain yang diharuskan oleh SOA. Komite Audit perusahaan juga ikut serta dalam layanan konsultasi internal, yang lebih merupakan solusi pencegahan sebagai antisipasi agar penyelenggaraan bisnis tetap pada arah yang tepat dan taat pada ramburambu pertaturan yang berlaku. Komite audit juga akan menindaklanjuti apabila ada pengaduan yang berkaitan dengan : 54 1) Akuntansi dan Auditing. Permasalahan akuntansi dan pengendalian internal pelaporan keuangan yang berpotensi mengakibatkan salah saji material dalam laporan keuangan serta permasalahan audit terutama yang menyangkut independensi Kantor Akuntan Publik. 2) Pelanggaran paraturan. Pelanggaran terhadap peraturan pasar modal dan peraturan perundangan yang berkaitan dengan operasi maupun pelanggaran terhadap peraturan internal yang berpotensi mengakibatkan kerugian bagi PT. Telkom. 3) Kecurangan dan/atau dugaan korupsi. Kecurangan dan/atau dugaan korupsi yang dilakukan oleh pejabat dan/atau karyawan. 4) Kode etik. Perilaku direksi dan manajemen yang tidak terpuji (tidak jujur, benturan kepentingan dengan perusahaan, atau memberikan informasi yang menyesatkan kepada publik) yang berpotensi mencemarkan reputasi perusahaan atau mengakibatkan kerugian bagi PT. Telkom. 4. Filosofi dan gaya operasi manajemen Dalam pengelolaan manajemennya, PT. Telkom berfokus kepada pelayanan pelanggan untuk terus mengembangkan solusi terbaik. Kepuasan pelanggan tidaklah cukup, maka dari itu perusahaan terus berusaha untuk memberikan lebih kepada pelanggan dengan cara terus mengembangkan produk, meningkatkan kualitas jaringan dan menetapkan standar pelayanan yang tinggi. Mengingat pentingnya aspek Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai salah satu sumber daya utama di setiap perusahaan, PT. Telkom memandang SDM sebagai modal bagi organisasi, bukan sebagai aset perusahaan. 55 Manajemen menerapkan sistem sesuai dengan aturan yang sudah ada, mempertahankan sumber daya yang baik, dan memonitor kegiatan. Manajemen memonitor risiko bisnis melalui manajemen risiko yang dibentuk oleh perusahaan. Manajemen juga terbuka terhadap masukan atau pendapat dari karyawan, hal ini dapat mempererat hubungan antara manajemen dan karyawan sebagaimana terlihat di kantor keakraban antar karyawan yang menunjang terciptanya lingkungan kegiatan yang baik sebagai motivasi untuk mencapai tujuan perusahaan. 5. Struktur organisasi Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Telkom adalah struktur organisasi berbentuk bagan garis dan formal, yang menginformasikan dengan jelas tingkat jabatan, wewenang, dan tanggung jawab dalam perusahaan. Struktur organisasi yang tertulis pada perusahaan menunjukkan Direktur Utama sebagai karyawan pada level paling atas. Struktu organisasi pada PT. Telkom bisa dilihat pada bab sebelumnya mengenai struktur organisasi beserta wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki oleh masing-masing pejabat kunci. Berdasarkan hasil penelitian, fungsi pemisahan tugas berdasarkan struktur organisasi di PT. Telkom sudah sepenuhnya berdasarkan prinsipprinsip dan tata kelola perusahaan yang baik. Jadi, dapat dikatakan bahwa unsur komponen lingkungan pengendalian perusahaan mengenai struktur organisasi sudah berjalan dengan efektif dan efisien. 6. Pemberian wewenang dan tanggung jawab Setiap personil dalam struktur organisasi memiliki wewenang dan tanggung jawab masing-masing terhadap perusahaan. Wewenang dan 56 tanggung jawab Direktur Utama adalah memimpin dan mengelola perusahaan agar tetap berjalan sesuai dengan tujuan dan target perusahaan, serta menjaga tingkat efisiensi dan efektivitas perusahaan. Wewenang dan tanggung jawab setiap Direktur adalah mengelola dengan baik divisi yang dibawahinya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan serta saling mendukung antar divisi demi tercapainya tujuan dan target perusahaan. Seperti yang telah diterapkan oleh PT. Telkom, wewenang yang diberikan kepada Direktur Keuangan adalah bertanggung jawab menerapkan fungsi korporat terkait dengan Direktorat Keuangan dan melaksanakan fungsi keuangan terpusat melalui financial center, serta memastikan seluruh kegiatan investasi anak perusahaan. Berdasarkan hasil penelitian diatas, dapat disimpulkan bahwa komponen lingkungan pengendalian terutama mengenai pemberian wewenang dan tanggung jawab di perusahaan sudah berjalan dengan efektif dan efisien sesuai dengan komponen pengendalian internal menurut COSO. 7. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Sebagai perusahaan milik pemerintah, PT. Telkom harus mempertahankan kinerja yang telah dicapai hingga saat ini dan meningkatkan kinerja untuk kedepannya karena tanggung jawabnya terhadap pemerintah. Sumber daya yang dimiliki perusahaan sudah memenuhi standar yang telah ditetapkan. Perusahaan memiliki uraian pekerjaan (job description) untuk setiap pekerjaan. Untuk merekrut 57 pegawai baru, PT. Telkom mempunyai standard an kualifikasi tertentu sesuai dengan tingkat kebutuhan operasional dan secara umum 4.1.2 Penilaian Risiko (Risk Assesment) Pengendalian ditentukan berdasarkan risiko, risiko dikelola untuk menghindari kesalahan dan kecurangan yang berakibat misstatement terhadap laporan keuangan. Namun hal ini tidak terbatas pada risiko laporan keuangan, pengendalian juga diterapkan untuk risiko lain, termasuk risiko bisnis dan operasi. a. Risiko Operasi a) Operasi jaringan Risiko operasi pada perusahan terutama pada operasi jaringan sebagai sistem utama. Jaringan, termasuk sistem informasi dan infrastruktur serta jaringan operator lainnya, sangat rentan terhadap kerusakan atau gangguan dalam operasinya akibat berbagai hal seperti gempa bumi, kebakaran, banjir, listrik mati, kerusakan perangkat, kesalahan perangkat lunak jaringan, gangguan kabel transmisi atau peristiwa serupa lainnya. Jaringan, terutama akses kabel memiliki potensi ancaman keamanan seperti pencurian atau perusakan. b) Operasi satelit Satelit perusahaan memiliki masa operasi yang terbatas dan dapat rusak atau hancur selama masa operasi orbit. Kerugian atau kinerja yang berkurang dari satelit, baik dikarenakan kerusakan perangkat atau dicabutnya lisensi, dapat merugikan kondisi keuangan, hasil operasi dan kemampuan untuk memberikan layanan. 58 c) Kebocoran pendapatan Kebocoran pendapatan merupakan risiko umum bagi semua operator telekomunikasi, atau kesulitan memperoleh pendapatan yang merupakan hak perusahaan, akibat kelemahan sistem pengendalian dan pengawasan transaksi, penundaan proses transaksi pelanggan yang tidak jujur atau faktor lainnya. Perusahaan telah mengambil langkah preventif untuk mengatasi potensi kebocoran pendapatan itu dengan meningkatkan fungsi pengendalian terhadap seluruh proses bisnis yang ada, menerapkan metode penjaminan pendapatan, memberlakukan kebijakan dan prosedur yang tepat serta menerapkan aplikasi sistem informasi guna menekan kebocoran pendapatan. d) Teknologi baru Teknologi baru dapat berdampak negatif pada daya saing perusahaan. Apalagi dalam industri telekomunikasi, perubahan yang cepat dan signifikan terjadi pada sisi teknologi. Pengembangan atau aplikasi teknologi, layanan atau standar baru atau alternatif dimasa depan mensyaratkan perubahan pada model bisnis, pengembangan produk, penyediaan layanan tambahan dan investasi baru. Produk dan layanan yang baru akan terus berkembang dan mendorong masuknya pesaing baru di pasar. Perusahaan juga tidak dapat menjamin untuk dapat mengintegrasikan secara efektif teknologi baru ke dalam model bisnis yang ada. Perusahaan tidak dapat menjamin teknologinya tidak akan tertinggal, atau terlibat persaingan dengan teknologi baru di masa depan. Kegagalan perusahaan untuk bereaksi terhadap perubahan 59 teknologi yang cepat dapat berdampak negatif bagi bisnis, kondisi keuangan, hasil operasi dan prospek usaha. b. Risiko keuangan 1) Risiko nilai tukar mata uang asing Perubahan nilai tukar berpengaruh dan akan terus mempengaruhi kondisi keuangan dan hasil operasi perusahaan. Sebagian besar kewajiban hutang dan pendapatan perusahaan adalah dalam denominasi Rupiah, sedangkan sebagian besar belanja modal perusahaan dikeluarkan dalam Dolar AS, penerimaan untuk pendapatan valuta asing (USD) relatif kecil bila dibandingkan dengan penerimaan dalam rupiah. Meskipun nilai tukar rupiah terhadap Dolar AS relatif stabil pada tahun 2012, perusahaan tidak dapat menjamin akan mampu mengelola risiko nilai tukar dengan sukses di masa depan atau tidak akan terpengaruh negatif akibat risiko nilai tukar. 2) Risiko tingkat suku bunga Hutang perusahaan yang termasuk pinjaman bank untuk mendanai kegiatan operasi, memiliki risiko terhadap fluktuasi suku bunga dan hal ini dapat berakibat buruk pada bisnis, kondisi keuangan dan hasil operasi perusahaan. Untuk mengukur risiko pasar atas pergerakan suku bunga, perusahaan melakukan analisa pada pergerakan margin suku bunga dan profil jatuh tempo asset dan liabilitas keuangan berdasarkan jadwal perubahan suku bunga. 3) Risiko kredit Perusaahaan rentan terhadap risiko kredit terutama dari piutang usaha dan piutang lain-lain. Risiko kredit dikendalikan dengan pengawasan 60 terus menerus atas saldo dan penagihan piutang usaha dan piutang lain-lain. Manajemen yakin akan kemampuannya untuk mengawasi dan mempertahankan eksposur risiko kredit yang minimal, dimana perusahaan telah menyediakan provisi yang memadai untuk menutupi kerugian yang timbul dari piutang yang tidak tertagih berdasarkan kerugian historis. 4) Risiko likuiditas Risiko likuiditas timbul apabila perusahaan mengalami kesulitan untuk memenuhi liabilitas keuangan ketika liabilitas tersebut sudah jatuh tempo. Manajemen risiko likuiditas bertugas menjaga kecukupan saldo kas dan setara kas dalam upaya pemenuhan liabilitas keuangan perusahaan. Perusahaan secara terus menerus melakukan analisa untuk mengawasi rasio-rasio likuiditas laporan posisi keuangan, antara lain rasio likuiditas, rasio debt equity terhadap persyaratan yang diharuskan perjanjian utang. Penilaian risiko atau yang menjadi tugas dari Manajemen Risiko, adalah bagian yang tidak dapat dipisahkan dari penerapan GCG dan pengendalian internal di perusahaan. Saat ini, implementasi manajemen risiko di perusahaan telah mencapai tingkatan dimana manajemen risiko telah diintegrasikan di seluruh entitas perusahaan. Evaluasi atas efektivitas sistem manajemen risiko dilakukan secara berkala meliputi aktivitas sebagai berikut : 1) Review dan monitoring implementasi manajemen risiko unit secara berkala setiap tiga bulan. 61 2) Penyusunan Laporan Analisa Risiko dan Kepatuhan secara berkala setiap tiga bulan. 3) Rapat pembahasan terkait risiko perusahaan tingkat Direksi maupun dewan Komisaris. 4) Melakukan pengukuran implementasi budaya risiko melalui survei kepada sejumlah responden. 5) Melakukan pengukuran tingkat kematangan implementasi manajemen risiko. Penilaian risiko mempertimbangkan kejadian ekstern dan intern yang mungkin timbul dan secara tidak baik mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk mencatat, mengolah, mengihktisarkan, dan melaporkan data keuangan. Beberapa risiko intern yang muncul dan dihadapi perusahaan diantaranya sebagai berikut : 1) Perubahan dalam lingkungan operasi Misalnya seperti munculnya Peraturan Menkominfo tentang penyelanggaraan jasa pesan premium dan pengiriman jasa pesan singkat memberikan dampak penurunan pendapatan fitur, yakni terkait penerimaan kas dari telepon seluler. Kemudian, semakin berkembangnya teknologi komunikasi telepon seluler mengakibatkan menurunnya pemakaian telepon tidak bergerak di masyarakat, sehingga memberikan dampak penurunan pendapatan telepon tetap (fixed line). 2) Perubahan Sistem Informasi Penggunaan sistem aplikasi SAP mempermudah proses transaksi penerimaan dan pengeluaran kas di perusahaan karena semua sudah terintegrasi secara terpadu sesuai prosedur, setiap kegiatan diinput 62 kedalam sistem agar semua yang terkait dapat menerima informasi yang sama dalam waktu cepat sehingga mempercepat penyebaran informasi. Namun perkembangan aplikasi akan semakin canggih lagi kedepannya, apabila perusahaan tidak bisa mengimbangi maka akan berisiko mempengaruhi kegiatan pengendalian. 3) Pertumbuhan yang cepat Pertumbuhan perusahaan menjadi semakin berkembang akan membutuhkan personil tambahan untuk mendukung personil yang sudah ada dalam menjalankan tugasnya. Apabila perusahaan tidak dapat menangani dengan cepat terhadap pertumbuhan perusahaan maka akan dapat membebani pengendalian dan meningkatkan risiko melemahnya pengendalian yang sudah ada. 4) Teknologi baru Menggabungkan teknologi baru pada perusahaan dapat meningkatkan risiko aplikasi. Seperti risiko kerusakan sistem, sistem menolak data yang di-input, system down, dan lain-lain. Sehingga membutuhkan pengendalian internal mengenai sistem. 5) Pernyataan akuntansi Perubahaan standar akuntansi di Indonesia dari US GAAP menjadi International Financial Reporting Standards (IFRS) berpengaruh pada kegiatan pelaporan keuangan perusahaan. Sistem pencatatan atas transaksi juga mengalami perubahan, meskipun tidak semuanya, namun tetap mengharuskan perusahaan mengikuti peraturan yang ditetapkan oleh pemerintah, sehingga perlu evaluasi lagi bagi karyawan untuk memahami standar pelaporan menurut IFRS. Kemungkinan adanya perubahan 63 standar akuntansi lagi kedepannya dapat menimbulkan risiko pencatatan pada pelaporan keuangan. 6) Keterlambatan pembayaran Keterlambatan pembayaran oleh pelanggan retail dapat diatasi dengan cara memblokir jaringan telekomunikasi yang digunakan hingga pelanggan melakukan pembayaran. Berbeda dengan pelanggan korporat yang menyewa jasa jaringan, perusahaan tidak bisa dengan mudah memutus jaringan yang digunakan karena akan menimbulkan masalah lain. Keterlambatan atau penunggakan pembayaran dapat mempengaruhi pendapatan perusahaan, karena penerimaan yang berasal dari pelanggan korporat jumlahnya tidak sedikit. Jika penunggakan terjadi pada tahun berjalan akan mempengaruhi cash flow perusahaan. Maka dari itu, perlu dilakukan pendekatan dengan cara me-lobby atau negosiasi kepada pelanggan mengenai masalah penunggakan pembayaran tersebut. h) Tidak tercapainya target Target Unit Collection Management adalah berapa banyak collection yang diperoleh, apabila target tidak tercapai maka akan mempengaruhi kualitas kinerja management dan menurunkan kepercayaan perusahaan terhadap unit ini sehingga dapat mempengaruhi efektivitas dan efisiensi aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas. Berdasarkan hasil penelitian diatas, dapat disimpulkan bahwa penilaian risiko yang akan dihadapi oleh PT. Telkom yang dikelola oleh manajemen risiko yang dimiliki perusahaan sudah berjalan dengan efektif. Karena berdasarkan risiko-risiko diatas, perusahaan telah melakukan berbagai upaya antara lain : 64 1) Membangun dan mengembangkan aspek struktural, operasional dan perawatan atas implementasi manajemen risiko. 2) Peningkatan kualitas pengambilan keputusan. 3) Pengembangan manajemen kelangsungan usaha (Business Continuity management) dan Crisis Management. 4.1.3 Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Dengan berpedoman pada COSO Internal Control framework, pengendalian internal yang dipergunakan untuk menjamin keandalan pelaporan keuangan, pengendalian yang telah dilakukan oleh perusahaan antara lain : 1. Tingkat Pengendalian Entitas Formulasi kebijakan, implementasi, dan pengendalian pengungkapan sesuai dengan SOA. Membangun komitmen pengelolaan perusahaan sesuai etika memalui tata kelola yang baik dengan cara penerapan etika bisnis, mencegah benturan kepentingan, whistleblower, pemerapan risk management di setiap unit bisnis, penerapan program fraud, dan lain-lain. Menyelenggarakan asesmen risiko rutin dan risk profiling sebagai early detection system. Yang terakhir, melakukan berbagai audit untuk menjamin efektivitas dari penerapan pengendalian entitas. 2. Tingkat Pengendalian Transaksi Merancang bisnis proses dengan menggunakan risk based control dan menerapkan pemisahan kewenangan berdasarkan prinsip segregation of duties, memberlakukan disiplin kerja , memperbaiki bisnis proses secara rutin, melakukan berbagai audit untuk menjamin efektivitas dari penerapan pengendalian tingkat transaksi. 65 3. Pengendalian Teknologi Informasi Memformulasikan kebijakan IT dan master plan guna menegakkan IT Governance, menjamin perkembangan dan perubahan dalam operasi dan aplikasi IT, dan menjamin bahwa penggunaan aplikasi telah sesuai dengan pengaturan otorisasi dan hak akses, seperti manajemen password, end user computing, dan lain-lain. 4.1.4 Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi adalah bagaimana mengidentifikasi, memahami, dan melakukan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang menungkinkan setiap personil dalam perusahaan melaksanakan tanggung jawab mereka. Sistem informasi yang relevan dalam pelaporan keuangan meliputi mengidentifikasikan, sistem akuntansi menggabungkan, yang berisi menganalisa, metode untuk mengklasifiksai, mencatat, dan melaporkan transaksi serta menjaga akuntabilitas aset dan kewajiban. Komunikasi dapat dilakukan secara lisan atau melalui tindakan manajemen. Komunikasi meliputi sejauh mana karyawan memahami bagaimana peranan mereka dalam sistem informasi pelaporan keuangan perusahaan dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pengendalian internal atas pelaporan keuangan. Penguatan tata kelola teknologi informasi terus diupayakan, mengingat PT. Telkom adalah perusahaan yang bergerak dalam bisnis informasi dan manyalurkan data/informasi pelanggan yang harus terjamin keamanannya. Hampir seluruh titik dalam value-chain perusahaan, yang mencakup pengoperasian jaringan seluruh infrastruktur alat prduksi, semua aspek penting dalam manajemen perusahaan seperti keuangan, logistik, 66 sumber daya manusia termasuk juga pelayanan kepada karyawan, pelanggan, pemasok, dan pemangku kepentingan lainnya telah terintegrasi dalam jaringan TI. Beberapa contoh praktik tata kelola TI dalam operasi perusahaan adalah pengelolaan user access review, password management, pengelolaan audit log/audit trail, pengelolaan end user computing. Hal terpenting yang disoroti dalam komponen ini berkaitan dengan sistem akuntansi yang digunakan untuk mengolah aktivitas transaksi. Dalam praktiknya, PT. Telkom menggunakan sebuah software SAP (System Application and Product in data processing) untuk menjalankan kegiatan operasionalnya. Seluruh aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas sudah terkomputerisasi dan mengacu pada ketentuan SAP terkait untuk bagian fiancial. Mekanisme pencatatan atas transaksi yang sudah berjalan adalah melalui sistem aplikasi SAP tersebut, melalui aplikasi ini seluruh kegiatan transaksi dicatat dan diawasi secara real time karena aplikasi ini sudah terintegrasi secara terpadu dengan jaringan perbankan yang sudah melakukan kerjasama dengan PT. Telkom. Dengan demikian, dapat diperoleh kesimpulan bahwa penerapan sistem informasi dan komunikasi pada perusahaan sudah berjalan secara efektif dan efisien dalam mendukung tercapainya tujuan dan target perusahaan. Penggunaan sistem informasi pada PT. Telkom memberikan keunggulan penggunaan yang powerfull, cepat, akurat, transparan, dan less manually. 67 4.1.5 Pemantauan (Monitoring) PT. Telkom memiliki Audit Internal yang senantiasa melakukan pemantauan atas kinerja perusahaan. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan perusahaan, diperoleh keterangan bahwa, setiap triwulan, unit bisnis melakukan Control Self Assessment (CSA) terhadap pengendalian internal. Secara periodik, internal audit melakukan evaluasi terhadap hasil CSA tersebut dan mengukur tingkat kecukupannya dan menghasilkan rekomendasi perbaikan baik terhadap rancangan maupun pelaksanaan. 4.2 Evaluasi Pengendalian Internal atas Aktivitas Penerimaan dan penerimaan dan Pengeluaran Kas 4.2.1 Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengeluaran kas dilakukan oleh suatu unit didalam perusahaan yaitu Finance, Billing & Collection Center. Didalam unit ini terdapat sumber daya yang kompeten dan menjunjung tinggi kedisiplinan terhadap peraturan yang ditetapkan oleh perusahaan. Proses pembayaran atas jasa telekomunikasi dilakukan oleh pelanggan melalui transfer atau melalui Plaza Telkom terdekat. Pembayaran melalui transfer ditujukan kepada rekening Bank Operasional sebagai penampung sementara yang kemudian oleh bank operasional akan ditransfer ke rekening Korporat pada hari itu juga, sehingga tidak ada saldo yang mengendap. Kerjasama antara personil yang terkait dalam aktivitas penerimaan kas sudah dilakukan dengan baik sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Penerimaan kas yang berasal dari jasa telekomunikasi berada 68 dibawah Deputy Billing&Collection dan Deputy Finance Operation. Deputy Billing&Collection membawahi Billing Management yang bertanggung jawab mengelola billing atau tagihan kepada pelanggan maupun dari vendor. Deputy Finance Operation membawahi Unit Finance Service yang didalamnya terdapat Officer yang bertugas menerima, memverifikasi, dan meng-input data atas transfer dari Bank Operasional ke Korporat. Proses pengeluaran kas untuk biaya pemeliharaan harus melalui otorisasi oleh pejabat yang memiliki wewenang atas setiap kegiatan. Mulai dari verifikasi atas kelengkapan dokumen dari vendor, input data kedalam sistem, otorisasi surat perintah bayar (SPB) hingga persetujuan pengeluaran kas, semua dilakukan oleh personil yang kompeten disertai pengendalian yang sesuai dengan kondisi didalamnya. Setiap kegiatan pasti memiliki risiko namun perusahaan telah mengantisipasi dengan cara menerapkan pengendalian-pengendalian yang dapat menghindari dan meminimalisir terjadinya kesalahan dalam aktivitas pengeluaran kas. 4.2.2 Penilaian Risiko (Risk Assessment) Penerimaan Kas Penilaian risiko dilakukan berdasarkan aktivitas yang terjadi dalam proses penerimaan kas, diantaranya : 1. Ketika Bank Operasional melakukan transfer ke Korporat, jumlah transfer yang diterima ternyata tidak tepat, atau transfer dilakukan tidak tepat waktu seperti mendekati akhir bulan. 2. Memo jurnal yang dibuat berdasarkan dokumen pendukung tidak lengkap atau tidak akurat karena kesalahan personil. 69 3. Input data transfer dari pelanggan korporat tidak akurat atau tidak lengkap. 4. Posting data transfer Bank Operasional ke Korporat tidak akurat atau tidak lengkap. Pengendalian yang dilakukan : 1. Asman Cash&Bank/Asman Financial Service/OM Financial Service. Mereview hasil verifikasi Rekening Koran atas transaksi transfer dari Bank Operasional ke Korporat dan menandatangani Rekening Koran/bukti transfer. 2. Asman Cash&Bank/ Asman Financial Service/OM Financial Service mereview memo jurnal dan tanda tangan pada memo jurnal. 3. Pengendalian ini dilakukan oleh aplikasi. Aplikasi menolak input data yang tidak lengkap (mandatory fields). 4. Manager Cash Operastion/OM Financial Service/Pejabat berwenang. Mereview hasil posting dan menandatangani dokumen hasil posting. Pengeluaran Kas Peniliaian risiko yang terkait didalam proses pengeluaran kas, diantaranya : 1. Dokumen pendukung dari vendor dan Checklist Pememeriksaan Dokumen tidak lengkap atau tidak akurat. 2. Dokumen pertanggungan yang dikirim tidak lengkap atau tidak akurat. 70 3. Dokumen pertanggungan yang diterima tidak lengkap atau tidak akurat. 4. Terdapat duplikasi penginputan. 5. Posting tidak lengkap dan tidak akurat. 6. Proses dokumen pertanggungan pada SAP melebihi anggaran. 7. SPB yang dicetak tidak akurat. 8. SPB tidak absah, tidak akurat dan tidak diotorisasi oleh pejabat berwenang. Adapun risiko yang terkait dengan aplikasi SAP yang digunakan pada saat mengolah informasi, diantaranya : 9. Terdapat SPB yang telah di-approve tetapi status belum berubah. 10. Nota transfer dicetak sebelum SPB di-approve. 11. Duplikasi pencetakan Nota Transfer Pembayaran dan Daftar Transfer Pembayaran. 12. Nota Transfer Pembayaran dan Daftar Transfer Pembayaran dicetak tidak lengkap atau tidak akurat. Pengendalian yang dilakukan berdasarkan risiko yang disebutkan diatas : 1. Asman Verification/Pejabat berwenang mereview hasil verifikasi kelengkapan dan keakuratan dokumen pendukung/dokumen pertangungan, checklist pemeriksaan dokumen, dan otorisasi checklist pemeriksaan dokumen. 2. Asman Financial Service mereview dokumen yang akan dikirim dan menandatangani pengiriman dokumen. 71 3. Pengendalian ini dilakukan oleh aplikasi. Aplikasi menolak input data yang tidak lengkap. OM Financial Service mereview dokumen dan memberi tanda tangan pada Checklist. 4. Aplikasi menolak eksekusi jurnal yang tidak balance. 5. Aplikasi menolak memunculkan kekurangan anggaran untuk masing-masing akun bila input melebihi anggaran. 6. Manager Cash Operation mereview hasil posting dan tanda tangan pada dokumen hasil posting. 7. Pejabat berwenang mereview keakuratan SPB dan otorisasi. 8. SPB hanya bisa di-approve jika status SPB “0” (print). 9. Aplikasi secara otomatis meng-update status SPB pada saat mencetak Nota Transfer Pembayaran dan Daftar Transfer Pembayaran. 10. Nota Transfer Pembayaran dan Daftar Transfer Pembayaran tidak bisa dicetak sebelum SPB di-approve. 11. Aplikasi menolak mencetak Nota dan Daftar Transfer Pembayaran yang sama. 12. Pejabat berwenang mereview kelengkapan dan keakuratan Nota dan Daftar Transfer pembayaran kemudian dibandingkan dengan rekap Permintaan Pembayaran, serta otorisasi. 4.2.3 Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Aktivitas pengendalian yang akan dibahas adalah pengendalian yang dilakukan terhadap proses penerimaan kas, dimulai sejak menerima bukti transfer dan Rekening Koran hingga pencatatan memo jurnal. Serta aktivitas 72 pengendalian terhadap pengeluaran kas dimulai dari menerima dokumen pertanggungan sampai dengan persetujuan untuk melakukan pembayaran. 1. Penelaahan kinerja (Performance appraisal) Pengecekan independen dan pelaksanaan praktik yang sehat Prosedur sistem penerimaan dan pengeluaran kas tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Setiap harinya manajer mengawasi, mengecek, mengotorisasi setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran kas beserta dokumen-dokumen yang keluar. Manajer juga mengawasi kinerja karyawannya agar tetap sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Pengecekan dan pengawasan dilakukan pada setiap proses yang terjadi dalam penerimaan dan pengeluaran kas. Officer yang melakukan pekerjaannya selalu direview oleh personil yang lebih tinggi jabatanya sebelum melanjutkan ke proses berikutnya. Pengecekan dan pengawasan dimulai sejak awal proses dengan tujuan tetap terjaga keakuratan data hingga akhir proses sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan. Pengecekan secara independen secara keseluruhan dilakukan oleh internal audit. Internal audit yang dibentuk oleh perusahaan bertugas melakukan evaluasi terhadap hasil CSA secara periodik. CSA adalah Control Self Assessment (CSA) yang dilakukan setiap triwulan terhadap pengendalian internal untuk mengukur tingkat kecukupannya serta menghasilkan rekomendasi perbaikan baik terhadap rancangan maupun pelaksanaan kegiatan didalam perusahaan. 73 2. Pengolahan informasi (Information processing) Penerimaan Kas Pengolahan informasi mengenai pencatatan dan pengawasan atas transaksi penerimaan kas yang sudah berjalan adalah melalui suatu sistem secara terpadu yaitu aplikasi SAP, melalui aplikasi ini seluruh penerimaan kas yang berasal dari pembayaran jasa telekomunikasi dicatat dan diawasi secara real time karena aplikasi ini sudah terintegrasi dengan jaringan perbankan yang sudah melakukan kerjasama dengan PT. Telkom untuk menampung pembayaran yang dilakukan pelanggan atas penggunaan jasa telekomunikasi. Secara teknis, pelaksanaan collecting penerimaan pembayaran disamping langsung melalui loket bank yang sudah ada kerjasama dengan PT. Telkom, juga dapat dilakukan melalui loket Plaza Telkom dan selanjutnya harus disetorkan ke rekening perusahaan pada bank pemerintah yang berfungsi sebagai penampung seluruh penerimaan, demikian juga pembayaran yang diterima melalui loket Bank Operasional yang merupakan collecting agent harus disetorkan secara langsung (daily transfer) ke rekening perusahaan pada bank pemerintah yang berfungsi sebagai bank penampung tersebut, jadi prinsipnya di Bank Operasional tidak ada saldo yang mengendap. Dalam pengolahan informasi terdapat pengendalian aplikasi yang membantu untuk meyakinkan kelengkapan dan akurasi pengolahan transaksi, otorisasi, dan validitas. Meskipun sistem yang digunakan oleh PT. Telkom dalam mengolah informasi mengenai penerimaan kas sudah berjalan dengan 74 efektif dan efisien, namun masih ditemukan kelemahan pada proses identifikasi atas pelanggan korporat yang melakukan pembayaran. Kondisi : Proses identifikasi pelanggan dilakukan oleh bagian treasury dan bagian keuangan ketika di Rekening Koran tidak tertera nama pelanggan yang sudah melakukan transfer. Ketidakjelasan identitas mengakibatkan uang yang sudah masuk statusnya menjadi uang titipan meskipun secara cash sudah masuk di rekening perusahaan, dan berdampak pada akun piutang usaha belum bisa di clear pada saat itu. Apabila transaksi penerimaan terjadi mendekati akhir bulan maka akan menyebabkan pos piutang pada buku besar masih terbuka hingga kegiatan tutup buku akhir bulan. Pos piutang usaha yang masih terbuka secara administrasi sebenarnya akan menimbulkan dua hal : a. Mempengaruhi pencapaian kinerja unit kerja keuangan dalam hal pengawasan dan pengendalian piutang usaha. b. Akan menjadi sampling objek audit dan ini sangat riskan menjadi temuan catatan opini auditor. Pengeluaran Kas Pengolahan informasi terutama mekanisme pencatatan dan pengeluaran kas juga sudah didukung oleh penggunaan aplikasi SAP. Berawal ketika perusahaan menerima tagihan dari vendor atas pekerjaan pemeliharaan jaringan yang telah selesai dikerjakan. Surat tagihan disertai dokumen pendukung yakni Berita Acara mengenai pekerjaan yang telah dilakukan dan Faktur Pajak. Perusahaan, khususnya bagian verifikasi kemudian memverifikasi kelengkapan data lalu diserahkan ke bagian 75 Financial Service untuk mencetak Surat Perintah Bayar (SPB). Bagian Cash&Bank melakukan pembayaran berdasarkan SPB dan menyerahkan bukti transfer kepada vendor. 3. Pengendalian fisik (Physical controls) a) Dokumen dan catatan yang memadai Pengendalian internal yang baik atas dokumen dan catatan dapat memberikan jaminan bahwa setiap transaksi sudah dijalankan dengan baik sesuai prosedur. Kelengkapan dokumen akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya bahwa telah ada transaksi dengan bukti yang memadai. Dokumen yang memadai adalah dokumen yang di otorisasi baik dengan tanda tangan ataupun stempel oleh pejabat yang berwenang. Penerimaan Kas Berdasarkan penelitian, diketahui bahwa Invoice akan berlaku sebagai tanda terima pembayaran ketika transfer pelunasan oleh pelanggan sudah diterima oleh perusahaan. Invoice tersebut berisi berisi nomor tagihan, nama pelanggan disertai alamat dan nomor NPWP, tanggal pengukuhan, tanggal invoice, tanggal jatuh tempo pembayaran, periode penggunaan jasa telekomunikasi yang ditagih, jumlah total tagihan, dan Tanda Bea Materai Lunas dengan sistem komputerisasi. Lembar invoice juga disertai beberapa dokumen pendukung yaitu berkas Berita Acara yang berisi detil penggunaan koneksi yang digunakan oleh pelanggan selama periode yang ditagihkan, yang dibuat sebagai dasar penerbitan invoice dan pelunasan tagihan. Pada saat pelanggan sudah melakukan pembayaran ke Bank Operasional, maka Bank Operasional langsung mentransfer ke Bank Perusahaan. Bank Operasional menyerahkan bukti transfer dan Rekening 76 Koran kepada perusahaan, untuk kemudian dibuatkan memo jurnal dalam SAP perusahaan berdasarkan dokumen tersebut. Pengeluaran Kas Pengeluaran kas untuk biaya operasi dan pemeliharaan jaringan terdiri dari beberapa dokumen yang terkait, diantaranya : 1. Surat Kontrak. Surat persetujuan pengerjaan pemeliharaan antara PT. Telkom dengan vendor. 2. Surat tagihan. Surat tagihan dari vendor untuk PT. Telkom. 3. Kuitansi/tanda terima uang. Kuitansi pembayaran dari PT. Telkom kepada vendor. 4. Faktur pajak 5. Berita Acara uji terima barang untuk pekerjaan pemeliharaan 6. Lembar Justifikasi kegiatan (alasan mengapa kegiatan dilakukan) Dokumen-dokumen pendukung diatas akas diperiksa kelengkapannya oleh bagian verifikasi kemudian diserahkan ke bagian Financial Service. Di bagian Financial Service terjadi pengolahan data yang menghasilkan Surat Perintah Bayar (SPB), setelah SPB diotorisasi oleh pejabat berwenang maka akan dibuatkan dokumen Nota Transfer Pembayaran dan Daftar Transfer Pembayaran. Kondisi : Dokumen pendukung yang diterima oleh perusahaan terkadang masih kurang lengkap, sehingga pembayaran tidak bisa diproses hingga dokumen dilengkapi. 77 b) Otorisasi atas transaksi Penerimaan Kas Otorisasi atas dokumen terkait peneriman kas, diantaranya : 1. Invoice permintaan pembayaran kepada pelanggan, ditanda tangani oleh Manager Payment & Collection. 2. Bukti transfer dari Bank Operasional dan Rekening Koran diotorisasi oleh Operational Manager (OM) Financial Service. 3. Memo jurnal yang dibuat oleh Officer Financial Service direview dan ditandatangani oleh OM Financial Service. 4. Dokumen hasil posting diotorisasi oleh Manager Cash Operation. Pengeluaran Kas Pengeluaran kas untuk biaya operasi dan pemeliharaan jaringan terdiri dari banyak dokumen yang terkait disertai otorisasi oleh bagian yang memiliki wewenang, diantaranya : 1. Lembar Justifikasi kebutuhan barang dan atau jasa yang dibutuhkan untuk pemeliharaan jaringan, yang berisi unit kerja, nama kegiatan, dan total nilai yang dibutuhkan. Lembar justifikasi dibuat oleh Officer-3 Administrasi, diperiksa oleh petugas Support Service, dan disertai lembar persetujuan. 2. Lembar form kebutuhan barang atau jasa dan rinciannya, yang berisi nama barang dan jasa, jumlah yang diperlukan, serta total harga. Form ini dibuat oleh petugas Network dan disetujui oleh Manajer Area, kemudian diproses oleh Officer-1 Network & Accounting. 78 3. Nota, yang ditujukan kepada pihak ketiga yang diberi tugas untuk melaksanakan pekerjaan pemeliharaan. 4. Berita Acara, Surat permohonan pembayaran, Faktur pajak atas selesainya pekerjaan oleh vendor. Tagihan ditujukan kepada PT. Telkom. 5. Lembar verifkasi pajak. Sebagai verifikator adalah Officer-2 Financial Service dan Manajer Finanial Service sebagai reviewer. 6. Surat Perintah Bayar (SPB) dari PT. Telkom kepada vendor. Dokumen penagihan disahkan oleh Officer-1 Financial Service dan disetujui oleh Manajer Financial Service. 4. Pemisahan fungsi Pemisahan fungsi menjelaskan bahwa tidak ada karyawan yang melakukan pekerjaan ganda, antara bagian transaksi dan pencatatan dipisahkan, begitu juga dengan yang lainnya. Pemisahan fungsi dilakukan agar setiap bagian pekerjaan dapat berjalan dengan efektif, dan efisien sehingga tujuan perusahaan tercapai. Terdapat pemisahan fungsi antara fungsi penerimaan pembayaran dari jasa telekomunikasi dengan fungsi pengeluaran kas untuk beban operasional dan pemeliharaan sarana telekomunikasi (BODP). Secara umum, pemisahan fungsi dapat dijelaskan seperti berikut : Kegiatan pengeluaran kas ini dilakukan oleh satuan Unit Fungsional Logistik (Bagian Pengadaan Barang) dan Unit Keuangan yang terdiri dari bagian verifikasi, financial service, kas&bank, dan akuntansi. Masing-masing bertugas menerima, memeriksa, dan memverifikasi kelengkapan dokumen pendukung dan mencetak SPB. Setelah direview keakuratan SPB, bagian 79 keuangan (kas&bank) melakukan transfer pembayaran kepada vendor disertai Nota dan Daftar Transfer Pembayaran. Bagian Akuntansi melakukan posting jurnal dan member cap “PAID” pada berkas yang sudah dibayar. Dapat dilihat bahwa sudah terdapat pemisahan fungsi dengan baik antara Unit Fungsional Logistik dengan Unit Keuangan. Sedangkan untuk penerimaan kas dari jasa telekomunikasi, fungsi penagihan dan pencatatan sudah dilakukan secara terpisah. Fungsi Billing Management mengelola tagihan ke pelanggan maupun dari vendor, dan Fungsi Cash&Bank memeriksa rekening perusahaan apakah pelanggan sudah melakukan pembayaran, kemudian membuat memo jurnal dan menginput data, dan terakhir melakukan rekonsiliasi saldo bank. Penerimaan Kas Fungsi secara personil yang terkait penerimaan kas adalah fungsi Cash&Bank dan Financial Service. 1. Officer Cash&Bank/ Officer Financial Service Menerima Rekening Koran dan bukti transfer dari Bank Operasional. Memverifikasi transaksi atas transfer bank dari Bank Operasional ke Korporat untuk dibandingkan dengan rekening Koran. Melakukan klarifikasi transaksi transfer harian yang belum dilakukan oleh Bank Operasional. Membuat memo jurnal berdasarkan dokumen pendukung yang diterima. 2. Officer Cash&Bank/ Officer-1 Financial Service Menginput data atas transfer Bank Operasional ke Korporat. 80 Mencantumkan nomor dokumen pada memo jurnal atau dokumen pendukung. 3. Asman Cash&Bank/ Officer-2 Financial Service/ Pejabat berwenang Mereview hasil input Melakukan posting dokumen data atas transfer Bank Operasional ke Korporat kedalam SAP. Pengeluaran Kas Fungsi-fungsi yang terkait dalam aktivitas pengeluaran kas terdiri dari fungsi Verification, Verification&Tax, Financial Service, Cash&Bank, dan fungsi Akuntansi. 1. Verification Menerima dokumen pendukung Memvalidasi keabsahan dokumen pendukung Membuat dan memverifikasi Checklist Pemeriksaan Dokumen 2. Verification&Tax Mengirimkan dokumen yang telah diverifikasi beserta checklist ke Financial Service Mencatat pengiriman dokumen dalam log book 3. Financial Service Menerima dokumen yang telah diverifikasi Input dokumen kedalam SAP Melakukan review hasil input dan melakukan posting ke SAP Memproses dan mencetak SPB untuk ditandatangani oleh pejabat berwenang 4. Cash & Bank 81 Membuat dan mencetak perintah pembayaran berupa Nota dan Daftar Transfer Pembayaran Mengirimkan Nota dan Daftar Transfer Pembayaran ke Bank 5. Akuntansi Posting jurnal pembayaran (mengupdate status SPB) Member cap “PAID” dan “Tanggal Bayar” pada Nota dan Daftar Transfer Pembayaran Pemisahan fungsi antara aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas dilakukan untuk menghindari dan meminimalisir terjadinya kecurangan. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diatas, pemisahan tugas pada PT Telkom sudah berjalan dengan baik. Pembagian tugas pada perusahaan sangat mendukung kinerja atas perusahaan karena sudah dengan jelas tertulis dalam struktur organisasi perusahaan. Setiap fungsi sudah melakukan tugasnya sesua dengan jobdesk masing-masing sehingga mendukung tercapainya tujuan perusahaan. 4.2.4 Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Informasi mengenai seluruh aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas sudah terkomputerisasi dan mengacu pada ketentuan SAP terkait untuk bagian finansial. Mekanisme pencatatan atas transaksi penerimaan kas yang sudah berjalan adalah melalui sistem aplikasi SAP tersebut, melalui aplikasi ini seluruh penerimaan kas yang berasal dari pembayaran jasa telekomunikasi dicatat dan diawasi karena aplikasi ini sudah terintegrasi secara terpadu. Penggunaan sistem informasi pada PT. Telkom memberikan keunggulan penggunaan yang powerfull, cepat, akurat, transparan, dan less manually. Namun demikian, seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya 82 berdasarkan penelitian yang telah dilakukan di PT. Telkom ditemukan bahwa masih sering terjadi ketika perusahaan mencetak Rekening Koran untuk melihat pembayaran yang sudah dilakukan oleh pelanggan, tidak tertera nama perusahan melainkan hanya nomor rekening. Terutama jika pembayaran yang dilakukan mendekati akhir bulan, mengakibakan akun Piutang Usaha belum bisa di clear pada saat itu walaupun uang secara cash sudah masuk ke rekening PT. Telkom tetapi statusnya adalah uang titipan dan belum diakui pendapatan. Penelusuran atas pembayaran yang diterima dari pelanggan dilakukan secara harian, namun apabila transaksi penerimaan terjadi mendekati akhir bulan dan identifikasi masih belum jelas, maka akan mengakibatkan pos piutang pada buku besar masih terbuka pada tutup buku akhir bulan. 4.2.5 Pemantauan (Monitoring) Penerimaan Kas Seluruh penerimaan kas yang berasal dari pembayaran jasa telekomunikasi diawasi secara real time melalui sistem. Kegiatan monitoring untuk aktivitas penerimaan kas secara otomatis melalui database pelanggan yang dimiliki perusahaan. PT. Telkom memiliki database pelanggan retail dan wholesale, pelanggan retail adalah pelanggan yang menggunakan telepon tetap, pelanggan wholesale adalah perusahaan yang menyewa jaringan untuk kepentingan usahanya, contohnya untuk menghubungkan perusahaan pusat dengan cabang didaerah tertentu. Untuk pelanggan retail, setiap tanggal 20 sistem akan menunjukkan pelanggan yang sudah dan belum membayar tagihan, apabila ada pelanggan yang belum membayar tagihannya maka akan diblokir. Sedangkan untuk pelanggan wholesale, PT. Telkom tidak bisa 83 dengan mudah memutuskan sambungan jaringan karena akan menimbulkan masalah baru. Maka dari itu, pendekatan yang dilakukan diantaranya negosiasi mengenai masalah penyebab keterlambatan bayar. Pengeluaran Kas Pengeluaran kas yang bersifat pembayaran kepada pihak ketiga yaitu untuk biaya operasional pemeliharaan jaringan, dari sejak dokumen tagihan ditujukan ke Telkom, maka perusahaan mempunyai waktu 14 hari untuk membayar, semua ketentuan sudah ada di SAP. Adapun pengeluaran kas yang bersifat internal contohnya penggantian imprest fund, perusahaan mempunyai peraturan tersendiri yakni waktu 4 hari, semua ketentuan ada di SLA (Service Level Agreement). Dokumen-dokumen yang terkait pengeluaran kas diotorisasi oleh personil yang berwenang, oleh karena banyaknya dokumen yang harus diotorisasi dapat mengakibatkan personil kelelahan dan kurang cermat dalam menanggapi dokumen-dokumen tersebut sehingga perlu dilakukan pengecekan lagi oleh pihak yang independen atas kinerja setiap personil. Perusahaan menerapkan pengendalian dalam hal ini dengan cara menempatkan personil yang kompeten dan memiliki integritas yang tinggi terhadap pekerjaannya sejak awal. Setiap triwulan auditor internal juga melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap pengendalian internal perusahaan. Berdasarkan hasil penelitian diatas, dapat diperoleh kesimpulan bahwa kegiatan pemantauan terhadap aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas sudah dilakukan dengan baik oleh perusahaan, dan sudah berjalan dengan 84 efektif dan efisien sesuai dengan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan guna mendukung pencapaian tujuan dan target perusahaan. 4.3 Pembahasan Sistem pengendalian pada penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Telkom Tbk sudah melalui bank sehingga pengendalian terhadap kas sudah berjalan dengan baik. Namun demikian, disamping pengendalian terhadap kas juga terdapat pengendalian pada personil yang berkaitan dengan aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas. Terutama pada proses pengeluaran kas, diperlukan dokumen-dokumen sebagai bukti sebelum melakukan pengeluaran. Kegiatan otorisasi atas dokumen termasuk kegiatan yang sulit dengan begitu banyaknya dokumen yang keluar setiap hari yang membutuhkan perhatian serta otorisasi oleh personil yang diberikan wewenang oleh perusahaan. Dikatakan sulit karena memeriksa setiap lembar dokumen adalah kegiatan yang menjemukan, personil dapat dengan mudah memberikan tandatangannya karena terlalu lelah untuk mengecek setiap lembar dokumen yang diberikan. Dengan demikian, perusahaan menerapkan pengendalian dengan cara menempatkan personil yang kompeten, jujur, serta memiliki integritas yang tinggi terhadap pekerjaannya. Perusahaan juga melakukan pengecekan independen pada setiap aktivitas yang dilakukan dan pemantauan oleh auditor internal sebagai dasar evaluasi terhadap pengendalian internal perusahaan. Secara keseluruhan, evaluasi yang dilakukan terhadap pengendalian internal yang diterapkan oleh PT. Telekomunikasi Indonesia telah menunjukkan kualitas yang baik. Pengendalian internal yang diterapkan oleh perusahaan sudah sesuai berdasarkan COSO Internal Control Framework 85 mengenai lima komponen pengendalian secara teori dan praktek. Kelemahan yang terdapat dalam aktivitas pengeluaran kas seperti dokumen dari vendor yang kurang lengkap tidak terlalu berpengaruh signifikan terhadap pelaksanaan proses pengeluaran kas secara keseluruhan, namun apabila kejadian ini terjadi terus menerus maka akan menghambat pelaksanaan pekerjaan dan menjadi tidak efektif dan efisien. Perusahaan terus menegaskan akan pentingnya kelengkapan dokumen pada setiap proses pengeluaran kas, sejauh ini kelemahan tersebut dapat diatasi dengan pengendalian oleh sistem yang tidak akan berjalan apabila data yang diinput tidak lengkap dan pengendalian manual yang dilakukan oleh personil dalam mereview setiap proses. Permasalahan pada sistem penerimaan kas masih sering terjadi dan mempengaruhi kinerja bagian treasury dan keuangan perusahaan. Proses identifikasi pelanggan yang tidak mencantumkan nama ketika melakukan pembayaran mengurangi efektifitas dan efisiensi pada bagian treasury dan keuangan. Terutama pelanggan yang melakukan pembayaran mendekati akhir bulan, maka akan mengakibatkan akun piutang belum bisa di clear dan status kas yang masuk ke perusahaan adalah uang titipan. 86