BAB 3 Desain dan Analisis Pekerjaan

BAB 3
Desain dan Analisis Pekerjaan
Karyawan-karyawan yang akan diterima oleh sebuah perusahaan akan ditempatkan pada
setiap divisi yang membutuhkannya. Maka dari itu, pada proses pengadaan tenaga kerja, kualitas
tenaga kerja sangat diperhatikan. Hal ini sudah dirumuskan dalam penetapan standar atau kriteria
karyawan yang dibutuhkan agar sesuai dengan harapan perusahaan.
Penentuan kualitas tenaga kerja berhubungan dengan dua hal, yaitu:
a.
Job Design
Job atau jabatan adalah sekumpulan tugas-tugas yang dilakukan seorang karyawan
untuk dapat menghasilkan suatu output yang dapat berupa produk maupun jasa.
Besarnya beban tugas akan tergantung pada level jabatan seorang karyawan. Makin
tinggi levelnya, makin tinggi pula beban kerjanya atau tanggung jawabnya.
b. Job Analysis
Job analysis (analisis jabatan) adalah proses atau kegiatan yang dilakukan untuk
mengetahui tuntutan-tuntutan dari suatu jabatan. Definisi lain analisis jabatan
menurut Wether jr dan Davis “Systematically collects, evaluates and organizes
information about jobs”. Apabila analisis jabatan adalah nama pekerjaannya, orang
yang melakukan pekerjaan tersebut disebut Job Analyst. Seorang job analyst akan
melakukan identifikasi tugas-tugas dan perilaku-perilaku yang diperlukan. Selain itu,
ia juga melakukan spesifikasi pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang
diperlukan untuk dapat melaksanakan tugas-tugas dalam suatu jabatan.
1
Prepared by: Izzani Ulfi
Ada dua pendekatan yang umum dilakukan dalam melakukan analisa jabatan, antara lain:
a. Task-oriented Approach
Task-oriented Approach adalah pendekatan yang berorientasi kepada tugas-tugas. Pada
jabatan supir, misalnya, analisis akan terpusat pada tugas-tugas yang dikerjakan oleh
seorang sekretaris.
Job
Description
1. Menjaga etika dan bersikap baik dalam membawa kendaraan
2. Menjaga kondisi kendaraan agar tetap dalam keadaan baik dan bersih
3. Mengecek mesin, oli dan bensin setiap harinya serta melaporkan apabila
ada masalah kecil maupun besar yang ditemukan pada kendaraan kantor
Driver
4. Membersihkan kendaraan luar dan dalam sebelum dipakai
5. Menyediakan kebutuhan di dalam kendaraan (tissue, tampat sampah kecil
dan pengharum mobil)
6. Memberikan bon bensin, tiket tol dan parker kepada GA untuk
pengecekan dan pengajuan anggaran periode selanjutnya.
Source: Google (SKYNINDO)
b. Person-oriented Approach
Jika Task-oriented Approach berorientasi pada tugas-tugas, maka Person-oriented
Approach berorientasi pada orang yang memegang jabatan. Hal-hal yang dianalisis
melalui pendekatan ini adalah kualifikasi dari pemegang jabatan, yaitu: pengetahuan
yang harus dimiliki dan ketramprilan-ketrampilan yang harus dikuasai. Contohnya,
seorang driver harus memiliki ketrampilan mengenai mesin kendaraan dan memahami
etika dan pengetahuan dasar berkendara dibuktikan dengan memiliki Surat Izin
Mengemudi (SIM).
2
Prepared by: Izzani Ulfi
Informasi-informasi yang dikumpulkan dari analisis jabatan penting dan berkaitan
dengan manajemen SDM, antara lain:
Rekrutmen dan
Seleksi
Kompensasi
Penilaian Prestasi
• Memberi informasi tentang profil pekerjaan dan
karakteristik karyawan yang diperlukan untuk
pekerjaan tersebut
• Kompensasi bergantung pada tingkat pendidikan,
ketrampilan, tingkat tanggung jawab, risiko pekerjaan
dan sebagainya
• Analisis jabatan akan menentukan standar
pencapaian kerja
Pelatihan
• Analisis jabatan membantu merancang program
pelatihan dan pengembangan
Menjamin Penugasan
secara Lengkap
• Analisis jabatan berguna untuk menjamin semua
tugas dikerjakan pleh posisi yang sudah ada
Dalam mengaalisis jabatan, ada beberapa jenis metode yang umum digunakan, yaitu
metode kualitatif dan metode kuantitiatif. Metode juaoitatif dapat dilakukan dengan melakukan
interview, kuisoner, observasi atau kombinasi dari beberapa teknik. Sebelum melakukan proses
tersebut, analyst terlebih dahulu menyusun daftar pentanyaan (job analysis schedule) yang
mencakup: kewajiban-kewajiban, tanggung jawab, kemampuan SDM dan hasil standar dari
jabatan, dsb.
Sedangkan untuk metode kuantitatif, ada tiga metode yang popular digunakan, yaitu
Position Analysis Questionnaire (PAQ), Department of Labor dan Functional Job Analysis.
3
Prepared by: Izzani Ulfi
1. Position Analysis Questionnaire (PAQ)
PAQ adalah kueisoner analisis jabatan yang tersktruktur yang diisi oleh analis jabatan.
Keuntungan PAQ adalah memberikan skor kuantitatif dari setiap pekerjaan yang berdasaran
lima sikap dasar, yaitu: memiliki kemampuan mengambil keputusan/komunikasi/tanggung
jawab sosial, melakukan kegiatan yang menunjukkan ketrampilan, aktif secara fisik,
mengoperasikan alat dan memproses informasi.
PAQ mengklasifikasikan setiap pekerjaan dan inforasi agar dapat digunakan untuk
merancang tingkat upah dari setiap pekerjaan.
2. Department of Labor
Bertujuan untuk menyediakan metode yang standar, dimana pekerjaan yang berbeda
daoat diranking, diklasifikasi dan dibandingkans ecara kuantitatif berdasarkan data,orang
dan benda.
3. Functional Job Analysis
Didasarkan pada metode DOL, tetapi menyediakan informasi tambahan mengenai tugas,
tujuan dan latihanyang dibutuhkan. Perbedaannya dengan DOL adalah:
a. Job Rate tidak hanya didasarkan atas data, orang dan benda tetapi juga atas 4 dimensi,
yaitu: instruksi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas, pertimbangan dan alasan
yang diperlukan untuk melaksanakan tugas, kemampuan matematikal yang
diperlukan untuk melaksanakan tugas dan fasilitas bahasa yang diperlukan untuk
melaksanakan tugas.
b. Functional Job Analysis juga mengidentifikasi standar penampilan kerja dan latihan
yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas dan memenuhi standar.
4
Prepared by: Izzani Ulfi
Contoh Struktur Organisasi
Chart 1: Struktur Organisasi PT TASPEN Tahap Awal
Direktur Utama
SEKPER
Keuangan
SDM/Umum
Operasi
SPI
Akuntansi
Umum/ogistik
Pelayanan
Keuangan
SDM
Data Client
Pengembangan
TI
Investasi
Chart 2: Perkembangan Struktur Organisasi PT TASPEN
Direktur Utama
SEKPER
Keuangan
SPI
Akuntansi
SDM/Umum
Umum/
Logistik
Investasi
Operasi
Pelayanan
Pasar Uang
Data Client
Pasar Modal
TI
Investasi
Langsung
Pengembangan
Keuangan
SDM
5
Prepared by: Izzani Ulfi
Chart 3: Struktur Organisasi PT TASPEN Masa Kini
Direktur
Utama
SEKPER
Keuangan
SDM
Akuntansi
Umum
Umum/
Logistik
Operasi
Investasi
TI dan
Pengembangan
Pelayanan
Pasar Uang
TI
Data Client
Pasar Modal
Perencanaan
dan
Pengembangan
SPI
Keuangan
Investasi
Langsung
6
Prepared by: Izzani Ulfi
Penyusunan Job Profile
1. Job Identification
Menggambarkan identitas dari suatu posisi, biasanya mencakup nama posisi,
bagian/departemen/divisi dimana posisi berada, kode jabatan, nama posisi atasan,
lokasi, dll.
Contoh:
Nama posisi
: National Sales Manager
Departemen
: Sales
Kode posisi
: NSM
Atasan
: Managing Director
Lokasi
: Jakarta
2. Job Purpose
Uraian yang menjelaskan tujuan/alasan diciptakannya posisi tersebut, apa kontribusi
posisi tersebut. Menjawab pertanyaan “mengapa posisi tersebut diperlukan?”
Contoh:
Tugas pokok Direktur Perbankan Syariah
Mengarahkan dan menetapkab pelaksanaan kebijakan perbankan syariah dalam
rangka memastikan keberhasilan kebijakan.
3. Job Description
Menjelaskan tugas/kegiatan yang harus dilakukan oleh posisi tersebut dalam rangka
mencapai tujuan dari posisi. Menjawab pertanyaan “apa yang dilakukan oleh posisi
tersebut?”
Contoh:
Tugas pokok Direktur Perbankan Syariah
Mengarahkan pelaksanaan riset/kajian industri perbankan syariah dalam rangka
mencapai research-based policy makin yang valid dan reliable.
4. Job Dimension
Menggambarkan besarnya cakupan posisi baik langsung maupun tidak langsung,
yang dapat membedakan antara suatu posisi dengan posisi lain yang serupa.
Contoh:
Annual Sales target
: National Target
Number of Staff
: 35
Area Covered
: Nationwide
7
Prepared by: Izzani Ulfi
5. Authority
Menggambarkan hak yang dimiliki oleh posisi untuk mengambil suatu keputusan atau
tindakan agar tugas yang dilaksanakan dapat berhasil dengan baik dan memastikan
otoritas yang cukup dalam batasan ruang lingkup tugasnya. Menjalankan apa yang
dapat diputuskan oleh posisi tersebut terhadap tugas yang dijalankannya. Menjawab
pertanyaan “wewenang apa yang diperlukan oleh jabatan dalam melaksanakan
tugasnya?”
Contoh:
Wewenang Direktur Perbankan Syariah
Menetapkan topik riset.
6. Working Relationship
Menjelaskan nama posisi/unit kerja/isntitusi yang terkait dalam menjalankan tugasnya
dan dalam hal apa hubungan kerja tersebut dilakukan. Memberikan gambaran pihakpihak yang mempengaruhi jalannya tugas, pencapaian kinerja dan kualitas produk
yang dihasilkan, menjawab pertanyaan “dengan siapa saja pemangku posisi
berhubungan dalam menjalankan tugasnya?”
Contoh:
Hubungan kerja Direktur Perbankan Syariah:
Internal : Anggota dewan Gubernur
Eksternal : Bank-bank Syariah
7. Product
Menjelaskan produk atau keluaran dari posisi tersebut, memberikan gambaran
kontribusi posisi secara lebih spesifik terhadap organisasi. Menjawab pertanyaan :apa
yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas suatu posisi?”
Contoh:
Produk-produk Direktur Perbankan Syariah:
Rekomendasi arah kebijakan strategis BI di bidang perbankan syariah yang disusun
dengan pendekatan research-based policy making.
8. Performance Indicator
Menggambarkan bagaimana kinerja dari pemegang jabatan akan dinilai. Mengukur
keberhasilan dari pencapaian “mengapa” pada setiap tugas. Menganut prinsip
indicator yang smart, kuantitatif, mengukur hasil bukan mengukur aktivitas.
Contoh:
Tugas pokok Direktur Perbankan Syariah:
Mengarahkan pelaksanaan riset/kajian industry syariah dalam rangka mencapai
research-based policy making.
8
Prepared by: Izzani Ulfi
9. Competency
Pengetahuan, kemampuan teknis dan perilaku (hard & soft competency) apa yang
harus dimiliki pemegang jabatan agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik.
Contoh:
Kompetensi perilaku Direktur Perbankan Syariah:
1. Leadership
2. Research method
3. Developing others
10. Job Requirement
Menjelaskan kualifikasi yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan yang dapat berua
keangkatan, pendidikan formal, diklat/kursus, pengalaman kerja dan persyaratan
lainnya. Dapat doanggap sebagai „kompetensi‟ minimum untuk data menduduki
posisi.
Contoh:
Pendidikan Direktur Perbankan Syariah:
Minimal S2 bidang studi manajemen
Pengalaman kerja Direktur Perbankan Syariah:
Internal BI:
Deputi Direktur Pengawasan Bank
11. Organization Chart
Menggambarkan posisi dari top level hingga bottom level dalam suatu organisasi.
Contoh: merujuk pada chart 1, 2 dan 3.
9
Prepared by: Izzani Ulfi
PERUSAHAAN ‘MITRA SEJATI’
Deskripsi Pekerjaan
Nama jabatan
Kode Jabatan
Tanggal
Penyusun
Departemen
Lokasi
: Manajer Latihan dan Pengembangan
: A-22537
: 31 Mei 1987
: Nurhadayani
: Personalia
: Kantor Pusat
Fungsi
Dibawah supervise umum direktur personalia, mengembangkan, menyelenggarakan dan
mengevaluasi program-program latihan on the job dan off the job. Bertindak sebagai penasihat
bagi manajemen operasional dan pelaksana latihan.
Tugas-tugas
1. Bekerja sama dengan para anggota manajemen lainnya dalam menentukan kebutuhankebutuhan latihan karyawan
2. Melakukan riset tentang metode latihan yang paling efektif
3. Mempersiapkan bahan-bahan latihan yang diperlukan
4. Menjelaskan kepada anggota manajemen lain tentang teknik-teknik pengajaran yang efektif
5. Bila perlu dan memenuhi syarat, bertindak sebagai instruktur dalam kursus-kursus karyawan
Wewenang
1. Menentukan instruktur dan para pelaksana program pelatihan
2. Mengusulkan program-program latihan yang diperlukan
3. Meminta fasilitas yang diperlukan untuk penyelenggaraan latihan
4. Dengan persetujuan direktur, menentukan jadwal program latihan
Tanggung Jawab
1. Bertanggng jawab atas kelancaran pelaksanaan program latihan
2. Bertanggng jawab atas biaya-biaya latihan yang dikeluarkan
Hubungan Lini
Atasan langsung
Bawahan langsung
: Direktur Personalia
: para pelatihm kepala bagian administrasi latihan
Kondisi Kerja
Bekerja dikantor yang nyaman, waktu kerja mulai dari pukul 08.00 sampai 16.00, kecuali bila
mengadakan pelatihan dan melakukan perjalanan.
10
Prepared by: Izzani Ulfi
PERUSAHAAN ‘MITRA SEJATI’
Spesifikasi Jabatan
Nama jabatan
Kode Jabatan
Tanggal
Penyusun
Departemen
Lokasi
: Kepala Bagian Riset Kimia
: E-456
: 31 Mei 1987
: Tantowi Yahya
: Divisi Produk Plastik
: Laboratorium Pusat
Persyaratan Pekerjaan
Pendidikan
: sarjana teknik kimia; menguasai kimia organic, fisika dan kimia murni;
mempunyai ketrampilan dalam menggunakan computer dan analisis statistic matematis.
Pengalaman
: 5 tahun bekerja dibidang industry atau penelitian plastic.
Pesyaratan fisik
: kesehatan baik untuk melakukan perjalanan dan kontak dengan
personalia luar perusahaan pada berbagai seminar, konvensi, tugas konsultasi dan sebagainya.
Mempunyai stamina dan saya tahan cukup kuat untuk melaksanakan tugas berat.
Persyaratan mental : memiliki inisiatif dan kreatif, dapat mengambil keputusan secara cepat,
mampu menganalisis dan membuat sintesa dari berbagai informasi abstrak.
Supervise
: akan mengendalikan 6-10 sarjana tekniki kimia dan lulusan
sekolahikejuruan. Mampu berkomunikasi, baik secara vertical maupun horizontal, secara lisan
dan tertulis dalam organisasi perusahaan.
Kondisi kerja
ber-AC.
: baik, 80% duduk dikursi yang nyaman, tenang dan dalam ruangan yang
11
Prepared by: Izzani Ulfi
REFERENSI
Disarikan dari buku:
1. A to Z Human Capital: Manajemen Sumber Daya Manusia. Penulis: CHR. Jimmy L.
Gaol. PT Gramedia. 2014.
2. Manajemen Sumber Daya Manusia. Penulis: Ike Kusdyah Rachmawati. Penerbit Andi.
2008.
3. GML Certified Human Resources Program Executive modul: Organization Design.
Disiapkan oleh KNOWCAP Event Organizer dari PT. GML Performance Consulting.
4. Contoh gambaran perkembangan Chart Organisasi PT Taspen disarikan dari hasil
diskusi.
12
Prepared by: Izzani Ulfi