pustakawan sebagai agen perubahan: studi

PUSTAKAWAN SEBAGAI AGEN PERUBAHAN:
STUDI KASUS DI PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI MPR RI
Agung Nurjana
Yohanes Sumaryanto
Abstrak
Penelitian membahas tentang peran pustakawan sebagai agen perubahan
dengan studi kasus di Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI yang dipandang dari
konsep agen dalam teori strukturasi yang dikembangkan oleh Anthony Giddens.
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan strategi penelitian studi
kasus. Metode pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan wawancara,
observasi, dan analisis dokumen. Informan dalam penelitian ini berjumlah delapan
orang yaitu Kepala Bagian, Kepala Sub-bagian, dan para staf dengan strategi
purposive sampling. Temuan dalam penelitian ini dikupas dengan pisau teori
Strukturasi yang dikembangkan oleh Anthony Giddens. Dalam penelitian ini
ditemukan bahwa ada pustakawan di Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI yang
memilki kesesuaian dengan konsep Agen menurut Anthony Giddens. Pustakawan
tersebut melakukan tindakan atau agensi dalam struktur dan menghasilkan dampak
yaitu perubahan Perubahan yang dilakukannya menghasilkan dampak bagi
kemajuan organisasi.
Kata Kunci: Pustakawan, Agen Perubahan, Perubahan,
Abstract
This research discussed about agent of change concept by Anthony Giddens
in Library of House of Peoples Deliberation (MPR RI) in this case is the librarian.
This research use qualitative approach with study case strategy. The method for
aggregating data is with interview, observation, and document analysis. There are
eight informants in this research. The informants are head officer, sub-head officer,
and all staff with purposive sampling strategy. The data that found from this research
striped with structuration theory by Anthony Giddens. This research found a librarian
that have a same character with the agent of change concept by Anthony Giddens.
The librarian takes a steps or agency in the structure of his organization and
producing impact. The impact is a change. This change makes impact for his
organization.
Keywords: Librarian, Agent of Change, Change
Pustakawan sebagai..., Agung Nurjana, FIB UI, 2013
Pendahuluan
Perpustakaan
dan
Dokumentasi
Majelis
Permusyawaratan
Republik
Indonesia (MPR RI) adalah perpustakaan khusus yang tergolong ke dalam jenis
perpustakaan departemen atau lembaga negara nondepartemen. Perpustakaan
parlemen ini merupakan kelanjutan dari Bibliotheca Volktrad milik Pemerintahan
Hindia Belanda. Perpustakaan ini diambil alih dan dijadikan asset negara hingga
saat ini.
Sejak 1946 hingga saat ini, Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI
mengalami banyak perubahan khususnya dalam rentang waktu 2008 hingga 2013.
Sejak 1990 hingga 2007, Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI menempati lokasi
yang tidak strategis. Saat itu Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI menempati
bagian belakang gedung Nusantara V. Awal 2007, Perpustakaan dan Dokumentasi
MPR RI akhirnya dipindahkan ke lokasi yang lebih strategis dan lebih baik yaitu di
lantai dasar gedung Nusantara IV.
Perpindahan
itu
dilakukan
atas
inisiatif
pimpinan
MPR
RI
yang
membandingkan kondisi Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI dengan
Perpustakaan Parlemen Mesir saat itu. Mereka melihat begitu maju dan megahnya
Perpustakaan Parlemen Mesir saat
itu. Perpustakaan Parlemen Mesir memiliki
banyak koleksi dan terletak di lokasi strategis yaitu di bagian depan komplek gedung
parlemen sehingga keberadaannya disadari dan dapat terjangkau oleh orang-orang
yang beraktivitas di komplek parlemen.
Inisiatif pimpinan MPR RI saat itu dilaksanakan pada tahun 2007. Langkah
awal adalah memindahkan lokasi perpustakaan ke lokasi yang lebih strategis.
Setelah menempati lokasi baru di lantai dasar gedung Nusantara IV MPR RI muncul
permasalahan. Perpustakaan dan Dokumentasi harus dikembangkan sebagaimana
yang diusulkan pimpinan MPR RI saat itu.
Pengembangan dan pengadaan koleksi digenjot sehingga koleksi buku-buku
terbitan terbaru banyak menumpuk di lantai menunggu untuk diolah. Dengan alasan
efisiensi anggaran tahun berjalan, pengadaan dan pengembangan koleksi massif
dilakukan.
Pustakawan sebagai..., Agung Nurjana, FIB UI, 2013
Hal itu tidak dibarengi dengan upaya peningkatan kuantitas dan kualitas
kemampuan tenaga perpustakaan yang minim pengetahuan kepustakawanan.
Tenaga perpustakaan yang mengelola Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI
adalah pegawai struktural dengan latar belakang pendidikan yang berbeda-beda
yang ditempatkan di Bagian Perpustakaan dan Dokumentasi. Selain itu, minimnya
fasilitas pendukung operasional perpustakaan seperti teknologi informasi dan
komunikasi juga menghambat pengembangan perpustakaan saat itu
Enam tahun setelah perpindahan lokasi, pada 2013, terjadi banyak
perubahan yang signifikan. Perubahan terjadi secara fisik dan substansi. Secara
fisik, perubahan terlihat pada koleksi yang semakin tertata rapih, pelayanan
penelusuran yang semakin cepat, pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi
yang memadai. Secara substansial, perubahan dapat dilihat dari tergabungnya
Perpustakaan MPR RI dalam komunitas perpustakaan khusus nasional, peningkatan
keahlian pustakawan dan peningkatan jumlah pustakawan. Perubahan yang
signifikan itu membuat penulis merasa perlu untuk melakukan penelitian ini.
Rumusan Masalah
Permasalahan ini akan lebih jelas bila penulis tuangkan dalam bentuk
pertanyaan sebagai berikut:
1. Bagaimana pustakawan melakukan perubahan sehingga memberikan
dampak yang signifikan bagi Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI?
2. Apa saja faktor yang mempengaruhi perubahan tersebut?
Tinjauan Teoritis
Pustakawan
Dinamika perpustakaan tidak lepas dari penyelenggaranya yaitu para
pustakawan. Pustakawan memiliki peran penting bagi keberhasilan atau bahkan
kegagalan suatu perpustakaan. Pustakawan, berdasarkan Undang-undang No. 43
tahun 2007, adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui
pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan
tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan.
Pustakawan sebagai..., Agung Nurjana, FIB UI, 2013
Shaffer menambahkan bahwa pustakawan sebagai suatu pekerjaan yang
tujuan utamanya adalah menyalurkan informasi dan materi informasi pada
penggunanya secara luas yang beraneka ragam latar belakang dan minat baca.
Kepustakawan menuntut personil yang menyiapkan pengetahuan lebih jauh
mengenai subjek bahan keperpustakaan dan peningkatan tekhnik (1968 : 83).
Terlebih lagi di milenia informasi seperti sekarang ini, pustakawan memiliki peran
penting sebagai agen perubahan.
Strukturasi
Strukturasi adalah teori yang dikembangkan seorang sosiolog asal Inggris
bernama Anthony Giddens. Teori strukturasi memandang bahwa yang terjadi antara
agen dan struktur adalah hubungan yang saling membutuhkan atau timbal balik.
Dalam teori strukturasi muncul beberapa istilah penting antara lain agen, agensi,
struktur, dualitas, serta ruang dan waktu.
Dalam bukunya, Anthony Giddens menyebutkan soal knowledeability atau,
menurutnya, jangkauan pengetahuan yang menunjukkan bahwa kita semua memiliki
tujuan yaitu sebagai agen yang berpengetahuan yang mempunyai alasan-alasan
terhadap apa yang diperbuat. Agen, menurut Anthony Giddens, memiliki aspek
mendasar yaitu memiliki kemampuan mendasar untuk dapat memahami apa yang
mereka lakukan pada saat mereka melaksanakan tindakannya tersebut atau dengan
kata lain memiliki kemampuan refleksif. Kemampuan refeleksif yang dimilliki agen
dijalankan dalam perilaku sehari-hari yang berkelanjutan dalam konteks aktivitas
sosial. Akan tetapi, refleksivitas ini hanya bekerja dalam tataran diskursif saja.
Selain itu agen juga tidak boleh berjarak dalam struktur. Agen harus
menggunakan rules dan resources yang ada di dalam struktur, juga bagaimana
struktur membatasi serta memudahkan agen dalam melakukan tindakannya. Agen
juga harus mampu memanfaatkan dan mengelola kekuasaan-kekuasaan kausal baik
yang ada pada dirinya atau yang dimiliki oleh orang lain.
Giddens menghubungkan agen beserta pengetahuan yang dimilikinya
tersebut dengan struktur. Seperti yang telah dijelaskan, yaitu bagaimana ia
menggunakan rules dan resources yang ada di dalam struktur, juga bagaimana
struktur membatasi serta memudahkan agen dalam melakukan tindakannya.
Pustakawan sebagai..., Agung Nurjana, FIB UI, 2013
Giddens memahami struktur sebagai rules (aturan) dan resources (sumber
daya)., diimplikasikan dalam reproduksi sistem sosial dan juga merupakan dasar
dari teori strukturasi. Resources dapat digerakkan dalam berbagai cara untuk
menjalankan aktivitas dan mencapai tujuan melalui penggunaan bentuk dan tingkat
kekuasaan yang berbeda-beda. Sementara rules dapat menciptakan berbagai
kombinasi metodologi dan cara untuk mengarahkan bagaimana orang berinteraksi,
berkomunikasi, dan saling menyesuaikan satu sama lainnya. Selain itu rules dan
resources juga menjadi perantara (mediating) antara ikatan-ikatan yang terdapat
dalam hubungan sosial.
Struktur dalam hal ini dianggap memiliki sifat yang memudahkan (enabling)
sekaligus memaksa (constraining). Selain mengaitkan teori strukturasi dengan
struktur, Giddens juga mengelaborasi penjelasan teori strukturasi
dengan
menambahkan unsur kekuasaan (power). Menurutnya, kekuasaan dan kebebasan
dalam masyarakat tidak bertentangan.
Di dalam strukutur terjadi agensi. Agensi tidak mengacu pada serangkaian
tindakan terpisah yang digabung bersama-sama, namun lebih mengarah pada
perilaku yang berlangsung secara berkesinambungan. Agensi mengacu bukan pada
maksud-maksud yang dimiliki manusia dalam melakukan sesuatu melainkan pada
kemampuannya dalam melakukan hal itu.
Melalui tindakan atau aktivitasnya, agen mereproduksi kondisi-kondisi yang
memungkinkan dari dilakukannya aktivitas-aktivitas tersebut. Sesuai dengan
gagasan dalam teori strukturasi, segala tindakan sosial terdiri atas praktik-praktik
sosial, ditempatkan dalam ruang dan waktu, dan diatur dalam keahlian dan
kemampuan yang dimiliki agen. Namun, kemampuan pengetahuan tersebut selalu
dibatasi oleh kondisi-kondisi yang tidak diketahui dan konsekuensi-konsekuensi
yang tidak diinginkan dari tindakan yang dilakukan agen.
Perubahan
Perubahan dan dinamikanya berlangsung sangat cepat. Kemajuan ilmu
pengetahuan dan teknologi, peningkatan perekonomian dan perkembangan
hubungan internasional merupakan perubahan yang berdampak bagi dunia
keperpustakaan (Stueart, 1987 : 222).
Pustakawan sebagai..., Agung Nurjana, FIB UI, 2013
Walaupun perubahan kadang terpaksa dalam sebuah organisasi dengan
pengaruh dari luar, perubahan lebih sering datang dari dalam sebagai kalkulasi
upaya dari tiap-tiap bagian orang yang bekerja di suatu organisasi (Stueart 1987 :
224).
Menurut Stueart ada dua kategoti perubahan yaitu perubahan yang tidak
direncanakan dan yang direncanakan. Perubahan yang tidak direncanakan terjadi
begitu saja yang disebabkan pengaruh dari dalam maupun luar organisasi.
Perubahan yang direncanakan membawa pembaharuan atau memasukkan kembali
bagian dari organisasi dan orang-orang yang bekerja di organisasi tersebut secara
terencana.
Dalam konteks strukturasi, konsep perubahan menurut Anthony Giddens
memiliki kesesuaian dengan konsep perubahan menurut Stueart yaitu tentang
perubahan yang direncanakan. Sebagaimana yang dijelaskan oleh Giddens,
perubahan akan terjadi jika agen bertindak pada tataran kesadaran diskursif.
Kesadaran diskursif adalah kesadaran agen untuk bertindak dan mengetahui alasan
atas tindakannya itu sehingga mampu menjelaskan mengapa ia melakukan
tindakannya itu secara verbal. Kesadaran ini menunjukkan kesesuaian dengan
konsep Stueart bahwa agen merencanakan tindakan untuk perubahan yang
direncanakannya.
Jeff Davidson menjelaskan bahwa perubahan merujuk pada sebuah
terjadinya sesuatu yang berbeda dengan sebelumnya. Perubahan bisa juga
bermakna melakukan hal-hal dengan cara baru, mengikuti prosedur-prosedur
manajemen baru, penggabungan (merging), melakukan reorganisasi, atau terjadinya
peristiwa yang bersifat mengganggu (disruptive) yang sangat signifikan. (Davidson,
2005:3). Menurut Michel Beer (2000: 452), berubah itu adalah memilih tindakan
yang berbeda dari sebelumnya, perbedaan itulah yang menghasilkan suatu
perubahan. Jika pilihan hasilnya sama dengan yang sebelumnya berarti akan
memperkuat status quo yang ada.
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan pendekatan penelitian kualitatif dengan metode
studi kasus karena untuk memahami fenomena-fenomena yang terdapat di
Pustakawan sebagai..., Agung Nurjana, FIB UI, 2013
lapangan atau tempat penelitian. Berdasarkan dengan pendekatan dan metode
digunakan, maka penentuan informan berdasarkan dengan teknik sampel bertujuan
(Purposive Sampling). Gorman dan Clayton (2005: 128) menerangkan bahwa
Purposive Sampel merupakan salah satu pilihan penulis yang merepresentasikan
dari suatu populasi yang memiliki karakteristik yang relevan terhadap penelitian yang
dilakukan oleh penulis. Kriteria informan yang dipilih ialah berdasarkan dengan
lamanya pustakawan menjabat di perpustakaan yaitu minimal pada rentang 20072013 dan bersedia menjadi informan selama proses penelitian berlangsung.
Informan pada penelitian ini berjumlah 10 orang yang masing-masing nama
informan disamarkan dengan nama bukan sebenarnya, yaitu Socrates, Aristoteles,
Plato, Kierkegaard, Kant, Hegel, Nietszche, Simone, Regina, dan Irene. Informan
tersebut terdiri dari kepala bagian perpustakaan, sub-kepala bagian, staf, dan
tenaga perbantuan (magang).
Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah
wawancara, observasi, dan studi dokumen. Pada proses wawancaram, penulis
mengumpulkan informasi dengan melakukan wawancara kepada informan yang
telah dipilih. Penelitian ini menggunakan wawancara semi terstuktur. Sulistyo-Basuki
(2006: 173) mengatakan bahwa wawancara semi terstruktur (tidak berencana) tidak
memiliki persiapan sebelumnya, dalam arti kalimat dan urutan pertanyaan yang
diajukan tidak harus mengikuti ketentuan secara ketat. Wawancara akan dilakukan
dengan pertanyaan yang sudah dipersiapkan sebelumnya oleh penulis, namun saat
proses wawancara berlangsung, urutan pertanyaan akan disesuaikan dengan
kondisi saat wawancara dilakukan karena terkadang jawaban yang didapat
merupakan jawaban yang tidak terduga yang dapat memperluas pertanyaan penulis
namun tetap pada topik penelitian. Penulis memakai wawancara terbuka dan
tertutup. Pada wawancara terbuka, pertanyaan yang disusun secara cermat dengan
tujuan untuk memberikan kalimat pertanyaan yang sama kepada setiap informan.
Namun pada informan tertentu, penulis menggunakan pertanyaan yang berbeda.
Hal ini dikarenakan jabatan dari informan yang berbeda. Proses selanjutnya ialah
observasi, dimana penulis akan langsung turun ke lapangan untuk mengamati
perilaku dan aktivitas individu-individu di tempat penelitian. Penulis akan mengamati
lokasi penelitian (Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI) secara langsung untuk
melihat bagaimana kegiatan serta implementasi kerjasama perpustakaan dilakukan.
Pustakawan sebagai..., Agung Nurjana, FIB UI, 2013
Proses terakhir ialah studi dokumen. Dokumen-dokumen akan yang menunjang
terhadap penelitian akan dikumpulkan. Dokumen dalam penelitian ini merupakan
alat pengumpulan data. Gorman dan Clayton (2005: 40) menyatakan bahwa untuk
dapat memahami suatu organisasi maka haruslah mengerti mengenai sejarah akar
dari organisasi tersebut. Selain itu dikatakan pula bahwa hampir tidak mungkin
memahami organisasi manapun hanya dimasa saat ini tanpa mengetahui masa
lalunya dari organisasi tersebut. Penulis akan mengkaji dokumen seperti dokumen
teknis pelaksanaan seperti tugas, pokok, dan fungsi organisasi, deskripsi kerja dan
dokumen penunjang lain.
Setelah data dan informasi yang dibutuhkan pada penelitian ini terkumpul,
langkah selanjutnya ialah menganalisis data. Pada analisis data ini penulis akan
menggunakan pendekatan analisis Miles dan Huberman (1992) yang terdiri dari
reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Reduksi data diartikan
sebagai
proses
pemilihan,
pemusatan
perhatian
pada
penyederhanaan,
pengabstrakan, dan transformasi data “kasar” yang muncul dari catatan-catatan
tertulis di lapangan (Miles dan Huberman, 1992: 16). Dalam penelitian ini, setelah
penulis mendapatkan informasi dari melakukan proses wawancara, observasi, dan
studi dokumen maka penulis akan memilih informasi lalu menyederkanakan
informasi terpilih atau yang sesuai tersebut untuk nantinya akan ditransformasikan.
Tahap selanjutnya ialah penyajian data, dimana pada tahap ini data yang telah
direduksi dapat disajikan berupa deskripsi ke dalam bentuk narasi yang merupakan
hasil dari temuan di lapangan berdasarkan dengan observasi serta wawancara yang
telah dilakukan. Pada penelitian ini, penulis melakukan penyajian data dengan
matriks yang dirancang untuk menggabungkan informasi yang tersusun kedalam
suatu bentuk yang mudah untuk dilihat. Penulis dapat menentukan apakah akan
menarik suatu kesimpulan yang benar. Tahap terakhir adalah penarikan kesimpulan.
Tahap ini merupakan akhir dari proses analisis data setelah melakukan proses
reduksi data dan penyajian data. Tahap ini dilakukan dengan melihat secara
keseluruhan proses kegiatan penelitian dan akan diintepretasikan.
HASIL PENELITIAN
Pada awal perpindahan, tahun 2007 hingga 2011 lalu, koleksi menumpuk dan
berserakan di lantai perpustakaan. Hal ini menimbulkan banyak masalah. Pertama
Pustakawan sebagai..., Agung Nurjana, FIB UI, 2013
adalah kesan pemustaka terhadap pelayanan perpustakaan. Perpustakaan dan
Dokumentasi MPR RI dianggap tidak siap untuk melayani kebutuhan pemustaka.
Kedua, dengan tidak tersusunnya koleksi di rak maka pemustaka tidak bisa
mendapatkan informasi yang dibutuhkannya atau gangguan dalam temu kembali
informasi. Ketiga, mengganggu kenyamanan kunjungan pemustaka dan juga kinerja
pustakawan
itu
sendiri.
Permasalahan
ini
dirasakan
di
sektor
pelayanan
perpustakaan.
Penumpukan koleksi terjadi karena kebijakan dalam hal pengadaan koleksi
yang kurang tepat. Dalam hal ini bukan jenis atau kategori koleksinya yang kurang
tepat melainkan kebijakan terkait kuantitas pengadaan koleksinya. Mengingat
keterbatasan kuantitas dan kualitas pustakawan yang ada di Perpustakaan dan
Dokumentasi
MPR
RI,
penggenjotan
pengadaan
koleksi
dalam
rangka
pengembangan Perpustakaan dan Dokumentasi MPR menjadi tidak bijak karena
justru menimbulkan masalah-masalah yang ditimbulkan tadi.
Dengan alasan efisiensi penggunaan anggaran berjalan, pengadaan koleksi
seolah-olah menjadi hal yang utama dibandingkan kebutuhan perpustakaan lainnya.
Hal seperti ini sudah lumrah terjadi di berbagai institusi pemerintahan. Agar
anggaran dana untuk institusi tidak dikurangi tahun-tahun berikutnya, maka dana
yang dianggarkan tahun berjalan harus digunakan semaksimal mungkin walau
terkadang penggunaannya sering kurang bijak.
Peningkatan jumlah koleksi tanpa dibarengi peningkatan kualitas dan
kuantitas pustakawan yang notabene akan mengelola koleksi-koleksi tersebut justru
akan menambah masalah. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, setidaknya muncul
tiga permasalahan baru jika peningkatan jumlah koleksi tanpa dibarengi peningkatan
kualitas dan kuantitas pustakawan terjadi.
Pertama adalah kesan pemustaka terhadap pelayanan perpustakaan. Citra
adalah hal yang penting bagi organisasi. Persepsi orang terkait kinerja organisasi
biasanya muncul dari yang terlihat secara fisik. Perpustakaan MPR RI dianggap
tidak siap untuk melayani kebutuhan pemustaka. Jika hal demikian terjadi maka
akan berimbas pada citra organisasi secara keseluruhan. Hal ini akan menurunkan
tingkat kepercayaan publik kepada Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI. Mereka
Pustakawan sebagai..., Agung Nurjana, FIB UI, 2013
akan menganggap bahwa kebutuhan informasinya tidak dapat terpenuhi di pusat
informasi tersebut. Hal ini secara otomatis menurunkan pemanfaatan Perpustakaan
dan Dokumentasi MPR RI sebagai sumber informasi. Koleksi-koleksi yang sudah
tertata pun menjadi tidak dimanfaatkan jika kepercayaan publik rendah kepada
Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI.
Kedua, dengan tidak tersusunnya koleksi di rak maka pemustaka tidak bisa
mendapatkan informasi yang dibutuhkannya. Seperti yang sudah dijelaskan, dengan
tidak tersusunnya koleksi di rak maka pemustaka tidak bisa melakukan penelusuran
koleksi baik secara langsung di rak ataupun penelusuran di katalog atau pangkalan
data online. Hal ini jelas akan menjadi kendala bagi Perpustakaan dan Dokumentasi
MPR RI untuk mewujudkan misinya sebagai perpustakaan yang memberikan
pelayanan prima bagi pemustaka. Menurut Standar Perpustakaan Khusus yang
diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional Indonesia, pelayanan prima adalah jasa
perpustakaan yang berorientasi mengutamakan kepuasan pemakainya serta bersifat
proaktif untuk mendapatkan nilai tambah melalui pemanfaatan teknologi informasi.
Dari definisi diatas, setidaknya ada dua hal yang menggagalkan upaya
Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI untuk mewujudkan pelayanan prima. Hal
itu adalah orientasi kepuasan pemakai dan pemanfaatan teknologi informasi yang
tidak tercapai.
Meskipun secara filosofi Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI memiliki
kehendak untuk berorientasi pada kepuasan pemakai akan tetapi pada praktiknya
tidak seperti itu. Praktik yang terjadi memang terlihat upaya untuk memuaskan
kebutuhan pemustaka akan informasi. Jalan yang ditempuh adalah peningkatan
jumlah koleksi. Namun hal yang menjadi paradoks adalah kuantitas dan kualitas
pustakawan yang tidak mencukupi dan minim pengetahuan tentang perpustakaan.
Menjadi paradoks karena pustakawan yang bertugas untuk mengelola koleksi yang
terus bertambah namun secara kemampuan pustakawan tidak dapat mengerjakan
pengolahan koleksi dengan maksimal dan efisien sehingga justru menimbulkan
masalah baru.
Hal
berikutnya
adalah
kegagalan
pemanfaatan
teknologi
informasi.
Pemustaka di Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI tidak dapat melakukan
penelusuran semua koleksi yang sudah dimasukkan ke dalam pangkalan data. Hal
Pustakawan sebagai..., Agung Nurjana, FIB UI, 2013
itu terjadi karena data yang sudah dimasukkan ke pangkalan data tidak dapat
dihubungkan secara online karena meskipun data sudah diolah tetapi fisik koleksi
belum ditata di rak karena harus menunggu pengadaan rak waktu itu. Untuk
mengatasi permasalahan pada waktu itu, pemustaka diizinkan melakukan
permintaan kepada pustakawan untuk melakukan penelusuran melalui pangkalan
data offline tersebut yang kemudian jika koleksi ditemukan maka akan dilakukan
peminjaman.
Selanjutnya permasalahan ketiga, menggannggu kenyamanan kunjungan
pemustaka dan juga kinerja pustakawan itu sendiri. Meskipun secara fisik lokasi
Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI terkesan mewah namun ketika memasuki
ruang koleksi akan terkesan kumuh. Ruangan perpustakaan telah menjadi gudang
buku yang menumpuk di lantai. Hal ini selain menurunkan citra institusi juga
memberi kesan tidak nyaman bagi pemustaka. Tidak hanya pemustaka yang
terganggu, tetapi juga pustakawannya. Mereka tidak leluasa bekerja dan
beraktivitas. Secara psikologis juga membebani mereka karena melihat pekerjaan
yang sangat banyak setiap waktu. Hal ini dapat menurunkan kinerja pustakawan jika
tidak dimanage secara tepat oleh team leader.
DISKUSI
Dalam konteks permasalahan yang dihadapi lembaga informasi seperti
perpustakaan, khususnya Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI, maka
pustakawan memiliki peran penting sebagai agen perubahan bagi organisasi. Sesuai
dengan konsep agen menurut Anthony Gidddens, maka pustakawan agen adalah
pustakawan yang memiliki kemampuan mendasar untuk dapat memahami apa yang
mereka lakukan pada saat mereka melaksanakan tindakannya untuk mengatasi
permasalahan-permasalahan yang ada di Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI.
Pustakawan juga harus bisa memanfaatkan kekuasaan-kekuasaan yang ada dalam
struktur baik yang ia miliki atau dimiliki oleh orang lain untuk berinisiatif dan
bertindak melakukan perubahan.
Untuk menjawab tantangan itu, sesuai dengan konsep strukturasi Anthony
Giddens, pustakawan harus melakukan agensi di dalam struktur. Agensinya dapat
berupa tindakan persuasif melalui pendekatan kultural. Pendekatan kultural ini dapat
Pustakawan sebagai..., Agung Nurjana, FIB UI, 2013
berupa upaya menasihati, memberikan perhatian dan apresiasi yang sepadan atas
kinerja rekan kerja, membuka alur komunikasi dua arah secara berimbang, dan
memotivasi untuk mengangkat semangat kerja pada taraf yang lebih tinggi atau pola
kepemimpinan transformasional (transformational leadership). Pendekatan kultural
ini oleh pustakawan Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI dilakukan untuk
mengelola pengaruh SDM yang ada agar sejalan dengan visi pustakawan agen
dalam mencapai agenda perubahan. Pendekatan kultural ini dapat dijadikan jalan
untuk memberdayakan rules, resources, dan power yang ada di dalam struktur
Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI.
Berbicara rules, resources, dan power, maka struktur adalah situasi dan
kondisi yang harus dihadapi pustakawan sebagai agen. Dalam struktur ini,
pustakawan harus mampu memberdayakan rules, resources, dan power yang ada.
Rules dapat menciptakan berbagai kombinasi metodologi dan cara untuk
mengarahkan
bagaimana
orang
berinteraksi,
berkomunikasi,
dan
saling
menyesuaikan satu sama lainnya. Rules yang ada di lembaga informasi, khususnya
di Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI dapat berupa aturan formal seperti kode
etik pustakawan dan kode etik organisasi yang disesuaikan oleh lembaga induk.
Selain itu rules dapat juga berupa simbol-simbol kebudayaan seperti konsep
kekeluargaan dengan pendekatan relasi ayah-anak dan status sosial-budaya.
Sementara Resources dapat digerakkan dalam berbagai cara untuk menjalankan
aktivitas dan mencapai tujuan melalui penggunaan bentuk dan tingkat kekuasaan
yang berbeda-beda. Resources yang ada di lembaga informasi, khususnya di
Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI dapat berupa Sumber Daya Manusia
(Pustakawan), anggaran tahunan, sarana dan prasarana fisik, ilmu pengetahuan,
dan kemampuan praktis.
Selain rules dan resources, power juga menjadi perantara (mediating) antara
ikatan-ikatan yang terdapat dalam hubungan sosial. Power atau kekuatan dapat
digunakan pustakawan agen dalam mengelola pengaruh dan memanfaatkan
kekuasaan-kekuasaan kausal yang ada dalam rangka mewujudkan agenda
perubahan organisasi informasi seperti Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI.
Power yang ada di lembaga informasi, khususnya di Perpustakaan dan
Dokumentasi MPR RI dapat berupa status pustakawan sebagai pimpinan formal
Pustakawan sebagai..., Agung Nurjana, FIB UI, 2013
atau informal (informal leader). Status pustakawan sebagai pimpinan formal didapat
dari jalur struktural melalui jenjang karier sedangkan pimpinan informal didapat
sebagai dampak dari tindakan terhadap situasi dan kondisi sosial budaya yang ada.
Poin terpenting bukanlah statusnya, akan tetapi kemampuan pustakawan agen
dalam memanfaatkan kekuasaan yang ada untuk mewujudkan agenda perubahan.
Konsep agen, agensi, dan struktur terangkum dalam satu teori strukturasi
yang memandang antara agen dan struktur adalah suatu bentuk dualitas (saling
membutuhkan). Dalam konteks lembaga informasi seperti Perpustakaan dan
Dokumentasi MPR RI, dualitas terjadi ketika pustakawan yang memanfaatkan
struktur dengan memberdayakan rules, resources, dan power yang ada untuk
melancarkan agensinya.
Contoh yang mungkin dijelaskan adalah kondisi dimana pustakawan bidang
pelayanan perpustakaan yang memengaruhi rekan kerjanya yang memiliki
kekuasaan setara secara formal dan bertanggung jawab untuk melakukan
pengadaan koleksi bahan pustaka untuk mengalokasikan dan meninjau anggaran
pengadaan agar lebih mengutamakan kebutuhan mendesak seperti peningkatan
kemampuan dan kualitas kerja pustakawan yang bertugas untuk mengolah bahan
pustaka yang sudah over quota dalam Rencana Anggaran Kerja Tahunan (RKAT).
Contoh lainnya adalah kemampuan pustakawan dalam memperjuangkan hal-hal
penting yang sering luput dari pengawasan seperti memengaruhi atasan untuk
mewujudkan peningkatan kualitas dan kuantitas kemampuan pustakawan yang ada
sehingga berdampak pada peningkatan kinerja dan performa organisasi. Contoh
selanjutnya
adalah
bagaimana
pustakawan
mengelola
wewenang
yang
didelegasikan atasan untuk mewujudkan ide-ide perubahan untuk diwujudkan
bersama tiap anggota organisasi.
Konsep-konsep yang sekilas nampak ideal tadi bukanlah suatu hal tanpa
celah. Setidaknya ada dua faktor yang memengaruhi konsep-konsep strukturasi
yaitu faktor pendukung dan penghambat. Faktor-faktor yang memengaruhi
perubahan melalui cara strukturasi yang dilakukan pustakawan tidak lain adalah
rules, resources, dan power yang ada. Faktor pendukung yang ada dalam rules,
resources, dan power adalah ketersediaan Sumber Daya Manusia (Pustakawan),
anggaran kerja tahunan, dan juga kekuasaan yang dimiliki atau dipengaruhi
Pustakawan sebagai..., Agung Nurjana, FIB UI, 2013
pustakawan agen. Faktor penghambat antara lain pengetahuan pustakawan yang
kurang mumpuni karena tidak memiliki latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan
dan hanya memperoleh pengetahuan mengenai perpustakaan melalui pelatihan dan
diklat. Selain itu kuantitas pustakawan yang tidak seimbang dengan dengan
tanggung jawab organisasi yang besar juga menjadi faktor penghambat bagi
perubahan. Faktor pendukung, penghambat, sekaligus solusi berada di dalam rules,
resources, dan
power yang ada. Semuanya tergantung pada kemampuan
pustakawan agen dalam melancarkan agensinya.
Kemampuan pustakawan dalam memberdayakan struktur menghasilkan
perubahan. Seperti yang terjadi di Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI.
Perubahan yang terjadi di Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI adalah
perubahan pola kerja, perubahan kebijakan, dan perubahan pelayanan. Perubahan
pola kerja khususnya terjadi pada aktivitas pengolahan bahan pustaka. Pola kerja
yang sebelumnya tidak sesuai dengan job desc yang sudah ditentukan oleh
pimpinan
Perpustakaan
dan
Dokumentasi
MPR
RI
sehingga
tidak
jelas
pertanggungjawaban kerja pustakawan. Karena keterbatasan SDM baik secara
kualitas dan kuantitas membuat rangkap beberapa pegawai/pustakawan merangkap
deskripsi kerja. Akan tetapi saat ini sudah jelas pembagian tugas sehingga jelas
siapa mengerjakan apa. Dengan deskripsi kerja yang jelas dan teratur, pola kerja
menjadi
lebih
sistematis
dan
jelas
baik
pelaksanaanya
ataupun
pertanggungjawabannya.
Perubahan kebijakan terlihat dari bagaimana pustakawan agen memengaruhi
Kepala Subbagian Pengadaan Materi Perpustakaan, Kepala Bagian Perpustakaan
dan Dokumentasi, dan Kepala Biro Hubungan Masyarakat Sekretariat Jenderal MPR
RI. Pustakawan agen memengaruhi Kepala Subbagian Pengadaan Materi
Perpustakaan dan Kepala Bagian Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI agar
mengalokasikan anggaran untuk memenuhi kebutuhan perpustakaan yang lebih
penting dan mendesak. Kebutuhan yang dimaksud adalah kebutuhan yang bersifat
fisik dan substansial.
Perubahan pelayanan terjadi akibat dari adanya perubahan pola kerja yang
sebelumnya tidak jelas deskripsi kerjanya. Saat ini sistem pelayanan sudah berubah.
Pelayanan sirkulasi tidak lagi diurus oleh petugas administrasi kantor Perpustakaan
Pustakawan sebagai..., Agung Nurjana, FIB UI, 2013
dan Dokumentasi MPR RI tetapi sudah dikelola oleh pustakawan sirkulasi sehingga
memudahkan dan mempercepat layanan kepada pemustaka untuk melakukan
peminjaman atau pengembalian koleksi. Untuk urusan keanggotaan, perihal itu tetap
dikelola oleh bagian administrasi perpustakaan. Perubahan ini berdampak pada
kecepatan dan pelayanan pemustaka.
Perubahan-perubahan tersebut kemudian menghasilkan dampak yang terlihat
secara fisik dan substansial. Secara fisik, perubahan terlihat pada koleksi yang
semakin tertata rapih, pelayanan penelusuran yang semakin cepat, pemanfaatan
teknologi informasi dan komunikasi yang memadai sedangkan secara substansial,
perubahan dapat dilihat dari tergabungnya Perpustakaan MPR RI dalam komunitas
perpustakaan khusus nasional, peningkatan keahlian pustakawan dan peningkatan
jumlah pustakawan.
KESIMPULAN
Dari pembahasan sebelumnya maka dapat disimpulkan dari temuan
penelitian ini adalah agensi yang dilakukan pustakawan sebagai Agen yaitu
melakukan pendekatan kultural, penerapan pola transformational leadership, dan
mengembangkan pola hubungan Ayah-Anak.
Pustakawan agen memaksimalkan deskripsi kerja yang merupakan salah
satu rules di Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI dengan memengaruhi
bawahan untuk melaksanakan deskripsi kerja dengan pendekatan kultural.
Pustakawan agen mendeskripsikan pendekatan kultural sebagai tindakan persuasif
(ajakan) kepada rekan kerja baik sesama pimpinan atau para bawahan untuk
meningkatkan kinerja.
Pustakawan
agen
melakukan
pendekatan
kultural
dalam
bentuk
penyampaian dukungan dan motivasi untuk mendekatkan diri dengan bawahannya
agar tercipta komunikasi dua arah atau berlaku interaktif. Hal ini bertujuan agar
terciptanya hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan. Selain itu, untuk
menciptakan keterbukaan dalam kaitannya dengan aktivitas organisasi ataupun
pribadi.
Pustakawan sebagai..., Agung Nurjana, FIB UI, 2013
Berdasarkan teori kepemimpinan, Pustakawan agen menerapkan gaya
kepemimpinan transformasional. Kepemimpinan transformasional yang diterapkan
Pustakawan agen adalah salah satu bentuk tindakannya sebagai informal leader.
Informal leader berbeda dengan structural leader. Informal leader didapat bukan
karena pemilihan secara formal untuk menempati struktur organisasi seperti
structural leader. Informal leader dipilih karena karakter kepemimpinan yang dimiliki
dan diterapkannya dalam aktivitas sehari-hari.
Seorang pemimpin yang transforming selalu berupaya untuk meningkatkan
kesadaran pengikut dengan cara menanamkan semangat yang ideal dan nilai-nilai
moralitas yang tinggi. Dalam konteks ini, Pustakawan agen yang terpilih sebagai
informal leader tidak memiliki kekuasaan secara struktural akan tetapi kekuasaan
secara kultural.
Prasyarat kepemimpinan transformasional, yang juga telah dilengkapai oleh
Pustakawan agen, antara lain selalu terbuka, interaktif, komunikasi, dan dialog
dengan pengikut-pengikutnya dalam membangun tujuan yang transformatif. Dalam
hal ini, ada kesepakatan
yang timbal-balik dengan pengikut-pengikut yang
didasarkan pada nilai, tujuan, dan keyakinan bersama.
Agensi terakhir adalah pengembangan pola relasi ayah-anak. Relasi ayahanak yang ditimbulkan dari bentuk sapaan „abi’ merupakan bentuk pendekatan
kultural Pustakawan agen kepada bawahan dan rekan kerja yang tentunya. Peneliti
melihat keterkaitan antara sapaan „Abi‟ dengan rules dalam konteks budaya yaitu
relasi atau hubungan ayah-anak. Dalam konteks budaya, relasi ayah-anak berarti
merujuk pada simbol budaya pada suatu sistem feodal dimana sang ayah berkuasa
dan memiliki pengaruh atas diri sang anak hingga batas-batas tertentu.
SARAN
Perubahan yang telah terjadi di Perpustakaan dan Dokumentasi MPR RI bisa
lebih besar dan fundamental jika kesadaran kolektif pustakawan jauh lebih besar
dan luas. Kesadaran ini bisa di dapat dari pengetahuan. Dalam hal ini pengetahuan
adalah studi ilmu perpustakaan dan informasi.
Pustakawan sebagai..., Agung Nurjana, FIB UI, 2013
Dengan ilmu yang koheren dengan objek kajian dan sesuai dalam tataran
praktis, perubahan akan menjadi lebih besar karena pemahaman hal-hal yang
fundamental dan penting sesuai dengan kebutuhan kondisi perpustakaan saat ini
bisa mendapatkan porsi lebih untuk diperjuangkan.
Untuk itu, saya menyarankan kepada pengelola Pimpinan Perpustakaan dan
Dokumentasi MPR RI agar:
1. Menerapkan karakteristik kepemimpinan transformasional dalam aktivitas
pengelolaan perpustakaan yaitu selalu terbuka, interaktif, komunikasi, dan
dialog dengan pengikut-pengikutnya dalam membangun tujuan yang
transformatif. Dalam hal ini, ada kesepakatan
yang timbal-balik dengan
pengikut-pengikut yang didasarkan pada nilai, tujuan, dan keyakinan
bersama.
2. Meningkatkan kuantitas dan kualitas pustakawan tidak hanya melalui
pelatihan atau diklat perpustakaan tetapi juga melalui pendidikan formal ilmu
perpustakaan.
Menerapkan sistem evaluasi dua arah antar pimpinan dan bawahan agar terjadi
keterbukaan dan keharmonisan dalam bekerja.
KEPUSTAKAAN
Albritton, L. Rosie. (1990). Developing Leadership Skill: A Source Book For
Librarians. Colorado: Libraries Unlimited, Inc.
Boyatzis, Richard. (2006). Resonant Leadership. Jakarta: Esensi
Giddens, Anthony. (2010). Teori Strukturasi : Dasar-dasar Pembentukan Struktur
Sosial Masyarakat. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Jenkins, Richard. (2010). Membaca Pikiran Pierre Bourdieu. Bantul, Yogyakarta:
Kreasi Wacana.
Maulana,
Eko.
(2012).
Kepemimpinan
Transformasional
Perpustakaan. Jakarta: Multicerdas Publishing
Pustakawan sebagai..., Agung Nurjana, FIB UI, 2013
dalam
Birokrasi
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2002). Standar Perpustakaan Khusus.
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, Jakarta. 17 hlm.
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2007). Undang-undang Nomor 43
Tahun 2007 tentang Perpustakaan Bab I pasal 1.
Perpustakaan
Nasional
Republik
Indonesia.
(1999).
Pedoman
Umum
Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus. Jakarta: Perpustakaan Nasional R.I.
Pendit, Putu Laxman. (2003). Penelitian ilmu perpustakaan dan informasi : suatu
pengantar diskusi epistemology dan metodologi. Jakarta : JIP-FSUI.
Rivai, Veithzal. Dkk. (2010). Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi. Jakarta:
Rajagrafindo Persada
Roberts, Sue. (2008). Leadership: The Challenge For The Information Profession.
London: Facet Publishing
Shaffer, Dale Eugene. (1968). The Maturity of Librarianship as a profession.
Metuchen, N.J : The Scarecrow Press, Inc.
Stueart, D. Robert. (1987). Library Management. Littleton, Colorado: Libraries
Unlimited, inc.
Sulistyo - Basuki. (1991).
Pengantar Ilmu Perpustakaan.
Jakarta : Gramedia
Pustaka Utama.
Sumardji, P. (1988). Perpustakaan: Organisasi dan Tatakerjanya. Jakarta: Kanisius
Wei, Wei, et all. (2002). Leadership and Management Principles in Libraries in
Developing Countries. Colorado: The Haworth Press, Inc.,
Pustakawan sebagai..., Agung Nurjana, FIB UI, 2013