BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Semakin

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Semakin berkembangnya ilmu teknologi informasi yang sangat pesat akan
sangat berpengaruh dalam menunjang pekerjaan di instansi swasta maupun
pemerintah. Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju seakan tak
mungkin dikejar, teknologi akan selalu terus bergerak maju dengan produk-produk
yang slalu up to date dengan perubahan generasi dariwaktu kewaktu. Seiring dengan
kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutut pada ketaskertas lusuh dan berbau menyengat. Kini tidak ketinggalan dengan memanfaatkan
teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian
arsip.
Kebutuhan informasi dalam suatu organisasi itu sangat penting untuk
menunjang kerja dalam suatu organisasi sebagai pendukung proses administratif
dalam mencapai suatu
tujuan. Setiap pekerjaan dan kegiatan perkentoran
memerlukan data dan Informasi.Dalam pengambilan keputusan, arsip diolah baik
secara manual maupun dengan computer menjadi suatu informasi yang siap dipakai
sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan. Salah satu sumber data
adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan mulai dari kegiatan
terdepan sampai pengambilan keputusan ( Sulistyo, 2003 ).
Peranan kearsipan dalam organisasi sangatlah penting, menurut UndangUndang nomor 43 tahun 2009 bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, mperusahaan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
Arsip sangat penting dalam organisasi dalam instansi swasta maupun
pemerintahan karena arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber
informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi
dalam rangka kegatan perencanaan, penganalisan, pengembangan, perumusan
kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian dan pengendalian
setepat-tepatnya ( Basir ; 2002 ).
Dalam proses administrasi dapat mempermudah mencari bukti tertulis apabila
terjadi kesalahan serta lebih mudah mencari dan mnemukan file saat dibutuhkan,
pengambilan keputusan tentunya membutuhkan data-data yang diolah menjadi
informasi kemudian digunakan sebagai bahan pertimbangan
dalam proses
pengambilan keputusan. Arsip mempunyai peranan penting dalam penyajian
informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh
karena itu untuk dapat menyajikan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan,
haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip.
Mengingat arsip sangat penting dalam organisasi, maka keberadaan arsip perlu
mendapatkan perhatian khusus, sehingga keberadaan arsip di kantor benar-benar
menunjukan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang
dilakukan semua personal dalam organisasi. Perhatian diberikan kepada arsip kantor
berupa dilakukannya sistem pengelolaan yang baik, sehingga dengan sistem
pengelolaan yang baik akan dapat membantu mendukung efesiensi kerja dalam hal
penyediaan informasi ( Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono ; 2015).
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali adalah salah
satu instansi pemerintah yang memiliki tugas dan fungsi yang sangat penting dalam
peningkatan dan pembangunan daerah di kota Boyolali. Untuk mendukung
kelancaran tugas dan fungsi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah maka datadata informasi dan arsip sangatlah berpengaruh, karena dari data-data informasi
tersebut dapat diketahui mengenai rencana-rencana pembangunan apa saja yang akan
dilakukan serta untuk mengetahui besaran anggaran yang akan dibutuhkan.
Selama masa pengamatan penulis mengetahui bahwa di Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali belum terdapat ruangan khusus untuk
menyimpan arsip.Di Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah terdapat satu
ruangan yang kecil dalam penyimpanan arsip, ruangan tersebut ada disetiap unit atau
bidang-bidang yang berada di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan sudah
dipercayakan pengelolaannya pada setiap bidang.Namun masih banyak kekurangan
di dalam ruang kearsipan, ruangan yang tidak pernah dibuka jendelanya dan tidak
menggunakan AC senantiasa bisa berakibat kerusakan pada data-data yang diarsip
dan arsip-arsip tersebut jarang dibersihkan serta tidak tersusun rapi.Selain itu belum
terdapat pegawai kearsipan untuk pengelolaan arsip sehingga semua pegawai dapat
mengelola arsip, sehingga sistem pengelolaan arsip di Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah kurang begitu terurus.
Berdasarkan uraian diatas, maka dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini
penulis mengambil judul “PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN PERENCANAAN
PEMBANGUNAN DAERAH KOTABOYOLALI”
B. Perumusann Masalah
Berdasarkan uraian yang telah ditemukan latar belakang masalah diatas,
makapenulis mencoba merumuskan masalah dalam pengamatan ini yaitu
“ Bagaimanakah cara pengelolaan arsip di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Kota Boyolali ? ”
C. Tujuan Pengamatan
Berdasarkan penemuan masalah di atas, maka tujuan penulisan ini adalah:
1. Tujuan Operasional
Untuk mengetahui tentang pengelolaan arsip di Badan Perencanaan
Pembangunan Darah Kota Boyolali.
2. Tujuan Fungsional
Dapat dijadikan bahan pertimbangan dan masukan bagi Badan Perencanaan
Pembangunan
Daerah
Kota
Boyolali
dalam
meningkatkan
efektifitas
pengelolalaan Arsip.
3. Tujuan Individual
Untuk memenuhi syarat Tugas Akhir dan memperoleh sebutan Ahli Madya
pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Penulis ini diharapkan mampu memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Untuk memberikan gambaran secara mendalam mengenai pengelolaan arsip di
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah kota Boyolali.
2. Sebagai penerapan teori yang sudah diajarkan dosen pada proses pembelajaran
dikelas.
3. Apabila dimungkinkan dapat memberikan masukan bagi Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Boyoali untuk melakukan perubahan/perbaikan
sesuai dengan hasil temuan.