Home Office And Branch Relationships

Home Office And Branch
Relationships
Pertemuan 7 dan 8
Bina Nusantara
HOME OFFICE & BRANCH RELATIONSHIPS
• Penggunaan tenaga penjual dalam rangka perluasan daerah
pemasaran seringkali kurang berhasil, hal tersebut disebabkan :
• Jarak tempuh yang cukup jauh sehingga tidak efisien bagi salesman
untuk menguasai daerah pemasaran yang berada diluar
jangkauannya
• Perbedaan budaya antara kantor pusat dengan kantor cabang yang
tidak diakomodasi oleh manajemen
Bina Nusantara
Lanjutan
• Apabila penggunaan tenaga salesman dan katalog tidak
memberikan hasil yang diinginkan, maka pembentukan kantor
cabang /branches merupakan alternatif yang paling tepat sebagai
sarana pencapaian tujuan pemasaran karena :
• Konsumen dapat berkomunikasi secara cepat dengan perusahaan,
sehingga kendala yang menghambat dapat diatasi secara cepat
• Karyawan kantor perwakilan / cabang biasanya direkrut dari daerah
setempat yang menguasai budaya daerah tersebut
Bina Nusantara
PERBEDAAN ANTARA PERWAKILAN
DENGAN CABANG
No
Keterangan
Agency
Penjualan kepada pihak ketiga Kantor pusat
1 dilaksanakan oleh
Persediaan barang dagangan
Branch
Cabang
2
Tidak memiliki tetapi barang Memiliki
contoh / sample
3 Syarat penjualan
Ditentukan Kantor pusat
Ditentukan Cabang
Beban operasional & modal kerja KP dan tidak mengelola beban Cabang mengelola penjualan serta
ditentukan
operasional kecuali kas kecil
beban operasional termasuk kas
4
Bina Nusantara
OPERATIONS & ACCOUNTING FOR AN
AGENCY
• Agen / kantor perwakilan merupakan organisasi
penjualan di daerah yang berada dibawah pengawasan
langsung kantor pusat dalam membantu kelancaran
pemasaran di daerah tersebut.
• Kegiatan operasional perwakilan dibiayai dengan dana
yang dikirim dari kantor pusat dan dikelola dengan
sistem dana kas kecil tetap (imprest fund). Agen tidak
menyelenggarakan akuntansi, namun hanya
administrasi kas kecil yang mempertanggung-jawabkan
dana kas yang diberikan. Apabila dana kas kecil sudah
melewati batas minimun, maka agen mengirimkan
permintaan pengisian kembali kas kecil dengan dilampiri
oleh bukti-bukti pengeluaran.
Bina Nusantara
Lanjutan
• Catatan akuntansi agen dikelola oleh kantor pusat
dengan dua alternative
• Laba-rugi operasional agen tidak terpisah (digabungkan)
dengan kantor pusat (pendapatan & biaya agen dicatat
dalam perkiraan pendapatan & biaya kantor pusat ----digabung dalam satu perkiraan sehingga laba-rugi agen
tidak dapat diketahui secara cepat)
Bina Nusantara
Lanjutan
•
•
Bina Nusantara
Laba-rugi agen terpisah dari operasional kantor pusat
dengan menyelenggarakan perkiraan kantor
perwakilan / agen (dicatat secara terpisah).
Contoh:
Lanjutan
•
•
•
•
•
•
•
Penjualan – agen Bandung
Harga pokok penjualan – agen Bandung
Biaya gaji – agen Bandung
Biaya promosi – agen Bandung
Pengiriman barang dagang – agen Bandung
Kas kecil – agen Bandung
Laba-rugi – agen Bandung (ditutup keperkiraan ikhtisar laba-rugi
kantor pusat)
Bina Nusantara
Contoh Soal
• PT. Bintang yang berkantor pusat di Jakarta mendirikan
kantor perwakilan / agen di kota Medan. Pembukuan
transaksi agen dibukukan secara terpisah oleh kantor
pusat. Berikut transaksi selama bulan Maret 2002 sbb:
Bina Nusantara
Lanjutan
Agency Transaction
Home office books
1-Mar
Working fund – Medan agency .. 1.000
Receipt of working fund from home office
Cash ……………………………… 1.000
March 1 – 31
Account receivable …………… 5.000
Orders submitted by agency, approved &
Sales – Medan agency …………… 5.000
filled
by home
officeoffice on agency sales
Collection
by home
Cash …………………………..
3.000
Account receivable ………………. 3.000
Disbursements by home office on behalf of Salaries & commissions expenseagency
Medan agency …………………
250
Rent expense – Medan agency .
200
Advertising supplies–Medan ag.
450
Cash ……………………………….
450
31-Mar
Salaries & commissions expenseReplenishment of working fund by home Medan agency …………………
350
office, based on paid expense vouchers
Misc. expense – Medan agency .
200
Cash ……………………………….
550
Entries summarizing agency transactions – Cost of goods sold-Medan Ag. … 3.500
data for
agency
adjustments
Cost
of goods
identified
with: agency sales $
Merchandise shipments-MA … … 3.500
3.500.
Advertising
supplies
on
hand,
approximately 2/3 of amount received
Advert. Supplies exp – MA
…… 150
Advert. Supplies – Medan Ag.
……150
Sales – Medan agency ………
5.000
Income – Medan agency ………… 5.000
Income – Medan agency ………
4.650
Cost of goods sold – Medan ……… 3.500
Salaries & Commissions exp –MA .. 600
Rent exp – Medan Agency ………… 200
Advertising supplies exp – MA …… 150
Misc. expense – Medan agency …..
200
Income – Medan Agency ……….. 350
Income summary …………………
350
Bina Nusantara
OPERATIONS & ACCOUNTING FOR BRANCHES
• Meskipun suatu cabang di-operasikan sebagai unit usaha yang
terpisah (membuka rekening di bank, memiliki persediaan,
melakukan pembelian dari luar, menyelenggarakan pembukuan
sendiri), namun tetap dibawah kendali kantor pusat, Tingkat
kemandirian suatu cabang tergantung dari kebijakan kantor pusat
terutama dikaitkan dengan efektifitas & efisiensi serta pengendalian
operasional.
Bina Nusantara
Akuntansi antara kantor pusat dan cabang
dihubungkan dengan perkiraan silang (reciprocal
accounts) sbb :
Kantor Pusat
Kantor Cabang
Perkiraan “Branch”
Perkiraan “Home Office”
Perkiraan “Shipment to Branch” Perkiraan “ Shipment from HO”
Perkiraan “Pendapatan Bunga” Perkiraan “ Biaya Bunga”
HO = Home Office
Bina Nusantara
CONTOH
• Pada akhir periode kantor cabang menyusun laporan
keuangan (financial statements) dan disampaikan
kepada kantor pusat, kemudian kantor pusat menyusun
laporan gabungan (combined financial statements)
dengan meng-eliminasi perkiraan silang pada laporan
kertas kerja (working papers/work sheets).
• Contoh : Dalam rangka pengembangan daerah
pemasaran di Jawa- Tengah pada tanggal 1 Oktober PT.
Sejahtera di Jakarta membentuk kantor cabang di kota
Solo. Kantor pusat membebani cabang Solo bunga atas
investasi awal sebesar 6%. Pencatatan aktiva tetap
untuk Furniture & Fixture diselenggarakan di kantor
pusat. Pembukuan ditutup setiap akhir bulan. Berikut
transaksi selama bulan Oktober 2002 :
Bina Nusantara
Branch Trasactions
Home Office Books
1-Oct
Branch Solo …… …6.000
(1) Receipt of cash from HO
Cash ……………..… 6.000
(2) Receipt of merchandise from Branch Solo …….. 12.000
home office, billing at cost
Shipment to branch –
Solo ……………….. 12.000
(3) Purchase of F & F by branch Furniture & Fixtures
for cash, the asset to be carried Branch Solo …….. 3.000
on the HO books
Branch Solo ……….. 3.000
October 2 – 31
(4) (a) Sales on account
Branch Books
Cash ……………… 6.000
Home Office ……… 6.000
Shipment from HO .12.000
Home office ………. 12.000
(b) Collections on account
Cash ………………. 3.500
Accounts receivable . 3.500
Salaries & Commissions
Expenses …………. 400
Rent expense …….. 200
Miscelaneous exp … 150
Cash ………………… 750
Home Office …….. 2.000
Cash ……………….. 2.000
Insrance exp ……… 35
Depr. Exp F&F …... 50
Taxes expense …..… 25
Advertising exp ….. 300
Interest expense HO . 90
Home office ………… 500
(5) Payment of expenses
-
Cash ……………... 2.000
Branch Solo ………. 2.000
(7) Branch charges submitted by Branch Solo ……… 500
home
office :
(a) Insurance
on branch assets
Prepaid insurance …… 35
…………………
35
(b) Depreciation of F&F 50
Acc. Depr F&F Branch
(c) Taxes on branch asset 25
Solo …………………… 50
(d) Advertising ……….. 300
Taxes payable ……….. 25
(e) Interest at 6% for one month
Advertising expense .. 300
on investment in branch onOct
Interest income Branch
Solo ……………………
90
Bina Nusantara
(6) Remittance to home office
Home office ……… 3.000
Cash ………………. 3.000
Account Receivable . 6.500
Sales ………………. 6.500
Penyusunan laporan keuangan gabungan (combined financial
statements) PT. Sejahtera adalah sbb :
PT. SEJAHTERA
WORK SHEET FOR COMBINED BALANCE SHEET
31-Oct-02
Home
Branch
Eliminations
Office
Solo
Dr.
Cr.
Cash
6.25
3.75
Accounts receivable
18
3
Merchandise inventory
30
8.4
Prepaid insurance
150
Branch Solo
15.15
Furniture & Fixtures, Home Office
14
Furniture & Fixtures, Branch Solo
3
86.55
15.15
Acc. Depreciation – FF-HO
9.1
Acc. Depreciation – FF-Branch
50
Accounts payable
23.3
Taxes payable
200
Home office
15.15
15.15
Capital stock
25
Retained earnings
28.9
86.55
15.15
15.15
Bina Nusantara
Consolidated B/S
10
21
38.4
150
15.15
14
3
86.55
9.1
50
23.3
200
15.15
25
28.9
86.55
Balanced Sheet
PT. SEJAHTERA
COMBINED BALANCE SHEET FOR HOME OFFICE & BRANCH
31-Oct-02
Assets
Liabilities & Stockholders’ Equity
Cash
10 Accounts payable
Accounts receivable
21 Taxes payable
Merch. Inventory
38.4
Prepaid insurance
150 Capital stock
Furniture & fixtures
17 Retained earnings
Less Acc. Depreciation
-9.15
Total Assets
77.4 Total Liabilities & SHE
Bina Nusantara
23.3
200
25
28.9
77.4
CONTOH
•
•
•
Bina Nusantara
Harga faktur sesuai harga eceran (Billing at retail
sales price).
Pada akhir periode perkiraan unrealized intercompany
inventory profit disesuaikan dengan realisasi barang
yang sudah dijual oleh cabang secara proporsional
Contoh : Barang dengan harga pokok Rp 10.000,difaktur ke cabang dengan harga Rp 12.000,- atau
20% diatas harga pokok. Pada akhir bulan
melaporkan laba sebesar Rp 5.000,- dan sisa
persediaan yang berasal dari kantor pusat sebesar Rp
8.400,-. Jurnal yang dibutuhkan adalah sbb :
Home Office Vs Branch Books
Home office books
Branch – Solo ……………. 12.000
Shipment to branch Solo …….. 10.000
Unrealized intercompany inVentory profit ………………….
2.000
Branch Solo ……………….. 5.000
Branch Solo income ……………
5.000
Unrealized intercompany inVentory profit ……………….. 600
Branch Solo Income ……………
600
Branch Solo Income ……… 5.600
Income summary ………………. 5.600
Bina Nusantara
Branch books
Shipment from HO ………… 12.000
Home office …………………….. 12.000
Income summary …………… 5.000
Home office ……………………. 5.000
Note : Sebelum kertas kerja disusun, maka perkiraan-perkiraan reciprocal
harus di rekonsiliasi.
PT. Sejahtera
Combined Income Statement for Home Office & Branch
For Month Ended October 31, 2002
Sales
Cost of goods sold :
Merchandise inventory,
October 1
Purchases
Merchandise available
for sale
Less
merchandise
inventory, October 31
Gross Profit
Expenses :
Salaries & commissions
expense
Rent expense
Advertising expense
Depreciation expense –
furniture & fixture
Insurance expense
Taxes expense
Miscelaneous expense
30.5
38
16
54
38.4
15.6
14.9
2.3
1.2
1.1
450
285
175
1.6
7.11
Bina Nusantara
Net Income
7.79
BRANCH BILLING AT AMOUNTS OTHER
THAN COST
• Untuk membiayai pengeluaran operasional dan investasi kantor
cabang, maka biasanya kantor pusat memfaktur barang yang dikirim
ke cabang dengan harga diatas harga pokok. Ada 2 metode dalam
memfaktur cabang dengan harga di diatas harga pokok :
• Harga Faktur dengan harga arbitrase (Billing at an arbitrary rate
above cost). Dalam metode ini harga arbitrase biasanya ditentukan
dengan menambah harga pokok dengan biaya yang dikeluarkan
oleh cabang untuk memperoleh barang dari pusat sampai ke
konsumen.
• Harga faktur sesuai harga eceran (Billing at retail sales price).
• Pada akhir periode perkiraan unrealized intercompany inventory
profit disesuaikan dengan realisasi barang yang sudah dijual oleh
cabang secara proporsional
• Contoh : Barang dengan harga pokok Rp 10.000,- difaktur ke
cabang dengan harga Rp 12.000,- atau 20% diatas harga pokok.
Pada akhir bulan melaporkan laba sebesar Rp 5.000,- dan sisa
persediaan yang berasal dari kantor pusat sebesar Rp 8.400,-.
Bina Nusantara
Jurnal yang dibutuhkan adalah sbb :
Jurnal
• Pada akhir periode , pada saat penyusunan kertas kerja
/ neraca lajur combined financial statements, maka
selisih unrealized harus di eliminasi sbb :
• Untuk persediaan cabang yang terlalu tinggi di-eliminasi
dengan jurnal sbb :
• Dr. Unrealized intercompany inventory profit … XXXXX
•
Cr. Merchandise inventory – at beginning ………..
XXXXX
• Dr. Unrealized intercompany inventory profit …. XXXXX
•
Cr. Shipment from home office …………………..
XXXXX
Bina Nusantara