5 BAB II LANDASAN TEORI Informasi dari suatu

5
BAB II
LANDASAN TEORI
Informasi dari suatu perusahaan, terutama informasi keuangan, di butuhkan oleh
berbagai macam pihak yang berkepentingan. Pihak-pihak di luar perusahaan,
seperti kreditur, calon investor, kantor pajak dan lain-lainnya memerlukan
informasi ini dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Disamping itu, pihak
intern manajemen juga memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui,
mengawasi dan mengambil keputusan.
Untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam
perusahaan, disusun suatu sitem akuntansi. Sistem ini di rencanakan untuk
menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar maupun dalam perusahaan.
Sistem akuntansi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat di proses dengan
cara manual ataupun di proses dengan menggunakan mesin-mesin mulai dari
mesin pembukuan yang sederhana sampai dengan komputer.
2.1 Pengertian Sistem
Asal kata Sistem berasal dari bahasa Latin systema dan bahasa Yunani
sustema. Pengertian sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau
elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi,
materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan (Mulyadi; 2001).
6
Atau dapat juga dikatakan bahwa Pengertian Sistem adalah sekumpulan unsur
atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan
kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
2.2 Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001) sistem akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan
dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi
keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan
perusahaan.
2.3 Pengertian Penerimaan kas
Menurut Baridwan (1994) transaksi penerimaan kas adalah transaksi keuangan
yang menyebabkan aset perusahaan berupa kas atau setara kas bertambah.
Transaksi penerimaan kas dicatat ke sistem komputer pada formulir elektronik
penerimaan kas dan dibukukan oleh sistem komputer ke jurnal penerimaan kas
sesuai dengan metode yang ditetapkan.
Setiap penerimaan kas selain nilai nominal juga harus menunjukan tanggal
terjadinya transaksi, tanggal efektif, dokumen referensi, buyer, sumber
penerimaan kas, transaksi yang terkait, keterangan ringkas, dan lain-lain.
Penambahan kas yang diperoleh dari pendapatan bunga, selisih kurs lainnya
dicatat pada jurnal memorial.
Pengisian kas kecil adalah penerimaan kas pada rekening kas kecil dan
mengurangi rekening kas yang lain sehingga tidak mempengaruhi jumlah aset
perusahaan berupa kas. Dengan asumsi tersebut pengisian kas kecil tidak
7
dapat digolongkan sebagai transaksi penerimaan kas sehingga pengisian kas
kecil tidak dicatat pada Jurnal penerimaan penerimaan kas.
Dalam banyak kasus catatan penerimaan kas mengutamakan nominalnya
sehingga perlu dokumen pendukung seperti: bukti setoran/giro kurang
diperhatikan, bahkan Sering penerimaan kas di catat dari rekening koran
karena buyer tidak mengirimkan bukti setoran atau pengiriman uang yang
dilakukan melalui bank. Hal ini menunjukan kelemahan manajemen
keuangan yang harus mendapatkan semua bukti penerimaan uang sehingga
dalam melakukan validasi tidak ada yang namanya dugaan berdasarkan
perasaan. Kelengkapan dokumen referensi tersebut berguna sekali dalam
melakukan validasi sehingga pekerjaan akuntansi dapat dilakukan dengan
mudah, yang berakibat akurasi laporan dapat dipercaya. Dengan Sistem
akuntansi komputer, laporan dapat di visual setiap saat dan Laporan periodik
dapat diterbitkan setiap tanggal 2 setiap bulannya.
Banyak akuntan yang masih mengandalkan rekening koran yang diterbitkan
oleh bank, sehingga laporan keuangan hanya dapat diterbitkan setelah
rekening koran diterima yaitu di atas tanggal 20. Laporan yang diterbitkan
adalah laporan yang tidak banyak gunanya dalam pengelolaan perusahaan
selain kewajiban adminstrasi.
Dari kasus yang kami tangani terdapat banyak peluang penyelewengan pada
kolektor maupun pemegang kas untuk menggunakan kas untuk keperluan
pribadi dan sering tidak terdeteksi karena selalu terjadi penumpukan dalam
menangani transaksi.
8
Jurnal transaksi penerimaan kas dibukukan oleh komputer berdasarkan entri
yang dicatat melalui formulir elektronik penerimaan kas yang dientri oleh
bagian administrasi keuangan. Selanjutnya bagian buku besar memvalidasi
setiap transaksi melalui buku jurnal penerimaan kas.
Penerimaan kas dapat berasal dari berbagai macam sumber diantaranya
seperti pelunasan piutang, penjualan tunai tetapi ada juga sumber penerimaan
yang jarang terjadi seperti penjualan aktiva tetap. penerimaan kas bisa berbagi
macam cara seperti lewat pos, pembayaran langsung ke kasir atau pelunasan
ke bank. Prosedur penerimaan uang melibatkan beberapa bagian dalam
perusahaan agar transaksi penerimaan uang tidak terpusat pada satu bagian
saja. Hal ini perlu agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal control.
Menurut Baridwan (1994) untuk menghindari adanya tindakan manipulasi
terhadap kas maka perlu diterapkan prosedur-prosedur dibawah ini:
1. Harus ditujukan dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dan
setiap penerimaan kas harus segera dicatat dan disetorkan ke Bank.
2. Diadakan pemisahan fungsi antaran pengurusan kas dengan fungsi
pencatatan kas.
3. Diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi penerimaan dan
pencatatan kas selain itu setiap hari harus dibuat laporan kas.
9
2.4 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2001) sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu
catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari
penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk
kegiatan umum perusahaan.
Menurut James (2001) sistem akuntansi penerimaan Kas adalah proses aliran
kas yang terjadi di perusahaan adalah terus menerus sepanjang hidup
perusahaan yang bersangkutan masih beroperasi. Aliran kas terdiri dari aliran
kas masuk dan aliran kas keluar.
Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi
penerimaan kas adalah suatu kesatuan untuk mengumpulkan, mencatat
transaksi yang dapat membantu pimpinan untuk menangani penerimaan
perusahaan.
2.5 Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Menurut Mulyadi (2001) penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan
dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih
dahulu barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang
diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan
transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.
10
Berdasarkan sistem pengendalian yang baik, sistem penerimaan kas dari
penjualan tunai mengharuskan:
1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank
dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir
untuk melakukan internal check.
2. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu
kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan
transaksi penerimaan kas.
2.6 Prosedur Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2001) prosedur penerimaan kas dari pejualan tunai ada
tiga macam, yaitu:
1. Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales.
2. Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sales).
3. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales.
1. Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales
Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang ke perusahaan, melakukan
pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke
kasir dan kemudian menerima barang yang dibeli. Dalam over the counter
sales ini, perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi (personal check),
atau pembayaran langsung dari pembeli dengan credit card, sebelum
barang diserahka kepada pembeli.
11
Penerimaan kas dari Over The Counter Sales dilaksanakan melalui
prosedur berikut:
a. Pembelian memesan barang langsung kepada wiraniaga (sales
person) di bagian penjualan.
b.
Bagian Kas menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat
berupa uang tunai, cek pribadi (personal check), atau kartu kredit.
c. Bagian Penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman untuk
menyerahkan barang kepada pembeli.
d. Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
e. Bagian Kas menyetorkan kas yang diterima ke bank.
f. Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal
penjualan.
g. Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai
dalam jurnal penerimaan kas.
Jika kas yang diterima berupa cek pribadi, bank penjual (bank yang penjual
memiliki rekening giro didalamnya) kemudian akan mengurus check clearing
tersebut ke bank pembeli (bank yang pembeli memiliki rekening giro di
dalamnya). Jika kas yang diterima berupa kartu kredit, bank penjual yang
merupakan penerbit kartu kredit langsung menambah saldo rekening giro
penjual setelah dikurangi dengan credit card fee (yang berkisar 2,5% sampai
dengan 4%). Bank penerbit kartu kredit inilah yang secara priodik melakukan
penagihan kepada pemegang kartu kredit.
12
2. Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sales)
Cash on delivery sales (COD sales) adalah transaksi penjualan yang
melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri
dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan.
COD sales melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini:
a. Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui kantor pos.
b. Penjual mengirim barang melaui kantor pos pengirim dengan cara
mengirim dengan cara mengisi formulir COD sales di kantor pos.
c. Kantor pos pengirim mengirim barang dan formulir COD sales sesuai
dengan penjual kepada kantor pos penerima.
d. Kantor pos penerima, pada saat diterimanya barang dan formulir COD
sales memberitahukan kepada pembeli tentang diterimanya kiriman
barang COD sales.
e. Pembeli membawa surat panggilan ke kantor pos penerima dan
melakukan pembayaran sejumlah yang tercantum dalam formulir COD
sales. Kantor pos menerima penyerahan barang kepada pembeli, dengan
diterimanya kas dari pembeli.
f. Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim bahwa COD
sales telah dilaksanakan.
g. Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD sales telah
selesai dilaksanakan, sehingga penjual dapat mengambil kas yang
diterima diterima dari pembeli
13
Jika lokasi pembeli berada di kota yang sama dengan lokasi perusahaan,
penyerahan barang biasanya dilaksanakan sendiri oleh fungsi pengiriman
perusahaan.
3. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales
Sebenarnya credit card bukan merupakan suatu tipe penjualan namun
merupakan salah satu pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan bagi
penjual. Credit card dapat dapat merupakan sarana bagi pembeli, baik
dalam over the counter sale maupun dalam penjualan yang pengiriman
barangnya dilaksanakan melalui jasa pos atau angkutan umum. Dalam over
the counter sale, pembeli datang ke perusahaan, melakukan pembayaran ke
kasir dengan angkutan umum, pembeli tidak perlu datang ke perusahaan
penjual. Pembeli memberikan persetujuan tertulis penggunaan kartu kredit
dalam pembayaran harga barang, sehingga memungkinkan perusahaan
melakukan penagihan kepada bank atau perusahaan penerbit kartu kredit.
Kartu ktedit dapat digolongkan menjadi tiga kelompok:
1. Kartu kredit bank (bank card).
2. Kartu kredit perusahaan (company card).
3. Kartu kredit bepergian dan hiburan (travel and entertaiment card).
2.7 Fungsi yang Terkait
Menurut Baridwan (1994) sistem penerimaan kas dari penjualan tunai
melibatkan beberapa fungsi yang terkait, yaitu:
14
1. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur
penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk
kepentingan pembayaran ke fungsi kas.
2. Fungsi Kas
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggungjawab penerima kas dari pembeli.
3. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab menyiapkan barang yang disimpan oleh
pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman
Fungsi
ini
bertanggung
jawab
untuk
membungkus
barang
dan
menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
5. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan
kas dan pembuat laporan penjualan Prosedur Penerimaan Kas.
2.8 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Menurut Mulyadi (2001) informasi yang umumnya diperlukan oleh
manajemen dari penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk
selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
15
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4. Nama dan alamat pembeli informasi ini diperlukan dalam penjulan produk
tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini
tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai.
5. Kuantitas produk yang dijual.
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
7. Otorisasi pejabat yang berwenang.
2.9 Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001) dokumen yang digunakan dari sistem penerimaan kas
penjualan tunai adalah:
1. Faktur penjualan tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam sebagai informasi yang
diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
2. Pita Register Kas (cas register tape)
Dokumen ini dihasilkan oleh fungi kas dengan cara mengoperasikan mesin
register. Pita register ini merupakan bukti penerimaan kas yang
dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur
penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
3. Credit Card Sales Slip
Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu
ktedit dan diserahkan kepada perusahaan disebut merchant yang menjadi
anggota kartu kredit. Bagi perusahaan yang menjual barang atau jasa,
dokumen ini di isi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk
16
menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit, untuk
transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang kartu ktedit.
4. Bill of lading
Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan
penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini
digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjulan COD yang penyerahan
barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.
5. Faktur penjulan COD
Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD
6. Bukti Setor Bank
Dibuat oleh fungsi kas sebagai penyetoran kas yang diterima dari piutang
ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke
bank, bersamaan dengan penyetoran dari piutang ke bank. Dua lembar
tembusannya diminta kembali bank setelah ditandatangani dan dicap oleh
bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan
oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan di pakai oleh fungsi
akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencataan transaksi penerimaan
kas dari piutang kedalam jurnal penerimaan kas.
7. Rekapitulasi harga pokok penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fumgsi akuntansi untuk meringkas harga
pokok produk yang dijual selama satu periode. Dokumen ini digunakan
oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti
memorial untuk mencatat harga pokok yang dijual.
17
2.10 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Menurut Soemarso (1985) catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem
penerimaan kas dari penjulan tunai adalah:
1. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan
meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam
produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan setiap jenis
produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu, dalam jurnal
penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk guna meringkas
informasi penjualan menurut jenis produk tersebut.
2. Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas
dari berbagai sumber, diantaranya penjulan tunai.
3. Jurnal Umum
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan
oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
4. Kartu Persedian
Kartu persedian digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat
berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persedian ini
diselenggarakan
di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan
persedian barang yang disimpan di gudang.
5. Kartu Gudang
Catatan ini tidak termasuk catatan akuntansi karena hanya berisi data
kuantitas persediaan yang disimpan digudang. Catatan ini diselenggarakan
18
oleh fungsi gudang untuk mencatat kartu gudang digunakan untuk
mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.
2.11 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Menurut Soemarso (1985) jaringan prosedur yang membentuk sistem
penerimaan kas dari penjulan tunai adalah:
1. Prosedur order penjualan
2. Prosedur penerimaan kas
3. Prosedur penyarahan barang
4. Prosedur pencatatan penjualan tunai
5. Prosedur penyetoran kas ke bank
6. Prosedur pencatatan penerimaan kas
7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan