sniptek 2014 isbn: 978-602-72850-5

SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5-7
SISTEM INFORMASI PENGAJUAN CUTI DAN REQUEST JADWAL KERJA
BERBASIS WEB PADA CONTACT CENTER PLN 123 JAKARTA
Cepi Cahyadi
STMIK Nusa Mandiri
[email protected]
ABSTRAK — Contact Center PLN 123 Jakarta
adalah Perusahaan yang dikembangkan oleh PT.
Icon Plus untuk memenuhi kebutuhan layanan PT.
PLN (Persero), contact center bergerak dibidang
pelayanan informasi dan semua prodak bisnis
sebuah perusahaan / instansi tersebut demi
meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dan
menjaga reputasi perusahaan tersebut dari praktik
percaloan. Perkembangan teknologi sekarang ini
membawa dampak yang baik bagi manusia, dalam
hal ini khususnya bagi sebagian besar perusahaan,
dimana teknologi dapat mempermudah kegiatan
manusia dan menjadi salah satu implementasi
teknologi informasi yang sangat membantu di
bagian kepegawaian seperti dalam halnya
mengelola proses cuti dan request jadwal pegawai,
dimana saat ini sudah banyak perusahaan yang
menjalankan sistem kerja bergeser (shifting) yang
tidak mudah halnya bagi atasan untuk memberikan
keputusan atas permohonan data tersebut, dengan
adanya sistem informasi bebasis web ini semua
karyawan dapat mengaksesnya dimana saja
(Internet) atau dilingkungan perusahaan (Inranet),
dan sangat berperan dalam meningkatkan kinerja
yaitu efisiensi waktu di bagian manajemen/
kepegawaian, dalam pembuatan laporan yang lebih
cepat, mudah, resiko data tercecer dan hilang akan
semakin
diminimalisir,
karena
dengan
digunakannya sistem penyimpanan berbasis data
yaitu Database MySql.
Kata Kunci: PLN, Contact Center, Penerimaan
Karyawan.
PENDAHULUAN
Cuti merupakan salah satu hak karyawan.
Cuti dapat digunakan oleh pegawai untuk tidak
dapat masuk kerja dengan alasan tertentu, misalkan
refreshing, istirahat sakit, melahirkan, menunaikan
kewajiban agama, dan keperluan lain sesuai dengan
ketentuan cuti pada masing-masing organisasi /
instansi.
Request (Permohonan) dalam Bahasa Inggris,
Request jadwal kerja adalah salah suatu
permohonan karyawan kepada atasan dalam
mengelola tanggung jawabnya dalam bekerja
disebuah institusi / perusahaan dan kegiatan
pribadinya, request jadwal biasanya diterapkan
pada instansi / perusahaan yang mengunakan
sistem jadwal kerja bergeser / berubah atau sering
disebut kedalam bahasa inggris shift / shifting.
Setiap karyawan yang sudah memiliki rencana
(planing) dapat mengajukan request jadwal kerja
dengan tujuan tercapainya sinergi antara karyawan
dan instansi / perusahaan dalam menunjang
kinerja.
Dalam pengelolaan cuti dan request jadwal
kerja yang baik sebuah organisasi diharapkan dapat
menjaga performa pegawainya dan sebuah
organisasi diharapkan juga dapat menjalankan
proses bisninya dengan baik untuk mencapai tujuan
yang diharapkan.
Setelah penulis amati permasalahan yang
dihadapi oleh Instansi / perusahaan di Contact
Center PLN 123 Site Jakarta adalah semua
pemrosesan data khususnya dibidang kepegawaian
masih dilakukan secara manual dimana dalam
proses pembuatan permintaan cuti dan request
jadwal maupun dalam pembuatan laporan setiap
bulannya masih menggunakan kertas, microsoft
word maupun Excell, sehingga sering kali
menghadapi
permasalahan
dalam
kegiatan
operasionalnya.
Untuk dapat mempermudah para karyawan
melakukan proses cuti serta mendapatkan
informasi-informasi yang berhubungan dengan cuti
secara lengkap dan terperinci, bagian manajemen
kepegawaian diharapkan dapat membuatkan sistem
informasi secara online. Para karyawan tidak harus
mendapatkan informasi tersebut dengan datang
langsung ke bagian manajemen kepegawaian, tetapi
cukup dengan mengakses internet / intranet di
instasi / perusahaan dan aplikasi Sistem Informasi
Cuti Karyawan dan Request Jadwal Contact Center
PLN 123 Jakarta dengan mudah, tidak memerlukan
waktu yang lama. Maka penulis tertarik untuk
mengangkat masalah ini menjadi suatu sistem
informasi berbasis web.
BAHAN DAN METODE
INF-718
SNIPTEK 2014
Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari
teknologi informasi dan aktifitas orang yang
menggunakan teknologi itu untuk mendukung
operasi dan manajemen. Dalam arti yang luas, istilah
sistem informasi adalah suatu sistem dalam
irganisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengelolaan transaksi harian yang mendukung
fungsi operasi organisasi yang bersifat menejerial
dengan informasi yang diperlukan untuk
pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam
suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu
sistem yang menyediakan informasi bagi semua
tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja
diperlukan.
Menurut Sutabri (2012 :46), Sistem informasi
adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengelolahan transaksi
harian yang mendikukng fungsi operasi organisasi
yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi
dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan
kepada pihak luar tentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan.
“Sistem
ini
menyimpan,
mengambil,
mengubah, mengelola, dan mengembangkan
informasi yang diterima dengan mengunakan sistem
informasi atau peralata sistem lainnya (Ferdinand,
2012; Sistem Informasi)”.
Pada umumnya program adalah sederetan
instruksi atau statment yang tentu nya dalam
bahasa yang di mengerti oleh komputer. Instruksi
tersebut berfungsi untuk mengatur pekerjaan apa
saja yang akan dilakukan oleh komputer agar atau
menghasilkan suatu hasil keluaran atau output yang
diharapkan. Dapat juga dikatakan bahwa sebuah
program merpakan himpunan atau kumpulan
intruksi tertulis yang dibuat oleh programer atau
suatu bagian executable dari suatu software.
Program menurut kadir (2008: 2), adalah
“Kumpulan perintah yang ditujukan kepada
komputer agar komputer dapat melakukan tindakan
sesuai yang dikehendaki oleh pembuat perintah”.
Konsep pemograman memegang peranan penting
dalam merancang, menyusun dan mengembangkan
suatu program. Khususnya program aplikasi yang
besar dan kompleks.
Dalam menyelesaikan suatu masalah dengan
menggunalan
program
komputer,
penulis
mengguakan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menganalisa dan memahami persoalan yang ada,
kemudian mengembangkan urut-urutan proses
logika untuk menyelesaikan masalah tersebut dalam
bentuk algoritma
2. Menentukan bentuk apa saja yang diperlukan
yaitu input didalam program yang akan dibuat, serta
apa saja yang dihasilkan yaitu output dari program
yang akan dibuat
ISBN: 978-602-72850-5-7
3. Membuat kode-kode dari algoritma yang sudah
dibuat, dan menterjemahkannya ke dalam
pernyataan
yang
sesuai
dengan
bahasa
pemograman yang penulis gunakan,
4. Melakukan test program dari proses logika yang
sudah dibuat, apakah program tersebutsudah benar
dan bebas dari unsur kesalahanm atau masih harus
diperbaiki kembali,
5. Meakukan pendokumentasian program sebagai
back-up (cadangan) untuk usaha pengembangan
program selanjutnya.
Pemograman terstruktur merupakan suatu langka
untuk mengorganisasikan dan membuat kode-kode
program sehingga mudah untuk dimengerti dan
mudah di modifikasikan. Tujuan dari program
terstruktur adalah untuk mengutangi kesalahan
persepsi yang dihasilkan dari pemakauan instruksi
percabangan perulangan, Dalam menggunakan
suatu prgram, langkah yang penilis ambil adalah
sebagai berikut :
1. Mendefinisikan masalah
2. Memilih bahasa pemograman
3. Merancang program
4. Membuat kode program
5. Pengetesan dan pelacakan kesalahan program
6. Membuat dokumentasi program
UML
Menurut Nugroho (2016:6), UML (Unified
Modelung Langguage) adalah Bahasa pemodelan
untuk sistem atau perangkat lunak yang
berparadikma berorientasi objek. Pemodelan
(Modeling)
sesungguhnya
digunakan
untuk
penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang
kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah
dipelajari dan dipahami.
Model Pengembangan Sistem
Model pengembangan sistem yang digunakan
dalam pengembangan sistem berbasis web ini,
adalah model SDLC (System Development Life Cycle)
yang secara garis besar adalah suatu tahap atau
bertahap untuk melakukan analisa dan membangun
suatu rancangan sistem dengan menggunakan siklus
yang lebih spesifik terhadap kegiatan pengguna
(kendal & kendal, 2006). Metode SDLC adalah
metode yang mengunakan pendekatan sistem yang
disebut pendekatan air terjun (Waterfall Approach)
dimana setiap tahapan sistem akan dikerjakan
secara berurutan dari perencanaan, analisa, desain,
implementasi, dan perawatan (Aji Supriyanto,
2005:272)
HASIL DAN PEMBAHASAN
Tahap Analisa Kebutuhan Sistem
INF-719
SNIPTEK 2014
Pada tahapan ini, dilakukan analisa sistem
yang sedang berjalan di Contact Center PLN 123
Jakarta, yang masih dilakukan secara manual dan
melakukan identifikasi terhadap masalah yang
muncul yang nantinya akan mendapatkan solusi
terbaik. Kegiatan-kegiatan yanng dilakukan dalam
tahapan ini, diantaranya adalah:
1.
Prosedur Sistem Berjalan
Melakukan diteksi masalah terhadap sistem
yang sedang beralan di Contact Center PLN 123
Jakarta yang masih dilakukan secara manual,
dengan melakukan perumusan-perumusan masalah
apa saja yang dapat menjadi kendala dari sistem
perusahaan ini. Sehingga dapat diketahui
permasalahannya.
2.
Dekomposisi Fungsi Sistem Berjalan
Setelah melakukan deteksi masalah yang ada,
maka mulailah dilakukan penelitian dan Investigasi
secara langsung (Direct probes), yaitu untuk
mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalam
lingkungan pemakai dengan cara wawancara pada
pihak perusahaan maupun karyawan di Contact
Center PLN 123 Jakarta.
3.
Activity Diagram Sistem Beralan
Setelah melakukan penelitian dan investigasi
awal, maka didapat data-data maupun informasi
yang dapat diolah untuk kebutuhan analisa sistem
ini, dengan menjelaskan sistem ini, dengan
menjelaskan sistem yang berjalan di Contact Center
PLN 123 Jakarta dan sistem yang diusulkan, dengan
menggambarkan proses bisnis menggunakan
Activity Diagram
4.
Spesifikasi Sestem Berjalan
5.
Permaslahan
6.
Alternatif Permasalahan
ISBN: 978-602-72850-5-7
Gambar 1. Use Case Diagram Pembuatan
Laporan Admin
Activity Diagram
Activity Diagram Usulan Pengajuan Cuti Dan Request jadwal Kerja
Use Case Diagram
Proses Pembuatan Laporan Admin
Karyawan
Team Leader
Deskcontrol
Admin
Mengisi Formulir
Cuti dan Requst
Jadwal Kerja
Mengajukan
Formulir Cuti dan
Request Jadwal
Kerja
Menerima Formulir
Cuti dan Request
Jadwal Kerja
Mengetahui
Pengajuan Cuti
Dan Request
Jadwal Kerja
Mengirim dan
Menyerahkan
Form Cuti dan
Request Jadwal
Kerja
Menerima Formulir
Cuti dan Request
Jadwal Kerja
Melihat Data
Master Cuti dan
Request Jadwal
Formulir cuti dan
Request Jadwal
tidak disetujui
Disposisi
Formulir cuti dan
request jadwal
Disetujui
Menyerahkan
Formulir Cuti dan
request jadwal
tidak disetujui
Menerima
Inrformasi
PersetujuanCuti
dan Request
Jadwal
Menyerahkan
Formulir cuti dan
request jadwal
Disetujui
Menerima Formulir
Cuti dan Request
Jadwal yanf Disetujui
dan tidak Disetujui
Simpan Kedalam
Data Master
Laporan
Gambar 2. Activity Diagram Usulan Sistem
Informasi Cuti dan Request Jadwal
INF-720
SNIPTEK 2014
User Interface
ISBN: 978-602-72850-5-7
D. Tampilan Admin Laporan Sistem Informasi Cuti
Dan Req
Menampilkan Tampilan Gambar program dari
sistem usulan
A. Tampilan Login Area Sistem Informasi Cuti Dan
Request Jadwal.
Gambar 6.Admin Laporan Sistem Informasi Cuti
dan Request Jadwal
KESIMPULAN
Gambar 3. Tampilan Login Area Sistem
Informasi Cuti Dan Request Jadwal.
B.
Tampilan Form Pengajuan Cuti karyawan
Sistem Informasi Cuti Dan Request Jadwal.
Dari Hasil riset lapangan dan proses pembuatan web
yang penulis lakukan, maka penuis menyimpulkan
beberapa hal sebagai berikut:
1.
Sistem cuti online yang dibuat dapat
mempermudah proses pengajuan dan
persetujuan cuti dan request jadwal kerja.
Dengan sistem cuti online, proses pengajuan
usulan cuti bisa dilakukan tanpa harus
bertatap muka secara langsung.
2.
Dengan adanya web program cuti online,
karyawan diharapkan dapat menerima
informasi yang lebih tentang kepegawaian
khususnya permasalahan cuti dan request
jadwal.
UCAPAN TERIMA KASIH
Terima kasih kepada semua pihak khususnya orang
tua yang selalu mendoakan dan mendukung atas
kelancaran penyusunan penelitian ini.
Gambar 4. Tampilan Form Pengajuan Cuti
karyawan Sistem Informasi Cuti Dan Request
Jadwal.
C.
Tampilan Admin Tambah Data Master
Pegawai, Leader, Deskcontrol pada Sistem
Informasi Cuti Dan Request Jadwal.
REFERENSI
Arif,
Setiyanto, Febrilian Samopa dan Alwi.
Pembuatan Sistem Informasi Cuti Pada
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
Dengan Menggunakan PHP dan MYQL. Jurnal
Teknik Pomits Vol. 2. (2013). ISSN : (23373539)
Aji Priyono,S.T Albertus Bayu. 2008. Analisis Sistem.
Yogyakarta : C.V Andi Offset
Gambar 5. Proses Kirim Informasi Data Cuti dan
Request Jadwal Admin Sistem Informasi Cuti
Dan Request Jadwal
Bambang, Dwiyanto. 2011. Mempermudah Akses
Bagi Masyarakat Yang Ingin Mendapatkan
Pelayanan Di Bidang Kelistrikan. ( Sumber :
www.pln.co.id,)
Database MYSQL.Yogyakarta Penerbit Andi.
INF-721
SNIPTEK 2014
Gandana Akhmad, Syaripudin,Rinda Cahyana.
Pengembangan
Aplikasi
Web
untuk
pengajuan cuti pegawai secara online. Jurnal
Algoritma
Hidayat. 2010. Cara Praktis Membangun Website
Gratis : Memanfaatkan Layanan Domine Dan
Hosting Gratis. Jakarta : Media Komputindo
ISBN: 978-602-72850-5-7
Marlinda.linda.2004. Sistem Basis Data. Andi offset
yogyakarta
Keukeu,Rohendi. Jurnal Teknologi Informasi,
Volume 3, No. 2 Oktober 2015, ISSN : 2338 –
2724
mysql
https://id.wikipedia.org/wiki/MySQL 2015.
Kadir,Abdul. 2009.From Zero To A Pro Membuat
Aphkasi Web dengan PHP dan
INF-722