analisa dan perancangan sistem

BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang Masalah
Sistem Teknologi Informasi (STI) telah berkembang dengan sangat
pesatnya. Jika diamati, setiap satu dekade, terjadi perkembangan yang cukup
signifikan dari sistem teknologi informasi (STI). Dimulai dari era akuntansi pada
tahun 1950, beranjak ke-era operasional mulai tahun 1960, ke era informasi mulai
tahun 1970, menuju ke era jejaring global di mulai tahun 1990. Sistem teknologi
informasi telah banyak sekali mengalami perubahan. Perubahan peran dari sistem
teknologi informasi itu sendiri mau tidak mau menyebabkan perubahan dari
sistem teknologi informasi itu sendiri, mulai dari perannya membantu operasi
organisasi menjadi lebih efisien sampai kepada perannya memnangkan kompetisi.
PT. Kaye Adang Ekspres merupakan perusahan yang bergerak dibidang
pemesanan dan pengiriman Oli. PT. Kaye Adang Ekspres dalam pencatatan
pemesanan dan pengiriman oli sudah menggunakan komputer tetapi masih
menggunakan microsoft excel. Hal ini memiliki kelemahan antara lain laporan
pemesanan dan pengiriman oli tidak dapat disajikan secara cepat sehingga sering
menghambat aktivitas bisnis. Selain itu pengelolaan data menggunakan microsoft
excel juga menyebabkan pencarian data yang cukup lama karena data tidak
tersimpan dalam satu database. Selain itu file dalam bentuk microsoft excel sering
mengalami ganguan atau serangan virus sehingga menyebabkan kerusakan file.
Untuk itu PT. Kaye Adang Ekspres membutuhkan sistem informasi baru
yang dapat memperbaiki kelemahan sistem yang berjalan saat ini. Berdasarkan
uraian diatas penulis mengangkat judul ”Perancangan Sistem Informasi
Pemesanan dan Pengiriman Oli Dengan Menerapkan CIF (Cost Freight And
Insurance) Pada PT. Kaye Adeng Ekspres”.
I.2. Ruang Lingkup Permasalahan
I.2.1. Identifikasi Masalah
Pencatatan dengan cara manual yang diterapkan PT. Kaye Adeng Ekspres
memiliki cukup banyak kelemahan antara lain
1.
Pengendalian pencatatan pemesanan dan pengiriman oli cukup sulit
dilakukan karena data tidak tersimpan dalam satu database tetapi dalam
microsoft excel dengan nama file yang berbeda-beda.
2. Laporan pemesanan dan pengiriman oli tidak dapat dihasilkan secara
otomatis.
I.2.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah diatas adapun yang menjadi rumusan
masalah pada penulisan skripsi ini adalah :
1. Bagaimana merancang sistem informasi pemesanan dan pengiriman oli
berbasis komputerisasi menggunakan Microsoft Visual Basic.NET 2008?
2. Bagaimana merancang sistem informasi pemesanan dan pengiriman oli
yang mampu menghasilkan laporan secara otomatis?
I.2.3. Batasan Masalah
Agar pembahasan tidak menyimpang dari tujuannya maka dilakukan
pembatasan masalah sebagai berikut:
1. Sistem yang dirancang adalah sistem pemesanan dan pengiriman oli
dengan menerapkan metode CIF (Cost Freight And Insurance).
2. Input sistem terdiri dari data Oli, data pelanggan, data kapal, transaksi
pemesanan oli, transaksi pengiriman oli.
3. Ouput sistem terdiri dari Daftar Oli, laporan data pelanggan, laporan
pemesanan oli, laporan pengiriman oli, laporan penerimaan bersih, dan
laporan laba/rugi.
4. Aplikasi dirancang dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft
Visual Basic.NET 2008.
5. Penyimpanan data menggunakan format database Microsoft SQL Server
2005.
6. Laporan yang digunakan adalah Seagate Cystal Report 10.5.
7. Metode yang digunakan adalah Unified Modelling Language (UML).
I.3. Tujuan dan Manfaat
I.3.1. Tujuan
Tujuan dari penulisan ini adalah :
1. Merancang
sistem
informasi
pemesanan
dan
pengiriman
oli
terkomputerisasi dengan menggunakan bahasa pemograman Microsoft
Visual Basic.NET 2008.
2. Merancang sistem informasi pemesanan dan pengiriman oli yang mampu
menghasilkan laporan secara otomatis.
I.3.2. Manfaat
Manfaat dari penulisan ini adalah:
1. Pencatan pemesanan dan pengiriman oli dapat dilakukan secara
terkomputerisasi sehingga dapat mengurangi kesalahan pencatatan dan
mempermudah pencarian data.
2. Laporan pemesanan dan pengiriman oli dapat dihasilkan secara otomatis.
3. Bagi Mahasiswa, merupakan salah satu syarat kelulusan dalam
memperoleh gelar sarjana dari Potensi Utama.
I.4. Metodologi Penelitan
Berisi tatacara dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai
tujuan perancangan yang dilakukan.
Adapun metodologi yang dilakukan dalam pengumpulan data adalah :
1.
Penelitian Lapangan (Field Research)
Penulis mengadakan pengamatan secara langsung untuk mendapatkan data
yang akurat dari PT. Kaye Adang Ekspres mengenai informasi pemesanan dan
pengiriman oli. Dalam hal ini penulis melakukan dengan cara pengamatan,
wawancara dan sampling sehingga permasalahan yang ada dapat diselesaikan
dengan baik. Metode yang digunakan penulis dalam penelitian lapangan
adalah:
a. Penelitian Langsung (Observation)
Penulis melakukan pengambilan data dengan cara mengamati langsung
ke bagian penjualan dengan memperhatikan prosedur penerimaan dan
pengiriman pada PT. Kaye Adang Ekspress.
b. Teknik Wawancara (Interview)
Dalam pengumpulan data ini penulis melakukan wawancara pada
bagian penjualan dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang diarahkan
pada masalah pemesanan dan pengiriman oli.
c. Sampling
Penulis meneliti dan memilih dokumen yang tersedia dan ada
kaitannya sistem pemesanan dan pengiriman oli pada PT.Kaye Adang
Ekspress.
2. Metode Perpustakaan (Library Research)
Penulis melakukan studi kepustakaan dengan membaca buku-buku
komputer terutama yang berhubungan dengan judul skripsi dan browsing
internet.
Adapun prosedur penelitian adalah sebagai berikut:
1.4.1. Analisa Sistem yang ada
Adapun prosedur penelitian adalah seperti pada gambar berikut :
Target :
Sistem Pemesanan dan Pengiriman Oli
Analisis Kebutuhan :
data Oli, data pelanggan, data kapal,
transaksi pemesanan oli, transaksi
pengiriman oli
Spesifikasi :
VB. Net dan SQL Server sebagai Database
Desain & Implementasi :
Desain Aplikasi dan Pengujian Aplikasi Yang
telah dirancang
Pengesahan
Program
Validasi :
Hasil akhir aplikasi yang telah
di uji verifikasi
Finalisasi
Gambar I.1 Prosedur Perancangan
Keterangan :
1.
Adapun target dari penelitian ini adalah merancang sistem informasi
pemesanan dan pengiriman oli berbasis komputerisasi pada PT. Kaye
Adang Ekspres.
2.
Untuk merancang sistem komputerisasi pemesanan dan pengiriman oli
penulis menggunakan data berupa data Oli, data pelanggan, data kapal,
transaksi pemesanan oli, transaksi pengiriman oli. Setelah target
penelitian ditentukan dan melakukan analisa kebutuhan data, langkah
selanjutnya adalah menentukan spesifikasi untuk mengolah aplikasi.
Spesifikasi yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic.NET 2008 dan
SQL Server 2005.
3.
Dengan menggunakan Microsoft Visual Basic.NET 2008 dan SQL Server
2005 sistem akan dirancang dan melakukan proses pengkodean (coding).
Setelah proses pengkodean selesai dilakukan maka selanjutnya adalah
proses pengujian sistem.
4.
Hasil dari rancangan dan pengkodean (coding) akan diajukan kembali
untuk disahkan sebagai sistem usulan. Jika hasil rancangan tidak disetujui
maka akan dilakukan perancangan kembali.
5.
Jika hasil dari perancangan dan pengkodean (coding) disetujui sebagai
sistem usulan maka sistem akan kembali diverifikasi/testing dan akan
menjadi hasil akhir dari perancangan untuk selanjutnya dilakukan
compile.
6.
Sebagai tahap akhir atau finalisasi adalah packing atau pembuatan
package dari sistem yang telah selesai dirancang dan diverifikasi.
1.4.2. Bagaimana sistem yang lama dengan sistem yang akan dirancang
Berdasarkan analisa yang penulis lakukan, ada beberapa kekurangan
dalam sistem yang lama antara lain sebagai berikut :
a. Pencatatan pemesanan dan pengiriman oli sudah menggunakan
komputer tetapi masih menggunakan microsoft excel. Sistem ini
menyebabkan banyak nya file dengan nama yang berbeda sehingga
menyebabkan lambatnya pencarian data.
b. Penyajian laporan rekapitulasi pemesanan dan pengiriman tidak dapat
dihasilkan secara otomatis karena harus selalu menunggu dilakukan
perhitungan dan pelaporan yang memakan waktu cukup lama.
Sedangkan sistem yang akan dirancang adalah sebagai berikut :
1. Sistem yang dirancang adalah sistem komputersasi terprogram yang
dapat mencatat dan menyimpan data transaksi secara otomatis. Sistem
yang dirancang juga memiliki keakuratan yang baik dalam melakukan
pencarian data, karena data tersimpan dalam satu database.
2. Sistem yang dirancang dapat menghasilkan laporan pemesanan dan
pengiriman secara otomatis serta dapat disajikan setiap waktu.
1.4.3. Pengujian / Uji Coba sistem yang sudah dibuat
Pada tahapan ini penulis akan menguji dan menilai hasil implementasi
serta menguraikan kebutuhan minimum dari perangkat lunak yang dibangun baik
software maupun hardware.
1.5. Lokasi Penelitian
Adapun lokasi tempat penulis mengadakan penelitian adalah PT. Kaye
Adang Ekspres yang beralamat di Jln. Kompos Km 12 Binjai Telp: 08116028220.
I.6. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
BAB I
: PENDAHULUAN
Dalam bab pertama ini penulis membahas tentang latar belakang,
identifikasi masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, Lokasi
Penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Berisikan kajian teori dan metode yang berhubungan dengan topik
yang dibahas atau permasalahan yang sedang dihadapi.
BAB III : ANALISA DAN DESAIN SISTEM
Berisikan tentang analisa sistem yang sedang berjalan dan usulan
sistem yang akan dirancang pada penulisan skripsi ini. Selain itu, juga
berisikan tentang rancangan sistem yang akan dibangun.
BAB IV : HASIL DAN UJI COBA
Berisi tentang tampilan hasil sistem yang dirancang, pembahasan hasil
dan uji coba sistem yang dibuat serta memaparkan kelebihan dan
kekurangan sistem yang dirancang.
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan rangkuman hasil penelitian berupa kesimpulan dan
saran yang mungkin berguna bagi perusahaan di masa yang akan
datang.