53 BAB IV PEMBAHASAN Dalam pelaksanaan kegiatan
advertisement
BAB IV PEMBAHASAN Dalam pelaksanaan kegiatan organisasinya, perusahaan harus memiliki pengendalian internal yang memadai, terutama yang berkaitan dengan siklus penjualannya. Siklus penjualan terdiri dari kegiatan penjualan barang atau jasa, kegiatan piutang, kegiatan penagihan, dan kegiatan penerimaan kas yang merupakan sumber pendapatan utama perusahaan yang akan digunakan untuk keperluan selanjutnya dalam membiayai aktivitas perusahaan, baik operasional maupun investasi, misalnya digunakan untuk perluasan dan pengembangan perusahaan. Jika tidak terdapat pengendalian internal yang memadai, maka mungkin saja akan ada peluang terjadi penyimpangan dan penyalahgunaan terhadap pendapatan perusahaan. Penjualan kredit pada PT ITPro merupakan sumber pendapatan utama dari kegiatan operasionalnya. Dengan demikian, PT ITPro harus memiliki pengendalian internal yang memadai agar dapat menjamin bahwa dalam pelaksanaan prosedur penjualan kredit tidak terdapat praktik-praktik yang tidak sehat yang dapat merugikan perusahaan. Dalam bab ini, penulis akan melakukan evaluasi terhadap pengendalian internal pada prosedur penjualan kredit yang diterapkan oleh PT ITPro ini. Berikut ini akan dijelaskan kerangka berpikir untuk mengevaluasi pengendalian internal pada prosedur penjualan kredit: 53 Komponen Pengendalian Internal (menurut COSO) - Lingkungan pengendalian Penilaian risiko Informasi komunikasi Aktivitas pengendalian Pemantauan Kondisi yang terdapat dalam PT ITPro - dan Struktur organisasi Pembagian tugas dan wewenang Prosedur yang berjalan sesuai dengan komponen pengendalain internal Fungsi yang terkait : - Dokumen dan catatan diperlukan - Otorisasi yang jelas (penjelasan terdapat di bab 2) yang (penjelasan lebih detail mengenai kondisi perusahaan terdapat di bab 3) Evaluasi pengendalian internal pada prosedur penjualan kredit (penjelasan lebih lanjut terdapat di bab 4) Saran perbaikan (terdapat di bab 5) Tujuan Pengendalian Internal (menurut COSO) - Gambar 4.1 Keandalan pelaporan keuangan Efektivitas dan efisiensi operasi Kepatuhan terhadap peraturan dan hukum yang berlaku Kerangka berpikir (framework) evaluasi pengendalian internal pada prosedur penjualan kredit pada PT ITPro Citra Indonesia 54 Pengendalian internal suatu perusahaan dapat dikatakan sudah memadai apabila seluruh kebijakan dan prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan dalam menjalankan seluruh aktivitas perusahaannya mencakup ke dalam komponen-komponen pengendalian internal, dan kebijakan serta prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan telah mencapai tujuan dari pengendalian internal tersebut. Berikut ini dijelaskan gambaran pengendalian internal yang telah dijalankan oleh perusahaan berdasarkan komponen pengendalian internal beserta kelemahan dan upaya perbaikannya. IV.1 Lingkungan Pengendalian (Control Environment) 1. Integritas dan Nilai Etika Direktur utama perusahaan sangat menekankan prinsip integritas, etika, dan juga kejujuran. Ia mengajarkan kepada semua karyawannya untuk berani mengungkapkan apapun yang mereka ketahui, dan mengkomunikasikannya dengan baik. Selain itu, direktur juga tidak memberikan penekanan yang berlebih kepada karyawannya untuk hasil jangka pendek atau untuk berusaha memenuhi target kinerja yang tidak realistis. Semua hal di atas akan mendukung lingkungan pekerjaan yang nyaman bagi para karyawan, sehingga kinerja karyawan terpacu dari dalam dirinya masingmasing, bukan karena tekanan dari atasan, dan memungkinkan untuk mendapatkan hasil kinerja yang memuaskan. 55 2. Komitmen terhadap Kompetensi Direktur memberikan tanggung jawab kepada setiap bagian untuk melakukan interview kepada calon karyawan baru. Hal ini dimaksudkan untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dalam bidangnya. Sebagai contoh, perekrutan karyawan untuk bagian Keuangan akan dilimpahkan kepada senior bagian Keuangan untuk melakukan interview pada karyawan tersebut. Selain itu, setiap ada produk baru pasti perusahaan akan mengirimkan beberapa personel dari bagian penjualan dan technical untuk dilakukan training. Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuan mereka, sehingga mereka lebih kompeten dalam menjalankan bidangnya. Dari kondisi di atas dapat terlihat kekuatan pengendalian internal perusahaan sebagai berikut: a) Perekrutan karyawan yang diikuti dengan interview yang dilakukan oleh tiap bagian menjadi nilai plus untuk perusahaan ini. Karena masing-masing bagian memiliki kompetensi untuk menguji calon karyawan tersebut. b) Pengiriman beberapa orang untuk mengikuti training. Hal ini dilakukan untuk mendukung kelancaran dan kemajuan perusahaan. Dengan mengikuti training, para personel dapat menambah pengetahuan dan semakin semangat dalam bekerja. Namun, terdapat beberapa kelemahan pengendalian internal yang dapat diidentifikasi yaitu: a) Proses perekrutan karyawan yang tidak disertai dengan tes tertulis. Hal ini memungkinkan calon karyawan untuk lolos masuk dan diterima tetapi kurang 56 kompeten, karena pada saat interview hanya dapat diketahui latar belakang dan proses pendidikan dari calon karyawan tersebut. b) Hanya personel bagian penjualan dan technical saja yang mendapat fasilitas training. Training yang dilakukan hanya berkaitan dengan barang yang akan dijual atau yang menjadi aset perusahaan, tidak mencakup tentang training yang berhubungan dengan kemajuan dunia akuntansi. Kelemahan-kelemahan di atas mengakibatkan perusahaan harus mengganti karyawan. Perusahaan hanya melakukan proses wawancara saja, sehingga hanya informasi dari calon karyawan tersebut tentang latar belakang pendidikan maupun tentang sikap dan perilaku calon karyawan yang diperoleh perusahaan, tanpa mengetahui lebih jauh tentang kemampuan dan kompetensi calon karyawan tersebut. Terlebih untuk bidang akuntansi dan keuangan, dimana bidang ini sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran usaha. Jika karyawan kurang kompeten maka dapat mengakibatkan kegiatan operasional yang terhambat karena harus mengganti karyawan tersebut. Selain itu, jikalau tidak memungkinkan untuk mengganti karyawan dan tetap mempertahankan karyawan tersebut, maka perusahaan wajib memberikan pelatihan yang intensif yang akan memakan waktu yang lama dan tentunya dengan biaya yang cukup besar. Seharusnya perusahaan memiliki: a) Kriteria dalam proses perkerutan karyawan atau sumber daya manusia yang baik. b) Kriteria dalam pemberian pelatihan untuk personel bagian lain yang mendukung kemajuan perusahaan. 57 Atas kelemahan tersebut, penulis menyarankan agar: a) Perusahaan meningkatkan standar perekrutan karyawan dengan menyaringnya lebih ketat lagi. Dengan ketatnya penyaringan ini diharapkan perusahaan memperoleh karyawan yang bermutu dan berkompeten. Seperti misalnya, tes penerimaan karyawan tidak hanya melalui wawancara, tetapi dengan tes-tes tertulis lain yang mendukung, seperti psikotest, tes bahasa, dan tes kemampuan dasar. b) Perusahaan memberikan training lain yang dapat mendukung kemajuan perusahaan. Seperti misalnya untuk menghadapi dunia akuntansi yang makin berkembang dan berubahnya cara pelaporan keuangan, maka personel bagian akuntansi dapat diikutsertakan dalam training yang membahas tentang hal tersebut, sehingga para personel pun dapat menghasilkan laporan yang lebih akurat dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Dengan adanya pemberian training gratis ini diharapkan para personel dapat menambah pengetahuan dan dapat meningkatkan kemampuan kinerjanya. 3. Struktur Organisasi dan Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab Dalam perusahaan ini tidak ada struktur organisasi yang tertulis dengan jelas. Begitu juga untuk penetapan wewenang dan tanggung jawab juga tidak tertulis dengan formal. Selain itu, masih ada perangkapan tugas oleh satu bagian. Dari kondisi di atas, terdapat beberapa kelemahan pengendalian internal yang teridentifikasi yaitu: a) Tidak adanya struktur organisasi dan penetapan wewenang dan tanggung jawab yang tertulis dengan jelas dan formal. Hal ini menyebabkan kekurangjelasan 58 dalam pelaksanaan dan pemantauan setiap aktivitas dalam perusahaan. Selain itu juga menyebabkan ketidakjelasan kewajiban dan tanggung jawab setiap personel dan kepada siapa setiap personel harus bertanggungjawab. b) Adanya perangkapan tugas oleh satu bagian. Hal ini bisa dikatakan cukup fatal karena memungkinkan terjadinya kesalahan atau bisa juga terjadi fraud. Contohnya, fungsi internal auditor yang dirangkap oleh bagian akuntansi. Hal itu dapat menyebabkan terjadinya fraud, karena semua pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi, namun pengecekan juga dilakukan olehnya, sehingga memungkinkan bagian ini untuk memanipulasi atau me-makeup laporan untuk memenuhi keinginannya. Kelemahan-kelemahan pengendalian internal tersebut mengakibatkan: a) Jika ada kesalahan pasti kecenderungan manusia saling menyalahkan satu sama lain antar bagian, sehingga dapat menyebabkan konflik atau perselisihan dalam perusahaan tersebut yang mengganggu proses di dalamnya. b) Terjadinya kesalahan dalam bekerja dan bisa juga menimbulkan kesempatan untuk melakukan fraud. Seperti contoh di atas, semua pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi, namun pengecekan juga dilakukan olehnya, sehingga memungkinkan bagian ini untuk memanipulasi laporan untuk memenuhi keinginannya. Beberapa kriteria atas kondisi di atas yaitu: a) Seharusnya perusahaan membuat struktur organisasi yang jelas. Selain itu, perusahaan juga harus membuat secara tertulis perjanjian penetapan wewenang dan tanggung jawab untuk setiap bagian. 59 b) Seharusnya perusahaan tidak merangkapkan tugas untuk per personel, terlebih untuk bagian internal auditor. Seharusnya perusahaan membentuk bagian sendiri yang independen untuk mengaudit segala aktivitas yang terkait dalam perusahaan. Atas kelemahan-kelemahan tersebut, penulis menyarankan agar: a) Perusahaan segera membuat struktur organisasi yang jelas dan disertai dengan urutan daftar wewenang dan tanggung jawab untuk tiap personel atau bagian, dan dilakukan sosialisasi sehingga seluruh karyawan mengerti dan memahami tugas dan tanggung jawab masing-masing, serta hubungan tiap unit kerja. b) Perusahaan membentuk bagian sendiri yang independen untuk melakukan audit atas segala aktivitas yang terkait dalam perusahaan. Lebih baik jangan merangkapkan tugas, terlebih dirangkapkan dengan bagian akuntansi. 4. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia Proses rekrutmen karyawan baru dilakukan dengan cara memasang iklan di JobsDB.com. Masyarakat yang tertarik dapat mengirimkan email, dan semua email yang masuk tersebut akan disortir oleh Direktur sendiri, karena tidak ada bagian HRD pada perusahaan ini. Setelah dilakukan penyortiran, email-email pelamar tersebut akan dikirimkan ke masing-masing bagian yang bersangkutan. Dan setiap bagian tersebut akan memanggil calon karyawan tersebut dan melakukan interview. Dari kondisi di atas, dapat terlihat kekuatan pengendalian internal perusahaan bahwa perusahaan telah melakukan proses seleksi pada saat penerimaan karyawan baru. Proses seleksi ini bertujuan untuk mendapatkan karyawan-karyawan yang berkualitas dan kompeten dalam melaksanakan tugasnya. Dalam proses seleksi ini, 60 perusahaan melakukan proses wawancara yang bertujuan untuk mencari informasi dari calon karyawan tersebut tentang latar belakang pendidikan maupun tentang sikap dan perilaku calon karyawan tersebut. Meskipun komponen ini sudah berjalan dengan cukup baik, namun masih terdapat kelemahan seperti yang sudah dibahas di poin pertama ‘komitmen terhadap kompetensi’. Yaitu perusahaan hanya melakukan proses wawancara saja tanpa mengetahui kemampuan dan kompetensi calon karyawan tersebut dengan lebih lanjut dan detail. Terlebih untuk bidang akuntansi dan keuangan, dimana bidang ini sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran usaha. Kelemahan pengendalian internal tersebut mengakibatkan perusahaan akan salah dalam menerima karyawan sehingga perusahaan harus menggantikan karyawan tersebut dengan karyawan yang baru. Selain itu, jikalau tidak memungkinkan untuk mengganti karyawan dan tetap mempertahankan karyawan tersebut, maka perusahaan wajib memberikan pelatihan yang intensif yang akan memakan waktu yang lama dan tentunya dengan biaya yang cukup besar, dan hal ini akan merugikan perusahaan. Kondisi ini membuat efektivitas dan efisiensi perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya menjadi berkurang. Seharusnya perusahaan menetapkan standar atau kriteria yang baik dan spesifik dalam proses perekrutan karyawan, seperti tes tertulis (psikotest, tes bahasa, dan tes kemampuan dasar), kemudian diikuti dengan wawancara. Selain itu juga mengumpulkan berkas-berkas sebagai bukti identitas diri karyawan. Untuk itu, sebaiknya pada saat seleksi penerimaan karyawan baru perusahaan tidak hanya melakukan wawancara saja, tetapi berikan tes lain yang mendukung, seperti psikotest, tes bahasa, dan tes kemampuan dasar. Selain itu, perusahaan harus 61 meminta referensi dari tempat kerja karyawan yang lama untuk membuktikan bahwa calon karyawannya dulu pernah bekerja di sana dan mengorek informasi tentangnya. Bisa juga perusahaan yang lama dapat memberikan surat berkelakuan baik untuk melengkapi identitas dari calon karyawan ini. Dengan begitu perusahaan akan mendapatkan karyawan yang lebih baik dan berkualitas sehingga perusahaan dapat menjaga efektivitas dan efisiensi dari kegiatan operasional yang dijalankan perusahaan. IV.2 Penilaian Risiko (Risk Assessment) Risiko-risiko yang telah diidentifikasi oleh perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Risiko terhadap perkembangan teknologi informasi Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi, maka semakin banyak pula produk-produk IT baru yang terus bermunculan. Hal ini diakui perusahaan dan untuk menjaga kontinuitas perusahaan, maka perusahaan selalu update dan mempromosikan setiap produk baru ke customer. direktur selalu memberikan ijin untuk melakukan pembelian jika produk baru tersebut memungkinkan untuk masuk ke pasaran. Dalam hal ini, direktur termasuk orang yang risk-taker karena ia berani menyetok barang yang ia sendiri belum tahu pangsa pasarnya. Direktur optimis dengan kemampuan perusahaan dalam memasarkan dan menjual barang. Semua hal di atas merupakan kekuatan pengendalian internal perusahaan yang cukup bagus, karena dengan begitu atasan atau direktur dapat memperhitungkan kemungkinan perputaran persediaan dan dapat membaca atau memprediksi pangsa pasar dengan cermat. Menurut sumber, barang yang dibeli tidak 62 pernah terlalu lama tersimpan di gudang, karena bagian penjualan mampu menawarkan barang sehingga tidak pernah terjadi timbunan barang yang tidak laku. 2. Risiko terhadap perkembangan kompetitor Klien dari perusahaan ini beragam, ada yang perusahaan besar, perusahaan menengah, dan ada pula yang perusahaan kecil. Jika PT ini sedang menangani perusahaan besar, maka senior bagian technical yang akan dikirimkan untuk proses instalasi dan maintenancenya. Sedangkan, jika PT ini menangani perusahaan menengah ataupun kecil, maka junior bagian technical (karyawan baru) akan ikut dalam proses instalasi dan maintenancenya, dengan ditemani oleh karyawan senior dan sesuai dengan kebijakan atasan. Dalam hal ini, direktur termasuk orang yang berhati-hati dalam menjaga kualitas perusahaan, dengan mengirimkan orang yang memang berkompeten dan berpengalaman untuk menangani klien perusahaan besar. Kebijakan ini akan meningkatkan kualitas perusahaan dan merupakan salah satu kekuatan perusahaan di tengah kompetitor yang semakin berkembang. Berdasarkan kondisi di atas, dapat terlihat kekuatan pengendalian internal perusahaan dalam menjaga kualitasnya. Hal ini tersirat pada direktur yang termasuk orang yang berhati-hati dalam menjaga kualitas perusahaan, dengan mengirimkan orang yang memang berkompeten dan berpengalaman untuk menangani klien perusahaan besar. Selain itu, pelatihan untuk karyawan baru sehingga dapat belajar langsung melalui praktik yang dijalaninya sekaligus mendapat arahan langsung dari seniornya. Namun dengan kekuatan pengendalian internal seperti di atas, ada juga kelemahan yang teridentifikasi yaitu proses instalasi menjadi semakin lama, karena 63 karyawan senior harus mengajari yang junior tentang cara instalasi satu per satu. Selain itu, karyawan junior juga masih berhati-hati dalam bertindak supaya tidak terjadi kesalahan, dan hal ini yang akan memperlambat waktu penyelesaian. Dari kelemahan pengendalian internal di atas mengakibatkan waktu maintenance yang menjadi lebih lama dari yang seharusnya dan pekerjaan yang lain pun menjadi tertunda. Pembayaran pun juga terhambat karena harus menunggu sampai semua pekerjaan telah tuntas. Seharusnya perusahaan menetapkan jangka waktu berapa lama setiap instalasi harus diselesaikan. Perusahaan harus dapat memperkirakan kisaran waktu dan memperhitungkan sejauhmana risiko yang bakal dihadapi selama instalasi. Atas kelemahan pengendalian internal tersebut, penulis menyarankan agar perusahaan memberitahukan kisaran waktu instalasi kepada setiap personel technical supaya setiap personel pun mempunyai target waktu yang harus diselesaikan dan dapat bekerja dengan semaksimal mungkin. 3. Risiko terhadap penurunan permintaan Perusahaan sudah mengidentifikasi beberapa risiko yang berkaitan dengan penurunan permintaan. Oleh karena itu, perusahaan memaksimalkan penjualan dengan mencari pelanggan sebanyak-banyaknya terutama diprioritaskan pada perusahaan yang memiliki prestige yang tinggi, misalnya Telkomsel dan Bank Arta Graha. Perusahaan berpikir bahwa tingkat penjualan yang tinggi dapat memikat calon pembeli, oleh karena itu perusahaan sengaja tidak membatasi pelanggan yang hendak membeli barang. 64 Namun dari hal di atas dapat ditemukan kelemahan pengendalian internal bahwa perusahaan tidak meneliti calon pelanggan yang hendak membeli secara kredit dan langsung saja diperbolehkan untuk melakukan pemesanan. Kelemahan pengendalian internal ini mengakibatkan perusahaan bisa saja terkena kredit macet atau tidak dibayar oleh pelanggan tersebut. Hal ini disebabkan karena pihak perusahaan tidak memiliki fungsi kredit yang bertugas meneliti calon pelanggan, apakah calon pelanggan ini memiliki riwayat mogok bayar atau tidak mampu melunasi hutang. Seharusnya perusahaan membentuk fungsi kredit yang bertugas untuk menganalisa calon pelanggan terlebih dahulu sebelum memberikan penjualan kredit. Fungsi ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kredit macet. Selain itu, bagian keuangan juga harus mengirimkan surat tagihan jikalau sampai jatuh tempo tetapi pembayaran tetap tidak dilakukan. Direktur pun seharusnya terus melakukan pengecekan atas pembayaran dan selalu me-maintain dengan rutin. Atas kelemahan pengendalian internal tersebut, penulis menyarankan agar perusahaan tidak memaksakan tingkat penjualan yang tinggi dan tetap lakukan pengecekan terhadap calon pelanggan. Jika calon pelanggan memiliki riwayat pernah menunggak pembayaran, sebaiknya suruh lakukan pembayaran terlebih dahulu dan barang akan dikirim. Atau jika calon pelanggan memiliki riwayat pernah mangkir dari hutangnya, sebaiknya jangan melayani penjualan terhadap calon pelanggan tersebut. 65 4. Risiko terhadap kecurangan yang dilakukan oleh karyawan Perusahaan tidak mengidentifikasi lebih jauh tentang risiko yang mungkin terjadi jika ada kecurangan yang dilakukan oleh bawahannya. Sejauh ini direktur memberikan kepercayaan kepada semua personel. Kelengahan perusahaan terhadap faktor kecurangan yang dilakukan karyawannya merupakan suatu kelemahan pengendalian internal perusahaan yang bisa dimanfaatkan oleh karyawannya. Perusahaan tidak berjaga-jaga terhadap risiko yang bakal dihadapi ketika hal itu akan terjadi. Seperti contohnya, pencurian atau perubahan data di komputer bagian keuangan. Kelengahan perusahaan ini dapat mengakibatkan para karyawan berani memanfaatkan situasi dan merancang kecurangan yang melibatkan beberapa pihak yang terkait. Misalnya, dari pencurian dan perubahan data tadi terdapat beberapa pihak yang terlibat yaitu bagian keuangan dan bagian akuntansi. Seharusnya perusahaan tetap memikirkan risiko-risiko yang akan dihadapi jika karyawannya melakukan kecurangan, meskipun perusahaan sangat menekankan kepada kepercayaan. Atas kelemahan pengendalian internal tersebut, penulis menyarankan agar perusahaan tetap memikirkan setiap risiko yang mungkin terjadi yang bisa dilakukan oleh tiap karyawannya. Seperti misalnya, risiko kehilangan data, pencurian data ataupun perubahan data maka perusahaan harus membuat sistem pengaman untuk tiap-tiap komputer yang digunakan. 66 5. Risiko terhadap kehandalan laporan keuangan Perusahaan atau manajemen tidak mengetahui pentingnya penggunaan laporan keuangan untuk mendukung pengambilan keputusan. Laporan keuangan hanya digunakan untuk pelaporan pajak saja, sehingga laporan keuangan menjadi kurang efektif. Kondisi di atas mengidentifikasikan kelemahan pengendalian internal perusahaan bahwa perusahaan belum menyadari pentingnya laporan keuangan untuk mendukung keputusan dalam perusahaan. Laporan keuangan pun menjadi tidak efektif dan penggunaannya hanya sebatas untuk keperluan pelaporan pajak semata. Hal ini mengakibatkan keputusan yang diambil oleh perusahaan menjadi kurang berdasar dan kurang intuitif karena tidak didukung oleh faktor-faktor yang tersirat dalam laporan keuangan dan tidak dianalisa dengan baik. Sebagai contoh, jika perusahaan ingin melakukan ekspansi jaringan, maka perusahaan harus menganalisa faktor aset dan rasio-rasio lain yang dilihat dalam laporan keuangan. Seharusnya perusahaan mengutamakan laporan keuangan untuk mendukung pengambilan keputusan dalam perusahaan, sehingga keputusan yang diambil pun menjadi bernilai harganya dan memiliki dasar yang kuat. Berdasar kelemahan pengendalian internal tersebut, penulis menyarankan agar perusahaan dan manajemen menggunakan laporan keuangan agar menghasilkan keputusan yang efektif dan berdasarkan analisa yang baik. 67 IV.3 Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) 1. Informasi dan dokumen terkait Perusahaan telah mempunyai dokumen yang terkait pada setiap transaksi untuk mencegah adanya misinformation antar bagian. Misalnya untuk menawarkan harga akan digunakan dokumen Surat Penawaran Harga, bukti pemesanan dari pelanggan menggunakan dokumen Purchase Order, pengiriman barang menggunakan dokumen Surat Jalan, bukti penyelesaian pekerjaan pemasangan instalasi akan dibuat dokumen Berita Acara Serah Terima, bukti penagihan kepada pelanggan maka dibuat dokumen Invoice, dan bukti pembayaran sudah dilakukan maka akan dibuat dokumen Bukti Kas Masuk. Semua dokumen akan diarsip menurut tanggal, bulan, dan tahun keterjadiannya. Manajemen belum menyadari dan menggunakan laporan keuangan dalam proses pengambilan keputusan yang bijak. Pengambilan keputusan biasanya berdasarkan laporan tiap bulan, misal laporan penjualan, laporan piutang, dan laporan penerimaan kas. Laporan keuangan dibuat untuk keperluan pelaporan pajak saja. Dari kondisi pada paragraf pertama, terlihat kekuatan pengendalian internal perusahaan yang telah menggunakan dokumen yang cukup lengkap untuk mendukung kelancaran penjualan dan untuk mendukung pencatatan akuntansi. Namun tetap terdapat kelemahan pengendalian internal yaitu sebagai berikut: a) Tidak adanya dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagai bukti transaksi penjualan, seperti misalnya Sales Order. Perusahaan hanya menerima Purchase Order dari pelanggan sebagai bukti transaksi penjualan. 68 b) Perusahaan tidak memahami dan belum menyadari pentingnya laporan keuangan untuk mendukung keputusan dalam perusahaan. Laporan keuangan pun menjadi tidak efektif dan penggunaannya hanya sebatas untuk keperluan pelaporan pajak semata. Kelemahan-kelemahan tersebut mengakibatkan: a) Perusahaan mengalami kesulitan dalam pembuatan Laporan Penjualan dengan menggunakan Purchase Order yang diterima dari pelanggan. Selain itu, karena Purchase Order yang diterima tidak memiliki nomor urut dan tidak terdeteksi dalam dokumen perusahaan, jikalau hilang maka tidak akan tercatat dalam Laporan Penjualan dan akan berdampak pada kelengkapan Laporan Penjualan itu sendiri. b) Keputusan yang diambil oleh perusahaan menjadi kurang berdasar dan kurang intuitif karena tidak didukung oleh faktor-faktor yang tersirat dalam laporan keuangan dan tidak dianalisa dengan baik. Sebagai contoh, jika perusahaan ingin melakukan ekspansi jaringan, maka perusahaan harus menganalisa faktor aset dan rasio-rasio lain yang dilihat dalam laporan keuangan. Terdapat beberapa kriteria atas kondisi pada poin ini yaitu: a) Seharusnya perusahaan mengeluarkan Sales Order bernomor urut tercetak setelah menerima Purchase Order dari pelanggan untuk mempermudah pencatatan dan pembuatan Laporan. Hal ini terkait dengan teori pada bab 2 yang menyatakan bahwa perusahaan harus menciptakan dokumen yang mendukung transaksi entitas. 69 b) Seharusnya perusahaan mengutamakan laporan keuangan untuk mendukung pengambilan keputusan dalam perusahaan, sehingga keputusan yang diambil pun menjadi bernilai harganya dan memiliki dasar yang kuat. Atas kelemahan-kelemahan pengendalian internal tersebut, penulis menyarankan agar: a) Perusahaan mengeluarkan Sales Order bernomor urut tercetak untuk mempermudah pembuatan Laporan Penjualan. Selain itu, perusahaan juga harus mengendalikan dan menjamin kelengkapan data yang mendukung dalam pembuatan Laporan Penjualan. b) Perusahaan dan manajemen menggunakan laporan keuangan agar menghasilkan keputusan yang efektif dan berdasarkan analisa yang baik. 2. Komunikasi antar bagian Komunikasi antar bagian pun juga terjalin dengan baik. Sebagai contoh, jika ada keterangan tambahan pada Berita Acara Serah Terima (BAST) yang dibuat oleh personel technical, dan bagian akuntansi sebagai pencatat kejadian tidak mengerti, maka mereka akan mengkomunikasikannya sampai jelas. Begitu juga, komunikasi antara atasan dan bawahan tetap terjaga karena setiap hari atasan akan berinteraksi langsung dengan para karyawannya. Komunikasi yang terjalin dengan baik antar bagian dan dengan atasan menjadi faktor penting dan merupakan kekuatan pengendalian internal dalam suatu perusahaan. Dengan begitu, akan mengurangi miscommunication dan pekerjaan pun menjadi lancar. 70 IV.4 Aktivitas Pengendalian (Control Activities) 1. Otorisasi yang jelas Perusahaan memiliki jenjang otorisasi yang cukup jelas meskipun tidak ada dokumen tertulis tentang hal tersebut. Pengotorisasian telah dilakukan oleh orang yang tepat dan berwenang terhadap fungsinya sebagai persetujuan dan pemberitahuan mengenai kegiatan operasional yang terjadi di perusahaan. Seperti misalnya, jika sales akan memberikan diskon lebih dari 10% akan meminta otorisasi dari sales manager, sedangkan jika lebih dari 15% akan meminta otorisasi dari direktur. Hal otorisasi ini tidak terganggu meskipun perusahaan tidak memiliki struktur organisasi yang tertulis. Kekuatan pengendalian internal perusahaan terlihat dari adanya otorisasi yang jelas yang dapat mendukung kelancaran operasional, kesalahan pun dapat diminimalkan karena sudah mendapat otorisasi dari yang berwenang. 2. Pemisahan fungsi dan tanggung jawab Dalam perusahaan ini, masih ada bagian yang dirangkap oleh bagian lain. Sebagai contoh, bagian akuntansi yang juga merangkap sebagai auditor internal. Selain itu, perusahaan juga tidak mempunyai fungsi atau bagian kredit, yang bertanggungjawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi penjualan kredit kepada pelanggan. Berdasarkan kondisi di atas, dapat terlihat beberapa kelemahan pengendalian internal dalam perusahaan ini yaitu: a) Adanya perangkapan tugas oleh satu bagian. Hal ini bisa dikatakan cukup fatal karena memungkinkan terjadinya kesalahan atau bisa juga terjadi fraud. 71 Contohnya, fungsi internal auditor yang dirangkap oleh bagian akuntansi. Hal itu dapat menyebabkan terjadinya fraud, karena semua pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi, namun pengecekan juga dilakukan olehnya, sehingga memungkinkan bagian ini untuk memanipulasi laporan untuk memenuhi keinginannya. b) Tidak adanya fungsi kredit dalam perusahaan ini menjadi kelemahan yang cukup signifikan. Jika tidak ada fungsi ini maka bagian penjualan akan terus memproses penjualan kredit kepada pelanggan yang pembayarannya masih macet. Kelemahan-kelemahan ini mengakibatkan: a) Terjadinya kesalahan dalam bekerja dan bisa juga menimbulkan kesempatan untuk melakukan fraud. Seperti contoh di atas, semua pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi, namun pengecekan juga dilakukan olehnya, sehingga memungkinkan bagian ini untuk memanipulasi laporan untuk memenuhi keinginannya. b) Adanya kemungkinan pelanggan memesan kembali sebelum melunasi pembayaran transaksi sebelumnya. Hal ini dapat menyebabkan penumpukan piutang yang makin lama makin banyak, dan kemungkinan piutang tak tertagih menjadi semakin besar. Berdasar kondisi dalam perusahaan untuk poin ini, ada beberapa kriteria yang terkait yaitu: a) Menurut teori ‘segregation of duties’ yang mengharuskan perusahaan memisahkan setiap bagian, maka seharusnya perusahaan tidak merangkapkan tugas untuk per personel, terlebih untuk bagian internal auditor. Seharusnya 72 perusahaan membentuk bagian sendiri yang independen untuk mengaudit segala aktivitas yang terkait dalam perusahaan. b) Menurut teori ‘authorization control’ yang mengharuskan semua aktivitas diotorisasi sesuai dengan ruang lingkup otorisasinya, maka seharusnya perusahaan membentuk fungsi kredit untuk mengontrol piutang pelanggan sebelum memberikan otorisasi penjualan kredit. Atas kelemahan-kelemahan pengendalian internal di atas, penulis menyarankan agar: a) Perusahaan membentuk bagian sendiri yang independen untuk melakukan audit atas segala aktivitas yang terkait dalam perusahaan. Lebih baik jangan merangkapkan tugas terlebih dirangkapkan dengan bagian akuntansi. b) Perusahaan membentuk fungsi kredit, jika tidak memungkinkan membentuk suatu fungsi lagi, maka perusahaan dapat merangkapkan fungsi ini pada bagian yang lain yang masih berhubungan. Contohnya, fungsi kredit dirangkap oleh bagian Penjualan, yang harus mengotorisasi setiap Purchase Order dengan terlebih dahulu melihat catatan piutang pelanggan. Atau bisa juga perusahaan dapat membuat sistem yang dapat menghubungkan langsung antara data pelanggan yang pembayarannya masih macet atau belum lunas dengan otorisasi penjualan kredit yang tidak memenuhi syarat. 3. Penggunaan dokumen yang cukup Perusahaan ini menghasilkan dokumen yang cukup menunjang sebagai bukti kelancaran transaksi penjualan kredit. Namun dokumen ini juga sering tidak ditandatangani oleh bagian yang bersangkutan seperti bagian Akuntansi, atau bagian 73 Keuangan. Semua dokumen tersebut dibuat secara manual menggunakan Microsoft Excel, tidak menggunakan program apapun. Setiap dokumen juga tidak menggunakan penomoran urut yang tercetak. Dari kondisi di atas, dapat terlihat kekuatan pengendalian internal perusahaan yaitu penggunaan dokumen yang cukup yang dapat memperjelas setiap transaksi yang terjadi. Atasan dapat mengecek semua kelengkapan dokumen dan kebenaran transaksi berdasarkan dokumen yang telah diarsipkan tersebut. Namun terdapat beberapa kelemahan pengendalian internal yang terdeteksi yaitu: a) Dokumen yang ada sering tidak ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan. Misalnya, pada dokumen Job Report terkadang tidak ditandatangani oleh manajer technical support. Job report ini dibuat untuk menandakan bahwa karyawan A telah melaksanakan beberapa pekerjaan dengan tuntas. b) Tidak menggunakan dokumen yang bernomor urut tercetak, semua diketik secara manual. Kelemahan tersebut mengakibatkan: a) Kesalahan yang tidak terdeteksi. Tidak ditandatanganinya suatu dokumen disebabkan karena pihak yang bersangkutan tidak melakukan pengecekan. b) Adanya kemungkinan kesalahan-kesalahan dalam penomoran dokumen, misalnya dokumen bernomor urut ganda atau adanya nomor yang terlewatkan. Seharusnya perusahaan atau pihak yang bersangkutan memiliki tanggung jawab untuk selalu mengecek setiap dokumen yang ada. Perusahaan juga seharusnya memiliki dokumen yang cukup dan otorisasi yang jelas dan menggunakan nomor urut tercetak pada dokumen-dokumen yang digunakan. 74 Atas kelemahan pengendalian internal tersebut, penulis menyarankan agar perusahaan mempunyai sistem atau menggunakan program yang sekaligus dapat menghasilkan nomor urut tercetak pada dokumen tersebut. 4. Pengendalian fisik Perusahaan ini telah melakukan beberapa cara perlindungan fisik perusahaan atas: - Kas Kas yang diterima biasanya disetorkan langsung ke bank mendekati akhir dari jam kerja bank. Jika pembayaran baru dilakukan melebihi dari jam kerja bank, maka uang tersebut akan diberikan kepada direktur. - Persediaan Setiap barang yang masuk atau keluar dari gudang akan dicatat pada buku persediaan. Pencatatan dilakukan secara sederhana yang dilakukan oleh bagian gudang. Kunci ruangan hanya dipegang oleh senior bagian gudang dan direktur. - Dokumen Semua dokumen yang mendukung aktivitas perusahaan, seperti penjualan kredit misalnya, akan selalu disimpan dengan baik dan tersusun rapi berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun keterjadiannya. Namun perusahaan ini belum melakukan pengendalian fisik yang memadai atas aset tetap berupa gedung beserta isinya. Aset gedung perusahaan ini tidak diasuransikan. 75 Berdasarkan kondisi di atas, dapat terlihat kekuatan pengendalian internal perusahaan yaitu: a) Penerimaan kas langsung disetorkan kepada atasan, atau langsung disetor ke bank, hal ini akan meminimalkan penggunaan uang untuk kepentingan pribadi atau risiko kehilangan. b) Keluar masuknya persediaan tercatat dengan baik, sehingga dapat mempermudah dalam pengecekan dan dapat melakukan pemesanan ketika sudah mencapai reorder point. c) Dokumen yang tersimpan rapi dapat memudahkan pencarian dan pengecekan. Namun masih terdapat kelemahan pengendalian internal yang teridentifikasi yaitu tidak adanya asuransi untuk menjaminkan dan menjaga aset tetap, seperti misalnya gedung dan segala isinya. Kelemahan tersebut mengakibatkan risiko kehilangan yang mengancam semua anggota perusahaan jika sampai terjadi kecelakaan yang tidak terduga. Seperti misalnya kebakaran akan menghanguskan semua dokumen dan gedung, sehingga semua anggota perusahaan pun menjadi terancam putus kerja. Seharusnya perusahaan mengikutsertakan asuransi untuk menjaga semua aset yang dimiliki perusahaan, apakah itu all risk atau tidak tergantung dari kebijakan direktur. Penulis menyarankan agar perusahaan mulai mencari asuransi yang handal yang mau menerima klien yang berada di gedung perkantoran yang padat atau ruko. Memang agak sulit jika sebuah ruko dapat diterima dalam asuransi, karena risiko yang ada pada ruko itu terlalu besar dan riskan. 76 5. Tidak adanya kebijakan piutang dan akun penyisihan piutang tak tertagih Aktivitas utama perusahaan ini adalah penjualan kredit. Perusahaan hanya menetapkan pembayaran harus dilakukan dua minggu setelah Invoice diterima, dan tidak membuat kebijakan piutang lebih detail. Dan yang terjadi selama ini, klien banyak yang mundur atau telat dalam melakukan pembayaran. Selain itu, perusahaan juga tidak menganggarkan atau tidak membuat akun penyisihan piutang tak tertagih, karena perusahaan sangat menekankan pada azas kepercayaan dan komunikasi yang baik dengan klien. Berdasarkan kondisi di atas, dapat terlihat kelemahan pengendalian internal dalam perusahaan ini yaitu tidak membuat kebijakan piutang dan tidak menganggarkan akun penyisihan piutang tak tertagih. Perusahaan tidak membuat akun penyisihan piutang tak tertagih disebabkan karena perusahaan menganggap pelanggan mampu membayar hutangnya meskipun risiko piutang tak tertagih cukup tinggi. Kelemahan di atas mengakibatkan piutang perusahaan yang disajikan dalam laporan keuangan menjadi overstated karena belum tentu piutang tersebut dapat terealisasi sepenuhnya. Piutang yang besar dalam neraca perusahaan dapat membuktikan bahwa perusahaan tidak memiliki kebijakan yang baik dalam hal pemberian kredit dan penagihan piutang. Selain itu keterlambatan pembayaran juga akan menghambat perputaran arus kas. Seharusnya perusahaan harus menetapkan kriteria bahwa piutang harus disajikan dalam laporan keuangan dengan nilai yang dapat direalisasi, yaitu sebesar jumlah tagihan dikurangi dengan taksiran jumlah yang tidak dapat ditagih atau diterima. Begitupun dengan prinsip akuntansi konservatisme yang merupakan 77 prinsip berjaga-jaga juga mengharuskan perusahaan untuk mengakui segera kerugian yang akan terjadi dan tidak mengakui keuntungan yang akan diperoleh. Atas kelemahan pengendalian internal tersebut, maka penulis menyarankan agar perusahaan membuat akun penyisihan piutang tak tertagih untuk mengantisipasi risiko-risiko yang mungkin akan timbul apabila terjadi piutang tak tertagih dalam jumlah yang cukup besar. Dengan adanya akun penyisihan piutang tak tertagih, jumlah piutang yang ada di neraca dilaporkan secara wajar dan tidak menjadi overstated. Estimasi jumlah piutang tak tertagih bisa didasarkan pada pengalaman perusahaan. Perusahaan juga sebaiknya membuat kebijakan piutang yang jelas dan rinci yang tercantum dalam Purchase Order dan Invoice dengan menerapkan prinsip 2/10, n/30 misalnya, dan juga memberikan denda untuk keterlambatan pembayaran. Pemberian denda ini dapat diwujudkan dalam bentuk wesel tagih atau Notes Receivable yang di dalamnya tercantum komponen tanggal jatuh tempo, jumlah nominal pembayaran, dan bunga keterlambatan. Apabila piutang sudah jatuh tempo dan belum dilakukan pembayaran, maka piutang tersebut akan dikonversi menjadi wesel dan pelanggan akan dikenai bunga keterlambatan apabila hutangnya tidak segera dilunasi. 6. Perusahaan tidak memiliki fungsi atau bagian kredit. Fungsi kredit adalah fungsi yang bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi penjualan kredit kepada pelanggan. Dalam hal ini, perusahaan tidak memiliki fungsi kredit, sehingga setiap penjualan langsung dilayani tanpa ada pengecekan status pelanggan terlebih dahulu. 78 Dari kondisi di atas, terdapat kelemahan pengendalian internal dalam perusahaan yaitu tidak adanya fungsi kredit. Jika tidak ada fungsi ini maka bagian penjualan akan terus memproses penjualan kredit meskipun kepada pelanggan yang pembayarannya masih macet. Kelemahan tersebut mengakibatkan adanya kemungkinan pelanggan memesan kembali sebelum melunasi pembayaran transaksi sebelumnya. Hal ini dapat menyebabkan penumpukan piutang yang makin lama makin banyak, dan kemungkinan piutang tak tertagih menjadi semakin besar. Seharusnya perusahaan membentuk fungsi kredit untuk mengontrol piutang pelanggan sebelum memberikan otorisasi penjualan kredit. Berdasar kelemahan pengendalian internal tersebut, penulis menyarankan agar perusahaan membuat fungsi kredit, jika tidak memungkinkan membentuk suatu fungsi lagi, maka perusahaan dapat merangkapkan fungsi ini pada bagian yang lain yang masih berhubungan. Contohnya, fungsi kredit dirangkap oleh bagian Penjualan, yang harus mengotorisasi setiap Purchase Order dengan terlebih dahulu melihat catatan piutang pelanggan. Atau bisa juga perusahaan dapat membuat sistem yang dapat menghubungkan langsung antara data pelanggan yang pembayarannya masih macet atau belum lunas dengan otorisasi penjualan kredit yang tidak memenuhi syarat. 7. Sistem prosedur yang berjalan Dalam poin ini, penulis akan membandingkan prosedur standar (bab 2) dengan prosedur yang berjalan dalam perusahaan ini (bab 3) berdasarkan flowchart yang telah dibuat oleh penulis. 79 Dalam perusahaan ini, terlihat beberapa kekuatan pengendalian internal perusahaan yaitu adanya dokumen yang mendukung untuk setiap transaksi atau yang menunjang setiap aktivitas penjualan kredit. Dokumen pun dibuat sesuai dengan yang dibutuhkan dan tidak mencetak terlalu banyak seperti yang ada di prosedur standar. Namun, terdapat pula kelemahan pengendalian internal yang teridentifikasi dalam prosedur ini yaitu antara lain: a) Perusahaan tidak membuat dokumen Sales Order setelah menerima Purchase Order dari pelanggan. Perusahaan seharusnya menyalin pesanan dari pelanggan yang dikirimkan lewat Purchase Order ke sebuah dokumen resmi perusahaan yang bernama Sales Order. Hal ini akan mengurangi kemungkinan risiko hilangnya dokumen Purchase Order tersebut. b) Tidak ada dokumen resmi yang dikirim ke bagian gudang yang memberitahukan adanya pesanan. Bagian penjualan hanya membuat copy PO sebanyak dua rangkap yang kemudian diberikan kepada bagian keuangan dan bagian akuntansi, dan untuk bagian gudang hanya dikirimkan melalui email oleh bagian penjualan. c) Tidak adanya bagian atau fungsi kredit dalam aktivitas penjualan kredit ini. Bagian penjualan akan terus memberikan persetujuan dan memproses transaksi penjualan kredit tanpa ada verifikasi dari bagian kredit. Kelemahan-kelemahan ini mengakibatkan: a) Perusahaan mengalami kesulitan dalam pembuatan Laporan Penjualan dengan menggunakan Purchase Order yang diterima dari pelanggan saja. Selain itu, karena Purchase Order yang diterima tidak memiliki nomor urut dan tidak 80 terdeteksi dalam dokumen perusahaan, jikalau hilang maka tidak akan tercatat dalam Laporan Penjualan dan akan berdampak pada kelengkapan Laporan Penjualan itu sendiri. b) Pengiriman pesanan dari bagian penjualan ke bagian gudang yang hanya melalui email dapat menimbulkan beberapa kemungkinan yang terjadi, seperti jika email yang diterima terhapus secara tidak sengaja, jaringan internet yang sedang down atau terputus, atau bisa juga saat komputer lagi error. Kemungkinankemungkinan ini mengakibatkan tidak adanya keterlanjutan aktivitas penjualan kredit karena bagian gudang tidak dapat mempersiapkan barang pesanan. c) Kemungkinan timbulnya piutang tak tertagih karena tidak dilakukan pengecekan status pelanggan yang seharusnya dilaksanakan oleh fungsi kredit dan juga karena tidak adanya batas atau limit kredit. Berdasarkan kondisi di atas, ada beberapa kriteria yang terkait yaitu: a) Seharusnya perusahaan mengeluarkan Sales Order bernomor urut tercetak setelah menerima Purchase Order dari pelanggan untuk mempermudah pencatatan dan pembuatan Laporan. Hal ini sesuai dengan teori pada bab 2 bahwa perusahaan harus menerbitkan dokumen yang mendukung kelancaran suatu aktivitas. Setelah itu, Sales Order yang dibuat dicopy rangkap tiga yang dikirimkan ke bagian gudang, akuntansi, dan keuangan. b) Seharusnya perusahaan membentuk bagian sendiri yang menjalankan fungsi kredit dan juga perusahaan harus menentukan batas limit kredit. 81 Atas semua kelemahan pengendalian internal di atas, penulis menyarankan agar: a) Perusahaan mengeluarkan Sales Order bernomor urut tercetak untuk mempermudah pembuatan Laporan Penjualan. Sales Order yang dibuat dicopy rangkap tiga yang dikirimkan ke bagian gudang, akuntansi, dan keuangan. Selain itu, perusahaan juga harus mengendalikan dan menjamin kelengkapan data yang mendukung dalam pembuatan Laporan Penjualan. b) Perusahaan segera membentuk bagian kredit yang berfungsi untuk mengotorisasi setiap penjualan kredit dan juga perusaan sebaiknya menentukan batas limit kredit untuk setiap pelanggan agar tidak terjadi kredit yang menumpuk terlalu banyak. IV.5 Pemantauan (Monitoring) 1. Pemantauan oleh internal auditor Perusahaan ini tidak mempunyai fungsi internal auditor secara formal, fungsi ini dirangkap oleh seorang karyawan senior dari fungsi akuntansi. Namun, internal auditor yang merangkap bagian akuntansi di perusahaan ini hanya bertugas memeriksa laporan yang terkait dengan keuangan saja (financial audit), tidak melaksanakan fungsi auditor untuk operasi atau aktivitas perusahaan yang lain (operational audit). Seperti misalnya, hanya memeriksa laporan penjualan, laporan penerimaan kas, laporan kas besar, laporan kas kecil, dan laporan persediaan, dan tidak memeriksa sistem dan kualitas kinerja keseluruhan. Internal auditor ini melakukan pemeriksaan sebanyak sekali dalam setahun. 82 Berdasar kondisi di atas, terlihat kelemahan pengendalian internal dalam perusahaan yaitu tidak adanya internal auditor yang independen. Fungsi internal auditor ini masih dirangkap sekaligus oleh seorang karyawan senior personel bagian akuntansi. Padahal menurut teori pada bab 2 telah dikatakan bahwa lebih baik fungsi auditor dilakukan oleh pihak-pihak yang benar-benar terbebas dari fungsi lain yang diaudit. Kelemahan ini mengakibatkan terjadinya kesalahan dalam bekerja dan bisa juga menimbulkan kesempatan untuk melakukan fraud. Seperti misalnya, semua pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi, namun pengecekan juga dilakukan olehnya, sehingga memungkinkan bagian ini untuk memanipulasi laporan untuk memenuhi keinginannya. Terdapat kriteria sesuai dengan landasan teori pada bab 2 yang menyatakan bahwa bagian internal auditor harus benar-benar bebas dari fungsi bagian lain yang diaudit, maka seharusnya perusahaan membentuk bagian sendiri yang independen untuk mengaudit segala aktivitas yang terkait dalam perusahaan, tidak hanya yang terkait dengan keuangan saja tetapi juga mencakup tentang operational audit. Atas kelemahan pengendalian internal ini, penulis menyarankan agar perusahaan segera membentuk bagian internal auditor yang independen yang memiliki tugas untuk mengaudit segala aktivitas yang terkait dalam perusahaan, misalnya dalam hal keuangan dan operasional perusahaan. 2. Pemantauan oleh atasan Setiap penerimaan penjualan oleh sales akan dipantau dan diotorisasi oleh manajer penjualan beserta direktur. Setiap invoice dan faktur pajak akan diotorisasi 83 langsung oleh direktur. Direktur selalu memantau dan melakukan verifikasi atas laporan penjualan yang dibuat oleh bagian akuntansi. Semua kondisi di atas merupakan kekuatan pengendalian internal perusahaan demi menjaga kelancaran operasional dan kelengkapan data. Direktur terus memantau perkembangan perusahaan dan hasil dari setiap aktivitas dalam perusahaan, apakah sudah memenuhi target atau belum. 3. Pemantauan terhadap kualitas jasa maintenance yang diberikan Perusahaan ini tidak hanya menjual barang, tetapi juga memberikan jasa pemasangan alat atau instalasi berikut maintenancenya. Pemberian jasa maintenance akan diberikan jika pelanggan telah membeli barang di perusahaan ini. Setiap pembelian barang akan diberikan bonus berupa pemasangan instalasi gratis dan garansi selama dua minggu. Selebihnya akan dikenakan fee melalui suatu perjanjian terpisah. Biasanya perjanjian itu berupa tahunan atau bulanan. Tetapi jika tidak mau atas perjanjian yang terlalu lama tersebut, pelanggan juga bisa memanggil Technical jika ada kendala dan harus langsung membayar sesuai dengan tarif per kunjungan. Manajer Technical Support hanya sesekali datang untuk mengecek pekerjaan karyawan. Selama melakukan pekerjaan, bagian Technical akan membuat Job Report yang menandakan bahwa pekerjaan akan dimulai dan jika sudah selesai akan ditandatangani oleh pelanggan. Job Report ini pun terkadang tidak diverifikasi, dan tidak ditandatangani oleh yang bersangkutan, seperti manajer Technical Support. 84 Berdasar kondisi di atas, dapat diidentifikasikan beberapa kekuatan pengendalian internal perusahaan yaitu: a) Pemberian jasa ini cukup bagus karena pemasangan alat atau instalasi memang cukup sulit dan rumit, sehingga tidak setiap orang bisa melakukannya. Tetapi perusahaan ini mampu menawarkan jasa instalasi dan maintenance yang dilakukan oleh personel technical support yang handal. b) Manajer technical support pun sesekali datang tanpa ada jadwal untuk mengecek pekerjaan bawahannya. Hal ini termasuk surprised audit, sehingga bawahannya pun tetap bekerja dengan sungguh-sungguh. Namun juga terdapat kelemahan pengendalian internalnya yaitu dokumen Job Report yang dibuat oleh personel technical tidak diverifikasi dan tidak ditandatangani oleh bagian yang bersangkutan, seperti misalnya oleh manajer technical support. Dokumen Job Report ini sendiri dibuat untuk menandakan bahwa personel sudah melakukan proyek atau pekerjaan apa saja selama berada di kantor klien atau customer. Personel juga wajib menambahkan keterangan pada jam berapa mereka bekerja dan berapa lama waktu pengerjaan proyek tersebut, sehingga jika sampai ada pengaduan dari klien maka personel pun dapat menunjukkan dokumen tersebut sebagai bukti resmi. Kelemahan pengendalian internal ini mengakibatkan kemungkinan terjadinya potential fraud. Seperti misalnya, apabila proses pengerjaan proyek tersebut belum tuntas tetapi personel sudah menginformasikan pada Job Report bahwa pekerjaannya sudah selesai. Jika suatu saat nanti terdapat complaint dari klien, maka manajer technical support tersebut yang harus mempertanggungjawabkannya sebagai akibat karena manajer tidak melakukan verifikasi atas dokumen tersebut. 85 Seharusnya perusahaan menekankan tanggung jawab atas setiap personelnya, terutama yang memiliki tugas mengotorisasi dokumen. Semua dokumen yang menjadi tanggung jawabnya untuk diverifikasi harus dilakukan oleh atasan yang bersangkutan, dan sampai jika ada pengaduan dari klien maka bagian yang bersangkutan yang harus mempertanggungjawabkan. Penulis menyarankan agar perusahaan lebih tegas lagi terhadap hal-hal sepele seperti itu, dan memberikan hukuman atau denda jika sampai terjadi kekacauan. 4. Mekanisme rekonsiliasi dan surprised audit Bagian gudang PT ITPro menyelenggarakan pencatatan keluar masuknya barang secara sederhana. Sedangkan bagian penjualan, melakukan pencatatan atas barang yang terjual. Mekanisme rekonsiliasi dilakukan dengan mencocokan catatan di buku persediaan dan di laporan penjualan. Jika terdapat perbedaan maka akan langsung dilakukan pengecekan ke gudang. Di samping itu, biasa dilakukan pemeriksaan mendadak yang tidak terjadwal, sehingga karyawan tidak berani untuk melakukan manipulasi atas persediaan. Setiap akhir bulan, akan dilakukan pencocokan antara buku persedian dengan barang fisik yang tersedia di gudang. Segala pencatatan dan mekanisme rekonsiliasi di atas merupakan contoh kekuatan pengendalian internal perusahaan. Pencatatan diadakan untuk memperjelas aktivitas dan sebagai bukti yang otentik yang bisa diarsipkan. Adanya pemeriksaan mendadak juga baik karena akan memperkecil kesempatan karyawan jika akan melakukan kecurangan. 86 5. Pemantauan laporan Laporan penjualan yang telah dibuat oleh bagian akuntansi akan dicek oleh direktur dan dicocokkan dengan Invoice yang sudah diarsip. Selain itu, direktur juga akan meminta catatan rekonsiliasi bank secara bulanan untuk menambah keakuratan dalam melakukan verifikasi laporan. Semua hal di atas termasuk kekuatan pengendalian internal yang dimiliki perusahaan. Setiap laporan akan diverifikasi langsung dengan dokumen lain yang bersangkutan. Seperti misalnya, laporan penjualan akan diverifikasi dengan Invoice dan juga catatan rekonsiliasi bank. 87