perancangansistem informasi akuntansi pada umkm bidang usaha

PERANCANGANSISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PADA UMKM BIDANG USAHA PERDAGANGAN
Untung Subagyo
STMIK EL RAHMA
e-mail: [email protected]
Intisari
Semakin berkembangnya suatu perusahaan, termasuk di dalamnya jenis UMKM
bidang usaha perdagangan maka intensitas transaksi keuangan terutama yang berhubungan
dengan cash inflow maupun cash outflow akan semakin meningkat. Sedangkan informasi yang
lengkap, akurat serta tepat waktu dalam bentuk laporan yang terstruktur akan transaksi
tersebut sangat dibutuhkan oleh para pengambil keputusan seperti: pemilik perusahaan,
kreditur, karyawan dan lain-lain.
Informasi yang lengkap dan akurat tetapi tidak tepat waktu akan menjadi tidak
berguna, sedangkan informasi yang tepat waktu tetapi tidak lengkap dan tidak akurat hanya
akan menyesatkan para pengambil keputusan.
Dengan semakin meningkatnya data transaksi yang harus diolah maka kemungkinan
bisa timbul beberapa kesalahan. Kesalahan dapat terjadi dalam pencatatan karena faktor
manusia sehingga laporan yang dibuat tidak lengkap, tidak teliti atau laporan tidak dapat
disajikan tepat waktu.
Kata Kunci : SIA, RPL, usaha kecil menengah, perdagangan
PENDAHULUAN
Arti penting usaha mikro kecil dan menengah yang tergabung dalam UMKM tidak
bisa diremehkan karena merupakan penyumbang lapangan pekerjaan terbesar dalam
perekonomian Indonesia. Lapangan kerja di Indonesia sebesar 30% merupakan sektor
formal dan sisanya sebesar 70% merupakan sektor informal. Lapangan kerja formal terdiri
dari 0,55% disediakan oleh usaha besar (aset diluar tanah dan bangunan diatas Rp 10
milyar dan omzet Rp 50 miliar tiap tahunnya), usaha menengah 11,01% dan usaha kecil
menyumbang 18,44% dari seluruh lapangan kerja formal. Lapangan kerja non formal 70%
disediakan oleh usaha kecil yang tergolong dalam usaha mikro dan gurem, hal ini berarti
telah mengisi sekitar 85% dari seluruh lapangan pekerjaan di Indonesia. Sedangkan
pengangguran terbuka berdasarkan data BPS sekitar 9% dari seluruh angkatan kerja atau
mencapai 9,1 juta orang.
Semakin berkembangnya suatu perusahaan, termasuk di dalamnya jenis UMKM
bidang usaha perdagangan maka intensitas transaksi keuangan terutama yang berhubungan
dengan cash inflow maupun cash outflow akan semakin meningkat. Sedangkan informasi yang
lengkap, akurat serta tepat waktu dalam bentuk laporan yang terstruktur akan transaksi
tersebut sangat dibutuhkan oleh para pengambil keputusan seperti : pemilik perusahaan,
kreditur, karyawan dan lain-lain.
Informasi yang lengkap dan akurat tetapi tidak tepat waktu akan menjadi tidak
berguna, sedangkan informasi yang tepat waktu tetapi tidak lengkap dan tidak akurat hanya
akan menyesatkan para pengambil keputusan.
Dengan semakin meningkatnya data transaksi yang harus diolah maka kemungkinan
bisa timbul beberapa kesalahan. Kesalahan dapat terjadi dalam pencatatan karena faktor
manusia sehingga laporan yang dibuat tidak lengkap, tidak teliti atau laporan tidak dapat
disajikan tepat waktu.
Hal – hal yang bisa dilakukan untuk menangani permasalahan tersebut antara lain
menambah pegawai baru atau memberi pelatihan kepada pegawai mengenai akuntansi
sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat. Hal ini tentu saja akan
menambah pengeluaran rutin dalam jangka waktu yang panjang karena ada tambahan biaya
gaji yang harus dikeluarkan. Alternatif penyelesaian masalah di atas yang bisa ditempuh saat
ini adalah mengubah sistem manual menjadi Sistem Pengolahan Data Elektronik / EDP
(electronik data processing) sehingga proses pengolahan mulai dari pencatatan sampai menjadi
laporan akan semakin mudah, cepat, teliti dan dapat tepat waktu penyajiannya.
Berangkat dari permasalahan tersebut maka peneliti memberikan pemecahan
masalah dengan mengubah pengolahan data transaksi cash inflow dan cash outflow dengan
Sistem Pengolahan Data Elektronik.
Perumusan Masalah
Dalam penelitian ini akan dibahas perancangan sistem untuk Cash Inflow dan Cash
Outflow yang berasal dari transaksi keuangan tunai dari sebuah UMKM bidang usaha
perdagangan. Perancangan sistem dimulai dari pembuatan Diagram Alir Data, Basis Data,
Kamus Data Tabel, Relasi Antar Tabel, , Flowchart System, Flowchart Program, Desain
Menu, Desain Masukan, Desain Keluaran sampai dengan pengolahan data transaksi cash
inflow dan cash outflow ke dalam Sistem Pengolahan Data Elektronik hingga menghasilkan
laporan jurnal, buku besar, neraca saldo, penyesuaian, laporan rugi laba, laporan perubahan
modal, laporan aliran kas, jurnal tutup buku, neraca saldo setelah tutup buku, neraca saldo
awal bulan tahun berikutnya.
Untuk membatasi agar pembahasan tidak melebar dan bertitik tolak dari latar
belakang masalah maka dijelaskan prinsip dan metode dalam akuntansi serta bahasa
pemrograman yang digunakan dalam menghasilkan sistem pengolahan data elektronik
untuk data transaksi cash inflow dan cash outflow.
Apakah dengan pemilihan prinsip dan metode dalam akuntansi serta bahasa
pemrograman yang digunakan dalam menghasilkan sistem pengolahan data elektronik
untuk data transaksi cash inflow dan cash outflow akan menyebabkan efisiensi dan efektifitas
jika perusahaan semakin berkembang.
Landasan Teori
Definisi Akuntansi
Ada beberapa kutipan pendapat dari ahli mengenai definisi akuntansi, yaitu sebagai
berikut: Menurut ABP Statement No.4 (Tahun 1970) yang berjudul “Basic Concepts and
Accounting principles Underlying Financial Statement of Business Enterprises” : “Akuntansi adalah
sebuah aktivitas jasa, dimana fungsinya adalah memberikan informasi kuantitatif, terutama
informasi mengenai keuangan dan entitas ekonomi yang dimaksudkan akan menjadi
berguna dalam pengambilan keputusan ekonomi (dalam membuat pilihan di antara
berbagai alternative yang ada)”. Sedangkan menurut American Institute of Certified Public
Accountants (AICPA) , akuntansi adalah : “seni pencatatan, pengklasifikasian, dan
pengikhtisaran transaksi dan peristiwa keuangan dengan cara tertentu dan dalam ukuran
moneter, termasuk penafsiran atas hasil-hasilnya”.
Penjualan
Adapun pengertian penjualan adalah total jumlah yang dibebankan pada pelanggan
atas barang yang terjual, baik penjualan kas atau kredit. Baik retur dan potongan penjualan,
maupun diskon penjualan dikurangkan dari penjualan untuk menghasilkan penjualan
bersih.
Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal penerimaan kas (cash receipt journal) digunakan untuk mencatat semua
penerimaan uang, termasuk penjualan tunai dan penerimaan tagihan. Semua transaksi yang
melibatkan penerimaan kas dicatat pada jurnal penerimaan kas. Jadi, jurnal penerimaan kas
mempunyai yang disebut kas (debit). Semua transaksi yang dicatat pada jurnal penerimaan
kas akan melibatkan ayat pada kolom kas (debet). Jenis transaksi yang berkaitan dengan
penerimaan kas dan seberapa sering hal itu terjadi menentukan judul-judul yang akan
diberikan kepada kolom-kolom lain. Pada akhir setiap bulan, jumlah-jumlah pada setiap
kolom ditotal. Jumlah debet harus sama dengan jumlah kredit karena setiap jumlah kolom
pada kolom akun kredit akun lainnya telah diposkan.
Harga Pokok Penjualan (HPP)
Harga pokok penjualan adalah harga barang yang terjual ke konsumen. Harga
pokok penjualan ditentukan dengan mengurangkan persediaan barang dagang akhir periode
terhadap barang dagang tersedia dijual selama periode bersangkutan. Persediaan barang
dagang akhir periode ditentukan dengan melakukan penghitungan fisik persediaan yang
tersisa.
Persediaan
Persediaan digunakan untuk mengindikasikan barang dagang yang disimpan untuk
kemudian dijual dalam operasi bisnis perusahaan dan bahan yang digunakan dalam proses
produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi non keuangan
yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
Basis Data
Basis data adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara suatu file dengan
fiel yang lain dan merupakan suatu langkah yang selalu dilakukan oleh seorang programmer
untuk mengimplentasikan data pada suatu program, sehinggan program tersebut dapat
digunakan dengan praktis. Ada tiga tipe file dalam basis data, yaitu:
a. File Master
File master menampung data-data yang relatif tidak mudah berubah dan menjadi
acuan bagi file-file yang lain.
b. File Transaksi
File transaksi merupakan file sementara untuk mengumpulkan transaksi yang
terjadi yang melibatkan beberapa file master, beserta data tambahan pada tiap-tiap
transaksi.
c. File Laporan
File laporan merupakan file sementara yang dipakai untuk menyimpan output
yang belum dicetak, misalkan output yang belum. Dicetak disimpan terlebih
dahulu dalam file laporan.
Metode Desain Database
Desain database dilakukan dalam tiga tahap utama, yaitu : desain database secara
konsep, desain database secara lojik, dan desain database secara fisik. Desain database
secara konsep dilakukan dengan membangun model dari informasi yang digunakan, tidak
tergantung dari implementasi secara fisik dengan menggunakan dbms tertentu. Model yang
dibangun dalam tahap ini adalah model ER, gambaran dunia nyata yang diistilahkan dalam
obyek/entitas dan keterhubungan/relasi antar obyek. Komponen dalam model ER adalah
entiti, relasi, dan atribut.
Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)
Diagram alir data berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau
sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan
fisik di mana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik di mana data tersebut akan
disimpan.
METODE PENELITIAN
Metode Yang Digunakan
Metode-metode yang akan digunakan peneliti untuk mencapai tujuan diatas, yaitu :
1. Metode Deskriptif, memecahkan masalah dengan mendepenelitiankan fakta dengan
studi hubungan yang membandingkan hasil penelitian yang telah dilakukan.
2. Metode Eksperimen, dengan membuat data transaksi Cash Inflow dan Cash
OutflowUMKM bidang usaha perdagangan selama 1 (satu) bulan dan mencatat
kedalam Sistem Pengolahan Data Elektronik / EDP yang telah dibuat serta
menampilkannya dalam bentuk laporan-laporan.
Tahapan-tahapan penelitian yang akan dilakukan adalah :
1. Pada tahap pertama akan ditetapkan Prinsip dan Metode yang digunakan dalam
Perusahaan. Prinsip yang digunakan adalah Accrual Basis, metode penyusutan yang
dipakai adalah Straight Line, metode pencatatan persediaan adalah First In First Out
(FIFO).
2. Pada tahap yang kedua dituliskan semua atribut-atribut yang akan digunakan
kemudian membuat bentuk tidak normal (Unnormalized), menyusunnya dalam
bentuk Normal Kesatu dan Normal Kedua, selanjutnya membuat Relasi Antar
Tabel, Diagram Konteks, Diagram Berjenjang, DAD, Flowchart System,
Flowchart Program.
3. Pada tahap ketiga mengolah data transaksi Cash Inflow dan Cash Outflow ke dalam
Sistem Pengolahan Data Elektronik / EDP hingga menghasilkan laporan-laporan.
4. Pada tahap keempat menganalisa efisiensi dan efektivitas pengolahan data transaksi
cash inflow dan cash outflow dengan sistem pengolahan data elektronik / EDP
dibandingkan dengan sistem manual
Tujuan Penelitian
Dari penelitian ini, peneliti mempunyai tujuan:
a. Merancang dan mengimplementasikan dalam bahasa pemrograman untuk
menghasilkan suatu aplikasi yang dapat digunakan untuk :
- Mencatat proses pemesanan barang dan pembelian barang bedasarkan pesanan.
- Mencatat proses penjualan barang pada konsumen
- Membuat laporan jurnal, buku besar, neraca saldo, penyesuaian, laporan rugi
laba, laporan perubahan modal, laporan aliran kas, jurnal tutup buku, neraca
saldo setelah tutup buku, neraca saldo awal bulan tahun berikutnya.
b. Mengintegrasikan sistem tersebut dalam aplikasi berbasis client server yang dapat
diakses oleh banyak orang (pengguna).
c. Untuk memudahkan pengecekkan stok barang sehingga proses pemesanan barang
dapat segera dilakukan untuk menanggulangi kekosongan barang.
d. Untuk mendapatkan laporan-laporan keuangan seperti Jurnal Umum, Buku Besar,
Neraca, dan sebagainya dengan lebih cepat dan mudah.
e. Untuk mengetahui keuntungan/kerugian, posisi kas, perubahan modal pada
perusahaan dengan mudah.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisa Kebutuhan Sistem
Setelah melakukan pengumpulan data dengan studi pustaka, maka diuraikan
kegiatan yang terjadi pada suatu UMKM bidang usaha perdagangan adalah sebagai berikut:
a. Pembelian barang
Setelah perusahaan melakukan pemesanan, maka dilakukan pembelian terhadap barangbarang yang sudah dipesan dan dibayar secara tunai. Proses pembelian bisa juga
dilakukan secara langsung tanpa melalui proses pemesanan terlebih dulu.
b. Penjualan barang
Perusahaan melakukan penjualan barang-barang yang tersedia di stok kepada
pelanggan.
c. Pencatatan keluar masuk kas
Selama melakukan kegiatan-kegiatan di atas, perusahaan juga menerima masukan kas
misalnya berupa modal. Selain itu juga melakukan pengeluaran berupa biaya-biaya
atauapun yang lainnya. Untuk melakukan perhitungan rugi laba dan perubahan modal,
maka diperlukan pencatatan terhadap pemasukan dan pengeluaran yang terjadi.
d. Pencatatan Jurnal Penyesuaian
Perusahaan perlu melakukan penyesuaian terhadap nilai-nilai barang yang dimiliki
dikarenakan terjadi penyusutan, maupun melakukan penyesuaian biaya-biaya yang
sebenarnya dipakai dari biaya yang sudah dikeluarkan di setiap periode. Pencatatn ini
dilakukan pada jurnal penyesuaian.
e. Pencatatan Data-Data Master
Sebelum melakukan transaksi-transaksi di atas, perusahaan memerlukan beberapa data
master yang harus dipersiapkan terlebih dahulu. Data-data master yang perlu
dipersiapkan terlebih dahulu diantaranya yaitu data Barang, data Rekening, dan
sebagainya.
Perancangan Umum Sistem
Perancangan sistem merupakan langkah awal yang sangat penting pada
pembuatan/pengembangan sistem. Hal ini disebabkan karena perancangan sistem akan
sangat menentukan hasil dari sistem yang dibuat. Dengan demikian perancangan sistem
harus dibuat secara cermat dan teliti sehingga dapat menghasilkan sistem baru yang sesuai
dengan yang diharapkan dan mampu memberikan solusi permasalahan atau penyempurna
dari sistem sebelumnya. Dalam perancangan Sistem Informasi perhitungan tingkat
kontaminasi ini akan digunakan beberapa metode perancangan sistem, yang dimulai dengan
pembuatan Diagram Alir Data (DAD) .
Diagram Arus Data (DAD)
DAD Level 0 Sistem
Dalam diagram ini proses yang terjadi dalam Sistem Informasi kas dijabarkan
dengan lebih jelas. Diagram aliran Data level 0 dari sistem ini ditunjukan pada Gambar 1.
Gambar 1. Level 0 Sistem
DAD Level 1 Sistem
Diagram Alir Data level 1 ini merupakan penjabaran dari DAD level 0 di atas.
Dalam DAD level 1 ini, proses dalam DAD level 0 dijelaskan kembali alur-alurnya secara
lebih mendetail. Gambar 2 sampai dengan Gambar 16 menunjukan DAD level 1 dari
sistem.
DAD Level 1 Input Data
Gambar 2. Level 1 Input Data
DAD Level 1 Transaksi Proses Pembelian
Gambar 2. Level 1 Transaksi Proses Pembelian
DAD Level 1 Transaksi Proses Penjualan
Gambar 3. Level 1 Transaksi Proses Penjualan
DAD Level 1 Transaksi Proses Pengeluaran/Pemasukan
Gambar 4. Level 1 Transaksi Proses Pengeluaran/Pemasukan
DAD Level 1 Transaksi Proses Input Jurnal Penyesuaian
Gambar 5. DAD Level 1 Transaksi Proses Input Jurnal Penyesuaian
DAD Level 1 Laporan Jurnal
Gambar 6. DAD Level 1 Laporan Jurnal
DAD Level 1 Laporan Buku Besar
Gambar 7. DAD Level 1 Laporan Buku Besar
DAD Level 1 Laporan Neraca Saldo
Gambar 8. DAD Level 1 Laporan Neraca Saldo
DAD Level 1 Laporan Jurnal Penyesuaian
Gambar 9. DAD Level 1 Laporan Jurnal Penyesuaian
DAD Level 1 Laporan Neraca Saldo Setelah Penyesuaian
Gambar 10. DAD Level 1 Laporan Neraca Saldo Setelah Penyesuaian
DAD Level 1 Laporan Rugi Laba
Gambar 11. DAD Level 1 Laporan Rugi Laba
DAD Level 1 Laporan Perubahan Modal
Gambar 12. DAD Level 1 Laporan Perubahan Modal
DAD Level 1 Laporan Neraca
Gambar 13. DAD Level 1 Laporan Neraca
Level 1 Laporan Stok
Gambar 14. DAD Level 1 Laporan Stok
Level 1 Laporan Pembelian
Gambar 15. DAD Level 1 Laporan Pembelian
Level 1 Laporan Penjualan
Gambar 16. DAD Level 1 Laporan Penjualan
Relasi Antar tabel
Gambar 17 Relasi Antar Tabel
KESIMPULAN
1. Perancangan Sistem Informasi ini merupakan perancangan perangkat lunak yang dapat
digunakan untuk sistem pencatatan transaksi yang terjadi pada suatu UMKM bidang
usaha perdagangan, baik transaksi pembelian tunai, penjualan tunai, serta transaksi
pemasukan dan pengeluaran kas pada perusahaan
2. Sistem informasi ini dapat menghasilkan laporan-laporan keuangan yang diperlukan
pada perusahaan dagang, seperti Jurnal Umum, Buku Besar, Laporan Rugi Laba,
Laporan Perubahan Modal, Neraca Saldo
SARAN
Perancangan ini belum diimplementasikan sehingga perlu penelitian lebih lanjut
untuk mengimplementasikan perancangan ini ke suatu bahasa pemrograman.
DAFTAR PUSTAKA
Bambang, Hariyanto, 2004, Rekayasa Sistem Berorientasi Obyek, Informatika, Bandung
Jogiyanto, 2005, Analisis & Disain Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta
Jusuf, Haryono AL, 1978, Dasar-Dasar Akuntansi, Penerbit BPFE, Yogyakarta
Kadir, Abdul., 1998, Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta
Kristanto, Harianto, 1999, Konsep dan Perancangan Database, Penerbit Andi, Yogyakarta