III - 1 BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK 3.1

Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
BAB III
SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
3.1 Manajemen Proyek
Manajemen
proyek
adalah
sebagai suatu
proses
dari perencanaan,
pengaturan,
kepemimpinan dan pengendalian dari suatu proyek oleh para
anggotanya
dengan
memanfaatkan
sumber
daya
seoptimal mungkin untuk
mencapai sasaran yang telah ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri
dari pengelolaan-pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya dan mutu. Pengelolaan
aspek-aspek
tersebut
dengan
benar
merupakan kunci keberhasilan dalam
penyelenggaraan suatu proyek. Dengan adanya manajemen proyek maka akan
terlihat batasan mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab dari pihak-pihak
yang terlibat dalam proyek baik langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak
akan terjadi adanya tugas dan tanggung jawab yang dilakukan secara bersamaan.
Hubungan keseluruhan antara owner (PT.Mega Pasanggrahan Indah), Konsultan
Perencana, Konsultan Manajemen Kontruksi, Konsultan Quantity Surveyor,
Konsultan MEP dan Kontraktor dimaksudkan agar terdapat suatu keterkaitan
antara satu dengan yang lainnya. Hubungan kerja antara owner, Konsultan
Perencana, Konsultan Manajemen Kontruksi, Konsultan Quantity Surveyor,
Konsultan MEP dan Kontraktor adalah:
1. Hubungan ikatan kontrak kerja.
2. Kontraktor melaksanakan pekerjaan proyek, kemudian menyerahkan
hasil pekerjaannya kepadaOwner.
III - 1
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3. Owner membayar biaya pelaksanaan dan imbalan jasa kontruksi
kepada Kontraktor.
4. Konsultan Perencana memberikan hasil perencanaannya kepada
Owner.
5. Owner memberikan imbalan jasa kepada Konsultan Perencana.
6. Konsultan Manajemen Kontruksi (MK) memberikan pengendalian
teknis pelaksanaan proyek.
Pada pelaksanaan proyek pembangunan Cinere Terrace Suitessecara umum
tahapan kegiatan pekerjaan tersebut terbagi menjadi, yaitu perencanaan (planning)
dilaksanakan oleh PT. Megantika Internasional sebagai perencana arsitektur, PT.
Ketira Engineering Consultan sebagai perencana struktur, PT. Trimatra Jaya
Persadasebagai Konsultan
Manajemen
Kontruksi dan PT.
Meco
Systech
Internusasebagai perencana Mekanikal, Elekrikal dan Plumbing, PT. Jurukur
Bahan
Indonesiasebagai
konsultan
Quantity
Surveyor,
dan
Kontraktor
dilaksanakan oleh PT. Adhi Persada Gedung.
1. Perencanaan (Planning)
Kegiatan perencanaan meliputi perumusan persyaratan dari
bangunan yang akan dibangun, termasuk pembuatan gambar-gambar
perencanaan lengkap dengan persyaratan teknis yang diperlukan.
Kegiatan perencanaan diaplikasikan dengan menentukan metode
pelaksanaan yang tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan
dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang sudah dijadwalkan
dan dianggarkan.
III - 2
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
2. Pengorganisasian (Organizing)
Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan untuk mengatur
dan menyusun organisasi yang akan melaksanakan pembangunan,
termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi.
Penyusunan
organisasi
akan
melibatkan
unsur-unsur
pelaksana
pembangunan yang terdiri dari; pemberi tugas (owner), konsultan
(designer, supervisor) dan pelaksana (contractor) yang masingmasing
mempunyai
tugas,
kewajiban,
tanggung
jawab
serta
wewenang sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
3. Pelaksanaan (Actuating)
Kegiatan
pelaksanaan
Suitesdilakukan
oleh
PT.
pelaksanaan
meliputi
mewujudkan
bangunan
pelaksanaan
ini hubungan
proyek
Cinere
Terrace
Persada
Gedung,
kegiatan
dalam
Adhi
pekerjaan
yang
di
akan
kerja
lapangan
dibangun.
antara
dalam
rangka
Dalam kegiatan
unsur-unsur
pelaksana
pekerjaan pembangunan perlu diatur sehingga masing-masing unsur
dapat bekerja sesuai dengan bidangnya serta taat sesuai peraturan
dan ketentuan yang telah disepakati bersama.
4. Pengawasan (Controlling)
Kegiatan pengawasan dilaksanakan oleh PT. Trimatra Jaya
Persadadengan tujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan sesuai
dengan persyaratan biaya dan waktu yang telah ditetapkan. Untuk
keperluan ini tugas unsur pengawas sangat penting, terutama dalam
membimbing dan mengarahkan pelaksanaan pekerjaan. Hasil akhir
III - 3
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
dari pelaksanaan pembangunan pada umumnya ditentukaan oleh
hasil kegiatan pengawasan. Kegiatan pengawasan dilakukan dari
bahan dasar dan proses olah data output yang diaplikasikan dalam
bentuk antara lain: pelaksana tes/uji terhadap material untuk menjaga
kualitas dari material yang akan digunakan, pembuatan master
schedule (daily/weekly/monthly report), ’S’ curve actual dan
sebagainya untuk pengendalian waktu serta cost control untuk
pengendalian biaya.
5. Administrasi (Administrative)
Kegiatan
administrasi
meliputi
pengelolaan
atas
aspek
kontraktual pekerjaan konstruksi, pengadaan sumber daya dan
manajemen pengendalian biaya. Selain itu juga bertanggung jawab
atas perhitungan biaya selama proyek berlangsung.
3.2 Organisasi Proyek
Organisasi proyek adalah sistem hubungan kerjasama dari berbagai pihak
yang terlibat pada suatu proyek pembangunan dalam mengatur pelaksanaan
berbagai pekerjaan untuk mencapai suatu hasil yang sesuai dengan persyaratan
yang telah ditetapkan. Dengan adanya organisasi proyek ini maka kegiatan
masing-masing pihak yang terlibat dalam suatu proyek pembangunan jelas tidak
berbenturan satu dengan lainnya. Ada tugas dan wewenang sesuai dengan jabatan
atau kedudukannya masing-masing yang harus dipertanggung jawabkan kepada
pihak-pihak yang terkait, dalam hal ini orang yang kedudukannya dalam
organisasi berada diatasnya.
III - 4
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Struktur
organisasi proyek
merupakan perwujudan dari suatu sistem
organisasi dalam pelaksanaan suatu proyek pembangunan, atau dengan kata lain
merupakan suatu kerangka penjabaran dari keseluruhan tugas dan tanggung jawab
masing-masing pihak
yang terkait,
sehingga jelas batasan wewenang dan
tanggung jawabnya. Struktur organisasi terdiri dari beberapa unsur yang saling
terkait dan berinteraksi satu dengan yang lainnya tanpa bisa terpisahkan rantai
hubungan kegiatannya.
Dengan adanya sistem dan struktur organisasi yang baik dan jelas, maka
suatu pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan tujuan pembangunan proyek
dapat tercapai sesuai dengan persyaratan waktu, biaya, dan mutu yang telah
disepakati sebelumnya.
Termasuk juga pada proyek Cinere Terrace Suites, pada proyek ini pun
sistem organisasi dan struktur organisasi merupakan suatu bagian yang terpenting.
Hal ini dikarenakan di dalam pelaksanaan pembangunan proyek tersebut
melibatkan
banyak
instansi/badan
hukum/perorangan
yang
masing-masing
memiliki tugas, tangggung jawab serta kewajiban yang berbeda-beda dan
diharapkan dengan adanya sistem organisasi dan struktur organisasi yang baik
pada proyek pembangunan tersebut dapat mengakomodasikan seluruh tugas,
tanggung jawab serta kewajiban masing-masing pihak yang terlibat sehingga
pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang
diharapkan.
Adapun
berikut unsur-unsur pelaksanaan pembangunan proyek
Cinere Terrace Suitesantara lain:
III - 5
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Owner
PT. M ega Pasanggrahan
Indah
Konsultan
M anajemen
Konstruksi
PT. Trimatra
Jaya Persada
Konsultan
Quantity
Surveyor
PT. Jurukur
Bahan
Indonesia
Konsultan
Perencana
Struktur
PT. Ketira
Engineering
Consultan
Konsultan
Perencana
Arsitektur
PT. M egantika
Internasional
Konsultan
Perencana
M ekanikal dan
Elektrikal
PT. M eco Systech
Internusa
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Proyek pada pembangunan Cinere Terrace
Suites di Depok
1. Owner (PT. Mega Pasanggrahan Indah)
Pemberi tugas (Owner) adalah PT. Mega Pasanggrahan
Indah sebagai pihak yang mempunyai dana dan ingin mendirikan
suatu bangunan. Adapun pelaksanaan dari tujuan tersebut dapat
dilakukan sendiri atau dengan alasan tertentu dapat meminta pihak
lain untuk melaksanakan sesuai dengan yang diinginkan. Pemberi
tugas (Owner) dapat perseorangan, badan/instansi/lembaga baik
pemerintah
ataupun
swasta
mendirikan
bangunan
baik
yang
mempunyai
dana
untuk
dengan dilaksanakan sendiri atau
meminta pihak lain untuk melaksanakannya sesuai dengan yang
diinginkan.
a. Tugas dan kewajiban pemilik meliputi :
III - 6
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Kontraktor
PT. Adhi
Persada
Gedung
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
1) Menyediakan dan membayar semua biaya proyek sesuai
dengan kebutuhan.
2) Menyediakan lahan atau tempat pembangunan proyek.
3) Mengadakan pembebasan lahan.
4) Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan
proyek konstruksi tersebut (IMB).
5) Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah
selesai dilaksanakan sesuai kontrak.
6) Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan
pelelangan
maupun
penunjukan
langsung
serta
mengadakan perjanjian dengan mereka (kontrak).
7) Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan
atau pengurangan pekerjaan).
8) Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada
perubahan pekerjaan, waktu dan biaya.
9) Menghadiri rapat-rapat koordinasi dengan pelaksanaan
konsultan dan pengawas proyek untuk mempelancar
pelaksanaan proyek tersebut.
b. Wewenang pemilik meliputi :
1) Mengeluarkan SPK (Surat Perintah Kerja) kepada pihak
konsultan kontraktor.
2) Mengeluarkan
pembangunan
instruksi
proyek
kepada
yang
kontraktor
mengenai
sesuai dengan dokumen
kontrak.
III - 7
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3) Menandatangani perizinan (PLN, Telkom, PDAM, dll).
4) Menyetujui atau menolak perubahan pekerjaan.
5) Menerima proyek yang telah dikerjakan oleh kontraktor
setelah selesai dilaksanakan.
2. Konsultan Manajemen Konstruksi (PT. Trimatra Jaya Persada)
Konsultan pengawas adalah pihak yang diberi kepercayaan
oleh pemberi tugas (Owner) untuk mengelola serta mengawasi
proses pelaksanaan pembangunan dari mulai sampai dengan akhir
pelaksanaan pekerjaan pembangunan. Dengan kata lain, konsultan
manajemen proyek
dan manajemen konstruksi mewakili atau
bertindak sebagai koordinator atas nama pemberi tugas (Owner)
dalam mengelola
pelaksanaan
pembangunan
dan
bertanggung
jawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada pemberi tugas
(Owner). Pada proyek pembangunan proyek Cinere Terrace
Suitesyang bertindak selaku konsultan manajemen proyek dan
konstruksi adalah PT. Trimatra Jaya Persada.
Tugas dan wewenang dari konsultan manajemen proyek dan
manajemen konstruksi meliputi:
a. Melakukan pengawasan secara berkala terhadap pelaksanaan
pekerjaan
kontraktor
di lapangan terutama standart mutu
kesesuaian dengan spesifikasi teknis, rencana kerja dan syaratsyarat (RKS).
b. Melakukan proses pengawasan dan memberi penilaian terhadap
laju
pelaksanaan
dan
tingkat
perkembangan
pekerjaan
III - 8
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
kontraktor di lapangan serta ketepatannya dengan jadwal
rencana penyelesaian.
c. Melakukan proses pengawasan produktivitas terhadap aspek
waktu biaya proyek, termasuk juga dampak yang ditimbulkan.
d. Melakukan pengawasan dan membuat persetujuan terhadap
kemungkinan adanya revisi-revisi, perubahan dan penyesuaian
hasil
perencanaan
baik
berupa
pertimbangan
maupun
permintaan Owner supaya mendapat hasil pekerjaan yang lebih
baik.
e. Melakukan proses penelitian dan pemeriksaan terhadap hasilhasil pelaksanaan pekerjaan yang telah diselesaikan kontraktor
di lapangan, baik dari segi waktu, mutu maupun biaya.
f. Memberikan peringatan dan pengarahan kepada kontraktor jika
terdapat penyimpangan teknis maupun RKS dalam pelaksanaan
pekerjaan di lapangan.
g. Meminta penjelasan kepada kontraktor sehubungan dengan
rencana
pekerjaan
ataupun
hasil-hasilnya
demi
kepastian
pelaksanaan proyek.
3. Konsultan Quantity Surveyor (PT. Jurukur Bahan Indonesia)
Quantity Surveyor (QS) adalah sebuah profesi yang
mempunyai
keahlian
dalam
perhitungan
volume,
penilaian
pekerjaan konstruksi, administrasi kontrak sedemikian sehingga
suatu pekerjaan dapat dijabarkan dan biayanya dapat diperkirakan,
III - 9
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
direncanakan, dianalisa, dikendalikan dan dipercayakan. Quantity
surveyor dapat berupa perseorangan ataupun perseroan yang
berbadan hukum. Pada proyek pembangunan proyek Cinere
Terrace Suites yang bertindak selaku Quantity Surveyor adalah PT.
Jurukur Bahan Indonesia.
Tugas dan wewenang dari Quantity Surveyor, meliputi :
a. Memberikan saran/nasehat kepada Owner (pemilik bangunan)
agar dapat mencapai seluruh kebutuhannya melalui bangunan,
dengan biaya yang paling efisien (ekonomis)
b. Melakukan Value Engineering terhadap design yang ada, untuk
dapat menekan biaya proyek tanpa mengurangi tujuan dan
fungsi
c. Mempersiapkan Bill of Quantities
d. Menetapkan spesifikasi teknik dari proyek
e. Menyusun Cost Budget (Owner estimate)
f. Menyiapkan
dokumen
pra
qualifikasi/tender,
termasuk
menyarankan jenis kontrak, atau pasal yang bersifat khusus.
g. Menilai progress pekerjaan untuk pembayaran dan menghitung
final measurement
h. Menghitung
pekerjaan
tambah/kurang,
termasuk
menghitung
unit price pekerjaan baru
i. Menghtiung pajak-pajak Konstruksi
j. Menghitung claim konstruksi/asuransi
k. Menyelesaikan sengketa konstruksi melalui mediasi /arbitrase
III - 10
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
4. Konsultan Perencana Struktur (PT. Ketira Engineering Consultant)
Konsultan perancana struktur adalah pihak yang bergerak
dalam bidang jasa, yang memiliki kemampuan untuk merancang
pada bagian struktur, merencanakan atau memberikan konsultasi
kepada
pemilik
struktur
yang
bangunan
sesuai
sehingga
dengan
tercipta suatu rancangan
keinginan
pemilik.
Konsultan
perencana struktur dapat berupa perseorangan atau perseroan yang
berbadan hukum. Pada proyek Cinere Terrace Suites konsultan
perencana struktur yaitu PT. Ketira Engineering Consultant seperti
telah tertera pada pejelasan pada Bab II Data Proyek pada
pembahasan informasi proyek.
Tugas dan wewenang dari konsultan perencana struktur :
a. Memberikan
konsultasi
kepada
konsultan
arsitektur
saat
perencanaan mengenai kekuatan konstruksi yang mungkin dapat
diterapkan.
b. Memberikan
pendukung
masukan
bangunan
dan
usulan
(pondasi)
mengenai
terhadap
konstruksi
kondisi
tanah
setempat.
c. Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang
tidak sesuai dengan kondisi di lapangan.
d. Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi
tugas maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan.
e. Menghadiri rapat-rapat teknis dan koordinasi agar bila ada
perubahan-perubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi.
III - 11
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
5. Konsultan Perencana Arsitektur (PT. Megantika Internasional)
Konsultan
perencanaan
arsitektur
yang
ditunjuk
oleh
owner, berada langsung di bawah owner karena memegang
peranan penting untuk perencanaan awal atau konsep desain dari
segi arsitektur
dan
estetika
bangunan.
Konsultan
perancana
arsitektur adalah pihak yang bergerak dalam bidang jasa, yang
memiliki kemampuan untuk merancang pada bagian arsitektur,
merencanakan
atau
memberikan
konsultasi
kepada
pemilik
bangunan sehingga tercipta suatu rancangan arsitektur bangunan
yang
sesuai dengan
keinginan
pemilik.
Konsultan perencana
arsitektur dapat berupa perseorangan atau perseroan yang berbadan
hukum. Pada proyek Cinere Terrace Suiteskonsultan perencana
arsitektur yaitu PT. Megantika Internasional seperti telah tertera
pada pejelasan pada Bab II Data Proyek pada pembahasan
informasi proyek.
Tugas dan wewenang konsultan arsitektur :
a. Membuat rancangan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari
owner.
b. Memberikan konsultasi dan pertimbangan kepada owner
mengenai rancangan yang akan dibuat.
c. Membuat gambar rancangan yang telah disepakati dengan
sedetail mungkin.
III - 12
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
6. Konsultan Perencana Mekanikal dan Elektrikal (PT. Meco Systech
Internusa)
Pada perencanaan mekanikal dan elektrikal, ada sistem
kerja yang meliputi plumbing, pemipaan, perlindungan bahaya
kebakaran, tata udara, transportasi dalam bangunan, penerangan
buatan,
distribusi
kebakaran,
daya,
tata suara,
penangkal
petir,
telekomunikasi,
peringatan
CCTV,
bahaya
MATV,
dan
Building Automation System. Tidak terbatas pada bidang bidang
pekerjaan yang disebutkan di atas masih ada lagi berbagai bidang
yang
dapat
dikategorikan
ke
mekanikal elektrikal plumbing.
Biasanya penerapannya disesuaikan dengan kebutuhan bangunan
atau infrastruktur tersebut atau ketentuan yang berlaku. Konsultan
perencana mekanikal dan elektrikal dapat berupa perseorangan atau
perseroan yang berbadan hukum. Pada proyek Cinere Terrace
Suites konsultan perencana mekanikal dan elektrikal yaitu PT.
Meco Systech Internusa seperti telah tertera pada pejelasan pada
Bab II Data Proyek pada pembahasan informasi proyek.
Tugas dan wewenang konsultan Mekanikal dan Elektrikal :
a. Merencanakan instalasi yang menggunakan tenaga mesin dan
listrik sesuai dengan kebutuhan dari owner.
b. Menghadiri rapat dan memberikan penjelasan pada waktu
rapat.
c. Memberikan konsultasi dan pertimbangan kepada owner
mengenai rancangan yang akan dibuat.
III - 13
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
d. Melakukan pengawasan berkala dan melaporkannya kepada
owner.
7. Kontraktor
Kontraktor
adalah
pihak
yang
menerima
dan
menyelenggarakan pekerjaan pembangunan proyek menurut biaya
yang telah disepakati dan melaksanakan sesuai dengan peraturan,
syarat-syarat serta gambar-gambar rencana sesuai dengan yang
tertuang dalam kontrak. Kontraktor dapat berupa perseorangan
ataupun badan hukum yang bergerak dalam bidang pelaksanaan
pembangunan.
Pada proyek Cinere Terrace Suites terdapat
kontraktor utama yang dipegang oleh PT.Adhi Persada Gedung
dan sub kontraktor oleh PT.Grand Surya.
a. Kontraktor Utama
Kontraktor berupa perseroan yang berbadan hukum atau
badan hukum yang bergerak
dalam bidang pelaksanaan
pekerjaan bangunan. Pada pelaksanaan Proyek Cinere Terrace
Suites,
PT.
Adhi
Persada
Gedung
(Persero)diberikan
kepercayaan untuk bertindak sebagai kontraktor utama yang
bertugas melaksanakan pekerjaan struktur.
Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi :
1) Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli
sampai dengan mandor-mandor dan pekerja-pekerja
dalam berbagai bidang pekerjaan.
III - 14
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
2) Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan
melaporkan kepada pengawas setiap ada perubahan.
3) Menyediakan
proyek
alat-alat yang dipergunakan dalam
tersebut,
memperbaiki
alat-alat
tersebut
apabila rusak dan jika pekerjaan telah selesai wajib
menyingkirkan alat-alat tersebut dan membersihkan
bekas-bekasnya.
4) Menyusun dan memperhitungkan keperluan dana
untuk membiayai pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan.
5) Memperhitungkan
syarat
dan
ketentuan
dalam
kontrak tentang bentuk, volume, mutu, dimensi dan
lain-lainya dari bagian -bagian pekerjaan.
6) Memilih
dan
menetapkan
Metode
Pelaksanaan
Konstruksi yang akan diguanakan.
7) Menyiapkan
pelaksanaan
cash
flow
pekerjaan
untuk
dan
pembiayaan
rencana-rencana
pendanaan (funding plan) serta sistem pengendalian
internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi
operasional pengendalian waktu dan mutu.
8) Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan.
b. Sub Kontraktor
Dalam sebuah proyek pasti diperlukan sub kontraktor,
sub sontraktor bertugas membantu pekerjaan kontraktor utama
dalam mengerjakan suatu proyek. Karena pada saat pekerjaan
III - 15
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
fisik di lapangan kontraktor sering dipusinkan dengan adanya
banyak pekerjaan, Oleh sebab itu, biasanya main contraktor
merekrut
subkontraktor
untuk
mengerjakan
paket-paket
pekerjaan tersebut. Selain alasan tersebut, ada alasan lain yang
membuat
sebuah
proyek
menggunakan
jasa
subkontraktor, antara lain :
1)
Jenis pekerjaan yang bersifat khusus dan spesialis.
Sebagai contoh pekerjaan baja akan lebih efisien
diserahkan
spesialis
kepada
dibidang
perusahaan
baja
yang
sebagai
memang
subkontraktor
daripada dikerjakan sendiri oleh main contraktor.
2)
Tersedianya perusahaan subkontraktor yang mampu
secara teknis dan finansial adalah faktor utama
dalam
mempertimbangkan
penyerahan
bagian
lingkup proyek kepada subkontraktor, disamping
harga yang wajar.
3)
Kebijakan
pemerintah.
Untuk
jenis
pekerjaan
tertentu, pemerintah menginginkan dikerjakan oleh
perusahaan setempat yang dianggap mampu. Hal ini
mendorong adanya subkontraktor.
Dalam hal ini, pada pembangunan proyek Cinere
Terrace Suites, memerlukan bantuan sub kontraktor
untuk membantu menyelesaikan pekerjaan. Untuk
III - 16
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
pekerjaan galian , Bored Pile, dan Raft Foundation
pihak kontraktor utama menugaskan PT. Grand
Surya untuk mengerjakan pekerjaan tersebut.
III - 17
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Struktur OrganisasiPT. Adhi Persada Gedung (Persero)
Proyek Cinere Terrace Suites – Depok
P roject Manager
Edy P urwanto
Quality Manager
Nandar Rusmana
HSE Manager
Handoko
Alvino Harahap
DCC
Nurila T
P roject P lanning
Cahyadi
Edi P riyanto
Drafter
Sugeng P amungkas
Fitri
P ersonalia
Adityo Bagus
Nugoho
P roject P roduction
ME
P roject Finance
Manager
Kushadi Santoso
Hardianto P uji
Santoso
Adityo Bagus
Nugoho
Surveyor Struktur
Andre
Mekanik
Fazri sanova
P roject Engineering
Manager
P roject P roduction
Manager
Suhartono
P roject Control
Ardhi Firmansyah
Quantity Surveyor
Mestika Adi
P roject P rocurement
Catur Aryo S
Indah Herina Syafitri
Gudang
Nur taufik
Supervisor Struktur
Hadi Sanjaya
Endang Kustiadi
Asisten Supervisor
Afid
Asisten Surveyor
Angga
Ruslan
ADM. Keuangan dan
Kasir
Maman Sulaiman
General Affair
Awaluddin
Iwan Juandi
Office Boy
Hendra
Scheduler
Agus Suwandi
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Adhi Persada Gedung
III - 18
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
1.
Project Manager
Project
manajer
dipimpin oleh Edi Purwanto
dalam struktur
organisasi proyek yang bertugas sebagai penanggung jawab seluruh
kegiatan pelaksanaan pekerjaan proyek yang dikerjakan oleh bawahannya.
Beliau bertanggung jawab kepada Owner langsung dalam hal pencapaian
pelaksanaan yang dilakukan selama setiap hari.
2.
Quality Manager
Uraian Singkat dari jabatan ini adalah mampu melaksanakan
kegiatan Quality Control dengan berpedoman pada rencana mutu dimulai
dari kegiatan pemeriksaaan, pengetesan, pengujian bahan/ material dan
hasil pekerjaan sehingga sesuai dengan spesifikasi teknis, dan standar
praktis yang berlaku serta melaporkan seluruh kegiatan beserta hasilnya
kepada owner.
a. Membuat permintaan untuk pemeriksaan atau pengetesan barang
untuk
intern
kontraktor
maupun
bersama
dengan
konsultan
pengawas atau owner untuk memastikan material yang akan
digunakan sudah sesuai dengan kriteria yang diinginkan owner.
b. Melakukan pengecekan terhadap material yang akan didatangkan
maupun yang sudah tiba di lokasi proyek.
c. Melakukan pengecekan apakah pelaksanaan pekerjaan di lapangan
sudah sesuai dengan gambar pelaksanaan atau shop drawing.
III - 19
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
d. Membuat laporan dan data-data yang dibutuhkan perusahaan yang
berhubungan dengan pekerjaan quality control pada proyek
bangunan.
3.
Project Engineering Manager (PEM)
Peran Project
Engineering
Manager(PEM) bisa digambarkan
sebagai penghubung antara manajer proyek dan berbagai disiplin teknis
yang terlibat dalam proyek.Seorang PEM tanggung jawabnya meliputi
persiapan jadwal,persiapan sumber daya teknik dan segala kegiatan yang
berhubungan dengan kegiatan teknis dalam sebuah proyek. PEM juga
mungkin bertanggung jawab atas kinerja manajemen vendor, menjamin
akurasi
prakiraan
keuangan
yang
terintegrasikan
dengan
jadwal,
memastikan proyek selesai sesuai dengan rencana, mengelola sumber
daya team proyek dengan berbagai pelatihan dan mengembangkan
pengalaman dan keahlian team proyek.Pada proyek dengan struktur yang
bagus, semua disiplin khusus teknis melakukan pelaporan pada PEM,
tetapi dua hal penting yang menjadi tanggung jawab PEM adalah sebagai
koordinator berbagai disiplin teknik pada sebuah proyek dan sebagai
kontrol kualitas proyek secara umum.
4.
Project Production Manager (PPM)
Project Production Manager mempunyai wewenang dan tanggung
jawab
mengenaimasalah-masalah
teknis
di
lapangan
serta
mengkoordinasikan pekerjaan-pekerjaankepada Supervisor. Pada proyek
III - 20
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Cinere Terrace Suitespekerjaan masing-masing towerdipimpin oleh satu
orang
PPM.
Deputy
Project
Manager
bertanggung
jawab
kepadaKoordinator Lapangan yang memiliki tugas dan tanggung jawab
sebagai berikut :
a. Memahami gambar desain dan spesifikasi sebagai pedoman di
lapangan.
b. Merencanakan keselamatan dan kesehatan kerja di proyek.
c. Membuat rencana kerja mingguan.
d. Membuat ijin pelaksanaan.
e. Melakukan penilaian kinerja mandor per tahap pekerjaan.
f.
Membuat rencana perlindungan pekerjaan.
g. Mengadakan Rapat Koordinasi Mingguan dengan sub dan mandor,
dan memberipengarahan kepada mandor.
h. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan program yang telah dibuat.
i.
Menyiapkan tenaga kerja sesuai jadwal dan mengatur tugastugasnya setiap haridi lapangan.
j.
Mengadakan pemeriksaan dan pengukuran hasil pekerjaan.
k. Membuat laporan harian tentang pelaksanaan kegiatan di lapangan.
5.
Project Production ME
a. Menyiapkan data perencanaan yang dibutuhkan
b. Menyusun criteria teknis yang dibutuhkan
III - 21
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
c. Merancang Sistem Mekanikal sesuai dengan persyaratan dan
spesifikasi teknis yang ditentukan
d. Melakukan kegiatan pembuatan sistem mekanikal berdasarkan
hasil rancangan yang telah dibuat
e. Melakukan pengawasan pelaksanaan pembuatan system mekanikal
sesuai dengan jadwal waktu dan spesifikasi yang telah ditentukan
f.
Melakukan pengawasan pada kegiatan instalasi system mekanikal
mengacu pada manual pemasangan yang telah ditentukan
g. Melakukan pengujian hasil instalasi sistem mekanikal
h. Melakukan pemeliharaan sistem kekanikal yang telah dipasang
i.
Melakukan pengkajian teknis atas sistem mekanikal yang telah
dirancang, dibuat, dipasang dan diperasikan untuk mengetahui
efektifitas dan efisiensinya
j.
6.
Membuat laporan hasil pekerjaan.
Quantity Surveyor
Quantity Surveyor (QS) adalah sebuah profesi yang mempunyai
keahlian
dalam perhitungan
administrasi
kontrak
volume,
sedemikian
penilaian pekerjaan konstruksi,
sehingga
suatu
pekerjaan
dapat
dijabarkan dan biayanya dapat diperkirakan, direncanakan, dianalisa,
dikendalikan dan dipercayakan.Peran Quantity Surveyor (QS) antara lain :
a. Menghitung volume pekerjaanyang sudah dilaksanakan dan sisa
pekerjaan untuk keperluan pembuatan opname mandor/pemborong
III - 22
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
dan
untuk
keperluan
engineering
dalam
membuat
schedule
pekerjaan pelaksanaan pembangunan.
b. Menghitung kebutuhan material yang dibutuhkan dalam setiap item
pekerjaan bangunan.
c. Mengecek penggunaan material apakah sudah sesuai dengan apa
yang dihitung oleh estimator.
d. Mengecek setiap gambar shop drawing baru apakah terjadi
perubahan dari apa yang sudah dihitung sebelumnya, jika terjadi
perubahan maka tugas quantity surveyor adalah menghitung ualang
volume pekerjaan atau menghitung pada item pekerjaan tambah
kurang saja.
7.
Supervisor
Supervisor adalah Pekerja yang berhubungan langsung dengan
manager. Namun dalam konteks tanggung jawab, supervisor mempunyai
tugas yang tidak mudah. Dalam banyak kasus, supervisor memiliki tugas
strategis karena langsung terjun di lapangan melaksanakan semua rencana
yang telah ditetapkan manager.
8.
Surveyor
III - 23
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Tim Surveyor dalam struktur organisasi proyek bertugas memimpin
dalam hal pengukuran menggunakan alat ukur Theodolit. Beliau memiliki
asisten berjumlah 2 orang.
9.
Drafter
Tim Drafter dalam struktur organisasi proyek yang bertugas
membuat shop drawing yang diperlukan untuk gambar teknis untuk
pelaksanaan di lapangan seperti gambar site plan, gambar detail, gambar
penulangan, dan lain-lain.
10. Project Finance Manager
Project Finance Manager (PFM) adalah orang yang mengatur
pengeluaran biaya untuk proyek dan para pegawai.
11. HSE Manager
Manajer Safety, Health and Environment bertanggung jawab
terhadappelaksanaan Kesehatandan Keselamatan Kerja Lingkungan (K3L)
dilingkungan
proyek
seperti
alat-alat
perlengkapan
dasar
dapat
berfungsisebagaimana yang dibutuhkan ketika ada benda-benda terjatuh.
Untukmengatur
kegiatan
dan
kebijakan
K3L
ini,
project
manager
menunjukseorang safety manager yang memiliki tugas,tanggung jawab,
danwewenang sebagai berikut :
a. Mempersiapkan barikade, Alat Pemadam Api Ringan (APAR), Alat
Perlindungan Diri (APD), rambu, poster, dan spanduk K3L yang
diperlukan pada tempatnya.
III - 24
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
b. Mempersiapkan lingkungan kerja yang aman
c. Merencanakan
kegiatan
safety
seperti inspeksi safety,meeting
safety,laporan safety, dan penilaian K3L subkontraktor.
d. Memberikan briefing kepada pembantu pelaksana, mandor, dan
subkontraktor.
Serta mempunyai Tanggung Jawab sebagai berikut :
a. Menjamin kesuksesan implementasi dan terus terjaganya kualitas
system pengaturan keamanan.
b. Bertanggung
jawab
mengontrol
kualitas
sistem
pengaturan
keamanan untuk memastikan kebijakan dan prosedur yang telah
dibuat diaplikasikan dengan benar.
12. Mekanik
Pekerja Mekanik ini adalah orang yang bertugas merawat dan
memperbaiki seluruh alat berat dan peralatan lain yang rusak.
13. Procurement
Procurement itu sendiri bertugas menyediakan barang/jaasa dengan
harga yang terbaik jumlah dan kualitas yang tepat sesuai dengan waktu
dan tempat yang direncanakan oleh perusahaan untuk mendapatkan
keuntungan
3.3 Manajemen Pelaksanaan Proyek
Pada suatu proyek pembangunan, rapat merupakan hal yang paling penting. Rapat
berfungsi sebagai sarana untuk berdiskusi antara pihak owner, konsultan maupun
III - 25
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
kontraktor. Hasil dari suatu rapat disebut laporan. Laporan proyek dibagi menjadi 3
bagian yaitu laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan. Pada proyek
Cinere Terrace Suiteslaporan harian, mingguan dan bulanan dibuat oleh kantor
kemudian dilaporkan ke pengawas dan disesuaikan dengan laporan pengawas.
1. Laporan Harian
Segala sesuatu keterangan tentang seluruh suatu hasil kerja atau
jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam
proyek konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap
harinya pada suatu proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal-hal
sebagai berikut:
a. Pengadaan bahan dan material yang telah dilaksanakan
b. Peralatan yang tersedia dilapangan
c. Pekerjaan yang telah diselesaikan
d. Keadaan cuaca
e. Waktu atau jam kerja, jumlah tenaga kerja
2. Laporan Mingguan
Segala sesuatu keterangan tentang seluruh suatu hasil kerja atau
jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam
proyek konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap
harinya pada suatu proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal-hal
sebagai berikut:
a. Laporan progress dan koordinasi konstruksi.
III - 26
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
1) Kondisi site safety.
2) Membandingkan progress dengan program (rencana
dan realisasi).
3) Antisipasi keterlambatan.
4) Quality control
5) Koordinasi antar kontraktor.
6) Informasi work outstanding.
7) Shop drawing.
b. Laporan perencanaan
1) Merencanakan koordinasi dan mengontrol pekerjaan
(current and future) yang menjadi tanggung jawab
konsultan.
2) Mempertimbangkan
dan
membuat
rekomendasi
terhadap usulan perubahan desain.
3) Review, pantau dan evaluasi progress design atau
produksi
dokumen,
bila
diperlukan
menerbitkan
instruksi tindakan perbaikan yang diperlukan.
4) Evaluasi respon konsultan terhadap informasi yang
belum clear (ex. design).
c. Laporan safety meeting
1) Meyakinkan seluruh aspek healthy safety, environment
and security dikelola dengan baik.
III - 27
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
2) Melaksanakan audit safety pada proyek.
3) Mendiskusikan
dan
mengantisipasi seluruh kejadian
dan kecelakaan yang terjadi dari unsafe activities and
condition, nearmisses, serious and minor injuries
termasuk kasus first aid.
4) Menciptakan safety awareness.
5) Meyakinkan
berkelanjutan
bahwa
selalu
standar
safety
dilaksankanan
dan
seiring
upaya
dengan
upaya – upaya healthy, safety, environment and
security (dalam rencana mingguan).
6) Meningkatkan komunikasi dalam hal safety.
7) Melaksanakan analisa terhadap informasi dari laporan
kecelakaan.
3. Laporan Bulanan
Segala sesuatu yang bahan atau keterangan tentang seluruh suatu
hasil kerja atau jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah
dilakukan dalam proyek konstruksi, dapat berupa berita lisan dan
tertulis pada tiap harinya pada suatu proyek konstruksi. Laporan ini
memuat hal-hal sebagai berikut:
a. Penjelasan atas upaya yang dilakukan proyek untuk mencegah
terjadinya ketidaksesuaian agar realisasi tercapai sesuai yang
III - 28
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
direncanakan,
termasuk
penjelasan
upaya
antisipasi,
pencegahan dan perbaikan.
b. Realisasi pelaksanaan proyek secara fisik terhadap rencana
yang telah ditetapkan.
c. Pengaturan pendapatan biaya anggaran proyek dan biaya
pengeluaran proyek.
d. Foto-foto dokumentasi pekerjaan dari beberapa pekerjaan.
3.4 Tinjauan Kontrak
Dalam pelaksanaan proyek Cinere Terrace Suitesini owner terlebih dahulu
melakukan pemilihan terhadap pihak-pihak yang terlibat dan saling bekerja sama
satu dengan yang lainnya dalam rangka pelaksanaan pembangunan proyek. Sistem
pemilihan tersebut dilakukan dengan cara pelelangan. Pada umumnya, proses
pelelangan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain:
1. Pelelangan Umum
Pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka
untuk seluruh pihak dalam melakukan panawaran sesuai ketentuan
yang berlaku. Sistem pelelangan ini biasanya diumumkan melalui
media cetak atau media elektronika.
2. Pelelangan Terbatas
III - 29
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Pelelangan
terbatas
merupakan
jenis
pelelangan
yang
hanya
memberikan kesempatan pada pihak-pihak tertentu yang berkualitas
dan bonafit, dalam arti telah terpilih untuk memasukkan penawaran.
3. Penunjukan Langsung
Merupakan pelelangan dengan sistem penunjukan langsung oleh
rekanan owner, dimana penunjukan ini hanya berlaku pada satu
pihak yang memenuhi klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang
akan melaksanakan suatu proyek yang ditawarkan.
a. Tahap Kontrak
Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi
tugas (owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberi tugas
(owner) menetapkan atau menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan
pemenang pelelangan dilaksanakan dengan cara mengeluarkan surat
pelulusan pekerjaan atau surat perintah kerja (gunning). Tahap ini
merupakan
tahap
kesepakatan
antara
owner
dengan
kontraktor.
Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur dalam
dokumen
kontrak
Perjanjian
yang
beserta
terdapat
dan
bersifat menyeluruh atau lumpsum.
dalam dokumen kontrak
beserta dengan
lampirannya merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu
dengan yang lainnya. Adapun dokumen kontrak tersebut terdiri atas :
1) Surat perjanjian (kontrak).
III - 30
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
2) Surat keputusan penunjukan pemenang lelang.
3) Surat keputusan penetapan pemenang lelang.
4) Surat penawaran.
5) Daftar kuantitas RAB harga penawaran yang disetujui.
6) Spesifikasi teknis dan gambar-gambar.
7) Berita acara hasil lelang.
8) Berita acara pembukaan penawaran.
9) Berita acara penjelasan.
10) Syarat-syarat umum dan khusus kontrak.
11) Jaminan pelaksanaan dan lain-lain yang dipersyaratkan.
Pada saat ini kebutuhan proyek-proyek konstruksi terdapat beberapa jenis
sistem kontrak, antara lain :
1) Kontrak Unit Price
Yaitu semua jenis kontrak yang harga satuan pekerjaannya sudah
ditentukan. Pembayaran dilakukan berdasarkan kuantitas pekerjaan
yang telah dikerjakan.
2) Kontrak Lump Sump Fixed Price
Semua
pekerjaan
tercantum
dalam
dokumen
kontrak
dan
dilaksanakan oleh kontraktor dengan jumlah imbalan tetap. Tetapi
jika pemilik yang menyebabkan perubahan maka dipertimbanhkan
dalam pekerjaan tambah kurang.
III - 31
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3) Kontrak Biaya Tambah Upah Dinegosiasikan (Negotiated Cost
Plus and Fee Contract)
Kontraktor menyetujui untuk
melaksanakan pekerjaan dengan
mendapatkan upah yang tetap ataupun bervariasi yang telah
mengandung laba dan biaya-biaya umum perkantorannya dengan
mendapatkan penggantian terhadap semua biaya lapangan sesuai
dengan biaya nyata.
4) Kontrak Owner Builder
Merupakan jenis kontrak
kontraktor,
sehingga
yang pemiliknya sekaligus sebagai
dapat
mengerjakan
proyeknya
dengan
kekuatan sendiri atau dengan mensubkan pekerjaan tertentu pada
sub kontraktor.
5) Kontrak Design and Build
Pada kontrak jenis ini owner hanya menyampaikan gagasan
spesifikasi dan luas lahan. Setelah itu Kontraktor merancang dan
mengerjakannya. Pada sistem ini perusahaan bertanggung jawab
penuh
baik
desain
ataupun
konstruksinya.
Pembayarannya
dilakukan pada saat proyek sudah selesai dan owner hanya tinggal
menggunakannya.
III - 32
http://digilib.mercubuana.ac.id/