(ERP) di PT. Garuda Food

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Enterprise Resource Planning (ERP) sistem adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan
aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan
secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien
seperti biaya inventory dan biaya kerugian akibat 'machine fault'.
Di negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang
memadai, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini,
segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat
diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk
maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine
fault, inventory.
Agar perusahaan menjadi kompetitif dalam pasar global yang dinamis,
maka perusahaan tersebut membutuhkan sistem informasi terintegrasi yang
mampu memberikan informasi secara komprehensif kepada manajemen untuk
membuat keputusan-keputusan manajerial secara akurat. Dengan demikian
melalui sistem informasi terintegrasi yang akurat dan proses manajemen yang
efektif, akan memberikan suatu keunggulan kompetitif bagi perusahaan dan akan
menghasilkan keputusan manajemen yang tepat.
ERP mengelola operasi dan fungsi-fungsi pendukung dari perusahaan
dengan harus memperhatikan sumber-sumber daya kritis dari perusahaan. Fungsifungsi perusahaan yang harus dilibatkan dalam suatu proses ERP adalah:
perencanaan bisnis (visi, misi, dan perencanaan strategik), peramalan, proses
perencanaan
(perencanaan
produksi,
pembelian,
manajemen
persediaan,
pengendalian aktivitas, dan pengukuran kinerja manufakturing), finansial (payrol,
penetapan biaya produksi, hutang, piutang, harta tetap, general ledger), sumber
daya manusia, sistem informasi, rekayasa, pabrik dan peralatan.
PT. Garuda Food merupakan salah satu perusahaan agribisnis di Indonesia
yang mengolah produk pertanian di bagian hilir. Produk yang dihasilkan
merupakan snack yang bahan bakunya berasal dari pertanian yang dilakukan di
hulu, seperti: kacang tanah yang diolah menjadi produk seperti Kacang Garuda,
coklat kakao yang diolah menjadi produk Gery Chocolatos, strawberri yang
diolah menjadi produk Berrygood, serta kentang dan singkong yang diolah
menjadi produk keripik Leo.
Dalam melakukan produksiya, PT. Garuda Food menerapkan Enterprise
Resource Planning yang berfungsi untuk mengintegrasikan dan mengotomasikan
proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi
di perusahaan bersangkutan.
1.2 Tujuan
Makalah ini bertujuan untuk mengetahui sistem Enterprise Resource
Planning (ERP) di PT. Garuda Food dan mengetahui manfaat ERP tersebut dalam
proses produksi, distribusi, dan penjualan produk dalam mengintegrasikan semua
data dan proses ke dalam sebuah sistem tunggal.
2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Enterprise Resource Planning
Semua jenis bisnis kini mengimplementasikan sistem enterprise resource
planning (ERP). ERP bertindak sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan
yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem
informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan
sumberdaya manusia perusahaan (O’Brien, 2009).
Perusahaan besar di seluruh dunia mulai memasang sistem ERP pada
tahun 1990 sebagai kerangka kerja konseptual dan katalis untuk merekayasa ulang
proses bisnis mereka. ERP juga berfungsi sebagai mesin software penting yang
dibutuhkan untuk mengintegrasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi yang
dihasilkannya (O’Brien, 2009).
ERP kini dianggap sebagai bahan penting yang dibutuhkan perusahaan
untuk bisa mendapatkan efisiensi, kelincahan, dan responsivitas yang dibutuhkan
dalam mencapai keberhasilan di lingkungan bisnis yang dinamis saat ini (O’Brien,
2009).
ERP adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh modeul
software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal
perusahaan. Contohnya, software ERP untuk perusahaan umumnya akan
memproses data dari dan menelusuri status penjualan, persediaan, pengiriman,
dan pembuatan faktur, serta perkiraan bahan baku dan kebutuhan sumberdaya
manusia (O’Brien, 2009).
ERP memberikan perusahaan tampilan real-time terintegrasi atas proses
bisnis intinya, seperti produksi, pemrosesan pesanan, dan manajemen persediaan
yang disatukan oleh software aplikasi ERP dan database umum yang dipelihara
oleh DBMS. Sistem ERP menelusuri sumberdaya bisnis (seperti kas, bahan baku,
dan kapasitas produksi), serta status dari berbagai komitmen yang dibuat
perusahaan (seperti: pesanan pelanggan, pesanan pembelian, dan penggajiana
karyawan) (O’Brien, 2009).
3
Contoh dari proses produksi yang didukung adalah perencanaan kebutuhan
bahan baku, perencanaan produksi, dan perencanaan kapasitas. Beberapa dari
proses penjualan dan pemasaran yang didukung oleh sistem ERP mendukung
banyak proses penting sumberdaya manusia, dari perencanaan kebutuhan personel
hingga administrasi penggajian dan tunjangan, sertta dapat ,meneyelesaikan
sebagian besar aplikasi pencatatan keuangan serta akuntansi manajerial yang
dibutuhkan (O’Brien, 2009).
ERP dapat memberikan manfaat bisnis yang signifikan bagi perusahaan.
Banyak perusahaan lainnya menemukan nilai bisnis utama dari penggunaan ERP,
seperti:
1. Kualaitas dan Efisiensi
ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan
meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan
peningkatan signifikan dalam kualitas serta efisiensi layanan
pelanggan, produksi, dan distrbusi.
2. Penurunan Biaya
Banyak perusahaan melaporkan penurunan signifikan dalam biaya
pemrosesan transaksi dan hardware, software, serta karyawan
pendukung TI.
3. Pendukung Keputusan
ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi
yang sangat penting secara cepat untuk para manajer agar dapat secara
signifikan meningkatkan kemampuan mereka dalama mengambil
keputusan sacara tepat waktu di lintas bisnis keseluruhab perusahaan.
4. Kelincahan Perusahaan
Mengimplementasikan sistem ERP meruntuhkan banyak dinding
departemen dan fungsi berbagai proses bisnis, sistem informasi, dan
sumberdaya informasi. Hal ini menghasilkan struktur organisasi,
tanggung jawab manajerial, dan peran kerja yang lebih fleksibel, dana
menghasilkan organisasi serta tenaga kerja yang lebih lincah dan
adaptif yang dapat dengan lebih mudah memanfaatkan peluang baru
bisnis (O’Brien, 2009
4
2.2 PT. Garuda Food
GarudaFood adalah perusahaan makanan dan minuman di bawah
kelompok usaha Tudung (Tudung Group). Selain GarudaFood, Tudung Group
juga menaungi SNS Group (PT Sinar Niaga Sejahtera, bergerak di bisnis
distribusi dan logistik), PT Bumi Mekar Tani (BMT, fokus di bidang plantations),
PT Nirmala Tirta Agung (NTA, bisnis air minum dalam kemasan bermerek
Mayo), PT Dairyland Indonesia (DLI, memasarkan susu kemasan kaleng
bermerek Prestine), dan Global Solusi Inti (GSI, bergerak di bidang pelayanan
jasa pelatihan, seminar, event-organizer, dan konsultasi manajemen).
GarudaFood Group berawal dari PT Tudung, didirikan di Pati, Jawa
Tengah, pada 1958 dan bergerak di bisnis tepung tapioka. Pada 1979 PT Tudung
berganti nama menjadi PT Tudung Putrajaya (TPJ). Pendiri perusahaan adalah
mendiang Darmo Putro, mantan pejuang yang memilih menekuni dunia usaha
setelah bangsa Indonesia merdeka.
Pada awal 1987 TPJ mulai menjual hasil produksi kacangnya dengan merk
Kacang Garing Garuda, yang belakangan dikenal dengan sebutan ringkas: Kacang
Garuda. Kacang Garuda meraih pelbagai penghargaan sbb: Indonesian Customer
Satisfaction Award (ICSA) kategori kacang bermerek delapan kali berturut-turut
(2000-2007); Superbrands (2003); Top Brand for Kids (2004); Indonesian Best
Brand Award (IBBA, 2004-2007); Top Brand (2007).
Tatkala perekonomian nasional tengah dihantam krisis ekonomi,
Desember 1997 GarudaFood mendirikan PT GarudaFood Jaya yang memproduksi
biskuit bermerek Gery. Periode 2005-2007 Gery Saluut meriah Indonesian Best
Brand Award (IBBA) dari MARS dan majalah SWA untuk kategori wafer salut.
Pada 2007 Gery Chocolatos meraih IBBA kategori wafer stick.
Pada 1998 GarudaFood mengakuisisi PT Triteguh Manunggal Sejati
(TRMS), produsen jelly dan meluncurkan produk jelly bermerek Okky dan Keffy.
Prestasi Okky Jelly dibuktikan dari keberhasilan meraih Top Brand for Kids
(TBK) Award 2004 untuk kategori jelly. Di samping TBK, OKKY Jelly juga
berhasil meraih IBBA (2004-2007). Okky Jelly Drink juga meraih penghargaan
Top Brand 2007 dari majalah Marketing dan Frontier.
5
Pada akhir 2002 TRMS meluncurkan produk minuman jelly bermerek
Okky Jelly Drink sekaligus babak baru GarudaFood masuk ke bisnis minuman
(beverages). Keseriusan GarudaFood menekuni bisnis minuman juga semakin
kentara dengan diluncurkannya Mountea, minuman teh rasa buah. Mountea
bahkan mencatat prestasi IBBA 2007 kategori minuman teh dalam kemasan cup.
Pada tahun 2000 Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) sepakat
menggabungkan TPJ, Garuda Putra Putri Jaya, dan GarudaFood Jaya dalam satu
nama: PT GARUDAFOOD PUTRA PUTRI JAYA (GPPJ).
GarudaFood juga memproduksi snack bermerek Leo, untuk kategori
produk kripik kentang, kripik pisang, kripik singkong, dan krupuk mulai akhir
2005. Pada 2007, Leo meraih IBBA kategori snack kentang. Selain itu juga
merambah bisnis snack jagung dengan merek O’Corn.
Di tingkat nasional, GarudaFood juga dipersepsi positif sebagai salah satu
perusahaan makanan dan minuman idaman. Survey yang dilakukan Frontier dan
majalah BusinessWeek Indonesia di Jakarta dan Surabaya pada 2006 dan 2007
menyebutkan GarudaFood berada di urutan ketiga Indonesian Most Admired
Company (IMAC). GarudaFood juga aktif menjalankan program corporate social
responsibility (CSR) di bawah bendera GarudaFood Sehati (www.wikipedia.com).
6
PEMBAHASAN
3.1 Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) Pada PT. Garuda Food
PT. Garuda Food Indonesia merupakan perusahaan berskala nasional, saat
ini memperkejakan 19.000 karyawan. Untuk memudahkan pemrosesan data dari
menelusuri status penjualan, persediaan, pengiriman, dan pembuatan faktur, serta
perkiraan bahan baku dan kebutuhan sumber daya manusia, PT. Garuda Food
Indonesia mengimplemantasikan ERP untuk proses dalam kegiatan perusahaan.
PT. Garuda Food membuat atau memakai system ERP bertujuan untuk
mengintegrasikan dan mengoptomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan
aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
ERP berkembang dari manufacturing resource planning (MRP II) dimana
MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari material requirement planning (MRP)
yang berkembang sebelumnya.
Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur,
logistic, distribusi, persediaan, pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini
berarti bahwa sistem ini akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti
penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan
sumberdaya manusia.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan
bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.
Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan
seperti sistem untuk e-commerce, e-government, dan Costumer Relationship
Management.
PT. Garuda Food merupakan perusahaan besar yang telah menjadi
produsen makanan dan minuman di indonesia. PT. Garuda Food membuka
cabang-cabang
di
daerah-daerah
seluruh
Indonesia
untuk
memudahkan
pengiriman atau melakukan pemasaran di daerah tertentu. Oleh sebab itu PT.
Garuda Food melakukan hubungan ERP yang di setiap cabangnya telah di pasangi
sistem ERP.
7
Sistem ERP merupakan sistem yang mengintegrasikan proses bisnis yang
berhubungan dengan aspek produksi, produksi, maupun distribusi pada anak
perusahaan dengan PT. Garuda Food yang berpusat di Jakarta.
Pada prinsipnya, dengan sistem ERP PT. Garuda Food dapat dijalankan
secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien
seperti biaya inventory (slow moving part, dll.) dan biaya kerugian akibat
‘machine fault’. Dinegara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur
yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time).
Di PT. Garuda Food, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan
hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang
untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya
machine fault, dan inventory.
PT. Garuda Food memerlukan efisiensi dan komputerisasi dari segi
penjualan, maka ada tambahan bagi konsep ERP yang bernama Sales Force
Automation (SFA). Sistem ini merupakan suatu bagian penting dari suatu rantai
pengadaan (Supply Chain) ERP. Pada dasarnya, Sales yang dilengkapi dengan
SFA dapat bekerja lebih efisien karena semua informasi mengenai suatu
pelanggan atau produk yang dipasarkan ada di databasenya.
PT. Garuda Food bersifat assemble-to-order atau make-to-order, sistem
ERP dapat juga dilengkapi dengan Sales Configuration System (SCS). Dengan
SCS, Sales dapat memberikan penawaran serta proposal yang dilengkapi dengan
gambar,
spesifikasi,
harga
berdasarkan
keinginan/pesanan
pelanggan
(www.swa.co.id).
8
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
ERP merupakan sistem yang mempunyai kaitan erat dengan Sistem
Informasi Manajemen, di mana ERP sangat berguna untuk kegiatan-kegiatan yang
rumit, terutama kegiatan-kegiatan dalam perusahaan. ERP mempunyai arti dan
fungsi yang sangat berguna, sistem ini dapat mengelola kegiatan-kegiatan
perusahaan dengan baik, terutama dalam kegiatan produksi, pemasaran dan
distribusi.
Sistem ERP adalah paket software yang sangat dibutuhkan untuk
mengelola sebuah industri secara efisien dan produktif. Secara de facto, sistem
ERP hams menyentuh segala aspek sumber daya perusahaan yaitu dana, manusia,
waktu, material dan kapasitas. Untuk lebih meningkatkan kemampuan Sistem
ERP perlu ditambah modul CRM, SRM, PLM dan juga Project Management.
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) mengintegrasikan banyak
informasi yang saling berhubungan, terutama informasi yang berasal dari lantai
pabrik (shop floor) dengan informasi akuntansi dan keuangan, sehingga akan
memberikan informasi komprehensif dan terintegrasi yang berguna untuk
komunikasi di antara orang-orang dalam sistem perusahaan itu, serta
memudahkan manajemen industri manufaktur untuk mengambil tindakan atau
membuat keputusan tepat waktu dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan.
Melalui komunikasi yang baik juga akan meningkatkan keharmonisan kerjasama
antar-departemen dalam perusahaan manufaktur itu.
4.2 Saran
Proses implementasi ERP tidak hanya berhenti sampai selesainya instalasi
software komputer, tetapi harus dilanjutkan dengan optimasi proses secara terusmenerus agar mencapai tujuan perusahaan seperti: pertumbuhan, ketangkasan, dan
kemampuan menciptakan keuntungan. Semua ini akan tergantung pada efektivitas
dari manajemen sistem, karena kekuatan dari suatu sistem manufaktur sangat
9
tergantung pada manajemen dari sistem manufaktur itu dan kualifikasi sumber
daya manusia yang menempati posisi manajemen.
Dengan demikian perlu direkomendasikan agar implementasi sistem ERP
menggunakan pendekatan "cross-functional team” yang melibatkan semua
departemen fungsional dalam organisasi manufaktur itu.
10
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien JA, Marakas G. 2009. Management Information System. Ninth edition.
Boston: Mc Graw Hill, Inc..
http//www.wikipedia.com. garudafood [20 September 2012].
http://www.swa.co.id.sisteminformasigarudafood. [18 September 2012].
11