Project Stakeholder Managementmerupakan proses untuk • Identify

Project Stakeholder Management merupakan proses untuk
mengidentifikasi individu, kelompok, atau organisasi yang dapat mempengaruhi atau
dipengaruhi oleh proyek, untuk menganalisa harapan stakeholder dan
pengaruhnya terhadap proyek, dan untuk mengembangkan strategi
manajemen untuk keterlibatan efektif stakeholder pada keputusan proyek dan eksekusi
proyek.

Identify Stakeholders Proses mengidentifikasi
individu, kelompok,
atau organisasi yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh keputusan, aktifitas,
atau pendapatan pada proyek dan
informasi
proyek.
menganalisa
dan
mendokumentasikan
yang berhubungan dengan pengaruh potensial terhadap kesuksesan
Kunci
utama
pada
proses
ini
adalah
manajer
proyek
mengidentifikasi fokus utama untuk masing-masing stakeholder
atau sekelompok stakeholder.
Stakeholder Analysis
Dalam melakukan analisis ini, terdapat berbagai model klasifikasi,
yaitu:




Power / interest grid, berdasarkan tingkat kekuasaan dan kepentingan
stakeholder berdasarkan hasil / outcome proyek.
Power / influence grid, berdasarkan tingkat kekuasaan dan pengaruh /
keterlibatan mereka dalam proyek.
Influence / impact grid, berdasarkan tingkat pengaruh / keterlibatan di
proyek dan kemampuan mereka untuk memberikan besaran dampak
terhadap proyek (rencana – pelaksanaan).
Salience model, yang menjelaskan kelas stakeholder berdasarkan
kekuasaannya, tingkat kepentingan, dan legitimasi.
PMBOK memberikan contoh untuk model 1 (Power / Interest Grid),
yang diberikan penjelasannya pada gambar berikut ini, termasuk rekomendasi
strateginya:
Hasil penelusuran, terdapat referensi lain dalam model klasifikasi
stakeholder termasuk strateginya, yaitu:
OUTPUT
Stakeholder Register
Stakeholder
Register
Stakeholder register dibagi dalam dua tabel, dimana pada tabel pertama
berisi informasi umum stakeholder (basic information) dan tabel kedua berisi
informasi penilaian beserta rekomendasi strategi mengelola stakeholder.
Pada tabel kedua yang berupa penilaian, skala penilaian dalam bentuk
range 1-5 dengan ketentuan sebagai berikut:
 Power level. Level (1) sangat rendah – Level (5) sangat tinggi
 Interest level. Level (1) sangat kecil – Level (5) sangat besar
 Support level. Level (1) sangat menghambat – Level (5) sangat
membantu
 Influence level. Level (1) sangat kecil – Level (5) sangat tinggi.
Pada tabel kedua ini, dibuat strategi stakeholder berdasarkan dua
hubungan yang menghasilkan dua model klasifikasi, yaitu Power – Interest,
dan Support – Influence. Dua hubungan atau model tersebut menghasilkan dua
strategi umum mengelola stakeholder. Berikut template beserta contoh isi
stakeholder register dalam pelaksanaan proyek.
Kesimpulan Contoh Stakeholder Register:
 Proyek ini memiliki stakeholder yang cenderung bersifat
resistor dengan posisi lokasi tidak berada di satu tempat
 Power level tertinggi ada pada project manager Owner.
Sedangkan yang terendah adalah Team Leader / Project
manager Konsultan Perencana dan Vendor utama.
 Hampir semua vendor memiliki tingkat kepentingan yang
tinggi terhadap proyek
 Umumnya stakeholder kurang mendukung terlaksanannya
proyek dengan baik kecuali vendor utama
 Umumnya stakeholder memiliki tingkat pengaruh yang besar.
 Strategi umum adalah cenderung pada manage closely – keep
informed dan cooperate.

Plan Stakeholder Management
Proses untuk
mengembangkan
manajemen strategis untuk keterlibatan secara efektif dari stakeholder melalui
siklus hidup proyek, berdasarkan pada analisa kebutuhan, kepentingan dan efek
potensial pada kesuksesan proyek.
Expert Judgement
(Penilaian ahli yang
diperoleh melalui
konsultasi perorangan atau
melalui format panel)
Tools and
Techniques
Teknik Analytical
(Membandingkan tingkat
keterlibatan pemangku
kepentingan dengan
tingkat keterlibatan yang
direncanakan)
Meetings (Diadakan
dengan para ahli dan tim
proyek untuk menentukan
tingkat keterlibatan
pemangku kepentingan)
Teknik Analytical
Tingkat keterlibatan para pemangku kepentingan dapat diklasifikasikan sebagai
berikut :
•
Unaware : Tidak menyadari proyek dan potensi dampak.
•
Resistant : Menyadari proyek dan potensi dampak dan resisten terhadap perubahan.
•
Netral : Menyadari proyek belum tidak mendukung atau resisten.
•
Supportive : Menyadari proyek dan dampak potensial dan mendukung untuk berubah.
•
Leading : Menyadari proyek dan dampak potensial dan secara aktif terlibat dalam
memastikan proyek ini adalah sukses .
Keterlibatan saat ini dapat didokumentasikan menggunakan Stakeholders Engagement
Assesment Matrix, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 13-7 di mana C menunjukkan
keterlibatan saat ini, dan D menunjukkan keterlibatan yang diinginkan. Tim proyek perlu
mengidentifikasi tingkat keterlibatan yang diinginkan untuk proyek saat ini berdasarkan
informasi yang tersedia. Contoh pada Gambar 13-7 menunjukkan bahwa pemangku
kepentingan 3 berada pada tingkat keterlibatan yang diinginkan, sementara pemangku
kepentingan 1 dan 2 membutuhkan komunikasi lebih lanjut dan tindakan tambahan untuk
memindahkan mereka ke tingkat yang diinginkan keterlibatan.
Project Documents
Updates (Dokumen
proyek yang dapat
diperbarui)

Manage
Stakeholder
OUTPUT
Engagement
Stakeholder
Management Plan
(Komponen dari
manajemen proyek dan
mengidentifikasi
strategi manajemen)
Proses
mengkomunikasikan dan bekerja dengan stakeholder
untuk
untuk
mewujudkan harapan dan kebutuhan mereka, isu-isu, dan penanganan yang tepat
terhadap keterlibatan stakeholder pada proses aktivitas proyek.
Stakeholder
Management Plan
(Komponen dari
manajemen proyek
dan mengidentifikasi
strategi manajemen)
Change Log
(Mendokumentasikan
perubahan yang terjadi
selama proyek)
INPUT
Organizational Process Assets
(Aset proses organisasi yang
dapat mempengaruhi proses
manage stakeholder
engagement)
Communication
Management Plan
(Panduan dan
informasi untuk
mengelola ekspektasi
stakeholder)
Membangun
Kepercayaan
Tools and
Techniques
Menyelesaikan
Konflik
Communication
methods
Pendengar yang
aktif
Mengatasi
perubahan
Organizational process
assets updates
(Aset proses organisasi
yang dapat diperbarui)
Project Document
Updates
(Dokumen proyek
yang dapat diperbarui)
Issue Log
(Mengelola
keterlibatan
stakeholder)
OUTPUT
Change Requests
(Perubahan
permintaan
terhadap produk
atau proyek)
Project Management
Plan Updates
(Elemen-elemen dari
project management plan
yang dapat diperbarui)

Control Stakeholder Engagement
keseluruhan
hubungan
dan
Proses untuk
penyesuaian
memonitor
strategi
dan
perencanaan untuk keterlibatan stakeholder.
Project Management Plan
(Informasi yang digunakan
untuk mengembangkan
jadwal)
Project Documents
(Berasal dari observasi
proyek, perencanaan
proyek, penerapan ke dalam
proyek, atau control proses)
INPUT
Work performance data
(Berbagai pengukuran pada
proyek kegiatan yang
dikumpulkan selama proses
pengendalian)
Issue Log
(Diperbarui sebagai isu baru
diidentifikasi dan isu-isu saat
ini diselesaikan)
Tools and
Techniques
Meetings (Untuk bertukar
dan
menganalisis
informasi
tentang
keterlibatan stakeholder)
Project documents updates
(Dokumen proyek yang
dapat diperbaharui meliputi
register stakeholder dan log
issue)
Organizational process
assets updates (Aset
proses organisasi yang
dapat diperbaharui)
Information Management Systems
(alat informasi standar bagi manajer
proyek
untuk
menangkap,
menyimpan, dan mendistribusikan
informasi kepada stakeholder tentang
biaya proyek, kemajuan jadwal, dan
kinerja)
Expert
Judgement
(Penilaian ahli yang dapat
diperoleh
melalui
konsultasi
perorangan
atau melalui format panel)
Work performance Information
(Data kinerja yang dikumpulkan
dari berbagai proses
pengendalian, dianalisis dalam
konteks, dan terpadu)
OUTPUT
Project management plan
updates (Memperbaharui
daftar stakeholder yang
masih terlibat dalam proyek
atau tidak)
Change Request (Tindakan
yang akan diambil dalam
mengambil keputusan. Ada 2
tindakan, yaitu corrective dan
preventive.)