II. PERENCANAAN

II. PERENCANAAN
•
Definisi perencanaan menurut :
1. George R Terry
Perencanaan adl : tindakan memilih, menghubungkan faktafakta, membuat asumsi-asumsi tentang masa depan disertai
perumusan aktivitas yg akan dilaksanakan utk mencapai
tujuannya.
2. Charles Betterfein
perencanaan terdiri atas peraturan yg telah ditetapkan dg
tujuan menyelesaikan suatu pekerjaan.
Tiap perencanaan memuat :
a. sasaran pekerjaan yg akan dicapai.
b. Peraturan-peraturan yg ditetapkan utk mencapai tujuan.
3. Beish Line
tiap perencanaan harus memuat pertanyaan-pertanyaan :
a. Who : siapa yg bertanggungjawab dlm
pelaksanaan pekerjaan ?.
b. What : macam pekerjaan apa yg harus
dikerjakan ?.
c. When : kapan pekerjaan itu dilaksanakan ?
d. Why : mengapa pekerjaan itu ditetapkan ?
e. How : bagaimana cara/metode yg digunakan
dlm pekerjaan itu ?.
f. Where : dimana pekerjaan itu dilaksanakan
Pertanyaan perlu ditambah dg :
How long : berapa lama pekerjaan itu dilaksanakan ?.
To goal : tujuan apa yg hendak dicapai ?.
•
•
Strategi perencanaan : suatu pendekatan yg
ditempuh & cara yg digunakan agar konsep
perencanaan diterima oleh perusahaan/lembaga.
Ada 7 strategi perencanaan :
1. Camel Head in the Tent
2. Sowing Seed on the Fertile Ground
3. Earth Quake Approach
4. Confuse the Issue
5. Strike While the Iron is Hot
6. Two Head Better than One
7. Devide and Role/Devide et impera
1. Camel head in the Tent
• “kepala onta dalam tenda”
• Strategi perencanaan yg diajukan bertahap.
• Strategi ini diterapkan apabila organisasi/lembaga ada keterbatasan
dana/fasilitas.
• Tahap-tahapan perencanaan yg diajukan harus berurutan.
• Contoh : pabrik teh akan meningkatkan kapasitas produksi membutuhkan
dana Rp 1 M maka tahap-tahap perencanaannya adalah :
Tahap 1. perluasan kebun, dana Rp 250 jt.
Tahap 2. Penambahan alat & mesin pengolahan,
dana Rp 500 jt.
Tahap 3. Penambahan gudang, alat pengangkutan, dana Rp
250 jt.
2. Sowing Seed on the Fertile Gound
• “Menabur benih pada tanah yg subur”.
• Konsep
perencanaan
sebelum
diajukan
ke
organisasi/lembaga terlebih dulu diajukan secara
informal kepada orang-orang yg berpengaruh di
lembaga/organisasi.
• Beri penjelasan tentang manfaat & keunggulan pada
konsep perencanaan yg akan diajukan.
 Minta saran/pendapat utk memperbaiki konsep
perencanaan.
 Setelah orang-orang yg berpengaruh tersebut setuju &
telah memberi saran langkah selanjutnya konsep
perencanaan diajukan ke lembaga/organisasi.
 Perencanaan disetujui oleh lembaga.
3. Earth Quake Approach
• “Pendekatan gempa bumi”
• Perencanaan diajukan secara menyeluruh/total.
• Strategi ini digunakan apabila organisasi/lembaga tersedia
dana/fasilitas yg melimpah.
• Contoh : perusahaan teh akan menambah jumlah kapasitas
produksi. Dana yg diperlukan sebanyak Rp 1 M. Kondisi
perusahaan tersedia dana, maka perencanaan diajukan total =
Rp 1 M.
4. Confuse the Issue
• Melontarkan isu/kabar negatif yg umumnya tidak benar.
• Sebelum mengajukan konsep perencanaan terlebih
dahulu melontarkan isu negatif tentang suatu hal, jika
orang-orang sudah percaya barulah konsep perencanaan
diajukan.
 JANGAN KITA GUNAKAN STRATEGI INI,
WASPADA JIKA ADA ORANG LAIN YG
GUNAKAN STRATEGI INI AGAR KITA TIDAK
DIRUGIKAN.
5. Strike While the Iron is Hot
• “Kempalah besi selagi masih membara”.
• Prinsipnya
:
memanfaatkan
peluang/
kesempatan yang tepat.
• Perencanaan
segera
diajukan
ke
lembaga/organisasi apabila tersedia dana,
fasilitas, ada dukungan dari : pimpinan, teman
sejawat dll.
• Perencanaan jika diajukan tepat waktu, maka
kemungkinan
akan
diterima
oleh
lembaga/organisasi.
• Jika terlambat, maka perencanaan akan
ditolak.
6. Two Head Better than One
• “Dua kepala lebih baik dari pada satu”.
• Pendapat dari 2 orang atau lebih lebih
sempurna daripada pendapat satu orang.
• Perencanaan yg dibuat sebelum diajukan ke
organisasi/lembaga
sebaiknya
dimintakan
pendapat/saran pada orang yg ahli/memahami
permasalahan utk perbaikan perencanaan.
• Saran-saran digunakan utk menyempurkan
perencanaan yg akan diajukan.
Perencanaan
menjadi
lebih
sempurna,
kemungkinan besar akan diterima oleh
lembaga/organisasi.
7. Devide and Role/Devide et impera
• “Memecah & menguasai/”mengadu domba”.
• Sebelum mengajukan perencanaan terlebih dulu memecah
kelompok yg diduga akan menolak perencanaan.
• Sebelum mengajukan perencanaan dilakukan “mengadu
domba” kelompok yg diduga menjadi penghambat
perencanaan.
• Apabila kelompok sdh terpecah-pecah, maka perencanaan
diajukan kemungkinan akan diterima.
 JANGAN KITA GUNAKAN STRATEGI INI,
WASPADA JIKA ADA ORANG LAIN YG
GUNAKAN STRATEGI INI AGAR KITA TIDAK
DIRUGIKAN.
III. FUNGSI PERENCANAAN
1. Sebagai pedoman kerja
 Dalam perencanaan terdapat : cara kerja, prosedur,
pembagian kerja, standar mutu dll.
 Hal-hal tersebut dpt digunakan sebagai pedoman kerja.
2. Sebagai sarana pencegah penyimpangan.
 Dalam perencanaan terdapat : standar kerja, standar mutu,
penggunaan dana, fasilitas dll.
 Hal-hal tersebut dapat digunakan sebagai pencegah terjadinya
penyimpangan.
3. Sebagai sarana koordinasi
 Dalam perencanaan terdapat : pembagian wewenang &
tanggung jawab, posisi di lembaga/organisasi dll.
 Hal-hal tersebut dapat digunakan sebagai sarana koordinasi
4. Sebagai parameter keberhasilan kerja/usaha
•
Dalam perencanaan terdapat tujuan teknis utk menghasilkan barang/jasa
dg jumlah yg telah ditentukan.
•
Dalam perencanaan terdapat tujuan ekonomi yaitu menghasilkan
keuntungan dg jumlah yg telah ditentukan.
•
Membandingkan hasil usaha dengan rencana, apakah sesuai/tidak ?.

Hal-hal tersebut dapat dijadikan sebagai parameter utk mengukur
keberhasilan usaha.
Langkah-langkah pembuatan perencanaan :

Penetapan tujuan

Mencari alternatif utk mencapai tujuan

Evaluasi alternatif-alternatif yang ada

Menentukan alternatif yang tepat

Merumuskan & menuliskan keputusan.
IV. PENGORGANISASIAN
• Utk menyusun kerangka pembagian kerja, tugas, wewenang,
tanggung jawab sehingga tercipta kerjasama yg kompak,
harmonis, efisien & efektif.
• Mengapa harus diorganisasi ?
 Karena utk mencapai tujuan diperlukan kerjasama yang
melibatkan orang banyak (lebih dari 1 orang).
 Ada Span of Control pada diri pimpinan.
Span of Control : keterbatasan jumlah bawahan yg dpt
dibimbing, diawasi secara efektif oleh seorang pimpinan tiap
satuan waktu tertentu.
• Utk mengatasi adanya span of control dg cara di bentuk
bagian-bagian (departemen).
• Kerja bisa efektif, tetapi memerlukan tambahan biaya.
TIPE STRUKTUR ORGANISASI
•
1.



a.
b.
c.
d.
e.
Ada 4 macam struktur organisasi :
Struktur Organisasi garis (line organization)
Paling sederhana
Banyak digunakan pd lembaga/perusahaan menengah ke bawah.
Keunggulannya :
Kesatuan perintah (komando) terjamin karena pimpinan hanya ada satu
orang.
Garis komando tegas, tidak simpang siur.
Pengambilan keputusan cepat karena yg memutuskan hanya satu orang
pimpinan.
Karyawan yg cakap & yg tidak cakap dapat diketahui, karena jumlah
karyawan relatif sedikit.
Karyawan memiliki rasa solidaritas yg tinggi, karena saling mengenal
lanjutan
•
a.
b.
c.
Kelemahannya struktur organisasi garis :
Seluruh anggota organisasi tergantung pada seorang pimpinan saja.
Kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter.
Kesempatan para karyawan utk mengembangkan pengetahuan &
keterampilannya terbatas.
2. Organisasi Garis & Staf (line and staff organization)

Struktur organisasi ini diterapkan pada perusahaan skala menengah ke
atas.

Jumlah karyawan & unit-unit produksinya banyak.

Menggunakan tenaga ahli/pakar pada bidang tertentu (Staf Ahli).

Keunggulannya :
a.
Pengambilan keputusan lebih bijaksana karena ada saran dari staf ahli.
b.
Prinsip penempatan orang yg tepat, “the right man on the right place”
lanjutan
•
a.
b.
c.
Kelemahan struktur organisasi garis & staf ;
Rasa solidaritas karyawan kurang, karena jumlah
karyawan banyak kemungkinan tidak saling kenal.
Kesatuan perintah kurang, karena seolah-olah ada dua
pimpinan (pimpinan & staf ahli)
Perintah-perintah yg diberikan kurang jelas.
3. Struktur Organisasi Fungsional (Functional Organization)
 Diterapkan pd perusahaan yg membedakan tugas-tugas
secara tegas. Misalnya bidang produksi, pemasaran,
keuangan dll.
 Masing-masing bidang tsb terkait tetapi mempunyai
tugas yg berbeda.
•
a.
b.
c.
d.
lanjutan
Keunggulan struktur organisasi Fungsional ;
Pembagian tugas menjadi lebih jelas.
Spesialisasi pd suatu bidang dapat efektif & dikembangkan.
Semangat kerja karyawan tinggi.
Koordinasi antar karyawan dapat lancar karena masing-masing
karyawan mengetahui bidangnya.
Kelemahannya struktur organisasi fungsional ;
a.
Karyawan yg sudah spesialis tdk dpt dirotasi ke bagian lain.
b.
Koordinasi secara menyeluruh sulit dilakukan karena karyawan
memikirkan di bagiannya.
c.
Dapat menimbulkan kelompok-kelompok/golongan.
4. Struktur Organisasi Panitia (Committee Organization)
 Organisasi yg sifatnya sementara
 Setelah tugas/tujuan tercapai, organisasi ini dibubarkan.