analisis kualitas pelayanan

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
PENGARUH MANAJEMEN PROYEK TERHADAP KUALITAS BISNIS
Florentina Yuni Arini
Jurusan Matematika FMIPA Universitas Negeri Semarang
Jl. Raya Sekaran Gunung Pati 50229
email: [email protected]
ABSTRAK
Bisnis merupakan sebuah kegiatan atau usaha yang mempunyai aktivitas terpadu
yang meliputi pertukaran barang, jasa atau uang yang dilakukan oleh dua pihak atau
lebih dengan maksud untuk memperoleh manfaat atau keuntungan. Untuk
meningkatkan daya saingnya ditentukan oleh kualitas bisnis tersebut. Salah satu penentu
kualitas bisnis adalah manajemen proyek. Manajemen proyek merupakan suatu kegiatan
yang dinamis dalam merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan
sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan.
Seiring dengan kemajuan teknologi muncul aplikasi perangkat lunak sebagai pendukung
manajemen proyek yang memiliki pengelolaan kegiatan, sumber daya, biaya dan
penjadwalan. Dalam makalah ini penulis mencoba untuk mengemukakaan seberapa kuat
pengaruh manajemen proyek terhadap kualitas bisnis di Indonesia yang sedang
mengalami krisis.
Kata kunci: Manajemen Proyek, Kualitas Bisnis, Aplikasi Perangkat Lunak
PENDAHULUAN
Dalam masyarakat yang makin maju, suatu organisasi harus dikelola secara
efektif dan efisien dan dalam mencapai tujuan, peran organisasi yang optimal sangat
dibutuhkan. Organisasi yang mengelola interaksi masyarakat dapat dibedakan menjadi
organisasi profit dan nonprofit. Organisasi nonprofit lebih berorientasi pada tujuan nilai
sosial yang menekankan kegiatan pelayanan pada kelompok masyarakat dan terdiri
organisasi profesi, keagamaan, politik, kebudayaan yang memiliki misi dan visi sosial
yang berbeda-beda. Sedangkan organisasi bisnis lebih menekankan pada tujuan profit
atau keuntungan untuk mempertahankan kelangsungan operasinya.
Bisnis merupakan sebuah kegiatan atau usaha yang mempunyai aktivitas terpadu
yang meliputi pertukaran barang, jasa atau uang yang dilakukan oleh dua pihak atau
lebih dengan maksud untuk memperoleh manfaat atau keuntungan. Dengan demikian,
bisnis merupakan proses sosial yang dilakukan oleh setiap individu atau kelompok
melalui proses penciptaan dan pertukaran kebutuhan dan keinginan akan suatu produk
tertentu yang memiliki nilai atau memperoleh manfaat atau keuntungan.
Organisasi bisnis dijalankan dalam rangka memenuhi kebutuhan dan keinginan
pasar konsumen untuk mendapatkan keuntungan, dikenal dengan istilah perusahaan.
Dalam perkembangan selanjutnya, organisasi bisnis tidak hanya menjaga tingkat
keuntungan tertentu melainkan juga berkepentingan untuk menjaga kelangsungan hidup
sumberdaya alam dan lingkungan sosial.
Kegiatan bisnis merupakan sebuah sistem ekologis yang sangat terkait dengan
lingkungan di sekitarnya. Dalam masyarakat yang semakin terbuka (globalisasi), maka
kegiatan bisnis harus mampu bersikap fleksibel dan melakukan adaptasi. Sebagai suatu
sistem, bisnis merupakan proses pengelolaan beberapa subsistem yang berhubungan
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
dengan proses produksi. Subsistem dari suatu organisasi terdiri dari input, proses, dan
output (produk atau jasa). Setiap subsistem dapat mempengaruhi aktivitas organisasi
kerja secara keseluruhan. Dalam era globalisasi dan liberalisasai perekonomian, hanya
bisnis yang mempunyai kompetensi yang dapat bersaing di pasar.
Model pengelolaan bisnis negara-negara berkembang di benua Asia dan Afrika
dengan negara-negara maju terdapat perbedaan yang signifikan. Negara-negara
berkembang tersebut merupakan negara bekas jajahan yang tidak mengalami proses
pengelolaan bisnis yang matang. Hal ini disebabkan oleh perhatian yang besar dalam
perjuangan untuk memperoleh kemerdekaan. Sebab selama masa penjajahan, hak-hak
negara jajahan telah dirampas oleh negara-negara maju. Pengelolaan bisnis Indonesia
dikuasai oleh negara kolonial Belanda, termasuk bentuk dan model bisnis yang
diterapkan. Model dikotomi pengelolaan bisnis jelas tidak sesuai dengan jiwa dan
kepribadian bangsa Indonesia yang mengutamakan sifat kekeluargaan. Hal ini tidak
dapat dielakkan karena ketergantungan negara berkembang pada model dan teknologi.
Akibatnya, pengelolaan bisnis yang berkembang di Indobesia saat ini adalah berbentuk
kapitalistik dengan sifat dikotomi.
Bisnis merupakan sumberdaya manusia untuk memproduksi barang atau jasa
dan mengadakan pekerjaan bersama. Sumberdaya manusia merupakan elemen inti dari
kegiatan bisnis. Berdasarkan tingkat kepentingan dan ketertibannya di dalam bisnis,
maka SDM dapat diklasifikasikan dalam 4 kategori, yaitu pemilik modal, manajer,
tenaga kerja, dan konsumen. Secara umum, maksud dan tujuan bisnis sangat terkait erat
dengan faktor-faktor berikut pemenuhan kebutuhan dan keinginan konsumen,
keuntungan usaha, pertumbuhan dan perkembangan yang berkelanjutan, mengatasi
berbagai resiko dan tanggung jawab sosial.
Pada dekade 1990-an, bisnis telah dihadapkan pada berbagai tantangan ekonomi
dunia. Salah satu permasalahan yang mendapat perhatian serius dari berbagai kalangan
adalah tanggung jawab sosial. Tanggung jawab sosial yang dipermasalahkan adalah
kepedulian dunis bisnis terhadap kualitas produk, pemeliharaan tenaga kerja/hak-hak
pekerja (internal), dan sumberdaya alam/lingkungan (eksternal). Perubahan iklim bisnis
membawa pengaruh terhadap banyak hal. Agar bisnis tetap berjalan dengan baik dan
mencapai tingkat keuntungan yang diharapkan, maka bisnis harus peka terhadap
permasalahan tersebut. Hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi persaingan bisnis
global pada abad ke-21.
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang pesat telah mengubah
peran bisnis masa kini. Akibat semakin majunya teknologi, suatu negara dapat relatif
mudah mendistribusikan produknya ke negara lain dan mengubah cara-cara bisnis yang
dikelola. Dalam era seperti ini, barang, jasa, maupun uang, mengalir dengan mudah
melewati batas-batas yang jelas. Dalam pasar global, pesaing datang dari negara yang
berbeda dengan memasarkan produknya dengan kualitas tinggi dan harga bersaing.
Teknologi mendorong perubahan struktur organisasi. Organisasi bisnis modern
beroperasi dalam lingkungan yang berubah-ubah secara tepat. Teknologi digunakan
antara lain agar perusahaan mampu mengantisipasi perubahan secara lebih cepat.
Tuntutan pengambilan keputusan yang lebih cepat mendorong organisasi bisnis lebih
terdesentralisasi.
Derasnya arus globalisasi banyak berkaitan dengan kemajuan teknologi
informasi dan komunikasi yang dicapai dunia memungkinkan produsen dan konsumen
yang berasal dari negara-negara yang berbeda berkomunikasi satu dengan yang lainnya
menggunakan bentuk komunikasi yang bermacam-macam. Dunia bisnis menuntut
penguasaan skill yang berbeda karena kebutuhan tenaga kerja dengan skill tertentu akan
ISBN : 979-99735-1-1
B-4-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
dipenuhi dengan memilih tenaga yang berkualitas tanpa melihat kewarganegaraannya.
Sehingga sangat mungkin tenaga kerja dari suatu negara ke negara lain relatif lebih
mudah.
Tantangan Kualitas
Dalam era globalisasi dan liberalisasi perdagangan, kunci untuk meningkatkan
daya saing suatu perusahaan adalah kualitas. Jaminan kualitas tersebut antara lain
sertifikat ISO seri 9000 dan ISO seri 14000. Sertifikat ISO seri 9000 berorientasi
pengelolaan internal untuk mengukur perusahaan-perusahaan yang memiliki produk,
pelayanan, dan praktek-praktek manajemen. Sedangkan ISO 14000 berorientasi untuk
lingkungan eksternal, yaitu memperhitungkan dampak yang ditimbulkan organisasi
terhadap lingkungannya. Total Quality Management merupakan paradigma baru dalam
menjalankan bisnis yang berupaya memaksimumkan daya saing organisasi melalui
perbaikan secara berkesinambungan atas kualitas produk, jasa, manusia, proses dan
lingkungan organisasi.
Apa sesungguhnya kualitas itu? Setiap pakar memberikan definisi kualitas
berdasarkan sudut pandangnya masing-masing. Philip Crosby mendefinisikan kualitas
sebagai sama/sesuai dengan persyaratan. William E. Deming (pakar kualitas)
menyatakan bahwa kualitas merupakan suatu tingkat yang dapat diprediksi dari
keseragaman dan ketergantungan pada biaya yang rendah dan sesuai pasar. J.M. Juran
mengartikan sebagai cocok digunakan (fitness for use). Sedangkan menurut Goetsch
dan Davis (1995) kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan
produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan.
Jadi pengertian kualitas tidak terbatas pada produk akhir yang dihasilkan perusahaan.
Menurut Garvin (dalam Lovelock, 1994) paling tidak ada lima alternatif perspektif
kualitas yang biasa digunakan trancendental approach, product based approach, user
based approach, manufacturing approach, dan value based approach.
Kualitas memiliki keterkaitan erat dengan kepuasan pelanggan. Kualitas
memberikan dorongan kepada pelanggan untuk menjalin ikatan yang kuat denga
perusahaan. Dalam jangka panjang, ikatan seperti ini memungkinkan perusahaan untuk
memahami seksama harapan pelanggan serta kebutuhan mereka. Dengan demikian
perusahaan dapat meningkatkan kepuasan pelanggannya, dimana perusahaan
memaksimumkan pengalaman pelanggan yang menyenangkan dan meminimumkan
atau meniadakan pengalaman pelanggan yang kurang menyenangkan. Pada gilirannya,
kepuasaan pelanggan dapat menciptakan kesetiaan atau loyalitas pelanggan terhadap
perusahaan yang memberikan kualitas yang memuaskan. Semua manfaat yang ada
diatas pada gilirannya mengarah pada peningkatan daya saing berkelanjutan dalan
organisasi yang mengupayakan pemenuhan kualitas yang bersifat customer-driven.
Dalam jangka panjang perusahaan demikian akan tetap survive dan menghasilkan laba.
Penekanan kualitas pada hakikatnya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu
penekanan teknis/manufaktur dan penekanan pada konsumen. Secara teknis, produk
dikatakan berkualitas jika telah memenuhi spesifikasi tertentu. Namun hal tersebut tidak
menjamin produk laku di pasar. Untuk itu, produk juga harus memenuhi spesifikasi
yang ditetapkan oleh konsumen. Dipandang dari sisi konsumen, produk dikatakan
berkualitas jika produk tersebut mampu memenuhi kebutuhan konsumen. Dengan
demikian, kualitas adalah tingkat kesesuaian produk dengan kebutuhan konsumen.
ISBN : 979-99735-1-1
B-4-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
METODA
Konsep manajemen proyek merupakan buah pemikiran tentang manajemen yang
ditujukan untuk mengelola kegiatan yang berbentuk proyek. Makin maju peradaban
manusia, yang salah satu cirinya ditandai dengan penemuan di bidang ilmu dan
teknologi maka makin kompleks dan canggih proyek yang dikerjakan dengan
melibatkan penggunaan sumber daya dalam bentuk tenaga manusia, material dan dana
yang jumlahnya bertambah besar. Dengan demikian para “kompetitor” didorong untuk
mencari dan menggunakan cara-cara pengelolaan, metode serta teknik yang paling baik
sehingga penggunaan sumber daya benar-benar efisien. Dalam rangka mencari cara
pengelolaan proyek yang dianggap paling baik inilah kemudian diperkenalkan
manajemen proyek.
Menurut H. Kerzner (1982) manajemen proyek adalah merencanakan,
mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai
sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh, manajemen proyek
menggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horizontal.
Manajemen proyek dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dinamis dan berbeda
dengan kegiatan operasional rutin. Dinamika dan perilaku proyek berpengaruh besar
terhadap pengelolaan adalah non rutin, waktu relatif pendek, aneka ragam kegiatan
dengan intensitas naik turun secara tajam dan melibatkan multiorganisasi dan banyak
peserta. Berbagai pemikiran manajemen yang telah ada berpengaruh besar terhadap
konsep manajemen proyek, beberapa diantaranya adalah manajemen klasik
(fungsional), pemikiran sistem, dan pendekatan situasional. Manajemen klasik yang
sesuai untuk menangani kegiatan operasional rutin dianggap kurang cepat dalam
menanggapi tuntutan dan perilaku kegiatan proyek. Untuk itu diperlukan berbagai
penyesuaian seperti melembagakan atas kegiatan horizontal.
Beberapa teknik dan metode yang spesifik untuk menangani kegiatan proyek
yang sampai derajat tertentu membedakannya dari manajemen klasik, diantaranya
adalah seperti diuraikan berikut ini:
1. Merencanakan
Pada aspek perencanaan baik manajemen proyek maupun klasik keduanya
mengikuti hirarki perencanaan (sasaran-objektif-strategi-operasional). Namun pada
tahap operasional, manajemen proyek perlu didukung oleh suatu metode
perencanaan yang dapat menyusun secara cermat urutan pelaksanaan keguatan
maupun penggunaan sumber daya bagi kegiatan-kegiatan tersebut, agar proyek
dapat diselesaikan secepatnya dengan penggunaan sumber daya sehemat mungkin.
Metode dan teknik yang dimaksud adalah:
 Analisis jaringan kerja, seperti Metode Jalur Kritis (CPM), Teknik Pengkajian
dan Telaah Proyek (PERT), dan Metode Preseden Diagram (PDM)
 Metode penyusunan perkiraan biaya proyek dilakukan dengan bertahap, sesuai
dengan keperluan dan informasi yang tersedia pada waktu yang bersangkutan
yang dikenal dengan perkiraan biaya pendahuluan (preliminary cost estimate),
perkiraan biaya proyek (project budget) dan perkiraan biaya definitif (definitif
estimate)
ISBN : 979-99735-1-1
B-4-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
2. Mengorganisir
Dibuat susunan organisasi yang memacu terselenggaranya arus kegiatan horizontal
maupun vertikal, dengan tujuan dicapainya penggunaan sumber daya secara
optimal.
3. Memimpin
Pimpinan tunggal dari kelompok dan bagian organisasi yang diserahi tugas khusus
(proyek) yang dapat bertindak sebagai:
 pusat sumber informasi bagi semua masalah yang berkaitan dengan proyek
 melakukan koordinasi dan tindak lanjut antara peserta proyek
 integrator dan pendorong agar kegiatan-kegiatan dikerjakan sesuai prioritas dan
kepentingan yang lain dari proyek.
 saccountability (penanggung gugatan) terhadap pelaksanaan penyelanggaraan
proyek.
4. Mengendalikan
Dalam kegiatan proyek, diperlukan adanya keterpaduan antara perencanaan dan
pengendalian yang relatif lebih erat dibanding dalam kegiatan yang bersifat rutin.
5. Menggunakan Pendekatan Sistem
Pendekatan ini menekankan bahwa proyek adalah bagian dari siklus sistem yang
lengkap. Dengan demikian penanganannya hendaknya mengikuti metodologi
sistem. Untuk mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik dipakai engineering
sistem, sedangkan pada tahap implementasi dipakai manajemen sistem.
HASIL DAN DISKUSI
Pemahaman konsep manajemen proyek dapat dipahami lebih lanjut dalam
aplikasinya dengan perangkat lunak yaitu Microsoft Office Project. Program ini
merupakan sistem perencanaan yang dapat membantu penjadwalan suatu proyek atau
serangkaian pekerjaan. Dengan bantuan program ini, seorang pimpinan proyek akan
dibantu memperhitungkan jadwal waktu proyek secara terperinci pekerjaan demi
pekerjaan. Kapan proyek akan selesai jika pekerjaan dimulai hari ini. Jika yang
ditangani adalah suatu proyek besar, maka Microsoft project mampu menghubungkan
antara suatu subprojek dengan subproyek yang lain yang saling berkaitan, lalu
mengelola kesemuanya ke dalam suatu file proyek.
Microsoft Project melakukan pencatatan dan pemantauan terhadap penggunaan
sumber daya (resource) baik yang berupa sumber daya manusia maupun sumber daya
yang berupa peralatan-peralatan dengan kemampuan antara lain mencatat kebutuhan
tenaga antara lain mencatat kebutuhan tenaga kerja pada setiap sektor pekerjaan,
mencatat jam kerja para pegawai, jam lembur dan menghitung pengeluaran sehubungan
dengan ongkos tenaga kerja, memasukkan biaya tetap, menghitung total biaya proyek
serta membantu mengontrol penggunaan tenaga kerja pada beberapa pekerjaan untuk
menghindari kelebihan beban pada penggunaan tenaga kerja. Oleh karena itu, program
ini sangat berguna untuk membantu seorang perencana proyek untuk membuat
perencanaan atau penjadawalan terhadap proyek-proyek yang sedang dan akan
dikerjakan. Dari perencanaan dan penjadwalan tersebut, dapat dihasilkan suatu rencana
proyek yang lebih kongkrit dan mudah dipahami.
ISBN : 979-99735-1-1
B-4-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
Dari rencana proyek yang lebih kongkrit ini memungkinkan semua orang yang
terlibat dalam proyek ini, baik pimpinan, perencana dan para pelaksana dapat
melakukan negosiasi awal dengan melibatkan pengelolaan task (bermacam-macam
kegiatan/pekerjaan), resource (sumber daya manusia, peralatan yang dialokasikan untuk
mengerjakan pekerjaan tersebut), cost (berupa biaya yang dikeluarkan untuk masingmasing task), schedule (jadwal kapan pekerjaan akan dimulai dan kapan selesai). Jika
semua pihak yang terkait telah menyetujuinya, rencana proyek ini kemudian ditetapkan
sebagai rencana dasar atau dalam Microsoft Project disebut sebagai baseline. Untuk
memantau apakah perkembangan yang terjadi di lapangan sudah sesuai dengan rencana
maka memasukkan informasi tersebut ke dalam Microsoft Project. Tahapan ini disebut
tracking.
Program ini dapat memperhitungkan apakah perkembangan yang terjadi itu
lebih lambat atau lebih cepat dari yang direncanakan. Dari informasi ini penanggung
jawab proyek dapat menyesuaikannya jika proyek lebih lambat dari yang dijadwalkan,
maka dapat dilakukan penjadwalan ulang atau menambahkan sumber daya pada
pekerjaan-pekerjaan yang dianggap terlambat dari jadwal, serta memantapkan kembali
penjadwalan antar pekerjaan. Jika proyek lebih cepat dari yang dijadwalkan, proyek
tersebut dapat dianalisa kembali apakah ada sumber daya yang dapat dikurangi dan
mungkin tindakan lain yang dianggap tepat.
Setelah melakukan proses diatas, seorang perencana dapat menyajikan setiap
posisi ke dalam suatu laporan. Laporan ini dapat disajikan dalam beberapa sudut, baik
dari sudut penjadwalan, penggunaan sumber data, pengeluaran biaya baik biaya tetap,
biaya peralatan dan biaya tenaga kerja sehingga hasilnya dapat dianalisis. Semua
pekerjaan yang bisa direncana, disusun jadwal urutan pengerjaannya, direncanakan
tenaga kerjanya, peralatan dan bahan-bahannya, biaya serta memerlukan pemantauan
hasil pelaksanaannya maka kesemua pekerjaan itu dapat dibantu pengelolaannya
menggunakan Microsoft Project. Pada Gambar 1, 2, dan 3 dibawah ini merupakan
contoh penggunaan aplikasi perangkat lunak yang mendukung manajemen proyek.
Gambar 1. Diagram Penjadwalan
ISBN : 979-99735-1-1
B-4-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
Gambar 2. Rencana Kegiatan
Gambar 3. Sumber Daya Manusia
KESIMPULAN
Manajemen proyek merupakan salah satu faktor penentu kualitas bisnis yang
memiliki kemampuan untuk merencanakan, mengorganisir, memimpin dan
mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang
telah ditentukan. Manajemen proyek dapat dimanfaatkan untuk menghadapi situasi yang
menyangkut reputasi perusahaan, derajat keterkaitan dan ketergantungan yang amat
besar, dan besarnya ukuran kegiatan (usaha). Seiring dengan kemajuan teknologi
muncul aplikasi perangkat lunak pendukung manajemen proyek. Salah satunya
Microsoft Project yang memiliki kemampuan untuk pengelolaan task (bermacammacam kegiatan/pekerjaan), resource (sumber daya manusia, peralatan yang
dialokasikan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut), cost (berupa biaya yang
dikeluarkan untuk masing-masing task), schedule (jadwal kapan pekerjaan akan dimulai
dan kapan selesai). Dengan pengelolaan yang optimal dengan metode tersebut
diharapkan dapat meningkatkan kualitas bisnis di Indonesia dalam menghadapi pasca
krisis saat ini.
ISBN : 979-99735-1-1
B-4-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
DAFTAR PUSTAKA
Crosby, P. 1996. Quallity is Free: The Art of Making Quality Certain. New York:
McGraw-Hill Book Co.
Goersch, L. and Stanley, D. 1994. Introduction to Total Quality: Quality Productivity,
Competitiveness. Englewood, Cliffs, N.J: Prentice Hall International, Inc.
Kismono, G. 2001, Bisnis Pengantar. Yogyakarta: BPFE.
Kusrianto, A. 2005. Panduan Lengkap Memakai Microsoft Project 2003. Jakarta: Elex
Media Komputindo.
Lovelock, C. 1994. Product Plus. New York: McGraw-Hill. Inc.
Soeharto, I. 1997. Manajemen Proyek: dari konseptual sampai operasional. Jakarta:
Erlangga.
Tjiptono, F. 2002. Strategi Bisnis. Yogyakarta: Andi.
ISBN : 979-99735-1-1
B-4-8