1 POKOK BAHASAN DESKRIPSI Pertemuan pertama ini membahas

POKOK BAHASAN
MEDIA PROMOSI EVENT
DESKRIPSI
Pertemuan pertama ini membahas mengenai tahap dan tujuan yang ingin dicapai dalam
rencana kegiatan kampanye dengan mengunakan media yang telah ditentukan sesuai
dengantujan dari kampanye yang dibuat. Strategi membuat perencanaan media tersebut
menjadi lebih efektif dan efisien dalam pelaksanaannya. Bauran promosi yang digunakan
hingga publikasi terhadap khalayak internal dan eksternalnya.
TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS
Materi dalam modul ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan dan pemahaman
mengenai tahap dan tujuan yang ingin dicapai dalam rencana kegiatan kampanye dengan
mengunakan media yang telah ditentukan sesuai dengantujan dari kampanye yang dibuat.
Strategi membuat perencanaan media tersebut menjadi lebih efektif dan efisien dalam
pelaksanaannya. Bauran promosi yang digunakan hingga publikasi terhadap khalayak internal
dan eksternalnya.
Perencanaan Kampanye Periklanan
Penyampaian pesan pada strategi kampanye dalam komunikasi pemasaran ditujukan
untuk
memberikan informasi baru, layanan baru, produk baru, dan keuntungan baru.
Penyampaian informasi itu diharapkan dapat mengubah pengetahuan dan referensi publik
1
terhadap produk dan perusahaan. Berbagai tahap dan tujuan yang ingin dicapai dalam rencana
kegiatan kampanye adalah:
1. Setelah bertambahnya pengetahuan publik mengenai informasi yang diberikan,
diharapkan pesan itu dapat mengubah persepsi dan memotivasi publik untuk melakukan
tindakan yang diharapkan.
2. Strategi kampanye, fokus kegiatan komunikasi pemasaran dengan tujuan untuk
menggiring opini publik agar menguntungkan perusahaan.
3. Kampanye persiapan. Persiapan kegiatan kampanye produk dan layanan dengan
melakukan observasi terhadap organisasi atau perusahaan, produk dan layanan, yang
akan disampaikan pada publik.
4. Potensi segmentasi pasar. Dalam menetapkan pesan serta media yang digunakan, kita
perlu memahami karakteristik sasaran agar pesan yang disampaikan dapat mengangkat
kebutuhan dan keinginan sasaran, yaitu sasaran yang memiliki daya beli tinggi.
5. Merencanakan, mengorganisasi, dan menganggarkan. Sumber informasi dan penerima
pesan dapat menentukan strategi dan perencanaan, mulai dari merencanakan media
yang tepat, kegiatan yang dilaksanakan, pengorganisasian, penentuan anggaran, serta
mengukur hasil.
6. Produksi. Setelah semua mendapatkan persetujuan, proses selanjutnya adalah produksi
terhadap seluruh media yang digunakan dan persiapan kegiatan yang akan dilakukan.
7. Komunikasi. Kegiatan komunikasi memiliki dua sasaran, yaitu khalayak internal dan
eksternal. Pada khalayak internal, komunikasi ditujukan untuk menyamakan persepsi
terhadap strategi pesan yang akan disampaikan pada khalayak. Dengan demikian,
siapa pun yang berada di lingkungan internal perusahaan harus dapat menjelaskan
apabila terjadi penyimpangan pemahaman terhadap pesan yang disampaikan, selain
juga dapat berperan sebagai pemasar perusahaan. Sedangkan pada khalayak
eksternal, komunikasi yang disampaikan melalui berbagai media yang telah disiapkan
maupun berbagai kegiatan serta klarifikasi pemahaman publik atas pesan yang
disampaikan, sehingga efek yang ingin dicapai dapat terwujud sesuai rencana yang
telah ditetapkan.
8. Monitoring. Pengawasan atau pemantauan perlu dilakukan perusahaan agar kegiatan
itu sesuai dengan peta perencanaan yang telah disusun. Dalam tahap monitoring ini
dapat dilihat hasil sementara dan juga dapat dilakukan perubahan strategi jika memang
diperlukan.
2
9. Evaluasi dan Rekomendasi. Di akhir kegiatan adalah pengukuran tingkat pencapaian
strategi yang diterapkan. Evaluasi ini dapat membantu perusahaan melakukan analisis
atas kegiatan komunikasi pemasaran dan media yang digunakan, sebagai upaya untuk
mempertajam strategi yang dikembangkan untuk masa mendatang.
Aplikasi Kampanye Produk
Perencanaan strategi dibagi menjadi tiga tujuan, yaitu: mempertahankan citra merek;
membuat kampanye kinerja baru, produk baru, layanan baru dan teknologi baru; serta
komunikasi untuk menangkal isu, komunikasi krisis, dan hubungan finansial. Media dan
kegiatan dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mempertahankan Citra Merek, meliputi:

Media cetak, misalnya publikasi surat kabar dan majalah yang berbentuk
publisitas atau siaran pers.

Pengembangan marketing kit seperti folder, flyer, poster dan katalog

Iklan luar ruang

Presentasi multi media dan promosi

Situs jejaring (layanan on-line dan off-line)

Iklan televisi
2. Membuat kampanye kinerja baru, produk baru, layanan baru dan teknologi baru,
meliputi:

Pameran

Siaran pers untuk media cetak dan elektronik

Marketing kit

Talkshow (radio dan televisi)

Berita iklan (iklan layanan masyarakat dan iklan komersial)

Promosi luar ruang
3. Komunikasi untuk menangkal isu, komunikasi krisis, dan hubungan finansial, yang
meliputi:

Siaran pers dan konferensi pers

Talkshow (radio dan televisi)

Tanggung jawab perusahaan
3

Perencanaan anggaran tahunan
Peluncuran Citra dan Produk Baru
Dalam strategi komunikasi pemasaran, peluncuran produk baru terfokus pada strategi
penggunaan media dan non media, termasuk strategi pesan yang akan disampaikan pada
khalayak yang beragam. Strategi itu dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Citra baru, bertujuan untuk menciptakan ekuitas korporat, kultur perusahaan, visi dan
misi perusahaan, kebijakan perusahaan dan sebagainya.
2. Produk baru; dalam peluncuran produk baru, pesan yang disampaikan bertujuan untuk
mencapai ekuitas produk, kinerja produk, termasuk daftar produk lain yang sudah
dimiliki.
Hubungan antara citra dan produk berkaitan sangat erat. Produk yang bermutu dapat
meningkatkan citra perusahaan, sedangkan citra perusahaan yang buruk akan menyebabkan
konsumen enggan menggunakan produk itu. Sebaliknya perusahaan yang menghasilkan
produk berkualitas baik akan menunjukkan citra yang tinggi, sehingga apa pun produk yang
dihasilkan akan dianggap berkualitas dan menarik perhatian konsumen.
Strategi promosi penjualan ditentukan oleh cakupan wilayah garapan, sasaran personal,
dan tempat segmen sasaran berada.
Dalam kampanye produk atau branding, kegiatan event management telah disusun
dalam rerangka perencanaan tetap dan dilakukan secara berkelanjutan. Event management
lain yang dapat dimanfaatkan sebagai peluang promosi adalah hari besar nasional atau
pameran berskala nasional atau regional.
Kegagalan dalam pelaksanaan event management disebabkan karena kegiatan itu tidak
didukung oleh media promosi seperti banner, poster, flyer dan spot iklan di radio. Dengan
begitu, dukungan media masa seperti surat kabar, radio, dan majalah sangat penting dalam
mensukseskan kegiatan promosi ini, selain profesionalitas event organizer dan gagasan kreatif
yang merupakan bahan pertimbangan bagi manajer komunikasi pemasaran.
Media Promosi event meliputi segenap perangkat yang dapat memuat atau membawa
pesan-pesan penjualan kepada calon pembeli/ pengunjung. Hampir semua jenis media promosi
4
dapat dimafaatkan untuk menarik dan sekaligus menyampaikan pesan kepada konsumen.
Media merupakan bagian terpenting dari sebuah event karena melalui media tersebut calon
pembeli/ pengunjung dapat tahu dan mengenal produk atau jasa apa yang ingin
dikomunikasikan.
Media penyampai pesan memegang peranan penting dalam proses komunikasi. Tanpa
media, pesan tidak akan sampai kepada kelompok audiens yang kita inginkan. Oleh karena itu,
memilih media yang tepat akan sangat menentukan apakah pesan yang ingin disampaikan
akan sampai atau tidak. Pemilihan media untuk penyampai pesan memerlukan banyak
pertimbangan. Pemilihan media bisa didasarkan pada tujuan promosi yang dilakukan dan atas
keterlibatan konsumen dalam proses pembelian terhadap produk yang ditawarkan jika memang
event ini untuk penjualan produk. Dalam media promosi terdapat media periklanan yang oeh
Rhenald Kasali media periklanan dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
1. Media Lini Atas atau Above The Line media yang terdiri dari iklan-iklan yang di muat dalam
media cetak (surat kabar, majalah dan tabloid), media elektronik (radio, televisi dan bioskop)
dan media luar ruang (billboard dan transportasi).
2. Media lini bawah atau Below The Line yang terdiri dari seluruh media diatas seperti direct
mail, pameran, point of sale, display material, agenda, souvenir dan lain-lain.
Memilih Khalayak Sasaran
Berhasilnya strategi media mensyaratkan bahwa khalayak sasaran harus dituju dengan
jelas. Karena orang-orang yang memiliki karakteristik bersama cenderung bertindak dalam
cara-cara serupa.
Merinci Tujuan-tujuan media
Sebuah perusahaan biasanya memiliki tujuan-tujuan organisasi tertentu yang
membentuk tujuan-tujuan pemasaran yang mampu berjalan dengan tujuan yang memiliki
tingkat yang lebih tinggi dan berkontribusi pada tujuan mengunakan media promosi dan media
periklanan. Berikut 5 tujuan penting dalam perencanaan media:
a. Jangkauan
Ukuran seberapa banyak anggota-anggota berbeda dari khalayk sasaran yang
bersinggungan dengan pesan sang pengiklan setidaknya seklai dalam satu periode
tertentu.
5
b. Frekuensi
Seberapa sering khalayak sasaran bersinggungan dengan iklan selama
beberapa periode.
c. Bobot
Ukuran khalayak sasaran kombinasi yang dijangkau oleh pesan media dalam
satu rencana media tunggal berfungsi untuk mencapai jangkuan dan frekuensi yang
dikehendaki dengan memahami seberapa banyak periklanan total yang diperlukan
selama satu periode tertentu. Keefektifan dan keefisienan sebuah media.
d. Keberlanjutan
Bagaimana agar rencana anggaran media promosi/ periklanan dialokasikan
seiring dengan berjalannya waktu
e. Biaya
Merancang cara-cara apa yang paling murah agar tercapai suatu tujuan
tertentu.
Dengan
memecahkan
isu-isu
biaya
ketika
mereka
berupaya
mengalokasikan anggaran promosi dan periklanan yang efektif sambil tetap
memenuhi tujuan-tujuan lainnya.
Promosi Penjualan Berorientasi Konsumen
Oleh Beleh & Belch (2004) disebutkan ada delapan bentuk kegiatan promosi penjualan
yang ditujukan kepada konsumen, yaitu sample, kupon, hadiah, kontes dan undian, rabat,
bonus kemasan, dan even pemasaran. Kegiatan-kegiatan itu ditujukan untuk meraih tujuan
dasar yaitu:

Memperkenalkan produk baru atau termasuk dalam tahapan awareness konsumen kepada
produk.

Memosisikan kekuatan produk (product equity) di benak konsumen

Merangsang pembelian sebagai akibat turunnya penjualan

Mempertahankan posisi produk karena gerakan pesaing atau masuknya pesaing baru

Menciptakan atau mendorong terjadinya perubahan perilaku konsumen.
Kupon
Kupon adalah cara yang sama jitunya untuk mempengaruhi konsumen agar melakukan
pembelian.
6
Rabat
Rabat (atau juga disebut refund) adalah pengembalian sejumlah pembayaran yang
diberikan oleh perusahaan pada konsumen yang telah sepakat untuk membeli sejumlah paket
produk. Rabat diberlakukan dengan alasan sebagai berikut :

Masa uji coba produk di mana perusahaan mengeluarkan produk baru, sehingga sebagai
daya tarik, rabat diharapkan dapat meningkatkan perhatian pasar akan keberadaan produk
baru itu.

Sebagai strategi penjualan karena munculnya pesaing baru pada produk sejenis.

Sebagai upaya untuk menghabiskan stok produksi akhir tahun, yang kita kenal dengan
istilah “cuci gudang”

Sebagai upaya memperkenalkan kepada konsumen sasaran yang baru agar mau mencoba
produk itu. Biasanya mereka adalah kelompok konsumen yang daya belinya lebih rendah
daripada konsumen sasaran utama.
Sampel
Beberapa perusahaan menggunakan sample (contoh produk) untuk mempengaruhi
minat konsumen terhadap poduk mereka agar mereka beralih dari produk pesaing. Terkadang
sample juga dimanfaatkan untuk memperkenalkan produk baru. Penyebaran sample produk ini
dilakukan dengan tiga cara, yaitu :

Mendampingi produk atau brand lain yang sudah eksis di pasar

Ditawarkan dengan bantuan sales promotion girl/man di pusat-pusat keramaian

Ditawarkan dari rumah kerumah
Premium
Premium adalah cara lain untuk menarik perhatian konsumen dengan cara memberikan
harga khusus pembelian. Terkadang hadiah ditujukan untuk memberikan daya tarik.
Bonus Kemasan
Bonus kemasan diberikan kepada konsumen dengan memberikan produk yang
volumenya lebih besar selama bulan promosi atau saat pameran. Perbedaan volume atau
ukuran ini tidak mengubah harga yang berlaku di pasar.
7
Program Frequency
Bentuk promosi ini adalah cara untuk memperkuat loyalitas pelanggan, dan saat ini
cukup popular digunakan.
Kontes dan Undian
Kontes adalah metode promosi yang memberikan peluang pada seseorang untuk ambil
bagian dalam kompetisi (yang terkait dengan kemampuan personal), misalnya membuat nama,
menulis slogan perusahaan atau produk, membuat pantun atau puisi, atau membuat kue yang
bertuliskan nama produk atau perusahaan.
Point-of-Purchase (POP) dan Point-of-Sales (POS)
Dalam program promosi yang digunakan pada middleman (pedagang perantara), Point
of Purchase Display dilakukan perusahaan untuk mempromosikan produk. Kebanyakan took,
distributor atau peritel mau menerima produk suatu perusahaan apabila perusahaan itu
memberikan point of purchase semisal rak, poster, atau flier yang dapat menarik konsumen
agar membeli produk yang tersedia ditoko. Point-of-Purchase Display diberikan apabila ada
persetujuan antara perusahan dan distributor, peritel, atau took tentang penempatan produk
perusahaan, atau dapat dikatakan jika ada transaksi antara kedua belah pihak. Antara lain :

Leaflet (selebaran); lembaran kertas cetak yang dilipat jadi dua halaman atau lebih

Folder; lembahan cetak berupa map atau buku supaya mudah dibawa.

Katalog; brosur yang berisi rincian produk/layanan usaha biasanya dilengkapi dengan
gambar-gambar.

Kartu Pos; biasa dibagikan oleh manajemen hotel, maskapai penerbangan dan cafecafe. Pelanggan biasanya suka dan mengkoleksinya.

Stationery Set; erupa amplop, kop surat, pulpen, da
berbagai peralatan lain yang
terdapat nama produk atau jasa, lengkap dengan alamat dan nomor telepon.

Sisipan (stufler); leaflet yang disisipkan atau ditempatkan dalam kotak kemasan suatu
produk.

Biasanya diberi penjelasan penggunaan produk tersebut.

Hanging Mobile; Alat pajang yang biasanya digantung, bisa dalam bentuk 2D atau 3D

Wobler; Alat pajang yang biasanya ditempel di dinding atau di rak penjualan
menggunakan plastik mika atau sejenis sehingga gambar menjadi lentur. Biasanya
dalam bentuk 2D.
8

Self Stalker; Media cetak yang mempromosikan suatu produk dengan menempatkannya
langsung di rak.

Flag Chain; Rangkaian bendera kecil dengan menampilkan gambar produk, merek,
slogan atau gabungan dari semua itu. Bahan yang digunakan bisa dari kertas, plastik,
PVC, atau bahan sejenis.

Poster: poster bergambar dan full poster biasa dipakai untuk dekorasi ruangan.

Sticker; bahan promosi yang paling banyak, digunakan oleh banyak perusahaan, karena
sifatnya yang sangat fleksibel. Biasanya merupakan kebanggaan tersendiri bagi
konsumennya.

Kotak Dispenser; tempat untuk meletakan leaflet atau brosur, bahan dari acrylic, straw

board atau kayu triplek

Model Hiasan atau pajangan berupa miniatur

Merchandise/souvenir
Cooperative Advertising Program
Banyak perusahaan bersedia membayar sejumlah biaya yang dikeluarkan oleh
distributor/peritel dalam promosi atau iklan. Pembayaran ini bersifat negosiasi, artinya ada
beberapa perusahaan sekaligus yang menerapkan program promosi dan periklanan dengan
pembagian 40-60 % dari total biaya promosi, sementara sisanya dibayar produsen.
Specialty advertising
Specialty Advertising adalah daya tarik lain yang diberikan pada para middleman dan
konsumen puncak, diberikan dalam bentuk barang atau aksesories yang dapat mengingatkan
konsumen, distributor, dan peritel akan keberadaan produk perusahaan. Misalnya payung,
asbak, atau topi yang diberi logo atau brand perusahaan.
Push money
Push Money adalah komisi penjualan yang diberikan pada wiraniaga, distributor, atau
peritel yang berhasil menjual salah satu produk perusahaan melebihi produk lain dan produk
perusahaan pesaing.
Berikut ini adalah alat promosi yang biasanya digunakan oleh asosiasi dalam kampanye
pemasarannya.
DIRECT MAIL
9
Pemeliharaan (pembaharuan dan verifikasi keakutan data) daftar ini bisa dilakukan sendiri oleh
asosiasi atau diserahkan kepada penyedia jasa dari luar.
Kegiatan yang termasuk dalam pengelolaan daftar stakeholders adalah survey, analisis,
dan penelusuran data anggota, anggota kehormatan, pengurus, sponsor, peserta pameran, dan
sebagainya. Pendek kata, siapa pun yang menjadi stakeholders event. Aktivitas pengelolaan ini
harus dilakukan terus menerus:

Pembaruan perubahan alamat

Memonitor publikasi yang terkait dengan event atau asosiasi industri terkait.

Pembaruan data anggota

Mengklasifikasi data anggota yang aktif dan mencari anggota baru yang potensial.

Promosi melalui telemarketing kepada para stakeholders.

Menyediakan formulir pembaruan data anggota di meja pendaftaran pada setiap event,
rapat, dan pameran yang diselenggarakan.

Melakukan studi banding dengan organisasi sejenis dan direktori keanggotaan asosiasiasosiasi lain.

Mengirimkan faks untuk pembaruan informasi

Mengembangkan fitur respon langsung sebaik pada situs asosiasi berikut buletinnya.

Mengkaji kembali direktori keanggotaan

Memeriksa kembali alamat, nota penagihan yang diterima

Memriksa kembali spesifikasi pemasok, iklan, dan siaran pers.

Mengkaji kembali buku alamat Anda sendiri.
Misalnya, direct mail tidak terbatas untuk mengirimkan brosur promosi yang tertutup
didalam amplop. Direct mail juga dapat untuk mengirimkan berita singkat atau slogan yang
dituliskan pada amplop. Setiap pengiriman yang dilakukan oleh organisasi beberapa bulan
sebelum pelaksanaan event, sebaiknya juga dijadikan “penggugah”, atau pengingat, sebelum
penerima membuka amplop yang berisi surat-surat bisnis maupun kwitansi atau informasi
tentang event.
E-mail sekarang telah menjadi sarana pengiriman langsung yang sangat dominant. Email yang salah sasaran akan menjadi spam yang berdampak negative. Daftar target (opt-in
list) bisa dikembangkan dengan menanyakan alamat e-mail pada saat peserta mendaftarkan
(untuk memperbarui data peserta yang telah ada), pada formulir konfirmasi peserta, pada saat
event diselenggarakan, atau di surat-surat keanggotaan.
10
Direct mail mampu menciptaka citra event, memancing pembicaraan yang kemudian
disebar luaskan kepada kalangan pembacanya.
Sarannya yang pertama adalah ; Jualllah manfaatnya! Dengan demikian, desain brosur
bukan untuk memuaskan pemasar, tetapi untuk menarik minat calon peserta. Apa yang akan
diperoleh bila mereka membeli? Dengan berpedoman pada pertanyaan ini, jelaskan manfaat
dan fitur programnya. Fitur adalah komponen event seperti makanan, pembicara utama, atau
penawaran tujuh seminar dan dua rapat umum. Manfaat adalah apa yang akan diberikan oleh
program Anda kepada peserta. Jadi, sebaiknya buatlah kalimat yang diawali dengan kata
“Anda” untuk menjelaskan manfaat bagi peserta.
Manfaat adalah solusi untuk memecahkan masalah mereka, untuk memenuhi keinginan
mereka, menyeimbangkan antara kehidupan sosial, pribadi dan pekerjaan mereka, memberikan
kesempatan kepada mereka untuk menjalin jejaring yang semakin luas, meningkatkan laba
mereka, atau membantu mereka agar mampu berbicara kepada publik secara lebih efektif.
Manfaat yang ditulis pada brosur sebaiknya disarikan dari hasil survei kebutuhan pelanggan.
Cara efektif untuk mengatur anggaran bagi beberapa media adalah sebagai berikut:

Alokasikan anggaran untuk setiap media

Analisislah event lainnya yang lingkupnya sama/sejenis dan pelajari media iklan yang
dipergunakan.

Pelajarilah sejarah event asosiasi yang pernah diselenggarakan dan evaluasilah return
on investment dari penggunaan media iklan yang telah dipergunakan. Bila informasinya
tidak lengkap, sebaiknya tetap dilakukan penelusuran (misalnya dari situs web, dari
kupon yang dipasang bersama iklan, formulir yang dikembalikan melalui faks, formulir
pendaftaran yang dikirimkan kembali melalui pos, telepon, dll)
Misalnya, hasil iklan atau pengiriman langsung relative lebih mudah diukur, tetapi hasil
publikasi sangat sulit dikuantifikasi. Mengapa demikian? Karena iklan mejelaskan tentang event
itu sendiri, sedangkan publikasi menghasilkan pendapat pihak lain tentang organisasi dan
event, yang seringkali membingungkan dan tidak praktis. Dan yang terkait dengan strategi
pemasaran adalah iklan dikendalikan oleh pemasar yang memasang iklan; merekalah yang
menentukan desain, waktu, penempatan, dan pesan yang harus dituliskan/disampaikan.
Sedangkan untuk publikasi, pihak yang melakukan publikasi tidak memiliki wewenang untuk
mengarahkan pendapat/opini publik.
Keberhasilan publikasi biasanya lebih bermanfaat bagi investasi daripada iklan dan
brosur, karena respon terhadap publikasi murni dating dari pihak ketiga yang tidak dipengaruhi
11
oleh sponsor atau pemrakarsa event. Apa pun yang dikatakan oleh pihak ketiga akan lebih
mencerminkan kredibilitas daripada yang dikatakan oleh pemrakarsa atau sponsor, karena,
bagaimanapun juga, yang dikatakan oleh pemrakarsa atau sponsor cenderung mengandung
kepentingan pribadi atas keberhasilan event.
Publikasi Internal
Para pemasar event untuk asosiasi dagang atau professional, sebaiknya harus mencari
sumber internal terlebih dahulu, yaitu para stakeholders. Dewan pimpinan, staf, pengurus,
kepala-kepala fungsional/cabang, mantan pimpinan, mantan partisipan, dan sebagainya yang
mempunyai kepentingan terhadap keberhasilan event. Mereka adalah orang-orang yang, paling
tidak
tertarik,
dan
bahkan
mungkin
sangat
bersemangat
untuk
membantu
mempromosikan/menjual event.
Advertorial pada majalah atau surat kabar bidang industri tertentu. Terbitan-terbitan
seperti ini biasanya sangat senang dengan adanya advertorial event atau produksi tertentu
yang merupakan iklan terselubung suatu event maupun asosiasi. Panjang advertorial
tergantung pada ketersediaan halaman.
Publikasi Eksternal
Publikasi eksternal dilakukan untuk mencapai seluruh “keluarga” asosiasi dan
dimaksudkan sampai kepada orang-orang yang tidak memahami event tetapi berpotensi
sebagai pendukung. Mungkin mereka akan menjadi stakeholders bila memahami manfaat event
bagi organisasi maupun kalangannya.
Konfrensi pers merupakan salah satu cara terbaik untuk memberikan informasi dan
menjalin hubungan dengan lembaga yang dapat membantu meliput, mengakomodasi iklan dan
advertorial, serta memberikan waktunya bagi Anda untuk mengudarakan program promosi
event yang akan diselenggarakan.
Terdapat beberapa hal yang sebaiknya diperhatikan pada saat akan melakukan
konfrensi pers :
1. Lakukan konfrensi pers di tempat yang strategis mudah dijangkau dari sebagian besar
lokasi stasiun media elektronika dan media cetak.
2. Bertanyalah kepada beberapa insane pers tentang waktu yang tepat. Buatlah pertemuan
pada jam yang terbaik bagi mereka. Untuk stasiun televise, mungkin waktu yang terbaik
adalah pagi menjelang siang agar laporannya bias diudarakan pada sore atau petang.
12
Untuk surat kabar mungkin lebih tepat dilakukan di tengah minggu untuk menghindari
menumpuknya tugas-tugas mereka di akhir minggu.
3. Sediakan minuman dan makanan ala kadarnya dan jangan lupa tuliskan pada undangan.
4. Pastikan bahwa yang hadir pada konfrensi pers adalah orang-orang yang ditunjuk oleh
pihak yang berwenang, perhatikan identitasnya, siapkan tanda peserta di meja pendaftaran.
5. Bila pembicara utama disertakan pada konfrensi pers, siapkan panggung dan perangkatnya
sebaik mungkin (lampu yang cukup) agar bias diliput dengan kamera televise dan kamera
fotografer. Biografi pembicara disiapkan dan dibagikan kepada peserta yang hadir. Hal ini
yang sebaiknya dipertimbangkan adalah :

Tunjuklah moderator untuk memberikan perkenalan, mengumpulkan pertanyaan, dan
mengendalikan acara sesuai dengan waktu yang direncanakan.

Sediakan tempat yang lega untuk kemudahan gerak kamera.

Informasikan terlebih dahuluhal-hal yang perlu kepada pembicara

Sediakan fasilitas telepon, faksimili, fotokopi, sambungan internet, dan ruang untuk
wawancara bagi media-media yang memerlukan.
Teknik memasarkan kepada peserta pameran
Kuncinya adalah harus terjadi keseimbangan antara jumlah anjungan yang laku dengan
pengunjung/pembeli. Peserta pameran yang beberapa saja dan ruang pameran yang sepi
pengunjung merupakan mimpi buruk bagi pengelola pameran dan pemasar event.
Beberapa hal penting yang sebaiknya diperhatikan pada saat memasarkan ruang
pameran adalah :

Kinerja dan pertumbuhan pameran serta pengunjung-pembeli.

Pendapat dari para peserta pameran dan pengunjung tentang prospek ekonomi event
ini.

Kredibilitas dan tujuan organisasi pemrakarsa.

Melalui riset kuantitatif dan kualitatif, melakukan “kualifikasi” pembeli. Meskipun semua
pengunjung penting, peserta pameran tetap ingin mengetahui profil pembeli
potensialnya : profesionalisme, kewenangan, produk-produk yang diminati dan
dibutuhkan, dan karakteristik demografinya.

Peran pameran terhadap keseluruhan program konferensi. Apakah peserta pameran
ingini mengikuti seminar, kegiatan-kegiatan social, dan rapat umum yang akan
diselenggarakan ? Tidak sedikit peserta pameran yang kecewa karena tidak diizinkan
13
berpartisipasi pada program-program tertentu. Mereka kecewa karena merasa
ditempatkan sebagai “warga kelas dua”.

Penetapan persyaratan peserta pameran. Penjelasan yang baik tentang ketentuan,
peraturan, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan pameran.
PROSPKETUS
Kunci pemasaran adalah prospektus. Prospektus biasanya disiapkan oleh sebuah tim
manajemen, termasuk professional pemasaran dan professional legal. Biasanya dibuat dalam
bentuk brosur empat warna atau dalam beberapa lembar seperti laporan, tergantung pada
kebutuhan, yang ingin ditonjolkan. Terdapat beberapa hal yang harus dicantumkan agar para
peserta pameran memahami peraturannya. Di antaranya adalah :

Tanggal, lokasi penyelenggaraan, dan jam buka pameran.

Batas akhir (hari dan jam) pendaftaran dan persiapan stan.

Perlengkapan yang harus dipenuhi.

Ukuran Stan

Denah Stan (skema dan nomor stan)

Biaya sewa stan (dan fasilitas yang diperoleh, misalnya stan sudah dibangunkan)

Cara pembayaran sewa stan, jumlah uang muka, dan batas akhir pembayaran.

Kesepakatan kerja sama dan pengurusan hutang-piutang

Informasi tentang kontraktor lokal untuk dekorasi, listrik, saluran air, sambungan telepon
dan internet, keamanan, pengiriman barang, dan penyimpanan/gudang.

Prosedur reservasi dan persetujuan lokasi stan, dan pengaturan penempatan stan.

Asuransi dan ketentuan bila terjadi perselisihan

Jumlah peserta pameran yang boleh memesan stan lebih dari satu.

Pendaftaran dan prosedur pemasukan dan penempatan barang.

Sanksi terhadap pelanggaran yang dilakukan oleh kedua belah pihak.
Media dan bentuk promosi yang biasanya di gunakan dalam event adalah:
a.Media cetak
surat kabar, majalah, Tabloid
Bentuk: iklan(foto/ gambar.visual), Berita/press Releas (teksi)., Advertorial (teks foto/
gambar/ visual)
b.Radio
14
Bentuk: Spot iklan (audio), Ad Lips (audio), Interview,talk Show
c.Televisi
Bentuk: Spot iklan / TV Commercial (audio visual), Run Teks (teks) Interview, Talk Show
d.Bioskop
Bentuk: Iklan (audi visual)
e. Media Luar Ruang
Bentuk: Rontek ( foto/ gambar/visual), Spanduk ( foto/ gambar/visual), Baliho (foto/
gambar/visual), Balon ( foto/ gambar/ visual)
Contoh :
Materi promosi spanduk untuk event standart dengan lingkup kota/ kabupaten sebaiknya
mulai di pasang H-7. hal ini untuk menghindari spanduk hilang, karena di beberapa kota
tempat pemasangan
spanduk sangat terbatas. Banyak yang ingin menggunakan space
tersebut, sehingga saling berebutan antara spanduk satucdengan lainnya. Bila menggunakan
direct mail, sebaiknya dikirim (bila via pos,sebaiknya pada H-10). Dengan perhitungan bila
terjadi proses pengiriman selama dua hari dan pada H-8 baru sampai ditangan orang yang
dituju. Sedangkan untuk pemasangan di media massa seperti Koran: harus dipilih halaman
yang mudah dilihat, biasanya pada halaman ganjil atau halaman sebelah kanan (secara
psikologis mata pembaca akan tertuju pada halaman sebelah kanan dulu), radio dan televise
bias dipilih jam-jam prime time. bila EO kesulitan mengetahui jam-jam yang banyak
penontonnya dan pendengarnya, biasanya pengelola media tersebut akan memberikan saran
dan bantuan untuk memilih waktu yg tepat.
Daftar Pustaka:
Rhenald Kasali, Manajemen Periklanan Konsep dan Aplikasinya di Indonesia, Penerbit Pustaka
Utama Grafiti, 1992, hal. 23
15