BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Arsip merupakan salah satu komponen penting dalam administrasi pada
sebuah organisasi yang bergerak pada bidang apapun. Hal tersebut karena arsip
mengandung rekaman informasi yang penting dari setiap kegiatan yang dijalankan
pada organisasi yang bersangkutan. Arsip diciptakan dan digunakan dalam setiap
aktivitas organisasi setiap saat. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
menjelaskan tentang pengertian arsip :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1
Dalam definisi tersebut, Undang-Undang menjelaskan bahwa arsip merupakan
rekaman kegiatan dalam bentuk tekstual, elektronik, ataupun bentuk lain yang
dibuat dan didistribusikan untuk kegiatan sehari-hari oleh berbagai lembaga atau
organisasi pemerintah maupun non-pemerintah. Selain itu, arsip memiliki arti
penting sebagai media rekam jejak perkembangan sebuah organisasi dari masa ke
masa.
1
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2
2
Berdasarkan frekuensi penggunaan, arsip dikategorikan menjadi arsip
dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis ini dibedakan menjadi dua jenis, yaitu
arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip
yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Adapun, arsip
inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.2
Dalam undang-undang tersebut, juga memuat ketentuan bahwa arsip
dinamis aktif harus dikelola dengan baik mengingat intensitas penggunannya yang
masih tinggi. Arsip dinamis aktif sangat penting bagi lembaga atau organisasi
sebagai penunjang aktivitas yang berlangsung dalam lembaga atau organisasi
terkait untuk proses penyelenggaraan kerja.3 Aktivitas sebuah organisasi yang
terus berlangsung setiap hari akan menghasilkan arsip dengan volume yang
semakin bertambah banyak. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang baik dan
benar diperlukan untuk menghindari terjadinya kekacauan yang menghambat
proses administrasi pada organisasi.
Pengelolaan arsip memiliki tiga tahapan, yakni proses penciptaan,
penggunaan dan pemeliharaan, serta proses penyusutan. Tahap penciptaan arsip
merupakan tahap paling awal dimulainya pengelolaan arsip. Setelah arsip tercipta,
lembaga pencipta arsip dapat membuat sistem klasifikasi arsip sehingga mudah
untuk dihimpun dan ditata sesuai dengan jenis arsipnya. Arsip-arsip tersebut
selanjutnya perlu dilakukan pemberkasan yang berkaitan langsung dengan sistem
2
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 5 dan 6.
3
Ig. Wursanto. Kearsipan I. (Yogyakarta : Kanisius, 1991), hlm. 28.
3
penyimpanan arsip. Proses pemberkasan arsip sebagai upaya agar arsip mudah
untuk ditemukan kembali. Hal ini perlu diperhatikan mengingat arsip dinamis
aktif masih sering dipergunakan.
Tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip berkaitan dengan tempat
penyimpanan dan pemeliharaan arsip dinamis aktif agar arsip tetap dalam kondisi
baik dan terhindar dari kerusakan, terutama fisik arsip. Tahap ini bermanfaat
untuk memastikan bahwa sistem pemberkasan arsip sudah berjalan dengan baik
selain arsip cepat dan mudah ditemukan ketika dibutuhkan kembali. Tahap
terakhir adalah penyusutan arsip, khususnya pemindahan arsip dinamis aktif yang
telah habis masa retensi aktifnya dari unit pengolah ke unit kearsipan.
Pemindahan arsip dilakukan mengacu pada Jadwal Retensi Arsip yang telah
disusun dan ditentukan sebelumnya.
Pada dasarnya manajemen kearsipan perlu dilakukan karena arsip dinamis
dipergunakan secara langsung dalam proses penyusunan perencanaan (planning),
pengorganisasian
(organizing),
pengerakan
(motivating),
pengawasan
(controlling), dan pengambilan keputusan (decision making) baik yang
berlangsung dalam instansi atau organisasi.4 Selain dengan menerapkan sistem
pengelolaan kearsipan yang baik dan terstruktur, hal penunjang lainnya adalah
dengan penyediaan sarana dan pra-sarana yang lengkap dan memadai.
4
Ibid, hlm. 103.
4
Arsip Surat Pemberitahuan (SPT) pajak merupakan arsip paling banyak
yang dihasilkan oleh Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul berkenaan dengan
tugas pokok dan fungsi lembaga ini. Surat Pemberitahuan adalah surat yang oleh
Wajib Pajak digunakan untuk melaporkan perhitungan dan/atau pembayaran
pajak, objek pajak dan/atau bukan objek pajak, dan/atau harta dan kewajiban
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan.5 Dalam hal
ini adalah Arsip Dinamis Aktif yang berupa Surat Pemberitahuan milik Badan,
yakni Surat Pemberitahuan ditujukan kepada wajib pajak perorangan yang
mempunyai segala bentuk usaha barang maupun jasa.
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul merupakan instansi vertikal
Dirjen Pajak yang bertanggung jawab dan berada dibawah naungan Kementrian
Keuangan. KPP Pratama Bantul mempunyai tugas untuk melaksanakan
penyuluhan, pelayanan, pengawasan wajib pajak dalam wilayah wewenangnya
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Arsip dinamis aktif
Surat Pemberitahuan (SPT) merupakan jenis arsip yang pertambahan volumenya
relatif lebih cepat dibanding jenis arsip lain di lembaga ini. Arsip ini tercipta dari
proses kegiatan pelaksanaan tugas dan fungsi KPP Pratama. Berdasarkan
penelusuran, Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul belum pernah menjadi objek
Praktik Kerja Lapangan Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas
Gadjah Mada. Oleh karena itu, Praktik Kerja Lapangan dapat dilaksanakan
5
Undang-Undang RI Nomor 16 Tahun 2009 tentang Ketentuan Umum
dan Tata Cara Perpajakan (perubahan terakhir) pasal 1 ayat 11.
5
di instansi tersebut dengan mengambil tema ”Manajemen Arsip Dinamis Aktif
Surat Pemberitahuan (SPT) Badan di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul”.
Batasan pembahasannya adalah pengelolaan arsip yang meliputi penciptaan,
penggunaan dan pemeliharaan, dan penyusutan, sarana dan pra sarana penunjang,
kendala yang dihadapi, serta solusi dalam menyelesaikan kendala yang ada.
Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis aktif Surat Pemberitahuan Badan di
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul?
2. Apa sarana dan pra sarana yang digunakan untuk menunjang pengelolaan arsip
dinamis Surat Pemberitahuan di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul?
3. Apa saja kendala yang dihadapi oleh pegawai kantor pajak dalam mengelola
arsip dinamis Surat Pemberitahuan yang terdapat di KPP Pratama Bantul?
4. Apa solusi yang dilakukan oleh pegawai kantor pajak berkaitan dengan
kendala-kendala yang ada tersebut?
B. Tujuan Penelitian
Praktik Kerja Lapangan yang dilakukan ini bertujuan untuk meninjau
pengelolaan arsip secara langsung yang berada di KPP Pratama Bantul, dalam hal
ini adalah arsip dinamis aktif Surat Pemberitahuan, lebih khususnya adalah arsip
dinamis aktif SPT Badan, terutama dalam hal sistem pengelolaan arsip yang
diterapkan. Sistem yang diterapkan dari proses penciptaan hingga penyusutan,
terutama sistem penyimpanan dan pemberkasannya akan memberikan gambaran
untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis aktif Surat Pemberitahuan Badan
6
yang ada di KPP Pratama Bantul secara rinci. Selain itu, PKL juga bertujuan
untuk
mengetahui sarana dan pra sarana yang digunakan dalam menunjang
pengelolaan arsip dinamis SPT Badan. Disamping pengelolaan arsip yang
terstruktur, sarana dan pra sarana juga menjadi unsur penunjang terciptanya
manajemen kearsipan yang baik dan sesuai standar.
Kemudian
Praktik
Kerja
Lapangan
ini
juga
bertujuan
untuk
mengaplikasikan penerapan ilmu kearsipan yang secara teori telah diperoleh pada
proses perkuliahan. Selanjutnya, secara khusus adalah untuk membandingkan
teori yang terdapat dalam buku literatur dengan keadaan nyata yang terjadi di
lapangan, karena pada beberapa kasus pengimplementasiannya tidaklah sesuai
dengan teori yang digambarkan pada buku literatur.
Manajemen arsip yang dilakukan tidak akan pernah lepas dari kendala.
Maka dari itu, ditulisan ini diupayakan untuk mengetahui juga kendala yang
dihadapi oleh petugas kearsipan dalam mengelola arsipnya berkenaan dengan
sistem yang dipergunakan maupun sarana dan pra-sarana penunjang di instansi
dan solusi yang dilakukan untuk mengatasi kendala tersebut.
C. Metode Pengumpulan Data
Dalam proses mencari informasi terkait dengan tema Tugas Akhir ini,
penulis dalam pengumpulan data digunakan beberapa metode, antara lain sebagai
berikut :
7
1.
Metode Observasi
Metode observasi merupakan metode pengambilan data dengan
melakukan survei secara langsung pada objek penelitian. Pengamatan dilakukan
di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Kabupaten Bantul yang beralamat di Jalan
Urip Sumohardjo nomor 7 Gose, Bantul mengenai kondisi pengelolaan arsip
dinamis aktif secara langsung. Metode ini bertujuan untuk mengumpulkan
informasi yang valid dan lengkap mengenai arsip di unit yang mengelola arsip,
yaitu Seksi Pelayanan Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul.
2.
Metode Wawancara
Metode wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan bertemu
dan berkomunikasi secara langsung dengan narasumber. Penulis melakukan
wawancara langsung dengan Kepala Sub Bagian Umum Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Bantul, dan juga staf yang bertanggung jawab menangani berkas Surat
Pemberitahuan Badan. Metode wawancara dilakukan sepanjang melakukan
Praktik Kerja Lapangan, dalam arti dapat kapan saja melakukan wawancara di
lingkungan instansi terkait selama dalam proses pengumpulan data dan informasi.
Metode ini diterapkan guna mendukung argumen yang diperoleh melalui metode
sebelumnya untuk melengkapi informasi dan data yang sudah ada.
3.
Metode Studi Pustaka
Metode ini dilakukan dengan cara mengambil informasi yang terdapat
dalam suatu buku literatur atau bahan pustaka, guna melengkapi dan mendukung
semua argumen yang telah diperoleh pada metode sebelumnya. Metode ini
digunakan sebagai perbandingan data yang telah diperoleh secara langsung di
8
lapangan dengan data dan informasi yang terdapat dalam bahan pustaka. Literatur
yang dimaksud adalah buku yang berkaitan dengan tema manajemen arsip
dinamis. Buku tersebut diperoleh dari Perpustakaan Program Studi Kearsipan dan
Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta.
D. Tinjauan Pustaka
Dalam rangka menunjang terlaksananya PKL/penelitian yang sesuai
dengan harapan, penulis menggunakan beberapa buku literatur sebagai acuan
bahan dan/atau tinjauan pustaka. Buku pertama dengan judul Information and
Image Management: A Record System Approach karya Betty R. Ricks yang
diterbitkan di Ohio tahun 1992 oleh South-Western Publishing co yang berisi
tentang manajemen kearsipan secara menyeluruh. Daur hidup arsip dibahas dari
tahap penciptaan arsip hingga penyusutannya. Buku ini secara garis besar
menjelaskan tentang evaluasi arsip. Bahasan utamanya adalah manajemen
kearsipan sebagai suatu sistem, record management dan sumberdaya kearsipan.
Evaluasi arsip dari inventarisasi arsip diuraikan hingga aspek hukum kearsipan.
Selain itu, buku ini membahas tentang dinamis aktif secara menyeluruh.
Dijelaskan disini mulai dari manajemen arsip dinamis aktif hingga sistem
penyimpanannya. Dalam bagian ini juga dijelaskan tentang arsip vital mulai dari
identifikasi arsip vital, hingga manual pengamanan arsip vital. Selain dinamis
aktif juga membahas tentang arsip inaktif secara keseluruhan. Dalam bagian ini
dibahas tujuan dari records center, fasilitas record center, lokasi, penyerahan arsip
inaktif, records charge-out and follow-up, pemusnahan arsip inaktif, dan records
center supervisor.
9
Selanjutnya buku kedua yang penulis gunakan adalah Manajemen
Kearsipan karya Zulkifli Amsyah yang menjelaskan tentang sistem yang
digunakan dalam penataan arsip dalam sebuah organisasi. Buku ini membahas
tentang sistem klasifikasi pada penataan berkas. Lebih rinci, buku ini memuat
berbagai macam sistem yang kerap kali dipergunakan dalam manajemen
kearsipan. Dimulai dari sistem kronologis, geografis, subjek, abjad, numerik, dan
alfanumerik. Sistem klasifikasi ini kebanyakan dipergunakan dalam klasifikasi
arsip konvensional, namun tidak menutup kemungkinan untuk di combine
menjadi sistem yang kemudian akan dapat dipergunakan secara maksimal dalam
penyimpanan berkas elektronik pula. Selanjutnya, buku ini juga membahas
tentang peralatan dan perlengkapan dalam bidang kearsipan yang sesuai dengan
standar internasional.
Buku ketiga yang penulis gunakan adalah Manajemen Arsip Dinamis
karya Sulistyo Basuki yang diterbitkan di Jakarta oleh Gramedia Pustaka Umum
tahun 2003. Buku ini membahas mengenai penciptaan dokumen, tanggapan
dokumen, cara penyimpanannya, lama penyimpanannya, statusnya setelah
dokumen tidak diperlukan lagi hingga penanganannya bila dokumen tersebut
ingin dilestarikan atau dimusnahkan.
Buku terakhir yang digunakan adalah Kearsipan 1 yang disusun oleh Ig.
Wursanto yang diterbitkan di Yogyakarta tahun 1991 oleh Kanisius. Secara umum
buku ini membahas tentang pengertian dan pengelolaan arsip dengan beberapa
aspek yang ada, sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip
terutama arsip dinamis aktif, undang-undang yang mengatur pokok kearsipan,
10
perlindungan arsip, pemeliharaan dan pengamanan arsip. Pada bahasan
selanjutnya buku ini juga mengupas tentang asas penyimpanan warkat secara
fleksible (aman, awet, efisien, dan luwes) seperti asas Sentralisasi, asas
Desentralisasi, dan asas Campuran (Kombinasi).
E. Sistematika Penulisan
Laporan Tugas Akhir ini mengambil tema manajemen arsip dinamis.
Untuk memberikan gambaran tentang isi laporan dengan judul "Manajemen Arsip
Dinamis Aktif Surat Pemberitahuan (SPT) Badan di Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Bantul", sistematika penulisan laporan disusun dalam empat bab. Setiap
bab mempunyai isi yang berbeda antara satu dengan yang lainnya, akan tetapi
saling berkaitan. Hal tersebut bertujuan untuk mempermudah dalam memahami
isi laporan tugas akhir.
Bab pertama yang merupakan pendahuluan, berisi tentang latar belakang
dan permasalahan, tujuan, metode pengumpulan data, tinjauan pustaka, serta
sistematika penulisan. Latar belakang dan permasalahan memuat rinci tentang
alasan dipilihnya tema manajemen arsip dinamis aktif. Penulis memilih tema
tersebut karena arsip dinamis aktif masih sering dipergunakan dalam
penyelenggaraan kerja sehingga memerlukan manajemen baik dengan tujuan
efisiensi waktu, sedangkan masih banyak yang belum menyadari hal tersebut dan
memberikan perlakuan yang ala kadarnya terhadap arsip dinamis aktif. Rumusan
masalah yang diambil dari latar belakang kemudian akan menjadi bahasan utama
dari laporan tugas akhir. Pengumpulan data yang dilakukan untuk menunjang
11
penulisan meliputi tiga metode, yaitu wawancara (interview), pengamatan secara
langsung dan berpartisipasi dalam bidang kerja (observasi partisipasi), dan metode
studi pustaka. Untuk tinjauan pustaka, penulis menggunakan empat buku yang
masing-masing isinya relevan dengan topik yang diambil.
Bab kedua menerangkan tentang gambaran umum organisasi yang oleh
penulis digunakan sebagai obyek penelitian. Gambaran umum meliputi sejarah
singkat berdirinya kantor, wilayah kerja yang mencakup daerah Kabupaten
Bantul, profil kantor yang secara rinci menjabarkan visi misi, tugas pokok dan
fungsi, dan struktur organisasi dengan penjelasan masing-masing tugas bidang
dan seksi, kinerja KPP Pratama Bantul tahun 2013 yang membahas tentang
pencapaian dan realisasi kerja per tahun, serta gambaran singkat pengelolaan arsip
dinamis aktif SPT di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul.
Bab ketiga memaparkan tentang inti pembahasan, yaitu manajemen arsip
dinamis Surat Pemberitahuan dari proses penciptaan hingga penyusutan sesuai
dengan life cycle of records. Lebih spesifik, alur arsip dinamis aktif Surat
Pemberitahuan Badan, dari diciptakan, kemudian melalui proses penyimpanan
dan pemberkasan, penggunaan dan pemeliharaannya, sampai dengan habis masa
retensinya dan kemudiam disusutkan/ dipindahkan, serta dengan sarana dan prasarana penunjang. Pada bab ini juga merupakan bahasan menyeluruh dari rumusan
masalah sebelumnya, yaitu hambatan yang dihadapi pegawai kantor dalam
melaksanakan manajemen arsip yang sesuai dengan standar, dan solusi yang
dilakukan untuk menyelesaikan kendala tersebut.
12
Bab keempat merupakan penutup yang berisi tentang kesimpulan dan
saran yang ditujukan untuk tempat yang dijadikan sebagai obyek penelitian, yaitu
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul. Bab terakhir ini bertujuan untuk
evaluasi, serta memberikan masukan kepada kantor/ organisasi tentang hal yang
kurang dan memerlukan perhatian untuk dilakukan perbaikan.