BAB 4 PEMBAHASAN 4.1 Perencanaan atas Evaluasi Siklus
advertisement
BAB 4 PEMBAHASAN 4.1 Perencanaan atas Evaluasi Siklus Pendapatan Untuk mewujudkan suatu evaluasi yang baik maka perlu dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Tujuan dilakukan perencanaan evaluasi yaitu untuk memperoleh bahan bukti yang cukup, mengidentifikasi kelemahan dan menghindari salah pengertian dengan pihak terkait. Pada perencanaan evaluasi, tahap-tahap yang dilakukan adalah penentuan ruang lingkup evaluasi, tujuan pelaksanaan evaluasi dan pengumpulan data. 4.1.1 Ruang Lingkup Evaluasi Ruang lingkup evaluasi pengendalian internal atas penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas adalah : • Mengidentifikasi fungsi-fungsi yang terkait di dalam prosedur sistem pengendalian internal atas siklus pendapatan PD. Palem Star Aluminium • Mengevaluasi lima komponen pengendalian internal menurut COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Comission) meliputi control environment, risk assessment, control activities, information and communication dan monitoring. • Membuat saran-saran perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang ditemui dalam pengendalian internal pada PD. Palem Star Aluminium 4.1.2 Tujuan Pelaksanaan Evaluasi Tujuan pelaksanaan evaluasi ini untuk menganalisis dan mengevaluasi penerapan pengendalian pada 5 komponen COSO atas pelaksanaan penjualan 62 62 kredit, penyelesaian piutang dan penerimaan kas pada PD. Palem Star Aluminium. 4.1.3 Pengumpulan Data Pengumpulan bukti dilakukan dengan beberapa cara. Dalam pengumpulan data, penulis melakukan pengamatan dengan cara : a. Wawancara Penulis mengadakan tanya jawab secara langsung pada pihak-pihak yang bersangkutan di PD. Palem Star Aluminium. b. Observasi Penulis melakukan pengamatan secara langsung kepada objek yang diteliti. c. Dokumentasi Penulis meneliti data-data tertulis, seperti dokumen dan catatan atas siklus pendapatan. 4.2 Evaluasi Pengendalian Internal pada Siklus Pendapatan Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, perusahaan harus memiliki pengendalian internal yang memadai, terutama yang berkaitan dengan siklus pendapatan. Siklus pendapatan adalah siklus yang terdiri dari aktivitas penjualan, piutang, penagihan, dan penerimaan kas yang merupakan sumber pendapatan utama perusahaan yang akan digunakan untuk keperluan membiayai aktivitas perusahaan. Seperti halnya pada PD. Palem Star Aluminium. Pengendalian internal suatu perusahaan dapat dikatakan sudah memadai apabila seluruh kebijakan dan prosedur yang dilaksanakan oleh 63 perusahaan dalam menjalankan seluruh aktivitas perusahaannya mencakup kedalam komponen-komponen pengendalian intern, dan kebijakan serta prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan telah mencapai tujuan dari pengendalian intern tersebut. Dalam bab ini, penulis akan melakukan evaluasi pengendalian internal terhadap siklus pendapatan pada PD. Palem Star Aluminium dengan menggunakan pendekatan COSO. Evaluasi tersebut akan menjelaskan kondisi, akibat, sebab, kriteria serta rekomendasi yang disarankan penulis terhadap pengendalian internal yang belum memadai. 4.2.1 Evaluasi Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Menurut Amin W.T (2013) menyatakan bahwa “Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang menggambarkan sikap manajemen puncak, direksi dan pemilik suatu entitas tentang pengendalian internal dan pentingnya bagi entitas. Lingkungan pengendalian merupakan pondasi untuk keempat komponen pengendalian lainnya”. Dari pernyataan diatas dapat kita ketahui bahwa esensi dari pengendalian internal yang efektif bergantung pada perilaku dari manajemen. Apabila manajemen puncak menyadari bahwa pengendalian itu penting, maka bagian lain dari organisasi akan mengikuti dan merespons dengan cara menjaga dan memelihara pengendalian internal secara berkelanjutan. Disini peneliti akan melakukan evaluasi terhadap komponen pertama dari pengendalian internal yaitu lingkungan pengendalian, dengan menguraikannya menjadi 5 faktor yang membentuk lingkungan pengendalian di perusahaan : 64 a. Integritas dan nilai etika Berdasarkan observasi dan wawancara yang dilakukan penulis, penulis dapat menilai sejauh mana pelaksanaan integritas dan nilai etika dalam perusahaan. Karena penelitian diperusahaan bersifat sangat terbatas yang dimana hanya boleh melakukan penelitian pada bagian siklus pendapatan. Dalam penelitian ini, pertama penulis menilai dari kualitas pelayanan staf kepada penulis selama melakukan penelitian. Sikap staf yang baik dan ramah untuk meluangkan waktu dalam menjawab setiap pertanyaan yang diajukan. Dalam penerapannya di perusahaan, integritas dan nilai etika berarti sikap seseorang dalam melakukan wewenang dan tanggung jawabnya dengan baik dan sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan. Integritas dan nilai etika juga berhubungan dengan tingkat kejujuran seseorang terhadap pekerjaannya dan kualitas dari kinerjanya. Dari hasil observasi, penulis menemukan beberapa hal yang sudah dilaksanakan dengan baik oleh perusahaan berhubungan dengan integritas dan nilai etika, yaitu : 1. Perusahaan telah membuat kebijakan dan aturan perilaku sesuai dengan praktik bisnis yang diharapkan. Hal ini tercermin dari perusahaan yang memiliki pedoman Tata Tertib Kerja yang berlaku untuk setiap karyawannya. Pedoman Tata Tertib Kerja dinyatakan secara tertulis yang dibuat secara sederhana oleh general manager. Didalam pedoman Tata Tertib Kerja dijelaskan sikap dan etika karyawan yang harus dipatuhi saat bekerja, sanksi-sanksi yang 65 diberikan oleh perusahaan apabila karyawan melanggar etika perusahaan, serta prosedur masing-masing divisi dalam menjalankan tugasnya. 2. Staf dari divisi fungsional yang memberikan morning briefing yaitu bimbingan moral seminggu sekali yang bertujuan untuk mengkomunikasikan integritas dan nilai etika yang berkenan dengan perusahaan. Hal ini sangat membantu perusahaan dalam menanamkan sikap integritas dan perilaku etis kepada setiap karyawannya. Selain hal-hal positif, penulis juga menemukan kelemahan yang berhubungan dengan integritas dan nilai etika, yaitu : 1. Pedoman Tata Tertib Kerja dalam bentuk selebaran yang dibagikan kepada setiap karyawan pada saat pertama kali bekerja. Hal ini sangat berpotensi hilang sehingga karyawan tidak membaca selebaran tersebut yang akan berakibat masih ada karyawan yang melanggar aturan yang ada. 2. Morning briefing yang dilakukan pada pagi hari seringkali tidak efektif dikarenakan masih adanya karyawan yang tidak datang tepat waktu atau terlambat sehingga mengganggu berlangsungnya morning briefing. b. Komitmen terhadap kompetensi Untuk mencapai tujuan entitas, personel dalam setiap tingkatan dalam perusahaan harus memiliki pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif. Perekrutan calon karyawan merupakan tonggak awal terciptanya kompetensi. Oleh karena itu, Direktur memberikan tanggung jawab kepada general manager untuk 66 melakukan wawancara kepada calon karyawan baru agar mendapatkan karyawan yang kompeten. Pada PD. Palem Star Aluminium, setiap karyawan baik karyawan kantor dan karyawan pabrik sudah ditempatkan sesuai dengan keahlian dan kemampuan dibidang mereka masing-masing. Misalkan, bagian penjualan yang mengerti proses penjualan pada perusahaan, bagian akuntansi yang menguasai dan mampu mengimplementasikan akuntansi ke dalam laporan keuangan perusahaan, serta bagian produksi yang mempunyai keahlian dan kemampuan untuk memproduksi barang jadi. Selain itu, setiap ada produk baru perusahaan akan melakukan pengenalan produk tersebut kepada bagian penjualan yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuan mereka dalam hal pemasaran produk, sehingga mereka lebih kompeten dalam menjalankan bidangnya. Selain hal-hal positif, penulis juga menemukan beberapa kelemahan yang berhubungan dengan komitmen terhadap kompetensi, yaitu : 1. Proses perekrutan calon karyawan yang hanya melalui proses wawancara sehingga informasi yang didapat dari calon karyawan sangat minim, seperti latar belakang pribadi dan pendidikan calon karyawan tanpa mengetahui sejauh mana pengalaman dan kompetensi calon karyawan tersebut. Apabila karyawan kurang kompeten, maka hal ini dapat mengakibatkan kegiatan operasional terhambat. Sebaiknya perusahaan memberikan masa training selama 1 minggu untuk mengetahui apakah calon karyawan tersebut kompeten atau tidak dibidangnya. 67 2. Training yang dilakukan hanya berkaitan dengan produk perusahaan. Seperti kita ketahui dari pernyataan diatas, training dilakukan ketika adanya produk baru perusahaan kepada bagian penjualan. Dalam hal training ini, sebaiknya perusahaan juga melakukan training dalam hal teknologi informasi dan akuntansi. Hal ini mendukung prosedur operasional perusahaan dalam menyajikan segala informasi operasional maupun keuangan perusahaan yang lebih baik. c. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Pengendalian internal dilaksanakan oleh seorang individu maupun sekelompok individu. Oleh karena itu, agar pengendalian internal efektif adalah penting bahwa kebijakan dan praktik sumber daya manusia yang diterapkan akan menjamin bahwa personel entitas memiliki tingkat integritas, nilai etika dan kompetensi yang diharapkan. Menurut Amin W.T (2013), menyatakan bahwa “Kebijakan sumber daya manusia yang baik membantu menarik dan mempertahankan karyawan yang dapat dipercaya”. Perusahaan telah mempunyai kebijakan dan praktik sumber daya manusia dimulai dari masa perekrutan karyawan sampai pada pembayaran gaji karyawan. Dari hasil evaluasi, penulis menemukan beberapa poin penting yang sudah dilaksanakan dengan baik mengenai pelaksanaan kebijakan dan praktik sumber daya manusia oleh perusahaan, diantaranya : 1. Kebijakan dalam proses perekrutan karyawan. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia dalam proses perekrutan karyawan adalah adanya proses wawancara dengan calon karyawan. Dari wawancara tersebut, general manager akan mengetahui latar 68 belakang pribadi dan pendidikan calon karyawan tersebut. Dengan adanya proses wawancara ini, maka general manager dapat melihat sendiri apakah karyawan tersebut mempunyai potensi dalam bekerja. 2. Perusahaan memiliki kebijakan training. Kebijakan training ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana kemampuan karyawan dan kedisiplinannya dalam bekerja. Jika karyawan dianggap masih kurang menguasai, maka staf fungsional wajib menegur karyawan yang bersangkutan agar lebih memperhatikan dan memberikan pengajaran kepada karyawan tersebut. 3. Perusahaan memiliki kebijakan evaluasi kinerja karyawan. Setiap 3 bulan sekali, perusahaan mengadakan evaluasi terhadap kinerja karyawan. Didalam kebijakan ini, general manager membuat penilaian atas hasil kerja para karyawan selanjutnya general manager akan memberikan bonus kepada para karyawan yang bekerja dengan baik dan mencapai target. Kebijakan ini seringkali diberikan kepada bagian penjualan dan bagian produksi, akan tetapi ada kemungkinan pemberian bonus bagi karyawan dari divisi lain jika kontribusi kinerjanya sangat baik. 4. Perusahaan memiliki kebijakan atas pelanggaran peraturan perusahaan. Perusahaan telah berusaha mencegah adanya kecurangan ataupun ketidak disiplinan karyawan dengan memberikan sanksi-sanksi atas pelanggaran. Contohnya, karyawan yang terlambat masuk kerja atau tidak masuk kerja tanpa izin diberikan sanksi teguran oleh staf 69 fungsional, apabila hal ini terjadi lebih dari 3 kali dalam 1 bulan maka karyawan akan dipanggil menghadap general manager. Dan apabila hal ini dilakukan terus-menerus dengan sengaja, perusahaan berhak melakukan pemecatan karyawan yang bersangkutan. Dari hal ini, maka penulis menyarankan untuk perusahaan menggunakan alat absensi elektronik untuk mencegah karyawan melakukan hal yang merugikan perusahaan dalam hal absensi. d. Struktur organisasi dan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab Berdasarkan pendapat Amin W.T (2013), “Struktur organisasi dikatakan baik jika mampu memberikan suatu kerangka kerja untuk merencanakan, melaksanakan, mengendalikan dan memonitor operasi”. Perusahaan telah memiliki struktur organisasi yang secara umum bertujuan untuk memisahkan tugas, tanggung jawab dan wewenang yang jelas dalam setiap bagian yang terdapat di dalam perusahaan. (Struktur organisasi dan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab sudah dijelaskan di BAB 3). PD. Palem Star Aluminium memiliki struktur organisasi yang cukup baik yaitu struktur organisasi lini. Dikatakan struktur organisasi lini karena pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari pemimpin terhadap bawahannya. Namun setelah dilakukan evaluasi, penulis menemukan kekurangan terkait struktur organisasi dan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab PD. Palem Star Aluminium, yaitu : a. Tidak adanya struktur organisasi dan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab secara tertulis. 70 Hal ini akan menyebabkan kekurang jelasan dalam ruang lingkup dan pelaksanaan tugas oleh staf yang bersangkutan. Sehingga akan berdampak ketidak jelasan kewajiban dan tanggung jawab setiap staf dan kepada siapa staf harus bertanggung jawab. Sebaiknya perusahaan memiliki struktur organisasi dan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab secara tertulis. b. Adanya perangkapan tugas oleh satu bagian. Perangkapan tugas oleh satu bagian dapat terjadi dikarenakan pembagian wewenang dan tanggung jawab yang kurang terorganisir sehingga dapat menyebabkan kondisi yang sangat merugikan perusahaan. Contohnya, fungsi penjualan yang dirangkap oleh fungsi pemberian kredit. Hal itu dapat menyebabkan terjadinya kecurangan karena transaksi penjualan dan pemberian kredit dilakukan oleh satu orang yang sama sehingga memungkinkan bagian ini memberikan kredit secara terus-menerus tanpa memperhatikan credit limit pelanggan dengan alasan agar mencapai target penjualan dari perusahaan untuk memperoleh keuntungan bonus penjualan. e. Filosofi dan gaya operasi manajemen Menurut Amin W.T (2013) menyatakan bahwa “Filosofi dan gaya operasi manajemen dapat secara signifikan mempengaruhi mutu pengendalian intern seperti menetapkan, mempertahankan, dan memonitor pengendalian intern suatu entitas merupakan tanggung jawab manajemen”. Filosofi manajemen yang ditetapkan oleh PD. Palem Star Aluminium menekankan bahwa “kualitas kinerja manajemen yang akan meningkatkan kualitas produk agar tujuan perusahaan tercapai”. 71 Perusahaan beranggapan bahwa untuk mencapai tujuan, perusahaan harus selalu memberikan kualitas pelayanan dan produk yang bermutu. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki kesatuan manajemen yang baik, artinya manajemen menyadari pentingnya kesatuan diantara mereka dan bahwa tindakan mereka dalam perusahaan saling berhubungan dan terkait untuk mencapai tujuan perusahaan. Sehingga perusahaan mengimplementasikan beberapa hal, yaitu memberikan rasa kepuasaan terhadap pelanggan, mempertahankan produk yang bermutu dan berkualitas, serta menjaga kesatuan manajemen. Selain dari faktor internal, perusahaan juga seharusnya memperhatikan faktor eksternal yaitu resiko bisnis. Penulis menemukan resiko bisnis yang dimana masih adanya pelanggan yang complain mengenai kurangnya penguasaan product knowledge oleh bagian penjualan dan pelayanan yang terlalu lama. Gaya operasi mencerminkan ide direktur tentang bagaimana kegiatan operasi perusahaan harus dijalankan. Setelah dilakukannya evaluasi, penulis menyimpulkan bahwa gaya operasi manajemen dalam PD. Palem Star Aluminium bersifat progresif, yaitu adanya perubahan yang dilakukan oleh direktur secara signifikan untuk kemajuan berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian dalam perusahaan. 4.2.2 Evaluasi Penilaian Resiko (Risk Assessment) Menurut Amin W.T (2013), menyatakan bahwa “Penilaian resiko suatu entitas merupakan identifikasi, analisis dan pengelolaan resiko yang relevan terhadap penyusunan laporan keuangan yang secara wajar disajikan 72 sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku secara umum”. Penilaian resiko yang cukup baik oleh perusahaan dapat mempermudah pelaksanaan pengendalian internal dan mengurangi penyimpangan pada perusahaan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Dari hasil evaluasi, penulis mengidentifikasi resiko yang mungkin timbul didalam perusahaan disebabkan oleh beberapa keadaan dibawah ini, diantaranya : 1. Resiko terhadap perubahan dalam organisasi Perubahan-perubahan dalam lingkungan peraturan operasi dapat mengubah tekanan kompetitif dan menetapkan resiko-resiko yang secara signifikan berbeda. Di dalam perusahaan, resiko akan sangat terlihat jika adanya perubahan peraturan. Contohnya, adanya perubahan target penjualan untuk bagian penjualan. Hal ini akan mendorong bagian penjualan berusaha semaksimal mungkin untuk mencapai target penjualan yang ditetapkan perusahaan. Tidak menutup kemungkinan, bagian penjualan akan melakukan pemberian kredit tanpa melihat credit limit pelanggan yang bersangkutan. Apabila bagian penjualan tetap memberikan kredit kepada pelanggan yang melebihi credit limit, maka hal ini akan sangat berisiko bagi perusahaan. Sebaiknya direktur berkonsultasi terlebih dahulu dengan general manager dalam hal membuat suatu perubahan peraturan dalam organisasi agar dapat meminimalkan resiko yang akan terjadi. 2. Resiko terhadap perkembangan pesaing Dalam bidang industri ini, perusahaan memiliki banyak pesaing. Akan tetapi, hal itu tidak menghalangi perusahaan untuk menyediakan produk 73 dan layanan yang berkualitas tinggi. Dari hasil evaluasi, penulis menemukan faktor-faktor yang menyebabkan timbulnya resiko terhadap perkembangan pesaing di perusahaan ini, diantaranya : a. Persaingan dari segi harga Untuk menghindari dan mengatasi resiko-resiko yang dapat timbul akibat persaingan harga, maka perusahaan berusaha semaksimal mungkin dalam mencari supplier bahan baku yang dapat memberikan harga paling murah tetapi tetap memenuhi standar kualitas perusahaan dan menggunakan bahan baku yang seefektif mungkin. Dengan demikian, harga produk yang ditawarkan dapat bersaing di pasaran. b. Persaingan dari segi kualitas Selain persaingan dari segi harga, perusahaan juga menemukan adanya persaingan dari segi kualitas. Persaingan dari segi kualitas terbagi menjadi dua, yaitu : • Kualitas pelayanan Dalam hal kualitas pelayanan, perusahaan selalu mengutamakan kepuasaan pelanggan. Hal ini dilakukan melalui product knowledge yang dikuasai oleh bagian penjualan agar dapat memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan sehingga pelanggan dapat memberikan feedback yang baik pula kepada perusahaan. • Kualitas produk Perusahaan sangat menjaga kualitas produk, dapat dilihat dari penggunaan bahan baku yang memenuhi standar kualitas perusahaan. Selain itu, perusahaan juga sering menciptakan inovasi produk baru. Dengan adanya inovasi produk baru yang dikeluarkan perusahaan, 74 maka akan semakin mendorong pelanggan memberikan kepercayaan terhadap perusahaan. Namun dengan kekuatan pengendalian internal di atas, ada juga kelemahan yang teridentifikasi yaitu proses pengenalan produk baru yang akan memerlukan waktu lebih untuk dapat dipraktikkan dalam perusahaan. Sehingga mengakibatkan waktu untuk melakukan produksi agak terlambat dari yang seharusnya dan pekerjaan lain menjadi tertunda, yang juga berdampak kelancaran transaksi juga akan mengalami hambatan. Seharusnya perusahaan menetapkan jangka waktu berapa lama untuk pengenalan produk dan implementasinya kedalam jenis produk untuk dipasarkan. 3. Resiko terhadap perkembangan permintaan pelanggan Dalam hal memaksimalkan terkait penjualan dengan pelanggan, dengan perusahaan mencari pelanggan sangat sebanyak- banyaknya terutama diprioritaskan pada pelanggan yang memiliki tingkat permintaan yang tinggi. Sehingga seringkali perusahaan tidak memperhatikan credit limit pelanggan. Namun dari hal diatas dapat ditemukan kelemahan pengendalian internal bahwa perusahaan seringkali tidak memperhatikan credit limit pelanggan dan diperbolehkan untuk melakukan pemesanan selanjutnya. Hal ini dapat mengakibatkan perusahaan bisa saja terkena kredit macet atau tidak dibayar oleh pelanggan tersebut. Hal ini disebabkan oleh pihak perusahaan yang kurang tegas dalam hal pemberian credit limit, seringkali pemberian credit limit tergantung dari transaksi pembelian sebelumnya dari pelanggan. Seharusnya perusahaan membentuk fungsi 75 kredit yang bertugas untuk menganalisa credit limit pelanggan sehingga mengurangi kemungkinan terjadinya kredit macet bahkan tidak dibayar. Selain itu, general manager seharusnya melakukan pengecekan atas pembayaran secara rutin. Atas kelemahan pengendalian internal tersebut, penulis menyarankan agar perusahaan tidak memaksakan tingkat penjualan yang tinggi dan tetap melakukan pengecekan terhadap pelanggan. Jika pelanggan memiliki riwayat buruk seperti adanya telat pembayaran, sebaiknya dilakukan pembayaran dimuka dan barang akan dikirim. Dan jika calon pelanggan memiliki riwayat buruk lainnya seperti tidak melunasi hutang, sebaiknya jangan melayani penjualan terhadap pelanggan tersebut. 4. Resiko terhadap kecurangan yang dilakukan karyawan Dalam hal berkaitan dengan karyawan, penulis menemukan beberapa faktor yang berdampak menimbulkan resiko kecurangan dilakukan karyawan, diantaranya : a. Adanya karyawan baru Staf penjualan mengatakan bahwa seringkali karyawan baru mempunyai fokus dan pemahaman yang berbeda dari karyawan lainnya. Hal ini membutuhkan masa-masa percobaan pada saat awal bekerja. Hal-hal seperti pemahaman jobdesk, pemahaman penggunaan mesin dan computer, serta pemahaman tentang produk perusahaan. Dalam masa percobaan ini, sangat memungkinkan kinerja karyawan baru akan dapat mengganggu kelancaran proses penjualan dan penerimaan kas dalam perusahaan. Berkaitan dengan hal ini, sebaiknya perusahaan mengirimkan staf yang lebih professional 76 dalam bidangnya untuk mendampingi dan membimbing karyawan baru tersebut. Hal ini dilakukan agar karyawan baru tersebut benarbenar mengerti dengan prosedur yang harus dijalankan dan dipatuhi oleh karyawan tersebut sehingga dapat meminimalkan kesalahan yang dilakukan oleh karyawan baru tersebut. b. Adanya kerentanan pencurian Sejauh ini direktur memberikan kepercayaan kepada semua staf sehingga perusahaan tidak mengidentifikasi lebih jauh tentang resiko yang mungkin terjadi jika ada kecurangan yang dilakukan oleh bawahannya. Keadaan seperti inilah yang akan dimanfaatkan oleh karyawannya. Perusahaan yang tidak berjaga-jaga terhadap resiko yang akan dihadapi ketika hal itu akan terjadi sehingga mengakibatkan karyawan berani melakukan kecurangan. Misalnya pencurian kas, pencurian persediaan, perubahan data di komputer dan pemalsuan dokumen fiktif. Seharusnya perusahaan tetap memikirkan resiko-resiko yang akan dihadapi jika karyawannya melakukan kecurangan, meskipun perusahaan sangat menekankan kepada kepercayaan. Atas kelemahan pengendalian internal tersebut, penulis menyarankan agar perusahaan tetap memikirkan setiap resiko yang mungkin terjadi yang bisa dilakukan oleh setiap karyawannya. Misalnya, resiko kehilangan kas atau persediaan, pencurian data atau perubahan data, serta pemalsuan dokumen fiktif. Maka dari itu, sebaiknya general manager melakukan pengecekan rutin dan perusahaan harus membuat sistem pengamanan untuk tiap-tiap komputer yang digunakan. 77 4.2.3 Evaluasi Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Menurut pengendalian Amin W.T merupakan (2013), kebijakan menyatakan dan prosedur bahwa “Aktivitas yang membantu meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan diambil untuk menghadapi resiko-resiko yang tersangkut dalam mencapai tujuan entitas”. Adapun evaluasi terhadap aktivitas pengendalian internal siklus pendapatan meliputi : 1. Evaluasi terhadap pemisahan tugas yang memadai Perusahaan memiliki pembagian wewenang yang cukup jelas untuk mengatur otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Untuk melakukan evaluasi pada aktivitas pengendalian internal, maka dibutuhkan keterkaitan fungsi-fungsi yang saling berhubungan dalam menjalankan penjualan, piutang dan penerimaan kas yang sedang berjalan di dalam perusahaan. Maka dari itu dalam evaluasi terhadap pemisahan tugas, perlu diketahui fungsi-fungsi apa saja yang harus dipisahkan agar tidak terjadi kecurangan. Berdasarkan evaluasi dan proses wawancara, penulis menemukan beberapa hal yang sudah dilaksanakan dengan baik berkaitan dengan pemisahan tugas yang memadai, diantaranya : a. Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi pencatatan piutang Dalam proses penjualan kredit, fungsi penjualan dilakukan oleh bagian penjualan dan fungsi pencatatan piutang dilakukan oleh bagian akuntansi. Hal ini dilakukan untuk menghindari kecurangan yang akan terjadi. Apabila fungsi ini dilakukan oleh satu orang yang sama, kemungkinan besar resiko yang akan dihadapi oleh perusahaan adalah penjualan fiktif. Dengan adanya pemisahan fungsi penjualan dan 78 fungsi pencatatan piutang ini merupakan cermin pengendalian internal sudah dilaksanakan dengan baik oleh perusahaan. b. Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi penerimaan kas Dalam proses penjualan kredit dan penerimaan kas perusahaan, ditemukan bahwa fungsi penjualan yang berfungsi menerima order dari pelanggan terpisah dengan fungsi penerimaan kas yang berfungsi menerima pembayaran baik tunai maupun nontunai. Hal ini dilakukan perusahaan agar terhindar dari resiko berkaitan dengan kas, misalnya pencurian kas atau penggelapan kas dengan menghapus penjualan yang terjadi ataupun membuat penjualan fiktif yang dapat merugikan perusahaan. c. Fungsi penerimaan kas terpisah dengan fungsi pencatatan Pada proses penjualan dan penerimaan kas perusahaan, fungsi penerimaan kas dan fungsi pencatatan dipisah. Fungsi penerimaan kas dilakukan oleh collector yang kemudian disetorkan ke bagian keuangan, sedangkan fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi. Pemisahan ini berfungsi untuk melindungi perusahaan dari adanya penggelapan kas. Contoh, jika bagian keuangan yang bertugas menerima penerimaan kas juga bertugas melakukan pencatatan, ada kemungkinan bagian keuangan menerima uang tunai kemudian tidak mencatatnya sebagai penjualan. Dengan adanya dua fungsi yang terpisah, maka pengendalian internal akan lebih mudah dilakukan. Jika terjadi kelalaian bagian keuangan 79 tentang perhitungan kas dan keakuratan harga dapat segera diperiksa dan ditelusuri oleh bagian pencatatan. d. Fungsi gudang terpisah dengan fungsi pengiriman Berdasarkan hasil penelitian, perusahaan memiliki fungsi gudang yang bertugas mengurusi masalah persediaan dan fungsi pengiriman yang bertugas mengirimkan barang. Dengan adanya pemisahan antara fungsi gudang dan fungsi pengiriman akan meminimalkan tindak kecurangan mengenai kehilangan persediaan barang perusahaan. Namun setelah dilakukan evaluasi, penulis menemukan kekurangan terkait pemisahan tugas yang memadai pada PD. Palem Star Aluminium, yaitu : a. Pemisahan fungsi yang tidak berjalan semestinya Perusahaan memang telah melakukan pemisahan fungsi, namun dalam praktiknya tidak seperti yang sudah direncanakan. Dalam praktiknya, bagian keuangan yang melakukan penerimaan kas seringkali juga melakukan pencatatan atas penerimaan kas tersebut yang seharusnya dilakukan oleh fungsi akuntansi. Terjadi perangkapan tugas antara melakukan penerimaan kas dan melakukan pencatatan atas penerimaan kas pada setiap transaksi yang terjadi. Hal ini sangat berpotensi untuk terjadinya kecurangan seperi pencurian kas. Sebaiknya fungsi yang telah ditetapkan dipraktikkan dengan benar dan semestinya. b. Penentuan credit limit yang tidak berjalan dengan baik. Hal ini merupakan kelemahan yang cukup signifikan untuk diperbaiki oleh perusahaan. Dengan mengabaikan credit limit, bagian penjualan 80 akan terus-menerus memproses penjualan kredit kepada pelanggan yang pembayarannya masih macet. Dalam hal ini seharusnya perusahaan benar-benar menekankan kepada bagian penjualan untuk mematuhi credit limit bagi pelanggan baik pelanggan lama maupun pelanggan baru. Selain itu, credit limit sebaiknya ditentukan berdasarkan riwayat pembayaran pelanggan. 2. Evaluasi terhadap pengendalian pengolahan informasi Pengendalian pengolahan informasi mengacu pada resiko yang berhubungan dengan otorisasi, kelengkapan dan akurasi transaksi. Setelah dilakukan evaluasi, penulis menemukan hal yang sudah dilaksanakan dengan baik berkaitan dengan pengendalian pengolahan informasi, yaitu : Perusahaan memiliki koneksi server yang menyambungkan komputer administrasi dengan komputer general manager. Hal ini dilakukan direktur untuk menghindari resiko-resiko yang dapat timbul akibat penyimpangan dalam memasukkan data oleh karyawan. Sehingga semua input data yang dilakukan oleh bagian administrasi langsung masuk kedalam komputer general manager. Namun setelah dilakukan evaluasi, penulis juga menemukan kekurangan terkait pengendalian pengolahan informasi yaitu : Setiap komputer karyawan tidak mempunyai password atas setiap user. Dalam hal ini dapat terlihat perusahaan tidak memperhatikan pentingnya penggunaan password pada masing-masing komputer yang digunakan oleh masing-masing karyawannya. 81 Dengan tidak adanya penggunaan password maka peluang terjadinya kecurangan akan sangat tinggi. Misalnya, adanya manipulasi data yang dilakukan oleh bagian keuangan terhadap laporan piutang dan laporan penjualan yang dikerjakan oleh bagian akuntansi. Seharusnya perusahaan dapat mengantisipasi akan resiko yang dapat terjadi akibat tidak adanya password pada masing-masing komputer. Hal ini terjadi dikarenakan perusahaan belum menyadari akan besarnya resiko yang dapat ditanggung perusahaan akibat lemahnya pengendalian internal pada kondisi ini. Atas kasus ini, maka penulis menyarankan agar perusahaan menggunakan password pada masing-masing komputer karyawan, sehingga data-data pada komputer tidak dapat dibuka oleh karyawan lain tanpa adanya izin terlebih dahulu. Dengan demikian, pengendalian internal pada perusahaan menjadi lebih baik dan perusahaan dapat meminimalkan resiko terjadinya kecurangan yang tidak diinginkan. 3. Evaluasi terhadap pengendalian fisik atas aktiva Menurut Amin W.T (2013), menyatakan bahwa “Pengendalian fisik mencakup pengamanan fisik aktiva. Pengendalian fisik di perusahaan meliputi pengamanan yang memadai, seperti fasilitas yang diamankan, otorisasi untuk akses ke program komputer, arsip data dan perhitungan aktiva berkala, seperti persediaan dan perbandingan dengan catatan pengendalian”. Dari pernyataan diatas, dapat diketahui bahwa pengendalian fisik aktiva yang dimaksud adalah pengendalian fisik aset dan dokumen atau catatan yang mendukung proses penjualan dan penerimaan kas. 82 Pengendalian fisik atas aset dan dokumen atau catatan sudah diterapkan dalam perusahaan, yaitu sebagai berikut : a. Dalam hal pengendalian fisik atas aset dapat dilihat dari perlindungan fisik terhadap pabrik, kantor dan kendaraan adalah dengan menggunakan asuransi. Perusahaan mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan sedini mungkin, seperti kebakaran dan kecelakaan. Oleh karena itu, perusahaan mengasuransikan pabrik, kantor dan kendaraan perusahaan. b. Selain itu, dalam hal pengendalian fisik atas aset juga terlihat dari pengendalian terhadap persediaan yang cukup baik. Dimana perusahaan mempunyai jadwal untuk melakukan stock opname terhadap persediaan di gudang barang jadi. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya pencurian persediaan barang jadi. c. Dalam hal pengendalian fisik atas dokumen atau catatan pendukung dalam aktivitas penjualan kredit sudah dibuat dengan penomoran yang berurutan, seluruh transaksi penjualan kredit dicatat dengan tepat waktu berdasarkan tanggal transaksi, dan diarsip dengan baik dan rapi oleh masing-masing bagian didalam perusahaan yang bertanggung jawab atas dokumen dan catatan tersebut. Sehingga hal ini sangat membantu dalam hal pengecekan, pencocokan bahkan pencarian bukti atas dokumen atau catatan terkait dikemudian hari jika terjadi suatu kesalahan. d. Dalam hal pengamanan, perusahaan mempunyai satpam yang bertugas untuk menjaga kemanan perusahaan. Bagi yang tidak berkepentingan tidak diperbolehkan masuk ke dalam kantor, kecuali 83 sudah membuat janji dengan staf di kantor. Staf kantor akan mengkonfirmasi kembali ke general manager apakah benar ada janji dengan tamu yang bersangkutan. Jika benar, maka staf kantor akan memberikan tugas kepada satpam untuk melayani tamu dengan baik. e. Dalam hal pengendalian data, perusahaan telah membatasi data-data yang diakses. Ada data-data tertentu yang hanya boleh diakses oleh general manager dan staf administrasi seperi data blacklist. Selain itu, untuk menginput jurnal dan laporan lain, yang berwenang hanya bagian akuntansi. 4. Evaluasi terhadap kinerja Pada PD. Palem Star Aluminium, review atas kinerja dilakukan oleh general manager. Setiap akhir bulan, general manager akan melakukan review atas kinerja pada perusahaan dengan membandingkan laporan keuangan setiap bulannya. Dari laporan keuangan tersebut, manajer dapat mengetahui kinerja perusahaan saat ini dengan sebelumnya. Dari review atas kinerja tersebut, manajer akan melakukan tindakan perbaikan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. 4.2.4 Evaluasi Informasi dan Komunikasi Berdasarkan hasil wawancara, maka penulis menemukan beberapa hal terkait dengan penerapan informasi dan komunikasi pada perusahaan : 1. Perusahaan telah memiliki sistem akuntansi yang memadai. Hal ini terlihat dari adanya prosedur-prosedur untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, menganalisis, mengklasifikasikan, mencatat dan melaporkan suatu transaksi penjualan yang terjadi baik transaksi secara 84 tunai maupun nontunai. Prosedur menggambarkan arus informasi dan aktivitas yang dilakukan pada saat transaksi penjualan sampai diterimanya pembayaran atas penjualan tersebut. Dengan demikian, disetiap prosedur yang mendukung timbulnya suatu transaksi membuktikan adanya informasi yang baik antara penyedia informasi dan pengguna informasi. 2. Pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab masingmasing telah diperoleh setiap karyawan di dalam perusahaan, yang dimana berkenaan dengan pengendalian internal fungsi yang dipegangnya. Dengan demikian, setiap karyawan melakukan perannya sesuai dengan fungsinya masing-masing. Selain itu, setiap karyawan juga saling mengkomunikasikan segala sesuatu yang dianggap perlu. Misalnya, bagian penjualan berinteraksi dengan bagian administrasi untuk membuat faktur penjualan atau bagian keuangan berinteraksi dengan bagian akuntansi mengenai pencatatan dokumen-dokumen penting. 3. Di dalam perusahaan, komunikasi antara direktur dan karyawan sangat baik. Hal ini terlihat dari direktur yang selalu memberikan masukan kepada karyawan, dan begitu juga sebaliknya karyawan memberikan saran ketika dibutuhkan oleh direktur. Dengan begitu, akan mengurangi misscommunication dan tentunya mendukung kelancaran operasional perusahaan. 85 4.2.5 Evaluasi Pemantauan Pemantauan merupakan suatu proses yang menilai kualitas kinerja pengendalian internal pada suatu waktu. Pemantauan melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian dengan dasar waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Berdasarkan observasi yang dilakukan, penulis menemukan beberapa hal terkait dengan penerapan pemantauan yang telah dilakukan dengan baik oleh manajemen, yaitu : 1. Pemeriksaan fisik atas kelengkapan dokumen Dalam hal ini, pihak yang mempunyai wewenang untuk memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen adalah general manager. Di setiap transaksi, general manager akan mengecek kelengkapan dokumen dan catatan. Dengan adanya pemeriksaan atas kelengkapan dan keabsahan dokumen, kepercayaan dan keandalan data-data perusahaan akan semakin terjaga dengan baik. Jika hal ini dilakukan secara terus-menerus oleh pihak perusahaan maka potensi kecurangan akan dapat dicegah. 2. Pemantauan kinerja karyawan Pemantauan kinerja karyawan dilakukan oleh direktur dibantu oleh general manager. Hal ini dilakukan setiap 3 bulan sekali. Pemantauan ini dilakukan dengan pengecekan laporan hasil kerja. Dari laporan hasil kerja dapat terlihat tingkat penjualan dari bagian penjualan dan hasil produksi dari bagian produksi. Dari kedua laporan ini, perusahaan dapat meneliti apakah kinerja karyawan baik atau tidak. Apabila laporan hasil kerja saat ini lebih baik dari sebelumnya, maka kinerja karyawan meningkat. Dan 86 sebaliknya, apabila laporan hasil kerja saat ini lebih buruk dari sebelumnya maka karyawan perlu diberikan briefing khusus. 3. Perusahaan telah menetapkan sanksi atas pelanggaran Sanksi yang diberikan merupakan sanksi atas pelanggaran yang dibuat dengan sengaja ataupun tidak sengaja. Berdasarkan wawancara dengan general manager, penulis menemukan bahwa perusahaan menetapkan sanksi-sanksi yang berguna mencegah dan menanggulangi pelanggaran yang mungkin dilakukan oleh karyawan. Adapun sanksi atas kesalahan atau pelanggaran yang diberikan kepada karyawan berupa : a. Teguran atau peringatan lisan Teguran atau peringatan lisan diberikan oleh staf fungsional yang berwenang untuk kesalahan atau pelanggaran yang bersifat ringan yang masih dapat ditoleransi dan diperbaiki. b. Pemecatan Pemecatan dilakukan secara langsung oleh direktur kepada karyawan yang bersangkutan. Pemecatan dilakukan kepada karyawan yang sudah melakukan perbuatan merugikan perusahaan, contoh : mencuri kas / persediaan perusahaan. Jika hal ini direspon dengan baik oleh setiap karyawan, maka kecurangan dan kelalaian yang berhubungan dengan pekerjaannya masing-masing dapat dicegah dan diminimalisasi. Sehingga karyawan dapat bertindak lebih professional dan jujur dalam pekerjaannya. 87 4. Manajemen melakukan evaluasi dan perbaikan atas kebijakan dan prosedur. Berdasarkan hasil wawancara, dapat diketahui bahwa perusahaan secara berkala akan melakukan evaluasi terhadap fungsi yang berkaitan dalam transaksi penjualan untuk dapat mengetahui kinerja masing-masing divisi dan kinerja para karyawan. Dan hasil evaluasi kinerja karyawan dapat dijadikan sebagai pedoman untuk perbaikan kebijakan dan prosedur. 88