BAB 4 PEMBAHASAN 4.1 Perencanaan atas Evaluasi Siklus

BAB 4
PEMBAHASAN
4.1
Perencanaan atas Evaluasi Siklus Pendapatan
Untuk mewujudkan suatu evaluasi yang baik maka perlu dilakukan
perencanaan terlebih dahulu. Tujuan dilakukan perencanaan evaluasi yaitu untuk
memperoleh bahan bukti yang cukup, mengidentifikasi kelemahan dan menghindari
salah pengertian dengan pihak terkait. Pada perencanaan evaluasi, tahap-tahap yang
dilakukan adalah penentuan ruang lingkup evaluasi, tujuan pelaksanaan evaluasi dan
pengumpulan data.
4.1.1 Ruang Lingkup Evaluasi
Ruang lingkup evaluasi pengendalian internal atas penjualan kredit, piutang
dan penerimaan kas adalah :
•
Mengidentifikasi fungsi-fungsi yang terkait di dalam prosedur sistem
pengendalian internal atas siklus pendapatan PD. Palem Star Aluminium
•
Mengevaluasi lima komponen pengendalian internal menurut COSO (The
Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Comission)
meliputi control environment, risk assessment, control activities,
information and communication dan monitoring.
•
Membuat saran-saran perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang ditemui
dalam pengendalian internal pada PD. Palem Star Aluminium
4.1.2 Tujuan Pelaksanaan Evaluasi
Tujuan pelaksanaan evaluasi ini untuk menganalisis dan mengevaluasi
penerapan pengendalian pada 5 komponen COSO atas pelaksanaan penjualan
62
62
kredit, penyelesaian piutang dan penerimaan kas pada PD. Palem Star
Aluminium.
4.1.3 Pengumpulan Data
Pengumpulan bukti dilakukan dengan beberapa cara. Dalam pengumpulan
data, penulis melakukan pengamatan dengan cara :
a. Wawancara
Penulis mengadakan tanya jawab secara langsung pada pihak-pihak yang
bersangkutan di PD. Palem Star Aluminium.
b. Observasi
Penulis melakukan pengamatan secara langsung kepada objek yang
diteliti.
c. Dokumentasi
Penulis meneliti data-data tertulis, seperti dokumen dan catatan atas siklus
pendapatan.
4.2
Evaluasi Pengendalian Internal pada Siklus Pendapatan
Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, perusahaan harus
memiliki pengendalian internal yang memadai, terutama yang berkaitan
dengan siklus pendapatan. Siklus pendapatan adalah siklus yang terdiri dari
aktivitas penjualan, piutang, penagihan, dan penerimaan kas yang merupakan
sumber pendapatan utama perusahaan yang akan digunakan untuk keperluan
membiayai aktivitas perusahaan. Seperti halnya pada PD. Palem Star
Aluminium.
Pengendalian internal suatu perusahaan dapat dikatakan sudah
memadai apabila seluruh kebijakan dan prosedur yang dilaksanakan oleh
63
perusahaan dalam menjalankan seluruh aktivitas perusahaannya mencakup
kedalam komponen-komponen pengendalian intern, dan kebijakan serta
prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan telah mencapai tujuan dari
pengendalian intern tersebut.
Dalam bab ini, penulis akan melakukan evaluasi pengendalian internal
terhadap siklus pendapatan pada PD. Palem Star Aluminium dengan
menggunakan pendekatan COSO. Evaluasi tersebut akan menjelaskan
kondisi, akibat, sebab, kriteria serta rekomendasi yang disarankan penulis
terhadap pengendalian internal yang belum memadai.
4.2.1 Evaluasi Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Menurut Amin W.T (2013) menyatakan bahwa “Lingkungan
pengendalian
terdiri
dari
tindakan,
kebijakan
dan
prosedur
yang
menggambarkan sikap manajemen puncak, direksi dan pemilik suatu entitas
tentang pengendalian internal dan pentingnya bagi entitas. Lingkungan
pengendalian merupakan pondasi untuk keempat komponen pengendalian
lainnya”.
Dari pernyataan diatas dapat kita ketahui bahwa esensi dari
pengendalian internal yang efektif bergantung pada perilaku dari manajemen.
Apabila manajemen puncak menyadari bahwa pengendalian itu penting,
maka bagian lain dari organisasi akan mengikuti dan merespons dengan cara
menjaga dan memelihara pengendalian internal secara berkelanjutan. Disini
peneliti akan melakukan evaluasi terhadap komponen pertama dari
pengendalian
internal
yaitu
lingkungan
pengendalian,
dengan
menguraikannya menjadi 5 faktor yang membentuk lingkungan pengendalian
di perusahaan :
64
a. Integritas dan nilai etika
Berdasarkan observasi dan wawancara yang dilakukan penulis,
penulis dapat menilai sejauh mana pelaksanaan integritas dan nilai etika
dalam perusahaan. Karena penelitian diperusahaan bersifat sangat terbatas
yang dimana hanya boleh melakukan penelitian pada bagian siklus
pendapatan. Dalam penelitian ini, pertama penulis menilai dari kualitas
pelayanan staf kepada penulis selama melakukan penelitian. Sikap staf
yang baik dan ramah untuk meluangkan waktu dalam menjawab setiap
pertanyaan yang diajukan.
Dalam penerapannya di perusahaan, integritas dan nilai etika berarti
sikap seseorang dalam melakukan wewenang dan tanggung jawabnya
dengan baik dan sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan.
Integritas dan nilai etika juga berhubungan dengan tingkat kejujuran
seseorang terhadap pekerjaannya dan kualitas dari kinerjanya.
Dari hasil observasi, penulis menemukan beberapa hal yang sudah
dilaksanakan dengan baik oleh perusahaan berhubungan dengan integritas
dan nilai etika, yaitu :
1. Perusahaan telah membuat kebijakan dan aturan perilaku sesuai
dengan praktik bisnis yang diharapkan.
Hal ini tercermin dari perusahaan yang memiliki pedoman Tata Tertib
Kerja yang berlaku untuk setiap karyawannya. Pedoman Tata Tertib
Kerja dinyatakan secara tertulis yang dibuat secara sederhana oleh
general manager.
Didalam pedoman Tata Tertib Kerja dijelaskan sikap dan etika
karyawan yang harus dipatuhi saat bekerja, sanksi-sanksi yang
65
diberikan oleh perusahaan apabila karyawan melanggar etika
perusahaan, serta prosedur masing-masing divisi dalam menjalankan
tugasnya.
2. Staf dari divisi fungsional yang memberikan morning briefing yaitu
bimbingan
moral
seminggu
sekali
yang
bertujuan
untuk
mengkomunikasikan integritas dan nilai etika yang berkenan dengan
perusahaan. Hal ini sangat membantu perusahaan dalam menanamkan
sikap integritas dan perilaku etis kepada setiap karyawannya.
Selain hal-hal positif, penulis juga menemukan kelemahan yang
berhubungan dengan integritas dan nilai etika, yaitu :
1. Pedoman Tata Tertib Kerja dalam bentuk selebaran yang dibagikan
kepada setiap karyawan pada saat pertama kali bekerja. Hal ini sangat
berpotensi hilang sehingga karyawan tidak membaca selebaran
tersebut yang akan berakibat masih ada karyawan yang melanggar
aturan yang ada.
2. Morning briefing yang dilakukan pada pagi hari seringkali tidak
efektif dikarenakan masih adanya karyawan yang tidak datang tepat
waktu atau terlambat sehingga mengganggu berlangsungnya morning
briefing.
b. Komitmen terhadap kompetensi
Untuk mencapai tujuan entitas, personel dalam setiap tingkatan dalam
perusahaan harus memiliki pengetahuan dan keahlian yang diperlukan
untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif. Perekrutan calon
karyawan merupakan tonggak awal terciptanya kompetensi. Oleh karena
itu, Direktur memberikan tanggung jawab kepada general manager untuk
66
melakukan wawancara kepada calon karyawan baru agar mendapatkan
karyawan yang kompeten.
Pada PD. Palem Star Aluminium, setiap karyawan baik karyawan
kantor dan karyawan pabrik sudah ditempatkan sesuai dengan keahlian
dan kemampuan dibidang mereka masing-masing. Misalkan, bagian
penjualan yang mengerti proses penjualan pada perusahaan, bagian
akuntansi yang menguasai dan mampu mengimplementasikan akuntansi
ke dalam laporan keuangan perusahaan, serta bagian produksi yang
mempunyai keahlian dan kemampuan untuk memproduksi barang jadi.
Selain itu, setiap ada produk baru perusahaan akan melakukan pengenalan
produk tersebut kepada bagian penjualan yang bertujuan untuk
meningkatkan pengetahuan dan kemampuan mereka dalam hal pemasaran
produk, sehingga mereka lebih kompeten dalam menjalankan bidangnya.
Selain hal-hal positif, penulis juga menemukan beberapa kelemahan
yang berhubungan dengan komitmen terhadap kompetensi, yaitu :
1. Proses perekrutan calon karyawan yang hanya melalui proses
wawancara sehingga informasi yang didapat dari calon karyawan
sangat minim, seperti latar belakang pribadi dan pendidikan calon
karyawan tanpa mengetahui sejauh mana pengalaman dan kompetensi
calon karyawan tersebut. Apabila karyawan kurang kompeten, maka
hal ini dapat mengakibatkan kegiatan operasional terhambat.
Sebaiknya perusahaan memberikan masa training selama 1 minggu
untuk mengetahui apakah calon karyawan tersebut kompeten atau
tidak dibidangnya.
67
2. Training yang dilakukan hanya berkaitan dengan produk perusahaan.
Seperti kita ketahui dari pernyataan diatas, training dilakukan ketika
adanya produk baru perusahaan kepada bagian penjualan. Dalam hal
training ini, sebaiknya perusahaan juga melakukan training dalam hal
teknologi informasi dan akuntansi. Hal ini mendukung prosedur
operasional
perusahaan
dalam
menyajikan
segala
informasi
operasional maupun keuangan perusahaan yang lebih baik.
c. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
Pengendalian internal dilaksanakan oleh seorang individu maupun
sekelompok individu. Oleh karena itu, agar pengendalian internal efektif
adalah penting bahwa kebijakan dan praktik sumber daya manusia yang
diterapkan akan menjamin bahwa personel entitas memiliki tingkat
integritas, nilai etika dan kompetensi yang diharapkan.
Menurut Amin W.T (2013), menyatakan bahwa “Kebijakan sumber
daya manusia yang baik membantu menarik dan mempertahankan
karyawan yang dapat dipercaya”. Perusahaan telah mempunyai kebijakan
dan praktik sumber daya manusia dimulai dari masa perekrutan karyawan
sampai pada pembayaran gaji karyawan.
Dari hasil evaluasi, penulis menemukan beberapa poin penting yang
sudah dilaksanakan dengan baik mengenai pelaksanaan kebijakan dan
praktik sumber daya manusia oleh perusahaan, diantaranya :
1. Kebijakan dalam proses perekrutan karyawan.
Kebijakan dan praktik sumber daya manusia dalam proses perekrutan
karyawan adalah adanya proses wawancara dengan calon karyawan.
Dari wawancara tersebut, general manager akan mengetahui latar
68
belakang pribadi dan pendidikan calon karyawan tersebut. Dengan
adanya proses wawancara ini, maka general manager dapat melihat
sendiri apakah karyawan tersebut mempunyai potensi dalam bekerja.
2. Perusahaan memiliki kebijakan training.
Kebijakan training ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana
kemampuan karyawan dan kedisiplinannya dalam bekerja. Jika
karyawan dianggap masih kurang menguasai, maka staf fungsional
wajib
menegur
karyawan
yang
bersangkutan
agar
lebih
memperhatikan dan memberikan pengajaran kepada karyawan
tersebut.
3. Perusahaan memiliki kebijakan evaluasi kinerja karyawan.
Setiap 3 bulan sekali, perusahaan mengadakan evaluasi terhadap
kinerja karyawan. Didalam kebijakan ini, general manager membuat
penilaian atas hasil kerja para karyawan selanjutnya general manager
akan memberikan bonus kepada para karyawan yang bekerja dengan
baik dan mencapai target. Kebijakan ini seringkali diberikan kepada
bagian penjualan dan bagian produksi, akan tetapi ada kemungkinan
pemberian bonus bagi karyawan dari divisi lain jika kontribusi
kinerjanya sangat baik.
4. Perusahaan
memiliki
kebijakan
atas
pelanggaran
peraturan
perusahaan.
Perusahaan telah berusaha mencegah adanya kecurangan ataupun
ketidak disiplinan karyawan dengan memberikan sanksi-sanksi atas
pelanggaran. Contohnya, karyawan yang terlambat masuk kerja atau
tidak masuk kerja tanpa izin diberikan sanksi teguran oleh staf
69
fungsional, apabila hal ini terjadi lebih dari 3 kali dalam 1 bulan maka
karyawan akan dipanggil menghadap general manager. Dan apabila
hal ini dilakukan terus-menerus dengan sengaja, perusahaan berhak
melakukan pemecatan karyawan yang bersangkutan. Dari hal ini,
maka penulis menyarankan untuk perusahaan menggunakan alat
absensi elektronik untuk mencegah karyawan melakukan hal yang
merugikan perusahaan dalam hal absensi.
d. Struktur organisasi dan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab
Berdasarkan pendapat Amin W.T (2013), “Struktur organisasi
dikatakan baik jika mampu memberikan suatu kerangka kerja untuk
merencanakan, melaksanakan, mengendalikan dan memonitor operasi”.
Perusahaan telah memiliki struktur organisasi yang secara umum
bertujuan untuk memisahkan tugas, tanggung jawab dan wewenang yang
jelas dalam setiap bagian yang terdapat di dalam perusahaan. (Struktur
organisasi dan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab sudah
dijelaskan di BAB 3).
PD. Palem Star Aluminium memiliki struktur organisasi yang cukup
baik yaitu struktur organisasi lini. Dikatakan struktur organisasi lini
karena pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya
dari pemimpin terhadap bawahannya. Namun setelah dilakukan evaluasi,
penulis
menemukan
kekurangan
terkait
struktur
organisasi
dan
pendelegasian wewenang dan tanggung jawab PD. Palem Star
Aluminium, yaitu :
a. Tidak adanya struktur organisasi dan pendelegasian wewenang dan
tanggung jawab secara tertulis.
70
Hal ini akan menyebabkan kekurang jelasan dalam ruang lingkup dan
pelaksanaan tugas oleh staf yang bersangkutan. Sehingga akan
berdampak ketidak jelasan kewajiban dan tanggung jawab setiap staf
dan kepada siapa staf harus bertanggung jawab. Sebaiknya perusahaan
memiliki struktur organisasi dan pendelegasian wewenang dan
tanggung jawab secara tertulis.
b. Adanya perangkapan tugas oleh satu bagian.
Perangkapan tugas oleh satu bagian dapat terjadi dikarenakan
pembagian wewenang dan tanggung jawab yang kurang terorganisir
sehingga dapat menyebabkan kondisi yang sangat merugikan
perusahaan. Contohnya, fungsi penjualan yang dirangkap oleh fungsi
pemberian kredit. Hal itu dapat menyebabkan terjadinya kecurangan
karena transaksi penjualan dan pemberian kredit dilakukan oleh satu
orang yang sama sehingga memungkinkan bagian ini memberikan
kredit secara terus-menerus tanpa memperhatikan credit limit
pelanggan dengan alasan agar mencapai target penjualan dari
perusahaan untuk memperoleh keuntungan bonus penjualan.
e. Filosofi dan gaya operasi manajemen
Menurut Amin W.T (2013) menyatakan bahwa “Filosofi dan gaya
operasi manajemen dapat secara signifikan mempengaruhi mutu
pengendalian
intern
seperti
menetapkan,
mempertahankan,
dan
memonitor pengendalian intern suatu entitas merupakan tanggung jawab
manajemen”. Filosofi manajemen yang ditetapkan oleh PD. Palem Star
Aluminium menekankan bahwa “kualitas kinerja manajemen yang akan
meningkatkan kualitas produk agar tujuan perusahaan tercapai”.
71
Perusahaan beranggapan bahwa untuk mencapai tujuan, perusahaan
harus selalu memberikan kualitas pelayanan dan produk yang bermutu.
Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki kesatuan manajemen yang
baik, artinya manajemen menyadari pentingnya kesatuan diantara mereka
dan bahwa tindakan mereka dalam perusahaan saling berhubungan dan
terkait untuk mencapai tujuan perusahaan. Sehingga perusahaan
mengimplementasikan beberapa hal, yaitu memberikan rasa kepuasaan
terhadap pelanggan, mempertahankan produk yang bermutu dan
berkualitas, serta menjaga kesatuan manajemen.
Selain
dari
faktor
internal,
perusahaan
juga
seharusnya
memperhatikan faktor eksternal yaitu resiko bisnis. Penulis menemukan
resiko bisnis yang dimana masih adanya pelanggan yang complain
mengenai kurangnya penguasaan product knowledge oleh bagian
penjualan dan pelayanan yang terlalu lama.
Gaya operasi mencerminkan ide direktur tentang bagaimana kegiatan
operasi perusahaan harus dijalankan. Setelah dilakukannya evaluasi,
penulis menyimpulkan bahwa gaya operasi manajemen dalam PD. Palem
Star Aluminium bersifat progresif, yaitu adanya perubahan yang
dilakukan oleh direktur secara signifikan untuk kemajuan berkaitan
dengan perencanaan dan pengendalian dalam perusahaan.
4.2.2 Evaluasi Penilaian Resiko (Risk Assessment)
Menurut Amin W.T (2013), menyatakan bahwa “Penilaian resiko
suatu entitas merupakan identifikasi, analisis dan pengelolaan resiko yang
relevan terhadap penyusunan laporan keuangan yang secara wajar disajikan
72
sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku secara umum”.
Penilaian resiko yang cukup baik oleh perusahaan dapat mempermudah
pelaksanaan pengendalian internal dan mengurangi penyimpangan pada
perusahaan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Dari hasil evaluasi, penulis mengidentifikasi resiko yang mungkin
timbul didalam perusahaan disebabkan oleh beberapa keadaan dibawah ini,
diantaranya :
1. Resiko terhadap perubahan dalam organisasi
Perubahan-perubahan
dalam
lingkungan
peraturan
operasi
dapat
mengubah tekanan kompetitif dan menetapkan resiko-resiko yang secara
signifikan berbeda. Di dalam perusahaan, resiko akan sangat terlihat jika
adanya perubahan peraturan.
Contohnya, adanya perubahan target penjualan untuk bagian penjualan.
Hal ini akan mendorong bagian penjualan berusaha semaksimal mungkin
untuk mencapai target penjualan yang ditetapkan perusahaan. Tidak
menutup kemungkinan, bagian penjualan akan melakukan pemberian
kredit tanpa melihat credit limit pelanggan yang bersangkutan. Apabila
bagian penjualan tetap memberikan kredit kepada pelanggan yang
melebihi credit limit, maka hal ini akan sangat berisiko bagi perusahaan.
Sebaiknya direktur berkonsultasi terlebih dahulu dengan general manager
dalam hal membuat suatu perubahan peraturan dalam organisasi agar
dapat meminimalkan resiko yang akan terjadi.
2. Resiko terhadap perkembangan pesaing
Dalam bidang industri ini, perusahaan memiliki banyak pesaing. Akan
tetapi, hal itu tidak menghalangi perusahaan untuk menyediakan produk
73
dan layanan yang berkualitas tinggi. Dari hasil evaluasi, penulis
menemukan faktor-faktor yang menyebabkan timbulnya resiko terhadap
perkembangan pesaing di perusahaan ini, diantaranya :
a. Persaingan dari segi harga
Untuk menghindari dan mengatasi resiko-resiko yang dapat timbul
akibat persaingan harga, maka perusahaan berusaha semaksimal
mungkin dalam mencari supplier bahan baku yang dapat memberikan
harga paling murah tetapi tetap memenuhi standar kualitas perusahaan
dan menggunakan bahan baku yang seefektif mungkin. Dengan
demikian, harga produk yang ditawarkan dapat bersaing di pasaran.
b. Persaingan dari segi kualitas
Selain persaingan dari segi harga, perusahaan juga menemukan
adanya persaingan dari segi kualitas. Persaingan dari segi kualitas
terbagi menjadi dua, yaitu :
•
Kualitas pelayanan
Dalam hal kualitas pelayanan, perusahaan selalu mengutamakan
kepuasaan pelanggan. Hal ini dilakukan melalui product knowledge
yang dikuasai oleh bagian penjualan agar dapat memberikan
pelayanan yang baik kepada pelanggan sehingga pelanggan dapat
memberikan feedback yang baik pula kepada perusahaan.
•
Kualitas produk
Perusahaan sangat menjaga kualitas produk, dapat dilihat dari
penggunaan bahan baku yang memenuhi standar kualitas perusahaan.
Selain itu, perusahaan juga sering menciptakan inovasi produk baru.
Dengan adanya inovasi produk baru yang dikeluarkan perusahaan,
74
maka akan semakin mendorong pelanggan memberikan kepercayaan
terhadap perusahaan.
Namun dengan kekuatan pengendalian internal di atas, ada juga
kelemahan yang teridentifikasi yaitu proses pengenalan produk baru yang
akan memerlukan waktu lebih untuk dapat dipraktikkan dalam
perusahaan. Sehingga mengakibatkan waktu untuk melakukan produksi
agak terlambat dari yang seharusnya dan pekerjaan lain menjadi tertunda,
yang juga berdampak kelancaran transaksi juga akan mengalami
hambatan. Seharusnya perusahaan menetapkan jangka waktu berapa lama
untuk pengenalan produk dan implementasinya kedalam jenis produk
untuk dipasarkan.
3. Resiko terhadap perkembangan permintaan pelanggan
Dalam
hal
memaksimalkan
terkait
penjualan
dengan
pelanggan,
dengan
perusahaan
mencari pelanggan
sangat
sebanyak-
banyaknya terutama diprioritaskan pada pelanggan yang memiliki tingkat
permintaan
yang
tinggi.
Sehingga
seringkali
perusahaan
tidak
memperhatikan credit limit pelanggan.
Namun dari hal diatas dapat ditemukan kelemahan pengendalian
internal bahwa perusahaan seringkali tidak memperhatikan credit limit
pelanggan dan diperbolehkan untuk melakukan pemesanan selanjutnya.
Hal ini dapat mengakibatkan perusahaan bisa saja terkena kredit macet
atau tidak dibayar oleh pelanggan tersebut. Hal ini disebabkan oleh pihak
perusahaan yang kurang tegas dalam hal pemberian credit limit,
seringkali pemberian credit limit tergantung dari transaksi pembelian
sebelumnya dari pelanggan. Seharusnya perusahaan membentuk fungsi
75
kredit yang bertugas untuk menganalisa credit limit pelanggan sehingga
mengurangi kemungkinan terjadinya kredit macet bahkan tidak dibayar.
Selain itu, general manager seharusnya melakukan pengecekan atas
pembayaran secara rutin.
Atas kelemahan pengendalian internal tersebut, penulis menyarankan
agar perusahaan tidak memaksakan tingkat penjualan yang tinggi dan
tetap melakukan pengecekan terhadap pelanggan. Jika pelanggan
memiliki riwayat buruk seperti adanya telat pembayaran, sebaiknya
dilakukan pembayaran dimuka dan barang akan dikirim. Dan jika calon
pelanggan memiliki riwayat buruk lainnya seperti tidak melunasi hutang,
sebaiknya jangan melayani penjualan terhadap pelanggan tersebut.
4. Resiko terhadap kecurangan yang dilakukan karyawan
Dalam hal berkaitan dengan karyawan, penulis menemukan beberapa
faktor yang berdampak menimbulkan resiko kecurangan dilakukan
karyawan, diantaranya :
a. Adanya karyawan baru
Staf penjualan mengatakan bahwa seringkali karyawan baru
mempunyai fokus dan pemahaman yang berbeda dari karyawan
lainnya. Hal ini membutuhkan masa-masa percobaan pada saat awal
bekerja. Hal-hal seperti pemahaman jobdesk, pemahaman penggunaan
mesin dan computer, serta pemahaman tentang produk perusahaan.
Dalam masa percobaan ini, sangat memungkinkan kinerja karyawan
baru akan dapat mengganggu kelancaran proses penjualan dan
penerimaan kas dalam perusahaan. Berkaitan dengan hal ini,
sebaiknya perusahaan mengirimkan staf yang lebih professional
76
dalam bidangnya untuk mendampingi dan membimbing karyawan
baru tersebut. Hal ini dilakukan agar karyawan baru tersebut benarbenar mengerti dengan prosedur yang harus dijalankan dan dipatuhi
oleh karyawan tersebut sehingga dapat meminimalkan kesalahan yang
dilakukan oleh karyawan baru tersebut.
b. Adanya kerentanan pencurian
Sejauh ini direktur memberikan kepercayaan kepada semua staf
sehingga perusahaan tidak mengidentifikasi lebih jauh tentang resiko
yang mungkin terjadi jika ada kecurangan yang dilakukan oleh
bawahannya.
Keadaan seperti inilah yang akan dimanfaatkan oleh karyawannya.
Perusahaan yang tidak berjaga-jaga terhadap resiko yang akan
dihadapi ketika hal itu akan terjadi sehingga mengakibatkan karyawan
berani melakukan kecurangan. Misalnya pencurian kas, pencurian
persediaan, perubahan data di komputer dan pemalsuan dokumen
fiktif. Seharusnya perusahaan tetap memikirkan resiko-resiko yang
akan dihadapi jika karyawannya melakukan kecurangan, meskipun
perusahaan sangat menekankan kepada kepercayaan.
Atas kelemahan pengendalian internal tersebut, penulis menyarankan
agar perusahaan tetap memikirkan setiap resiko yang mungkin terjadi
yang bisa dilakukan oleh setiap karyawannya. Misalnya, resiko
kehilangan kas atau persediaan, pencurian data atau perubahan data,
serta pemalsuan dokumen fiktif. Maka dari itu, sebaiknya general
manager melakukan pengecekan rutin dan perusahaan harus membuat
sistem pengamanan untuk tiap-tiap komputer yang digunakan.
77
4.2.3 Evaluasi Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Menurut
pengendalian
Amin
W.T
merupakan
(2013),
kebijakan
menyatakan
dan
prosedur
bahwa
“Aktivitas
yang
membantu
meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan diambil untuk menghadapi
resiko-resiko yang tersangkut dalam mencapai tujuan entitas”. Adapun
evaluasi terhadap aktivitas pengendalian internal siklus pendapatan meliputi :
1. Evaluasi terhadap pemisahan tugas yang memadai
Perusahaan memiliki pembagian wewenang yang cukup jelas untuk
mengatur otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Untuk melakukan
evaluasi pada aktivitas pengendalian internal, maka
dibutuhkan
keterkaitan fungsi-fungsi yang saling berhubungan dalam menjalankan
penjualan, piutang dan penerimaan kas yang sedang berjalan di dalam
perusahaan. Maka dari itu dalam evaluasi terhadap pemisahan tugas, perlu
diketahui fungsi-fungsi apa saja yang harus dipisahkan agar tidak terjadi
kecurangan.
Berdasarkan evaluasi dan proses wawancara, penulis menemukan
beberapa hal yang sudah dilaksanakan dengan baik berkaitan dengan
pemisahan tugas yang memadai, diantaranya :
a. Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi pencatatan piutang
Dalam proses penjualan kredit, fungsi penjualan dilakukan oleh
bagian penjualan dan fungsi pencatatan piutang dilakukan oleh bagian
akuntansi. Hal ini dilakukan untuk menghindari kecurangan yang
akan terjadi. Apabila fungsi ini dilakukan oleh satu orang yang sama,
kemungkinan besar resiko yang akan dihadapi oleh perusahaan adalah
penjualan fiktif. Dengan adanya pemisahan fungsi penjualan dan
78
fungsi pencatatan piutang ini merupakan cermin pengendalian internal
sudah dilaksanakan dengan baik oleh perusahaan.
b. Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi penerimaan kas
Dalam proses penjualan kredit dan penerimaan kas perusahaan,
ditemukan bahwa fungsi penjualan yang berfungsi menerima order
dari pelanggan terpisah dengan fungsi penerimaan kas yang berfungsi
menerima pembayaran baik tunai maupun nontunai.
Hal ini dilakukan perusahaan agar terhindar dari resiko berkaitan
dengan kas, misalnya pencurian kas atau penggelapan kas dengan
menghapus penjualan yang terjadi ataupun membuat penjualan fiktif
yang dapat merugikan perusahaan.
c. Fungsi penerimaan kas terpisah dengan fungsi pencatatan
Pada proses penjualan dan penerimaan kas perusahaan, fungsi
penerimaan kas dan fungsi pencatatan dipisah. Fungsi penerimaan kas
dilakukan oleh collector yang kemudian disetorkan ke bagian
keuangan, sedangkan fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian
akuntansi.
Pemisahan ini berfungsi untuk melindungi perusahaan dari adanya
penggelapan kas. Contoh, jika bagian keuangan yang bertugas
menerima penerimaan kas juga bertugas melakukan pencatatan, ada
kemungkinan bagian keuangan menerima uang tunai kemudian tidak
mencatatnya sebagai penjualan.
Dengan adanya dua fungsi yang terpisah, maka pengendalian internal
akan lebih mudah dilakukan. Jika terjadi kelalaian bagian keuangan
79
tentang perhitungan kas dan keakuratan harga dapat segera diperiksa
dan ditelusuri oleh bagian pencatatan.
d. Fungsi gudang terpisah dengan fungsi pengiriman
Berdasarkan hasil penelitian, perusahaan memiliki fungsi gudang
yang bertugas mengurusi masalah persediaan dan fungsi pengiriman
yang bertugas mengirimkan barang. Dengan adanya pemisahan antara
fungsi gudang dan fungsi pengiriman akan meminimalkan tindak
kecurangan mengenai kehilangan persediaan barang perusahaan.
Namun setelah dilakukan evaluasi, penulis menemukan kekurangan
terkait pemisahan tugas yang memadai pada PD. Palem Star Aluminium,
yaitu :
a. Pemisahan fungsi yang tidak berjalan semestinya
Perusahaan memang telah melakukan pemisahan fungsi, namun
dalam praktiknya tidak seperti yang sudah direncanakan. Dalam
praktiknya, bagian keuangan yang melakukan penerimaan kas
seringkali juga melakukan pencatatan atas penerimaan kas tersebut
yang
seharusnya
dilakukan
oleh
fungsi
akuntansi.
Terjadi
perangkapan tugas antara melakukan penerimaan kas dan melakukan
pencatatan atas penerimaan kas pada setiap transaksi yang terjadi. Hal
ini sangat berpotensi untuk terjadinya kecurangan seperi pencurian
kas. Sebaiknya fungsi yang telah ditetapkan dipraktikkan dengan
benar dan semestinya.
b. Penentuan credit limit yang tidak berjalan dengan baik.
Hal ini merupakan kelemahan yang cukup signifikan untuk diperbaiki
oleh perusahaan. Dengan mengabaikan credit limit, bagian penjualan
80
akan terus-menerus memproses penjualan kredit kepada pelanggan
yang pembayarannya masih macet. Dalam hal ini seharusnya
perusahaan benar-benar menekankan kepada bagian penjualan untuk
mematuhi credit limit bagi pelanggan baik pelanggan lama maupun
pelanggan baru. Selain itu, credit limit sebaiknya ditentukan
berdasarkan riwayat pembayaran pelanggan.
2. Evaluasi terhadap pengendalian pengolahan informasi
Pengendalian pengolahan informasi mengacu pada resiko yang
berhubungan dengan otorisasi, kelengkapan dan akurasi transaksi.
Setelah dilakukan evaluasi, penulis menemukan hal yang sudah
dilaksanakan dengan baik berkaitan dengan pengendalian pengolahan
informasi, yaitu :
Perusahaan memiliki koneksi server yang menyambungkan komputer
administrasi dengan komputer general manager. Hal ini dilakukan
direktur untuk menghindari resiko-resiko yang dapat timbul akibat
penyimpangan dalam memasukkan data oleh karyawan. Sehingga semua
input data yang dilakukan oleh bagian administrasi langsung masuk
kedalam komputer general manager.
Namun setelah dilakukan evaluasi, penulis juga menemukan
kekurangan terkait pengendalian pengolahan informasi yaitu :
Setiap komputer karyawan tidak mempunyai password atas setiap user.
Dalam hal ini dapat terlihat perusahaan tidak memperhatikan pentingnya
penggunaan password pada masing-masing komputer yang digunakan
oleh masing-masing karyawannya.
81
Dengan tidak adanya penggunaan password maka peluang terjadinya
kecurangan akan sangat tinggi. Misalnya, adanya manipulasi data yang
dilakukan oleh bagian keuangan terhadap laporan piutang dan laporan
penjualan yang dikerjakan oleh bagian akuntansi. Seharusnya perusahaan
dapat mengantisipasi akan resiko yang dapat terjadi akibat tidak adanya
password pada masing-masing komputer. Hal ini terjadi dikarenakan
perusahaan belum menyadari akan besarnya resiko yang dapat ditanggung
perusahaan akibat lemahnya pengendalian internal pada kondisi ini. Atas
kasus ini, maka penulis menyarankan agar perusahaan menggunakan
password pada masing-masing komputer karyawan, sehingga data-data
pada komputer tidak dapat dibuka oleh karyawan lain tanpa adanya izin
terlebih dahulu. Dengan demikian, pengendalian internal pada perusahaan
menjadi lebih baik dan perusahaan dapat meminimalkan resiko terjadinya
kecurangan yang tidak diinginkan.
3. Evaluasi terhadap pengendalian fisik atas aktiva
Menurut Amin W.T (2013), menyatakan bahwa “Pengendalian fisik
mencakup pengamanan fisik aktiva. Pengendalian fisik di perusahaan
meliputi pengamanan yang memadai, seperti fasilitas yang diamankan,
otorisasi untuk akses ke program komputer, arsip data dan perhitungan
aktiva berkala, seperti persediaan dan perbandingan dengan catatan
pengendalian”.
Dari pernyataan diatas, dapat diketahui bahwa pengendalian fisik
aktiva yang dimaksud adalah pengendalian fisik aset dan dokumen atau
catatan yang mendukung proses penjualan dan penerimaan kas.
82
Pengendalian fisik atas aset dan dokumen atau catatan sudah diterapkan
dalam perusahaan, yaitu sebagai berikut :
a. Dalam hal pengendalian fisik atas aset dapat dilihat dari perlindungan
fisik terhadap pabrik, kantor dan kendaraan adalah dengan
menggunakan asuransi. Perusahaan mengantisipasi hal-hal yang tidak
diinginkan sedini mungkin, seperti kebakaran dan kecelakaan. Oleh
karena itu, perusahaan mengasuransikan pabrik, kantor dan kendaraan
perusahaan.
b. Selain itu, dalam hal pengendalian fisik atas aset juga terlihat dari
pengendalian terhadap persediaan yang cukup baik. Dimana
perusahaan mempunyai jadwal untuk melakukan stock opname
terhadap persediaan di gudang barang jadi. Hal ini dilakukan untuk
menghindari adanya pencurian persediaan barang jadi.
c. Dalam hal pengendalian fisik atas dokumen atau catatan pendukung
dalam aktivitas penjualan kredit sudah dibuat dengan penomoran yang
berurutan, seluruh transaksi penjualan kredit dicatat dengan tepat
waktu berdasarkan tanggal transaksi, dan diarsip dengan baik dan rapi
oleh masing-masing bagian didalam perusahaan yang bertanggung
jawab atas dokumen dan catatan tersebut. Sehingga hal ini sangat
membantu dalam hal pengecekan, pencocokan bahkan pencarian bukti
atas dokumen atau catatan terkait dikemudian hari jika terjadi suatu
kesalahan.
d. Dalam hal pengamanan, perusahaan mempunyai satpam yang
bertugas untuk menjaga kemanan perusahaan. Bagi yang tidak
berkepentingan tidak diperbolehkan masuk ke dalam kantor, kecuali
83
sudah membuat janji dengan staf di kantor. Staf kantor akan
mengkonfirmasi kembali ke general manager apakah benar ada janji
dengan tamu yang bersangkutan. Jika benar, maka staf kantor akan
memberikan tugas kepada satpam untuk melayani tamu dengan baik.
e. Dalam hal pengendalian data, perusahaan telah membatasi data-data
yang diakses. Ada data-data tertentu yang hanya boleh diakses oleh
general manager dan staf administrasi seperi data blacklist. Selain itu,
untuk menginput jurnal dan laporan lain, yang berwenang hanya
bagian akuntansi.
4. Evaluasi terhadap kinerja
Pada PD. Palem Star Aluminium, review atas kinerja dilakukan oleh
general manager. Setiap akhir bulan, general manager akan melakukan
review atas kinerja pada perusahaan dengan membandingkan laporan
keuangan setiap bulannya. Dari laporan keuangan tersebut, manajer dapat
mengetahui kinerja perusahaan saat ini dengan sebelumnya. Dari review
atas kinerja tersebut, manajer akan melakukan tindakan perbaikan untuk
meningkatkan kinerja perusahaan.
4.2.4 Evaluasi Informasi dan Komunikasi
Berdasarkan hasil wawancara, maka penulis menemukan beberapa hal
terkait dengan penerapan informasi dan komunikasi pada perusahaan :
1. Perusahaan telah memiliki sistem akuntansi yang memadai.
Hal ini terlihat dari adanya prosedur-prosedur untuk mengidentifikasi,
mengumpulkan,
menganalisis,
mengklasifikasikan,
mencatat
dan
melaporkan suatu transaksi penjualan yang terjadi baik transaksi secara
84
tunai maupun nontunai. Prosedur menggambarkan arus informasi dan
aktivitas yang dilakukan pada saat transaksi penjualan sampai
diterimanya pembayaran atas penjualan tersebut. Dengan demikian,
disetiap
prosedur
yang
mendukung
timbulnya
suatu
transaksi
membuktikan adanya informasi yang baik antara penyedia informasi dan
pengguna informasi.
2. Pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab masingmasing telah diperoleh setiap karyawan di dalam perusahaan, yang
dimana
berkenaan
dengan
pengendalian
internal
fungsi
yang
dipegangnya.
Dengan demikian, setiap karyawan melakukan perannya sesuai dengan
fungsinya masing-masing. Selain itu, setiap karyawan juga saling
mengkomunikasikan segala sesuatu yang dianggap perlu. Misalnya,
bagian penjualan berinteraksi dengan bagian administrasi untuk membuat
faktur penjualan atau bagian keuangan berinteraksi dengan bagian
akuntansi mengenai pencatatan dokumen-dokumen penting.
3. Di dalam perusahaan, komunikasi antara direktur dan karyawan sangat
baik. Hal ini terlihat dari direktur yang selalu memberikan masukan
kepada karyawan, dan begitu juga sebaliknya karyawan memberikan
saran ketika dibutuhkan oleh direktur. Dengan begitu, akan mengurangi
misscommunication dan tentunya mendukung kelancaran operasional
perusahaan.
85
4.2.5 Evaluasi Pemantauan
Pemantauan merupakan suatu proses yang menilai kualitas kinerja
pengendalian internal pada suatu waktu. Pemantauan melibatkan penilaian
rancangan dan pengoperasian pengendalian dengan dasar waktu dan
mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan.
Berdasarkan observasi yang dilakukan, penulis menemukan beberapa hal
terkait dengan penerapan pemantauan yang telah dilakukan dengan baik oleh
manajemen, yaitu :
1. Pemeriksaan fisik atas kelengkapan dokumen
Dalam hal ini, pihak yang mempunyai wewenang untuk memeriksa
kelengkapan dan keabsahan dokumen adalah general manager. Di setiap
transaksi, general manager akan mengecek kelengkapan dokumen dan
catatan. Dengan adanya pemeriksaan atas kelengkapan dan keabsahan
dokumen, kepercayaan dan keandalan data-data perusahaan akan semakin
terjaga dengan baik. Jika hal ini dilakukan secara terus-menerus oleh
pihak perusahaan maka potensi kecurangan akan dapat dicegah.
2. Pemantauan kinerja karyawan
Pemantauan kinerja karyawan dilakukan oleh direktur dibantu oleh
general manager. Hal ini dilakukan setiap 3 bulan sekali. Pemantauan ini
dilakukan dengan pengecekan laporan hasil kerja. Dari laporan hasil kerja
dapat terlihat tingkat penjualan dari bagian penjualan dan hasil produksi
dari bagian produksi. Dari kedua laporan ini, perusahaan dapat meneliti
apakah kinerja karyawan baik atau tidak. Apabila laporan hasil kerja saat
ini lebih baik dari sebelumnya, maka kinerja karyawan meningkat. Dan
86
sebaliknya, apabila laporan hasil kerja saat ini lebih buruk dari
sebelumnya maka karyawan perlu diberikan briefing khusus.
3. Perusahaan telah menetapkan sanksi atas pelanggaran
Sanksi yang diberikan merupakan sanksi atas pelanggaran yang dibuat
dengan sengaja ataupun tidak sengaja. Berdasarkan wawancara dengan
general manager, penulis menemukan bahwa perusahaan menetapkan
sanksi-sanksi yang berguna mencegah dan menanggulangi pelanggaran
yang mungkin dilakukan oleh karyawan.
Adapun sanksi atas kesalahan atau pelanggaran yang diberikan kepada
karyawan berupa :
a. Teguran atau peringatan lisan
Teguran atau peringatan lisan diberikan oleh staf fungsional yang
berwenang untuk kesalahan atau pelanggaran yang bersifat ringan yang
masih dapat ditoleransi dan diperbaiki.
b. Pemecatan
Pemecatan dilakukan secara langsung oleh direktur kepada karyawan
yang bersangkutan. Pemecatan dilakukan kepada karyawan yang sudah
melakukan perbuatan merugikan perusahaan, contoh : mencuri kas /
persediaan perusahaan.
Jika hal ini direspon dengan baik oleh setiap karyawan, maka kecurangan
dan kelalaian yang berhubungan dengan pekerjaannya masing-masing
dapat dicegah dan diminimalisasi. Sehingga karyawan dapat bertindak
lebih professional dan jujur dalam pekerjaannya.
87
4. Manajemen melakukan evaluasi dan perbaikan atas kebijakan dan
prosedur.
Berdasarkan hasil wawancara, dapat diketahui bahwa perusahaan secara
berkala akan melakukan evaluasi terhadap fungsi yang berkaitan dalam
transaksi penjualan untuk dapat mengetahui kinerja masing-masing divisi
dan kinerja para karyawan. Dan hasil evaluasi kinerja karyawan dapat
dijadikan sebagai pedoman untuk perbaikan kebijakan dan prosedur.
88