knowledge management sebagai asset library perusahaan

KNOWLEDGE MANAGEMENT SEBAGAI
ASSET LIBRARY PERUSAHAAN
Ardianto Teguh Pawasto
Boy Sihar
Hafizh Al-Banna
Argogalih S.E., MM
Universitar Bina Nusantara,
ABSTRAK
Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah mengelola pengetahuan individu knowledge
menjadi pengetahuan perusahaan yang terintegrasi. Hal ini disebabkan karena belum adanya media untuk
mengelola pengetahuan serta terjadinya turn over karyawan yang cukup tinggi yang mengakibatkan
terjadinya kehilangan knowledge asset. Tujuan dari penelitian untuk menyimpan pengetahuan dan
membuat sharing internal antar karyawan khususnya di bidang sales agar dapat dimanfaatkan sebagai
keunggulan perusahaan. Metode penelitian yang digunakan antara lain metode analisis, inukshuk model,
metode perancangan menggunakan OOAD. Kesiimpulan dari penelitian ini penerapan Knowledge
Management yang baik akan mempermudah karyawan dalam mencari informasi dan pengetahuan
sehingga dapat memungkinkan antar karyawan bertukar informasi.
Kata Kunci : Perancangan, Knowledge Management, Pengetahuan, Turn over
Pendahuluan
Masalah yang dihadapi perusahaan yaitu terdapat perbedaan pengetahuan yang dimiliki oleh sales
indoor dan sales outdoor. Sehingga kendala seperti ini dapat menimbulkan perbedaan persepsi penjelasan
sales pada pelanggan. Untuk dapat mempercepat proses kegiatan dan dalam mengurangi biaya pelatihan,
diperlukan sistem yang membantu meningkatkan komunikasi antar sales dan organisasi juga perlu
memiliki wadah knowledge sharing.
Menurut Amit Karna et al dalam jurnal yang berjudul “Knowledge Management for an Effective
Sales and Marketing Function”, strategi untuk menerapkan KM yang baik diantaranya :
• Capturing information,
• Structuring Information,
• Accessing knowledge,
• Updating knowledge database.
Pihak manajemen perusahaan berharap dapat meningkatkan kinerja karyawan lama dan mengasah
kemampuan karyawan baru dengan sistem pembelajaran yang baik serta meningkatkan kemampuan
memecahkan masalah bersama-sama. Sehingga dampak yang ingin dicapai dapat meningkatkan kualitas
perusahaan dalam mendokumentasi, mengidentifikasi, menyimpan dan mengelola pengetahuan dengan
baik. Agar pengetahuan yang ada dapat dikembangkan dan bermanfaat dalam membantu meningkatkan
kinerja sales.
Dengan melihat pentingnya penerapan KM dalam suatu perusahaan untuk jangka panjang, maka
kami tertarik untuk melakukan penelitian dan menulis skripsi dengan judul “PERANCANGAN SISTEM
KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PT. HEKSAGON TIWIKRAMA”. Diharapkan dengan adanya
penerapan sistem KM yang baik, dapat meningkatkan kinerja sales dan mendukung perusahaan untuk
mencapai visi dan misi.
Metode Penelitian
•
Metodologi yang digunakan untuk penelitian ini antara lain:
Metode analisis
1
Melakukan survey atas proses bisnis yang berjalan di perusahaan. Metode ini dilakukan untuk
mendapatkan data mengenai lingkungan internal organisasi seperti jobdesk, tanggung jawab
serta wewenang. Melakukan wawancara dengan bagian-bagian terkait secara langsung dan
merancang fitur serta melakukan pemetaan. Wawancara juga dilakukan untuk analis data dan
informasi untuk mengidentifikasi permasalahan, strategi yang dapat digunakan perusahaan, dan
mengusulkan pemecahan masalah yang tepat bagi perusahaan. Hasil yang didapat akan dijadikan
acuan dalam pengembangan rancangan KM untuk diimplementasikan didalam perusahaan.
Jenis wawancara yang dilakukan adalah wawancara tidak terstruktur.
•
•
Inukshuk Model
Inukshuk merupakan kerangka kerja yang disempurnakan dari model SECI dengan penambahan
komponen seperti, Leadership, Culture dan Technology. Kaitannya dengan KM yaitu dapat
memberikan informasi mengenai tacit dan explicit knowledge di dalam organisasi, dapat
memberikan informasi yang lebih jelas mengenai technology yang ada di dalam organisasi,
kemudian bagaimana cara seorang leadership (pemimpin) memimpin suatu organisasi dan
bagaimana mengetahui budaya (culture) yang ada di dalam organisasi.
Metode Perancangan
Metode perancangan yang digunakan dalam pembangunan KM adalah Metode Object Oriented
Analysis and Design (OOAD) melalui tahapan:
• Pemetaan fitur KM
• Pembuatan Class Diagram.
• Pembuatan Usecase Diagram,
• Pembuatan Sequence Diagram.
• Pembuatan User Interfaces.
Hasil Dan Bahasan
Simpulan Dan Saran
Simpulan
1. Inukshuk digunakan untuk identifikasi mengenai tacit dan explicit knowledge serta fitur Aplikasi KM
di dalam organisasi, memberikan informasi yang lebih jelas mengenai fungsi teknologi yang ada di
dalam organisasi, kemudian bagaimana cara seorang leader memimpin suatu organisasi, dan
bagaimana mengetahui budaya yang ada di dalam organisasi.
2. Aplikasi KM yang berbasis internet cocok di terapkan pada perusahaan karena terjadi pembagian
peran sales indoor dan outdoor pada bagian sales, untuk memudahkan komunikasi kedua belah pihak,
dan mengurangi gap pengetahuan antara sales indoor dan outdoor.
3. Sistem reward diperlukan untuk memancing sales untuk menggunakan aplikasi KM sehingga
diharapkan dapat membantu dalam proses implementasi aplikasi.
4. Dengan adanya fitur notulen diharapkan dapat mengantisipasi terjadinya pengulangan menanggapi
situasi yang sulit, karena pendokumentasian masalah dan solusi sudah tercatat di dalam aplikasi KM.
Saran
1. Fitur Video Chat sebaiknya ditambahkan untuk sarana komunikasi dalam pengembangan aplikasi
selanjutnya.
2. Artikel, Perpustakaan, dan Foto yang ada dalam Aplikasi KM terus diperbaharui dan dilengkapi.
3. Perlunya meningkatkan kesadaran kepada sales akan pentingnya budaya saling sharing knowledge
antara satu sales dengan sales lain dengan dukungan slogan “Sharing Knowledge is Power”.
4. Perusahaan diharapkan dapat terus melakukan evaluasi terhadap Aplikasi KM dan melakukan
pengembangan yang dirasa perlu sehingga di harapkan aplikasi ini akan terus sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
Referensi
Riwayat Penulis
Ardianto lahir di Jakarta pada tanggal 24 bulan Mei tahun 1989. Penulis menamatkan pendidikan D3 di
Politeknik Manufaktur Astra dalam bidang Management Informatika pada tahun 2010. Saat ini bekerja
sebagai Relation Marketing Data Executive pada perusahaan Iris-Wordwide.
2
Boy Sihar
Hafizh Al-Banna
3