Kontraktor Konsultan Pengawas Konsultan Perencana

BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
BAB III
S IS TEM ORGANISAS I DAN MANAJEMEN PROYEK
3.1
S truktur Organisasi
Kontraktor
Konsultan
Perencana
Pemilik
Konsultan
Pengawas
Gambar 3.1. Skema Hubungan Antara Owner, Kontraktor & Konsultan
Sumber: Mirnayani (2015)
3.1.1 Organisasi dan pihak yang terkait
Dalam organisasi proyek pembangunan padau mumnya, tentu banyak
pihak– pihak yang terkait satu sama lain. Keterkaitan tersebut digambarkan dalam
suatu struktur organisasi, dimana pihak-pihak tersebut memiliki tugas dan
wewenang masing–masing terhadap proyek yang sedang dilaksanakan. Pada
proyek pembangunan Deltomed Office, organisasi – oganisasi yang terlibat baik
dari perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan, serta pembiayaan, adalah sebagai
berikut:
3.1.1.1 Pemilik Proyek (Owner)
Pemilik proyek atau pemberi tugas adalah orang atau badan yang memiliki
proyek dan memberikan pekerjaan kepada pihak penyedia jasa dan yang
membayar biaya pekerjaan tersebut (Ervianto, 2005).
Kemudian Owner akan memberikan wewenang pada pihak lain dalam
merencanakan dan melaksanakan sesuai dengan kontrak yang berlaku. Dalam
III -1
http://digilib.mercubuana.ac.id/
BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
proyek pembangunan Deltomed Office, yang bertindak sebagai Owner adalah
PT.Deltomed. Adapun hubungan-hubungan antar owner dengan pihak-pihak
terkait seperti berikut ini:
1)
Hubungan antara Owner dengan Konsultan Perencana & Konsultan
Pengawas
Owner
memberikan
wewenang
pada
merencanakan pembangunan (Arsitektur,
konsultan
perencana
untuk
Struktur, M ekanikal&Elektrikal).
Konsultan perencana dan pengawas bertugas mengevaluasi kelayakan ekonomi &
finansial dari suatu proyek konstruksi, melakukan perencanaan & rekayasa suatu
proyek konstruksi, setelah itu di dalam pelaksanaannya konsultan A/E ikut
mengawasi kontraktor/pemborong selama
proses
pelaksanaan konstruksi
(M irnayani, 2015). Sedangkan Owner membayar sejumlah biaya atas semua jasa
yang telah dikerjakan kepada semua konsultan sesuai dengan kontrak yang telah
disepakati.
M enurut M essah (2008), hubungan Kerja antara Pemilik Proy ek (owner)
dengan Konsultan Perencana :
1.
Hubungan dalam ikatan kontrak kerja.
2.
Konsultan Perencana menyerahkan hasil perencanaannya berupa gambar
rencana, Rencana Kerja dan Syarat-sy arat (RKS) dan analisa biaya kepada
Pemilik Proy ek.
3.
Pemilik Proy ek memberi imbalan jasa kepada Konsultan Perencana.
III -2
http://digilib.mercubuana.ac.id/
BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
2)
Hubungan antara pemilik (Owner) dengan Kontraktor
Kontraktor
Pemilik (owner)
Gambar 3.2 Hubungan kerja Kontraktor dengan pemilik (owner)
Sumber : W idiasanti (2013)
M enurut Widiasanti (2013), pemilik menyampaikan keinginan untuk
membangun suatu proyek kepada kontraktor sebagai pemberi jasa yang bertugas
mewujudkan gagasan pemilik. Hubun gan antara pemilik dengan kontraktor
dituangkan dalam suatu bentuk kontrak dimana pemilik membayarkan sejumlah
uang kepada kontraktor yang memberikan jasa pembangunan proyek. Kontrak
yang disepakati oleh Owner dengan Kontraktor adalah Kontrak Lump Sum fix
price yaitu harga satuannya sudah mengikat jika ada supplier dan harganya tidak
cocok maka kerugian di tanggung pihak kontraktor.
M enurut M essah (2008), hubungan Kerja antara Pemilik Proy ek dengan
Kontraktor Pelaksana:
1.
Hubungan dalam ikatan kontrak kerja.
2.
Kontraktor
Pelaksana
melaksanakan
pekerjaan
proyek,
kemudian
menyerahkan hasil pekerjaannya kepada Pemilik Proy ek.
3.
Pemilik Proy ek membayar biaya pelaksanaan dan imbalan jasa konstruksi
kepada Kontraktor Pelaksana.
III -3
http://digilib.mercubuana.ac.id/
BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
M enurut M irnayani (2015), tugas dan kewajiban dari pemilik proyek (Owner),
meliputi :
a)
M engendalikan proyek secara keseluruhan untuk mencapai sasaran baik
segi kualitas fisik proyek maupun batas waktu yang telah ditetapkan.
b)
M engadakan kontrak dengan kontraktor yang memuat tugas dan kewajiban
sesuai prosedur.
c)
M enunjuk kontraktor pemenang tender untuk melaksanakan proyek
tersebut.
d)
M enyediakan dana yang diperlukan untuk merealisasikan proyek.
e)
M enandatangani surat perjanjian pemborongan dan surat perintah kerja.
f)
M enetapkan pekerjaan tambahan atau pengurangan pekerjaan.
g)
M engeluarkan semua instruksi dan menyerahkan semua dokumen
pembayaran kepada kontraktor .
h)
M enerima hasil pekerjaan dari pelaksanaan proyek atau kontraktor.
3.1.1.2 Konsultan Perencana
M enurut M irnayani (2015), Konsultan Perencana adalah badan yang
menyusun program kerja, rencana kegiatan dan pelaporan serta ketatalaksanaan
sesuai ketentuan yang berlaku.
1)
Antara Konsultan Perencana dengan Kontraktor
Setiap konsultan perencana harus melakukan koordinasi rencana pekerjaan
dengan kontraktor. Agar pelaksanaan pekerjaan proyek dapat sesuai dengan
rencana yang diinginkan oleh Owner. Jika kontraktor mendapati perbedaan baik
III -4
http://digilib.mercubuana.ac.id/
BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
pada gambar kerja maupun metode pelaksanaan dapat langsun g dikoordinasikan
dengan konsultan perencana.
Pada proyek pembangunan Deltomed Office, jasa konsultan perencana
dipegang oleh :
a)
Arsitektur
: AndraMatin
b)
Struktur
: PT. Hadi and associates
c)
M EP
: PT. Team
M enurut M irnayani (2015), tugas dan kewajiban dari konsultan perencana,
meliputi:
a)
M embuat p erencanaan lengkap meliputi gambar bestek, rencana Kerja dan
Syarat (RKS), perhitungan struktur ,serta perencanaan anggaran biaya.
b)
M enyiapkan dokumen untuk proses lelang.
c)
M embantu dalam pelelangan proyek seperti memberikan penjelasan dalam
rapat pemberian pekerjaan, membuat berita acara penjelasan.
d)
M emberikan usulan,saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas (owner)
tentang pelaksanaan proyek.
e)
M emberikan jawaban dan penjelasan kepada kontraktor tentang hal-hal
yang kurang jelas dari gambar bestek dan Rencana Kerja dan Syarat (RKS).
f)
M embuat gambar revisi jika ada perubahan .
g)
M enghadiri rapat koordinasi pengelola proyek.
h)
M empelajari petunjuk–petunjuk teknis,Peraturan Perundang-undangan yang
berlaku sebagai pedoman kerja.
i)
M engadakan koordinasi dengan Sub Dinas lain dan instansi terkait sesuai
dengan bidangnya.
III -5
http://digilib.mercubuana.ac.id/
BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
j)
M enyusun rencana strategis dinas.
3.1.1.3 Konsultan Pengawas
Kosultan
Pengawas
adalah
pihak
yang
mengawasi
pelaksanaan
pembangunan proyek untuk mengetahui apakah rencana yang dilaksanakan
benar–benar sesuai dengan desain dan aturan yang telah direncanakan. Dalam
proyek ini PT. Graha Pro Solution sebagai Construction Management.
M enurut, Widiasanti (2013) tugas konsultan pengawas yang terutama adalah
mengawasi pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan konstruksi dari segi kualitas,
kuantitas, serta laju pencapaian volume termasuk didalamnya adalah :
a.
M engawasi metode pelaksanaan
b.
M engordinasikan perubahan-perubahan pekerjaan yang diperlukan
c.
M elakukan monitoring, dan pengukuran hasil pekerjaan
3.1.1.4 Kontraktor
Kontraktor adalah pihak yang diserahi tugas untuk melaksanakan
pembangunan proyek oleh owner melalui prosedur pelelangan. Pekerjaan yang
dilaksanakan harus sesuai dengan kontrak ( Rencana Kerja dan Syarat-Syarat serta
Gambar-Gambar Kerja ) dengan biaya yang telah disepakati ( M irnayani, 2015).
Pada proyek pembangunan Deltomed Office yang bertindak sebagai kontraktor
utama adalah PT. Andal Rekacipta Pratama. Dalam pelaksanaannya kontraktor
dibantu oleh pelaksana lain, seperti subkontraktor. Sub kontraktor pada proyek
pembangunan Deltomed Office adalah PT. Jitu beton untuk precast, PT. Bangun
Graha untuk kaca, PT. Indo Buana untuk pintu kayu.
III -6
http://digilib.mercubuana.ac.id/
BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
M enurut M irnayani (2015), tugas dan kewajiban dari kontraktor meliputi :
a)
M elaksanakan pekerjaan sesuai dengan peraturan dan sy arat-syarat yang
telah ditetapkan dalam dokumen kontrak.
b)
M embuat gambar kerja (shop drawing) sebelum memulai pelaksanaan
pekerjaan.
c)
M embuat dokumen tentang pekerjaan yang telah dilaksanakan dan
diserahkan kepada owner.
d)
M embuat laporan hasil pekerjaan berupa laporan kemajuan proyek.
e)
M engasuransikan pekerjaan dan kecelakaan kerja bagi tenaga kerja.
f)
M elakukan perbaikan atas kerusakan atau kekurangan pekerjaan akibat
kelalaian selama pelaksanaan dengan menanggung seluruh biayanya.
g)
M enyerahkan hasil pekerjaan setelah pekerjaan proyek selesai.
3.1.2 Organisasi Proyek Kontraktor PT. Andal Rekacipta Pratama
Struktur organisasi yang terlibat pada aktivitas diatas disusun dalam bagan
struktur organisasi dengan hubungan kerja organisasi di atas digambarkan secara
umum dalam skema pada gambar :
III -7
http://digilib.mercubuana.ac.id/
BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
STRUKTUR ORGANISASI KONTRAKTOR
Gambar 3.3.Bagan Struktur Organisasi Proy ek pembangunan Deltomed Office
Sumber: Proyek (2017)
III -8
http://digilib.mercubuana.ac.id/
BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
3.2. ManajemenProyek
M enurut M irnayani (2015), manajemen proyek adalah aplikasi atau implementasi dari
pengetahuan, ketrampilan, perangkat dan teknik pada suatu aktivitas proyek untuk memenuhi
kebutuhan atau tujuan suatu proyek. Adapun pengertian lain, berdasarkan Sumardjito (2011)
manajemen proyek adalah suatu sistem dan atau tatalaksana untuk menjalankan suatu
organisasi / suatu tugas yang sp esifik, dibatasi oleh waktu, sasaran dan biaya. Selain itu,
pengertian lain dari manajemen proyek menurut H.Kurzner (1982) adalah merencanakan,
menyusun organisasi, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk
mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan.
M enurut M irnayani (2015), pada prinsipnya manajemen proyek merupakan suatu
usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi dan mengawasi
kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran
yang telah ditetapkan, dan memenuhi keinginan para stakeholder.
M enurut M irnayani (2015), proses-proses manajemen proyek dikelompokkan dalam
lima kelompok, yaitu :
1.
Proses inisiasi (initiation process) : proses yang mencakup pengenalan dan fase dari
sebuah proyek, dan beberapa organisasi membuat business case tujuannya adalah
menyeleksi dan memulai proyek secara formal.
2.
Proses perencanaan (planning process) : mencakup kesembilan knowledge area
tujuannya adalah sebagai panduan dalam pelaksanaan proyek.
3.
Proses pelaksanaan ( execution process) : proses yang paling banyak membutuhkan
waktu dan sumberdaya sehingga manajer proyek membutuhkan kemampuan
kepemimpinan untuk mengatasi tantangan pada saat pelaksanaan proyek, pembuatan
laporan yang dapat membantu saat p roses pembuatan project manager.
III -9
http://digilib.mercubuana.ac.id/
BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
4.
Proses monitoring dan pengontrolan (monitoring & controlling process) : proses yang
mempengaruhi seluruh kelompok proses serta lifecylce proyek. Aktifitasnya meliputi :
mengukur kemajuan proyek, memonitor penyimpangan terhadap rencana, dan
pengambilan corrective action sebagai penyesuaian kemajuan saat ini terhadap apa yang
sudah direncanakan.
5.
Proses penutupan (closing process) : bagaimana memperoleh penerimaan stakeholder
dan pengguna terhadap hasil akhir produk/layanan, meskipun tidak sesuai proyek harus
ditutup secara formal.
Gambar 3.4 Kelompok Proses M anajemen Proy ek
Sumber : Mirnayani (2015)
III -10
http://digilib.mercubuana.ac.id/
BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
Berikut adalah framework atau kerangka kerja manajemen proyek yang digambarkan
dalam bentuk diagram.
Gambar 3.5 Diagram Stakeholder
Sumber :Mirnayani (2015)
Keterangan Gambar :

Stakeholder mempunyai proyek

Proy ek didelegasikan ke M anajemen Proy ek

M anajer proyek mengelola atau mengatur proyek tersebut

Pengelolaan proyek meliputi : scope, time, cost, quality, HR, communication, risk dan
procurement dan diintegrasikan melalui project integration management (project
management knowledge area)

Penerapan tools, teknik dan metode terkait diterapkan pada knowledge area tersebut
untuk memperoleh hasil yang diinginkan, yaitu suksesnya proyek tersebut.
Pada pelaksanaan proyek pembangunan Deltomed Office, tahapan proses manajemen
proyek terbagi menjadi 3 tahap, yaitu perencanaan (Planning), pengorganisasian
(Organizing), pelaksanaan dan pengendalian (Controlling).
III -11
http://digilib.mercubuana.ac.id/
BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
3.2.1. Perencanaan (Planning)
Kegiatan perencanaan dibagi menjadi 2 tahap, yaitu planning dalam garis manajemen
Konsultan dengan planning dalam garis manajemen kontraktor. Perencanaan yang ditangani
oleh Konsultan mecak up perencanaan fisik struktur secara terperinci sampai pada RAB
(Rencana An ggaran Biaya) dan Durasi Pekerjaan. Sedangkan yang ditangani oleh Kontraktor
mencakup RAPP (Rencana Anggaran Pelaksanaan Proy ek) dalam pelaksanaan, dan
Perencanaan Administrasi Lapangan.
M enurut Fateta (2008), perencanaan adalah berupa tindakan pengambilan keputusan
yang mengandung data/informasi, asumsi maupun fakta kegiatan yang akan dipilih dan akan
dilakukan pada masa yang akan datang, antara lain :
a.
menetapkan tujuan dan sasaran usaha
b.
menyusun rencana induk jangka panjang dan jangka pendek
c.
mengembangkan strategi dan prosedur
d.
menyiapkan pendanaan dan prosedur operasi
Fungsi Perencanaan ini manfaatnya adalah sebagai alat kontrol maupun pengendali
kegiatan, pedoman, serta sarana untuk memilih dan menetapkan kegiatan yang diperlukan.
3.2.2. Pengorganisasian (Organizing)
Kegiatan organizing berupa kegiatan mengatur dan menyusun organisasi atau kegiatan
proyek konstruksi yang akan dilaksanakan agar kinerja yang dihasilkan sesuai dengan sasaran
pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi. Yang
masing masing pihak memiliki tugas, kewajiban, tanggung jawab dan wewenang sesuai
dengan peraturana tau ketentuan yang telah ditetapkan.
M enurut Fateta (2008), fungsi pengorganisasian adalah berupa tindakan-tindakan guna
menyatakan kumpulan kegiatan manusia dengan jobs msing-masing, saling berhubungan
III -12
http://digilib.mercubuana.ac.id/
BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
dengan tata cara tertentu dan berinteraksi dengan lingkungannya dalam rangka tercapainya
tujuan, tindakannya berupa :

menetapkan daftar penugasan

menyusun lingkup kegiatan

menyusun struktur organisasi

menyusun daftar personil organisasi berikut lingkup tugasnya.
3.2.3. Pelaksana dan Pengendalian (Controlling)
Dalam tahap ini, dilakukan pelaksanaan fisik bangunan sesuai gambar kerja. Kontraktor
dan seluruh pihak yang terkait dengan pelaksanaan berkewajiban melakukan tugas dan
wewenang masing-masing pekerjaan yang telah ditetapkan. Pada tahap ini, proses p enetapan
apa yang telah dicapai dibuat dalam bentuk suatu laporan pekerjaan, adanya evaluasi kerja,
pengawasan, dan langkah perbaikan yang diperlukan jika ada sesuatu yang diluar tahap
perencanaan.
Kegiatan pengendalian dilakukan mulai dari bahan dasar dan proses olah output yang
diaplikasikan dalam suatu bentuk, antara lain :
a.
Pelaksanaan tes uji material, kegiatan ini bertujuan untuk menjaga dan memastikan
kualitas dari material yang akan digunakan
b.
Pembuatan master
schedule (daily/weekly/monthly
report), bertujuan sebagai
pengendali waktu agar waktu pelaksanaan sesuai dengan waktu rencana.
c.
Pembuatan S curve, bertujuan untuk mengetahui seberapa jauh progress yang telah
dicapai dalam proses pelaksanaan.
d.
Kegiatan checklist, Pengawasan bertujuan untuk mengawasi apakah pekerjaan yang
dilakukan sudah sesuai atau belum dengan sp esifikasi dan rencana.
III -13
http://digilib.mercubuana.ac.id/