bab i pendahuluan

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Wilayah Nusantara memiliki 129 gunung api aktif, atau dikenal
dengan ring of fire [1]. Terkait dengan potensi bencana alam, secara geologis
Daerah
Istimewa
Yogyakarta
(DIY)
merupakan
salah
satu
wilayah
di Indonesia yang rawan terhadap bencana alam. Sejumlah bencana yang dialami
oleh daerah ini telah menimbulkan korban jiwa, membawa kerugian material yang
besar. Gempa Yogyakarta dan Jawa Tengah pada Mei 2006 lalu, misalkan saja,
menimbulkan kerugian lebih dari 29 triliun rupiah, belum terhitung kerugian
ikutan seperti hilangnya peluang dan mata pencaharian. Pada tahun 2010 bencana
erupsi Gunung Merapi, perkiraan kerugian materil langsung maupun tidak
langsung cukup besar [2]. Kesadaran akan potensi bencana serta dampak kerugian
yang pernah ditimbulkan memacu pemerintah DIY untuk menyusun berbagai
kebijakan, strategi dan sistem operasional penanggulangan bencana.
Organisasi/institusi yang menangani permasalahan ini di Provinsi Daerah
Istimewa Yogyakarta adalah Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD).
Kemajuan riset dan teknologi yang mendukung aktivitas pengelolaan bencana
alam dapat diterapkan dalam upaya mengoptimalkan manajemen sistem
penanggulanganya, sehingga dapat meminimalisir kerugian yang diderita rakyat
jika terjadi pengulangan bencana alam.
Saat ini BPBD telah menerapkan sistem informasi yang dinamakan Data
dan Informasi Bencana Indonesia (DIBI) untuk mengelola data dan informasi
bencana yang terjadi di wilayah Provinsi D.I Yogyakarta. Sistem tersebut berbasis
web dan dapat diakses dari manapun menggunakan internet (online).
BPBD
sebagai
Organisasi
yang
bertanggung
jawab
menangani
penanggulangan bencana daerah, saat ini masih melakukan pembenahan dalam
hal penataan sistem informasi manajemen penanggulangan bencana. BPBD
Yogyakarta dibentuk bulan Februari tahun 2011 sebagai bentuk penataan
kelembagaan atas tugas dan fungsi Bidang Penanggulangan Bencana pada Badan
Kesatuan Bangsa dan Perlindungan Masyarakat Daerah Istimewa Yogyakarta [3].
Saat ini teknologi informasi tidak hanya digunakan sebagai faktor
pendukung dalam organisasi/institusi, tetapi juga sebagai bagian dari strategi
organisasi/institusi. Layanan teknologi informasi yang tepat, akurat dan relevan
dengan kebutuhan pengguna merupakan hal yang perlu diperhatikan dalam
mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas suatu organisasi termasuk institusi
pemerintahan. Tujuan institusi akan tercapai jika perencanaan dan strategi
informasi diimplementasikan secara selaras dengan perencanaan dan strategi
bisnis organisasi. Penerapan teknologi informasi yang selaras dengan tujuan
institusi tersebut hanya dapat dihasilkan apabila didukung dengan sistem tata
kelola teknologi informasi yang baik sejak tahap perencanaan, implementasi, dan
evaluasi [4].
Teknologi informasi memiliki peran penting dalam proses pengambilan
keputusan di BPBD. Untuk itu perlu dilakukan pengelolaan TI di BPBD untuk
memastikan penerapan TI BPBD sudah dilakukan secara benar dan terarah, sesuai
dengan visi, misi, dan tujuan organisasi. Untuk melakukan hal tersebut diperlukan
adanya evaluasi sistem informasi.
Evaluasi sistem informasi berfungsi untuk memastikan bahwa TI
organisasi menggunakan sumber daya secara efisien, mengamankan aset
organisasi, menjaga integritas dan keamanan data organisasi, dan mencapai tujuan
organisasi secara efektif [5]. Dilain pihak evaluasi terhadap sistem juga perlu
dilakukan untuk mengetahui apakah implementasi telah sesuai dengan standar dan
kriteria yang ada dan sekaligus memenuhi rencana strategis organisasi.
Agar perencanaan teknologi informasi dapat digunakan secara optimal,
diperlukan suatu framework yang mampu membantu BPBD dalam merapikan tata
kelola TI sesuai dengan standar tata kelola TI, demi mewujudkan tercapainya
tujuan dan sasaran BPBD secara efektif dan efisien. Salah satu standar framework
yang digunakan dalam penilaian teknologi informasi adalah framework COBIT
(Control Objectives for Information and Related Technology) yang saat ini telah
mencapai versi 5. Pemilihan framework COBIT pada penelitian ini dengan
pertimbangan bahwa framework COBIT 5 merupakan standar yang diakui dan
diterima secara internasional, direkomendasikan untuk penerapan tata kelola TI
yang baik serta merupakan edisi terbaru dari framework COBIT ISACA
(Information System Audit and Control Association) yang menyediakan
penjabaran tata kelola TI untuk menggambarkan peran utama dari informasi dan
teknologi dalam menciptakan nilai perusahaan [6].
Framework COBIT dapat digunakan oleh organisasi dalam melakukan
kontrol terhadap TI dan digunakan oleh banyak para auditor dalam melakukan
penilaian implementasi TI. Dalam perbandingan beberapa framework tata kelola
TI meliputi COBIT, ITIL, COSO, ISO 17799 dan AS 8015-2005. COBIT
merupakan framework kontrol TI yang memiliki cakupan bahasan paling
komprehensif dari sisi analisa kebutuhan framework control [7].
BPBD juga memandang perlunya sebuah sistem informasi manajemen
berbasis teknologi informasi untuk membantu proses pengambilan keputusan.
Sistem informasi yang telah ada dan telah diimplementasikan oleh pihak BPBD
selama ini belum pernah dievaluasi, sehingga pihak BPBD belum bisa mengukur
sejauh mana hasil kinerja sistem informasi terhadap kondisi penanggulangan
bencana.
Ada tiga sasaran utama upaya penerapan TI dalam suatu organisasi, yaitu
[8]:
a. Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang
mengelola informasi.
b. Meningkatkan efektifitas manajemen melalui pemenuhan kebutuhan informasi
guna pengambilan keputusan.
c. Memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi
dengan mengubah gaya dan cara.
Untuk mencapai tiga sasaran utama penerapan TI tersebut, diperlukan
suatu pengelolaan TI secara terstruktur. Sethibe dkk [2], mengungkapkan bahwa
tata kelola TI merupakan struktur hubungan, proses dan mekanisme yang
digunakan dalam mengembangkan, mengarahkan dan mengendalikan strategi dan
sumber daya TI sehingga tercapai tujuan dan sasaran suatu organisasi. Hal yang
serupa juga diungkapkan Lomparte [9], tata kelola TI merupakan salah satu
bagian penting dari tata kelola organisasi.
Berkaitan dengan pentingnya tata kelola organisasi, manajer TI harus
mampu mengintegrasikan perencanaaan TI dan organisasi, dalam organisasi
secara keseluruhan untuk mencapai keselarasan operasional dan proses TI dengan
starategi organisasi [9]. Dengan memanfaatkan framework COBIT, untuk menilai
sistem informasi manajemen penanggulangan bencana diharapkan mampu menilai
sistem informasi yang ada dan merekomendasikan aktivitas yang dapat dilakukan
untuk perbaikan sistem informasi menjadi sistem yang mempunyai layanan yang
cepat tanggap, efektif, dan efisien.
Terdapat enam tingkatan kapabilitas yang dapat dicapai oleh proses tata
kelola, termasuk penetapan proses tidak lengkap jika dalam praktiknya tidak
mencapai tujuan yang telah ditetapkan, yaitu tingkat 0 (incomplete process),
tingkat 1 (performed process), tingkat 2 (managed process), tingkat 3 (established
process), tingkat 4 (predictable process), dan tingkat 5 (optimising process) [10].
Setiap tingkat kapabilitas hanya akan dicapai jika tingkat sebelumnya telah
sepenuhnya tercapai (fully achieved). Hal ini karena penilaian dimulai dengan
melihat apakah proses tersebut telah dijalankan dan berada pada skala tertentu.
Skala yang digunakan untuk menilai tingkat kapabilitas dalam bentuk persentase
implementasi proses yang dijalankan yang terdiri dari [10]:
a. N – not achieved (proses hanya dijalankan kurang dari 15%);
b. P – partially achieved (proses dijalankan 15% s.d. 50%);
c. L – largely achieved (proses dijalankan 50% s.d. 85%);
d. F – fully achieved (proses dijalankan 85% s.d. 100%).
Penelitian ini melakukan penilaian TI sistem informasi penangggulangan
bencana yang digunakan pada kantor BPBD Yogyakarta menggunakan standar
framework COBIT 5. Penelitian ini penting untuk dilakukan karena penilaian
sistem informasi manajemen penanggulangan bencana akan mengukur manfaat
yang diperoleh dari sistem informasi BPBD dan menemukan masalah-masalah
potensial yang dihadapi oleh organisasi. Penilaian juga penting dilakukan untuk
menguji apakah sistem informasi manajemen penanggulangan bencana telah
memenuhi tujuan BPBD. Hasil dari penilaian dapat digunakan sebagai acuan
untuk memperbaiki atau menyempurnakan sistem yang ada, sehingga sistem
tersebut menjadi lebih baik serta dapat mendukung tujuan, visi dan misi
organisasi.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang
di atas maka rumusan masalah dalam
penelitian ini:
a. BPBD belum pernah melakukan penilaian terhadap tata kelola TI dengan
menggunakan , sehingga dirasa perlu melakukan penilaian untuk mengetahui
tingkat kapabilitas proses sistem informasi penanggulangan bencana alam.
1.3 Keaslian Penelitian
Standar framework COBIT telah banyak digunakan dalam penelitianpenelitian sebelumnya untuk melakukan evaluasi, audit maupun perancangan tata
kelola TI secara umum maupun memfokuskan pada beberapa area tata kelola TI.
Beberapa penelitian tersebut berbeda dalam objek penelitian maupun prosesproses yang digunakan, penelitian-penelitian itu dijelaskan berikut ini.
a. Perdana
membahas
mengenai
evaluasi
terhadap
sistem
informasi
menggunakan Framework COBIT 4.1 pada domain planning and
organization pada Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. Tujuan penelitian
adalah mengidentifikasi struktur kendali yang dilakukan oleh manajemen dan
membandingkannya dengan ketentuan yang ada dalam COBIT untuk
mengetahui tingkat kesesuaiannya, mengidentifikasi faktor resiko dari
penerapan sistem informasi, mengukur level of maturity dari proses sistem
informasi untuk memetakan tingkat kematangan atau maturity value, menguji
key performance indicators (KPI) untuk memonitor realisasi kinerja dari tiap
proses, mengidentifikasi temuan-temuan berupa penyimpangan prosedur
yang telah dilakukan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini antara lain
document inspection, interview dan questionnaire [11].
b. Adikrishna, melakukan penelitian tata kelola teknologi informasi dengan
menggunakan Framework COBIT 4.1 studi kasus pada PT. Surveyor
Indonesia yaitu salah satu BUMN yang bergerak di bidang survei, inspeksi
dan konsultansi. Penelitian ini bertujuan untuk menilai kesenjangan pada
proses Deliver and Support (DS) dan Monitoring (M) di PT. Surveyor
Indonesia. Hasil penelitian menunjukkan bahwa keseluruhan proses pada
domain Deliver and Support, dan Monitoring perlu dilakukan dalam
pengelolaan TI pada perusahaan. Berdasarkan analisis hasil kuesioner
management awareness berdasarkan tingkat kebutuhan terhadap tata kelola
dan hasil penilaian tingkat kematangan. Hasil penelitian menunjukkan proses
DS13 (mengelola operasi) merupakan proses yang memiliki tingkat
kematangan yang paling kecil dan ekspektasi manajemen yang paling besar,
sehingga model pengelolaan TI pada PT. Surveyor dibuat untuk proses DS13
[12].
c. Kurniawan, melakukan evaluasi kondisi tata kelola TI saat ini di Pemerintah
Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dan menentukan target yang
diharapkan berdasarkan faktor-faktor yang berpengaruh, berdasarkan model
kematangan Framework COBIT 4.1, sehingga diperoleh kesenjangan tingkat
kematangan. Penelitian menggunakan seluruh proses dalam COBIT 4.1 [13].
d. Surwi, membahas evaluasi penerapan sistem informasi akademik pada
Universitas Muhammadiyah Surakarta. Metode yang digunakan adalah
wawancara, kuesioner dan pengamatan langsung terhadap sistem informasi.
Proses evaluasi dilakukan dengan mengukur kematangan manajemen TI
sesuai dengan ketentuan COBIT 4.1. Hasil yang diperoleh menunjukkan
tingkat kematangan tertinggi adalah level 3 atau pada tingkatan defined
process, yaitu pada proses develop and maintain procedures pada domain
acquisition and implementation, dan proses ensure system security pada
domain delivery and support, pada tingkatan ini menyatakan kondisi dimana
organisasi telah memiliki prosedur formal dan tertulis yang disosialisasikan
ke segenap jajaran manajemen dan staf untuk dipatuhi dan dikerjakan dalam
aktifitas organisasi [14].
e. Amin, membahas mengenai evaluasi kinerja pengelolaan data pada sistem
informasi administrasi kependudukan (SIAK) di Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kabupaten Bima menggunakan COBIT 4.1 framework. Data
diperoleh dari jawaban kuesioner yang diadopsi dari metode pengukuran
maturity model, yang mempertimbangkan enam atribut kematangan yaitu
Awareness & Communication (AC), Policies, Standars &Procedures (PSP),
Tools & Automation (TA), Skill & Expertise (SE), Responsibility &
Accountability (RA), dan Goal Setting & Measurement (GSM). Hasil yang
diperoleh menunjukkan bahwa level kematangan proses pengelolaan data
berada pada level 2 atau pada posisi Repeatable but Intuitive yang
menunjukkan terdapat tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap pengetahuan
individu sehingga kemungkinan terjadi error sangat besar. [15].
f. Bernroider dkk. mengeksplorasi penggunaan, manfaat, dan struktur
Framework COBIT 4.1 yang berhubungan dengan kendali manajemen
proyek TI. Mereka fokus pada dua tujuan utama, yaitu mengeksplorasi
penggunaan dan kesuksesan kendali framework dengan pertimbangan khusus
pada manajemen proyek TI dalam Framework COBIT tersebut dan
menyelidiki penggunaan dan implikasi metrik individu seperti yang
disarankan dalam COBIT. Mereka menggunakan salah satu proses dalam
domain Plan and Organize yaitu Manage Projects (PO10) [16].
g. Spremic, mengukur kinerja tata kelola TI menggunakan framework COBIT
untuk meneliti hubungan penetapan peraturan nasional dan audit sistem
informasi dengan inisiatif penerapan tata kelola TI dan menumbuhkan
keselarasan strategi bisnis dan TI. Penelitian tersebut menggunakan
responden lima bank kecil di Republik Kroasia. Pengumpulan data dilakukan
dengan wawancara secara mendalam dengan karyawan bank yang memiliki
tanggung jawab dalam penerapan strategi TI dan bisnis (CIO dan jajaran
pimpinan bank). Hasil yang diperoleh menunjukkan bahwa kerangka
peraturan nasional tentang tata kelola TI dapat membantu meningkatkan
kematangan tata kelola TI dan menyelaraskan strategi bisnis [17].
h. Radovanovi dkk, dalam penelitiannya menjelaskan konsep audit sistem
informasi dan metodologi yang digunakan, tata kelola TI dan audit sistem
informasi merupakan hal yang penting untuk kesuksesan bisnis. Untuk
meningkatkan pengelolaan TI sesuai dengan persyaratan peraturan, organisasi
menggunakan framework best practice untuk memudahkan audit sistem
informasi. Salah satu framework tata kelola TI adalah COBIT 4.1, yang
menyediakan pedoman tentang apa yang dapat dilakukan dalam suatu
organisasi dalam hal kegiatan pengendalian, pengukuran, dan dokumentasi
proses dan operasi [18].
Berdasarkan paparan sebelumnya, peneliti terdorong untuk menganalisis
pemanfaataan teknologi informasi di BPBD Yogyakarta. Penelitian ini berbeda
dengan penelitian sebelumnya, karena berfokus pada penilaian teknologi
informasi pada sistem informasi penanggulangan bencana daerah Yogyakarta
dengan menggunakan framework COBIT 5. Penelitian ini juga merupakan
penelitian pertama sistem informasi yang dilakukan di BPBD Yogyakarta.
Diharapkan nantinya mampu menilai sistem yang digunakan saat ini dan
memberikan rekomendasi aktivitas yang dapat dilakukan untuk perbaikan sistem
informasi manajemen yang mempunyai layanan yang cepat tanggap, efektif, dan
efisien sesuai dengan visi, misi, dan tujuan BPBD Yogyakarta.
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah mengetahui
penerapan
teknologi
informasi
dalam
sistem
informasi
manajemen
penanggulangan bencana di BPBD Yogyakarta.
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat yang ingin dicapai dari penelitian ini yaitu, memberikan
gambaran dan penilaian objektif kepada BPBD, tentang pelaksanaan tata kelola
TI, serta memberikan informasi yang relevan mengenai evaluasi penilaian sistem
manajemen penanggulangan bencana dengan menggunakan Framework COBIT
5, sehingga output yang dihasilkan nantinya bisa dijadikan sebagai bahan
pertimbangan dalam pengambilan keputusan.