No.1 Penerapan Enterprise Resource Planning

Tanggal : 26 September 2012
TUGAS TAKE HOME
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Penerapan Enterprise Resource Planning
Pada PT. Sinar Sosro
OLEH:
RUSIYANI PUSPITA NINGRUM
P056111651.48
Dosen :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2012
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan, yang atas rahmat-nya maka penulis
dapat menyelesaikan penyusunan makalah yang berjudul. Penerapan Enterprise Resource
Planning Pada PT. Sinar Sosro.
Dalam menghadapi tantangan, suatu perusahaan harus mampu mengintegrasikan
setiap lini dalam perusahaanya dengan baik. Oleh karena itu diperluakan suatu aplikasi untuk
dapat membantu perusahaan untuk menjalankan roda bisnisnya menjadi lebih baik. Dalam
penulisan makalah ini, penulis merasa masih banyak kekurangan. Dengan demikian penulis
sangat berharap semua pihak dapat memberikan kritik dan saran, sehingga dapat
menyempurnakan pembuatan makalah ini.
Semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi setiap orang yang membutuhkan
informasi mengenai bagaimana penerapan dan manfaat dari penggunaan enterprise resource
planning pada perusahaan agribisnis di Indonesia.
Bogor, September 2012
Rusiyani Puspita Ningrum
i
DAFTAR ISI
Hal
KATA PENGANTAR .......................................................................................................... i
DAFTAR ISI......................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN .....................................................................................................1
1.1 Latar Belakang........................................................................................................ 1
1.2 Perumusan Masalah ................................................................................................ 2
1.3 Tujuan ..................................................................................................................... 2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ......................................................................................... 3
2.1 Sistem Informasi Manajemen dan Telekomunikasi............................................... 3
2.2 Sistem Elektronik Bisnis ....................................................................................... 5
2.3 Enterprise Resource Planning ............................................................................... 5
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................................. 9
3.1 Gambaran Umum Perusahaan ................................................................................ 9
3.2 Penggunaan Enterprise Resource Planning Pada PT. Sinar Sosro ....................... 9
3.3 Manfaat Penggunaan Enterprise Resource Planning Pada PT. Sinar Sosro ........ 10
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................................. 13
4.1 Kesimpulan ............................................................................................................. 13
4.2 Saran ....................................................................................................................... 13
DAFTAR PUSTAKA
ii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi .............................................................................. 4
Gambar 2. Perbedaan Ruang Lingkup Intranet, Ekstranet dan Internet ............................... 4
Gambar 3. Penggunaan Intranet, Ekstranet dan Internet di Perusahaan ............................... 5
Gambar 4. Komponen Aplikasi ERP ....................................................................................6
Gambar 5. System Aplication and Products in Data Processing R/3 ...................................9
iii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Electronic Business System merupakan kegiatan berbisnis dengan memanfaatkan
internet yang tidak saja meliputi pembelian atau penjualan
barang atau jasa, tapi juga
meliputi pelayanan pelanggan dan kerja sama dengan rekan bisnis (baik individual maupun
instansi). Electronic Business System dapat juga didefinisikan sebagai pemanfaatan teknologi
informasi dan komunikasi dalam mendukung semua kegiatan bisnis. Metode bisnis elektronik
memungkinkan perusahaan untuk menghubungkan seluruh aktivitas internal dan eksternal
perusahaan sehingga sistem pengolahan data lebih efisien dan fleksibel, bekerja lebih
sistematis dan terintegrasi dengan pemasok dan distributor, serta lebih memenuhi kebutuhan
dan harapan pelanggan. Electronic Business System melibatkan proses bisnis yang mencakup
seluruh rantai nilai: pembelian elektronik dan manajemen rantai suplai, pemrosesan order
elektronik, penanganan layanan pelanggan, dan bekerja sama dengan mitra bisnis. (Rachmat,
2009).
E-Commerce merupakan salah satu konsep yang cukup berkembang dalam dunia
internet. Penggunaan sistem ini sebenarnya dapat menguntungkan banyak pihak, baik pihak
konsumen, produsen maupun penjual (retail). Konsep online shopping menyediakan banyak
kemudahan dan kelebihan jika dibandingkan dengan konsep belanja yang konvensional.
Selain proses transaksi bisa menjadi lebih cepat, di internet telah disediakan hampir semua
barang yang biasanya dijual secara lengkap. E-commerce sebetulnya dapat menjadi suatu
bisnis yang menjanjikan di Indonesia. Hal ini tak lepas dari potensi berupa jumlah
masyarakat yang besar dan adanya jarak fisik yang jauh sehingga e-commerce dapat
dimanfaatkan dengan maksimal. Sayangnya, daya beli masyarakat yang masih rendah dan
infrastruktur telekomunikasi yang tidak merata di daerah-daerah lainnya membuat ecommerce tidak begitu populer.
Persaingan yang semakin ketat antar perusahaan menuntut suatu perusahaan untuk
dapat meningkatkan kinerja perusahaan sebagai usaha peningkatan pelayanan terhadap
stakeholder perusahaan. Salah satu hal yang diperlukan dalam peningkatan kinerja
perusahaan adalah tersedianya data terintegrasi sehingga didapatkan informasi dengan cepat
yang dibutuhkan oleh pengambil keputusan. Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan
suatu metode integrasi dari beberapa proses bisnis seperti aspek operasi, produksi maupun
distribusi perusahaan. Penerapan ERP tidak terlepas dari timbulnya permasalahaan baik yang
1
disebabkan oleh faktor internal dan eksternal sehingga perlu dilakukan analisis faktor-faktor
internal dan faktor-faktor eksternal yang berpengaruh terhadap keberhasilan ERP.
Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam
manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi.
Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra syarat
dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana
basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor
yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Pada kenyataannya, masih didapati banyak
perusahaan berskala besar yang masih kurang efisien contohnya saja dalam penerapan ERP
yang merupakan salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Jika dilihat dari
kondisi perusahaan-perusahaan di Indonesia, banyak perusahaan besar yang belum cukup
optimal dalam mengintegrasikan setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu
sistem komputerisasi. Terlebih lagi pada perusahaan-perusahaan yang lebih kecil,
pengimplementasian ERP terasa sulit untuk diaplikasikan bahkan pemikiran untuk
menerapkan sistem yang terintegrasi tersebut seolah-olah masih menjadi suatu hal yang baru.
PT. Sinar Sosro sebagai salah satu penghasil minuman teh kemasan terbesar di
Indonesia tentu saja berhasil bertahan sampai saat ini dengan memanfaatkan sistem
informasi. Seluruh proses bisnis yang dijalankan dan ditunjang dengan fasilitas SAP. Modulmodul SAP yang mereka gunakan adalah inventory management, plant maintenance,
production, financial and accounting, dan human resources management.
1.2
Perumusan Masalah
Adapun perumusan masalah dalam makalah ini, adalah :
1. Bagaimana penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT. Sinar Sosro?
2. Apa manfaat dari penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT. Sinar
Sosro?
1.3
Tujuan
Adapun maksud dan tujuan dilakukannya penulisan makalah ini adalah selain sebagai
Ujian Akhir Triwulan Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen juga bertujuan untuk
mengkaji penerapan E-business di Indonesia. serta memberikan masukan bagi para pelaku
bisnis dan para stakehouldernya. Pembatasan makalah ini dibatasi pada penerapan ERP
secara garis besar dan manfaat dari penggunaanya pada salah satu perusahaan agribisnis di
Indonesia, yaitu PT. Sinar Sosro.
2
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Sistem Informasi Manajemen dan Telekomunikasi
Menurut O’Brien (2000), sistem didefinisikan sebagai sekelompok unsur yang saling
bekerja sama untuk menuju pada tujuan bersama dengan menerima masukan dan
menghasilkan keluaran dalam sebuah proses perubahan yang dikoordinasi. Informasi adalah
data yang sudah dibentuk ke dalam sebuah formulir bentuk yang bermanfaat dan dapat
digunakan manusia (Laundon, 2003).
Sistem informasi merupakan suatu pengumpulan data yang terorganisir berserta tata
cara penggunaannya yang mencakup lebih jau daripada sekedar penyajiaannya. Istilah
tersebut menyiratkan seuatu maksud yang ingin dicapai dengan jalan memilih dan mengatur
data serta menyusun tata cara penggunaannya. Alter berpendapat untuk sistem informasi
sebagai tipe khusus dari sistem kerja.
Sistem kerja adalah suatu sistem di mana manusia dan atau mesin melakukan
pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk memproduksi produksi tertentu dan atau
jasa bagi pelanggan. Sistem informasi adalah sistem kerja yang kegiatannya ditunjukkan
untuk pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan
menampilkan) informasi (Alter, S. 2008).
Setiap sistem informasi menyajikan tiga pokok : 1) pengumpulan dan pemasukan
data, 2) penyimpanan dan pengambilan kembali (retrieval) data, dan 3) penerapan data,
dalam hal sistem informasi terkomputer termasuk penayangan (display) (Lynch, LG. 1977).
Menurut O’Brien (2000) Sistem Informasi manajemen merupakan kombinasi yang teratur
antara people, hardware, software, network dan data resources (kelima unsure ini disebut
komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi
dalam organisasi seperti pada gambar 1.
3
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2005), telekomunikasi adalah pertukaran informasi dalam bentuk
apa pun (suara, data, teks, gambar, audio, maupun video) melalui jaringan berbasis komputer.
Dengan digunakannya jaringan telekomunikasi, seperti internet, intranet, dan ekstranet,
perusahaan dapat mengurangi biaya, mempersingkat waktu pemrosesan bisnis, mendukung ecommerce, memperbaiki kerja sama kelompok kerja, mengembangkan proses operasional
online berbagai sumber daya, mengunci pelanggan dan pemasok serta mengembangkan jasa
dan produk baru.
Gambar 2. Perbedaan Ruang Lingkup Internet, Ekstranet dan Intranet
Berdasarkan gambar diatas dapat dilihat perbedaan ruang lingkup internet, intranet dan
ekstranet. Perusahaan menjalankan kegiatan operasionalnya tidak akan terlepas dari
4
penggunaan internet, ekstranet dan intranet. Berikut ini gambaran penggunaan ketiga jenis
jaringan dalam perusahaan1.
Gambar 3. Penggunaan Internet, Intranet dan Ekstranet di Perusahaan.
2.2
Sistem Elektronik Bisnis (Electronic Business Systems)
Kegiatan membeli dan menjual informasi, produk dan jasa melalui jaringan internet,
intranet atau ekstranet. Sistem elektronik bisnis terdiri dari beberapa perspektif yaitu dari
komunikasi, bisnis, jasa dan online. Ditinjau dari perspektif komunikasi adalah
menyampaikan informasi, produk atau jasa dan pembayaran melalui telpon, jaringan
komunikasi. Dari perspektif bisnis untuk mempermudah transaksi bisnis dan mempermudah
alur pekerjaan. Dari perspektif jasa untuk mengurangi pada biaya jasa untuk dialihkan kepada
peningkatan kualitas barang dan peningkatan pada kecepatan pada pengiriman barang. Dari
perspektif online adalah menyediakan kemampuan membeli dan menjual produk dan jasa
melalui internet dan jasa online lainnya.
2.3
Enterprise Resource Planning
Enterprises Resource Planning (ERP) bertindak sebagai tulang punggung lintas
fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan
sistem informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan
1
Sumber O’Brien, 2005
5
sumberdaya manusia perusahaan (O’Brien, 2005). Konsep ERP dikembangkan dengan latar
belakang pemikiran perlunya dilakukan aktivitas pengintegrasian proses secara lintas fungsi
di dalam perusahaan, agar dapat lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan pelanggan atau
“customer”. Aplikasi ERP adalah suatu paket piranti lunak (software) yang dapat memenuhi
kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, dari sudut
pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Dilibatkannya aplikasi
atau software dalam konsep ERP adalah semata-mata karena perangkat teknologi tersebut
dapat memberikan nilai tambah berupa: penghapusan proses-proses yang tidak perlu (process
elimination), penyederhanaan proses-proses yang rumit atau bertele-tele (process
simplification), penyatuan proses-proses yang redundan (process integration), dan
pengotomatisasian proses-proses yang manual (process automation)2.
Gambar 4. Komponen Aplikasi Utama dari ERP
Beberapa faktor yang perlu dijadikan pertimbangan dalam mengimplementasikan
suatu aplikasi ERP yaitu3:
1. Fitur
Piranti lunak yang tergolong aplikasi ERP secara umum dirancang supaya dapat
memberikan solusi untuk perusahaan atau industri jenis apapun (horizontal solution).
Namun, pada kenyataannya, setiap industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini
menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di aplikasi yang spesifik untuk
industri tertentu (vertical solution). Salah pengertian atau salah memilih berdasarkan
faktor features akan menimbulkan kekacauan dan bahkan menghambat operasi
2
Anonim. Apa itu ERP (Enterprise Resource Planning). http://www.midas-solusi.com/knowledge-space,en,detail,18,apakah-yangdimaksud-dengan-erp. Diakses pada 18 September 2012.
3 Anonim. Pemilihan Sistem ERP. http://www.midas-solusi.com/knowledge-space,en,detail,65,pemilihan-sistem-erp. Diakses pada 18
September 2012.
6
perusahaan. Sesuai atau tidaknya fitur yang disediakan dapat di selidiki dari daftar
konsumen yang telah memakai aplikasi ERP tersebut.
2. Teknologi
Pada pemilihan aplikasi ERP harus dilihat teknologi yang digunakan dibaliknya.
Untuk mengetahui teknologi mana yang digunakan merupakan suatu tantangan bagi
departemen MIS/EDP perusahaan calon pengguna, yang biasanya lebih ter-update
dibanding dengan departemen lainnya. Faktor teknologi kadang terabaikan, karena
perusahaan lebih fokus pada fitur.
3. Sumber daya manusia
Secanggih apapun teknologi aplikasi ERP yang digunakan tetap saja belum sempurna
seperti yang diharapkan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses pun aplikasi ERP
yang dipilih dari luar negeri, di Indonesia belum tentu dapat berjalan jika tidak
didukung oleh lokal support yang kuat. Pada saat ini di Indonesia telah ada beberapa
vendor yang mulai mengembangkan aplikasi ERP lokal yang mengimplementasikan
”best practise process” yang berlaku bagi perusahaan-perusahaan Indonesia, serta
penyediaan support secara menyeluruh dari aplikasi ERP lokal yang telah
dikembangkan. Selain vendor, perusahaan-perusahaan tersebut juga dituntut untuk
menyediakan sumber daya manusia yang terampil dalam melaksanakan proyek
implementasi dalam perusahaan.
4. Infrastruktur
Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan suatu proyek
ERP. Perusahaan tersebut harus dapat membedakan infrastuktur yang sekedarnya
dengan yang benar-benar bisa diandalkan. Penerapan suatu aplikasi ERP merupakan
suatu proses yang berkesinambungan. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi
dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses
penyempurnaan yang tak akan berhenti.
Pada umumnya aplikasi ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya,
namun kesuksesan di negara lain belum tentu dapat menjadi jaminan bahwa aplikasi ERP
tersebut akan dapat digunakan (suitable) bagi perusahaan di Indonesia karena banyak faktor
yang perlu diperhatikan dan dipikirkan dalam melakukan pemilihan penggunaan aplikasi
ERP tersebut. Sistem ERP dapat menghasilkan manfaat bisnis yang signifikan bagi
perusahaan. Menurut O’Brien (2005) manfaat dari penggunaan ERP antara lain:
1. Kualitas dan efisiensi
7
ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses
bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas
serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi.
2. Penurunan biaya
ERP bermanfaat dalam penurunan secara signifikan dalam biaya pemrosesan
transaksi dan hardware, software serta karyawan pendukung IT, jika dibandingkan
dengan sistem yang tidak terintegrasi sebelumnya.
3. Pendukung keputusan
ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang membantu
meningkatkan kemampuan para manajer dalam mengambil keputusan secara tepat
waktu.
4. Kelincahan perusahaan
Implementasi sistem ERP dapat meruntuhkan banyak dinding departemen dan fungsi
atau “benteng” berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumberdaya informasi.
Sehingga menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial dan peran
kerja yang lebih fleksibel. Akibatnya organisasi perusahaan dan tenaga kerja menjadi
lebih lincah dan adaptif.
Untuk dapat mengadopsi teknologis sistem ERP, suatu perusahaan tidak jarang harus
menyediakan dana dari ratusan juta hingga milyaran rupiah. Dana sebesar itu harus
disediakan untuk investasi paket software aplikasi ERP, hardware berupa server dan desktop,
database dan operating sistem software, high performance network, hingga biaya konsultasi
untuk implementasi. Meskipun dihalangi oleh biaya investasi yang besar, banyak perusahaan
di dunia dan tidak terkecuali di Indonesia, berlomba-lomba untuk mengadopsi sistem
informasi ini, karena paket software ERP yang diimplementasikan secara baik akan
menghasilkan ”return” terhadap investasi yang layak dan dalam waktu cepat.
Pemanfaatan ERP dalam suatu perusahaan dapat mengalami kegagalan. Menurut O’Brien
kegagalan ERP dapat diakibatkan oleh
(1). Manajer bisnis dan ahli IT meremehkan
kerumitan perencanaan, pengembangan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk mempersiapkan
perusahaan menghadapi sistem ERP yang akan diaplikasikan; (2). Perusahaan gagal
melibatkan karyawan yang seharusnya berperan dalam tahap perencanaan dan pengembangan
penggunaan ERP; (3). Pelatihan yang tidak memadai dalam berbagai tugas baru yang
dibutuhkan oleh sistem ERP; (4). Kegagalan dalam konversi data dan pengujian yang cukup
atas data; (5). Perusahaan terlalu mempercayai penjual software ERP atau konsultan ERP
sehingga menjadi kurang kritis terhadap informasi yang diberikan.
8
BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
PT. Sinar Sosro adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang bergerak dibidang
agribisnis. PT. Sinar Sosro berdiri pada tahun 1974, PT SINAR SOSRO merupakan
perusahaan minuman teh siap minum dalam kemasan botol yang pertama di Indonesia dan di
dunia. Dasar atau Filosofi PT. Sinar Sosro adalah Niat Baik yang di jabarkan dalam 3K dan
RL yakni : Peduli terhadap kualitas, peduli terhadap keamanan, peduli terhadap kesehatan,
serta ramah lingkungan.
3.2
Penggunaan Enterprise Resource Planning Pada PT. Sinar Sosro
PT. Sinar Sosro menggunakan SAP sebagai ERP program. SAP yang dikenal pada
saat ini adalah sistem R/3-nya yang sudah teruji oleh perusahaan-perusahaan dunia dalam
menjalankan bisnisnya, yang lebih dikenal dengan SAP R/3. Berikut ruang lingkup sistem
ERP pada SAP :
Gambar 5. Systems Application and Products in Data Processing R/3
Sistem ini menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory),
pengapalan, invoice, dan akuntansi perusahaan. Sistem ini membantu mengontrol aktivitas
bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas,
dan sumber daya manusia. Fungsi SAP tersebut diantaranya : (1) mengintegrasikan data
keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan
perusahaan dengan lebih baik, (2) menstandarkan proses operasi melalui implementasi best
practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, (3) penurunan inefisiensi dan
peningkatan kualitas produk, menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman
pelaporan. Keuntungan yg bisa diukur antara lain, penurunan inventori, penurunan tenaga
9
kerja secara total, peningkatan service level, peningkatan kontrol keuangan, dan penurunan
waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi.
Salah satu program yang digunakan oleh bagian human resource untuk seluruh
karyawan adalah absensi online dengan menggunakan fingerscan yang digunakan sebagai
basis pengganjian, perhitungan cuti dan benefit lainnya yang berkaitan dengan absensi. Selain
itu fungsi utama dari program ini adalah perhitungan penggajian, jamsostek dan asuransi.
Kebijakan intranet di PT. Sinar Sosro mencakup aplikasi penggunaan intranet di dalam
perusahaan, dimana aplikasinya dapat dilihat dalam dua aspek sebagai berikut:
1.
Komunikasi dan Kolaborasi
Intranet yang dikembangkan di PT. Sinar Sosro memungkinkan terjadinya electronic
collaboration system diantara pengguna intranet sehingga memungkinkan karyawan dapat
menggunakan PC atau NC workstation untuk mengirim dan menerima e-mail serta fax.
Dengan demikian, penggunaan intranet membuat komunikasi di perusahaan menjadi lebih
efektif sehingga bisa memungkinkan terjadinya transfer knowledge antar karyawan. Dari sisi
biaya, penggunaan intranet untuk komunikasi juga membuat biaya yang dikeluarkan
perusahaan menjadi lebih kecil.
2.
Operasi Bisnis dan Manajemen
Kebijakan intranet di PT. Sinar Sosro dikembangkan lebih jauh lagi sehingga bisa
mendukung operasi bisnis dan manajemen perusahaan. Dukungan tersebut dimungkinkan
karena perusahaan mengembangkan aplikasi bisnis berupa order processing application,
sales management dan supply chain management. Dengan demikan, intranet di PT. Sinar
Sosro bukan hanya sebagai media komunikasi dan kolaborasi akan tetapi juga sebagai alat
yang membantu pengambilan keputusan.
3.3
Manfaat Penggunaan Enterprise Resource Planning Pada PT. Sinar Sosro
Melihat benefit yang akan didapatkan dengan mengimplementasikan sistem ERP
dalam manajemen sumber daya dan juga kapabilitasnya untuk diterapkan di berbagai tipe
perusahaan, termasuk diantaranya PT. Sinar Sosro.
Bentuk efisiensi setelah melakukan komputerisasi dengan pendekatan ERP. Pada awal
kemunculanya PT. Sinar Sosro sudah merancang untuk mengintegrasikan sistem
komputernya sejak tahun 1999. Semula ada dua jaringan komputer terpisah, yakni jaringan
komputer unit produksi, dan jaringan komputer unit distribusi. Dua jaringan tersebut terpisah
karena pada mulanya keduanya adalah unit bisnis yang memang terpisah. IT kedua unit itu
sudah dimerger sejak sebelum kedua unit usaha tersebut demerger.
10
Saat ini PT. Sinar Sosro, sedang menangani proses integrasi jaringan komputer
seluruh unit kerja perusahaan itu. PT. Sinar Sosro mempunyai delapan pabrik sembilan
kantor cabang besar dan lebih dari seratus stockist, sehingga perlu mengintegrasikan
komputer yang tersebar di sekitar 140 tempat yang berbeda. Dalam waktu dekat, seluruh 140
unit kerja itu sudah akan tergabung dalam satu sistem yang terintegrasi menggunakan
database dan aplikasi yang disediakan oleh SAP. Meskipun proses integrasi antara unit
produksi dengan unit distribusi belum sepenuhnya tuntas, namun manajemen sudah
mendapatkan banyak sekali manfaat dari sistem online yang sudah berhasil dicapai di
masing-masing jalur.
Ketika awal kemunculanya PT. Sinar Sosro, perlu waktu yang sangat lama untuk
mendapatkan berbagai data terbaru perusahaan, misalnya data produksi, data stock barang
atau data penjualan. Kelambatan itu terjadi karena seluruh proses pengumpulan data
dilakukan secara manual. Di pabrik dilakukan data entry, kemudian data direkap dan dikirim
melalui fax, dan di kantor pusat dilakukan konsolidasi setelah dilakukan data entry lagi.
Tetapi dengan sistem online semuanya berubah. Hari ini kantor pusat sudah bisa
mendapatkan data penjualan, data produksi, sampai dengan stock barang per kemarin. Hal
itu bisa terjadi karena hanya diperlukan satu kali proses input data, dan seluruh proses
konsolidasi dilakukan oleh komputer.
Penggunaan ERP
telah mendongkrak efisiensi perusahaan secara signifikan.
Kesalahan manusia (human error) dalam proses konsolidasi data kini bisa diabaikan. Jumlah
tenaga kerja sudah bisa dikurangi, dan kini sejumlah staf sudah dialihkan untuk bidang kerja
yang lain. Walaupun belum bisa paperless, tetapi pasti sudah less paper dalam manajemen
perusahaan. Karena penyebaran unit kerja PT. Sinar Sosro yang sedemikian luas, diperlukan
satu sistem jaringan yang sangat luas (wide area network, WAN), dan untuk itu diperlukan
layanan pihak ketiga untuk menyediakan layanan komunikasi data untuk tujuan tersebut.
A.
Tujuan Pengguanaan Enterprise Resource Planning Pada PT. Sinar Sosro
Tujuan dari penggunaan ERP bagi PT. Sinar Sosro adalah :
1. Mengantisipasi pertumbuhan perusahaan yang terus berkembang.
2. Menyajikan data yang konsisten dan akurat sehingga meningkatkan visibilitas
bisnis. dan kemudahan dalam pengambilan keputusan.
3. Mengintegrasikan informasi diantara kantor dalam jaringan PT. Sinar Sosro
4. Mempermudah dalam fungsi akuntasi perusahaan.
5. Memperkecil human error dalam proses konsilidasi.
11
B.
Manfaat Pengguanaan Enterprise Resource Planning Pada PT. Sinar Sosro
Manfaat yang diperoleh dari penggunaan ERP bagi PT. Sinar Sosro adalah :
1. Meningkatkan efisiensi dalam proses bisnis misalnya dalam fungsi akuntansi
yaitu mempermudah dalam tutup buku.
2. Mempermudah pengambilan keputusan bisnis, dikarenakan data yang selalu
terupdate, akurat dan konsisten.
3. Efisiensi penggunaan jumlah pegawai.
4. Mempermudah kontrol perusahaan.
5. Penyeragaman kebijakan diantara semua unit bisnis perusahaan.
12
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1
Kesimpulan
PT. Sinar Sosro
merupakan salah satu perusahaan agribisnis di Indonesia yang
menggunakan SAP sebagai ERP program. Sistem ini menangani proses manufaktur, logistik,
distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice, dan akuntansi perusahaan. Sistem ini
membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen
persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia Tujuan dari penggunaan ERP
pada PT. Sinar Sosro, seperti :
mengantisipasi pertumbuhan perusahaan yang terus
berkembang, menyajikan data yang konsisten dan akurat sehingga meningkatkan visibilitas
bisnis. dan kemudahan dalam pengambilan keputusan, mengintegrasikan informasi diantara
kantor dalam jaringan PT. Sinar Sosro, mempermudah dalam fungsi akuntasi perusahaan,
serta memperkecil human error dalam proses konsilidasi
Sedangkan pengunaan ERP pada PT. Sinar Sosro dapat memberikan manfaat yang
lebih bagi perusahaan, seperti meningkatkan efisiensi dalam proses bisnis misalnya dalam
fungsi akuntansi yaitu mempermudah dalam tutup buku, mempermudah pengambilan
keputusan bisnis, dikarenakan data yang selalu terupdate, akurat dan konsisten, efisiensi
penggunaan jumlah pegawai, mempermudah kontrol perusahaan, dan penyeragaman
kebijakan diantara semua unit bisnis perusahaan.
4.2
Saran
Saran yang dapat diberikan dalam penulisan makalah ini adalah :
Untuk melakukan penerapan ini perlu dilakukan proses uji kelayakan dari penerapan
proyek ERP ini. Karena di atas sudah dibahas bahwa untuk menerapkan system ERP ini
diperlukan dana yang tidak sedikit. Tujuan dari penerapan ERP dan dilakukan uji kelayakan
terlebih dahulu adalah sebagai berikut, ada beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan
yaitu:
1. Aspek kelayakan ekonomi.
2. Aspek kelayakan teknis atau system
3. Aspek kelayakan organisasi atau sumber daya manusia
4. Aspek kelayakan jadwal proyek
13
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. Apa itu ERP (Enterprise Resource Planning). http://www.midassolusi.com/knowledge-space,en,detail,64,apa-itu-erp-%28enterprise-resourceplanning%29. Diakses pada 18 September 2012.
Ernita, Halida dan Wisnu Ananta Kusuma. Pengembangan Enterprises Resource Planning
untuk Perusahaan Ritel: Makalah pada Seminar Nasional Informatika 2008.
http://repository.upnyk.ac.id/37/1/19_Pengembangan_Enterprise_Resource_Planning
_%28ERP%29_Untuk_Perusahaan_Ritel.pdf. Diakses pada 18 September 2012.
O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial.
Penerbit Salemba.
Utama, Agung. Upaya Meningkatkan Keunggulan Kompetitif Perusahaan dalam Era
Persaingan Global Melalui Aliansi Strategis. Dimuat pada Kajian Bisnis No.30
September-Desember
2003.http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/penelitian/Agung%20Utama,%20SE.,%2
0M.Si./UPAYA%20MENINGKATKAN%20KEUNGGULAN%20KOMPETITIF.pd
f. Diakses pada 15 Maret 2012.
14