BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

BAB 3
METODOLOGI PENELITIAN
3.1.
3.1.1
Model Rumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan
Perumusan Masalah
Pada langkah ini, hal pertama yang dilakukan adalah mencari pokok
permasalahan yang terjadi pada sistem pengendalian produksi untuk packing plant
setelah terpencar menjadi tiga area.
Setelah dilakukan pengkajian, masalah yang dialami antara lain :
1. Pelaporan (monitoring) Produksi yang kurang cepat, kurang akurat, susah
didapat, dan tidak terintegrasi, meliputi :
●
pencatatan hasil produksi dan pelaporan masih dilakukan dengan
manual sehingga masih banyak terjadi kekeliruan dan perbedaan pada
tiap pelaporan
●
staff PPC mengalami kesulitan untuk memperoleh data terkini
mengenai kondisi terakhir produksi di area lain dengan cepat.
●
jika terjadi masalah produksi, staff PPC di suatu area akan mengalami
kesulitan untuk melakukan koordinasi dengan staff PPC yang berada di
area lain
●
pihak manajemen sering kali terlambat untuk mengetahui masalah yang
terjadi di line produksi sehingga keputusan-keputusan yang diambil
menjadi kurang efektif
2. Penanganan problem produksi yang tidak sesuai dengan yang seharusnya
karena kurang bagusnya aliran informasi mengenai masalah dan aturan
38
penanganannya.
●
informasi yang diperoleh mengenai masalah yang terjadi pada lini
produksi kurang jelas, kurang lengkap, dan kurang terkoordinir.
●
penentuan penyelesaian masalah seringkali tidak sesuai dengan aturan
yang seharusnya dan langkah penanganan yang dilakukan seringkali
tidak sesuai dengan yang seharusnya dilakukan sehingga hasil yang
didapatkan kurang efektif
3. Informasi khusus (proyek dan sebagainya) yang kurang terorganisasi :
Informasi-informasi khusus yang berupa informasi proyek, revisi order,
perubahan spesifikasi, penutupan proyek, dan sebagainya terpencar-pencar di
beberapa lokasi dan berbeda-neda PIC sehingga sering terjadi perbedaan data
antara satu dengan yang lain.
4. File penjadwalan tidak terorganisasi dan kurang mudah diperoleh
File-file data penjadwalan produksi, penjadwalan pengiriman, dan sebagainya
tidak bisa diakses dan diupdate dengan cepat, mudah, dan aman oleh para user
yang membutuhkan dimana saja dan kapan saja.
5. Banyak definisi-definisi dan diagram alir yang perlu didaftar.
Definisi-definisi khusus dan batasan-batasan sistem yang ada di packing plant
amat banyak dan tidak semuanya diketahui oleh seluruh karyawan di packing
plant, sehingga seringkali menimbulkan penafsiran yang keliru.
3.1.2
Pengambilan keputusan
Langkah pengambilan keputusan yang akan dilakukan selanjutnya
didasarkan atas klasifikasi item-item masalah yang terjadi.
39
3.1.2.1 Pencarian data yang relevan
Setelah dilakukan analisa masalah, maka dilakukan pencarian data yang relevan
untuk dasar pemecahan masalah dari tiap item masalah yang terjadi di packing
plant. Data yang dicari antara lain adalah sebagai berikut :
1. Untuk menyelesaikan masalah monitoring produksi
●
produk apa saja yang dihasilkan oleh packing plant untuk semua proses
produksi dari semua area
●
bagaimana route (jalur) yang dilalui setiap produk tersebut dari mulai
produksi hingga masuk ke container
●
data atau informasi apa saja yang dibutuhkan oleh para staff PPC,
manajemen, dan pihak terkait lain yang berhubungan dengan kondisi
produksi
●
berapa volume produksi yang dihasilkan oleh packing plant
2. Untuk menyelesaikan masalah penanganan problem produksi
●
problem produksi apa saja yang terjadi di packing plant
●
berapa frekuensi tiap problem tersebut selama beberapa bulan terakhir
●
bagaimana process flow diagram yang ada yang harus dilaksanakan
untuk menanggulangi problem produksi yang terjadi
3. Untuk menangani aliran informasi khusus
●
Informasi apa saja yang beredar
●
Hal apa saja yang perlu dicantumkan dalam informasi khusus tersebut
4. Untuk menangani file penjadwalan
●
File penjadwalan apa saja yang ada di packing plant
●
Kapan pembuatan tiap penjadwalan tersebut (frekuensi)
40
5. Untuk menangani definisi dan batasan yang ada
●
Definisi apa saja yang ada dan apa maksudnya
●
Diagram alir apa saja yang berlaku di Packing Plant.
3.1.2.2 Pengolahan data dan analisis
Sebelum membahas pengolahan data dan analisis, sistem informasi yang
akan disusun harus mampu menangani semua klasifikasi masalah yang terjadi.
Sebagai hasilnya, didapatlah rancangan awal sistem informasi yang harus
memiliki bagian utama sebagai berikut :
1. Monitoring Produksi
2. Penanganan Masalah Produksi (Production Problem Solving)
3. Papan Informasi (Information Board)
4. Manajemen File
5. Database Pengetahuan (Knowledge Management)
6. Ikhtisar
Mulai dari bagian pertama yaitu monitoring produksi, untuk menyusun
database yang akan digunakan maka perlu ditinjau data yang diperoleh mengenai
produk apa saja yang dihasilkan oleh packing plant. Seluruh entitas data ini akan
diseleksi menjadi poin-poin penting saja sesuai dengan kebutuhan. Poin penting
inilah yang akan menjadi elemen dari data base monitoring produksi.
Data jenis produk, route setiap produk, dan informasi bagaimana sistem
penjadwalan yang berlaku untuk tiap produk tersebut digunakan untuk
menentukan input jadwal produk sehubungan dengan jumlah dan lokasi
produksinya. Hasil yang diharapkan adalah berupa antarmuka yang bersahabat
untuk menginput data rencana produksi ke dalam sistem production monitoring.
41
Dari daftar mengenai informasi apa saja yang dibutuhkan oleh staff dan
manajemen, akan ditentukan field-field apa yang akan ditambahkan dalam
database monitoring produksi. Setelah terkumpul informasi yang dibutuhkan,
kemudian ditentukan layout yang paling sesuai dan database yang mencukupi.
Perancangan layout tampilan harus juga memenuhi segi ergonomi para pengguna.
Selanjutnya adalah perancangan bagian penanganan masalah produksi.
Dari data problem produksi yang terjadi di packing plant akan didapat klasifikasi
problem yang lebih global. Klasifikasi yang lebih global ini nantinya akan
digunakan sebagai sub bagian – sub bagian pada bagian penanganan masalah
produksi.
Flow Chart proses yang didapat digunakan untuk menyusun daftar
penanganan masalah sesuai dengan sub-bagian yang telah ditentukan sebelumnya.
Selain dalam bentuk diagram, Flow Chart proses juga akan ditampilkan tertulis
dalam bentuk point by point. Diharapkan dengan ditampilkannya dua hal ini akan
mempermudah para pengambil keputusan untuk mengetahui hal apa yang harus
dilakukan, dan apa saja aturan main yang harus diikuti.
Pada bagian papan informasi, data yang terkumpul mengenai informasi
apa saja yang sering beredar dan seberapa sering digunakan untuk menentukan
klasifikasi tiap informasi yang ada. Berdasar tiap klasifikasi tersebut, karena
informasi yang ditampilkan bisa bersifat amat luas, maka perlu dikumpulkan data
mengenai hal apa saja yang akan ditampilkan.
Selanjutnya untuk menangani file-file penjadwalan, terlebih dulu
dikumpulkan informasi mengenai file penjadwalan apa saja yang digunakan di
Packing Plant. Hal ini berhubungan dengan produk apa saja yang dihasilkan oleh
42
packing plant dan bagaimana sistem produksi setiap produk tersebut. Setelah
diketahui file apa saja yang harus diorganisasikan tersebut, dikumpulkan juga data
berapa banyak dan besar ukuran file yang harus disimpan berikut frekuensi
masing-masing file penjadwalan (apakah harian, mingguan, bulanan, dan
seterusnya).
Untuk sistem penanganan definisi, dikumpulkan terlebih dulu data
mengenai definisi apa saja yang ada di Packing Plant Selain definisi, didaftar
juga batasan dan aturan yang berlaku. Kesemuanya akan dikonversi menjadi
bentuk tabel yang menghubungkan tiap istilah atau poin dengan pengertian atau
batasan dan syarat-syarat yang ada.
Bagian ikhtisar, adalah fitur tambahan yang merupakan halaman ikhtisar
dari perkembangan pada masing-masing bagian lainnya yang meliputi :
1.
ikhtisar monitoring modul
2.
ikhtisar monitoring container
3.
masalah yang belum terpecahkan dan komentar terakhir
4.
informasi terbaru
5.
file terbaru yang di-upload
6.
pengetahuan terbaru yang di-input
Setelah terkumpul informasi pada setiap sub bagian di atas, disusunlah
diagram alur proses bisnis (bussiness process flow diagram) tiap masing-masing
sub, yang nantinya akan dihubungkan satu dengan yang lain menjadi satu
kesatuan sistem informasi.
Setelah tersusun diagram alur proses bisnis tiap sub bagian sistem,
43
dirancanglah pemetaan tampilan dan data yang akan dibuat. Selain itu ditentukan
pula perangkat lunak dan perangkat keras yang dipakai.
3.1.2.3 Solusi
Dari data permasalahan yang terkumpul disimpulkan bahwa solusi yang
dibutuhkan adalah sebuah sistem yang mampu menangani semua informasi yang
berhubungan dengan monitoring produksi, penanganan masalah produksi, papan
informasi, manajemen file, dan database pengetahuan. Untuk itu perlu disusun
sistem informasi yang mampu mencakup semau segi tersebut.
3.1.2.4 System Development Life Cycle
Dalam penyusunannya sistem informasi ini melalui lima tahap yang
meliputi :
1. Tahap Studi Kelayakan
Adalah masa persiapan dari sistem atau proyek, yang dimulai saat
kebutuhan atau peluang pembuatan sistem baru teridentifikasi. Yang dilakukan
adalah membuat proposal konsep dari sistem yang dibutuhkan. Setelah
proposal konsep disetujui barulah dilakukan fase pengembangan konsep
sistem.
Setelah kebutuhan sistem baru ini disetujui, pendekatan terhadap
konsep yang dilakukan adalah apakah sistem tersebut feasible (layak
dikerjakan) dan appropriate (tepat atau sesuai). Batasan mengenai sistem
menentukan cakupan dari sistem dan harus sesuai dengan keperluan para calon
pengguna sistem informasi ini.
44
2. Tahap Rencana Pendahuluan
Tahap ini menentukan lingkup proyek dari sistem yang akan ditangani.
Hal ini digunakan untuk menentukan jadwal proyek. Adapun lingkup sistem
yang ditangani dijabarkan dalam bentuk Diagram Aliran Data (DAD)
3. Tahap Analisis Sistem
Pada tahap ini, penyusun sistem mengumpulkan informasi dari calon
pengguna mengenai detail kebutuhan pengguna. Pengumpulan informasi
dilakukan dengan wawancara, observasi, dan kuesioner.
Hasil yang didapat digunakan untuk menyusun DAD yang lebih
kompleks dan mendetail. DAD yang lebih detail ini akan dipergunakan lebih
lanjut sebagai gambaran untuk perancangan sistem.
4. Tahap Perancangan Sistem
Tahapan perancangan sistem ini meliputi dua bagian yaitu :
a. Tahap perancangan basis data
Pada tahap ini dilakukan perancangan terhadap database yang akan
digunakan, berdasar pada diagram aliran data yang telah disusun
dan user request.
Selanjutnya Database secara fisik disusun di sebuah server
perancangan sesuai dengan kriteria yang telah disusun sebelumnya.
b. Tahap perancangan proses
Tahap ini menerjemahkan Diagram Aliran Data menjadi file
program proses-proses apa saja yang dibutuhkan.
45
5. Tahap Implementasi Sistem
Tahap Implementasi mencakup beberapa sub-tahap yaitu :
a. Pengkodean Program
Pada tahap ini, rancangan dari proses akan dilanjutkan dengan
menyusun file-file proses sesuai dengan kriteria input dan output
yang diajukan sebelumnya oleh user.
b. Pengujian Program
Program diuji dan dilakukan perubahan-perubahan apabila tidak
sesuai dengan yang diharapkan atau terjadi masalah secara
pemrograman (jika ditemukan bug).
c. Pemasangan Program
Program dan database dipasang (di-instal) di komputer yang
akhirnya akan digunakan sebagai komputer server program dan
server database
d. Pelatihan terhadap pengguna
Dilakukan pelatihan mengenai operasi program dan cara merawat,
sekaligus penanggulangan jika terjadi masalah.
46
Tahap Studi Kelayakan
Tahap Implementasi Sistem
Tahap Rencana
Pendahuluan
Tahap Analisis Sistem
Tahap Perancangan Sistem
Pengkodean Program
Pengujian Program
Pemasangan Program
Perancangan Basis Data
Perancangan Proses
Pelatihan Pengguna
Diagram 3.1. System Development Life Cycle
47
Start
Buat Proposal
Approve ?
No
Revisi
Yes
Tentukan konsep
Feasible?
No
Revisi
No
Revisi
Yes
Appropriate ?
Yes
Next
Diagram 3.2.1. Tahap Studi Kelayakan
48
Start
Buat Jadwal Aktivitas
Approved ?
No
Revisi
Yes
Buat rencana alat dan
sumber daya
Approved ?
No
Revisi
Yes
Buat DAD dasar
Approved ?
No
Revisi
Yes
Next
Diagram 3.2.2. Tahap Rencana Pendahuluan
49
Start
Kumpulkan user
requirement
Kumpulkan data yang
terkait
Penyusunan Daftar User
Requirement
Uji user requirement
Approve ?
No
Revisi
Yes
Buat Detail DAD
Approve ?
No
Yes
Next
Diagram 3.2.3. Tahap Analisis Sistem
Revisi
50
Start
Desain
Database
Monitoring
Produksi
Desain
Database
Penanganan
Problem
Desain
Database
Papan
Informasi
Desain
Database
File
Desain Bagian
Tambahan
Instalasi
Database
Uji database
OK ?
No
Update /
Revisi
Yes
Next
Diagram 3.2.4.a. Tahap Perancanangan Basis Data
Desain
Database
Definisi/
Batasan
Ikhtisar
51
Start
Desain
Proses
Monitoring
Produksi
Desain
Proses
Penanganan
Problem
Desain
Proses
Papan
Informasi
Desain
Proses
Daftar
File
Desain Bagian
Pelengkap
Desain
Gabungan
Uji Proses
OK ?
No
Update /
Revisi
Yes
Next
Diagram 3.2.4.b. Tahap Perancangan Proses
Desain
Proses
Definisi/
Batasan
Ikhtisar
52
Start
Pengkodean
Monitoring
Produksi
Pengkodean
Penanganan
Problem
Pengkodean
Daftar File
Pengkodean
Papan
Informasi
Pengkodean
Definisi/
Batasan
Pengkodean
Bagian
Ikhtisar
Penggabungan
Bagian-bagian
Penggandengan
Dengan Database
Pengujian awal hasil
pengkodean
OK
no
Revisi dan
Perbaikan
yes
Next
Diagram 3.2.5.a. Tahap Implementasi – Pengkodean
Program
53
Start
Pengujian Fungsi
no
OK
Revisi dan
Perbaikan
yes
Masukan Tambahan
Tambahan Fungsi
OK
no
yes
Pengujian
Kemudahan Layout
OK
no
yes
Finishing
Next
Diagram 3.2.5.b. Tahap Implementasi – Pengujian
Program
Revisi dan
Perbaikan
54
Start
Instalasi Software
Dasar
Instalasi Database
Instalasi Script
Uji Koneksi Data
dan Program
OK
no
Revisi dan
Perbaikan
yes
Uji Fungsi Sistem
OK
no
Revisi dan
Perbaikan
yes
Finishing
Next
Diagram 3.2.5.c. Tahap Implementasi – Pemasangan
Program
55
3.2
Teknik Pengumpulan Data dan Parameter
Adapun teknik pengumpulan data yang diperlukan adalah sebagai berikut :
a. Pengamatan atau Observasi
Pengamatan
dilakukan
dengan
mengamati
proses
produksi
dan
permasalahan yang terjadi pada sistem produksi yang berjalan
b. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan
proses produksi dan para calon pengguna sistem informasi yang sedang
dirancang.
c. Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan untuk mengumpulkan informasi-informasi yang
berbentuk tertulis / grafis yang banyak tersusun dalam berkas-berkas ISO,
selain itu juga dilakukan dengan mengambil dari buku-buku umum untuk
mendukung perancangan sistem yang sesuai.