5 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi

5
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Dalam buku Reeve, Warren, dan Duchac (2012, p3) “Accounting can be
defined as an information system that provides reports to users about the
economic activities and condition of a business”. Brett, Alison, Karin, Yvette,
dan Deker (2012, p10) mengatakan bahwa “System can be defined as
something that take input, applies a set of rules or process to the input and
generates output”. Sedangkan O’Brien yang bukunya diterjemahkan oleh Dewi
dan deny (2006, p29) “Sistem kebanyakan dapat didefinisikan secara sederhana
sebagai sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga
membentuk satu kesatuan. Sistem juga merupakan sekelompok komponen yang
saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan
menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang
teratur”.
George H. Bodnar & William S. HopWood (1996, p1) menerangkan
“Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan
dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Sistem adalah kumpulan
sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem
informasi akuntansi (SIA) adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan
peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.”
Mulyadi (2001, p2-3) menerangkan bahwa “sistem pada dasarnya
kelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya. Yang berfungsi
bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem akuntansi adalah
organisasi formulir, catatan, dan laporan yang di koordinasikan sedemikian
rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen
guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah
sekelompok komponen atau unsur yang saling berhubungan untuk mencapai
suatu tujuan, informasi merupakan data yang sudah diolah yang memberikan
output untuk pengguna, dan akuntansi adalah seni mencatat keuangan
perusahaan yang menghasilkan laporan-laporan untuk mendukung kegiatan
6
perusahaan. Sehingga sistem informasi akuntasi merupakan memproses datadata mulai dari identifikasi hingga menjadi laporan yang menginformasikan
ekonomi perusahaan menggunakan berbagai teknologi.
2.1.2 Internal dan Eksternal Arus Informasi
James A. Hall menejelaskan dalam bukunya di edisi 7 (2011, p4)
Gambar 2.1 : Internal dan External Flows of Information
Dari yang digambarkan oleh James A. Hall dapat dikatan bahwa semakin
tinggi jabatan yang dimiliki, informasi yang didapatkan semakin tidak rinci
karena pada top manajement (biasa pemegang saham) hanya membutuhkan
seberapa besar laba atau rugi dari usahanya dan apa sebab dari laba atau
ruginya, dari informasi ini maka tugas top manajement untuk membuat rencana
strategis dengan jangka waktu yang panjang. Sebaliknya semakin rendah level
manajement maka informasi yang didapat lebih renci untuk membuat rencana
taktik dan operasional dengan jangka waktu yang singkat.
Pemakai informasi akuntansi dapat dibagi dalam dua kelompok besar
eksternal dan internal. Pemakai eksternal mencakup pemegang saham, investor,
kreditor, pemerintah, pelanggan, pemasok, pesaing, serikat pekerja, dan
masyarakat secara keseluruhan. Pemakai internal mencakup semua lapisan
manajement dari tingkat tinggi hingga tingkat rendah, serta semua karyawan
dan buruh yang bekerja diperusahaan.
7
2.1.3 Kerangka Berpikir Sistem Informasi
Dijelaskan Hall (2011, p7) bahwa “The information system is the set of
formal procedures by which data are collected, processed into information, and
distributed to users”
Hall juga membagi transaksi dalam dua kelas (2011, p7) yaitu:
a) Transaksi
keuangan,
adalah
sebuah
peristiwa
ekonomi
yang
mempengaruhi asset dan ekuitas di organisasi, direfleksikan dalam akunakunnya, dan diukur dalam satuan moneter.
b) Transaksi non-keuangan, termasuk dalam sebuah peristiwa yang diproses
sistem organisasi yang tidak memenuhi definisi sempit dari transaksi
keuangan. Contohnya menambah pemasok baru untuk bahan baku ke
dalam list pemasok langganan.
Gambar 2.2 Proses Transaksi Oleh Sistem Informasi
Dari gambar diatas dapat disimpulkan bahwa untuk mendapatkan keputusan
maka dibutuhkan informasi yang bersumber dari transaksi keuangan dan
transaksi non-keuangan yang dikelolah oleh sistem informasi.
8
Gambar 2.3: Framework of Information Systems
2.1.4 Karakteristik Informasi
Hall (2011, p13-14) mengemukakan bahwa ada lima karakteristik dari
informasi yang berguna
a) Relevan, konten didalam sebuah laporan harus memiliki tujuan, maka
informasi yang diberikan apakah mendukung (berhubungan) dengan data
dilaporan.
b) Tepat waktu, umur dari informasi merupakan faktor penting untuk
kegunaan. Informasi tidak boleh melebihi dari waktu untuk mendukung
sebuah kegiatan.
c) Akurat, informasi yang diberikan harus bebas dari material yang salah.
d) Kelengkapan, tidak ada satu bagian informasi yang penting untuk
mengambil keputusan atau pekerjaan yang hilang.
e) Ringkas, informasi harus dikumpukan sesuai dengan kebutuhan
pengguna.
9
2.1.5 Metodologi Pengembangan Sistem
Mulyadi (2001, p39-53) Metodologi Pengembangan Sistem adalah
langkah-langkah yang dilalui oleh analis sistem dalam mengembangkan sistem
informasi. Pengembangan sistem akuntansi dilaksanakan dalam 3 tahap utama
berikut ini :
1.
Analisis sistem (System Analysis)
Dalam tahap ini, analisis sistem membantu pemakai informasi dalam
mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk
melaksanakan
pekerjaannya.
Kegagalan
analisis
sistem
dalam
mengidentifikasi jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi
akan mengakibatkan desain sistem yang tidak bermanfaat bagi pemakai
informasi. Oleh karena itu, tahap analisis sistem merupakan tahap yang
paling menentukan dalam keseluruhan tahap pengembangan sistem
informasi. Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap yaitu:
analisis pendahuluan, penyusunan usulan pelaksanaan analis sistem,
pelaksanaan analis sistem, dan penyusunan laporan hasil analisis sistem.
2.
Desain sistem (System Design)
adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi kedalam
alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai
informasi untuk dipertimbangkan. Tahap sistem ini dibagi menjadi enam
tahap: desain sistem secara garis besar, penyusunan usulan desain sistem
secara garis besar, evaluasi sistem, penyusunan laporan final desain
sistem secara garis besar, desain sistem secara rinci, penyusunan laporan
final desain sistem secara rinci.
3.
Implementasi sistem (System Implementation)
Pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi
teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru, dan
pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah
dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara operasional. Puncak segala
kegiatan pengembangan dan perancangan sistem informasi adalah teletak
pada tahap implementasi.
10
2.1.6 Kegunaan Sistem Informasi dan Sistem Informasi Akuntansi
Kegunaan atau tujuan dari sistem informasi menurut Hall (2011, p14)
1. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manejemen.
2. Untuk mendukung pengambilan keputusan manejemen.
3. Untuk mendukung operasional sehari-hari perusahaan.
Kegunaan sistem informasi akuntansi menurut Jones dan Rama (2006, p6-7)
merupakan :
1. Menghasilkan External Report
Yaitu menghasilkan laporan untuk pihak-pihak luar yang berkempentingan
seperti investor, keditor, dan petugas pajak.
2. Mendukung aktivitas rutin
Sistem informasi akuntansi digunakan sebagai alat untuk menangani
masalah-masalah dalam siklus operasi perusahaan. Contohnya pemesanan
barang, pengiriman barang, penagihan, dan penerimaan kas.
3. Pengambilan keputusan
Sebagai alat untuk mengambil keputusan di semua level manajemen.
4. Perencanaan dan pengendalian
Sistem informasi akuntansi digunakan sebagai alat untuk merencanakan dan
mengendalikan aktivitas dalam organisasi secara baik. Contohnya rencana
dan pengendalian anggaran dalam suatu organisasi.
5. Implementasi internal control
Sistem informasi akuntansi, kebijakan dan prosedur digunakan untuk
melindungi harta (asset) perusahaan dari kerugian yang memungkinkan
terjadi.
11
2.1.7 Peranan Akuntan Dalam Mengembangkan Sistem
Hall (2011, p31-32) menerangkankan bahwa betapa pentingnya peran
akuntan dalam mengembangkan sistem, karena akuntan akan berperan sebagai:
1.
Akuntan sebagai pengguna
2.
Akuntan sebagai system designers
3.
Akuntan sebagai system auditors
2.2 Teknik Dokumentasi
Romney dan Steinbert (2003, p155) menerangkan bahwa dokumentasi
meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan materi tertulis
lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini
meliputi siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana data dimasukkan,
diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana mengendalikan
sistemnya.
Alat-alat untuk pendokumentasian sebagai berikut:
1. Data flow diagram (DFD), sebuah deskripsi grafis atas sumber data dan
tujuan data, yang memperlihatkan arus data dalam suatu organisasi,
proses yang dilakukan atas data tersebut, serta bagaimana data tersebut
disimpan.
DFD dibagi kedalam subdivisi hingga ke tinggat yang rendah, untuk
menyediakan kemungkinan peningkatan jumlah rincian, karena jarang
sekali sistem yang dapat dibuat diagramnya secara lengkap dengan
menggunakan hanya satu halaman saja. Para pemakai memiliki kebutuhan
yang berbeda-beda, jadi variasi tingkat dapat lebih memuaskan
permintaan mereka.
DFD dengan tingkat tertinggi disebut sebagai diagram konteks (context
diagram). Context diagram memberikan pandangan secara ringkas kepada
pembaca atas suatu sistem. Dari diagram konteks dapat dirinci ke level
12
lebih rendah atau level 0. Dari DFD level 0 dapat dibuat lebih rinci di
level 1.
2. Document flowchart, sebuah deskripsi grafis atas arus
dokumen dan
informasi antar-departemen atau bidang tanggung jawab dalam sebuah
organisasi.
3. System flowchart, sebuah deskripsi grafis atas hubungan input,
pemroresan dan output dalam sebuah sistem informasi.
4. Program flowchart, sebuah deskripsi grafis atas urutan pengoperasian
logis (logical operation) yang dilakukan komputer saat menjalan kan
sebuah program.
Hall (2011, p53-66) juga memaparkan empat teknik dokumentasi sebagai berikut:
1. Entity Relationship Diagram, A documentation technique to represent the
relationship between entities in a system.
2. Data Flow Diagram, use symbols to represent the processes, data
sources, data flows, and entities in a system; represent the logical
elements of the system; do not represent the physical system.
3. System Flowchart, illustrate the relationship among processes and the
documents that flow between them; contain more details than data flow
diagrams; clearly depict the separation of functions in a system
13
Gambar 2.4 : Contoh Flowchart
4. Program Flowchart, illustrate the logic used in programs.
Shows the relationship between computer programs, the files they use,
and the output they produce.
2.3 Siklus Transaksi
Siklus transaksi dibagi menjadi tiga bagian dan 2 subsistem disetiap bagian oleh
Hall (2011, p42-44) yaitu
1. Expenditure cycle (Siklus pengeluaran)
a) Physical component (seperti pembelian barang)
b) Financial component (pengeluaran kas untuk membayar pemasok)
2. Conversion cycle (Siklus konversi)
a) The
production
system
(merencanakan,
mengontrol produk dari proses manufacturing)
menjadwalkan,
dan
14
b) The cost accounting system (memonitor arus biaya yang berhubungan
dengan produksi)
3. Revenue cycle (Siklus pendapatan)
a) Physical component (proses jual)
b) Finacial component (menerima pembayaran dari pelanggan)
Gambar 2.5 : Menjelaskan Hubungan Antara Siklus Transaksi
2.3.1 Sikus Pendapatan
Hall (2011, p154-176) menjelaskan adanya tiga konseptual beserta
pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan konseptual di siklus pendapatan
yaitu:
1.
Prosedur
permintaan
penjualan,
dengan
pekerjaan
yang
berhubungan yaitu: menerima permintaan (order), mengecek
hutang pelanggan, mengambil barang, mengirim barang, menagih
barang, memperbarui catatan persediaan, memperbarui piutang
usaha, post ke buku besar (general ledger).
2.
Prosedur retur penjualan, dengan pekerjaan yang berhubungan
yaitu: menyiapkan slip pembelian, menyiapkan memo kredit,
15
memperbarui
jurnal
pernjualan,
memperbarui
pencatatan
persediaan dan piutang usaha, memperbarui buku besar.
3.
Prosedur penerimaan kas, dengan pekerjaan yang berhubungan
yaitu : open mail and prepare remittance advice, mencatat dan
menyimpan cek, memperbarui piutang usaha, memperbarui buku
besar, merekonsiliasi penerimaan kan dan penyimpanan.
2.3.2 Siklus Pengeluaran
Hall (2011, p218-286) menjelaskan adanya lima konseptual beserta
pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan konseptual di siklus pendapatan
yaitu:
1.
Proses pembelian, dengan pekerjaan yang terkait yaitu : Menjaga
pencacatan persediaan, menyiapkan pemesanan pembelian, menerima
barang, memperbarui pencacatan persediaan, memperbarui hutang usaha.
2.
Sistem voucher payable, dengan pekerjaan yang terkait yaitu :
menggunakan voucher pengeluaran kas, setiap voucher dicatat dalam
voucher register, memindahkan ke buku besar.
3.
Sistem pengeluaran kas, dengan pekerjaan yang terkait yaitu :
mengidentifikasi tanggal jatuh tempo hutang, menyiapkan pengeluaran
kas, memperbarui pencatatan hutang usaha, memindahkan ke buku besar.
4.
Sistem Penggajian, dengan pekerjaan yang terkait yaitu : department
personalia
menyiapkan
memperbarui
akun
dan
barang
memasukkan
dalam
daftar
proses,
pekerja
aktif,
menyiapkan
gaji,
mendistribusikan cek pembayaran, menyiapkan akun hutang, membuat
pengeluaran kas, memperbarui buku besar.
5.
Sistem pengendalian aktiva tetap, dengan pekerjaan yang terkait
yaitu : Akuisisi aset, perawatan aset, pembuangan aset.
16
2.3.3 Siklus Konversi
Menurut Hall (2011, p305) siklus konversi merupakan mengubah sumber
daya, seperti bahan baku utama, pekerja, dan pengeluaran tambahan menjadi
barang jadi atau jasa siap dijual.
G
ambar 2.6 : Siklus Konversi Yang Saling Terhubung Dengan Siklus Lain
2.4 Formulir
Mulyadi (2001, p75-76) menjelaskan bahwa formulir adalah secarik kertas
yang memiliki ruang untuk diisi. Faktur penjualan tunai merupakan contoh
formulir, yang berupa secarik kertas yang akan diisi dengan informasi tanggal
penjualan, nama wiraniaga dengan kodenya, nomor urut, nama barang dan
kodenya, kuantitas, harga satuan, harga total setiap barang, harga total semua
barang, dan tanda tangan wiraniaga. Di samping informasi ini, formulir tersebut
berisi informasi yang telah tercetak, misalnya nomor urut formulir dan nama
formulir. Formulir sering pula disebut dengan dokumen.
Definisi diatas dibuat ketika komputer belum digunakan dalam bisnis.
Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian
formulir elektronik menjadi umum dan meluas dalam bisinis. Formulir eletronik
17
merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk
menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Mulyadi (2001, p78) Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua
kejadian dalam bentuk tulisan.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain didalam
organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
Mulyadi (2001, p90) menjelaskan dalam merancang suatu formulir, seorang
analis sistem harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini :
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat
didalam formulir tersebut? Hal ini akan menentukan berapa lembar
formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan
berisi informasi yang sama? Jika ya, apakah adakah kemungkinan
menyatukan informasi didalam formulir yang dirancang ini dengan
formulir lain tersebut? Banyak perusahaan yang membuat faktur
penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan
surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir telah
disusun menurut urutan yang logis? Hal ini akan mengurangi
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akan
mengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formula tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau
pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya? Hal ini akan menentukan
lebar spasi dan penggunaan garis atau dengan spasi saja.
18
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik, atau
mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain? Hai ini akan
menetukan jenis dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang
yang akan disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip? Hal ini akan
menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan
preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodic untuk
menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau
penghentian pemakaian formulir yang sekarang digunakan.
2.5 Flat-File & Database Approach
Hall (2011, p398) menerangkan bahwa Flat-File merupakan salah satu
metode dalam menyimpan data, dimana data dibuat dan disimpan dalam satu
aplikasi. Karena itu flat-file memiliki kelemahan dengan adanya redudansi data
dan data updating.
Gambar 2.7 : Flat-File Data Management
Database merupakan kumpulan data yang tersimpan di dalam komputer secara
sistematik. Hall (2011, p400) menerangkan kelebihan dari pendekatan database
yaitu:
1. Tidak adanya redudansi data. Setiap elemen data yang yang disimpan
hanya di satu tempat sehingga tidak adanya redudansi data dan
mengurangi biaya penyimpanan data.
19
2. Single update. Karena setiap elemen data disimpan dalam satu tempat
maka jika terjadi perubahan hanya sekali pembaruan, sehingga dapat
menghemat waktu.
3. Current value, setiap perubahan yang dibuat satu pemakai maka pemakai
lain mendapat data yang telah diubah.
4. Task-data independence, pemakai dapat mengakses penuh domain data
yang tersedia ke perusahaan.
Gamb
ar 2.8 : Konsep Database
Hall (2011, p400) mengatakan bahwa database managent system (DBMS)
bertujuan untuk mengendalikan akses ke database. Database manajement system
adalah sebuah sistem software yang di program untuk mengetahui elemen data
mana saja yang pemakai dapat akses. Pemakai akan mengirin permintaan data ke
DBMS.
20
Gambar 2.9 : Konsep Database Menggunakan DBMS
2.6 Jurnal
Mulyadi (2001, p101-108) menerangkan bahwa setelah suatu transaksi
direkam dalam formulir, pencatatan akuntansi yang pertama kali dilakukan
adalah dalam jurnal. Dibanding dengan pencatatan akuntansi yang lain,
pencatatan didalam jurnal ini biasanya lebih lengkap dan lebih rinci, serta
menurut urutan tanggal kejadian transaksi. Jurnal merupakan catatan akuntansi
permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan.
Oleh sebab itu, dalam sistem akuntansi, jurnal harus dirancang sedemikian rupa
sehingga tidak akan terjadi satu transaksi pun yang tidak dicatat; catatan yang
dilakukan di dalamnya lengkap dengan penjelasan, tanggal, dan informasi lain,
agar catatan tersebut mudah diusut kembali ke dokumen sumbernya.
Jika jenis transaksi perusahaan masih sedikit, jurnal umum dengan dua
kolom, debit, dan kredit, sudah cukup memadai sebagai catatan akuntansi
pertama. Jika usaha perusahaan bertambah besar dan jenis transaksi menjadi
lebih banyak, jurnal umum tesebut menjadi tidak mampu lagi menampung
berbagai transaksi yang timbul, yang frekuensi terjadinya semakin tinggi. Dalam
hal ini mulai diperlukan jurnal khusus.
21
Jenis jurnal yang biasanya terdapat dalam perusahaan yang relatif besar
adalah sebagai berikut:
1.
Jurnal penjualan.
2.
Jurnal pembelian.
3.
Jurnal penerimaan kas.
4.
Jurnal pengeluaran kas.
5.
Jurnal umum.
2.6.1 Analisis Transaksi
2.6.1.1 Menggunakan Akun Untuk Mencatat Transaksi
Reeve, Warren, dan Duchac (2012, p52) menerangkan bahwa “Dengan
persamaan akuntansi yang sederhana akan sulit untuk digunakan mencatat
ribuan transaksi tiap hari, sistem akuntansi didisain untuk menunjukan
kenaikan dan penurunan di setiap elemen persamaan akuntansi sebagai
record terpisah. Record inilah yang disebut akun (perkiraan) ”. Reeve,
Warren, dan Duchac (2012, p52) juga menerangkan tiga karakteristik akun :
nama akun, tempat untuk mencatat kenaikan nilai, dan tempat untuk
penurunan nilai.
Reeve, Warren, dan Duchac (2012, p54) menerangkan bahwa “semua
bisnis menggunakan double-entry accounting system, dimana setiap transaksi
bisnis harus dicatat minimal dua akun dan total debit yang telah tercatat harus
sama dengan total kredit yang telah tercatat.”
22
Gambar 2.10 : Peraturan Debit dan Kredit, Saldo Normal Akun
2.6.1.2 Menjurnal
Kasus: 1 Maret Tuan Olimo menyerahkan uang Rp 450.000.000 untuk
modal awal. Analisis persamaan akuntansinya adalah kas (aset) perusahaan
bertambah dan modal PT Olimo (Modal) perusahaan bertambah masingmasing senilai Rp 450.000.000
Jurnal :
Journal
Tanggal
2015
Maret
Keterangan
1 Kas
Page 1
Post.
Ref
Debit
Rp
Modal PT Olimo
Investasikan kas ke PT Olimo
Credit
450,000,000
Rp
450,000,000
Kasus : 3 Maret PT Olimo membeli tanah untuk membangun gedung
perusahaan senilai Rp 250.000.000 secara tunai. Analisis dalam persamaan
akuntansinya adalah kas (aset) perusahaan berkurang dan tanah (aset)
bertambah
Jurnal :
23
3
Tanah
Kas
Membeli tanah untuk bangunan
Rp
250,000,000
Rp
250,000,000
Kasus : 4 Maret PT Olimo membeli barang dagang senilai Rp
89.000.000 secara kredit kepada CV Abadi. Analisis dalam persamaan
akuntansinya adalah Pembelian (aset) bertambah dan hutang dagang (hutang)
bertambah.
Jurnal :
4
Pembelian
Hutang Dagang
Membeli persediaan barang dagang secara
kredit di CV Abadi
Rp
89,000,000
Rp
89,000,000
Kasus : 5 Maret PT Olimo membeli kertas, pulpen, dan pensil untuk
keperluan kantor secara tunai sebesar Rp. 2.300.000. Analisis persamaan
akuntansinya adalah persediaan kantor (aset) bertambah dan kas (aset)
berkurang.
Jurnal :
5
Persediaan Kantor
Kas
Membeli kertas, pulpen, dan pensil
Rp
2,300,000
Rp
2,300,000
Kasus : 9 Maret PT Olimo menjual barang dagang secara tunai sebesar
Rp 8.700.000. Analisis persamaan akuntansinya adalah kas (aset) bertambah
dan modal PT Olimo (modal) bertambah.
Jurnal :
9
Kas
Rp
Penjualan
Penjualan tunai dari pembeli
8,700,000
Rp
8,700,000
Kasus : 12 Maret melakuan transaksi penjualan ke CV Amir secara
kredit seninlai Rp. 12.300.000. Analisis persamaan akuntansinya adalah
piutang dagang (aset) bertambah dan modal PT Olimo (modal) bertambah.
24
Jurnal :
12
Piutang Dagang
Penjualan
Penjualan secara kredit oleh CV Amir
Rp
12,300,000
Rp
12,300,000
Kasus : 15 Maret membayar hutang kepada CV abadi atas transaksi
pada tanggal 4 Maret. Analisis persamaan akuntansinya adalah hutang
dagang (hutang) berkurang dan kas (aset) berkurang.
Junal :
15
Hutang dagang
Kas
Membayar hutang kepada CV Abadi
Rp
50,000,000
Rp
50,000,000
Kasus : 16 Maret Tuan Olimo mengambil kas dari perusahaan untuk
keperluan pribadi. Analisis persamaan akuntansinya adalah Prive Olimo
(modal) berkurang dan kas (aset) berkurang.
Jurnal :
16
Prive Olimo
Kas
Tuan Olimo mengambil kas untuk
keperluan pribadi
Rp
2,000,000
Rp
2,000,000
Kasus : 24 Maret membeli premi asuransi senilai Rp 9.000.000 untuk 6
bulan. Analisis persamaan akuntansinya adalah asuransi dibayar dimuka
(aset) bertambah dan kas (aset) berkurang.
Jurnal :
24
Asuransi Dibayar Dimuka
Kas
Asuransi dibayar dimuka untuk 6 bulan
Rp
9,000,000
Rp
9,000,000
Kasus : 25 Maret PT Olimo menerima pembayaran hutang dari CV
AMIR senilai Rp 12.300.000. Analisis persamaan akuntansinya adalah Kas
(aset) bertambah dan piutang dagang (aset) berkurang.
25
Jurnal :
25
Kas
Rp
12,300,000
Piutang Usaha
Menerima kas dari CV Amir untuk
pelunasan piutang
Rp
12,300,000
Kasus : 28 Maret PT Olimo membeli rak besi dari CV Sentosa secara
kredit sebesar Rp 4.600.000. Analisis persamaan akuntansinya adalah
peralatan (aset) bertambah dan hutang dagang (hutang) bertambah.
Jurnal :
28
Peralatan
Hutang Dagang
Membeli rak besi dari CV Sentosa secara
kredit
Rp
4,600,000
Rp
4,600,000
Kasus : 30 Maret PT Olimo menilai persediaan akhir kantor senilai Rp
1.800.000. Analisa persamaan akuntansinya adalah modal PT Olimo(modal)
berkurang dan persediaan kantor (aset) berkurang
Jurnal :
30
Beban Persediaan Kantor
Persediaan Kantor
Persediaan akhir kantor Rp 1.800.000
Rp
500,000
Rp
500,000
Kasus : 31 Maret PT Olimo membayar gaji karyawan sebesar Rp
3.800.000, membayar tagihan listrik, air, dan telepon sebesar Rp 2.500.000,
dan
beban
lain-lain
sebesar
Rp
450.000.000.
Analisis
persamaan
akuntansinya adalah modal PT Olimo (modal) berkurang dan kas (aset)
berkurang.
Jurnal :
30
Beban Gaji
Beban Listrik, Air, dan Telepon
Beban Lain-Lain
Kas
Membayar beban-beban
Rp
Rp
Rp
3,800,000
2,500,000
450,000
Rp
6,750,000
26
2.7 Metode Pencatatan
Ada dua metode pencatatan yang dikenal dalam akuntansi. Metode tersebut
dikenal dengan nama cash basis dan akrual basis.
2.7.1 Akrual Basis
Akrual Basis adalah pengeluaran dan biaya-biaya yang diakui dan
dibukukan pada periode tersebut berdasarkan pembayaran tunai serta
pengeluaran/ penerimaan tidak tunai yang jatuh tempo pada periode tersebut.
Contoh komponen biaya pada akrual basis misalnya biaya penyusutan, biaya
sewa, biaya dibayar di muka, biaya yang sudah jatuh tempo tapi
pembayarannya belum diterima.
International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) Board (IFAC,
2003: halaman 7) memberikan kesimpulan tentang beberapa keuntungan dari
penerapan basis akrual dalam akuntansi dan penyusunan laporan keuangan di
sektor publik, yaitu:
a) Basis akrual dapat menunjukkan bagaimana pemerintah membiayai
kegiatannya dan memenuhi kebutuhan kasnya
b) Basis
akrual
memungkinkan
pembaca
laporan
keuangan
mengevaluasi kemampuan pemerintah untuk membiayai aktivitasaktivitasnya dan untuk memenuhi kewajiban dan komitmenkomitmennya
c) Akuntansi berbasis akrual menunjukkan posisi keuangan/kekayaan
pemerintah dan perubahan atas posisi keuangan tersebut.
d) Memberikan kesempatan kepada pemerintah untuk menunjukkan
keberhasilan mengelola sumber daya yang dimiliki
e) Berguna dalam melakukan evaluasi atas kinerja pemerintah melalui
service cost, efisiensi, dan pencapaian kinerja
Pada 1 Mei 2014 PT. Milik Kita Bersama membayar sewa gedung sebesar Rp
10.000.000 untuk dua bulan sewa. Dalam pencatatannya ditulis:
1 Mei 2014 : Sewa dibayar dimuka pada Kas sebesar Rp 10.000.000
27
Jurnal pada akrual basis memperlihatkan pembayaran yang dilakukan
terhadap sewa gedung tersebut dengan nominal Rp 10.000.000 tidak
dikategorikan sebagai beban yang terjadi. Pengeluaran itu dianggap masih
bagian dari harta perusahaan.
Hal itu disebabkan karena perusahaan belum menerima manfaat dari
aktivitas sewa gedung itu walaupun telah melakukan pembayaran terhadap
penyewaan gedung. Untuk itu, perusahaan kemudian membuat jurnal
penyesuaian (adjustment), guna menyesuaikan biaya yang dikeluarkan. Jurnal
penyesuaian ini dibuat pada waktu tutup buku bulanan, yaitu tanggal 31 Mei
dan tanggal 30 Juni dengan format sebagai berikut:
31 Mei 2014: Beban sewa pada Sewa dibayar dimuka sebesar Rp 5.000.000
30 Juni 2014: Beban sewa pada Sewa dibayar dimuka sebesar Rp 5.000.000
Pada jurnal yang dicatatkan di tanggal 31 Mei dan 30 Juni dapat terlihat,
bahwa PT. Milik Kita Bersama melaporkan adanya beban sewa yang terjadi
pada periode Mei dan Juni sebesar Rp 5.000.000. Nilai Rp 5.000.000 diperoleh
dengan membagi pos sewa dibayar dimuka yang dikeluarkan pada tanggal 1
Mei sebesar Rp 10.000.000 dibagi masa manfaat penyewaan selama 2 bulan.
2.7.2 Kas Basis
Kas Basis adalah sistem pembukuan, dimana seluruh pengeluaran dan
biaya-biaya diakui sebagai pengeluaran dan biaya-biaya pada periode tersebut
berdasarkan realitas pembayaran tunai. Sehingga segala pengeluaran dan biayabiaya serta penerimaan yang sudah diterima tunainya sajalah yang akan
dimasukkan dalam perhitungan cash basis.
a)
Dalam metode kas basis, pendapatan diakui ketika kas diterima
sedangkan beban diakui pada saat kas dibayarkan, artinya perusahaan
mencatat beban didalam transaksi jurnal entry ketika kas dikeluarkan atau
dibayarkan dan pendapatan dicatat ketika kas masuk atau diterima.
28
b)
Didalam metode kas basis beban tidak diakui sampai uang dibayarkan
walaupun beban terjadi terjadi pada bulan itu. Demikian juga dengan
pendapatan, tidak diakui sampai dengan uang diterima. Sehingga metode
kas basis tidak mencerminkan besarnya uang yang ada sebenarnya
Pada 1 Mei 2014 PT. United membayar sewa gedung sebesar Rp 10.000.000
untuk dua bulan sewa. Untuk pencatatannya ditulis:
1 Mei 2014: Beban sewa pada Kas sebesar Rp 10.000.000
Dari contoh diatas dapat dilihat bahwa penggunaan metode kas basis
dilakukan dengan prinsip bahwa setiap transaksi dicatatkan berdasarkan jumlah
nominal yang diterima.
Pengakuan keuntungan secara kas basis biasanya banyak digunakan oleh
bisnis atau perusahaan berskala kecil, dengan pertimbangan kemudahan dalam
perhitungan dan kepraktisannya. Walaupun demikian, pengakuan keuntungan
berdasarkan akrual basis ini bukan berarti jauh lebih sulit, namun memang
membutuhkan keahlian dan pengalaman dari yang menyusunnya, karena
perhitungannya juga lebih rumit dan lebih banyak komponen biaya yang
dihitung, namun hasilnya lebih akurat. Dengan demikian, akrual basis lebih
banyak digunakan oleh bisnis atau perusahaan berskala menengah dan besar,
yang
lebih
membutuhkan
hasil
pengakuan
keuntungan
yang
lebih
komprehensif, sebagai dasar perencanaan strategi perusahaan di masa datang.
2.8 Laporan Keuangan
Reeve, Warren, dan Duchac (2012, p15) menerangkan bahwa setelah transaksi
dicatat dan diringkas, laporan-laporan akan disiapkan untuk pengguna. Laporan
akuntansi yang menyediakan informasi ini disebut financial statement.
29
Tabel 2.1 Urutan Laporan Keuangan
Urutan yang
Disiapkan
Laporan Keuangan
Deskripsi Laporan
1
Income Statement (Laporan Laba/Rugi)
Ringkasan dari pendapatanpendapatan dan beban-beban
untuk jangka waktu tertentu,
contoh bulan atau tahun
2
Statement of Owners Equity (Laporan
Perubahan Modal)
Ringkasan dari perubahan modal
yang terjadi untuk jangka waktu
tertentu, contoh bulan atau tahun
3
Balance Sheet (Neraca)
Daftar aset, hutang, dan modal
untuk jangka waktu tertentu,
biasanya pada hari akhir bulan atau
tahun
4
Statement of Cash Flows (Laporan Arus
Kas)
Ringkasan dari penerimaan kas dan
pengeluaran kas untuk jangka
waktu tertentu, contoh bulan atau
tahun
2.9 Inventory
2.9.1 Deskripsi Persediaan
Mulyadi (2001, p553) menjelaskan bahwa dalam perusahaan manufaktur,
persediaan terdiri dari: persediaan produk jadi, pesediaan produk dalam proses,
persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan habis pakai
pabrik, persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya
terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagang, yang merupakan
barang yang dibeli untuk tujuan dijual kembali.
2.9.2 Control of Inventory
Menurut Reeve, Warren, dan Duchac (2012, p312) “Two primary objetictives
of control over inventory are as follows:
1. Safe guarding the inventory from damage or theft.
Some examples of security measures inckuded the following:
1. Storing inventory in areas that are restricted to only authorized
employees.
2. Locking high-priced inventory in cabinets.
30
3. Using two-way mirrors, cameras, security tags, and guards.
2. Reporting inventory in the financial statement”
Hall (2011, p314) juga memaparkan pentingnya pengendalian persediaan,
pertama dapat menetapkan perencanaan produksi dan mengendalikan status
laporan persediaan barang jadi dan bahan baku. Kedua, terlibat terus-menerus
pembaruan pencatatan persediaan bahan baku utama dari permintaan bahan,
kelebihan permintaan barang, dan pengembalian bahan. Ketiga, setelah
menerim perintah kerja dari pekerjaan terakhir, pengendalian persediaan
mencatat seberapa banyak produksi yang komplit oleh perbaruan pencatatan
persediaan barang jadi.
Tujuan lain adalah untuk mengetahui seberapa banyak barang yang harus
dibeli dengan melihat sisi penjualan, model persediaan untuk mengetahui besar
barang yang harus dibeli dengan economic order quantity (EOQ) model.
Model ini hanya dapat dipakai jika: 1) Permintaan diketahui dan stabil. 2) Jeda
waktu pemesanan diketahui dan stabil. 3) Tidak adanya diskon jumlah barang.
4) Total biaya pertahun berbanding terbalik dengan jumlah barang. 5) biaya
penyimpanan berbanding lurus dengan kuantitas. 6) Persediaan datang diwaktu
yang sama.
Rumus EOQ =
Dimana :
D = Permintaan tahunan dalam unit
S = Biaya tetap pemesanan dalam perunit
H = Biaya menyimpan perunit pertahun
Contoh: sebuah perusahaan memiliki permintaan tahunan sebanyak 350
unit dengan biaya pemesanan perunit Rp 750.000,- dan biaya pergudangan
perunit adalah Rp 5.000,Maka EOQ =
EOQ =
EOQ = 324 unit
31
Menyambung soal diatas, diketahui permintaan harian 1 unit dan lead
time 30 hari, tentukan reorder point (ROP)
ROP = I x D
Dimana :
I = Lead time
D = Permintaan harian dalam unit
ROP = 1 x 30
= 30
Kesimpulannya, ketika persediaan tersisa 30 maka perusahaan harus
memesan sebanyak 324 unit.
2.9.3 Metode Pencatatan dan Metode Penilaian Persediaan
Reeve, Warren, dan Duchac (2012, p257) menerangkan bahwa ada dua
sistem pencatatan persediaan dalam akuntasi yaitu periodic inventory system
dan perpetual inventory system. Perbedaan metode periodik dan perpetual
adalah pada metode periodik harga pokok penjualan diketahui pada saat akhir
periode dengan cara menghitung fisik persediaan. Sedangkan pada perpetual,
setiap pembelian dan penjualan barang dagang maka dicatat di persediaan dan
harga pokok penjualannya, dengan begitu nilai persediaan yang tersedia dan
nilai harga pokok penjualannya secara terus-menerus diperbarui di pencatatan
persediaan.
Berikut perbedaan penjurnalan saat terjadi transaksi:
Jurnal pada metode periodik
Saat pembelian:
Pembelian
xxx
Kas / Hutang Dagang
xxx
Saat retur pembelian:
Kas / Hutang dagang
xxx
Retur Pembelian
xxx
Saat penjualan:
Kas / Piutang Dagang
Penjualan
Saat retur penjualan:
xxx
xxx
32
Retur Penjualan
xxx
Kas / Piutang Dagang
xxx
Saat penyesuaian akhir periode:
Harga Pokok Penjualan
xxx
Persediaan (awal)
xxx
Persediaan (akhir)
xxx
Harga Pokok Penjualan
xxx
Jurnal pada metode perpetual
Saat pembelian:
Persediaan Barang dagang
xxx
Kas / Hutang Dagang
xxx
Saat retur pembelian:
Kas / Hutang dagang
xxx
Persediaan Barang Dagang
xxx
Saat penjualan:
Kas / Piutang Dagang
xxx
Penjualan
Harga Pokok Penjualan
xxx
xxx
Persediaan Barang Dagang
xxx
Saat retur penjualan:
Retur Penjualan
xxx
Kas / Piutang Dagang
Persediaan Barang Dagang
xxx
xxx
Harga Pokok Penjualan
xxx
Saat penyesuaian akhir periode:
Tidak ada
Ada tiga metode penilaian persediaan (inventory costing method) menurut
Reeven, Warren, dan Duchac (2012, p313) yaitu:
1. Firts-in, first-out: harga barang yang pertama kali dibeli
diasumsikan yang terjual terlebih dahulu, sehingga persediaan akhir
adalah barang yang terakhir dibeli.
33
2. Last-in, first-out: harga barang yang terakhir kali dibeli diasumsikan
yang terjual terlebih dahulu, sehingga persediaan akhir adalah
barang yang pertama dibeli.
3. Average cost: harga barang yang terjual dan persediaan akhir adalah
rata-rata harga beli barang.
2.9.4 Inventory Turnover (Perputaran Persediaan)
Menurut Gitman dan Zutter (2012, p73) “inventory turnover commonly
measure the activity, or liquidity, of a firm’s inventory. It is calculated as
follows:
Inventory turnover = cost of goods sold ÷ inventory”
Sebagai contoh cogs dalam setahun sebesar Rp 987.000.000 dengan
persediaan rata-rata Rp 69.000.000 maka:
Rp 987.000.000 ÷ Rp69.000.000 = 14,3
Artinya dalam satu tahun persediaan berputar sebanyak 14,3 kali. Berputar
maksudnya sejak persediaan masuk ke gudang sampai keluar dari gudang,
masuk dan keluar dihitung satu putaran. Semakin cepat putaran persediaan
semakin efisien dan efektif. Average age of inventory (rata-rata umur
persediaan) dapat dihitung dengan 365 hari ÷ inventory turnover. Melanjut
contoh diatas menjadi 365 ÷ 14,3 = 25,5 (26), artinya lama persediaan didalam
gudang 26 hari. Semakin cepat barang terjual membuktikan bahwa barang laku
dipasaran.
34
2.10 Kerangka Berpikir