draft sistem informasi rumah sakit

DRAFT SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT
Latar belakang
Dalam menjalankan fungsi sebagai pembinaan upaya kesehatan, dirjen BUK
kementrian Kesehatan membutuhkan informasi yang handal, tepat,cepat dan
uptodate untuk mengambil keputusan. Informasi-informasi tersebut didapat dari
unit-unit/instansi yang terkadang diluar control dirjen BUK dan tidak seragam.
Sisi lainnya, Rumah sakit sebagai binaan dirjen BUK sering mengalami kesulitan
dalam pengelolaan informasi untuk internal apalagi untuk ektertanal. Banyak rumah
sakit mengalami kegagalan dalam membangun dan mengembangkan system
informasi, banyak pula rumah sakit melakukan out sourcing atau KSO dengan biaya
yang relative besar yang pada akhirnya ikut membebani biaya kesehatan bagi
pasien / masyarakat.
Karena itu dipandang perlu membangun kerangka acuan kerja (framework) dan
software aplikasi system informasi rumah sakit opensource generic untuk rumah
sakit di Indonesia. Dengan adanya software aplikasi opensource generik ini
diharafkan rumah sakit di Indonesia dapat mendownload, mengembangkan,
mengimplementasi dan memelihara sendiri. Sehingga suatu saat terdapat
kesergaman data yang dikirim ke kementrian kesehatan RI.
PRINSIP-PRINSIP
Umum







Integrity
Agility and Flexibility
Scalability
Focusability
Granularity
Implementation independent of design
Thorough engineering and testing
Bisnis
 Creating a lifelong Patient Health Record
 Enabling Patient Access to their own health record
 Providing Portals and Gateways to health information and advice
1
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
 Provision of new, consistent, role-based user interfaces drawing their data
from the underlying current applications
 Preservation of Patient, user and disease context across services
 Maintenance of Patient Confidentiality including the “anonymisation and
pseudonymisation” of data when used outside a valid doctor-patient
relationship
 Compliance with national Consents/Permissions legislation and governance
standards
 Use of XML, HL/7v3 and encoding standards for clinical data
 Management and Application of Patient/Clinician Legitimate Relationships
 Construction and supervision of Patient Care Pathways and Journeys
 Definition and management of Clinical and Administrative processes
 Document and Image Management
 Delegations of authority and Group Authorizations to view patient data
 Interfacing and service enablement of legacy applications
Teknis






Open standards (hardware, software, and network)
Standardize common data (i.e. formats)
Ensure interoperability
Handal dan aman
Dapat dikembangkan dan dimpementasi secara bertahap / bertumbuh
Navigasi sederhana / user friendly
STRATEGI
Tata kelola Sistem informasi yang baik harus selaras dengan fungsi, visi, misi
dan strategi organisasi. Secara generic fungsi rumah sakit menurut WHO :
memberikan pelayanan kesehatan lengkap kepada masyarakat baik kuratif
maupun rehabilitatif, dimana output layanannya menjangkau pelayanan
keluarga dan lingkungan, rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan
tenaga kesehatan serta untuk penelitian biososial.
Rumah sakit juga
merupakan pusat pelayanan rujukan medik spsialistik dan sub spesialistik
dengan fungsi utama menyediakan dan menyelenggarakan upaya kesehatan
yang bersifat penyembuhan (kuratif) dan Pemulihan (rehabilitasi pasien).
Dengan demikian secara umum system informasi rumah sakit harus selaras
dengan core bussines dari rumah sakit itu sendiri.terutama untuk informasi
riwayat kesehatan pasien atau rekam medis (tentang indentitas pasien
Pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan
kepada pasien), informasi kegiatan operasional (termasuk informasi sumber
daya manusia,Material, alat kesehatan/mesin uang), researh serta summary
(data warehouse dan bussines intelegence).
2
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
Keberhasilan implementasi system informasi bukan hanya ditentukan oleh
teknologi informasi tetapi juga oleh factor lain, seperti proses bisnis, change
management, tata kelola IT dan lain-lainnya. Karena itu bukan hanya
teknologi tetapi juga kerangka kerja secara konfrehensif system informasi
RS.
KEBIJAKAN
Kebijakan yang paling penting adalah menentukan aspek legal dokumen
medis yang tidak dibahas pada dokumen ini, tapi pada dokumen yang lebih
khusus. Kemudian menentukan model opensource seperti apa yang
digunakan apakah mengadopsi GPL, MIT, membuat model sendiri atau
mengadopsi yang lainnya. Sedang bebarapa kebijakan yang perlu diambil
untuk berhasilnya impementasi diantaranya :
-
Kebijakan change managemen
Kebijakan operasional
Kebijakan implementasi
PROSES BISNIS
Front office (yang beruhubungan dengan pasien)
Setiap rumah sakit memiliki prosedur yang unik (berbeda satu dengan
lainnya), tetapi secara umum/generik memiliki prosedur pelayanan
terintegrasi yang sama yaitu proses pendaftaran, proses rawat (inap atau
jalan) dan proses pulang (seperti pada gambar berikut)
3
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
Data yang dimasukan pada proses rawat akan digunakan pada proses rawat
dan pulang. Selama proses perawatan, pasien akan menggunakan sumber
daya, mendapat layanan dan tindakan
dari unit-unit seperti farmasi,
laboratorium, radiologi, gizi, bedah, invasive, diagnostic non invasive dan
lainnya. Unit tersebut mendapat order / pesanan dari dokter (misalnya
berupa resep untuk farmasi, formulir lab dan sejenisnya) dan perawat. Jadi
dokter dan perawat sebagai aktor /SDM inti pada proses bisnis rumah sakit
(seluruh order berasal dari mereka). Karena itu kami menyembutkan inti
system ini sebagai order communation system.
Back-office
Sama dengan bisnis lainnya, rumah sakit juga unit yang mengelola sumber
daya fisik (Manusia,Uang, Mesin / alat kesehatan/Aset, Material seperti
obat,reagen, alat tulis kantor, barang habis pakai dan sejenisnya). Walaupun
proses bisnis unik setiap rumah sakit tapi tetap terdapat proses umum,
diantarnya perencanaan, pembelian/pengadaan, pemeliharaan stok /
inventory, pengelolaan Aset, pengelolaan SDM, pengelolaan uang (hutang,
piutang, kas, buku besar dan lainnya). Proses back office ini
berhubungan/link dengan proses pada front office, Secara blok digambarkan
berikut ini.
4
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
Front Office
Proses bisnis data tidak terstruktur
Proses-proses bisnis tersebut diatas yang melibatkan data-data terstruktur (yang
dapat dikelola dengan Relational database management system), selain itu
terdapat proses bisnis yang melibatkan data yang tidak terstruktur seperti : alur
kerja, surat diposisi, email, manajemen proyek, kolaborasi, tim work, manajemen
dokumen dan sejenisnya.
ARSITEKTUR INFRASTRUKTUR
Trend kebutuhan infrastruktur jaringan komputer kedepan bukan hanya untuk
kebutuhan Sistem informasi RS saja, tetapi juga harus mampu digunakan untuk
berbagai hal, seperti jalur telpon IP, CCTV, Intelegent building, Medical Equipment
dan lain-lain.
Untuk mendukung
pelayanan tersebut maka
komunikasi data yang disyaratkan adalah :
infrastruktur jaringan yang
1. Meningkatkan unjuk kerja dan memudahkan untuk melakukan managemen
lalu lintas data pada jaringan komputer , seperti utilisasi, segmentasi jaringan
dan security
2. Membatasi broadcase domain pada jaringan, duplikasi ip address dan
segmentasi jaringan menggunakan VLAN (Virtual LAN) untuk setiap gedung
dan atau lantai.
3. Memiliki
jalur backbone fiber optik dan backup yang berbeda jalur, pada
keadaan normal jalur backup digunakan untuk memperkuat kinerja jaringan /
redudant, tapi dalam keadaan darurat backup jaringan dapat mengambil alih
kegagalan jaringan
5
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
4. Memanfaatkan perlatan aktif yang ada, baik untuk melengkapi kekurangan
sumber daya maupun sebagai backup.
5. Dianjurkan pemasangan oleh vendor jaringan yang tersertifikasi( baik
perkabelan maupun perangkat aktif).
6. Dokumentasi sistem jaringan lengkap (perkabelan, konfigurasi, uji coba dan
sejenisnya) baik hardcopy maupun softcopy.
7. Mengingat penggunaan jaringan yang komplek kedepan, maka perangkat
aktif mengharuskan pengelolaan bertingkat, seperti adanya :
- Core switch yang merupakan device vital dalam Local Area Network di
RUMAH SAKIT dimana core switch ini sebagai bacbone LAN dan sentral
switch yang berperan dalam prosessing semua packet dengan
memproses atau men-switch traffic secepat mungkin).
- Distribution switch yang merupakan suatu device antara untuk
keperluan pendistribusian akses antar core switch dengan access switch
pada masing-masing gedung, dimana antara sebaiknya distribution switch
dan core switch terhubung melalui fiber optic.
- Acces switch yang merupakan suatu device yang menyediakan user
port untuk akses ke network.
ARSITEKTUR DATA
Kondisi saat ini pada rumah sakit pemerintah (vertical maupun pemda),umumnya
memiliki beberapa software aplikasi dari instansi pemerintah eksternal, misalnya
SAI, SKBMN, ASKES, INA-CBGS, SIMPEG dan lain-lain.Selain itu terdapat softwaresoftware aplikasi untuk menunjang pelayanan, misalnya Laboratorium Information
System yang terpisah, Radiologi Information system yg terpisah dan sejenisnya.
Kondisi seperti ini menyebabkan pulau-pulau informasi yang sulit untuk diintegrasikan yang mengakibatkan proses re-entry.
Untuk menghindari pulau-pulau aplikasi dan memudahkan kementrian kesehatan
mengolah data yang homogen, maka perlu dibuat arsitektur data yang baik, untuk
mengakomodir kebutuhan informasi para stake holder. Beberapa aspek
-
Kodefikasi
Kodefikasi selain keharusan untuk otomatisasi / komputerisasi, juga diperlukan
untuk integrasi dan penglolaan lebih lanjut seperti statistik.
-
Mapping
Karena sering berbeda keperluan kodefikasi data, maka diperlukan mapping
data untuk integrasi dan pengelolaan lebih lanjut, misalnya mapping kodefikasi
antara tariff dengan kode perkiraan/ chart of account, mapping kode
kabupaten/kota dengan propinsi dan sejenisnya.
6
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
-
Standard pertukaran data antar aplikasi
Beberapa software aplikasi yang terpisah, membutuhkan standard pertukaran
data agar dapat berkomunikasi satu aplikasi dengan lainnya. Seperti Heath Level
7 (HL7), DICOM, XML dan sejenisnya.
-
Database
Desaing struktur database,sebaiknya mengacu pada best practice database
rumah sakit dan mengambil dari sumber terbuka serta mempertimbangkan
kebutuhan informasi stake holder terkait.
ARSITEKTUR APLIKASI
Mengingat kompleksnya proses bisnis pada RS, berikut ini gambaran arsitektur
minimal yang dapat mengakomodir kebutuhan informasi.
7
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
SINGLE SIGN ON AUTHENTICATION (SSO)
Modul ini untuk mengelola otentifikasi / hak akses pengguna komputer
terhadap jaringan, aplikasi, database dan sejenisnya, fungsi-fungsi minimal
modul ini :
1. Mengelola database direktory akses, sebagai sarana penyimpanan
user id, password, profile dan hak akses sumber daya informasi.
2. Terhubung dan Sebagai referensi sistem lainnya untuk otentifikasi
seluruh sistem yang ada.
Front Office
MANAJEMEN ANTRIAN
Sistem manajemen antrian mengelola data/informasi yang terhubung dari
perjanjian, pembayaran dan langsung tercatat di masing-masing kamar
dokter.
Sub sistem / modul pengelola nomor antrian secara otomatis dan
memungkinkan pelacakan alur pasien, terdisplay di depan pintu tiap-tiap
kamar pemerikasaan sesuai dengan jumlah pasien masing-masing
slot/dokter/layanan.
1. mengelola nomor antrian secara otomatis dan memungkinkan
pelacakan alur pasien, minimal digunakan pada poliklinik umum,
apotik, laboratorium, diganostik non invasif dan unit-unit yang
membutuhkan antrian.
2. mencetak laporan yang menunjukkan waktu menunggu yang
memerlukan perhatian khusus pada di tingkat layanan.
3. terlihat perbedaan tipe pasien
4. mengelola nomor antrian pengambilan obat yang terhubung langsung
ke Apotik.
5. nomor antrian digunakan sebagai nomor panggil ke setiap layanan,
yang pemberlakuannya sesuai kebijakan manajemen
PERJANJIAN
8
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
Sub sistem / modul pengelola Sistem perjanjian (appointment) digunakan
untuk membantu penjadwalan janji dokter / resources / operasi (mingguan /
bulanan / harian), memungkinkan untuk melakukan perjajian melalui SMS,
telpon, web dan onsite.
1. Perjanjian dapat dilakukan pada TPP Poli Umum, Poli Eksekutif,
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Diagnostik Non Invasif, Radiologi&Nuklir, Bedah, Diagnostik Invasif.
Perjanjian terhubung dengan Tracer untuk pengambilan filing pada
kunjungan ke tindakan tertentu.
perjanjian, pembatalan, dan penjadwalan ulang perjanjian sesuai
dengan jadwal dan qouta dokter
menampilkan dan mencetak perjanjian
menampilkan informasi ringkas dan detail mengenai perjanjian pasien
menampilkan informasi pasien yang belum datang atau pasien aktif
yang masuk dalam list perjanjian
keluar Hidup dari Ruang Perawatan dapat melakukan Perjanjian Konsul
Poliklinik di ruang perawatan.
PENDAFTARAN
Modul pendaftaran merupakan sistem yang mengelola data/informasi yang
berhubungan dengan pasien dari pendaftaran pasien masuk rumah sakit.
1. Mencakup pendaftaran emergency, poli umum, poli eksekutif, rawat
inap sesuai dengan kebutuhan.
2. Mengakomodir penerimaan pasien non rs/pasien dari rumah sakit lain
pada setiap layanan
3. menampilkan informasi status/ketersediaan sumber daya (kamar,
peralatan, SDM, dsb)
4. terlihat warning pasien jika pasien dari kunjungan sebelumnya masih
memiliki hutang ( informasi piutang pasien)
WARD MANAGEMENT
Modul ini untuk mengelola data/informasi pasien dan sumber daya selama
pasien dalam ruang rawat inap .
1. Sensus pasien sesuai dengan fisik ruangan (real time),
keperawatan (EMR)
2. Mengelola aktifitas pasien selama dalam ruang rawat.
9
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
catatan
3. Mengelola pemindahan pasien / transfer
4. Mengelola pemulangan pasien discharge
5. Terhubung dengan order management
6. Menampilkan History pasien
7. terhubung dengan Sistem Informasi perangkat Klinik / Clinic device
Information System /CDIS, LIS,RIS,CDSS, PACS dan sejenisnya yang
berhubungan dengan klinisi dan perawatan.
POLIKLINIK
Modul ini untuk mengelola data/informasi pasien dan sumber daya selama
pasien dalam ruang poliklinik rawat jalan .
1. Terhubung dengan modul pendaftaran dan perjanjian
2. Mengelola aktifitas pasien selama dalam poliklinik ruang jalan.
3. Terhubung dengan order management
4. Menampilkan History pasien
5. Terhubung dengan Sistem Informasi perangkat Klinik / Clinic device
Information System /CDIS, LIS,RIS,CDSS, PACS dan sejenisnya yang
berhubungan dengan klinisi dan perawatan.
GAWAT DARURAT / EMERGENCY
Modul ini untuk mengelola data/informasi pasien dan sumber daya selama
pasien dalam ruang gawat darurat /emergency .
1. Terhubung dengan modul pendaftaran
2. Sensus pasien sesuai dengan fisik ruangan (real time),
keperawatan (EMR)
3. Mengelola aktifitas pasien selama dalam ruang rawat.
4. Mengelola pemindahan pasien / transfer
5. Mengelola pemulangan pasien discharge
6. Terhubung dengan order management
7. Menampilkan History pasien
10
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
catatan
8. terhubung dengan Sistem Informasi perangkat Klinik / Clinic device
Information System /CDIS, LIS,RIS,CDSS, PACS dan sejenisnya yang
berhubungan dengan klinisi dan perawatan.
ORDER MANAGEMENT
Modul ini bertujuan untuk melakukan order elektronik untuk pelayanan(misal
konsultasi) dan penunjang pelayanan medis.
1. Mampu melakukan set order, misalnya order paket emergensi-1 sudah
terdiri dari order laboratorium, radiologi dan farmasi.
2. Entri, review, copy dan / atau validasi order pelayanan atau penunjang
(misal ; lab, radiologi, Farmasi, Diagnostik Non Invasif dan sejenisnya)
3. Terhubung dengan modul billing
4. Pembatalan order sesuai kebijakan yg diterapkan RUMAH SAKIT
BEDAH/ OPERATING THEATER
Modul ini untuk mengelola data/informasi yang terkait dengan penjadwalan
bedah, pengaturan, peralatan bedah, pengaturan anestesi, dan
sejenisnya.Fasilitas minimal yang harus tersedia:
1. Mengelola manajemen operation theatre.
2. Penjadwalan dan terhubung dengan modul perjanjian
3. Terhubungan dengan modul order management
4. Terhubung dengan modul billing
5. Terhubung dengan Sistem Informasi perangkat Klinik / Clinic device
Information System /CDIS, LIS,RIS,CDSS, PACS dan sejenisnya yang
berhubungan dengan klinisi dan perawatan.
6. Menampilkan history pasien
RADIOLOGI & NUKLIR, DIAGNOSTIK NON INVASIF, DIAGNOSTIK INVASIF
NON BEDAH, ,VASKULAR, REHABILITASI MEDIS
Modul ini bertujuan untuk data/informasi yang terkait dengan pelayanan
penunjang baik rawat inap maupun rawat jalan
1. Terhubung dengan modul pendaftaran
2. Terhubung dengan modul perjanjian
11
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
3. Terhubungan dengan modul order management
4. Terhubung dengan modul billing
5. Terhubung dengan Sistem Informasi perangkat Klinik / Clinic device
Information System /CDIS, LIS,RIS,CDSS, PACS dan sejenisnya yang
berhubungan dengan klinisi dan perawatan.
6. Menampilkan history pasien
7. Manajemen pencatatan hasil pemeriksaan
8. Mendukung
voice recognition System (VRS), minimal perekaman
suara untuk hasil.
FARMASI DAN APOTIK
Modul ini untuk mengelola data/informasi yang terkait dengan pelayanan
apotek terhadap pasien rawat inap dan rawat jalan serta menelusuri resep
obat, proses pemberian dan pengadministrasian.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Apotik penjualan bebas, resep rawat jalan, Konsinyasi
Layanan Racikan
Retur Penjualan
Resep rawat inap
Etiket
Penerimaan/Retur Penerimaan
7. terhubung dengan Inventory.
8. terhubungan dengan order management system dan billing system.
LABORATORIUM
Sub-Sistem ini untuk mengelola data/informasi yang terkait dengan
pelayanan di laboratorium, pendaftaran untuk pasien yang datang langsung
ke laboratorium, sampai pada pembayarannya dilakukan di laboratorium.
1.
2.
3.
4.
5.
Tehubung dengan modul pendaftaran
Terhubung dengan modul order management
Terhubung dengan modul LIS
Terhubung dengan modul billing
Mendukung beberapa laporan yang saat ini digunakan dan laporan
yang dibutuhkan pada tahap analisa
6. Terhubung dengan
inventory untuk reagen (Usulan pembelian,
penerimaan, stock, pengeluaran, pemakaian)
12
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
GIZI / NUTRISI /DIET
Modul ini untuk mengelola data/informasi yang berhubungan dengan dapur
rumah sakit, mengelola berbagai menu yang disesuaikan dengan jenis diet.
1. Terhubung
dengan modul order managemen(order makanan
/perintah diet yang diinput secara langsung dari setiap ruang
perawatan dan secara otomatis diterima di bagian gizi
2. mengelola data/informasi yang terkait dengan dapur rumah sakit)
3. mengelola data/informasi yang berhubungan dengan permintaan
diet, pembatalan dan permintaan kembali
4. Terhubung dengan inventory
5. Proses Asuhan Gizi
6. Terhubung dengan modul billing, katering
7. Terhubung dengan Clinica Decision Support System (CDSS),
terutama dapat memberikan warning diet alergi dan makanan
khusus berkaitan dengan keyakinan
8. Mendukung cetakan Etiket
9. Terhubung dengan Inventory
BILLING
Modul ini bertujuan untuk melakukan pengelolaan tagihan (juga disebut
tagihan atau rekening piutang) pasien / pelanggan / penjamin. Seluruh
fungsi-fungsi yang ada pada sistem saat ini berjalan harus terdapat pada
modul ini, kecuali jika terdapat persetujuan dengan pengguna atau tim yang
ditunjuk RUMAH SAKIT, fungsi tersebut diantaranya :
1. Terhubung dengan modul order management
2. Penerbitan tagihan / billing pasien.
3. Menyediakan informasi mengenai pembayaran dan piutang pasien.
4. Memfasilitasi pelacakan perubahan dalam pelayanan dan bahan-bahan
mulai dari pendaftaran sampai pasien keluar.
5. Mengatur pengelompokan penagihan pembayaran lunas dan piutang
pasien
6. Terintegrasi dengan seluruh proses pelayanan yang terkait dengan
billing, seperti perawatan, penggunaan obat, dan seterusnya.
7. Mendukung sistem pembayaran Fee for service yang berlaku di RUMAH
SAKIT
13
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
8. Mendukung sistem pembayaran Package casemix
dan Non casemix
yang berlaku di RUMAH SAKIT
9. Multi payment (Satu Account dibayar oleh lebih dari satu penjamin dan
satu account menggunakan lebih dari satu jenis pembayaran
/kas/kartu debet / kartu kredit dan sejenisnya)
10.
pengelolaan Paket Tindakan dan Non Paket Tindakan
11.
Terhubung dengan modul Akuntasi (MIS)
ELECTRONIC MEDICAL RECORDS
Modul ini untuk mengelola seluruh pencatatan medis mulai pasien masuk
hingga pasien keluar secara eletronik. Fungsi-fungsi yang terdapat pada
modul ini minimal
1. Terhubung dengan seluruh sistem yang terdapat pada OCS (mulai
perjanjian, pendaftaran, ward management, polikinik, UGD, order
manajemen, seluruh modul penunjang hingga pasien pulang).
2. Terhubung dengan Sistem Informasi perangkat Klinik / Clinic device
Information System /CDIS, LIS,RIS,CDSS, PACS dan sejenisnya yang
berhubungan dengan klinisi dan perawatan.
3. Mendukung pencatatan rekam medis secara elektronik dengan
perangkat hardware tertentu oleh petugas (dokter dan perawat).
4. Dapat
menyimpan data historis pasien dalam format digital
sehingga dapat dengan mudah dilakukan back-up untuk
menghindari kerusakan ataupun hilangnya data.
5. Dapat menyajikan semua data/ informasi klinis pasien yang
tersimpan dalam repositori data.
6. Dapat digunakan untuk mengelola catatan medis di setiap
workstation poliklinik, ruang perawatan, dan manajemen direktorat
pelayanan.
7. Dapat digunakan oleh petugas medis berikutnya (dokter dan
perawat) untuk melihat rekam medis sebelumnya secara elektronik
sehingga dapat diketahui histori tindakan sebelumnya.
8. Dapat digunakan untuk memperoleh informasi posisi rekam medik
yang disimpan secara fisik (non-elektronik) karena pertimbangan
tertentu yang terkait dengan medical record tracking.
9. EMR mencakup catatan keperawatan dan catatan medis lainnya.
10.
14
mendukung Clinical Pathway
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
11. mengelola catatan medis di setiap poliklinik, ruang perawatan, dan
manajemen direktorat pelayanandata historis pasien dapat diolah
sesuai kebutuhan penelitian secara text ataupun gambar dan
dilakukan back-up untuk menghindari kerusakan ataupun hilangnya
data ( sesuai An electronic medical record (EMR))
12. sistem pelacakan aktivitas medis yang dapat diintegrasikan
dengan bentuk penagihan web yang dirancang sesuai dengan
persyaratan yang tepat dari perusahaan asuransi swasta (sesuai
dengan Medical Record Tracking)
13. GBJ, RL.1, RL.2a/b, RL3,RL. 5, RL.6, indeks pasien, dokter,
penyakit, tindakan, laporan Case-Mix, diagnosa terbesar, laporan
kinerja dokter, BOR, LOS, TOI, BTO, data realisasi/prognosa
PICTURE ARCHIVE COMMUNICATION SYSTEM (PACS)
Sistem untuk menyimpan, membaca dan mencari informasi citra medis
(misalnya : X-ray, CT, Cath, Ultrasono grafi / Echo Cardiographi dan
sejenisnya, fungsi minimal yang harus dipenuhi :
1. Mampu membaca langsung gambar digital (DICOM) dari perlatan
medis yang menghasilkan citra (baik gambar diam maupun gambar
bergerak) di RSJPDH saat ini. Seperti pada peralatan Cath, Echo, Nuklir
dan sejenisnya.
2. Mengelola penyimpanan citra medis tersebut.
3. Menyediakan viewer untuk gambar yang telah disimpan tersebut.
4. Terhubung dengan OCS dan rekam medis elektronik
5.
Untuk peralan medis yang tidak support DICOM,
mengambil data/gambar dalam bentuk video
harus mampu
6. Menyediakan video viewernya
DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
Sistem
ini untuk menyimpan dan melacak / menemukan dokumen
elektronik, fungsi-fungsi minimal sistem ini:
1. Mengelola manajemen dokumen elektronik (baik gambar atau teks).
2. Terhubung dengan sistem OCS, MIS dan office authomation/workfow
3. Mampu mengambil data alihmedia yang telah ada.
15
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
CLINICAL DECISION SUPPORT SYSTEM (CDSS)
Sistem ini membantu memberi keputusan klinik dengan kebijakan yang
telah ditetapkan, :
1. Memberikan
ditetapkan.
alert/warning
pada
kebijakan
dan
prosedur
yang
2. Terhubung dengan OCS
CLINICAL DEVICE INSTRUMENT SYSTEM (CDIS)
Modul
ini untuk membaca data / informasi langsung dari peralatan
kedokteran, seperti EKG, Bedside monitor dan sejenisnya, beberapa fungsi
minimal :
1. Mampu membaca langsung pelatan medis digital, seperti EKG, Bedside
monitor dan sejenisnya.
2. Menyediakan viewer data yang telah dicapture
3. Terhubung dengan OCS.
CLINICAL PATHWAY
Modul ini untuk mencatat, menyimpan, melacak dan men-share catatan
klinik (yang telah ditetapkan sebagai clinical pathway) :
1. Mencatat, menyimpan, melacak dan men-share catatan klinik (yang
telah ditetapkan sebagai clinical pathway).
2. Terhubung dengan OCS
CUSTUMER RELATION MANAGEMENT (CRM)
Modul ini digunakan untuk mengelola data pelanggan / pasien. Fungsi-fungsi
minimal yang harus ada:
1. Mengelola data / informasi pelanggan
2. Pengelompokan type data / informasi pelanggan / penjamin .
16
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
3. Mendukung beberapa laporan rutin yang tentang pelanggan yang
dibutuhkan
OFFICE AUTHOMATION, WORKFLOW, KOMUNIKASI DAN KOLABORASI
Sistem ini mengakomodir perkantoran elektronik, komunikasi dan kolaborasi
antar karyawan dan stake holder, beberapa fungsi minimal :
1. Mengelola tata persuratan.
2. Mengelola tugas dan penjadualan
3. Share dokumen-dukumen organisasi seperti SOP, SPM dan sejenisnya
4. Portal perusahaan / intranet
5. Terhubung /Integrasi dengan DMS
6. Terhubung dengan OCS dan MIS
DATA WAREHOUSE
Data warehouse ditujukan untuk melayani query yang panjang, yang
kadang-kadang disebut decision support system atau data repository. Data
warehouse akan digunakan sebagai media pelaporan, analisis data, riset dan
pendidikan.
Sistem data warehouse harus dapat mendukung minimum 3 aspek berikut:
1. Penjaminan kualitas (quality assurance), peningkatan kualitas, dan
perlindungan pasien.
2. Administrasi.
3. Pendidikan dan penelitian.
Fasilitas minimal yang harus tersedia:
1. Repositori atas informasi yang terintegras untuk kepentingan analisis.
2. Dapat mengambil data/informasi dari sumber heterogen.
3. Dapat digunakan untuk menyajikan laporan terkait dengan alur pasien,
aktivititas, utilisasi tempat tidur, dan manajemen kapasitas.
4. Dapat digunakakan untuk menyajikan informasi transfer inter dan
intra-fasilitas.
5. Dapat digunakakan untuk menyajikan informasi pengukuran beban
kerja SDM medis.
6. Dapat digunakakan untuk menyajikan laporan kepentingan pendidikan,
seperti prosedur/ penanganan yang dilakukan praktisi medis.
17
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
7. Dapat digunakakan untuk menyajikan informasi statistik penyakit.
8. Dapat digunakakan untuk menyajikan informasi statistik penggunaan
alat.
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF / BUSSINESS INTELEGENCE
LITBANG
Modul ini memberikan informasi pada para eksekutif, minimal :
DAN
1. Summary statistik dari transasksi operasional
2. summary pendapatan
3. summary biaya
BACK OFFICE
PEMBELIAN & PENERIMAAN BARANG / JASA
Modul
untuk mengelola data/informasi yang terkait dengan proses
pembelian barang dan jasa, penerbitan kontrak hingga proses penerimaan
barang / jasa. Fungsi-fungsi yang terdapat pada modul ini minimal :
1. Mendukung usulan pembelian oleh user / Requisition
2. Mendukung Proses pengadaan/pembelian
3. manajemen penerimaan barang/jasa rumah sakit
4. Penerbitan berita acara penerimaan barang / jasa
5. Terhubung dengan modul inventori, manajemen hutang dan kas pada
akuntansi
6. Terhubung dengan modul asset
7. Terhubung dengan modul HRD untuk jasa pelatihan
8. Tersedia laporan rutin yang dibutuhkan pengguna
MANAJEMEN PERSEDIAN / INVENTORY
Modul ini untuk mengelola data/informasi yang terkait dengan pengadaan
bahan, pemeliharaan, distribusi, dan sejenisnya.
1. Multi gudang (Farmasi / apotik, Perlengkapan umum, Linen, Reagen &
Gizi) dan multi sub gudang (depo-depo farmasi)
18
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
2. Dapat mengelola manajemen persediaan rumah sakit yang memiliki
beberapa unit / depo persediaan.
3. Dapat mengelola rencana pembelian persediaan.
4. Dapat mengatur perkiraan persediaan dan manajemen reservasi.
5. Dapat membuat pelaporan persediaan sesuai dengan kebutuhan.
6. Manajemen distribusi barang
7. Mendukung metode FIFO dan Average
8. Terhubung dengan modul pembelian
9. Terhubung dengan modul general ledger / Akuntansi
10.
Mendukung fitur stok opname
11. Mendukung pelaporan-pelaporan yang rutin dibutuhkan RUMAH SAKIT
MANAJEMEN ASSET
Modul ini untuk mengelola data/informasi yang berhubungan aset berwujud
yang memiliki umur lebih dari satu tahun dan tidak mudah diubah menjadi
kas. Jenis aset tidak lancar ini biasanya dibeli untuk digunakan untuk operasi
dan tidak dimaksudkan untuk dijual kembali.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Manajemen Perlatan medik dan umum
Manajemen gedung
Riwayat pemeliharaan
Manajemen Deprisiasi yang link dengan akuntansi
Manajemen Pemusnahan asset
Terhubung dengan modul pembelian
Terhubung dengan modul general ledger /akuntansi
SUMBER DAYA MANUSIA
1. Proses Remunerasi hingga perhitungan pajak
2. Perhitungan lembur, shift, dan uang makan terintegrasi
3. Laporan seluruh manajemen pembayaran remunerasi, termasuk pajak
dan pembayaran2 non-rutin ◊ untuk kontrol Manajemen
4. Integrasi SIREM dengan Unit Kerja
5. Perubahan Database NKM SMF
6. terintegrasi dengan SIREM. Harapannya bisa terintegrasi dan :
1. Informasi Pegawai terkini (update), antara lain:
a. Daftar riwayat hidup
b. Employee History (PA, Remunerasi, Jabatan, Latbang, Incidental
Records, Absensi, Lembur, Cuti, Data PNS)
c. Electronic File Pegawai
19
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
2. Laporan Demografi Pegawai yg valid
3. Manajemen Hak Akses Pegawai
4. Akses database SDM secara online
7. Manajemen Link “Lowongan Kerja” di website RUMAH SAKIT
8. Pengumuman lowongan kerja dan aplikasi lamaran secara online (ada
template lamaran kerja)
9. Pengumuman Proses Rekrutmen Online
10. Template Penilaian Kinerja (PA) pegawai tersedia bagi unit kerja: ◊ isi
nilai, print, lalu tanda tangan penilai dan peg ybs ◊ data PA indv peg
11. Penilaian Kinerja di atas bs langsung di print dalam bentuk rekap PA
Unit Kerja untuk di tanda tangan Kepala Unit dan dikirim ke SDM.◊ data
kontrol SDM
12.
Penilaian Kinerja ini terintegrasi dengan SIREM untuk
perhitungan remunerasi
13.
Database Syarat Kompetensi Jabatan
14.
Database Informasi Pegawai: Kompetensi, history jabatan,
pendidikan, incidental records
15. Matrix Career Path / Plan RUMAH SAKIT
16.
Menampilkan STO beserta pejabat2 di dalamnya
17.
Pelaporan
18.
Saat ini memiliki sistem yg terpisah dari SIREM/HRIS.
Harapannya nanti bs terintegrasi dgn HRIS. Bila sdh terintegrasi
memiliki:
 History pelatihan tiap pegawai (jenis latbang, biaya, waktu,
evaluasi)
 Warning system resertifikasi
 Template usulan RAB & Surat Tugas
 Master RBA Latbang dan Ketentuan Biaya Latbang
 Saldo RBA Latbang
5. Sistem Cuti Pegawai : msk database perorangan (durasi, sisa cuti)
6. Sistem Adm PNS :
 input database perorangan (KGB, Kenaikan Pangkat, DP3,
PAK/DUPAK).
 Warning sistem Adm PNS
 Piagam Penghargaan PNS
7. Fringe Benefit System
 Dana Kesehatan
 Jamsostek
 Dana Duka
 Dana Purnabakti
8. Punishment & Reward System
9. Positive/Negative Incidental Record
10.
terhubung dengan mesin absen
20
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
BEBERAPA LAPORAN YANG DIBUTUHKAN
Sistem ini untuk mengelola / menyajikan data/informasi berbagai jenis
pengguna dan tingkat hirarki nya untuk membuat laporan yang dibutuhkan
untuk melakukan kinerja yang luar biasa disegala operasional aspek.
Menggunakan solusi navigasi yang userfriendly, pengguna dengan cepat
dan mudah dapat menekstrak data
dari sistem, menyingkat waktu dalam mengumpulkan berbagai jenis
Fasilitas minimal yang harus tersedia:
1. Dapat menyajikan informasi historis terkait proses pelayanan dan
sumber daya.
2. Dapat menyajikan laporan standar dan untuk tujuan tertentu.
3. Memiliki kemampuan analisis data komparatif dan periodik.
4. Dapat mengumpulkan dan menyajikan informasi statistik keuangan
dan non-keuangan.
5. Dapat menyajikan informasi dari satu atau beberapa unit.
6. Dapat men-track dan melaporkan data pasien masuk, termasuk antara
lama menginap yang diperkirakan dan realisasinya serta antara
perkiraan biaya treatment dan realisasinya.
7. Dapat menyajikan ad hoc report, terutama untuk keperluan user
umum yang bukan dari unit TI.
8. Dapat menyajikan pelaporan trend.
9. Dapat
menyajikan keuntungan atau kerugian pendapatan per
pelayanan dokter atau resources lainnya dan per pelayanan unit
kesehatan.
10.
Dapat menyajikan statistik risiko dan pencegahan, seperti
keamanan bahan-bahan kimia pada alat medis, jumlah pasien yang
meninggal, dan seterusnya.
11.
Dapat menyajikan statistik angkatan kerja, seperti statistik
kecelakaan, dokter, perawat, dan sejenisnya.
12.
Dapat menyajikan informasi statistik umum, seperti:
a. Statistik pasien (meninggal atau masih hidupnya pasien setelah
treatment).
b. Statistik dokter (lama penggunaan resource dokter per pasien,
komposisi dan trend pelayanan yang diberikan, kepuasan
21
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
pelayanan dokter per
treatment per dokter)
pasien,
perubahan
pasien
setelah
c. Statistik
perawat (lama penggunaan resource perawat per
pasien, komposisi dan trend pelayanan yang diberikan, kepuasan
pelayan perawat per pasien, perubahan pasien setelah dirawat
per perawat).
d. Statistik human resources lain yang terkait pelayanan medis.
13.
Dapat menyajikan informasi statistik penyakit, seperti penyakit
jantung atau pembuluh darah yang lebih spesifik dan penyakit lainnya.
14.
Dapat menyajikan informasi kematian pasien, seperti penyebab
meninggalnya, lama harapan hidup, tingkat kematian, dan sejenisnya.
PERSYARATAN TEKNIS KEAMANAN DATA
Untuk memenuhi syarat keamanan sebuah aplikasi entreprise, maka sistem
yang ditawarkan harus memenui syarat-syarat sebagai berikut :
1. Aplikasi harus mendukung dan mengimplementasikan protokol
keamanan dalam melakukan transfer data (seperti: SSL, TLS)
2. Aplikasi
harus
memungkinkan
masing-masing
user
dapat
didentifikasikan secara unik, baik dari segi nama dan perannya, yaitu:
a. Didukung masa kadaluarsa user, nama, dan perannya.
b. Memiliki log percobaan akses (berhasil atau gagal) oleh seluruh
level akses (user, administrator, dan seterusnya).
c. Memiliki fasilitas me-lock user yang gagal login setelah melalui
beberapa kali percobaan.
d. Memiliki fasilitas log-off otomatis terhadap user yang tidak aktif
setelah waktu idle tertentu.
e. Didukung oleh two-factor authentication
f. Mendukung beragam kapabilitas single sign on (SSO)
g. Memiliki fasilitas untuk password enforcement.
h. Mendukung akses berbasis peran (role-based access)
3. Aplikasi harus dapat menghindarkan administrative backdoors, special
previleges, dan software time bombs, yaitu:
a. Didukung oleh kritografi data pada berbagai level.
b. Didukung fasilitas keamanan pada tingkat transaksi/aktivitas.
c. Didukung oleh fasilitas pembatasan akses (log-out) pada saat
pengujian atau pemeliharaan.
22
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
4. Aplikasi harus dapat melakukan sanitasi terhadap input untuk
mencegah eksploitasi celah keamanan aplikasi yang umum terjadi
seperti :
a. Buffer Overflow
b. SQL Injection
c. Cross Site Scripting
d. Directory Traversal
e. Local File Inclusion
f. Local File Execution
g. Remote File Inclusion
h. Remote File Execution
5. Akses melalui metode akses remote dapat berfungsi dengan baik
melalui aplikasi client (yaitu melalui VPN, modem, wireless, dan
sejenisnya).
6. Software aplikasi dan database menghasikan audit trails, yang
mengidentifikasikan:
a. User
b. Jam dan tanggal aktivitas
c. Tipe aktivitas (baca, ubah, tambah, hapus, cetak, pelanggaran
sign-on, dan seterusnya.
d. Field yang diubah (dengan nilai sebelum dan setelah diubah).
e. Perubahan password
f. Jumlah berapa kali mencoba masuk sebelum akses ditolak.
g. Aktivitas yang ditolak
7. Sistem enkripsi password diterapkan pada seluruh level dan tidak
memungkinkan administrator sistem untuk melakukan mengabaikan
fungsionalitas tersebut.
8. Aplikasi dapat berfungsi dengan baik pada software anti-virus yang
digunakan saat ini.
9. Sistem yang ditawarkan harus:
a. Memiliki fungsi manajemen pengguna (user management).
b. Memiliki fungsi pendefinisian hak akses pada setiap level
pengguna.
c. Memiliki fungsi pengaturan hak akses add, update, dan delete
nama pengguna dan password-nya, di mana sistem manajemen
23
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
usernya harus mampu mengakomodasi manajemen user yang
ada sekarang.
d. Mampu mengakomodasi manajemen user untuk kepentingan
pengembangan di masa datang, terutama terhadap pasien,
calon customer, atau pihak terkait lainnya yang akan mengakses
langsung (online) dari Internet sistem informasi RUMAH SAKIT
untuk kepentingan perjanjian, melihat histori perawatan medis,
atau kepentingan lainnya.
e. Dapat digunakan untuk mengendalikan hak akses tertinggi
terhadap data tertentu bukan berada pada administrator sistem,
tetapi user tertentu dengan hak akses tertentu.
f. Dapat digunakan untuk mengendalikan agar user tertentu yang
memiliki data (data owner) dapat membatasi hak akses
administrator sistem pada data/informasi tertentu, seperti
data/informasi rekam medik, riwayat penyakit pasien, dan
sejenisnya.
g. Dapat didukung oleh teknologi enkripsi yang memadai sesuai
dengan best practices standar internasional.
h. Memiliki fasilitas pelacakan untuk kepentingan pengecekan
keamanan, yaitu dapat memverifikasikan, membatasi, dan mentrack penggunaan user serta melindungi informasi yang sensitif.
i. Memiliki fitur laporan audit trail, yaitu perekaman dan
pemantauan kegiatan setiap data user (termasuk adminstrator),
yang menyangkut kegiatan add, update, dan delete beserta
tanggal, nama user, dan identitas komputernya.
j.
Dapat digunakan untuk mengatur fasilitas view only untuk user
tertentu secara ketat.
10.
Keamanan password aplikasi dan database dapat diterapkan
pada tingkat:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Table
User
Group
Record
Column
Views
11.
Dokumentasi untuk kepentingan pengamanan diberikan dalam
bentuk:
a. Spesifikasi teknis system/arsitektur sistem (system technical
specification/system architecture)
b. Manual pengguna (end-user manual)
c. Laporan-laporan
d. Manual implementasi (implementation manual)
24
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
e. Administrasi sistem (system administration)
f. Data model/process models
g. Manual pelatihan (training manual)
ARSITEKTUR KEAMANAN
Keamanan fisik
Keamanan jaringan
Keamanan aplikasi
TATA KELOLA IT
Keberhasilan implementasi system informasi yang baik sudah tentu mengharuskan
penglolaan sumber daya informasi yang baik. Karena itu departemen IT/system
informasi merupakan keharusan. Beberapa hal penting dalam tatakelola IT:
-
Struktur organisasi SI /IT
-
Framework tatakelola IT mengacu pada cobit , ITIL
DAFTAR ISTILAH
Pada dokumen ini terdapat banyak istilah, untuk mengurangi salah persepsi,
maka berikut ini penjelesan istilah yang digunakan pada KAT ini :
Teknologi Informasi /Information technology/IT
Istilah yang menggambarkan kombinasi teknologi computer (hardware & software)
dengan teknologi komunikasi (jaringan data, gambar dan suara)
Sistem Informasi
Pengaturan orang, data, prose dan teknologi informasi yang saling beriteraksi untuk
mengumpulkan, memproag diproses, menyimpan dan menyediakan sebagai output
informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi
Hospital Information System / Sistem Informasi RS
25
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
Sistem informasi untuk keseluruhan Rumah Sakit dari level transaksi (baik front
offie maupun back office), data ware house, Bussines Intelegence, system informasi
eksekutif dan semuanya
Sistem pemrosesan transaksi / system informasi transaksi
Sistem informasi yang meng-capture dan memproses data transaksi bisnis
Order Communication System (OCS)
Sistem berbasis computer yang mengorganisasi, menyimpan, memproses dan
mudah menemukan/mengambil data medis serta informasi mengenai pendaftaran,
resep, hasil uji lab, perawatan medis, pekerjaan keperawatan, penagihan dan lainlain . Titik berat penamaan order communication, karena inti dari elektronik rekam
medis dari order by doctor, disamping itu banyak system informasi RS tidak
menggunakan order elektronik (menggunakan kertas)
Sistem Informasi pada back office
Dalam definisi umum adalah sistem informasi yang menyediakan pelaporan
berorientasi manajemen berdasarkan pemrosesan trasaksi dan operasi organisasi,
pada dokumen ini fokus pada system informasi untuk manajemen di back-office,
karena menggunakan juga data dari front office. Selain itu pada front office untuk
kebutuhan operasional transaksi pelayanan kemudian datanya diambil oleh back
office.
Sistem pendukung keputusan
Sebuah system yang mengindentifikasi kesempatan pembuatan keputusan atau
menyediakan inforasi untuk membantu pembuatan keputusan
Sistem Informasi eksekutif
Sebuah sitem yang mendukung perencanaan dan penilaian kebutuhan manajer
eksekutif
Expert system
Sebuah system informasi yang meng-capture keahlian pekerja dan mensimulasikan
keahlian tersebut pada keuntungan mereka yang tidak akhli
Sistem komunikasi dan kolaborasi
Sebuah system yang memungkinkan komunikasi lebih efektif antara pekerja, rekan
kerja, pelanggan dan penyuplai untuk meningkatkan mereka berkolaborasi.
Sistem otomatis perkantoran
Sebuah system yang
mendukung
aktifitas kantor bisnis secara luas yang
menyediakan aliran kerja yang diperbaiki di antara pekerja
Rekam medic elektronik / EMR
Menurut MRI (Medical Record Institute) Amerika Serikat ,definisi EMR (Electronic
Medical Record System) adalah upgrade komputerisasi dari semua catatan kertas
medis tanpa mengubah sistem kerja atau ruang lingkup informasi dan isi. Jadi EMR
26
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT
adalah dirancang untuk masukan, mengatur dan menjaga rincian diagnosis pasien,
pengobatan, operasi, dan pemeriksaan dalam sistem computer
Sistem Informasi perangkat Klinik / Clinic device Information System /CDIS
Sistem berbasis komputer yang membaca langsung dari perangkat medik digital
(seperti EKG, Bedside monitor dan sejenisnya) tanpa harus memindai atau secara
manual input data.
Picture Archive Communication System /PACS
sistem berbasis komputer untuk menyimpan, membaca, dan mencari informasi
gambar medis. Sistem ini mengubah semua X-ray, CT, MRI, PET, dan hasil
pemeriksaan SPECT berbasis radiologi menjadi gambar digital, menyimpannya
dalam sistem memori berkapasitas besar, dan membantu dokter untuk
membacanya di layar komputer.
27
BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT