19. Prosiding Aditya Chrismawanto-OK-print

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI
PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN
PEKERJAAN PROYEK-PROYEK REPARASI KAPAL
DI PT. DOK DAN PERKAPALAN SURABAYA (PERSERO)
Aditya Chrismawanto dan Arif Djunaidy
Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi
Program Studi Magister Manajemen Teknologi - ITS
Email : [email protected]
ABSTRAK
Dalam kurun waktu 4 (empat) tahun terakhir nilai omzet proyek reparasi kapal
PT. DPS (Persero) meningkat 67%. Namun tidak sejalan dengan prosentase perolehan
laba kotor yang terus menurun. Tahun 2006, laba kotor proyek reparasi kapal PT. DPS
(persero) hanya sebesar 28% dari omzet, sementara kompetitor meraih hingga 40%.
Kerap pula terjadi keterlambatan penyelesaian proyek yang berakibat denda dan
pembengkakan biaya produksi. Hal tersebut merupakan penurunan kinerja pengelolaan
proyek reparasi kapal. Faktor-faktor yang mempengaruhi, antara lain: peningkatan order
pembuatan kapal, masuknya kompetitor baru, sistem eksisting yang makin tidak
kondusif dalam menghadapi perkembangan bisnis perusahaan, serta perencanaan dan
kontrol yang lemah terhadap progress pekerjaan, sehingga proyek berjalan tidak efektif
dan efisien. Karena proyek reparasi kapal merupakan core business perusahaan, maka
perlu upaya-upaya pembenahan strategis.
Salah satu pembenahannya adalah meningkatkan kinerja koordinator proyek/
PMO (Project Management Officer) reparasi kapal. Difokuskan pada kegiatan
perencanaan dan pengendalian pekerjaan reparasi sebagai poin krusial, dengan cara:
memberikan dukungan informasi lebih lengkap, cepat dan akurat yang dibutuhkan
dalam merencanakan pekerjaan dan mengambil keputusan untuk mengendalikan
pekerjaan proyek, serta memberikan kemudahan administrasi dan koordinasi melalui
teknologi informasi sehingga pengelolaannya berjalan lebih efektif dan efisien.
Penelitian bertujuan mengupayakan pembenahan tersebut dengan melakukan
analisis dan desain sistem informasi perencanaan dan pengendalian pekerjaan proyekproyek reparasi kapal di PT. DPS (Persero) berbasis Manajemen Workflow bertipe
Production Workflow, dimana telah dilakukan pre-defined manajemen proyek reparasi
kapal yang berlaku. Manfaat tangible dari manajemen workflow: mengurangi biaya
operasi, meningkatkan akses informasi, waktu proses dan produktifitas. Sedangkan
manfaat intangiblenya: meningkatkan komunikasi, pelayanan dan kondisi karyawan,
membantu pengambilan keputusan, serta meningkatkan kemampuan perencanaan.
Kata kunci: Manajemen Workflow, PMO, Perencanaan & Pengendalian pekerjaan
proyek-proyek reparasi kapal.
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Sebagai perusahaan galangan kapal berstatus Badan Usaha Milik Negara yang
berorientasi bisnis pada proyek reparasi kapal kelas menengah (s/d 12.000 DWT)
dengan kapasitas 250.000 BRT (± 100 unit kapal) pertahun, PT. Dok dan Perkapalan
Surabaya, DPS (Persero) dituntut mencetak profit setinggi-tingginya untuk mendukung
penerimaan negara dari sektor industri maritim/ perkapalan, sesuai misi perusahaan:
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
“Meningkatkan
kemampu-labaan
untuk
mewujudkan
pertumbuhan
yang
berkesinambungan” dan “Memberikan nilai tambah yang optimal bagi para pemegang
saham, karyawan dan mitra usaha”, yang menopang visi: “Menjadi perusahaan
galangan kapal yang unggul di segmen pasar kelas menengah dan siap bersaing di
pasar global”. Selain reparasi, PT. DPS juga menerima order proyek konstruksi kapal,
konversi kapal, Offshore Construction, Steel Structure Fabrication, serta Design &
Engineering dengan kualitas pekerjaan yang telah diakui secara internasional.
Faktor maraknya lalu lintas perdagangan antar pulau dan negara sebagai imbas
tumbuhnya perekonomian nasional dan regional pasca krisis, booming pertambangan
batubara, serta terbitnya regulasi pemerintah terkait pemberdayaan pelayaran nasional
dalam Inpres No. 5 Tahun 2005, turut mendorong pertumbuhan industri perkapalan.
Pertumbuhan tersebut juga dialami oleh PT. DPS (Persero) melalui peningkatan pesat
order proyek konstruksi dan reparasi kapal. Kenaikan omzet reparasi kapal dalam 4
tahun terakhir mencapai 67%. Namun peningkatan omzet tersebut tidak seiring dengan
peningkatan laba. prosentase perolehan laba kotor reparasi kapal perusahaan cenderung
menurun. Perbandingan seperti terlihat pada gambar 1 berikut ini.
50%
100
98.902
94.085
80
68.723
39.10%
30%
60
59.174
31.12%
29.08%
28.67%
20%
40
10%
20
Prosentase Laba Kotor
Omzet Proyek Reparasi
(dalam Milyar Rp)
Prosentase
Laba Kotor Reparasi
40%
Omzet Reparasi
0%
0
2003
2004
2005
2006
Tahun
Gambar 1. Perbandingan Omzet & Laba Kotor Reparasi Kapal PT. DPS (Persero) 20032006 (PT. DPS, 2007; Laporan Keuangan 2001-2006)
Menurunnya prosentase pendapatan laba kotor reparasi kapal PT. DPS (Persero)
mencerminkan turunnya kinerja pengelolaan proyek-proyek reparasi kapal. Faktorfaktor yang mempengaruhi, antara lain: peningkatan order pembuatan kapal, masuknya
kompetitor baru, sistem eksisting yang makin tidak kondusif dalam menghadapi
perkembangan bisnis perusahaan, serta perencanaan dan kontrol yang lemah terhadap
progress pekerjaan sehingga proyek berjalan tidak efektif dan efisien.
Dampak penurunan kinerja tersebut mulai dirasakan oleh perusahaan. Selain
tidak memenuhi target omzet reparasi kapal tahun 2006 dan penurunan prosentase laba
kotor, pelanggan juga mulai beralih kepada kompetitor. Apabila berlanjut dikhawatirkan
perusahaan akan kehilangan pelanggan potensial serta mempengaruhi kondisi kesehatan
perusahaan. Mengingat proyek reparasi kapal merupakan core business, maka
pembenahannya menjadi prioritas utama manajemen.
Salah satu pembenahannya adalah meningkatkan kinerja koordinator proyek/
PMO (Project Management Officer) reparasi kapal. Difokuskan pada perencanaan dan
pengendalian pekerjaan reparasi sebagai poin krusial, dengan cara: memberi dukungan
informasi lebih lengkap, cepat dan akurat dalam merencanakan pekerjaan dan
ISBN : 978-979-99735-4-2
C-19-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
mengambil keputusan untuk mengendalikan proyek, serta memberi kemudahan
administrasi dan koordinasi melalui teknologi informasi sehingga pengelolaannya lebih
efektif dan efisien.
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Penelitian ini ditujukan membantu pihak manajemen dalam melakukan analisis
dan desain sistem informasi berbasis manajemen workflow untuk mendukung PMO
pada kegiatan perencanaan dan pengendalian pekerjaan proyek-proyek reparasi kapal di
PT. DPS (Persero). Perencanaan dan pengendalian pekerjaan merupakan poin krusial
dalam pelaksanaan proyek yang berbasis job order, dan metode manajemen workflow
dipilih karena memiliki keunggulan dalam meningkatkan akses informasi dan
koordinasi yang dibutuhkan PMO dalam perencanaan dan pengendalian pekerjaan
proyek-proyek reparasi kapal agar pelaksanaannya lebih efektif dan efisien.
Manfaat langsung penelitian ini memudahkan pihak manajemen perusahaan
dalam mengimplementasi sistem. Sedangkan manfaat tak langsungnya, antara lain:
 Membantu meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja pengelolaan pekerjaan
proyek-proyek reparasi kapal dengan penggunaan teknologi informasi.
 Memberi kemudahan bagi PMO dalam merencanakan pekerjaan proyek,
memonitor progress pekerjaan, mengambil keputusan dan mengendalikan pekerjaan
proyek-proyek reparasi kapal dengan menyediakan informasi progress dengan
lengkap, cepat dan akurat sehingga dapat mereduksi resiko keterlambatan
penyelesaian proyek.
 Penyebaran informasi perencanaan dan progress proyek reparasi kapal berjalan
lebih cepat dan tepat sasaran, sehingga memberi kemudahan koordinasi
pengelolaan proyek.
Batasan Penelitian
 Sistem diperuntukkan bagi PMO PT. DPS (persero) untuk menunjang
kelancarannya dalam perencanaan dan pengendalian pekerjaan proyek-proyek
reparasi kapal.
 Desain sistem informasi yang dihasilkan dalam penelitian ini berbasis metode
manajemen workflow dengan tipe production workflow, dimana telah dilakukan
pre-defined manajemen proyek reparasi kapal yang berlaku..
 Desain sistem informasi yang dihasilkan tidak mengikutsertakan: sistem
perencanaan dan pengendalian biaya proyek, sistem penjadwalan multiproyek,
sistem persediaan dan pengadaan material proyek, sistem pengadaan dan
penjadwalan tenaga kerja, serta sistem maintenance fasilitas proyek.
METODA PENELITIAN
Kegiatan penelitian diawali dengan pengumpulan data untuk mendapatkan
gambaran lengkap sistem manajemen proyek reparasi kapal PT. DPS (Persero), melalui:
1. Pengumpulan dokumen. Terhadap dokumentasi sistem eksisting manajemen
proyek dan dokumen kegiatan perencanaan dan pengendalian reparasi kapal PT.
DPS, serta bentuk laporannya.
2. Survey lapangan. Melalui pengamatan langsung dan pendampingan penerimaan
order, pelaksanaan pekerjaan proyek, sampai dengan proses delivery kapal.
Dari hasil pengumpulan data, dilakukan analisis sistem eksisting untuk
mengetahui penyebab permasalahan yang terjadi pada perencanaan dan pengendalian
ISBN : 978-979-99735-4-2
C-19-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
pekerjaan proyek reparasi kapal. Selanjutnya dilakukan survey kebutuhan pengguna
dengan metode wawancara langsung kepada pihak manajemen produksi, PMO reparasi
kapal sebagai penanggung jawab proyek reparasi kapal, dan calon pengguna sistem
baru. Target informasi yang harus didapatkan adalah:
1. Keterangan detil mengenai alur dan prosedur pelaksanaan proyek reparasi kapal
beserta laporan-laporan yang dibutuhkan dan dihasilkan.
2. Kesulitan dan hambatan yang dihadapi oleh responden terkait aktifitas perencanaan
dan pengendalian pekerjaan proyek reparasi kapal.
3. Usulan dan saran pembenahan terhadap sistem eksisting dari responden.
Berikutnya adalah analisis kebutuhan sistem, tujuannya adalah menentukan
informasi, spesifikasi dan kriteria kinerja sistem baru yang dibutuhkan pengguna bagi
pembuatan desain sistem. Dilakukan dengan memperhatikan constraints struktur
organisasi, alur dan prosedur sistem manajemen proyek reparasi kapal, hasil analisis
sistem eksisting serta kebutuhan pengguna dan manajemen, dan batasan penelitian
Desain sistem informasi yang dihasilkan dan dipaparkan meliputi:
1. Desain Proses, menggunakan model Flowchart dan DFD (Data Flow Diagram)
2. Desain Basisdata, menggunakan model konseptual ERD (Entity Relationship
Diagram) dan model logikal referential integrity.
3. Desain Antar-muka, terdiri dari desain screen (tampilan) dan desain laporan.
Desain screen mengikuti permodelan antar-muka manajemen workflow, yaitu
antar-muka Process Definition Tools, antar-muka client application, antar-muka
invoked application, serta antar-muka adminstration and monitoring tools.
Selengkapnya, alur kegiatan penelitian ini ditunjukkan pada Gambar 2 berikut.
Gambar 2. Alur Kegiatan Penelitian
HASIL DAN DISKUSI
Kondisi Sistem Eksisting
Proyek reparasi kapal PT. DPS (Persero) adalah proyek perbaikan kapal yang
yang dikelola oleh direktorat produksi PT. DPS (Persero) sesuai kontrak dengan pihak
pemilik kapal. Sifatnya adalah job order, dan jadwal penyelesaiannya tergantung
kesepakatan kedua belah pihak. Struktur organisasi proyeknya terlihat pada Gambar 3.
ISBN : 978-979-99735-4-2
C-19-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
Gambar 3. Struktur Organisasi Proyek Reparasi Kapal PT. DPS (Persero)
Alur pelaksanaan proyek reparasi kapal PT. DPS dibagi menjadi 4 (empat)
tahapan utama, yaitu:
a. Alur Tahap Penerimaan Order Proyek
b. Alur Tahap Perencanaan dan Persiapan Proyek
c. Alur Tahap Pelaksanaan dan Pengendalian Proyek
d. Alur Tahap Pelaporan dan Penyerahan Order
Penjelasan masing-masing alur diatas dalam flowchart (bagan aliran proses)
adalah sebagai berikut:
Gambar 4. Alur Tahap Penerimaan Order Proyek
Gambar 5. Alur Tahap Perencanaan dan Persiapan Proyek
ISBN : 978-979-99735-4-2
C-19-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
Gambar 6. Alur Tahap Pelaksanaan dan Pengendalian Proyek
Gambar 7. Alur Tahap Pelaporan dan Penyerahan Order
ISBN : 978-979-99735-4-2
C-19-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
Analisis Penyebab Permasalahan
Penyebab permasalahan yang terjadi pada sistem manajemen dan pengelolaan
proyek-proyek reparasi kapal di PT. DPS (Persero) saat ini, khususnya pada
perencanaan dan pengendalian pekerjaan adalah: informasi yang dibutuhkan oleh PMO
reparasi kapal bagi keperluan perencanaan dan pengendalian pekerjaan proyek-proyek
reparasi kapal tidak tersedia dengan cepat, lengkap dan akurat, serta sistem yang
berjalan tidak sesuai (berjalan lambat) dengan kebutuhan pelaksanaan proyek reparasi
kapal, dikarenakan ketiadaan dukungan yang baik dari sisi manajemen informasi dan
administrasi. Ketersediaan dan cepatnya arus informasi yang demikian sangat
diperlukan mengingat proyek reparasi kapal sifatnya kondisional, variabel, tidak
standar, dan darurat, sehingga berpengaruh terhadap kinerja PMO reparasi kapal dalam
mengambil keputusan. Adapun pelaksanaan proyek reparasi kapal di PT. DPS (persero)
kondisinya sebagai berikut:
 Sistem administrasi proyek reparasi kapal memakai aplikasi perkantoran (microsoft
word, excel dan project), dimana dokumen dan informasi proyek pada bagian yang
terlibat dikerjakan dan disimpan terpisah, sehingga tidak saling berintegrasi.
 Penyebaran dokumen dan informasi proyek reparasi kapal masih dilakukan oleh
tenaga ekspedisi, sehingga terjadi sendatan data realitas progress dilapangan dengan
kebutuhan PMO untuk perencanaan dan pengendalian pekerjaan proyek.
 Lokasi geografis antar bagian/ unit kerja dalam pelaksanaan proyek saling
berjauhan membuat waktu penyampaian dan ketersediaan informasi proyek-proyek
reparasi kapal sangat tergantung pada kecepatan dan utilitas tenaga ekspedisi.
 Waktu PMO tersita untuk kegiatan administrasi yang sifatnya rutin (pembuatan
undangan, validasi, otorisasi, dll.). Hal ini menyebabkan perencanaan dan kontrol
terhadap progress pekerjaan menjadi lemah sehingga pelaksanaan proyek tidak
efektif dan efisien, serta turut berperan dalam keterlambatan penyelesaian proyek.
Analisis Kebutuhan Sistem
Spesifikasi khusus dibutuhkan untuk menjelaskan karakter dan kemampuan
sistem yang dikehendaki bagi kebutuhan pihak manajemen dan pengguna, antara lain:
A. Metode & Batasan. Menggunakan metode manajemen workflow bertipe
production workflow, pre-defined manajemen proyek reparasi kapal yang berlaku.
B. Realibilitas. Dapat diakses pengguna pada waktu operasional proyek reparasi
kapal.
C. Tampilan. Sistem didukungan tampilan antar-muka yang user friendly (desain
menu, model pengisian data, pengubahan status kapal, telusur data, dll.) dan
penyajian yang informatif sesuai kebutuhan pengguna (list data, status kapal,
progress proyek, dll).
D. Kinerja. Mampu menampilkan dan mengirimkan informasi secara on-line dan real
time sesuai kebutuhan PMO reparasi kapal, mengakomodasi perubahan data
transaksi pelaksanaan pekerjaan proyek reparasi kapal di lapangan bagi
perencanaan. Serta mengotomasi pelaksanaan proses administrasi proyek rutin
(otorisasi, validasi, dll.)
E. Keamanan. Pengguna memiliki otoritas tersendiri sesuai kebutuhan informasinya.
Desain Proses
Desain proses digambarkan melalui flowchart dan DFD. desain flowchart-nya
seperti terlihat pada gambar 4 berikut.
ISBN : 978-979-99735-4-2
C-19-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
Gambar 4. Alur Sistem Informasi Perencanaan dan Pengendalian Pekerjaan ProyekProyek Reparasi Kapal PT. DPS (Persero)
Sedangkan desain DFD dijabarkan hingga level 3, namun pada beberapa proses
masih bisa dijabarkan sampai dengan level 4 untuk kebutuhan penjelasan yang lebih
detil. Penjabarannya adalah sebagai berikut:
1. Proses Registrasi Reparasi Kapal
1.1. Proses Penerimaan Order Reparasi kapal
1.1.1. Proses Penerimaan data Identitas Kapal
1.1.2. Proses Penerimaan data Order Reparasi Kapal
1.2. Proses Pembuatan Estimasi Biaya Reparasi Kapal
1.2.1 Proses Penentuan Harga Jual Item Reparasi Kapal
1.2.2. Proses Pembuatan Estimasi Total Biaya Reparasi Kapal
1.3. Proses Persetujuan Penerimaan Order Reparasi Kapal
1.3.1 Proses Persetujuan Negosiasi Order Reparasi
1.3.2. Proses Validasi Order Reparasi
2. Proses Perencanaan Proyek Reparasi Kapal
2.1. Proses Penetapan Item Proyek Reparasi kapal
2.1.1. Proses Penetapan Standar Pekerjaan Proyek
2.1.2. Proses Penetapan Daftar Personil Proyek
2.2. Proses Registrasi Proyek Reparasi Kapal
2.2.1. Proses Penentuan Kode Proyek Reparasi Kapal
2.2.2. Proses Pengisian Data Proyek Reparasi Kapal
2.2.3. Proses Penentuan Personil Proyek
2.3. Proses Arrival Meeting
2.3.1.
Proses Pembuatan Undangan AM
2.3.2.
Proses Pembuatan Berita Acara AM
ISBN : 978-979-99735-4-2
C-19-8
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
2.3.3.
Proses Pembuatan Daftar Hadir AM
2.3.4.
Proses Penentuan Item Pekerjaan Proyek Reparasi Kapal
2.3.5.
Proses Penentuan Jadwal Pengerjaan Proyek Reparasi Kapal
2.3.6.
Proses Pengisian Kebutuhan Material Proyek Reparasi Kapal
2.3.7.
Proses Pengisian Kebutuhan Fasilitas proyek Reparasi Kapal
2.3.8.
Proses Pengisian Customer Expectation Index (CEI)
2.4. Proses Re-Schedulling Proyek Reparasi Kapal
2.4.1.
Proses Penambahan Item Pekerjaan
2.4.2.
Proses Pengisian Kebutuhan Material bagi Item Pekerjaan Tambahan
2.4.3.
Proses Pengisian Kebutuhan Fasilitas bagi Item Pekerjaan Tambahan
2.5. Proses Maintenance Fasilitas Proyek Reparasi Kapal
2.5.1.
Proses Pemilihan Item Fasilitas yang akan di Maintenance
2.5.2.
Proses Penentuan Jadwal Maintenance Item Fasilitas
3. Proses Pembuatan Progress Proyek Reparasi Kapal
3.1. Proses Pengisian Data Progress Proyek Reparasi Kapal
3.1.1. Proses Pengisian Progress Realisasi Item Pekerjaan Proyek
3.1.2. Proses Pengisian Progress Pengebonan Material Proyek
3.1.3. Proses Pengisian Progress Pemakaian Fasilitas Proyek
3.2. Proses Progress Meeting
3.2.1. Proses Pembuatan Undangan PM
3.2.2. Proses Pembuatan Berita Acara PM
3.2.3. Proses Pembuatan Daftar Hadir PM
3.3. Proses Pembuatan Satisfaction Note
3.3.1. Proses Pengisian Satisfaction Note
3.3.2. Proses Pengisian Customer Satisfaction Index (CSI)
4. Proses Pengendalian Proyek Reparasi Kapal
4.1 Proses Kapal Masuk
4.1.1. Proses Pembuatan Ijin Kapal Masuk
4.1.2 Proses Otorisasi Ijin Kapal Masuk
4.2. Proses Otorisasi Progress Proyek
4.2.1. Proses Monitoring Progress Proyek
4.2.2. Proses Otorisasi Progress Item Pekerjaan Proyek
4.2.3. Proses Otorisasi Pengambilan Material Proyek
4.2.4. Proses Otorisasi Pemakaian Fasilitas Proyek
4.2.5. Proses Penutupan Proyek
4.3. Proses Kapal Keluar
4.3.1. Proses Otorisasi Pembayaran
4.3.2. Proses Pembuatan Ijin Kapal Keluar
4.3.3. Proses Otorisasi Ijin Kapal Keluar
5. Proses Pembuatan Laporan Reparasi Kapal
5.1. Proses Pembuatan Laporan Registrasi Order Reparasi Kapal
5.1.1. Proses Pembuatan Laporan
5.1.2. Proses Pembuatan Laporan
5.2. Proses Pembuatan Laporan Perencanaan Proyek Reparasi Kapal
5.2.2. Proses Pembuatan Laporan Customer Expectation Index (CEI)
5.2.3. Proses Pembuatan Laporan Progress Meeting
5.2.4. Proses Pembuatan Laporan Re-Schedulling
5.3. Proses Pembuatan Laporan Progress Proyek Reparasi Kapal
Desain Basisdata
Penggambaran desain basisdata menggunakan metode Conceptual Data Model
(CDM) dan Physical Data Model (PDM) atau biasa disebut Database Diagram.
Dilanjutkan dengan penjelasan mengenai struktur tabel-tabel yang dihasilkan dari hasil
analisis dan desain sistem baru.
ISBN : 978-979-99735-4-2
C-19-9
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
Desain Antar-muka
Desain antar muka sistem dibagi menjadi desain screen (tampilan) dan desain
laporan. Desain tampilan dibagi menjadi 9 (sembilan) model yang masing-masing
model desain menunjukkan siapa penggunanya, yaitu:
1. Desain tampilan Bagian Pemasaran dan Kalbea
2. Desain tampilan Direksi
3. Desain tampilan Bagian Persiapan Produksi
4. Desain tampilan Pimpinan Proyek
5. Desain tampilan Bagian Gudang
6. Desain tampilan Departemen Utilitas
7. Desain tampilan Unit Kerja
8. Desain tampilan Bagian Monitoring & Pengendalian
9. Desain tampilan SM. Keuangan
Masing-masing pengguna mempunyai hak akses atau login tersendiri. Setelah
login, maka tampilan akan muncul sesuai kebutuhan informasi masing-masing
pengguna. Informasi yang ditampilkan tersusun dalam menu-menu pada bagian atas
tampilan sistem. Struktur menu desain antar-muka sistem seperti ditunjukkan pada
gambar 5. Tampilan dibuat se-user friendly mungkin dan mengutamakan kemudahan
bagi PMO reaparasi kapal dalam mendukung fungsinya melaksanakan perenacanaan
dan pengendalian pekerjaan proyek-proyek reparasi kapal.
Gambar 5. Struktur Menu Desain Antar-muka Sistem
ISBN : 978-979-99735-4-2
C-19-10
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
Persero
Gambar 6. Desain Tampilan Menu Progress Proyek-Proyek Reparasi Kapal
Gambar 7. Gambar Simbol dan Keterangan Status Kapal
Gambar 8. Desain Tampilan Telusur Proyek Status Kapal beserta Riwayat Statusnya
ISBN : 978-979-99735-4-2
C-19-11
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
KESIMPULAN
Penelitian ini telah menjawab bagaimana wujud desain proses, desain basis data
dan desain antar-muka sehingga sistem informasi perencanaan dan pengendalian
pekerjaan proyek-proyek reparasi kapal di PT. DPS (persero) yang menggunakan
metode manajemen workflow dapat diimplementasikan secara nyata. Dengan tipe
production workflow, desain menu tampilan sistem dibagi menjadi 9 (sembilan) model
disesuaikan dengan jenis dan karakter pengguna, membuat sistem informasi ini
memenuhi spesifikasi yang disyaratkan, yaitu spesifikasi keamanan dan tampilan
(kenyamanan tampilan antar muka dan kebutuhan informasi bagi pengguna)
Sistem informasi ini bersifat online, realtime serta mampu mengakomodasi
perubahan data-data dan status kapal di lapangan (status kapal dalam pelaksanaan
proyek reparasi kapal dibagi menjadi 12 status, mulai dari Registrasi Order sampai
dengan Delivery) dengan cepat sesuai sifat proyek reparasi kapal dan kebutuhan
informasi bagi PMO reparasi kapal PT. DPS (Persero). Selain itu, dengan menggunakan
manajemen workflow, akan memberi kemudahan pelaksanaan administrasi proyek
reparasi kapal melalui otomasi proses-proses yang bersifat rutin (otorisasi, validasi,
pengubahan status, dll) sehingga memberikan waktu yang lebih bagi PMO untuk
pekerjaan yang nilainya lebih strategis (perencanaan dan pengendalian), mengurangi
frekuensi terjadinya keterlambatan penyelesaian pekerjaan dan kesalahan administrasi
proyek, serta memberikan kualitas yang lebih baik dalam hal pemrosesan dokumen.
DAFTAR PUSTAKA
Kerzner, Harold, 2004, Advances Project Management Best Practices
Implementation, 2nd Edition, John Wiley & Sons, Inc., New Jersey
on
Angus, Robert B. dkk, 2003, Planning, Performing, and Controlling Projects,
Principles and Applications, 3rd Edition, Pearson Education, Inc., New Jersey.
Hughes, Bob & Cotterell, Mike, 1999, Software Project Management, 2nd Edition, The
McGraw-Hill Companies, London.
Bruce, George & Evans, Michael 2006, Management Information System for Ship
Repair,
pp
1-12,
Http://www.incremental.eu.com/download/management%20Information%20
Systems%20for%20Ship%20Repair.pdf, diakses 30 Agustus 2006
Bruce, George, 2005, Managing Shiprepair Information for Project Control, School of
Marine Science and Technology University of Newcastle upon Tyne, pp 1-5,
Http://www.snames.org.sg/Lectures/Managing%20Ship%20Repair%20Informat
ion%20for%20Project%20Control.pdf, diakses 30 Agustus 2006.
_______, 1995, The Workflow Reference Model, Workflow Management Coalition,
Http://www.wfmc.org/standards/model.htm, diakses 9 Juli 2005.
_______, 1999, Workflow Management Coalition Terminology and Glossary,
Workflow Management Coalition, Http://www.wfmc.org, diakses 9 Juli 2005.
Muehlen, M. Z., 2004, Organizational Management in Workflow Applications,
Information Technology and Management Journal, pp 271-291,
Http://www.workflow-research.de/Publications/PDF/MIZU-ITM(2004).pdf,
diakses 24 April 2005
ISBN : 978-979-99735-4-2
C-19-12