Right not to award contract

PENGORGANISASIAN DAN
MANAJEMEN PROYEK SAP
(Lanjutan)
Modul-5
1 dari 13
Pemilihan manajer proyek
Manajer proyek dapat dipilih dari antara staf
perpustakaan yang ada, atau anggota staf baru
lain yang disewa (hired) terutama untuk tugastugas manajemen proyek
Di dalam perpustakaan yang kecil, tanggung
jawab untuk memanage suatu proyek harus
ditugaskan ke seseorang staf yang
berpengalaman, sehingga tugas-tugas mulai
pemilihan sistem, instalasi sistem, hingga sistem
beroperasi dengan baik
2 dari 13
Sesorang mungkin bisa menjadi asisten atau
direktur rekanan atau seorang anggota staf teknis
tergantung jenis sistem yg akan dikembangkan dan
latar belakang, minat, dan pengalaman secara
individu.
Keuntungan pada pendekatan ini adalah bahwa
suatu posisi baru tidak perlu diciptakan dan dibiayai
Kerugian, pertama bahwa orang yang akan diambil
dari tugas-tugas lain mungkin akan mengalami
kesulitan. Kedua kemungkinan tidak seorangpun
staf yang mempunyai kecakapan, pengalaman,
atau waktu untuk menjadi manajer proyek
3 dari 13
Staf Proyek Lainnya
Jika suatu proyek adalah cukup besar, satu atau
lebih staf tambahan bisa jadi diperlukan untuk
membantu manajer proyek di dalam
penyelesaian proyek tersebut.
Staf proyek lainnya yaitu termasuk asisten
manajer proyek, analis sistem, dan programer
komputer.
4 dari 13
Asisten manajer proyek
Kualifikasi seorang asisten manajer proyek
hampir sama dengan manajer proyek
Seorang asisten manajer proyek secara
bersama-sama bertanggungjawab dengan
manajer proyek di dalam pelaksanaan tugastugas suatu manajemen proyek SAP
Misalnya bertanggungjawab terhadap
subsistem, yg terdiri dari pengadaan, sirkulasi,
dan pengatalogan
5 dari 13
Analis sistem
Seorang analis sistem bertanggungjawab terhadap
analsis, desain, dan evaluasi automasi dan sistem
lain di perpustakaan.
Analis sistem dibutuhkan untuk:
1. Belajar dan menguji sistem berjalan, untuk mengidentifikasi
permasalahan dan dokumen SA serta memecahkan
permasalahan
2. Mendisain dan membuat workflow dokumen untuk SA yang baru
3. Mengidentifikasi kebutuhan dan yang dibutuhkan untuk sistem
baru
4. Melakukan analisis biaya sistem yang berjalan dan biaya-biaya
proyek sistem baru untuk tujuan perbandingan antara keduanya
5. Mendisain form-form dan laporan2 untuk sistem baru
6. Mendisain dan menyiapkan dokumentasi untuk sistem baru 6 dari 13
Programer komputer
Seorang programer komputer dibutuhkan jika
proyek SAP yang akan digunakan adalah
membangun software secara lokal.
Seorang programer komputer bertanggungjawab
terhadap perancangan, penulisan, pemeliharaan
software, dan instalasi SA di perpustakaan.
Programer komputer dapat dipilih dari staf
perpustakaan atau staf pusat komputer, atau dari
perusahaan pembuat software.
7 dari 13
Komisi Pengendalian Proyek
Pembentukan suatu kepenasehatan komisi pengendalian
proyek yang menyertakan staf dapat membantu dan
memastikan pengembangan suatu SAP yang sempurna
dan lebih baik.
Tugas-tugas KPP meliputi sebagai berikut:
1. Menetapan prioritas proyek, tujuan da sasaran hasil
2. Mengidentifikasi kebutuhan dan spesifikasi untuk SAP yang akan
dibangun
3. Memilih seorang konsultan automasi, jika diperlukan
4. Memilih hardware dan software, jika dibutuhkan
5. Menyediakan team proyek, membimbing dan memberikan
dukungan selama proses instalasi sistem baru
6. Memberikan dukungan secara umum utk proyek dan sistem baru,
dan diinstal.
8 dari 13
Konsultan Automasi
Konsultan automasi mungkin dibutuhkan jika tidak ada
seorang staf di perpustakaan yang memiliki latarbelakang
khusus dan ketrampilan yang penting untuk melaksanakan
semua aktivitas yang diperlukan dalam proyek SAP
Tanggungjawab konsultan automasi sebagai berikut:
1. Melakukan studi kelayakan atau studi persiapan lebih dulu untuk
pengadaan SA
2. Menyiapkan disain untuk kebutuhan sistem baru atau tinjauan ulang
dan kritik sistem yang disiapkan oleh staf untuk sistem yang baru
3. Mebantu dalam evaluasi alternatif sistem dan pemilihan sistem yang
terbaik untuk perpustakaan
4. Membantu di dalam instalasi sistem baru
5. Menyediakan konsultasi dan nasihat umum selama proyek
berlangsung
9 dari 13
Request for Proposal (RFP)
Permintaan untuk proposal atau Request for Proposal
(RFP), Request for Information (RFI), Request for
Quotation (RFQ) adalah suatu dokumen yang harus
dihasilkan oleh konsultan automasi.
Biasanya manajer proyek dan komisi pengendalian
proyek bersama-sama menyiapkan dokumen ini, dan
mengiklankan bahwa perpustakaan sedang mencari
konsultan automasi.
10 dari 13
Sebuah RFP harus singkat tetapi jelas dan ringkas.
Minimal beberapa bagian termasuk di dalamnya sbb:
• Tujuan dari RFP (Menjelaskan ttg aplikasi yg diinginkan, pemilihan,
instalasi, dll)
• Deskripsi dari perpustakaan (menjelaskan ttg koleksi, anggota,
transaksi, dll)
• Stetmen pekerjaan (menjelaskan bidang yg akan dikerjakan, spt.
Modul sirkulasi, dll)
• Laporan kebutuhan (konsultan membuat laporan bulanan kepada
manajer proyek ttg pekerjaan sampai saat ini)
• Format proposal (nama, alamat, time table)
11 dari 13
• Metodologi untuk pemilihan konsultan (interview personal,
review RFP)
• Jadwal kontrak (harus dibuat secara detail)
• Prosedur pengiriman RFP (rangkap brp, dikirim kepada siapa,
jam brp, diberi tanda)
• Right not to award contract (perpustakaan berhak untuk
menolak proposal jika dirasakan aplikasi yang diterima tidak sesuai, atau
biaya yang diusulkan lebih dari dana yang dianggarkan)
• Kontak person (nama, alamat, telepon, departemen)
12 dari 13
Sumberdaya Manusia Lainnya
Bakat dan kemampuan dari banyak orang mungkin
diperlukan selama merancang proyek SAP. Banyak juga
yang kadangkala tidak dijumpai pada staf perpustkaan
Ada banyak orang yang berperan penting di dalam
proyek SAP di suatu perpustakaan termasuk:
1. Direktur/manajer perpustakaan
2. Vendor representativ
3. Staf automasi perpustakaan lain
4. Staf pusat pelayanan komputer perpustakaan, dan
5. Bermacam-macam sumberdaya manusia lainnya
13 dari 13
Tugas Kelompok
Membuat Proposal Pengembangan Sistem Automasi
Perpustakaan (SA)
Syarat dan Ketentuan:
• Mengandung Latar belakang dan Tujuan
• Deskripsi dari perpustakaan (menjelaskan ttg koleksi, anggota,
transaksi, dll)
• Stetmen pekerjaan (menjelaskan bidang yg akan dikerjakan, spt.
Modul sirkulasi, dll)
• Staf yang dilibatkan (seperti: manajer proyek, asisten manajer proyek,
analis sistem, dan programer komputer)
• Perangkat keras yang dibutuhkan (komputer server, terminal
komputer, perangkat jaringan, dll)
• Jadwal Kegiatan dan Komponen Pembiayaan
Tugas dipelajari, dibuat rangkap 2, kertas ukuran A4, dijilid dan diserahkan
aslinya (bukan foto kopi) 2 minggu ke depan.
14 dari 13