BAB IV PEMBAHASAN IV.1. Perencanaan Evaluasi IV.1.1. Ruang
advertisement
BAB IV PEMBAHASAN IV.1. Perencanaan Evaluasi IV.1.1. Ruang Lingkup Evaluasi Ruang lingkup pengendalian internal atas siklus pendapatan adalah : 1. Mengevaluasi lima komponen pengendalian internal berdasarkan COSO, meliputi lingkungan pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian, dan pemantauan. 2. Mengidentifikasi kelemahan pengendalian internal atas siklus pendapatan pada PT Cakrawala Visitama Owenindo 3. Memberikan saran perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang ditemukan dalam siklus pendapatan. IV.1.2. Tujuan Evaluasi Tujuan dilakukannya evaluasi yaitu untuk mengetahui kelemahan pengendalian internal atas siklus pendapatan yang dimiliki oleh PT Cakrawala Visitama Owenindo dan memberikan saran untuk memperbaiki kelemahan tersebut. IV.2. Evaluasi Pengendalian Internal Atas Siklus Pendapatan Berikut akan dijelaskan gambaran pengendalian internal yang diterapkan oleh perusahaan berdasarkan komponen-komponen pengendalian internal yang mengacu pada COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commision). Serta akan dijelaskan sebab, akibat, kriteria, dan saran yang diusulkan oleh penulis terhadap pengendalian internal yang dinilai kurang atau belum efektif. IV.2.1. Evaluasi Lingkungan Pengendalian (Control Environment) a. Nilai integritas dan etika Pada PT Cakrawala Visitama Owenindo, Direktur perusahaan sangat menjunjung tinggi adanya nilai integritas dan etika dengan cara mengajarkan dan memberikan contoh yang baik kepada karyawan untuk mengutamakan kejujuran dan disiplin waktu dalam bekerja. Direktur mengkomunikasikan kepada semua karyawan mengenai kebijakan nilai integritas dan etika yang telah ditetapkan perusahaan serta sanksi yang akan diberikan apabila ada karyawan yang melanggar kebijakan tersebut. Contoh : - Apabila ada kehilangan barang di gudang, maka karyawan yang bertanggung jawab atas gudang akan dikenakan sanksi berupa pemotongan gaji untuk mengganti barang yang hilang tersebut. - Apabila ada karyawan yang terlambat masuk pada jam kantor yang telah ditetapkan perusahaan, maka karyawan tersebut akan dikenai sanksi berupa kehilangan kesempatan untuk mendapatkan bonus bulanan yang diberikan oleh perusahaan. Dengan adanya kebijakan tersebut semua karyawan cukup jelas dan mengerti apa perilaku yang diperbolehkan dan yang tidak diperbolehkan, sehingga mendukung lingkungan pengendalian yang baik. b. Komitmen terhadap kompetensi Direktur PT Cakrawala Visitama Owenindo telah membuat komitmen yang tepat terhadap kompetensi karyawan dengan mempertimbangkan keahlian, pendidikan serta pengalaman yang dimiliki oleh calon pekerja dalam merekrut karyawan. Karyawan yang bekerja pada PT Cakrawala Visitama Owenindo merupakan karyawan yang telah melalui beberapa tahap dalam proses penyeleksian karyawan baru. Proses penyeleksian dilakukan untuk mengetahui kemampuan karyawan yang akan bekerja di PT Cakrawala Visitama Owenindo. Penyeleksian dilakukan berdasarkan bidang dan minat dari karyawan tersebut. Karyawan yang sudah diterima di perusahaan akan mendapatkan pelatihan (training) untuk dapat memahami pekerjaannya. Pada PT Cakrawala Visitama Owenindo, setiap karyawan sudah ditempatkan sesuai dengan keahlian dan kemampuan di bidang mereka masingmasing. Hal ini dapat dilihat dari : - Bagian akuntansi mempunyai keahlian di bidang akuntansi sehingga mampu membuat jurnal yang diperlukan serta laporan keuangan - Bagian penjualan mengerti proses penjualan pada PT Cakrawala Visitama Owenindo dengan baik - Bagian Gudang mempunyai kemampuan dalam perhitungan persediaan - Bagian pembelian mempunyai kemampuan dalam mengurus setiap pembelian perusahaan. Dengan demikian, setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik karena karyawan telah memiliki pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan. c. Dewan Direksi dan Komite Audit PT Cakrawala Visitama Owenindo tidak memiliki dewan direksi dan komite audit dalam perusahaannya. Jabatan tertinggi dalam perusahaan dipegang oleh Direktur. Hal ini terjadi karena PT Cakrawala Visitama Owenindo merupakan perusahaan milik pribadi dan masih tergolong kecil, sehingga segala bentuk pemantauan dan pengawasan dilakukan oleh Direktur sendiri. d. Filosofi dan gaya operasi manajemen Filosofi manajemen yang ditetapkan oleh PT Cakrawala Visitama Owenindo yaitu memberikan layanan terbaik kepada customer dan menyediakan produk yang bermutu tinggi, dengan tujuan agar dapat memenuhi kepuasan pelanggan. Manajer perusahaan bertindak agresif dalam memberikan persetujuan kredit kepada pelanggan. Manajer selalu menyetujui penjualan kredit yang diajukan oleh pelanggan tanpa melakukan analisis kredit terlebih dahulu. Perusahaan tidak menetapkan syarat tertentu dalam memberikan persetujuan kredit ke pelanggan baru, karena perusahaan tidak ingin pelanggan merasa dipersulit dengan adanya syarat-syarat tertentu sehingga manajer melakukan penjualan kredit berdasarkan kepercayaan kepada pelanggan. Ini merupakan salah satu gaya operasi manajemen dalam memberikan layanan terbaik kepada pelanggan. Sedangkan gaya operasi manajemen dalam menyediakan produk bermutu tinggi yaitu mengharuskan adanya Quality Control terhadap produk yang akan dikirimkan ke pelanggan. Terdapat kelemahan dalam gaya operasi manajemen perusahaan yaitu manajer bertindak agresif dalam memberikan persetujuan kredit kepada pelanggan tanpa melakukan analisis kredit. Seharusnya manajer bertindak selektif dalam pemberian kredit dan menganalisis supaya ada jaminan bahwa pelanggan mampu dan akan membayar semua piutang tepat waktu. Hal tersebut disebabkan karena manajer tidak ingin kehilangan pesanan dari pelanggan dan ingin meningkatkan penjualan. Kondisi tersebut mengakibatkan perusahaan mendapatkan pelanggan yang memiliki itikad buruk terhadap perusahaan, seperti tidak tepat waktu dalam melakukan pembayaran atas piutang yang jatuh tempo ataupun tidak mau melunasi piutangnya, sehingga menimbulkan piutang tak tertagih. Sehubungan dengan permasalahan ini, penulis menyarankan agar manajer mengubah sikap agresifnya menjadi sikap selektif dalam memberikan persetujuan kredit terutama kepada pelanggan-pelanggan yang tidak tepat waktu dalam melakukan pembayaran atas piutang yang jatuh tempo ataupun tidak mau melunasi piutangnya. Dengan begitu, perusahaan dapat meminimalkan risiko piutang tak tertagih. e. Struktur organisasi dan penetapan wewenang dan tanggung jawab PT Cakrawala Visitama Owenindo telah memiliki struktur organisasi secara tertulis yang jelas menerangkan wewenang dan tanggung jawab dalam setiap fungsi atau bagian yang terdapat dalam perusahaan. Struktur organisasi PT Cakrawala Visitama Owenindo terdiri dari beberapa bagian yang memiliki tugas dan fungsi masing-masing. Untuk gambar struktur organisasi dapat dilihat pada bab sebelumnya (Bab III). Dari struktur organisasi yang telah diuraikan sebelumnya, dapat dilihat bahwa struktur organisasi pada PT Cakrawala Visitama Owenindo berbentuk garis (line organization), dimana seorang atasan membawahi sejumlah bawahan, sedangkan seorang bawahan bertanggungjawab langsung kepada seorang atasan. Bentuk garis mengambarkan bahwa wewenang mengalir dari atas ke bawah, sedangkan tanggung jawab mengalir dari bawah menuju atas. f. Kebijakan dan praktik Sumber Daya Manusia PT Cakrawala Visitama Owenindo menyadari pentingnya memiliki karyawan yang kompeten dan jujur dalam menciptakan lingkungan pengendalian yang baik, sehingga perusahaan membentuk satu bagian HRD yang bertugas menerapkan kebijakan dan praktik Sumber Daya Manusia dalam merekrut karyawan baru. Berikut beberapa pelaksanaan kebijakan dan praktik Sumber Daya Manusia oleh PT Cakrawala Visitama Owenindo : 1. Dalam merekrut karyawan, perusahaan menetapkan persyaratan khusus seperti pendidikan, pengalaman, dan kemampuan berbahasa. Berdasarkan syarat-syarat tersebut, dilakukan penyeleksian bagi calon karyawan. Setelah dilakukan penyeleksian, calon karyawan yang memenuhi syarat akan dipanggil untuk melakukan wawancara (interview). Calon karyawan yang berhasil melewati tahap interview harus mengikuti tes atau pengujian tertulis. Setelah melewati semua tahap penyeleksian, calon karyawan paling berkompeten yang akan diterima sebagai karyawan di perusahaan. Karyawan yang sudah diterima di perusahaan akan mendapatkan pelatihan (training) untuk dapat memahami pekerjaannya dan diberikan masa percobaan selama 3 bulan terhitung dari tanggal yang bersangkutan mulai kerja. Calon karyawan yang berhasil melampaui masa percobaan akan diangkat menjadi karyawan tetap. Inilah gambaran singkat proses penyeleksian dan perekrutan karyawan. 2. Perusahaan memberikan gaji kepada karyawan disesuaikan dengan kompetensi yang dimiliki oleh karyawan. Selain gaji tetap , perusahaan juga memberikan bonus bulanan tergantung dari kinerja karyawan selama periode tersebut. Dengan adanya kompensasi yang cukup sesuai dengan kompetensi yang dimiliki, perputaran karyawan pada PT Cakrawala Visitama Owenindo cukup rendah dan kinerja karyawan lebih optimal. Tabel berikut ini adalah hasil evaluasi yang dilakukan penulis terhadap komponen lingkungan pengendalian yang ada di perusahaan, yaitu : No Evaluasi Lingkungan Pengendalian 1 Nilai integritas dan etika 2 Komitmen terhadap kompetensi 3 Filosofi dan gaya operasi manajemen 4 Struktur organisasi dan penetapan wewenang dan tanggung jawab 5 Kebijakan dan praktik Sumber Daya Manusia Efektif Tidak Efektif √ √ x √ √ Berdasarkan tabel evaluasi di atas, penulis menyimpulkan bahwa lingkungan pengendalian di perusahaan sudah efektif, namun terdapat kelemahan terkait unsur “filosofi dan gaya operasi manajemen” dimana Manajer bertindak agresif dalam memberikan persetujuan kredit kepada pelanggan tanpa melakukan analisis kredit. IV.2.2. Evaluasi Penilaian Risiko (Risk Assestment) Penilaian risiko bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang berhubungan dengan pengendalian internal perusahaan. Risiko dapat disebabkan oleh faktor internal dan eksternal. Dalam menjalankan usahanya, perusahaan tidak terlepas dari risiko yang mungkin dapat mempengaruhi hasil usahanya. Direktur perusahaan telah melakukan penilaian atas risiko-risiko yang berkaitan dengan berbagai aktivitas, terutama aktivitas siklus pendapatan. Berikut beberapa penilaian risiko yang telah dilakukan perusahaan dan tindakan antisipasi yang diambil antara lain: • Risiko perekonomian Risiko perekonomian merupakan risiko yang timbul sehubungan dengan perubahan kondisi perekonomian nasional secara umum seperti tingkat pertumbuhan ekonomi, tingkat inflasi , tingkat suku bunga, dan fluktuasi nilai tukar rupiah terhadap mata uang asing. Risiko ini dapat mempengaruhi secara langsung maupun tidak kepada perusahaan yang selanjutnya dapat mempengaruhi kegiatan operasional dan pendapatan perusahaan. Contoh : - Saat terjadi krisis moneter yang dapat mengakibatkan tingkat penjualan menurun, risiko ini telah diantisipasi dengan cara mengurangi jumlah pembelian persediaan agar tidak terjadi penumpukan barang di gudang. Hal tersebut dilakukan untuk meminimalkan dampak dari kondisi eksternal tersebut. - Untuk mengatasi risiko perubahan nilai tukar mata valuta asing, Direktur PT Cakrawala Visitama Owenindo melakukan pemantauan secara teratur untuk memastikan bahwa risiko tersebut masih berada dalam batas yang masih dapat diterima perusahaan untuk meminimalisir risiko yang material. • Risiko penagihan Untuk meminimalkan risiko tidak tertagihnya A/R (piutang usaha), perusahaan berusaha untuk menjalin hubungan baik dengan customernya supaya customer dapat membeli produk dari perusahaan secara berkesinambungan. • Risiko operasional Risiko operasional adalah risiko akibat tidak berfungsinya proses internal, kesalahan manusia, kegagalan sistem, atau adanya kejadian eksternal yang mempengaruhi operasional perusahaan. Contoh : - Risiko karyawan baru Untuk meminimalisir risiko yang mungkin terjadi saat perusahaan menempatkan karyawan baru dalam aktivitas siklus pendapatan, tindakan antisipasi yang diambil oleh perusahaan yaitu karyawan baru tersebut tidak langsung ditempatkan pada bagian-bagian yang penting dalam aktivitas siklus pendapatan, namun akan diberikan pelatihan terlebih dahulu selama tiga bulan untuk meningkatkan kemampuannya supaya karyawan tersebut dapat menjalankan aktivitas siklus pendapatan dengan baik. Hal ini dilakukan agar karyawan baru tersebut benar-benar memahami prosedur siklus pendapatan sehingga dapat meminimalisasikan kesalahan yang mungkin dilakukan oleh karyawan baru tersebut. - Risiko kecurangan karyawan Perusahaan telah sadar bahwa ada kemungkinan terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Salah satu kecurangan yang dapat dilakukan karyawan adalah pencurian kas. Untuk menghindari dan mencegah risiko kecurangan tersebut, perusahaan menetapkan kebijakan yaitu semua pembayaran dilakukan melalui transfer langsung melalui bank ke rekening perusahaan. Dengan adanya kebijakan tersebut, risiko kecurangan akan dapat dicegah. - Risiko teknologi baru Untuk meminimalisasi risiko yang mungkin terjadi akibat adanya teknologi baru, maka PT Cakrawala Visitama Owenindo telah menggunakan teknologi komputer dalam melaksanakan kegiatan operasional perusahaan, dengan tujuan dapat memberikan kemudahan bagi karyawan dalam melakukan pekerjaan dengan lebih mudah dan cepat. Untuk itu, perusahaan menggunakan komputer dalam membuat bukti-bukti transaksi dan melakukan pencatatan, supaya dapat meminimalisir risiko terjadinya kesalahan. - Risiko penggunaan sistem secara komputerisasi Untuk meminimalisasi risiko penggunaan program dalam pencatatan dan penyimpanan data perusahaan, tindakan antisipasi yang diambil oleh perusahaan yaitu adanya pembatasan akses dalam menggunakan program dengan menggunakan user id dan password . Terdapat kelemahan terkait penilaian risiko yang telah dilakukan oleh Direktur PT Cakrawala Visitama Owenindo yaitu : 1. Perusahaan tidak menetapkan limit kredit bagi pelanggan, sehingga pelanggan dapat terus melakukan transaksi tanpa melakukan pelunasan terlebih dahulu. Perusahaan seharusnya menetapkan limit kredit bagi pelanggan, agar dapat menghindari kemungkinan terjadinya keterlambatan pembayaran dan risiko piutang tak tertagih. Hal tersebut disebabkan karena perusahaan memberikan kepercayaan besar terhadap pelanggan dan mementingkan hubungan baik dengan setiap pelanggan. Kondisi tersebut mengakibatkan saldo piutang pelanggan semakin besar dan risiko piutang tak tertagih tidak dapat diminimalisir. Sehubungan dengan permasalahan ini, penulis menyarankan agar perusahaan menetapkan adanya limit kredit bagi pelanggan. Misalnya, jumlah paling minimum sebesar Rp10.000.000,- (sepuluh juta rupiah). Penetapan limit kredit dapat ditentukan berdasarkan penilaian atas pelanggan yang telah dilakukan melalui analisis kredit. Dengan adanya penetapan limit kredit, diharapkan piutang pelanggan tidak melebihi kemampuan dalam melakukan pembayaran, sehingga kemungkinan terjadinya keterlambatan pembayaran dan adanya piutang tak tertagih dapat diminimalisir. 2. Perusahaan tidak memiliki kebijakan diskon dalam penjualan kredit. Perusahaan seharusnya memiliki kebijakan diskon dalam penjualan kredit supaya dapat mengurangi risiko keterlambatan pembayaran piutang. Hal tersebut disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa setiap pelanggan dapat melunasi piutangnya dengan tepat waktu. Kondisi tersebut mengakibatkan modal kerja perusahaan menjadi tidak efektif karena banyak piutang pelanggan yang tidak dibayar pada saat jatuh tempo. Sehubungan dengan permasalahan ini, penulis menyarankan agar perusahaan menetapkan kebijakan diskon dalam penjualan kredit. Misalnya, dengan sistem 2 /10,n/30. Dengan adanya penetapan kebijakan diskon, diharapkan dapat menarik minat pelanggan untuk melakukan pelunasan piutang tepat waktu.. Tabel berikut ini adalah hasil evaluasi yang dilakukan penulis terhadap komponen penilaian risiko yang ada di perusahaan, yaitu : No Evaluasi Penilaian Risiko 1 Risiko perekonomian 2 Risiko penagihan 3 Risiko operasional Efektif Tidak Efektif √ x √ Berdasarkan tabel evaluasi di atas, penulis menyimpulkan bahwa penilaian risiko di perusahaan cukup efektif, karena perusahaan telah mampu mengidentifikasi dan menganalisis risiko yang mungkin timbul, namun belum dapat mengelola risiko tersebut dengan baik khususnya risiko penagihan . Hal ini dapat dilihat dari: - tidak adanya penetapan limit kredit bagi pelanggan - tidak adanya kebijakan diskon dalam penjualan kredit. IV.2.3. Evaluasi Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Berikut beberapa hal terkait dengan penerapan informasi dan komunikasi pada PT Cakrawala Visitama Owenindo : 1. Perusahaan telah memiliki sistem akuntansi yang mengatur jalannya aktivitas siklus pendapatan. Hal ini ditunjukkan dengan tersedianya prosedur siklus pendapatan yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya. Prosedur tersebut menggambarkan arus informasi dan aktivitas yang dilakukan dalam siklus pendapatan dimulai dari terjadinya penjualan sampai diterimanya pembayaran atas penjualan tersebut. Prosedur siklus pendapatan dibuat sebagai dasar bagi perusahaan untuk menetapkan pengendalian internal pada setiap aktivitasnya, menetapkan risiko pengendalian dan mengukur efisiensi dan efektivitas operasi penjualan dan penerimaan kas. Pengolahan sistem akuntansi pada perusahaan telah dilakukan secara terkomputerisasi. Hal ini memudahkan karyawan dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan, karena pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan lebih mudah dengan adanya sistem yang sudah terkomputerisasi tersebut. 2. Direktur mengkomunikasikan kebijakan dan prosedur perusahaan secara efektif kepada seluruh karyawan dan telah dipahami dengan baik. Kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pengendalian internal khususnya siklus pendapatan pada PT Cakrawala Visitama Owenindo, telah dikomunikasikan oleh Direktur kepada seluruh karyawan yang bekerja di perusahaan. Sehingga semua karyawan telah memperoleh pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab masing-masing berkenaan dengan pengendalian internal pelaporan keuangan. Terdapat kelemahan tekait informasi dan komunikasi yang ditetapkan oleh PT Cakrawala Visitama Owenindo yaitu tidak adanya proses analisis kredit dalam prosedur persetujuan kredit yang dapat memastikan bahwa pelanggan mampu dan akan membayar semua piutangnya. Hal tersebut dikarenakan perusahaan belum memiliki pedoman dalam prosedur siklus pendapatan perusahaan. Kondisi tersebut mengakibatkan manajer bertindak agresif dalam memberikan persetujuan kredit kepada pelanggan, sehingga menimbulkan risiko piutang tidak tertagih yang tinggi. Sehubungan dengan permasalahan ini, penulis menyarankan agar perusahaan melakukan analisis kredit sebelum memberikan persetujuan kredit kepada pelanggan. Misalnya, dengan cara melakukan survei langsung ke lokasi pelanggan dan menilai kredibilitas pelanggan (bagi pelanggan baru) dan memeriksa status kredit pelanggan dari hubungan bisnis yang terjadi selama ini (bagi pelanggan lama). Tabel berikut ini adalah hasil evaluasi yang dilakukan penulis terhadap komponen informasi dan komunikasi yang ada di perusahaan, yaitu : No Evaluasi Informasi dan Komunikasi 1 Informasi (Sistem Akuntansi) 2 Komunikasi antar karyawan dan bagian Efektif Tidak Efektif x √ Berdasarkan tabel evaluasi di atas, penulis menyimpulkan bahwa informasi dan komunikasi di perusahaan cukup efektif, karena perusahaan telah memiliki sistem akuntansi yang mengatur jalannya aktivitas siklus pendapatan dan komunikasi antar karyawan maupun antar bagian telah terjalin dengan baik. Namun masih terdapat kelemahan yaitu tidak adanya proses analisis kredit dalam prosedur persetujuan kredit yang dapat memastikan bahwa pelanggan mampu dan akan membayar semua piutangnya. IV.2.4. Evaluasi Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Aktivitas pengendalian atas siklus pendapatan yang dilakukan oleh PT Cakrawala Visitama Owenindo adalah sebagai berikut : 1. Pemisahan tugas Pemisahan tugas merupakan salah satu hal yang mendukung pengendalian internal menjadi baik. Pemisahan tugas dapat dilihat dari struktur organisasi yang ada di perusahaan. Struktur organisasi PT Cakrawala Visitama Owenindo terdiri atas beberapa bagian : - Manager marketing bertugas menangani jalannya proses penjualan dan memberikan otorisasi penjualan kredit. - Admin penjualan bertugas mencatat pesanan pelanggan sampai dengan dikeluarkannya Sales Order, Invoice , dan Surat Jalan. - Bagian accounting bertugas mencatat seluruh proses operasional perusahaan, seperti mencatat penjualan, piutang, dan penerimaan kas. - Bagian gudang bertugas melakukan pengecekan terhadap barang-barang yang berada di gudang. Pemisahan tugas yang dilakukan oleh PT Cakrawala Visitama Owenindo adalah sebagai berikut : a. Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi kredit, akuntansi, gudang, dan penerimaan kas - Tugas fungsi kredit adalah memberikan otorisasi kredit atas penjualan kredit yang diajukan pelanggan. (Fungsi ini dilakukan oleh Manajer Marketing) - Tugas fungsi penjualan adalah mencatat pesanan pelanggan sampai dengan dikeluarkannya sales order, invoice , dan Surat Jalan . (Fungsi ini dilakukan oleh admin penjualan ) - Tugas fungsi akuntansi adalah mencatat seluruh proses operasional perusahaan, seperti mencatat penjualan, piutang, dan penerimaan kas. (Fungsi ini dilakukan oleh bagian accounting ) - Tugas fungsi gudang adalah melakukan pengecekan terhadap barangbarang yang berada di gudang. (Fungsi ini dilakukan oleh bagian gudang) - Tugas fungsi penerimaan kas adalah menerima segala bentuk pembayaran yang masuk dalam perusahaan. (Fungsi ini dilakukan oleh bank (outsourcing)) b. Fungsi pencatatan piutang terpisah dengan fungsi penagihan - Tugas fungsi pencatatan piutang adalah mencatat piutang-piutang yang terdapat diperusahaan, baik piutang yang sudah tertagih maupun piutang yang belum tertagihkan (Fungsi ini dilakukan oleh bagian akuntansi) - Fungsi penagihan bertugas menagih atas piutang-piutang yang belum tertagih (Fungsi ini dilakukan oleh admin penjualan). Terdapat kelemahan terkait pemisahan tugas pada PT Cakrawala Visitama Owenindo yaitu fungsi penagihan belum melaksanakan fungsinya secara teratur dalam melakukan penagihan kepada pelanggan. Seharusnya perusahaan melakukan pembagian tugas yang baik dan memadai agar dapat mendukung perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hal tersebut disebabkan karena adanya perangkapan tugas untuk fungsi penjualan dan fungsi penagihan yang dijabat oleh 1 orang yaitu bagian admin penjualan. Kondisi tersebut mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian karena keterlambatan dalam melakukan penagihan piutang akan membuat modal kerja perusahaan menjadi tidak efektif. Sehubungan dengan permasalahan ini, penulis menyarankan agar perusahaan melakukan pemisahan tugas untuk fungsi penagihan dengan membentuk bagian penagihan yang secara khusus melakukan penagihan kepada pelanggan atas piutang yang akan jatuh tempo maupun piutang yang tak tertagih. Jika tidak bisa diterapkan karena alasan biaya, maka perusahaan dapat merangkapkan fungsi ini pada bagian lain yang sudah ada, misalnya fungsi penagihan diserahkan kepada Manajer Marketing. Dengan demikian, diharapkan fungsi dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik dan menciptakan aktivitas pengendalian yang lebih efektif. 2. Otorisasi yang sesuai Pada PT Cakrawala Visitama Owenindo, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pihak yang berwewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Dalam melaksanakan aktivitas siklus pendapatan, otorisasi yang ditetapkan oleh PT Cakrawala Visitama Owenindo adalah sebagai berikut : - Manager marketing Bagian ini berwenang memberikan otorisasi atas penerimaan pesanan dan persetujuan pemberian kredit. - Admin penjualan Bagian ini berwenang memberikan otorisasi atas pencatatan pesanan pelanggan dan penerbitan Sales Order, invoice, dan Surat Jalan. - Bagian accounting Bagian ini berwenang memberikan otorisasi atas pencatatan laporan penjualan, laporan piutang, dan laporan penerimaan kas, serta laporan keuangan. - Bagian Gudang Bagian ini berwenang memberikan otorisasi atas pencatatan barang masuk dan barang keluar . Terdapat kelemahan terkait sistem otorisasi pada PT Cakrawala Visitama Owenindo yaitu tidak adanya fungsi kredit yang secara khusus menangani otorisasi persetujuan kredit, namun diserahkan ke Manajer Marketing. Seharusnya perusahaan memiliki fungsi kredit yang secara khusus melakukan analisis kredit dan memberikan otorisasi atas persetujuan penjualan kredit. Hal tersebut disebabkan karena perusahaan tidak memiliki fungsi kredit yang bertugas menangani otorisasi persetujuan kredit. Kondisi tersebut dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan karena Manajer Marketing mengotorisasi persetujuan penjualan kredit tanpa melakukan analisis kredit terhadap calon pelanggan. Sehubungan dengan permasalahan ini, penulis menyarankan agar perusahaan membentuk fungsi kredit yang secara khusus melakukan prosedur analisis kredit dan memberikan otorisasi atas persetujuan penjualan kredit. Jika tidak tidak bisa diterapkan karena alasan biaya, maka perusahaan dapat merangkapkan fungsi ini pada bagian lain yang memungkinkan, contohnya fungsi kredit dirangkap oleh Bagian accounting. 3. Dokumen yang memadai Pada PT Cakrawala Visitama Owenindo, dokumen yang berkaitan dengan siklus pendapatan diberikan nomor urut tercetak sehingga pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan dan bukti transaksi mudah ditelusuri kembali. Selain itu, perusahaan juga menggunakan dokumen rangkap banyak sesuai kebutuhan perusahaan, yang tujuannya untuk mencegah kekeliruan administrasi. Dokumen terkait siklus pendapatan yang telah diberikan nomor urut tercetak antara lain : - Sales order - Invoice - Surat Jalan - Sales Return Semua dokumen dibuat rangkap tiga dan dilengkapi dengan tanggal transaksi. 4. Pengendalian umum komputer PT Cakrawala Visitama Owenindo telah memiliki sistem yang terkomputerisasi. Hal ini memudahkan karyawan dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan, karena pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan lebih mudah dengan adanya sistem yang sudah terkomputerisasi tersebut. Tindakan pengendalian umum komputer yang diterapkan oleh PT Cakrawala Visitama Owenindo yaitu memiliki sistem login dengan menggunakan user id dan password untuk membatasi akses terhadap data informasi dalam komputerisasi agar dapat mencegah adanya kecurangan dan manipulasi data. 5. Pengendalian fisik Pengendalian fisik yang sudah diterapkan pada PT Cakrawala Visitama Owenindo, yaitu sebagai berikut : (1) Pegendalian fisik terhadap aktiva perusahaan. Perusahaan menyediakan ruang penyimpanan terkunci yang bebas dari bahaya untuk menyimpan persediaan perusahaan. Selain itu, perusahaan juga melakukan pembatasan akses ke ruang penyimpanan tersebut hanya kepada Bagian gudang. Pengendalian tersebut dilakukan agar dapat mengurangi risiko pencurian. (2) Pegendalian fisik terhadap dokumen/catatan perusahaan Dokumen/catatan terkait siklus pendapatan telah diarsipkan dan disimpan rapi di dalam lemari brankas sesuai nomor urut tercetak dan tanggal. Pengendalian ini dilakukan agar proses pencatatan dapat berjalan dengan baik dan mempermudah untuk melakukan pengecekan dan pencocokan dokumen. 6. Review kinerja Pada PT Cakrawala Visitama Owenindo, Direktur setiap bulan melakukan review atas kinerja perusahaannya dengan cara membandingkan laporan keuangan bulan berjalan dengan laporan keuangan bulan-bulan sebelumnya sehingga Direktur dapat mengetahui kinerja perusahaan saat ini dibanding dengan kinerja sebelumnya dan melakukan tindakan perbaikan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan demikian, pengendalian internal perusahaan akan menjadi lebih efektif dan dapat mendukung perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tabel berikut ini adalah hasil evaluasi yang dilakukan penulis terhadap komponen aktivitas pengendalian (control activities) yang ada di perusahaan, yaitu : No Evaluasi Aktivitas Pengendalian 1 Pemisahan tugas 2 Otorisasi yang sesuai 3 Dokumen yang memadai 4 Pengendalian umum komputer 5 Pengendalian fisik 6 Review kinerja Efektif Tidak Efektif x x √ √ √ √ Berdasarkan tabel evaluasi di atas, penulis menyimpulkan bahwa aktivitas pengendalian di perusahaan sudah efektif, namun masih terdapat kelemahan terkait pemisahan tugas yaitu fungsi penagihan belum melaksanakan fungsinya secara teratur dalam melakukan penagihan kepada pelanggan. Selain itu, kelemahan terkait otorisasi yaitu tidak adanya fungsi kredit yang secara khusus menangani otorisasi persetujuan kredit, namun diserahkan ke Manajer Marketing. IV.2.5. Evaluasi Pemantauan (Monitoring) Berikut beberapa hal terkait penerapan pemantauan (monitoring) yang telah dilakukan PT Cakrawala Visitama Owenindo pada transaksi siklus pendapatan: 1. Direktur secara rutin memeriksa laporan keuangan setiap bulan serta semua pencatatan transaksi yang ada. Dengan adanya rutinitas pemeriksaan laporan keuangan setiap bulan yang dilakukan oleh Direktur serta semua pencatatan transaksi yang terjadi, maka Direktur dapat mengetahui jumlah penjualan aktual yang terjadi di perusahaan dan membandingkannya dengan target penjualan yang direncanakan. Direktur juga dapat menganalisa dan mengambil tindakan atas kesimpulan yang didapatnya serta mencocokkan setiap transaksi yang tercatat dengan semua bukti yang ada. 2. Manajer melakukan pemeriksaan atas kelengkapan dokumen transaksi siklus pendapatan setiap hari. Dengan adanya pemeriksaan setiap hari atas kelengkapan dokumen transaksi siklus pendapatan, maka keandalan data akuntansi akan semakin terjaga dengan baik. Apabila hal ini dilakukan secara terus menerus oleh pihak perusahaan, maka perusahaan dapat mencegah kemungkinan salah saji potensial dan kecurangan yang akan terjadi. Selain kelebihan di atas, penulis menemukan bahwa perusahaan masih memiliki kelemahan terkait aktivitas pemantauan yaitu tidak dilakukannya evaluasi pengendalian internal secara periodik. Seharusnya perusahaan melakukan evaluasi pengendalian internal secara periodik agar dapat mengetahui kelemahan yang terdapat dalam perusahaan sehingga dapat mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Hal tersebut disebabkan karena perusahaan tidak memiliki auditor internal yang bertugas mengevaluasi keefektivitasan sistem yang berjalan di perusahaan dan pengendalian internal yang diterapkan perusahaan. Kondisi tersebut menimbulkan ketidaktahuan atas kelemahan pengendalian internal perusahaan, sehingga mengakibatkan peluang terjadinya kecurangan atau fraud yang dilakukan oleh karyawan. Sehubungan dengan permasalahan ini, penulis menyarankan agar perusahaan membentuk Bagian internal audit yang berfungsi melakukan pemeriksaan dan pemantauan serta mengevaluasi pengendalian internal perusahaan secara periodik. Dengan demikian, apabila terdapat kelemahan dalam pengendalian internal perusahaan dapat segera diketahui dan ditindaklanjuti, sehingga perusahaan dapat meminimalkan risiko terjadinya kecurangan atau fraud serta dapat meningkatkan kualitas pengendalian internal menjadi lebih efektif. Tabel berikut ini adalah hasil evaluasi yang dilakukan penulis terhadap komponen pemantauan (monitoring) yang ada di perusahaan, yaitu : No Evaluasi Pemantauan Efektif 1 Monitoring kegiatan yang sedang berjalan √ 2 Evaluasi pengendalian internal Tidak Efektif x Berdasarkan tabel evaluasi di atas, penulis menyimpulkan bahwa pemantauan (monitoring) yang ada di perusahaan cukup efektif karena kegiatan pemantauan telah dilakukan secara rutin oleh Direktur dan Manajer. Namun masih terdapat kelemahan yaitu tidak dilakukannya evaluasi pengendalian internal secara periodik.