BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK

BAB III
SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III – Sistem Organisasi Dan Manajemen Proyek
BAB III
SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
3.1
Sistem Organisasi
Sistem organisasi memegang peranan cukup penting dalam sebuah proyek.
Sebuah proyek akan berhasil jika di dalamnya terdapat sistem organisasi yang
baik. Sistem tersebut merupakan pengelolaan proyek dengan tujuan mengatur
tahap–tahap pelaksanaan pekerjaan dalam mencapai sasaran. Sedangkan
organisasi proyek merupakan suatu sistem yang melibatkan banyak pihak yang
bekerja sama dalam melaksanakan serangkaian kegiatan. Oleh karena itu unsur –
unsur yang terlibat dalam pengelolaan harus saling bekerja sama dan mempunyai
rasa tanggung jawab terhadap tugas, kewajiban serta wewenang yang telah
diberikan sesuai bidang dan keahlian masing-masing. Proyek biasanya bersifat
lintas fungsi organisasi sehingga membutuhkan bermacam keahlian dan berbagai
profesi. Keuntungan dari adanya organisasi dalam suatu proyek adalah :
Ø
Pekerjaan dapat dilaksanakan secara matang.
Ø
Pekerjaan yang tumpang tindih dapat dihindari dengan dilaksanakannya
pembagian tugas serta tanggung jawab sesuai keahlian.
Ø
Meningkatkan pendayagunaan dana, fasilitas, serta kemampuan yang tersedia
secara maksimal.
III-1
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III – Sistem Organisasi Dan Manajemen Proyek
Struktur Organisasi Pelaksana Proyek Pembangunan Wisma Kartika
III-2
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III – Sistem Organisasi Dan Manajemen Proyek
3.2
Manajemen Proyek
Proyek adalah aktivitas sementara dan personil, material serta sarana untuk
mewujudkan sasaran-sasaran (proyek dalam kurun waktu tertentu yang kemudian
berakhir. Tahapan dalam suatu proyek adalah survey (survey), inivestigation
(investigasion), konstruksi (construction), operasi (operation), pemeliharaan
(maintenance). Manajemen yang baik diperlukan agar proyek dapat berjalan
sesuai dengan rencana. Pelaksanaan proyek harus diselenggarakan secara
menyeluruh mulai dari perencanaan, pembangunan fisik, sampai dengan
pemeliharaan. Proyek memiliki karakteristik tertentu yaitu:
Ø Unik.
Pada dasarnya tidak ada proyek yang benar-benar sama, karena dipengaruhi
oleh berbagai macam faktor (tujuannya, lokasi proyek, prasarana yang
tersedia, teknologi yang digunakan serta waktu penyelenggaraan).
Ø Tidak berulang.
Kegiatan penyelenggaraan proyek adalah kegiatan yang sekali selesai dan
bersifat spesifik, dengan demikian pengalaman yang diperoleh tidak selalu
dapat digunakan sepenuhnya pada proyek yang lainnya meskipun proyek
tersebut sejenis.
Ø Kendala - kendala yang kuat
Kendala yang ada proyek antara lain keterbatasan biaya, kualitas yang
diharapkan selalu baik dan dapat dipertanggung jawabkan secara teknis, serta
terbatasnya waktu pelaksanaan, sehingga sulit dicapai ketiga kendala tersebut
dalam pelaksanaan proyek.
III-3
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III – Sistem Organisasi Dan Manajemen Proyek
3.2.1 Sistem Tender
Dalam pelaksanaan Proyek Pembangunan Wisma Kartika, owner terlebih
dahulu melakukan pemilihan terhadap pihak –pihak yang terlibat dan saling
bekerjasama satu dengan yang lainnya dalam rangka pelaksanaan pembangunan
proyek. Sistem pemilihan tersebut dilakukan dengan cara pelelangan. Pada
umumnya, proses pelelangan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain :
Ø Pelelangan umum, pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang
sifatnya terbuka untuk seluruh pihak dalam mengakukan penawaran sesuai
ketentuan yang berlaku. Sistem pelelangan ini biasanya diumumkan melalui
media cetak atau media elektronika.
Ø Pelelangan terbatas, pelelangan terbatas merupakan jenis pelelangan yang
hanya memberikan kesempatan pada pihak – pihak tertentu yang berkualitas
dan bonafit, dalam arti telah terpilih untuk memasukkan penawaran.
Ø Penunjukkan langsung, merupakan pelelangan dengan system penunjukkan
langsung oleh rekanan owner. Dimana penunjukkan ini hanya berlaku pada
satu pihak yang memenuhi klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang akan
melaksanakan suatu proyek yang ditawarkan.
3.2.2 Tahap Kontrak
Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi tugas
(owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberi tugas (owner)
menetapkan / menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan pemenang pelelangan
dilaksanakan dengan cara mengeluarkan surat pelulusan pekerjaan / surat perintah
kerja (gunning). Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan
III-4
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III – Sistem Organisasi Dan Manajemen Proyek
kontraktor. Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur dalam
dokumen kontrak beserta dan bersifat menyeluruh / lumpsum. Perjanjian yang
terdapat dalam dokumen kontrak beserta dengan lampirannya merupakan satu
kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Pada Proyek
Pembangunan Wisma Kartika menggunakan jenis kontrak Unit Price yaitu
semua jenis kontrak yang harga satuan pekerjaannya sudah ditentukan.
Pembayaran yang dilakukan oleh Owner kepada kontraktor bertahap setiap 5%
dari harga pekerjaan atau nilai kontrak pada saat prestasi pekerjaan mencapai 5%
dan kelipatannya serta dikurangi retensi 5% dari prestasi pekerjaan.
3.2.3 Pihak –Pihak yang terkait
Secara garis besar unsur-unsur yang terlibat dalam pelaksana pembangunan
proyek meliputi pemberi tugas / pemilik proyek (Owner), konsultan perencana,
kontraktor utama dan konsultan pengawas. Keempat unsur pengelola proyek
tersebut mempunyai wewenang dan tanggung jawab sesuai
kedudukan dan
fungsinya.
Hubungan kerja dalam Proyek Pembangunan Wisma Kartika adalah sebagai
berikut :
Ø Pemilik proyek
: Yayasan Kartika Eka Paksi
Ø Kontraktor utama
: PT. Hutama Karya
Ø Konsultan Arsitektur
: F Architect Studio
Ø Konsultan Struktur
: PT. Anugrah Multi Cipta Karya
Ø Manajemen Konstruksi
: PT. Yaika Gema Utama
III-5
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III – Sistem Organisasi Dan Manajemen Proyek
a.
Pemberi Tugas / Pemilik Proyek (Owner)
Pemberi tugas / pemilik proyek (Owner) adalah seseorang atau badan
hukum atau instansi yang memiliki proyek dan menyediakan dana untuk
merealisasikannya. Antara pemilik proyek (Owner) dengan kontraktor,
kontraktor berkewajiban melaksanakan pekerjaan sesuai kontraknya dengan
baik, tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan pada waktu
penyerahan pekerjaan. Sedangkan owner membayar biaya pelaksanaan
kepada kontraktor dan sub kontraktor sesuai dengan kontrak. Kontrak yang
digunakan dalam proyek ini adalah kontrak Unit Price.
Pemilik proyek mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut :
Ø Menyediakan dana yang diperlukan untuk merealisasikan proyek dan
mengendalikan proyek secara keseluruhan untuk mencapai sasaran baik
segi kualitas fisik proyek maupun batas waktu yang telah ditetapkan.
Ø Mengadakan kontrak dengan kontraktor yang memuat tugas dan
kewajiban sesuai prosedur.
Ø Menunjuk kontraktor pemenang tender untuk melaksanakan proyek
tersebut.
Ø Menandatangani surat perjanjian pemborongan dan surat perintah kerja.
Ø Menetapkan pekerjaan tambahan atau pengurangan pekerjaan.
Ø Mengeluarkan semua instruksi dan menyerahkan semua dokumen
pembayaran kepada kontraktor
Ø Menerima hasil pekerjaan dari pelaksanaan proyek atau kontraktor.
III-6
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III – Sistem Organisasi Dan Manajemen Proyek
b.
Kontraktor
Kontraktor adalah pihak yang diserahi tugas untuk melaksanakan
pembangunan proyek oleh owner melalui prosedur pelelangan. Pekerjaan
yang dilaksanakan harus sesuai dengan kontrak (rencana kerja dan syarat syarat serta gambar - gambar kerja) dengan biaya yang telah disepakati.
Antara kontraktor dengan sub kontraktor, kontraktor sebagai pelaksana
dapat memberikan bagian (sub) pekerjaannya sesuai kesepakatan dalam
kontrak kerja. Kontraktor mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut:
Ø Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan peraturan dan syarat - syarat
yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak.
Ø Membuat gambar kerja (shop drawing) sebelum memulai pelaksanaan
pekerjaan.
Ø Memastikan item-item pekerjaan yang masuk kedalam Bill of Quantity
(BQ) dan jika ada item pekerjaan yang belum termasuk dalam BQ tetapi
ada pada gambar kerja untuk diajukan sebagai kerja tambah.
Ø Membuat Rencana Kerja yang disetujui oleh Owner melalui Manajemen
Konstruksi.
Ø Membuat laporan hasil pekerjaan berupa laporan kemajuan proyek.
Ø Mengasuransikan pekerjaan dan kecelakaan kerja bagi tenaga kerja.
Ø Melakukan perbaikan atas kerusakan atau kekurangan pekerjaan akibat
kelalaian selama pelaksanaan dengan menanggung seluruh biayanya.
III-7
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III – Sistem Organisasi Dan Manajemen Proyek
c.
Sub Kontraktor
Sub Kontraktor adalah penyedia jasa (pekerja saja atau pekerja dan material)
yang menerima dan melaksanakan sebagian atau seluruh pekerjaan
konstruksi yang disubkan secara penuh oleh kontraktor. Kontraktor wajib
untuk bekerja sama dengan Sub Kontraktor. Pekerjaan yang dilaksanakan
oleh Sub Kontraktor menjadi tanggung jawab pihak yang menunjuknya
(Owner atau Kontraktor).
3.2.4 Hubungan Kerja
Hubungan kerja adalah hubungan antar pengelola yang mempunyai tanggung
jawab terhadap pelaksanaan pembangunan proyek. Oleh karena itu dibuat
hubungan kerja agar dapat mencapai target dari pelaksanaan proyek. Hubungan
kerja antar unsur pengelola terhadap penyelenggara proyek dapat dilihat dalam
bagan kerja.
a. Hubungan Kerja Antara Owner dengan Manajemen Konstruksi
Ø Owner memberikan tugas kepada Manajemen Konstruksi untuk mengawasi
pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor.
Ø Manajemen Konstruksi menerima tugas dari owner dan dalam pelaksanaan
tugasnya senantiasa berkoordinasi dengan owner.
Ø Segala hal-hal mengenai hubungan kerja antara owner dengan manajemen
konstruksi diatur dalam suatu kontrak kerja yang di sepakati oleh kedua
belah pihak.
Ø Pemberi tugas (owner) memberikan tugas kepada kontraktor untuk
dilaksanakan oleh kontraktor harus melewati manajemen konstruksi.
III-8
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III – Sistem Organisasi Dan Manajemen Proyek
b. Hubungan Kerja Antara Manajemen Konstruksi dengan Kontraktor
Ø Manajemen Konstruksi memberikan pengarahan dan teguran kepada
kontraktor agar pelaksanaan pekerjaan dapat dilaksanakan dengan lancar,
baik sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.
Ø Sebaliknya kontraktor meminta penjelasan kepada manajemen konstruksi
bila ada hal-hal yang kurang jelas.
Ø Kontraktor dan manajemen konstruksi dapat bersama-sama memecahkan
masalah-masalah yang dihadapi dilapangan dan disetujui terlebih dahulu
oleh owner.
Ø Antara manajemen konstruksi dan kontraktor tidak ada hubungan kontrak
secara langsung.
3.2.5 Pengawasan dan Pengendalian Logistik
Pengawasan dan pengendalian logistik meliputi penyediaan material sesuai
sepesifikasi dan pengadaan peralatan memadai tepat waktu. Hal ini sangat penting
untuk menunjang kelancaran proses dan hasil optimal serta efisien. Dalam hal ini
bidang logistik harus bekerja sama dengan bidang kualitas kontrol (quality
control) kontraktor dan konsultan. Perusahaan pembangunan sangat memerlukan
pengontrolan yang teratur dan teliti supaya bisa diketahui, masih ada atau
tidaknya stok alat dan bahan bangunan di gudang dan di tempat penyimpanan
barang. Alat dan bahan yang masuk atau keluar harus dicatat secara teliti berikut
ukuran, merek, dan jumlah atau volumenya. Catatan barang - barang diperlukan
untuk pengontrolan stok dan untuk kalkulasi. Untuk pengendalian material
III-9
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab III – Sistem Organisasi Dan Manajemen Proyek
menggunakan material schedule, schedule pengiriman barang dan equipment
schedule.
- Material schedule adalah rencana pemakaian bahan / material untuk suatu
pekerjaan mencakup jumlah sesuai dengan pekerjaan yang dilaksanakan.
- Equipment schedule adalah rencana pemakaian peralatan sesuai dengan
kebutuhan serta waktu pemakaiannya.
- Schedule pengiriman barang adalah rencana pengiriman barang oleh supplier.
Sebelum dilakukan pembelian material untuk digunakan dalam proses
kontruksi, terlebih dahulu dilakukan pemilihan pemasok (supplier) material
konstruksi. Langkah awal dalam pemilihan pemasok adalah menyiapkan daftar
calon pemasok material yang telah dipilih dan dianggap pantas.
III-10
http://digilib.mercubuana.ac.id/