BAB3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah
advertisement
BAB3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan Awal mula berdirinya PT. Interkos Jaya Bhakti (IJB) tidak terlepas dari meningkatnya kebutuhan manusia dalam hal kecantikan khususnya produk kecantikan dan perawatan tubuh. Pada mulanya PT. Interkos Jaya Bhakti (IJB) berdiri karena semangat dan antusiasme terhadap kecantikan perempuan Indonesia yang didirikan oleh Yenny Maria. PT. Interkos Jaya Bhakti (IJB) berdiri pada tahun 2002 dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 020949467048000 dan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) nomor 2420/1.824.271. IJB sendiri beralamatkan di Jalan Indokarya II Blok. G Kav I Sunter Jakarta Utara. Sebagai perusahaan logistik kecantikan, PT. Interkos Jaya Bhakti (IJB) ditunjuk sebagai distributor tunggal produk kosmetik warna Etude House yang berasal dari negara Korea Selatan, pelembab dan perawatan kulit Redwin yang berasal dari Australia, serta Kamuflase kosmetik dan perawatan kulit Converderm yang berasal dari Yunani. PT. Interkos Jaya Bhakti memiliki banyak toko yang berada di mal-mal terkemuka di Indonesia, serta saluran lain yang ada di pasar modern dan tradisional seperti apotik, pasar swalayan, dan pasar kosmetik tradisional. Pemilihan saluran distribusi didasarkan pada evaluasi merek dan seberapa cocok untuk masyarakat. 26 27 Dengan berkembang dan muncul pesaing dengan produk yang sejenis, maka PT. Interkos Jaya Bhakti terus memberikan berbagai macam bentuk promosi serta peluncuran produk baru untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi - Komitmen untuk menjadi perusahaan trading yang fokus kepada Customer Driven Company. Misi - Menjadi sebuah perusahaan yang memberikan kesempatan untuk setiap karyawan menjadi lebih baik dengan peningkatan sumber daya manusia yang terintegrasi dan budaya kerja yang profesional. - Komitmen untuk selalu memberikan pelayanan yang terbaik kepada seluruh konsumen secara terpadu dan berkelanjutan. 3.3 Strukstur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Interkos Jaya Bhakti 28 3.4 Tugas dan Wewenang Tugas dan wewenang masing – masing divisi pada PT. INTERKOS JAYA BHAKTI dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Director Tugas yang dilakukan antara lain sebagai berikut: • Memimpin dan mengkoordinasi semua kegiatan yang dilakukan oleh Manager IT Support SPV, Head of Tax and Finance, General Affair, General Manager, HRD, Logistic dan melakukan integrasi. • Menerima laporan kerja dari setiap divisi dan meminta petanggung jawaban. • Mengambil keputusan yang dilakukan oleh perusahaan yang bersifat jangka panjang serta menyutujui segala bentuk aliran keuangan. 2. Manager of IT Support SPV Tugas yang dilakukan adalah sebagai berikut: • Bertanggung jawab atas pemasangan software dan hardwareclient dan kasir. • Membuat jaringan antar client dan maintenance jika ada gangguan. • Menerima laporan penjualan kasir melalui email. • Mengatasi gangguan aplikasi jika terjadi error. • Membuat fungsi dalam aplikasi bagi kasir jika ada promo dari divisi Marketing Communication. 29 3. General Affair & Human Resource Development Tugas yang dilakukan adalah sebagai berikut: • Merencanakan dan mengembangkan kebijakan dan sistem pengelolaan SDM. • Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi manajemen SDM di seluruh perusahaan agar dapat menunjang dan meningkatkan kinerja SDM dalam mencapai target perusahaan. • 4. Melakukan purchasing terhadap keperluan perusahaan. Head of Tax and Finance Tugas yang dilakukan adalah sebagai berikut: • Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan keuangan perusahaan meliputi arus kas masuk dan kas keluar, pengendalian internal keuangan, pengontrolan atas anggaran keuangan perusahaan dan melakukan sinkronisasi data atau dokumen administrasi keuangan dengan data atau dokumen akuntansi sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan. • Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengarahkan, memonitor, dan mengevaluasi sistem kerja akunting untuk pengelolaan data keuangan dan neraca Laba-Rugi perusahaan serta melaksanakan koordinasi pengelolaaan “Accounting Department”. 30 5. General Manager • Merencanakan strategi implementasi atas kebijakan perusahaan secara menyeluruh agar dapat dijalankan secara optimal. • Memonitor pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan serta memastikan kelancaran pelaksanaannya agar dapat berjalan secara maksimal dan tepat. • Mengontrol dan mengevaluasi implementasi strategi agar memperoleh masukan strategis sebagai usulan untuk kebijakan tahun berikutnya. • Mengevaluasi dan menganalisa hasil implementasi strategi perusahaan serta mencari usulan atas pemecahan masalah yang timbul. • Mengarahkan fungsi setiap staff yang berkepentingan dalam divisi marketing untuk menjalankan strategi perusahaan. • Memonitor dan mengevaluasi pasar dan kompetitor untuk melihat kedudukan Brand dengan pasar sejenis di area yang sama, serta menganalisa kebutuhan pasar untuk menyusun dan mengusulkan strategi penjualan 6. Logistic Manager • Melaksanakan koordinasi pengelolaan “Inventory Department” serta menyusun dan membuat Analisa Laporan Stocks. • Pengendalian dan Pengawasan Stocks barang secara Internally ( Stock Barang di Gudang) dan Externally (Stock Barang di Outlets). 31 3.5 Analisis Sistem yang berjalan 3.5.1 Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar 3.2 Entity Relationship Diagram pada PT. Interkos Jaya Bhakti 32 3.6 Spesifikasi Tabel Online Transaction Processing (OLTP) Nama Tabel : MsBeautyAdvisor Primary Key : kdBeautyAdvisor Foreign Key :- Keterangan : Tabel Master Beauty Advisor Nama Field Tabel 3.1 MsBeautyAdvisor Tipe Field Ukuran Field Keterangan kdBeautyAdvisor char 4 Kode Beauty Advisor namaBeautyAdvisor varchar 50 Nama Beauty Advisor Alamat varchar 50 Alamat Beauty Advisor contact varchar 50 Nomor Kontak BA Nama Tabel : MsToko Primary Key : kdToko Foreign Key : Keterangan : Tabel Master Toko Nama Field Tabel 3.2 MsToko Tipe Field Ukuran Field Keterangan kdToko char 25 Kode Toko NamaToko varchar 25 Nama Toko Alamat varchar 50 Alamat Toko Contact varchar 50 Nomor Kontak Toko 33 Nama Tabel : MsBarang Primary Key : kdBarang Foreign Key : kdJenisBarang Keterangan : Tabel Master Barang Nama Field Tabel 3.3 MsBarang Tipe Field Ukuran Field Keterangan kdBarang char 13 Kode Barang kdJenisBarang varchar 15 Kode Jenis Barang NamaBarang varchar 50 Nama Barang Harga int 50 Harga Barang Nama Tabel : MsJenisBarang Primary Key : kdJenisBarang Foreign Key : Keterangan : Tabel Master Jenis Barang Nama Field Tabel 3.4 MsJenisBarang Tipe Field Ukuran Field Keterangan kdJenisBarang char 15 Kode Jenis Barang NamaJenisBarang varchar 15 Nama Jenis Barang 34 Nama Tabel : MsSupplier Primary Key : kdSupplier Foreign Key : Keterangan : Tabel Master Kode Supplier Nama Field Tabel 3.5 MsSupplier Tipe Field Ukuran Field Keterangan kdSupplier char 3 Kode Supplier NamaSupplier varchar 50 Nama Supplier Alamat varchar 50 Alamat Supplier ContactNumber varchar 50 Contact Number Supplier Nama Tabel : MsMember Primary Key : IdMember Foreign Key : Keterangan : Tabel Master Member Nama Field Tabel 3.6 MsMember Tipe Field Ukuran Field Keterangan IdMember char 13 Id Member MemberName varchar 50 Nama Member Address varchar 50 Alamat Member Telpon varchar 50 No. Telpon Member Email varchar 50 Email Member 35 Nama Tabel : TrRetur Primary Key : NoRetur Foreign Key : kdBarang, kdToko, IdJenisRetur Keterangan : Tabel TrRetur Nama Field Tabel 3.7 TrRetur Tipe Field Ukuran Field Keterangan kdRetur char 5 Kode Retur kdBarang char 13 Kode Barang kdToko varchar 25 Kode Toko IdJenisRetur char 3 Id Jenis Retur tanggalRetur datetime - Tanggal terjadinya retur Description varchar 50 Deskripsi kerusakan barang Nama Tabel : MsJenisRetur Primary Key : IdJenisRetur Foreign Key : Keterangan : Tabel MsJenisRetur Nama Field Tabel 3.8 MsJenisRetur Tipe Field Ukuran Field Keterangan IdJenisRetur char 3 Id Jenis Retur NamaRetur varchar 15 Nama Retur 36 Nama Tabel : TrTransaksiPenjualan Primary Key : noTransaksi Foreign Key : kdBeautyAdvisor, kdToko, IdMember Keterangan : Tabel TrTransaksiPenjualan Nama Field Tabel 3.9TrTransaksiPenjualan Tipe Field Ukuran Field Keterangan noTransaksi char 15 Nomor Transaksi Penjualan kdBeautyAdvisor char 4 Kode Beauty Advisor kdToko varchar 25 Kode Toko IdMember char 13 Id Member tglTransaksi datetime - Tanggal terjadinya transaksi Nama Tabel : TrDetailTransaksi Primary Key : noTransaksi, kdBarang Foreign Key : noTransaksi, kdBarang Keterangan : Tabel TrDetail Transaksi Penjualan Nama Field Tabel 3.10TrDetailTransaksi Tipe Field Ukuran Field Keterangan noTransaksi char 15 Nomor Transaksi Penjualan kdBarang char 13 Kode Barang Quantity Int 10 Jumlah Barang 37 Nama Tabel : TrPurchaseOrder Primary Key : noPurchaseOrder Foreign Key : kdSupplier Keterangan : Tabel Pembelian Barang Tabel 3.11TrPurchaseOrder Tipe Ukuran Keterangan Nama Field Field Field char 12 Nomor Purchase Order tanggalPurchaseOrder datetime - Tanggal Purchase Order kdSupplier char 3 Kode Supplier Nama Tabel : TrDetailPurchaseOrder noPurchaseOrder Primary Key : noPurchaseOrder, kdBarang Foreign Key : noPurchaseOrder, kdBarang Keterangan : Tabel Detail Pembelian Barang Tabel 3.12TrDetailPurchaseOrder Nama Field Tipe Ukuran Field Keterangan noPurchaseOrder char 12 Nomor Pembelian kdBarang char 13 Kode Barang Quantity int 10 Jumlah Barang Field 38 Nama Tabel : TrStockCard Primary Key : noStockCard Foreign Key : kdBarang Keterangan : Tabel StockCard Nama Field Tabel 3.13TrStockCard Tipe Field Ukuran Field Keterangan noStockCard char 12 Nomor StockCard kdBarang char 13 Kode Barang QuantityIn int 10 Jumlah BarangMasuk QuantityOut Int 10 Jumlah Barang Keluar Nama Tabel : TrSuratJalan Primary Key : noSuratJalan Foreign Key : kdBarang, kdToko Keterangan : Tabel Surat Jalan Nama Field Tabel 3.14TrSuratJalan Tipe Field Ukuran Field Keterangan noSuratJalan char 12 Nomor Surat Jalan kdBarang char 13 Kode Barang kdToko char 25 Kode Toko Tanggal datetime - Tanggal Surat Jalan Quantity int 10 Jumlah Barang 39 Nama Tabel : TrSuratPenawaran Primary Key : noSuratPenawaran Foreign Key : kdBarang, kdBeautyAdvisor Keterangan : Tabel Surat Jalan Tabel 3.15TrSuratPenawaran Tipe Field Ukuran Field Keterangan Nama Field noSuratPenawaran char 12 Nomor Surat Penawaran kdBarang char 13 Kode Barang kdBeautyAdvisor char 4 Kode Beauty Advisor Quantity int 10 Jumlah Barang Nama Tabel : TrDetailRetur Primary Key : NoRetur, noTransaksi Foreign Key : NoRetur, noTransaksi Keterangan : Tabel Detail Retur Nama Field Tabel 3.16 TrDetailRetur Tipe Field Ukuran Field Keterangan NoRetur char 4 Nomor Surat Penawaran noTransaksi char 15 Kode Barang Quantity int 10 Jumlah barang yang diretur 40 3.7 Teknologi Informasi Perangkat Keras yang digunakan oleh PT. Interkos Jaya Bhakti saat ini adalah sebagai berikut: Tabel 3.17 Tabel Spesifikasi Perangkat Keras Server Processor Intel® Xeon® CPU E5504 @ Client Intel Core 2 Duo 2,3Ghz 2.00 GHz RAM 6.00 GB 2 GB Hard Drive 12 TB 320 GB Operation System Windows XP Professional Windows Server 2008 SP2 Perangkat Lunak yang digunakan oleh PT. Interkos Jaya Bhakti adalah Windows XP Professional SP2 digunakan sebagai operation system, SQL Server 2005 sebagai database operasional, dan Visual FoxPro sebagai bahasa pemograman. 3.8 Analisis Permasalahan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka ditemukan beberapa masalah sebagai berikut: 1. Pihak eksekutif kesulitan untuk memperoleh informasi yang bersifat summary yang berguna dalam pengambilan keputusan. 2. Laporan yang dihasilkan hanya menampilkan satu dimensi saja. Untuk membandingkan dari berbagai dimensi, eksekutif harus melakukannya secara manual. 41 3. Tidak adanya akses data-data pada tahun sebelumnya sehingga keputusan yang diambil tidak optimal. Karena perusahaan hanya mengambil data operasional beberapa bulan ini saja. 3.9 Kebutuhan Informasi Setelah melakukan analisis terhadap proses bisnis dan database pada PT. Interkos Jaya Bhakti, maka informasi yang dibutuhkan oleh para eksekutif adalah sebagai berikut: 1. Laporan mengenai pembelian, meliputi jenis barang yang paling banyak dibeli, barang yang paling banyak dibeli, supplier yang paling banyak melakukan transaksi, jumlah transaksi pembelian, dan total transaksi pembelian. 2. Laporan mengenai penjualan, meliputi jenis barang yang paling banyak dijual, barang yang paling banyak dijual, toko yang paling banyak melakukan transaksi, member yang paling banyak melakukan transaksi, jumlah transaksi penjualan dan total transaksi penjualan. 3. Laporan mengenai retur, meliputi jenis barang yang paling banyak retur, barang yang paling banyak retur, toko yang sering mengalami retur, jenis retur yang paling banyak terjadi, dan jumlah retur. 3.10 Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah yang terjadi di PT. Interkos Jaya Bhakti, maka diusulkan untuk membangun sebuah aplikasi data warehouse. 42 1. Sesuai dengan strukstur data warehouse pada tingkat highly summarized data, datadata yang didapat lebih ringkas sehingga memudahkan untuk analisis, membuat laporan, serta pengambilan keputusan. 2. Dengan menggunakan aplikasi data warehouse, para eksekutif dapat memperoleh laporan yang memiliki beberapa dimensi dan dapat memilih data yang ingin ditampilkan dengan tingkat peringkasan yang sesuai. 3. Dengan data warehouse, pengambilan data historis tidak menggunakan data operasional sehingga lebih mudah dan cepat dalam mengakses data dan lebih akurat dalam pengambilan keputusan.
