PROGRAM PASCA SARJANA MAGISTER

KNOWLEDGE MANAGEMENT
PENGERTIAN DAN MANFAATNYA PADA ORGANISASI
Disusun sebagai tugas paper MK. Teori Organisasi dan Manajemen Pengetahuan (TOMP)
pada Kelas E35-Bogor.
22-Januari 2011
Oleh :
Hary Purnama
P056100192.35E
Dosen :
Dr.Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS)
PROGRAM PASCA SARJANA
MAGISTER MANAJEMEN AGRIBISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2011
Dewasa ini pengetahuan (knowledge) merupakan dasar dari efektivitas dan efisiensi
operasi bisnis perusahaan yang juga menjadi pendukung daya saing perusahaan dalam
berkompetisi. Sifat dari pengetahuan yang masih implisit dan dimiliki oleh individu-individu
perusahaan tersebut dapat saja hilang dari lingkungan perusahaan dikarenakan oleh mutasi
kerja, pindah kerja ke perusahaan lain yang menjadi kompetitor bahkan mungkin kematian.
Karena pengetahuan diperoleh melalui proses pembelajaran dan pengalaman yang cukup
panjang dalam sebuah perusahaan oleh setiap individu yang tergabung di dalamnya, maka
jika sebuah perusahaan kehilangan pengetahuan tersebut akan menjadi sebuah kerugian yang
sangat besar dikarenakan investasi pengetahuan yang dilakukan oleh perusahaan hilang. Oleh
karena itulah sebuah manajemen pengetahuan perlu diterapkan dalam setiap perusahaan baik
bisnis maupun tidak agar setiap pengetahuan yang dimiliki oleh entitas perusahaan
terakomodasi secara tepat dan dapat dimanfaatkan di kemudian hari.
I.
Definisi Knowledge Management atau Manajemen Pengetahuan
Knowledge Management (KM) dapat diklasifikasikan berdasarkan dua sisi yaitu
secara operasional dan strategis. Knowledge Management secara operasional artinya
manajemen pengetahuan merupakan aktifitas perusahaan atau organisasi dimana terjadi
pengembangan dan pemanfaatan pengetahuan, sedangkan knowledge management secara
strategis artinya manajemen pengetahuan merupakan langkah untuk memantapkan setiap
organisasi atau perusahaan sebagai perusahaan yang berbasis pengetahuan. Berikut ini
merupakan definisi-definisi tentang knowledge management (KM) :
1. HarvardCollege (1999)
Knowledge Management merupakan suatu proses terformat dan terarah dalam mencerna
informasi yang telah dimiliki suatu perusahaan dan mencari apa yang dibutuhkan oleh
masing-masing individu didalam perusahaan tersebut untuk kemudian memfasilitasinya
agar mudah diakses dan selalau tersedia bilamana dibutuhkan”
(Sembel & Santoso, 2002 ,hal 195 ).
2. Amrit Tiwana
Knowledge Management merupakan pengelolaan pengetahuan secara terorganisasi untuk
membuat nilai bisnis dan membangkitkan keuntungan yang bersaing”
(Tiwana, 2000, hal 5).
3. Kirk Klassio
Knowledge Management merupakan kemampuan untuk membuat dan menguasai nilai
tinggi dari inti persaingan bisnis”
(Tiwana, 2000, hal 5).
II.
Pengertian Umum Mengenai Knowledge Management
Knowledge Management atau manajemen pengetahuan dapat diartikan sebagai satu
kesatuan manifestasi orang, proses dan tool (teknologi) untuk mendukung proses pembuatan,
pembauran, penyebaran dan penerapan pengetahuan itu sendiri. Pembuatan (creation)
pengetahuan adalah proses perbaikan dari pengetahuan yang ada melalui proses pengalaman
yang ada. Biasanya proses ini terjadi ketika ada deteksi kesalahan dan
perbaikannya. Lesson learned merupakan salah satu contoh output dari pembuatan
pengetahuan. Pembauran (assimilation) pengetahuan merupakan proses pengumpulan yaitu
proses penyimpanan pengetahuan yang dibuat dengan pengetahuan yang sudah ada di
organisasi atau perusahaan. Penyebaran (dissemination) pengetahuan merupakan proses
pengambilan dan penyebaran pengetahuan untuk dipergunakan dalam proses pengalaman
yang lainnya. Penerapan (application) pengetahuan merupakan proses pemanfaatan
pengetahuan untuk mebantu penyelesaian masalah yang sedang dihadapi organisasi atau
perusahaan. Knowledge Management atau manajemen pengetahuan sejatinya merupakan
proses yang terus-menerus harus dilakukan sehingga proses tersebut akan menjadi satu
budaya dari perusahaan tersebut, dan akhirnya perusahaan akan membentuk perusahaan yang
berbasis pada pengetahuan (knowledge basic).
III.
Tipe Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)
Banyak perusahaan dan pakar mencoba untuk mengklasifikasikan knowledge
management yang sudah dilakukan di dalam perusahaan-perusahaan, bahkan ada perusahaan
seperti Xerox melalui Chief Knowledge Officer (CKO), telah mengumpulkan semua studi
kasus dan informasi mengenai proyek manajemen pengetahuan perusahaan, hal ini dilakukan
untuk mencari bentuk atau tipe manajemen pengetahuan atau knowledge management yang
tepat untuk diterapkan di dalam perusahaannya secara penuh.
Secara umum proses ini dapat dikategorikan dalam dua bentuk yaitu knowledge
management atau manajemen pengetahuan yang mencakup semua lini dalam perusahaan dan
knowledge management yang dilakukan dalam satu departemen, bisnis unit atau fungsi bisnis
tententu. Dan pada tahap awal knowledge management atau manajemen pengetahuan bisa
dimulai dari lingkungan yang kecil seperti departemen, fungsi ataupun unit bisnis, sehingga
proses pembudayaan knowledge management akan lebih mudah dikontrol dan dievaluasi.
Proses knowledge management atau manajemen pengetahuan dapat diklasifikasikan dalam
beberapa tipe yaitu :
1. Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur. Pengetahuan sering
tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang dihasilkan organisasi / perusahaan,
seperti disain produk, proposal dan laporan proyek, prosedur-prosedur yang sudah
dimplementasikan dan terdokumentasikan dan kode-kode software yang mana semuanya
dapat dipergunakan ulang untuk mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan untuk
membuatnya kembali.
2. Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah dipelajari (lessons learned) dari
praktek-praktek. Tipe projek ini mengumpulkan pengetahuan berasal dari pengalaman
yang harus diinterpretasikan dan diadopsi oleh user dalam kontek yang baru. Proyek ini
biasanya melibatkan sharing pengetahuan atau pelajaran melalui database seperti lotus
notes.
3. Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran. Projek ini bermaksud untuk
menjadikan kepakaran lebih mudah terlihat dan mudah diakses bagi setiap karyawan.
Dalam hal ini adalah untuk membuat fasilitas koneksi antara orang yang mengetahui
pengetahuan dan orang yang membutuhkan pengetahuan.
4. Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang diperlukan untuk meningkatkan
performansi. Projek ini memberikan pengaruh seperti pada proses pengembangan produk
baru atau disain ulang proses bisnis dengan menjadikan lebih explisit atau terbuka dari
pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap tertentu.
5. Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari pengetahuan. Banyak perusahaan
mempunyai aset intelektual yang terstuktur, seperti hak paten, copyright, software
licenses dan database pelanggan. Dengan mengetahui semua aset-aset ini memungkinkan
perusahaan untuk membuat revenue dan biaya untuk perusahaan.
6. Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber external. Perubahan
lingkungan bisnis yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan kepentingan dan
kesungguhan pada business intelligence system. Dalam proyek ini perusahaan/organisasi
berusaha mengumpulkan semua laporan dari luar yang berhubungan dengan bisnis.
Dalam projek ini diperlukan editor dan analis untuk menyusun dan memberikan konteks
terhadap informasi-informasi yang diperoleh tersebut.
IV.
Tujuan Penerapan Knowledge Manajemen
Implementasi knowledge management atau manajemen pengetahuan akan
memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara langsung
maupun tidak langsung, beberapa manfaat knowledge management atau manajemen
pengetahuan bagi perusahaan antara lain:
1. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur
dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut
untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan
biaya.
2. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan
kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan
pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas
dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan
kompetensinya.
3. Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan
perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
4. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk
proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan
akan meningkat.
V.
Knowledge Networks System (KNS)
Knowledge Networks System (KNS) merupakan sistem Knowledge Management
(KM) yang bertujuan mendukung proses peningkatan kompetensi dari setiap anggota yang
terlibat dalam jaringan pengetahuan. KNS secara umum dibagi kedalam dua modul utama
yaitu direktori pengetahuan dan transfer pengetahuan. Kedua modul ini yang dipadukan
untuk mendukung proses peningkatan kompetensi dari setiap anggota dalam bidang
pengetahuan yang menjadi fokus dan interestnya.
Direktori Pengetahuan merupakan klasifikasi dari pengetahuan, sedangkan transfer
pengetahuan merupakan proses yang diadopsi untuk mendukung proses-proses penyebaran
pengetahuan terjadi, seperti pelatihan, forum diskusi, artikel, chatting, email, kontak langsung
kepada pakar. Sehingga KNS dapat diterapkan dalam bidang apa saja, sesuai dengan interest
dari satu kelompok atau organisasi yang menerapkannya. Karena KNS lebih terfokus kepada
proses peningkatan kompetensi, maka sistem ini lebih cocok diterapkan dalam lembaga atau
departemen yang berhubungan dengan pelatihan, pendidikan dan juga SDM.
VI.
Penciptaan Pengetahuan
Seperti yang diusulkan Nonaka (1991), sebuah perusahhan yang ingin menjadi
“knowledge-creating company” haruslah menempatkan proses penciptaan pengetahun
ditengah-tengah strategi sumber daya manusianya (Sembel & Santoso, 2002, hal 45). Ada dua
jenis pengetahuan yang harus dikelola. Pengetahuan explicit (explicit knowledge) yang
merupakan salah satu bentuk pengetahuan yang sangat formal dan sistematis. Pengetahuan
explicit adalah pengetahuan yang telah disusun dalam format tertentu dan biasanya telah
terdokumentasi. Pengetahun jenis ini lebih mudah dikomunikasikan dan didistribusikan. Tacit
knowledge, yang terdiri dari keahlian teknis, know-how dan dimensi kognitif lainnya seperti
model mental, kepercayaan, perspektif, pengalaman masa lalu. Pengetahuan jenis ini sangat
sulit untuk dituangkan dalam bentuk formal. Oleh karenanya sulit untuk
mengkomunikasikannya kepada orang lain.
Pada dasarnya pengetahuan diciptakan dari pengetahuan yang telah ada dan Nonaka
(1991) memaparkan adanya empat pola dasar penciptaan pengetahun yang mungkin terjadi di
dalam sebuah organisasi, seperti terlihat di gambar dibawah ini.
Gambar 1. Empat pola dasar penciptaan pengetahuan dalam organisasi
1. Apprentice atau Sosialisasi meliputi kegiatan berbagi pengetahuan tacit antar individu.
Istilah sosialisasi digunakan, karena pengetahuan tacit disebarkan melalui kegiatan
bersama seperti tinggal bersama, meluangkan waktu bersama bukan melalui tulisan atau
instruksi verbal. Dengan demikian, dalam kasus tertentu pengetahuan tacit hanya bisa
disebarkan jika seseorang merasa bebas untuk menjadi seseorang yang lebih besar yang
memiliki pengetahuan tacit dari orang lain. Dalam prakteknya, sosialisasi dilakukan
melalui kegiatan penangkapan pengetahuan lewat kedekatan fisik seperti interaksi antara
pimpinan dan pegawai, pimpinan dengan pimpinan, pegawai dengan pegawai. Pola ini
umumnya terjadi secara natural di dalam perusahaan pada saat seorang staf senior
diminta oleh kepala bagian untuk membimbing seorang staf yang baru bergabung . Staf
junior tersebut akan mengamati apa saja yang dilakukan oleh sang senior, menirunya,
dan berlatih melakukan hal-hal yang telah ditunjukan oleh seniornya. Pola ini dapat
terjadi untuk pembelajaran keahlian teknis ataupun hal-hal yang lebih bersifat konsep
seperti kebiasaan-kebiasaan dalam perusahaan. Junior akan membangun pengetahuan
tacit-nya sendiri dari pengamatan yang dilakukannya, pengamatan yang dilakukan atas
prilaku senior yang merupakan pencerminan pengetahuan tacit-nya sendiri. Pola seperti
ini cukup efektif untuk mentor masing-masing pribadi, tetapi tidak dapat berkontribusi
secara signifikan kepada seluruh perusahaan.
2. Combine. Pola ini terjadi pada saat seorang staf membaca dokumen-dokumen yang ada
seperti laporan dan studi kasus perusahaan untuk kemudian menghasilkan dokumen baru
yang merangkum serta bersisi gagasan-gagasan baru. Demikian pula penciptaan
pengetahuan eksplisit baru dari pengetahuan explicit yang telah ada. Kombinasi meliputi
konversi pengetahuan eksplisit ke dalam bentuk himpunan pengetahuan eksplisit yang
lebih kompleks. Dalam prakteknya, fase kombinasi tergantung pada tiga proses berikut:
Pertama, penangkapan dan integrasi pengetahuan eksplisit baru termasuk pengumpulan
data eksternal dari dalam atau luar institusi kemudian mengkombinasikan data-data
tersebut. Kedua, penyebarluasan pengetahuan eksplisit tersebut melalui presentasi atau
pertemuan langsung. Ketiga, pengolahan pengetahuan eksplisit sehingga lebih mudah
dimanfaatkan kembali misal menjadi dokumen rencana, laporan data pasar.
3. Articulate. Penciptaan pengetahuan tidak berhenti dikedua pola tersebut. Perusahaan
harus dapat memfasilitasikan proses pembelajaran dimana para knowledge-worker harus
dapat mengartikulasikan pengetahuna tacit yang dimiliki mereka dan mengubahnya
kedalam kebentuk eksplisit dan menyimpannya untuk kemudian didistribusikan ke
seluruh organisasi. Articulate atau eksternalisasi sendiri membutuhkan penyajian
pengetahuan tacit ke dalam bentuk yang lebih umum sehingga dapat dipahami oleh
orang lain. Pada tahap eksternalisasi ini, individu memiliki komitmen terhadap sebuah
kelompok dan menjadi satu dengan kelompok tersebut. Dalam prakteknya, eksternalisasi
didukung oleh dua faktor kunci. Pertama, artikulasi pengetahuan tacit yaitu konversi dari
tacit ke eksplisit seperti dalam dialog. Kedua, menerjemahkan pengetahuan tacit dari
para ahli ke dalam bentuk yang dapat dipahami, misalnya dokumen, manual.
4. Internalize. Disisi lainnya, staf lain akan membaca pengetahuan eksplisit tersebut dan
mulai menginternalisasikannya ke dalam pengetahuannya. Hasilnya adalah
pengetahuan tacit yang lebih luas dari sebelumnya. internalisasi pengetahuan baru
merupakan konversi dari pengetahuan eksplisit ke dalam pengetahuan tacit organisasi.
Individu harus mengidentifikasi pengetahuan yang relevan dengan kebutuhannya di
dalam pengelolaan pengetahuan tersebut. Dalam prakteknya, internalisasi dapat
dilakukan dalam dua dimensi. Pertama, penerapan pengetahuan eksplisit dalam tindakan
dan praktek langsung. Contoh melalui program pelatihan. Kedua, penguasaan
pengetahuan eksplisit melalui simulasi, eksperimen, atau belajar sambil bekerja.
Pada kedua pola terakhir, articulate dan internalize, sistem manajemen pengetahuan
memegang peranan yang cukup signifikan. Disini sistem manajemen pengetahuan berfungsi
untuk memfasilitasikan terjadinya kedua pola tersebut secara efisien dan efektif. Dalam
prakteknya, manajemen pengetahuan sering mencakup pengidentifikasian dan pemetaan aset
intelektual di dalam organisasi, membangkitkan pengetahuan baru untuk pemanfaatan
kompetisi di dalam organisasi, pembuatan sejumlah informasi perusahaan yang dapat diakses
secara luas, berbagi praktek terbaik, dan teknologi yang memungkinkan semua hal tersebut,
termasuk groupware dan intranet. Pemahaman tersebut memberi pemahaman yang jelas
tentang manajemen pengetahuan dan posisi teknologi informasi dalam manajemen
pengetahuan. Dengan demikian, diketahui bahwa teknologi hanyalah sebuah alat dan
manajemen pengetahuan membutuhkan teknologi untuk efektivitas praktiknya.