evaluasi penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan

EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENJUALAN TUNAI DAN PENERIMAAN KAS PADA PERUSAHAAN
MANUFAKTUR PT. GRACIA KREASI ROTAN
RENDY HILMAWAN
JURUSAN AKUNTANSI
UNIVERSITAS GUNADARMA
ABSTRAK
Tujuan penulisan ilmiah ini adalah untuk mengetahui system informasi akuntansi
penjualan tunai dan penerimaan kas yang diterapkan pada PT. Gracia Kreasi Rotan, apa
kendalanya dan masalah yang dihadapi.
Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah deskriptif. PT. Gracia Kreasi
Rotan sebagai ibjek dalam penelitian ini. Data primer diperoleh dari dokumen yang terdapat pada
PT. Gracia Kreasi Rotan.
Penilaian dilakukan melalui pendekatan kualitatif, yaitu dengan menganalisis system
informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas dengan menggunakan lowchart. Hal ini
membuktikan bahwa PT. Gracia Kreasi Rotan memiliki sistem informasi akuntansi dan sistem
pengendalian intern yang cukup baik. Sehingga dapat mengatasi masalah kekosongan barang jadi
dan masalah lainnya.
Hasil evaluasi sistem dan prosedur akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas yang
dijalankan perusahaan sudah memadai hal itu dikarenakan adanya pemisahan fungsi, adanya
otorisasi persetujuan, adanya penambahan fungsi, terdapat struktur pengendalian intern.
Kata kunci : sistem informasi akuntansi, penjualan tunai, penerimaan kas.
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Di era globalisasi dimana akan terjadi perdagangan bebas, informasi menjadi sumber
daya yang berharga bagi perusahaan. Informasi merupakan hal yang penting bagi setiap
perusahaan pimpinan dan manajer membutuhkan informasi yang relevan, cepat, tepat waktu, dan
akurat yang mencerminkan kondisi fisik perusahaan untuk membantu merencanakan,
mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan operasional perusahaan.
Dalam hal ini, perusahaan manufaktur di Indonesia semakin menjamur, walaupun tidak
semuanya dikenal oleh seluruh masyarakat Indonesia paling tidak mereka dikenal di daerah
asalnya. Semakin banyaknya perusahaan manufaktur maka persaingan yang ada semakin ketat.
Untuk itu perusahaan membutuhkan sejumlah informasi yang akan digunakan sebagai pedoman
dan dasar operasional perusahaan. Informasi merupakan data yang telah tersaring, terorganisir,
terealisasi, dan saling berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi
(Riasetiawan,2004:2).
Salah satu perusahaan manufaktur yang sekarang ini berkembang dengan pesat adalah
perusahaan manufaktur PT. Gracia. PT. Gracia berdiri pada tahun 1994 bergerak dibidang
manufaktur yang memproduksi berbagai macam furniture seperti meja,kursi, tempat tidur,
tempat lampu dan lain-lainnya yang berbahan dasar rotan. PT. Gracia ini telah mengekspor
produk jadinya ini ke mancanegara seperti Amerika, Jerman, dan negara-negara lainnya.
1.2 Rumusan Masalah
Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai, penerimaan kas pada
perusahaan manufaktur PT. Gracia?
Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai mengenai pengontrolan barang
jadi pada masa ramai oleh perusahaan manufaktur PT. Gracia ?
1.3 Batasan Masalah
Penulis membatasi masalah hanya membahas tentang sistem informasi akuntansi penjualan
tunai dan penerimaan kas PT. Gracia, dan tentang prosedur dan sistem informasi akuntansi
penjualan tunai mengenai pengontrolan barang jadi pada masa ramai. Penulis juga membatasi
hanya pada penjualan kursi dan meja pada bulan Januari, Februari, Maret, Oktober tahun 2008.
1.4 Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi yang diterapkan perusahaan dalam kegiatan
penjualan tunai.
Untuk mengevaluasi apakah sistem dan prosedur akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas
yang dijalankan dalam perusahaan ini sudah memadai atau belum.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
“Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang
tertentu. “ (Jogiyanto, 2005 : 1).
2.2 Pengertian Informasi
“Informasi adalah data yang berguna untuk diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk
mengambil keputusan yang tepat.” (Bodnar dan Hopwood, 2001).
2.3 Pengertian Akuntansi
“Akuntansi merupakan bahasa bisnis. Akuntansi menyediakan cara untuk menyajikan dan
meringkas kejadian – kejadian bisnis dalam bentuk informasi keuangan kepada para
pemakainya.” ( Suwardjono, 2002).
2.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
“Sistem Informasi Akuntansi adalah serangkaian dari satu atau lebih komponen yang saling
berelasi dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang terdiri dari pelaku, serangkaian
prosedur, dan teknologi informasi.” (Romney, 2001).
2.4.1 Fungsi Utama Sistem Informasi Akuntansi
1. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan.
2. Memproses data menjadi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan yang
memungkinkan bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan.
3. Menyediakan kontrol yang cukup untuk menjaga asset dari organisasi termasuk data.
Kontrol ini memastikan bahwa data akan tersedia ketika dibutuhkan dan data tersebut
akurat serta dapat dipercaya.
2.5 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
1. Pengertian Penjualan Menurut Soemarso :
Pada saat perusahaan menjual barang dagangannya, maka diperoleh pendapatan. Jumlah
yang dibebankan kepada pembeli untuk barang dagang yang diserahkan merupakan
pendapatan perusahaan yang bersangkutan. (Soemarso, 2001: 274)
2. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam SAK yaitu :
Penjualan barang meliputi barang yang diproduksi perusahaan untuk dijual dan barang yang
dibeli untuk dijual kembali, seperti barang dagang yang dibeli pengecer atau tanah dan
property lain yang dibeli untuk dijual kembali.
2.5.1 Prosedur – Prosedur Penjualan Tunai
1. Prosedur Order Penjualan
2. Prosedur Penerimaan Kas
3. Prosedur Penyerahan barang
4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
2.5.2 Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai
1. Faktur Penjualan Tunai (FPT)
2. Pita Register Kas (PRK)
3. Credit Card Sales Slip
4. Bill Of Lading
5. Faktur Penjualan COD
6. Bukti Setor Bank
7. Rekap Harga Pokok Penjualan
2.5.3 Fungsi – fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Tunai
1. Fungsi Bagian Order penjualan
2. Fungsi Kas
3. Fungsi Bagian Gudang
4. Fungsi bagian Pengiriman Barang
5. Fungsi bagian Akuntansi
2.6 Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
1. Pengertian Penerimaan Kas Menurut PSAK No.9, definisi kas adalah :
Yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk
membiayai kegiatan umum perusahaan.
3. METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
Perusahaan ini bernama PT. Gracia Kreasi Rotan didirikan pada tanggal 10 Juli 1994,
berkedudukan di Desa Lurah, Blok Kenir, Kec. Plumbon, Kab. Cirebon. Perusahaan ini bergerak
di bidang manufaktur. Kegiatan usahanya antara lain : penjualan furniture yang berbahan dasar
rotan, seperti : kursi, meja, tempat lampu dan hiasan lainnya. Perusahaan ini juga sudah banyak
melakukan ekspor ke berbagai negara seperti Jerman, Jepang, Cina, Australia, Amerika dan
negara berkembang lainnya.
3.2 Data/variable yang digunakan
1. Invoice
2. Purchase Order
3. Sales Report
4. Permintaan Reservasi
5. Bukti Transfer DP
6. Bukti Transfer Pelunasan
7. Balance Payment Cafom
8. Bukti Penerimaan Kas
3.3.Metode Pengumpulan Data
1. Wawancara ( Interview)
2. Pengamatan (Observasi)
3. Pengumpulan berbagai dokumen, catatan dan laporan yang relevan dengan objek skripsi.
3.4 Teknik Analisis Yang Digunakan
1. Simbol Dasar
Simbol ini berfungsi untuk pemrosesan data dasar dan selalu digunakan untuk mewakili
fungsi-fungsi dasar.
Nama
Terminal
Simbol
Arti
Menunjukan sumber dan tempat tiba data
Process
Pelaksanaan tugas atau fungsi
Pemberi
Tempat member komentar
komentar
Aliran Data
Saluran komunikasi
Tabel 3.1. Simbol dasar dalam flowchart
2. Simbol Masuk / Keluar Khusus
Adalah simbol yang berfungsi mewakili fungsi input atau output (I/O) dan menunjukkan
dimana informasi dicatat atau pola pengolahan informasi, atau keduanya. Jika tidak ada
simbol khusus, digunakan simbol I/O dasar.
Nama
Simbol
Nama
Kartu Punched
Dokumen
Penyimpanan online
Masukan manual
Pita magnetic
Tampilan
Pita punched
Hubungan
komunikasi
Disk magnetik
Penyimpanan off-line
Tabel 3.2 Simbol I/O Khusus
Simbol
3.
Simbol Proses Khusus
Adalah simbol yang mewakili fungsi pemrosesan dan sebagai tambahan
mengidentifikasikan jenis operasi khusus yang harus dilaksanakan terhadap informasi.
Nama
keputusan
Simbol
Nama
Operasi Auxillary
(Pembantu)
Proses Terdifinisi
Arsip Tetap
Persiapan
Arsip Sementara
Operasi Manual
Sortir
Pembanding
Tabel 3.3 Simbol Proses Khusus
Simbol
4.
Simbol Tambahan
Adalah simbol yang digunakan untuk memperjelas bagan alir atau untuk membuat bagan
aliran proses menjadi lebih baik.
Nama
Simbol
Pita Transmittal
Terminal
Penghubung
Penghubung Lain Halaman
Mode Paralel
Tabel 3.4 Simbol Tambahan
4. PEMBAHASAN
4.1 Bagian-bagian yang terkait dalam penjualan tunai pada PT. Gracia Kreasi Rotan
1. Bagian Pramuniaga
2. Bagian Kasir
3. Bagian Pengambilan Barang
4. Bagian Keuangan
5. Bagian Akuntansi
Hubungan bagian-bagian yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penjualan tunai
ditunjukkan gambar 4.2 Diagram Konteks.
Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai
4.2 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Tunai pada PT. Gracia Kreasi
Rotan
1. Faktur penjualan tunai
2. Pita register kas
3. Bukti setor bank
4.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai Pada PT. Gracia
Kreasi Rotan
1. Jurnal Penjualan
2. Jurnal Penerimaan Kas
3. Jurnal Umum
4. Kartu Persediaan
5. Kartu Gudang
4.4 Prosedur Penjualan pada PT. Gracia Kreasi Rotan
1. Pembeli memilih barang kemudian setelah memperoleh barang yang diinginkan maka
pembeli memesan barang tersebut kepada pramuniaga.
2. Setelah menerima pesanan dari pembeli kemudian bagian pramuniaga membuat faktur
penjualan tunai sebanyak 2 lembar yaitu :
• Lembar 1 ke bagian kasir melalui pembeli.
• lembar 2 bersama barang oleh bagian pramuniaga diserahkan ke bagian pengambilan barang.
3. Setelah kasir menerima FPT lembar 1 dari pramuniaga melalui pembeli, kemudian kasir
mengoperasikan mesin register.
4. Kemudian kasir menerima pembayaran dari pembeli lalu mencetak PRK 2 lembar dan
mencap “LUNAS” pada FPT.
5. Lalu kasir menyerahkan FPT lembar 1 dan PRK lembar 1 ke bagian pengambilan barang via
pembeli, dan kasir menyerahkan PRK lembar 2 ke bagian keuangan bersama uang.
6. Lalu bagian pengambilan barang menerima FPT lembar 2 bersama barang dari pramuniaga,
dan menerima FPT lembar 1 dan PRK lembar 1 dari kasir melalui pembeli.
7. Lalu bagian pengambilan barang mencocokan FPT lembar 2, FPT lembar 1, PRK 1 dan
barang.
8. Setelah itu menyerahkan FPT 2 dan PRK 1 beserta barang kepada pembeli, sedangkan FPT 1
diserahkan ke bagian keuangan.
9. Bagian keuangan menerima PRK 2 dari kasir beserta uang dan menerima FPT lembar 1 dari
bagian pengambilan barang, kemudian mencocokannya apakah uang yang diterima sesuai
dengan PRK 2 dan FPT 1.
10. Setelah itu menyerahkan PRK 2 ke bagian akuntansi dan mengarsip tetap FPT 1.
11. Kemudian bagian keuangan menyetorkan uang ke bank setiap hari dan menyerahkan bukti
setor dari bank ke bagian akuntansi.
12. Bagian Akuntansi Menerima PRK 2 dan bukti setor dari bagian keuangan, kemudian
mencocokannya. Kemudian mencatat dalam jurnal dan mengarsip tetap PRK 2 dan BS.
4.5 Prosedur – prosedur penjualan pada PT. Gracia Kreasi Rotan di ilustrasikan dalam
gambar 4.3 Diagram Zero
Gambar 4.3 Diagram Zero Sistem InformasiAkuntansi Penjualan Tunai
4.6 Bagian – Bagian yang Terkait dalam Sistem Penerimaan Kas dari Sistem Penjualan
Tunai
1. Kasir atau Kassa
2. Kepala Kasir
3. Supervisor Operasional
4. Keuangan
5. Akuntansi
6. Store Manager
4.7 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari
Penjualan Tunai
1. Prosedur penerimaan kas
2. Prosedur pencatatan penjualan harian
3. Prosedur penandatanganan / validasi catatan penjualan
4. Prosedur penyetoran kas ke Bank
5. Prosedur pembuatan jurnal
6. Prosedur pembuatan laporan penjualan
4.8 Sistem Jaringan Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai pada PT. Gracia
Kreasi Rotan
1. Kasir
• Menerima barang-barang dari pembeli
• Mengoperasikan mesin register
• Menerima pembayaran dari pembeli
• Kemudian mencetak pita register kas 2 lembar
• Menyerahkan pita register ke-1 kepada pembeli
• Menyerahkan pita register kas lembar ke-2 beserta uang kepada kepala kasir
2. Kepala kasir
• Menerima pita register kas lembar ke-2 dan uang dari kasir
• Mencocokan pita register kas dengan uang
• Melakukan pencatatan penjualan harian
• Menyerahkan uang, pita register kas lembar ke-2 dan catatan penjualan harian ke
supervisor operasional.
3. Supervisor Operasional
• Menerima pita register kas lembar ke-2 bersama uang dan catatan penjualan
harian dari kepala kasir
• Mencocokan pita register kas lembar ke-2, catatan penjualan harian dengan uang
• Menandatangani pita register kas lembar ke-2, bersama uang dan catatan
penjualan harian
• Lalu pita register kas lembar ke-2 bersama uang dan catatan penjualan harian
diserahkan ke bagian keuangan
4. Keuangan
• Menerima uang, pita register kas lembar ke-2 dan catatan penjualan dari
supervisor operasional
• Mencocokan pita register kas lembar ke-2 dan catatan penjualan harian dengan
uang
• Membuat bukti setor bank 3 lembar
• Menyetor uang ke bank
• Lembar ke-1 disimpan oleh bank dan menerima bukti setor bank lembar ke-2 dan
ke-3 dari bank
• Menyerahkan bukti setor bank lembar ke-2, catatan penjualan harian dan pita
register kas lembar ke-2 ke bagian akuntansi
• Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke-3
5. Akuntansi
• Menerima bukti setor bank lembar ke-2, pita register kas lembar ke-2 catatan
penjualan harian dari bagian keuangan
• Menjurnal bukti setor bank lembar ke-2 dan pita register kas lembar ke-2 ke
dalam jurnal penerimaan kas
• Menjurnal catatan penjualan harian ke dalam jurnal penjualan
• Mengarsipkan tetap bukti setor bank lembar ke-2 dan pita register kas lembar ke-2
• Membuat laporan penjualan berdasarkan jurnal penjualan dan jurnal penerimaan
kas kepada store manager
6. Store Manager
• Menerima laporan penjualan yang berisi jurnal penjualan dan jurnal penerimaan
kas dari bagian akuntansi
4.9 Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai
Kebaikannya :
1. Adanya pemisahan fungsi, tugas dan tanggungjawab yang jelas
2. Adanya penambahan fungsi dalam mengontrol barang jadi oleh bagian gudang, sehingga
barang jadi tidak diserahkan langsung kepada bagian penjualan.
Kelemahan :
1. Belum adanya sistem komputer untuk program aplikasi yang dapat menghubungkan jumlah
persediaan barang jadi dengan bagian pramuniaga dalam melakukan penjualan, padahal
dibeberapa perusahaan manufaktur lainnya yang sudah menerapkan sistem ini pada penjualan
tunai terbukti dapat mengontrol penjualannya pada masa ramai dan dapat memenuhi pesanan
konsumen tanpa khawatir kekurangan barang jadi.
2. Dalam pengeluaran barang jadi barang dapat keluar tanpa harus ada persetujuan manager
penjualan.
4.10 Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
Kebaikan :
1. Fungsi penyimpanan terpisah dengan fungsi pencatatan.
2. Setiap penerimaan kas akan dibuatkan bukti penerimaan kas (cash receipt) dan bernomor
urut tercetak.
3. Adanya pembuatan laporan penerimaan kas harian oleh bagian keuangan berdasarkan
invoice lembar 2 dan hasil pembayaran dari pembeli.
4. Bagian keuangan selalu menyetorkan langsung hari itu juga atau paling lambat keesokan
harinya ke bank atas uang yang diterimanya dari transaksi penjualan tunai.
5. Setiap bulan diadakan rekonsiliasi antara buku bank menurut catatan perusahaan dengan
rekening Koran dari bank.
Kelemahan :
1. Tidak ada batasan atas jumlah uang tunai yang dipegang atau disimpan oleh bagian
keuangan dari transaksi penjualan tunai, sehingga dapat disalahgunakan oleh pihak yang
tidak bertanggung jawab.
2. Belum diadakannya pengasuransian kas yang ada ditangan dan kas yang ada diperusahaan
serta kas dalam perjalanan sehingga apabila terjadi perampokan atau pencurian, perusahaan
akan mengalami kerugian yang besar apabila jumlah kas tersebut relative besar.
5. KESIMPULAN
1. Sistem Informasi Akuntansi penjualan tunai yang diterapkan PT. Gracia Kreasi Rotan
meliputi hal-hal sebagai berikut :
• Bagian-bagian yang terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi penjualan tunai
pada PT. Gracia Kreasi Rotan adalah bagian penjualan, bagian kas, bagian
gudang, bagian pengiriman dan bagian akuntansi.
• Dokumen yang digunakan adalah faktur penjualan tunai, pita register kas, bukti
setor bank, dan catatan yang digunakan yaitu jurnal penjualan, jurnal penerimaan
kas, jurnal umum, kartu persediaan dan kartu gudang.
• Prosedur yang dijalankan perusahaan yaitu prosedur order penjualan, prosedur
penerimaan kas prosedur penyerahan barang, prosedur penyetoran kas ke bank.
• Praktek yang sehat yang diterapkan dalam pengendalian intern Sistem Informasi
Akuntansi penjualan tunai yaitu fungsi kasir setiap akhir minggu menyetorkan
hasil penjualan ke bank dan perhitungan saldo kas dilakukan pada akhir bulan.
2. Setelah penulis mengetahui dan mengevaluasi sistem dan prosedur akuntansi penjualan
tunai dan penerimaan kas yang dijalankan dalam perusahaan tersebut, penulis menarik
kesimpulan bahwa hasil evaluasi sistem dan prosedur akuntansi penjualan tunai dan
penerimaan kas yang dijalankan perusahaan sudah memadai hal itu dikarenakan :
• Adanya pemisahan fungsi, tugas dan tanggung jawab yang jelas antara fungsi
operasional, fungsi pemegang dan penyimpanan barang jadi, fungsi pengawasan,
dan fungsi pencatatan dalam kegiatan penjualan.
• Adanya penambahan fungsi dalam mengontrol barang jadi oleh bagian gudang.
• Terdapat struktur pengendalian intern dan pembagian tugas yang baik.
• Setiap penerimaan kas akan dibuatkan bukti penerimaan kas (cash receipt) dan
bernomor urut tercetak.
• Adanya pembuatan laporan penerimaan kas harian oleh bagian keuangan
berdasarkan invoice lembar 2 dan hasil pembayaran dari pembeli.
• Bagian keuangan selalu menyetorkan langsung hari itu juga atau paling lambat
keesokan harinya ke bank atas uang yang diterimanya dari transaksi penjualan
tunai.
• Setiap bulan diadakan rekonsiliasi antara buku bank menurut catatan perusahaan
dengan rekening Koran dari bank.
6. SARAN
1. Agar dibuat suatu program aplikasi yang dapat menghubungkan bagian persediaan
barang jadi dengan bagian penjualan mengenai jumlah persediaan barang jadi.
2. Agar diperhatikan pembuatan laporan penjualan tunai oleh bagian akuntansi jangan
sampai terjadi kekurangan barang jadi.
3. Untuk pengamanan kas seharusnya ada pengasuransian kas yang ada ditangan dan kas
yang ada di perusahaan serta kas dalam perjalanan.