BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Peranan Agar suatu

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Peranan
Agar suatu perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien, manajemen perusahaan
memerlukan suatu alat bantu yang mempunyai peranan dalam mengarahkan dan
mengendalikan kegiatan perusahaan.
Pengertian tentang peranan yang dikemikakan oleh Komarudin (1994:768) dapat
didefenisikan sebagai berikut :
1.
2.
3.
4.
Bagian dari tugas utama yang harus dilaksanakan seseorang dalam manajemen.
Pola perilaku yang diharapkan dapat menyertai suatu usaha.
Bagian atau fungsi seseorang dalam kelompok atau pranata.
Fungsi yang diharapkan dari seseorang atau menjadi karakteristik yang adanya
padanya
5. Fungsi setiap variabel dalam hubungan sebab akibat.
Dari pengertian di atas dapat diketahui bahwa maksud dengan peranan adalah suatu
bagian dari tugas utama yang dilaksanakan oleh seseorang sesuai dengan kedudukan dan
fungsinya.
Sesuai dengan masalah yang diteliti dalam penulisan ini, yang dimaksud dengan
peranan disuatu perusahaan adalah aktivitas anggaran di dalam perusahaan sesuai dengan
fungsinya yaitu sebagai suatu alat untuk melaksanakan perencanaan dan pengendalian.
B. Anggaran
1. Pengertian Anggaran
Tujuan dari setiap perusahaan adalah untuk mendapatkan laba, dalam jumlah yang
direncanakan. Bertitik tolak dari tujuan yang direncanakan dapat dimengerti bahwa laba
bukanlah suatu hal yang kebetulan saja melainkan melalui rencana kerja yang teliti.
Perencanaan adalah fungsi utama dari seorang pemimpin perusahaan. Perencanaan tersebut
disusun dalam bentuk uang.
Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang disusun secara teliti yang didasarkan atas
pengalaman dimasa yang lalu dan ramalan masa yang akan datang. Sedemikian teliti dan
terperincinya anggaran tersebut sehingga merupakan petunjuk bagi staf dalam melaksanakan
suatu pekerjaan.
Defenisi anggaran atau budget menurut Munandar (2001:3) adalah “suatu rencana yang
disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam
unit (kesatuan) moneter dan berlaku dalam jangka waktu (periode) tertentu yang akan
datang.” Anggaran merupakan alat untuk merencanakan dan mengendalikan keuangan
perusahaan dalam penyusunannya dilakukan secara periodik. Pengertian lain dari anggaran
menurut Nafarin (2007:11) menyatakan bahwa “Anggaran adalah suatu rencana kuantitatif
(satuan jumlah) periodik yang disusun berdasarkan program yang telah disahkan.” Anggaran
(budget) merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan
secara kuantitatif untuk jangka waktu tertentu dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang,
tetapi dapat juga dinyatakan dalam satuan barang/jasa.
Sedangkan menurut Garrison dan Noreen (2007:402) mendefenisikan anggaran sebagai
berikut : “Anggaran adalah rencana rinci tentang perolehan dan penggunaan sumber daya
keuangan dan sumber daya lainnya untuk suatu periode tertentu”.
Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa suatu anggaran memiliki empat
unsur, yaitu :
a. Rencana yaitu suatu penentuan terlebih dahulu tentang aktivitas yang akan dilakukan
di waktu yang akan dating. Dengan adanya rencana berarti ada suatu pedoman
mengenai apa yang akan dilakukan sehingga perusahaan akan lebih terarah menuju
tujuan yang ditetapkan
b. Meliputi seluruh kegiatan perusahaan yaitu mencakup kegiatan yang akan
dilakukan oleh semua bagian-bagian yang ada dalam perusahaan. Secara umum
perusahaan meliputi lima kelompok yaitu pemasaran, keuangan, produksi,
administrasi, dan personalia.
c. Dinyatakan dalam satuan moneter yaitu satuan yang berlaku di Indonesia adalah
Rupiah. Hal ini mengingat masing-masing perusahaan menggunakan unit moneter
yang berbeda-beda, seperti material menggunakan kesatuan berat (kilogram) dan
kesatuan panjang (meter). Dengan unit moneter dapatlah diseragamkan semua
satuan unit tersebut,memungkinkan untuk dijumlahkan, diperbandingkan serta
dianalisis lebih lanjut.
d. Jangka waktu tertentu yang akan datang yaitu menunjukkan bahwa anggaran
berlaku untuk masa yang akan dating. Oleh karena itu, apa yang dimuat dalam
anggaran adalah taksiran-taksiran tentang apa yang akan terjadi dan apa yang akan
dilakukan diwaktu yang akan datang.
2. Tujuan Penyusunan Anggaran
Menurut Ellen et.al. (2001:4) tujuan penyusunan anggaran adalah :
1. Untuk menyatakan harapan sasaran perusahaan secara jelas dan formal, sehingga
bisa menghindari kerancuan dan memberikan arah terhadap apa yang hendak
dicapai manajemen.
2. Untuk mengkomunikasikan harapan manajemen kepada pihak-pihak terkait
sehingga anggaran dimengerti, didukung dan dilaksanakan.
3. Untuk menyediakan rencana terinci mengenai aktivitas dengan maksud
mengurangi ketidakpastian dan memberikan pengarahan yang jelas bagi individu
dan kelompok dalam upaya mencapai tujuan perusahaan.
4. Untuk mengkoordinasi cara atau metode yang akan ditempuh dalam rangka
memaksimalkan sumber.
5. Untuk menyediakan alat pengukur dan mengendalikan kinerja individu dan
kelompok, menyediakan informasi yang mendasari perlu tidaknya tindakan
koreksi.
Dari pendapat tersebut dapat diketahui bahwa dalam menyusun anggaran perlu
banyak diperhatikan hal-hal yang dapat membantu dalam kelancaran penyusunan
anggaran tersebut, sehingga memberi kemudahan bagi manajer dalam melaksanakan
kegiatan perusahaan dan sesuai apa yang telah disusun sehingga tujuan penyusunan
anggaran akan tercapai secara efektif dan efisien
3. Karakteristik Anggaran
Untuk memperoleh konsep yang jelas mengenai anggaran, berikut ini diuraikan
beberapa karakteristik anggaran.
Menurut Mulyadi (1993:490) karakteristik anggaran adalah sebagai berikut :
1. Anggaran dinyatakan dalam satuan uang selain satuan uang.
2. Anggaran umumnya mencakup jangka waktu satu tahun.
3. Anggaran berisi komitmen atau kesanggupan manajemen yang berarti bahwa para
manajemen setuju untuk menerima tanggumg jawab untuk mencapai sasaran yang
ditetapkan dalam anggaran.
4. Usulan anggaran ditelaah dan disetujui oleh pihak yang berwenang lebih tinggi
dari penyusun anggaran.
5. Sekali disetujui, anggaran hanya dapat diubah dibawah kondisi tertentu.
6. Secara berkala, kinerja keuangan sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran,
selisihnya dianalisis dan dijelaskan.
Dari pendapat tersebut dapat dinyatakan bahwa anggaran merupakan suatu perkiraan
mengenai hasil yang akan dicapai dalam suatu periode tertentu (umumnya satu tahun),
yang dinyatakan dalam satuan unit moneter atau kuantitatif yang didalamnya terkandung
komitmen dari manajemen untuk mencapi anggaran tersebut, selalu dievaluasi dan
diotorisasi oleh tingkat manajemen yang lebih tinggi yang merupakan dasar untuk
menilai kinerja dari manajer pelaksana anggaran tersebut.
4. Syarat-syarat Anggaran
Menurut Supriyono (2001:346) dalam penyusunan anggaran perlu memperhatikan
beberapa syarat sebagai berikut :
1. Adanya organisasi perusahaan yang sehat, yaitu organisasi yang memberi tugas
fungsional dengan jelas dan menentukan garis wewenang dan tanggung jawab
yang tegas.
2. Adanya sistem akuntansi yang memadai, meliputi :
a. Penggolongan rekening yang sama antara anggaran dan realisasi anggaran.
b. Pencatatan akuntansi memberikan informasi mengenai realisasi.
c. Laporan didasarkan pada akuntansi pertanggungjawaban.
3. Adanya penilain dan analisis, diperlukan untuk menetapkan alat pengukur
prestasi, sehingga anggaran dapat dipakai untuk menganalisa prestasi.
4. Adanya dukungan para pelaksana, anggaran dapat dipakai sebagai alat yang baik
bagi manajemen jika ada dukungan aktif para pelaksana.
5. Jenis-jenis Anggaran
Nafarin (2007:31) mengelompokkan anggaran dari beberapa sudut pandang sebagai
berikut :
1. Menurut dasar penyusunan, anggaran terdiri dari :
a. Anggaran variable (variable budget) adalah anggaran yang disusun
berdasarkan interval ( kisaran) kapasitas (aktivitas) tertentu dan pada intinya
merupakan suatu seri anggaran yang dapat disesuaikan pada tingkat aktivitas
(kegiatan) yang berbeda.
b. Anggaran tetap (fixed budget) adalah anggaran yang disusun berdasarkan
suatu tingkat kapasitas tertentu.
2. Menurut cara penyusunan, anggaran terdiri dari :
a. Anggaran periodic (periodic budget) adalah anggaran yang disusun untuk satu
periode tertentu. Pada umumnya periodenya satu tahun yang disusun setiap
akhir periode anggaran.
b. Anggaran kontinu (continuous budget) adalah anggaran yang dibuat untuk
mengadakan perbaikan atas anggaran yang pernah dibuat. Misalnya, tiap
bulan diadakan perbaikan sehingga anggaran yang dibuat dalam setahun
mengalami perubahan.
3. Menurut jangka waktunya, anggaran terdiri dari :
a. Anggaran jangka pendek (short-range budget) adalah anggaran yang dibuat
dalam jangka waktu paling lama sampai satu tahun. Anggaran untuk
4.
5.
6.
7.
keperluan modal kerja merupakan merupakan anggaran jangka pendek.
Anggaran jangka pendek disebut juga dengan anggaran taktis.
b. Anggaran jangka panjang (long-range budget) adalah anggaran yang dibuat
dalam jangka waktu lebih dari satu tahun. Anggaran untuk keperluan investasi
barang modal merupakan anggaran jangka panjang yang disebut dengan
anggaran modal (capital budget). Anggaran jangka panjang tidak mesti berupa
anggaran modal. Anggaran jangka panjang diperlukan sebagai dasar
penyusunan anggaran jangka pendek.
Menurut bidangnya, anggaran terdiri dari :
a. Anggaran operasional (operational budget) adalah anggara untuk menyusun
laporan laba/rugi. Contoh : anggaran penjualan, anggaran biaya pabrik,
anggaran biaya bahan baku, anggaran biaya tenaga kerja langsung, anggaran
biaya overhead pabrik, dan anggaran beban usaha.
b. Anggaran keuangan (financial budget) adalah anggaran untuk menyusun
anggaran neraca. Contoh : anggaran kas, anggaran piutang, anggaran sediaan,
anggaran utang, dan anggaran neraca.
Menurut kemampuan menyusun, anggaran terdiri dari :
a. Anggaran komprehensif (comprehensive budget) adalah rangkaian dari
berbagai jenis anggaran yang disusun secara lengkap. Anggaran komprehensif
merupakan perpaduan dari anggaran operasional dan anggaran keuangan yang
disusun secara lengkap.
b. Anggaran parsial (partially budget) anggaran yang disusun secara tidak
lengkap atau anggaran yang menyusun bagian anggaran tertentu saja. Contoh :
karena keterbatasan kemampuan, maka hanya dapat menyusun anggaran
operasional.
Menurut fungsinya, anggaran terdiri dari :
a. Anggaran tertentu (appropriation budget) adalah anggaran yang
diperuntukkan bagi tujuan tertentu dan tidak boleh digunakan untuk manfaat
lain.
b. Anggaran kinerja (performance budget) adalah anggaran yang disusun
berdasarkan fungsi kegiatan yang dilakukan dalam organisasi (perusahaan).
Misalnya untuk menilai apakah biaya (beban) yang dikeluarkan oleh masingmasing aktivitas tidak melampaui batas.
Menurut metode penentuan harga pokok produk, anggaraan terdiri dari :
a. Anggaran tradisional (traditional budget) atau anggaran konvensional
(conventional budget) terdiri atas anggaran berdasar fungsional dan anggaran
berdasar sifat. Anggaran berdasar fungsional (fungtional based budget) adalah
anggaran yang dibuat dengan menggunakan metode penghargapokokan penuh
(full costing) dan berfungsi untuk menyusun anggaran induk atau anggaran
tetap. Anggaran berdasar sifat (characteristic based budget) adalah anggaran
yang dibuat dengan metode penghargapokokan variable (variable costing) dan
berfungsi untuk menyusun anggaran variable.
b. Anggaran berdasarkan kegiatan (activity based budget) adalah anggaran yang
dibuat dengan menggunakan metode penghargapokokan berdasar kegiatan
(activity based costing) dan berfungsi untuk menyusun anggaran variable dan
anggaran induk.
6. Anggaran proyek
Anggaran proyek adalah merupakan batasan pengeluaran biaya proyek yang dapat
dilakukan manajer pusat pertanggungjawaban yang bersangkutan, anggaran proyek ini
merupakan tolak ukur efisiensi untuk memberikan pedoman agar biaya sesungguhnya
tidak melebihi dari jumlah yang telah disetujui dalam anggaran.
7. Fungsi dan Manfaat Anggaran
Menurut Gunawan at.al. (2003:50-52) fungsi anggaran adalah sebagai berikut :
a. Dalam bidang perencanaan.
1. Mendasarkan kegiatan-kegiatan pada penyelidikan-penyelidikan studi dan
penelitian-penelitian.
2. Mengarahkan seluruh tenaga dalam perusahaan dalam menentukan arah atau
kegiatan yang paling menguntungkan .
3. Untuk membantu atau menunjang kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan.
4. Menentukan tujuan-tujuan perusahaan.
5. Membantu menstabilkan kesempatan kerja yang tersedia.
6. Mengakibatkan pemakaian alat-alat fisik secara lebih selektif.
b. Dalam bidang koordinasi
1. Membantu mengkoordinasi faktor manusia dengan perusahaan.
2. Menghubungkan aktifitas perusahaan dengan trend dalam bidang dunia usaha.
3. Menempatkan penggunaan modal pada saluran-saluran yang menguntungkan,
dalam arti seimbang dengan program-program perusahaan.
4. Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dalam organisasi.
c. Dalam bidang pengawasan.
1. Untuk mengawasi kegiatan-kegiatan dan pengeluaran-pengeluaran.
2. Untuk mencegah secara umum pemborosan-pemborosan.
Jadi dengan melihat uraian diatas secara tegas dapat ditarik kesimpulan, bahwa
dengan menyusun anggaran secara cermat dan baik akan mendatangkan manfaat-manfaat
bagi perusahaan, yang pada pokoknya :
1. Mendorong setiap individu di dalam perusahaan untuk berfikir kedepan.
2. Mendorong terjadinya kerja sama antar masing-masing bagian, karena setiap bagian
menyadari bahwa mereka tidak dapat berdiri sendiri.
3. Mendorong adanya pelaksanaan atas partisipasi, karena setiap bagianterlibat untuk
ikut serta memikirkan rencana kerjanya.
Dari kutipan diatas, dapat diuraikan bahwa anggaran berguna untuk membantu
pelaksanaan fungsi manajemen, terutama perencanaan, koordinasi, dan pengendalian.
Anggaran juga diharapkan dapat memberikan manfaat bagi manjemen sebagai
perencanaan mengenai apa yang dilakukan di masa yang akan datang, sehingga
manajemen dapan memanfaatkan kesempatan-kesempatan yang ada dan mengurangi
ancaman-ancaman yang datang dari luar maupun dari dalam organisasi.
Sedangkan menurut Supriyono (1999:42) fungsi anggaran terbagi 6 yaitu :
1. Fungsi perencanaan
Anggaran berfungsi sebagai alat perencanaan yang digunakan perusahaan dalam
menentukan program-program dalam mencapai tujuan perusahaan.
2. Fungsi koordinasi
Anggaran berfungsi sebagai alat mengkoordinasikan rencana dan tindakantindakan berbagai departemen dan divisi perusahaan agar dapat selaras kearah
pencapaian tujuan.
3. Fungsi komunikasi
Anggaran berfungsi sebagai alat koordinasi dalam penyampaian informasi yang
berhubungan dengan tujuan, strategi, program dan penyimpangan yang timbul.
4. Fungsi motivasi
Anggaran berfungsi sebagai alat untuk memotivasi para pelaksana didalam
melaksanakan tugas. Memotivasi para pekerja dengan pemberian bonus dan
pengharagaan. Ini dilakukan agar para pelaksana dapat meningkatkan kinerja di
perusahaan.
5. Fungsi pengendalian dan evaluasi
Pengendalian pada dasarnya adalah membandingkan antara rencana dengan
realisasi sehingga dapat diketahui penyimpangan yang terjadi. Pengendalian
berhubungan dengan langkah-langkah yang dilaksanakan oleh manajemen untuk
menjamin bahwa tujuan yang ditetapkan dapat dicapai. Penyimpangan tersebut
digunakan sebagai dasar evaluasi atau penilaian prestasi dan umpan balik untuk
perbaikan untuk masa yang akan datang.
6. Fungsi pendidikan
Anggaran berfungsi sebagai alat untuk mendidik para manajer mengenai
bagaimana bekerja secara terinci pada pusat pertanggungjawaban lain di dalam
organisasi yang bersangkutan.
Fungsi anggaran menurut Mulyadi (2001:502) terdiri dari :
1. Anggaran merupakan hasil akhir proses penyusunan rencana kerja.
2. Anggaran merupakan cetak biru aktivitas yang akan dilaksanakan perusahaan di
masa yang akan datang.
3. Anggaran berfungsi sebagai alat komunikasi intern yang menghubungkan
berbagai unit organisasi.
4. Anggaran berfungsi sebagai tolak ukur yang dipakai sebagai pembanding hasil
operasi sesungguhnya.
5. Anggaran berfungsi sebagai alat pengendalian yang memungkinkan manajemen
mengetahui bidang yang kuat dan lemah pada perusahaan
6. Anggaran berfungsi sebagai alat untuk mempengaruhi dan memotivasi manajer
dan karyawan agar senantiasa bertindak secara efektif dan efisien sesuai dengan
tujuan organisasi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa anggaran merupakan proses akhir penyusunan rencana
mengenai aktivitas yang akan dilakukan perusahaan dimasa yang akan datang dimana
realisasinya berfungsi sebagai pembanding hasil produksi sesungguhnya.
7. Kegunaan dan keterbatasan Anggaran
Ellen at.al. (2001:2) mengemukakan kegunaan anggaran sebagai berikut :
1. Adanya perencanaan terpadu.
Adanya perencanaan dapat digunakan sebagai alat untuk merumuskan rencana
perusahaan dan untuk menjalankan pengendalian terhadap berbagai kegiatan
perusahaan secara menyeluruh.
2. Sebagai pedoman pelaksan kegiatan perusahaan.
Anggaran dapat memberikan pedoman yang berguna baik bagi manajemen
menengah dalam menjalankan tugasnya. Disamping itu, penyusunan anggaran
memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi peerubahan dalam lingkungan
dan melakukan penyesuaian sehingga kinerja perusahaan lebih baik.
3. Sebagai alat pengkoordinasi kerja.
Penganggaran dapat memperbaiki kondisi kinerja intern perusahaan. Sistem
anggaran memberikan ilustrasi operasi perusahaan secara keseluruhan. Oleh
karenanya sistem anggaran memungkinkan para manajer divisi untuk melihat
antar bagian (divisi) secara keseluruhan.
4. Sebagai alat pengawasan kerja.
Anggaran memerlukan serangkaian standar prestasi atau target yang bisa
dibandingkan dengan realisasinya sehingga pelaksanaan setiap aktivitas dapat
dinilai kinerjanya. Dalam menentukan standar acuannya, diperlukan pemahaman
yang realistis dan analis yang seksama terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan
perusahaan. Penentuan standar yang sembarang tanpa disadari oleh pengetahuan
dapat menimbulkan lebih banyak masalah daripada manfaat.
5. Sebagai alat evaluasi kegiatan perusahaan.
Anggaran yang disusun dengan baik menetapkan standar yang relevan akan
memberikan pedoman bagi perusahaan dalam menentukan langkah-langkah yang
harus ditempuh agar pekerjaan bisa diselesaikan dengan cara yang baik, artinya
menggunakan sumber-sumber daya perusahaan yang dianggap paling
menguntungkan. Terhadap penyimpangan yang mungkin terjadi dalam
operasionalnya perli dilakukan evaluasi yang dapat menjadi masukan berharga
bagi penyusunan anggaran berikutnya.
Meskipun
anggaran
mempunyai
beberapa
kegunaan,
tetapi
terdapat
pula
keterbatasan-keterbatasan, seperti dikemukakan oleh Ellen at.al. (2002:19) yaitu :
1. Dalam penyusunan anggaran, penaksiran yang dipakai belum tentu dengan
keadaan yang sebenarnya.
2. Seringkali keadaan yang digunakan sebagai dasar penyusunan anggaran
mengalami perkembangan yang jauh berbeda daripada yang direncanakan.
3. Karena menyusun anggaran melibatkan banyak pihak, maka secara potensi dapat
menimbulkan persoalan-persoalan hubungan kerja (Human Relation) yang dapat
menghambat proses pelaksanaan anggaran.
4. Penganggaran tidak dapat terlepas dari penilaian subjektif pembuat kebijakan
(Decison maker) terutama pada saat data dan informasi tidak lengkap dan tidak
cukup.
8. Prosedur Penyusunan Anggaran
Stoner dan Freeman yang dialih bahasakan oleh Sindoro (1996:480) mengemukakan
dua prosedur penyusunan anggaran yang biasa digunakan oleh suatu organisasi, yaitu :
1. Top- down budgeting
2. Bottom-up budgeting
Top-down budgeting adalah prosedur penyusunan anggaran dimana anggran
ditentukan oleh manajer tingkat atas dengan sedikit atau bahkan tidak ada konsultasi
dengan manajer tingkat bawah. Mekanisme prosedur Top-down budgeting adalah sebagai
berikut :
a. Manajer tingkat atas menetapkan usulan anggaran.
b. Usulan anggaran diserahkan pada komite anggaran untuk dinilai.
c. Jika usulan anggaran sudah dinilai maka akan diserahkan oleh manajer tingkat atas.
d. Setelah itu akan dilaksanakan oleh manajer tingkat menengah dan bawah.
Bottom-up budgeting
adalah prosedur penyusunan anggaran dimana anggaran
disiapkan oleh pihak yang akan melaksanakan anggaran tersebut kemudian anggaran
akan diberikan kepada pihak yang lebih tinggi untuk mendapat persetujuan. Mekanisme
prosedur Bottom-up budgeting adalah sebagai berikut :
a. Manajer tingkat bawah membuat usulan anggaran.
b. Usulan anggaran diserahkan pada manajer tingkat menengah untuk dibahas.
c. Jika usulan anggaran sudah dibahas maka akan diserahkan pada komite anggaran
untuk dinilai.
d. Setelah itu akan diserahkan pada manajer tingkat atas untuk disahkan sebagai anggaran
yang siap dilaksanakan.
Dengan adanya prosedur anggaran ini, maka dalam penyusunan anggaran ini menjadi
lebih baik dengan adanya proses penyusunan anggaran yang anggotantanya terdiri dari
para manjer pelaksana fungsi-fungsi pokok perusahaan.
Adapun menurut Supriyono (2001:348) proses penyusunan anggaran adalah sebagai
berikut :
1. Menganalis informasi masa lalu dan lingkungan luar yang diantisipasikan dan
SWOT.
Manajemen puncak menganalisis masa lalu dan perubahan lingkungan luar yang
akan datang dapat diketahuai melalui kekuatan, kelemahan, kesempatan dan
ancaman yang dimiliki organisasi dari lingkungan luar. Lingkungan luar yang
diselidiki dan dianalisis meliputi: kondisi perekonomian, persaingan, selera
konsumen, perkembangan teknologi, sosial , politik, kebijakan pemerintah.
2. Menentukan perencanaan strategi.
Manajemen puncak menyusun perencanaan yaitu dengan penentuan tujuan
organisasi dan strategi pokok yang akan digunakan untuk mencapai tujuaan
tersebut.
3. Mengkomunikasikan tujuan organisasi, strategi pokok dan program.
4.
5.
6.
7.
8.
Manajemen puncak mengkomunikasikan tujuan organisasi kepada manajer divisi
dan manajer bawahannya serta komite anggaran agar mereka mengetahui tujuan
yang akan dicapai dan cara-cara pokok untuk mencapai tujuan tersebut.
Memilih taktik, mengkoordinasi kegiatan dan mengawasi kegiatan.
Menajer divisi menyusun pemilihan taktik yaitu untuk memilih cara-cara yang
akan digunakan untuk mencapai tujuan, manajer departemen membuat keputusan
pengoperasian yang berhubungan dengan pengkoordinasian semua kegiatan
dibawah departemen, adanya manajer seksi bertanggung jawab untuk
merencanakan pengawasan terhadap kegiatan seksinya.
Menyusun usulan anggaran.
Setiap manajer divisi menyusun dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran
untuk bagian organisasi dibawahnya yatu departemen usulan anggaran semua
divisi selanjutnya diserahkan kepada komite anggaran.
Menyerahkan revisi usulan anggaran.
Komite anggaran menyarankan revisi terhadap usulan anggaran setiap divisi agar
sesuai dengan rencana jangka panjang dan tujuan organisasi yang telah ditentukan
oleh manajemen puncak.
Menyetujui revisi usulan anggaran dan merakit menjadi anggaran perusahan.
Setelah usulan anggaran revisi oleh setiap divisi yang bersangkutan dan revisinya
telah disetujui oleh komite anggaran merakit usulan tersebut menjadi anggaran
perusahaan.
Revisi dan pengesahan anggaran perusahaan.
Anggaran perusahaan masih memerlukan revisi ssebelum disahkan oleh
manajemen puncak menjadi anggaran perusahaan yang resmi. Setelah dilakukan
revisi, anggaran tersebut disahkan dan didistribusikan ke setiap divisi dan bagian
organisasi dibawahnya ssebagai pedoman pelaksan kegiatan dan sekaligus alat
pengendalian.
Anggaran yang disusun barulah merupakan rancangan anggaran. Rancangan
anggaran inilah yang diserahkan kepada pimpinan tertinggi perusahaan untuk disahkan
serta ditetapkan sebagai anggaran yang sah sebelum diselesaikan oleh pimpinan tertinggi
perusahaan, masih bisa dimungkinkan diadakannya pembahasan-pembahasan diantara
pimpinan tertinggi perusahaan dengan pihak yang diserahi tugas menyusun rancangan
anggaran tersebut. Setelah disahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, maka rancangan
anggaran tersebut akan dijadikan sebagai pedoman kerja, alat pengkoordinasi kerja dan
alat pengawasan kerja.
9. Faktor-faktor Yang Dipertimbangkan Dalam Menyusun Anggaran
Nafarin (2000:9) mengemukakan bahwa faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan
dalam menyusun anggaran adalah sebagai berikut :
1. Pengetahuan tentang tujuan dan kebujaksanaan umum perusahaan.
Adalah para penyusun atau perencana anggaran harus mengetahui tenyang tujuantujuan apa yang dilakukan oleh perusahaan dan kebijksanaan-kebijaksanaan apa
yang ada dalam perusahaan.
2. Data-data yang lalu.
Adalah dalam menyusun anggaran perusahaan harus mengetahui terlebih dahulu
data-data yang disusun pada masa lalu dan masa yang akan datang.
3. Kemungkinan perkembangan kondisi ekonomi.
Adalah dalam menyusun anggaran harus disesuaikan pada kondisi-kondisi yang
terjadi sekarang atau waktu yang akan datang.
4. Pengetahuan tentang taktik, strategi pesaing, dan gerak-gerik pesaing.
Adalah dalam menyusun anggaran harus mengetahui dengan jelas apakah taktik,
strategi dan gerak-gerik telah tersusun dengan baik agar terlaksana suatu anggaran
yang baik dan benar.
5. Kemungkinan adanya perubahan kebijaksanaan pemerintah.
Adalah setiap anggaran harus didasarkan pada kebijakan pemerintah.
6. Penelitian untuk mengembangkan peerusahaan
Adalah bagaiman perusahaan dalam usaha untuk mengembangkan usahanya
dengan melakukan penelitian dan analisis tersebut terlebih dahulu.
Selain itu menurut Nafarin (2000:9) dalam menyusun anggaran pun perlu
diperhatikan perilaku para pelaksana anggaran dengan cara mempertimbangkan hal-hal
sebagai berikut :
1. Anggaran harus dibuat serealistis mungkin, secermat mungkin, sehingga tidak
terlalu rendah atau terlalu tinggi.
2. Untuk memotivasi manajer pelaksana diperlukan partisipasi top management
(Direksi).
3. Anggaran yang dibuat harus mencerminkan keadilan, sehingga pelaksana tidak
merasa tertekan tetapi termotivasi.
4. Untuk membuat laporan realisasi anggaran diperlukan laporan yang akurat dan
tepat waktu, sehingga apabila terjadi penyimpangan yang merugikan dapat segera
dapat diantisipasi lebih dini.
Menurut Nafarin (2000:9-10) anggaran yang dibuat akan mengalami kegagalan
apabila hal-hal berikut ini tidak diperhatikan :
1. Membuat anggaran tidak cakap, tidak mampu berfikir kedepan dan tidak memiliki
wawasan yang luas.
2. Kekuasaan membuat anggaran tidak tegas.
3. Pelaksanaan tidak cakap.
4. Tidak didukung oleh masyarakat.
5. Dana tidak cukup.
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan tercapainya tujuan perusahaan harus banyak
yang diperhatikan apabila salah satu dari faktor tesebut tidak berjalan maka fungsi
anggaran tidak akan terwujud hal ini akan menghambat peranan anggaran dalam
menunjang efektivitas pengendalian manajemen.
C. Pengertian Menunjang
Menurut Kamus Lengkap Bahasa Indonesia menunjang adalah menahan agar tidak
roboh, menyangga, membantu kelancaran usaha dengan uang dan menyokong. Dalam
penelitian ini penulis mengartikan menunjang sebagai membantu kelancaran usaha atau
medukung.
D. Pengertian Efektivitas
Apabila manajemen perusahaan telah menetapkan tujuan perusahaan secara
keseluruhan, maka setiap manajer disemua tingkatan manajemen harus mempunyai
komitmen untuk menggunakan segala sumber daya yang ada seoptimal mungkin untuk
mencapai tujuan tersebut. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa manajemen
perusahaan telah melaksanakan tugas dengan baik.
Menurut Stoner da Freeman yang dialihbahasakan oleh Alexander Sindoro dalam
edisi Indonesia (1996:9) bahwa “Efektivitas adalah kemampuan untuk menentukan
tujuan yang memadai yaitu melakukan hal yang tepat”. Efektivitas menunjukkan
keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan
semakin mendekati sasaran, maka makin tinggi efektivitasnya.
Sedangkan pengertian menurut Anthony dan Bed Ford yang dalam Agus Maulana
(1992:203) “Efektivitas adalah hubungan antara keluaran suatu pusat tanggungjawab
sasaran yang harus dicapai”.
Dari beberapa pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu pekerjaan
dapat dilaksanakan secara tepat, efektif, efisien apabila pekerjaan tersebut dilaksanakan
dengan tepat sesuai dengan yang telah direncanakan. Faktor-faktor yang mempengaruhi
efektivitas kerja dalam organisasi :
1. Waktu
Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan factor utama.
Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan, maka semakin banyak tugas lain
menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat efektivitas kerja karena memakan
waktu yang tidak sedikit.
2. Tugas
Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan
kepada karyawan
3. Produktivitas
Seorang karyawan mempunyai produktivitas kerja yang tinggi dalam bekerja tentunya
akan dapat menghasilkan efektivitas kerja yang baik demikian pula sebaliknya
4. Motivasi
Manajer dapat mendorong bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan
mereka yang sensitif. Semakin termotivasi karyawan untuk bekerja secara positif
semakin baik pula kinerja yang dihasilkan.
E. Pengertian Pengendalian Manajemen Proyek
1. Pengertian Pengendalian Manajemen
Anthony dan Govindarajan (2005:8) mendefenisikan pengendalian manajemen
merupakan “proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi
lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi”. Dari pengertian tersebut
manajer sangat berpengaruh terhadap anggota atas kinerja yang dilaksanakan
sehingga tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan dapat tercapai dengan maksimal.
Sedangkan Halim dan Supomo (2005:9) mendefenisikan “pengendalian
manajemen sebagai suatu sistem yang terdiri dari struktur pengendalian manajemen
dan proses pengendalian manajemen”. Pengendalian manajemen merupakan
keharusan dalam suatu organisasi yang mempraktikkan desentralisasi. Dari
pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa manajer berpengaruh penting dalam
menjalankan suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh
perusahaan.
2. Proses Pengendalian manajemen
Menurut Halim dan Supomo (2005:141) proses pengendalian manajemen
merupakan proses “ Proses pengendalian manajemen yang terdiri dari penyusunan
program, penyusuna anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisis.”
Proses pengendalian yang digunakan manajer mengandung elemen yang sama dengan
elemen pada sistem pengendalian yang lebih sederhana seperti detector, assessor,
effector dan sistem komunikasi.
Detector melaporkan apa yang sedang terjadi atas organisasi, assessor
membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan, effector mengambil
tindakan koreksi terhadap perbedaan yang signifikan antara keadaan aktual dengan
keadaan yang diinginkan dan sistem komunikasi memberitahukan kepada manajer
apa yang sedang terjadi dan bagaimana hal tersebut dibandingkan dengan keadaan
yang diinginkan.
Pengendalian manajemen terletak antara formulasi strategi dan pengendalian
tugas dalam beberapa hal. Formulasi strategi memfokuskan pada jangka panjang,
sementara pengendalian manajemen memfokuskan pada kegiatan jangka pendek.
Formulasi strategi menggunakan perkiraan kasar akan masa depan, pengendalian
tugas menggunakan data akurat saat ini dan pengendalian manajemen terletak di
antaranya. Masing-masing kegiatan meliputi perencanaan dan pengendalian, tetapi
dengan penekanan yang berbeda pada masing-masing kegiatan.
3. Pengertian Manajemen
Manajemen telah banyak disebut sebagai “seni unruk merealisasikan pekerjaan
melalui orang lain”. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajemen mencapai
tujuan organisasi melalui pengaturan orang lain untuk melaksanakan berbagai
pekerjaan yang diperlukan, atau dengan kata lain tidak melakukan pekerjaan –
pekerjaan itu sendiri.
Manajemen memang mempunyai pengertian lebih luas dari pada itu, tetapi
definisi tersebut memberikan kenyataan kepada kita bahwa kita berutama mengelola
sumber daya manusia, bukan material atau financial. Selain manajemen mencakup
fungsi perencanaan (penetapan apa yang akan dilakukan), pengorganisasian
(perancangan dan penugasan kelompok kerja), penyusun personalia (penarikan,
seleksi, pengembangan pemberian kompensasi dan penilaian prestasi kerja),
pengarahan (motivasai, kepemimpinan, integritas, dan pengelolaan konflik) dan
pengawasan.
Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai
bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan,
menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada
sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan
berjalannya waktu. Agar proses manajemen berjalan lancar, diperlukan sistem serta
struktur organisasi yang solid. Pada organisasi tersebut, seluruh aktifitasnya haruslah
berorientasi pada pencapaian sasaran. Organisasi tersebut berfungsi sebagai wadah
untuk menuangkan konsep, ide-ide manajemen. Jadi dapat dikatakan bahwa
manajemen merupakan suatu rangkaian tanggung jawab yang berhubungan erat satu
sama lainnya.
Komponen-komponen sistem yang berupa unsur atau subsistem terkait satu
dengan yang lain dalam satu rangkaian yang membentuk sistem fungsi dan efektivitas
sistem dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan. Manajemen memilki
beberapa unsur-unsur sebagai berikut :
a. Bersifat Dinamis
Sistem menunjukkan sifat yang dinamis, dengan perilaku tertentu. Perilaku sistem
umumnya dapat diamati pada caranya mengkonversikan masukkan (input)
menjadi hasil (output).
b. Sistem Terpadu Lebih Besar Daripada Jumlah Komponen-komponennya
Bila elemen atau bagian tersebut tersusun atau terorganisir secara benar, maka
akan terjalin satu system yang lebih besar dari pada jumlah bagiannya.
c. Mempunyai Arti yang Berbeda
Satu sistem yang sama mungkin dipandang atau diartikan berbeda, tergantung
siapa yang mengamatinya dan untuk kepentingan apa.
d. Mempunyai Sasaran yang Jelas
Salah satu tanda keberadaan sistem adanya tujuan atau sasaran yang jelas.
Umumnya identifikasi tujuan merupakan langkah awal untuk mengetahui perilaku
suatu sistem dan bagiannya.
4. Pengertian Proyek
Suatu proyek merupakan suatu usaha atau aktifitas yang kompleks, tidak rutin,
dibatasi oleh waktu, anggaran, resources dan spesifikasi performansi yang dirancang
untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Suatu proyek juga dapat diartikan sebagai
upaya atau aktifitas yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran, dan
harapan-harapan penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya
yang tersedia yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.
Proyek selalu melibatkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Senantiasa dibutuhkan
pemberdayaan sumber daya yang tersedia, yang diorganisasikan untuk mencapai
tujuan, sasaran, dan harapan penting terrtentu. Aktifitas atau kegiatan pada proyek
merupakan sebuah mata rantai, yang dimulai sejak dituangkannya ide, direncanakan
kemudian dilaksanakan, sampai benar-benar memberikan hasil yang sesuai
perencanaannya semula.
Proyek merupakan aktifitas yang bersifat temporer, selalu ada pembatasan dalam
pelaksanaannya dan juga dalam skala waktu tertentu. Timbulnya suatu proyek
disebabkan oleh berbagai faktor antara lain :
1. Adanya permintaan pasar. Artinya adanya suatu kebutuhan dan keinginan dalam
masyarakat yang harus disediakan. Hal mi disebabkan karena jenis produk yang
tersedia belum mencukupi atau memang belum ada sama sekali.
2. Untuk meningkatkan kualitas produk. Bagi perusahaan tertentu proyek dilakukan
dalam rangka meningkatkan kualitas atau mutu suatu produk. Hal mi dilakukan
karena tingginya tingkat persaingan yang ada.
3. Kegiatan pemerintah. Artinya merupakan kehendak pemerintah dalam rangka
memenuhi kebutuhan masyarakat atas suatu produk atau jasa, sehingga perlu
disediakan berbagai produk melalui proyek-proyek tertentu.
5. Pengertian Manajemen Proyek
Penjelasan
tentang
manajemen
proyek
adalah
kegiatan
merencanakan,
mengendalikan dan mengawasi berbagai sumber daya yang terhimpun dalam suatu
wadah (organisasi) yang bersifat sementara untuk melakukan kegiatan yang telah
ditetapkan sebelumnya agar mencapai sasaran dan tujuan dalam jangka waktu yang
telah ditentukan.
Menurut Soehartao (1999:27) manajemen proyek merupakan “identifikasi
beberapa perilaku yang dominan dari kegiatan proyek yang menembuhkan keharusan
cara pengelolaan yang berbeda dari pengelolaan suatu kegiatan dan lingkungan dan
suasana relatif stabil seperti operasi rutin”. Adapun ruang lingkup manajemen proyek
sebagai berikut :
1. Menentukan waktu proyek dimulai.
2. Perencanaan lingkup proyek yang akan dikerjakan.
3. Pendefinisian ruang Lingkup proyek.
4. Verifikasi proyek serta kontrol atas perubahan yang mungkin terjadi saat proyek tersebut
dimulai.
Dari pengertia diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen proyek merupakn kegiatan
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi
untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu dan jga
menggunakan personil untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek.
6. Efektivitas Pengendalian Manajemen Proyek
Adapun usaha-usaha yang dilakukan perusahaan secara khusus untuk mencapai
efektivitas pengendalian manajemen proyek adalah sebagai berikut :
1. Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen.
2. Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek.
3. Memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya.
4. Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai fungsi/disiplin yang
bekerja.
5. Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya.
Anggaran proyek merupakan alat manajemen dalam mengendalikan biaya, yang
berguna untuk mencapai tujuan yang telah yang ditetapkan. Dari laporan realisasi
anggaran proyek dapat diketahui apakah tujuan yang telah ditetapkan tercapai, yaitu
adanya efisiensi biaya proyek. Tujuan tersebut akan tercapai dengan digunakannya
anggaran proyek sebagai standar untuk melaksanakan pengukuran biaya proyek yang
sesungguhnya dengan biaya proyek yang telah ditetapkan.
Dengan adanya anggaran proyek diharapkan biaya yang sesungguhnya tidak melebihi
jumlah yang disetujui dalam anggaran. Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan dapat
dijelaskan bahwa anggaran proyek akan efektif
apabila usaha-usaha atau tujuan
pengendalian manajemen proyek sudah diketahui dan untuk mencapai tujuan tersebut
diperlukan
penyusunan
anggaran
proyek
yang
memadai
sehingga
efektivitas
pengendalian manajemen akan tercapai.
6. Peranan Anggaran Proyek Dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian
Manajemen Proyek.
Anggaran proyek merupakan acuan yang digunakan oleh pusat pertanggungjawaban
yang bersangkutan dalam mengeluarkan biaya untuk menjalankan kegiatan pokok
perusahaan. Pusat pertanggungjawaban anggaran proyek yang menggunakannya sebagai
alat pencapaian tujuan sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya.
Anggaran proyek disusun dengan mempertimbangkan sumber daya yang dimiliki
perusahaan, kemampuan pusat-pusat pertanggungjawaban dan sasaran yang ingin dicapai
oleh perusahaan. Ini merupakan hal penting untuk mendukung fungsi anggaran sebagai
alat perencanaan, pedoman pelaksanaan kegiatan, alat pengkoordinasian kegiatan dan
pengawasan kegiatan.
Biasanya setiap penyelesaian pembuatan proyek, pusat-pusat pertanggungjawaban
menyerahkan laporan realisasi anggaran. Anggaran proyek dapat dijadikan alat
pembanding bagi anggaran yang telah diprogramkan dengan realisasi tersebut.
Keberhasilan dan kelemahan anggaran dapat dianalisis dari perbandingan ini dijadikan
koreksi untuk anggaran yang lebih baik di masa yang akan datang.
Jika biaya proyek dikeluarkan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan pada
anggaran proyek, maka dapat dikatakan bahwa pengendalian manajemen yang baik telah
dilaksanakan dan apabila pengeluaran biaya proyek tersebut mencapai tujuan yang
ditetapkan, maka dapat dikatakan perusahaan telah melakukan pengendalian manajemen
secara efektif.
Dengan menyusun dan menerapkan anggaran proyek yang baik, akan sangat
membantu manajemen dalam melakukan pengendalian yang efektif, mulai dari
pengendalian awal, pengendalian berjalan dan sampai proyek selesai sehingga sasaran
yang ingin dicapai perusahaan pun sangat mungkin dicapai.