kerja fakultas ilmu komputer berbasis web implementasi

D-67
IMPLEMENTASI PENGUKURAN KEY
PERFOMANCE INDICATORS DI UNIT
KERJA FAKULTAS ILMU KOMPUTER
BERBASIS WEB
Apriansyah Putra1, Wanda Listyaningsih2
1) Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya, Palembang
email: [email protected], [email protected]
Abstrak– Program Studi Sistem Informasi merupakan
salah satu unit kerja yang ada di Fakultas Ilmu
Komputer, dalam operasionalnya Program Studi Sistem
Informasi di pimpin oleh ketua program studi, salah
satu tugas utama seorang ketua program studi adalah
membuat perencanaan kegiatan yang terkait tridharma
perguruan tinggi di lingkungan program studi
khususnya, berkaitan dengan hal tersebut baik itu
program studi itu sendiri maupun pimpinan kesulitan
dalam melihat ketercapaian perencanaan kegiatan
tersebut karena rekaman data sebelumnya yang
kemudian dijadikan dasar ketercapaian tidak terekam
dengan baik hal ini menyebabkan kegiatan yang
dilaksanakan tidak dapat diukur peningkatannya.
Karena hal tersebut perlu dibuat sistem yang dapat
mengukur kinerja dan sekaligus dapat merekam
ketercapaian
tahun-tahun sebelumnya, untuk
membangun sistem KPI yang baik perlu menggunakan
metode pengukuran performance measurement systems
(IPMS), metode pengukuran kinerja yang merumuskan
identifikasi Key Performance Indicator (KPI)
berdasarkan
kebutuhan
pihak-pihak
yang
berkepentingan di dalamnya (stakeholder). System ini
dibangun dengan menggunakan teknologi basisdata
MySql dan dengan bahasa pemrograman PHP.
Kata Kunci:KPI, IPMS, MySql, PHP
I. PENDAHULUAN
Menjadi Perguruan Tinggi yang berkualitas bukan
hanya menjadi mimpi dan dimimpikan, tetapi cita-cita
luhur ini harus diupayakan dengan langkah-langkah
sistematik dalam mempersiapkan seluruh elemen
perguruan tinggi untuk memberikan kontribusi
terbaik. Program kerja tahunan yang disusun
berdasarkan Rentra Perguruan Tinggi, harus menjadi
kesepakatan semua unsur Perguruan Tinggi. Program
kerja dapat menjadi sebuah kerangka yang
memberikan arah agar menjadi Perguruan Tinggi
yang berkualitas.
Key Performance Indikator merupakan sebagai
bagian dari program kerja yang merupakan alat ukur
untuk melihat seberapa jauh tujuan yang telah
ditetapkan
dapat
tercapai
(Arini
T.Soemohadiwidjojo,2015) Dengan KPI yang
diturunkan dari Visi-Misi dan Renstra serta tersusun
dengan baik akan memudah bagian penjaminan mutu
dalam melakukan Monevin. Pengukuran dapat
dilakukan dalam semua tingkatan dalam perguruan
tinggi, mulai dari Rektor, Dekan, Jurusan, Bagian
Administrasi dan dosen. Untuk mendukung dalam
pendifinisian program kerja dari Unit kerja perlu suatu
mekanisme audit dan sistem dokumentasi data yang
baik (Apriansyah,2015). Begitupula (Musdalifah dan
Apriansyah, 2010) menyatakan bahwa sistem
informasi menyediakan informasi data yang
dibutuhkan dan ditampilkan secara terstruktur dan
sistematis.
Fakultas Ilmu Komputer merupakan salah satu
fakultas yang ada di Universitas Sriwijaya dalam
upayanya untuk meningkatkan pelayanan sehingga
proses pengelolaan akademik dari tingkat top sampai
dengan unit kerja selaras dengan apa yang ada dalam
rencana strategis dari institusi, perlu melakukan suatu
bentuk penentuan indikator kerja mulai dari tingkat
institusi, Unit kerja atau bahkan sampai ketingkat
individu yang terlibat dalam institusi. Karena selama
ini belum dilakukannya proses-proses pengukuran
indikator kinerja tersebut sehingga pihak institusi
kesulitan dalam pengukuran ketercapaian dari rencana
strategi yang di turunkan sampai dengan unit kerja.
Maka ini menjadi permasalahan sehingga perlu di
bangunnya suatu sistem “Pengukuran Capaian KPI di
Unit Kerja Fakultas Ilmu Komputer”. Pembuatan KPI
mengacu dari perspectives in academic scorecard,
yang menurut (Niel F.O. Harold,1999) terdiri dari
empat perspektif, yaitu:
Academic Management Perspective How do we
look to our University Leadership? Budget
performance, school operations, management/
leadership
Stakeholder Perspective How do stakeholder see
us ? Academic program, student-centeredness, quality
faculty, value for money, alumni/ employee
satisfaction
Internal Business Pespective What must We excel
at ? Faculty productivity, staff productivity,
recruitment/advisement, maintain responsibility to
community
Innovation and Learning Perpective Can we
continue to improve academic, management,
stakeholder, and internal business perspective ?
D-68
quality of degree program, student learning, quality of
student, keep talented faculty, education innovation,
faculty /staff development
II. METODOLOGI PENELITIAN
2.1 Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini direncanakan dilakukan selama 10
bulan dimulai pada bulan Februari – November 2016
di Unit Kerja Khususnya Program Studi Sistem
Informasi Fakultas Ilmu Komputer dan analisis data
dilakukan di Laboratorium Basis Data Fakultas Ilmu
Komputer Universitas Sriwijaya.
2.2 Teknik Pengumpulan Data
Jenis Data
Jenis data yang dikumpulkan dalam penelitian ini
adalah data primer dan sekunder. Data primer adalah
data yang dikumpulkan peneliti secara langsung dari
objek yang diteliti dan data sekunder adalah data yang
dikumpulkan melalui referensi pembacaan buku-buku
yang berkaitan erat dengan kajian masalah yang
diteliti.
Sumber Data
Sumber data diperoleh dari sekumpulan data dari
Unit Kerja Khususnya Program Studi Sistem
Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas
Sriwijaya.
Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang dilakukan pada
penelitian ini adalah :
Metode Observasi
Dalam hal ini yang akan dilakukan adalah melihat
serta mempelajari permasalahan yang ada di Unit
Kerja Khususnya Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya yang
erat kaitannya dengan objek yang diteliti yaitu segala
informasi yang berkaitan dengan penjaminan mutu
program studi di Universitas Sriwijaya.
Metode Wawancara
Pengumpulan data melalui tanya jawab langsung
dengan pihak-pihak yang berkaitan erat dengan
permasalahan yang diteliti. Dalam penelitian
penelitian ini wawancara dilakukan dengan Staf dan
Pimpinan di Unit Kerja Khususnya Program Studi
Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas
Sriwijaya.
Dokumentasi
Selain wawancara dan observasi di dalam penulisan
penelitian ini juga dilakukan pengumpulan data-data
organisasi yang diperlukan.
Metode Studi Pustaka Metode yang dilakukan
adalah dengan cara mencari bahan yang mendukung
dalam pendefinisian masalah melalui buku-buku,
internet, yang erat kaitannya dengan objek
permasalahan.
Deskripsi Data
Data yang digunakan adalah data-data dokumen
program kerja Unit Kerja Khususnya Program Studi
Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas
Sriwijaya yang meliputi dokumen Renstra dan
program kerja program studi.
III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Tujuan Proyek
Tujuan utama dari proyek ini adalah
mengukur kinerja untuk menilai kemajuan atas
pencapaian tujuan dan sasaran organisasi,
sekaligus sebagai referensi dalam meningkatkan
kualitas
pengambilan
keputusan
dan
akuntabilitas berdasarkan Key Perfomance
Indicators. Selama ini proses pengelolaan data
operasionalnya
masih
belum
optimal.
Penyusunan dan pengisian data masih
menggunakan lembaran data pengisian/borang,
pengelolaan data dan pendistribusiannya masih
bersifat manual, sistem tidak saling terintegrasi,
kurang akuratnya penghitungan data, sering
terjadi data yang tidak valid atau tidak sesuai
dengan kebenaran yang ada, sulitnya melakukan
monitoring, serta sulitnya merekap hasil
penilaian kinerja karena penumpukan formulir
penilaian yang sangat banyakjumlahnya.
Dengan adanya penerapan Indikator Kinerja
Utama (IKU) berbasis web diharapkan dapat
membantu dosen/staf, kajur serta dekan dalam
optimalisasi pencapaian tujuan dan sasaran
Program Studi Sistem Informasi dengan cepat
dan tepat sehingga dapat mempermudah dan
mempercepat
bisnis
proses
organisasi,
pemantauan dan penilaian unit kerja jurusan
sehingga dapat mencapai tujuan yang diharapkan
secara efektif dan akurat serta mengurangi
human error.
Tabel 3.1 business goal dan project goal
yang diharapkan dapat tercapai dengan
dilaksanakannya proyek ini. Dalam tabel 6.1,
business goal ditujukan untuk bagian eksekutif
atau para pimpinan, sedangkan project goal
ditujukan untuk penggunaan sistem sehari-hari.
Tabel Tujuan Proyek
Business Goal
Project Goal
D-69
1.Sistem
pengukuran
kinerja di unit
jurusan terkelola
dengan baik.
2. Sistem yang
dapat
membantu
proses
pembuatan
rekapitulasi dari
hasil penilaian
kinerja
dan
membantu
mengambil
keputusan untuk
mengambil
langkah
demi
kemajuan
jurusan
dan
peningkatan
kualitas
dosen/staf.
1. Membangun
sebuah
sistem
informasi
dalam
mengukur kinerja
seluruh unit dalam
basis data yang
terintegrasi.
2. Memudahkan
dosen/staf dalam
melaporkan hasil
pekerjaannya
secara
periodik
sesuai sasaran kerja
yang
telahdirencanakan.
3. Penilaian kinerja
lebih
objektif
karena berdasarkan
data yangreal.
4. Dapat
melihat
perkembangan
kinerja
program
studi
yang
mengacu
kepada
standar akreditasi.
1.
Membantu
menghilangkan
permasalahan
saat
mengelola
hasil
rekapitulasi.
2.
Sistem mampu
memberikan laporan
yang akurat.
3.2 Gambaran Proyek
Proyek sistem informasi pengukuran Key
Perfomance Indicators berbasis web adalah
sebuah sistem yang berfungsi untuk menilai
kemajuan atas pencapaian tujuan dan sasaran
Program Studi Sistem Informasi.
Proyek ini dilaksanakan dengan melakukan
pengumpulan data yang berkaitan dengan
penetapan visi dan misi, sasaran strategi dan
rencana kerja dari pihak jurusan kepada fakultas.
Pengembangan
sistem ini dimulai dengan
wawancara langsung pada Ketua Program Studi
Sistem Informasi untuk mengetahui indikator apa
saja dalam pengukuran kinerja di unit jurusan
serta mempelajari bentuk laporan-laporan yang
akan dihasilkan oleh sistem. Selanjutnya, dengan
menggunakan Metode FAST, penulis melakukan
analisis dan perancangan sistem serta melakukan
penerapan sistem. Output dari proyek ini adalah
sistem informasi dari hasil pengukuran Key
Performance Indicators (KPI) berbasis web pada
unit kerja Program Studi Sistem Informasi.
3.3 Pernyataan Masalah dan Kesempatan
3.3.1 Pernyataan Masalah
Dalam melakukan analisa terhadap berbagai
masalah yang terdapat dalam pengukuran
indicator kinerja, penulis melakukan kategorisasi
permasalahanpermasalahan
tersebut
berdasarkan rangkaian kerja (framework)
PIECES (Performance, Information, Economics,
Control, Efficiency, Service)
Masalah
Penjelasan
Performance.
Proses pengukuran indikator
kinerja
Jurusan
Sistem
Informasi belum efektif
Information
Belum adanya suatu sistem
yang terintegrasi sehingga
semua proses tidak dapat
dilihat progress nya serta
masih bersifatmanual
Biaya lebih yang digunakan
untuk mencetak formulir
penilaian kinerja yang masih
berbentuk print out.
Economic
Efficiency
1. Proses
perencanaan
program
kerja,
pemantauan,
dan
penilaian
masih
bergantung
dengan
keberadaan pimpinan
yangbersangkutan.
2. Penilaian kinerja yang
kurang objektif dan
tidak transparan, data
tidak valid atau tidak
sesuai
dengan
kebenaran yangada.
D-70
Service
Sistem pengelolaan masih
menggunakan paper based
sehingga menyulitkan dalam
pengelolaan dan pembuatan
laporan.
TANGGAL
PENYUSUNAN :
17 Maret 2016
3.3.2 Kesempatan
Kelebihan dari sistem yang akan dikembangkan
adalah :
1. Mempermudah admin mengentri indikator
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
KPI, merekap serta memberikan klausa
pengguna sistem.
Staff dapat melaporkan hasil pekerjaan
secara periodik sesuai sasaran kerja yang
telah direncanakan secaraonline.
Kajur dapat memvalidasi KPI yang sudah
tercapai oleh masing-masing unit.
Dapat melakukan monitoring perkembangan
dan tingkat kemajuan kinerja unit jurusan,
dan bisa memberikan perbaikan untuk
kedepannya.
Dalam proses perhitungan penilaian kinerja,
tidak perlu lagi menghitung secara manual
hasil nilai kinerja seluruh unit di jurusan.
Hasil nilai perhitungan penilaian kinerja
dapat diperoleh secara cepat danakurat.
Data disimpan dalam database, sehingga
memudahkan
dalam
pemprosesan
pengolahandata.
Pembuatan laporan akhir dari rekapitulasi
kinerja dilakukan secara automatis.
3.3.3 Tabel Pernyataan Masalah
Masalah yang sudah dikemukakan
dituangkan ke dalam tabel berikut ini :
dapat
Tabel Pernyataan Masalah
PROYEK:
Implementasi Pengukuran
Key Perfomance Indicators
di Unit Kerja Fakultas Ilmu
Komputer berbasis web.
DISUSUN OLEH :
Wanda Listyaningsih
PENYESUAIAN
TERAKHIR
OLEH:
Apriansyah
Putra
TANGGAL
PENYESUA
IAN
TERAKHIR
: 24 April
2016
1
2
Pernyataan
Singkat dari
Masalah
a
t
a
u
P
e
l
u
a
n
g
Proses
perencanaan
progam kerja,
pemantauan,
dan penilaian
masih
bergantung
dengan
keberadaan
masing-masing
unit.
Waktu yang
lama
dalam
pengumpulan
formulir
penilaian
kinerja
dosen/staf ke
bagian Kajur
Solusi yang
Ditawarkan
Membuat sistem yang terkompute
Pengembangan
sistem informasi
yang terintegrasi
yang
tidak
dibatasi
oleh
jarak, tempat dan
waktu
yang
terkelola dengan
baik
sehingga
proses
pengelolaan dapat
dilakukan secara
efektif
dan
efisien.
D-71
3
Pengukuran
indikator
kinerja yang
kurang
objektif
dan
tidak
transparan,
data
tidak
valid
atau
tidak
sesuai
dengan
kebenaran
yang ada
Pengembangan
sistem informasi
yang
mampu
melakukan
penilaian
berdasarkan
pencapaian
kinerja
setiap
pegawai
berdasarkan data
yang real.
4
Sulit
memonitoring
perkembangan
dan
tingkat
kemajuan
kinerja
masing-masing
unit
setiap
saat.
Kinerja masingmasing unit yang
mampu
menampilkan
dashboard
dan
grafik pencapaian
tujuan
secara
periodic.
Kesulitan
dalam
memvalidasi
hasil KPI oleh
Kajur
dari
divisi bawah
dan
merekapitulasi
hasil kinerja
dosen.
Implementasi KPI
yang
saling
terintegrasi yang
dapat
merekap
hasil
penilaian
dan
pembuatan
laporan
akhir
tercapainya
sasaran dan tujuan
dari jurusan.
5
3.3.4 Hambatan Proyek
Business Constraints
Berikut adalah business constraints yang ada :
a. Sistem akan dibangun menggunakan
metodologi FAST
b. Sistem
yang
akan
dikembangkan
didalamnya terdapat indikator yang sesuai
dengan aspek Tri Dharma Perguruan Tinggi
dan Rencana Bisnis Anggaran dengan
pendekatan metode IPMS
c. Sistem dapat meningkatkan nilai Program
Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu
Komputer Universitas Sriwijaya
d. Sistem yang dibangun harus memenuhi
technology constrains yang ada.
Technology Constraints
Berikut adalah standar teknologi informasi yang
harus dipenuhi oleh sistem:
a. Sistem harus mudah dimengerti dan mudah
dipakai oleh semua user.
b. Sistem akan dibangun sebagai web
application dengan menggunakan bahasa
pemrograman PHP.
c. Sistem yang akan dibangun menggunakan
aplikasi browser untuk aksesnya karena
sistem berbasis web.
Sebagai tempat penyimpanan data, akan
digunakan
basis
data
sebagai
media
penyimpanannya, yaitu MYSQL yang berjalan
pada sistem operasi yangada. Sistem yang
dibangun dapat diakses dengan jaringan intranet
perusahaan, jaringan LAN internet, modem, atau
internet speedy sebagai alat penghubung secara
real time 24 jam.
3.4 Analisis Masalah
Yang dilakukan pada tahap ini adalah analisa
secara mendalam mengenai sistem yang sudah
ada, bertujuan untuk mempelajari dan memahami
business process dari sistem yang ada dan
domain permasalahan yang ditemukan pada
tahap penganalisaan awal. Dengan memahami
proses bisnis dan problem domain dari sistem
yang ada, maka dihasilkan suatu system
improvement
yang
meliputi
problems,
opportunities, dan directives dari sistem yang
ada, serta batasan dalam pengembangan sistem
yang baru.
1. Domain Permasalahan (Problem Domain)
Untuk memperbaiki suatu sistem yang ada saat
ini perlu dilakukan pemahaman terhadap masalah
yang terjadi pada sistem yang sudah ada saat ini,
berikut ini adalah analisa data, processes, dan
interfaces yang dilakukan terhadap sistem yang
lama :
-
DATA
Data KPI dari Jurusan Sistem Informasi
meliputi data visi misi, target, strategi,
aktivitas kinerja masih menggunakan
aplikasi Microsoft Excel yang kemudian
harus dicetak dalam bentuk paper-based
agar dapat dinilai kemudian disahkan oleh
Kajur
yang
mengakibatkan
terjadi
penumpukan data, dan kehilangan data.
Permasalahan
yang
muncul
pada
pengumpulan data memerlukan waktu
yang cukup lama, data-data tidak saling
terintegrasi,
kurang
akuratnya
penghitungan data, serta sulit untuk
D-72
merekap hasil penilaian dan membuat
laporan akhir kinerja unit jurusan.
-
-
PROCESSES
Proses pengelolaan KPI yang dilakukan saat
ini pada Jurusan Sistem Informasi meliputi
pengelolaan data perencanaan program
kerja, pengelolaan data realisasi kerja,
pengelolaan data pengukuran kinerja,
pengelolaan laporan hasil penilaian kinerja.
Semua proses tersebut masih belum
terintegrasi
INTERFACES
Pengguna sistem ini terdiri dari dosen, kajur
dan dekan. Interface yang digunakan masih
berupa paper interface yang meliputi
perencanaan program kerja yang masih
bersifat manual yang harus di input kembali
ke Microsoft Excel, lembar formulir
penilaian kinerja, pelaporan dari hasil
penilaian kinerja yang dilakukan berupa
print out dari rekapitulasi yang dilakukan
dengan menggunakan paper based.
Pada gambar di atas menjelaskan tentang
sulitnya memonitoring perkembangan dan
pencapaian nilai akreditasi prodi. Dekan sebagai
pimpinan sulit untuk melihat sejauh mana
perkembangan serta pencapaian yang telah
dilakukan.
c. Ishikawa diagram permasalahan : Kajur sulit
memverifikasi KPI dan melihat hasil kinerja
prodi
2. Analisis Keputusan
Permasalahan dan kekurangan dari sistem
yang berjalan diperusahaan saat ini dapat
dijelaskan secara lebih detail dari penggambaran
diagram ishikawa berikut :
a. Ishikawa diagram untuk permasalahan :
Sulitnya menerjemahkan kegiatan yang
sesuai dengan sasaran dan tujuan
Pada gambar di atas menjelaskan tentang kajur
kesulitan memverifikasi KPI dan melihat
rekapitulasi kinerja dari unit bawah karena harus
merekap borang masing-masing bawahan yang
jumlahnya sangat banyak dan rentan terhadap
kesalahan dan kehilangan data.
Dapat disimpulkan dari tiga masalah pada
gambar diatas:
a.
b.
Pada gambar di atas menjelaskan tentang
permasalahan sulitnya menerjemahkan kegiatan
yang sesuai dengan sasaran dan tujuan. Hasil
pengukuran nilai KPI harus dikeluarkan secara
otomatis sesuai dengan kategori.
b. Ishikawa diagram untuk permasalahan :
Dekan sulit memonitoring perkembangan
dan pencapaian nilai akreditasi prodi.
c.
d.
Diperlukan suatu sistem pengelolaan data
yang terkomputerisasi dan terintegrasi yang
tersimpan dalam database sehingga semua
proses dapat dilakukan dalamsistem.
Diperlukan suatu sistem yang mampu
melakukan penilaian berdasarkan data
realisasi pencapaian kinerja berdasarkan
data yangreal.
Diperlukan suatu sistem online yang
terintegrasi yang tidak dibatasi oleh jarak,
tempat dan waktu yang terkelola dengan
baik sehingga proses penilaian dapat
dilakukan secara efektif danefisien.
Diperlukan sebuah sistem yang mampu
menampilkan
dashboard dan
grafik
pencapaian realisasi kinerja unit kerja
jurusan secaraperiodik.
D-73
e.
Diperlukan sebuah sistem dapat melakukan
pengelolaan kinerja prodi yang telah
terkomputerisasi dalam sebuah database
yang terintegrasi dan dapat merekap hasil
penilaian dan pembuatan laporan akhir yang
dapat
dilihat
pimpinan
fakultas
secaraotomatis.
Berdasarkan kesimpulan diagram ishikawa di
atas, maka permasalahan- permasalahan tersebut
dapat dijelaskan lebih detail pada tabel Cause
and Effect Analysis yang dibuat berdasarkan
domain permasalahan dari sistem yang ada,
sehingga dapat ditemukan inti permasalahan
yang sesungguhnya dan solusi yang sesuai untuk
masing-masing permasalahan tersebut.
Jenis masalah
Kinerja
(perfomance)
Informasi
(information)
Problem and opportunities sebenarnya sudah
diidentifikasi lebih awal pada scope definition,
namun permasalahan awal tersebut kemungkinan
hanya merupakan gejala (symptoms) dari
permasalahan yang sesungguhnya. Untuk
menganalisa permasalahan awal tersebut
digunakan cause and effect analysis sehingga
dapat ditemukan inti permasalahan yang
sesungguhnya dan juga solusi yang sesuai untuk
masing-masing permasalahan yangada.
3.5 Analisis Kebutuhan
Kebutuhan fungsional yang harus ada
didalam sistem yang akan dikembangkan
adalah sebagai berikut :
1.
2.
3.
Sistem yang akan dikembangkan
harus dapat
melakukan
proses
pengukuran kinerja di Unit Jurusan
Sistem Informasi yang indikator
pengukuran nya mengacu kepada Tri
Dharma Perguruan Tinggi
Sistem yang akan dikembangkan
harus
dapat
mengelolah proses
pelaporan realisasi kinerjadari unit
bawah
Sistem yang akan dikembangkan
harus dapat menghasilkan keluaran
data KPI yang sesuai dengan
kategorinya sehingga proses
pembuatan laporan hasil penilaian
secaraterkomputerisasi.
1. Kebutuhan Nonfungsional
Kebutuhan Nonfungsional Klasifikasi Kerangka
Kerja PIECES
Ekonomis
(economic)
Pengontrolan
sistem (control)
Penjelasan
Sistem
diharapkan
dapat mempersingkat
waktu
dan
mempercepat proses
pengukuran hasil nilai
kinerja prodi
● Adanya integrasi
data untuk semua
data
dalam
pengukuran KPI .
Data
disimpan
dalam basis data
sehingga
pemanggilan dan
pemrosesan data
menjadi
lebih
mudah
dan
meminimalisasi
terjadinya
humanerror.
● Mencegah
terjadinya
redudansi
data,
terutama
dalam
pembuatanlaporan
.
Sistem
diharapkan
menghemat biaya dari
banyaknya
penggunaan kertas /
formulir
dan
operasional lain yang
selama ini terjadi.
● Sistem
dapat
meningkatkan
keamanan
terhadap data-data
dengan membatasi
pengaksesan bagi
pihak-pihak yang
tidak
berkepentingan
● Sistem
bersifat
reliable
artinya
memiliki
back
updata
D-74
●
Efiensi Sistem
(Efiency)
●
Pelayanan Sistem
(Service)
Sistem diharapkan
dapat dengan cepat
dan mudah dalam
melakukan
pengukuran
KPI
serta
integrasi
sistem
dapat
mengefesiensikan
pada semua bidang.
Sistem diharapkan
dapat
mempersingkat
waktu
dalam
merekapitulasi dan
pembuatan laporan
hasil
penilaian
kinerja prodi.
●
●
●
3.6 Perancangan Logika
Sistem
diharapkan
memberikan
tampilan yang
lebih
mudah
dipahami
sehingga
memudahkan
penggunanya
untuk
menggunakan
sistemini.
Sistem
diharapkan
dapat
mempermudah
proses
pemantauan
tingkat
kemajuan
kinerja di Unit
Jurusan Sistem
Informasi
Sistem
diharapkan dapat
menghasilkan
informasi yang
akurat
untuk
mempermudah
Pimpinan dalam
mengambil suatu
kebijakan
dankeputusan.
Perancangan logika terdiri dari pemodelan
data menggunakan Entity Relationship Diagram
(ERD) dan pemodelan proses menggunakan
Data Flow Diagram (DFD).
3.6.1 Pemodelan Data
Pemodelan data adalah cara formal
untuk
menggambarkan
data
yang
digunakan dan diciptakan dalam suatu
sistem
bisnis.
Model
ini
dapat
menunjukkan tempat, orang atau benda
dimana data diambil dan hubungan antar
data tersebut. Pada tugas akhir ini
pemodelan
data
digambarkan
menggunakan ERD (Entity Relationship
Diagram). Pada gambar berikut ini adalah
ERD dari proses pengukuran kinerja
berdasarkan Key Perfomance Indicators di
unit Jurusan Sistem Informasi.
Gambar Entity Relationship Diagram Sistem
Baru
ERD pengembangan sistem ini, yaitu :
1. Entitas user berisi data pengguna sistem
yang terdiri dari atribut id_user password
dan akses.
2. Entitas KPI berisikan data-data KPI
dengan atribut id_kpi, id_kategori, bobot
dan nama.
3. Entitas kategori berisikan kategori dari
KPI dengan atribut id_kategori, nama
dan bobot.
4. Entitas berkas_realisasi berisikan hasil
pencapaian terhadap KPI dengan atribut
D-75
id_berkas_realisasi, id_staff, keterangan,
id_kategori, tahun, semester, tanggal.
5. Entitas staff berisikan id_user, id_staff
dan nama_staff.
6. Entitas nilai_kpi berisikan id_nilai_kpi,
semester, tahun, id_kpi, baseline, target,
realisasi.
hasil penilaian kinerjanya. Dekan akan login
untuk melihat laporan realisasi kinerja prodi.
DFD Level 1 (Sistem Baru)
3.6.2.1 Pemodelan Proses
Pemodelan proses adalah cara formal untuk
menggambarkan bagaimana bisnis beroperasi.
Mengilustrasikan
aktivitas-aktivitas
yang
dilakukan dan bagaimana data berpindah diantara
aktivitas-aktivitas itu. Pada penelitian ini
pemodelan proses untuk sistem baru akan
digambarkan dengan DFD (Data Flow
Diagram). Berikut adalah DFD dari sistem yang
akan dibangun.
Gambar 6.3 DFD Level 1 Sistem Baru
Diagram Level 0
Pada gambar terdapat 4 proses utama yang
dilakukan oleh sistem, yaitu :
●
●
●
Gambar DFD Level 0 Sistem Baru
Gambar diatas menjelaskan mengenai proses
pengukuran KPI berbasis web. Terdapat 4 entitas
yaitu admin, staff, kajur dan dekan. Masingmasing entitas memiliki fungsi yang berbedabeda terhadap sistem. Pertama entitas admin
akan melakukan login untuk menginput data KPI
kemudian staff akan login untuk memulai input
data realisasi kerjanya seperti data pendidikan,
data penelitian, data pengabdian, data kerjasama,
data keuangan dan data kepegawaian secara
periodik sesuai dengan sasaran kerja. Setelah itu
kajur sebagai pimpinan mengisi KPI yang akan
dilaporkan kepada Dekan. Sebelum itu admin
akan memverifikasi kelengkapan data KPI yang
telah dinilai oleh pimpinan jurusan. Sistem akan
menghitung nilai akhir KPI, staff dapat melihat
●
Proses login : Proses ini yang akan
mengamankan dan membatasi user
untuk menggunakan sistem sesuai
dengan hak dan status yang dimiliki
user.
Proses kelola KPI
:
Proses ini
mengelola data KPI prodi yang telah
diinput semua data-data pendidikan, data
penelitian, data pengabdian, data
kerjasama, data keuangan dan data
kepegawaian.
Proses hitung nilai KPI : Proses ini
menghitung nilai akhir dari nilai total
KPI prodi.
Proses cetak laporan : Proses ini
mengelola hasil penilaian kinerja prodi
menjadi suatu laporan baik dalam bentuk
grafik, dashboard, dsb.
3.7 Perancangan Sistem
1. Physical Data Flow Diagram
Perancangan sistem yang akan dibangun
digambarkan melalui Physical Data Flow
Diagram (PDFD). Data Flow Diagram yang
telah dibuat sebelumnya ditransformasikan
menjadi Physical Data Flow Diagram(PDFD).
PDFD
akan
menggambarkan/memodelkan
technical dan human design decisions dari
implementasi sistem. Physical Data Flow
Diagram yang akan digambarkan pada DFD
D-76
level 2 karena semua proses telah terperinci
dengan jelas.
PDFD Level 2 Proses Kelola KPI
database. Perangkat keras yang digunakan untuk
klien dan server adalah Personal Computer (PC)
dengan spesifikasi PC server yang lebih tinggi
dibandingkan PC klien karena PC sever bekerja
lebih banyak melayani permintaan dari sisi klien.
Gambar PDFD Level 2 Proses Kelola KPI
Gambar diatas merupakan transformasi dari Data
Flow Diagram Level 2-Proses Kelola KPI yang
telah digambarkan pada Bab sebelumnya.
(Halaman 58) Pada PDFD tersebut menjelaskan
alir data bagaimana mengelola KPI ke sistem.
PDFD Level 2 Proses Hitung Bobot KPI
Gambar Arsitektur Sistem
Arsitektur sistem ini dikembangkan dengan
berbasis web. Di sini digambarkan bagaimana
user mengakses sistem melalui web browser.
Web Browser di sisi client mengirim request ke
server kemudian server meneruskan permintaan
ke database apabila permintaan tersebut
membutuhkan data dari database, yang kemudian
hasilnya dikirim ke server dan diteruskan ke
komputer client berupa file HTML atau PHP.
3.
Skema Database
Berikut ini adalah skema database yang
diperoleh dari hasil proses pemetaan dari ERD.
Dapat dilihat pada berikut.
Gambar PDFD Level 2 Proses Hitung Bobot KPI
Gambar diatas merupakan transformasi dari Data
Flow Diagram Level 2–Proses Hitung Bobot
KPI yang telah digambarkan pada Bab
sebelumnya. (Halaman 59) Pada PDFD diatas
menjelaskan alir data yang dilakukan sistem pada
saat menghitung total nilai KPI yang sudah
diinputkan.
2. Arsitektur Sistem
Perancangan
arsitektur
bertujuan
untuk
menentukan komponen perangkat lunak yang
akan diinstalkan ke perangkat keras yang
tersedia. Pada sisi klien, diinstal web browser
seperti mozilla firefrox, internet explorer, google
chrome dan lain-lain sedangkan pada sisi server
diinstal web server yang dapat mengakses
Gambar Skema Database
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Halaman Login
D-77
perlunya dilakukan perawatan (maintenance)
terhadap peralatan sistem, software dan perangkat
elektronik pendukung lainnya secara berkala untuk
menghindari terjadinya kerusakan pada aplikasi
tersebut; dan
sistem dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai
dengan kebutuhan program studi.
DAFTAR REFERENSI
Al
Menu Administrasi
Bentuk Interface Laporan KPI Program Studi
V. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat ditarik oleh penulis setelah
selesainya pengembangan sistem ini sistem lain:
Sistem ini membantu mempermudah melakukan
inventaris dan mengukur ketercapaian perencanaan
oleh program studi;
sistem mempunyai tingkat kecepatan pencarian
dokumen karena sistem ini bersifat elektronik, maka
kemampuan pengelolaan dan pelayanan dokumen
dipastikan dapat lebih cepat daripada jika dilakukan
secara manual;
adanya sistem ini, dapat dilakukan proses upload
dokumen, jika sewaktu-waktu ada penambahan
terhadap dokumen di program studi;
Dalam perancangan sistem ini sangat bergantung
sekali dengan pendfinisian pekerjaan oleh seorang
ketua program studi.
5.2 Saran
Saran pengembangan lebih lanjut ada beberapa hal
yang perlu diperhatikan sebagai berikut:
Fatah, H. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi.Yogyakarta: Andi Publisher.
Apriansyah, 2014. Sistem Audit Mutu Akademik Internal Berbasis
Web pada Universitas Sriwijaya.Prosiding :Seminar
Nasional Ilmu komputer 2014. Yogyakarta.
Apriansyah, 2015. Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu
Universitas Sriwijaya. Jurnal Generic, Vol. 10, No. 1, Maret
2015, pp. 409~420 , ISSN: 1907-4093 (print), 2087-9814
(online)
Hall, C.W. 1996. The Age of Syhintesis. Resource. March 1996.
Mustakini, J. H. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi:
Pendekatan terstruktur teori dan praktik bisnis.Yogyakarta:
Andi Publisher.
Manetsch, P.G.W dan G.L Park. 1977. System Analysis and
Simulation with Application in Economic and Social
Science. Michigan State University.
Musdalifa E, Apriansyah, 2010. Rancang Bangun Sistem Informasi
Terintegrasi Pengolahan Administrasi Kerja Praktek dan TA
dengan Menggunakan Web Service , Seminar Tingkat
Jurusan, 6 november 2010
Niel F.O. Harold,1999. Designing and Implementing An Academic
Scorecard
Oktavita. Pengertian Optimalisasi. Tersedia :
HYPERLINK
"http://oktavita.com/pengertian-optimalisasi.htm"
http://oktavita.com/pengertian-optimalisasi.htm .
Siva. 2013. Pengertian Dokumen. [Online]. Tersedia :
HYPERLINK "http://matakristal.com/pengertian-dokumen/"
http://matakristal.com/pengertian-dokumen/ . [6 April 2014]
Pressman, R. S. (2002). Software Engineering: A Practitioner’s
Approach. (L. Harnaningrum, Trans.) Yogyakarta: Andi.
Sutabri, T. (2005). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi
Publisher.
Soemohadiwijojo, Arini.T.(2015). Panduan Praktis Menyusun KPI
(Key Performance Indicator), Jakarta: Raih Asa
Sukses(Penebar Swadaya Group)
Witten et all, J. L. (2004). System Analysis and Design Methods.
(T. P. ANDI, Trans.) Yogyakarta: Andi Publisher.