bab 1 pendahuluan

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Pada era globalisasi sekarang ini sudah banyak perkembangan teknologi
informasi yang penerapannya sudah banyak di berbagai bidang, untuk memenuhi
kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Bagi perusahaan yang
memiliki data dalam kapasitas yang besar memerlukan suatu sistem agar data dapat
diorganisir dengan baik untuk menghasilkan kinerja yang maksimal. Dengan adanya
dukungan teknologi informasi, data tersebut dapat diorganisir menjadi suatu basis
data. Menurut (Honni, 2011) Perusahaan membutuhkan sebuah sistem yang
terintegrasi baik dalam pengolahan data dan penyimpanan data maupun pengolahan
terhadap arus transaksi yang berdasarkan pada basis data sehingga dalam melakukan
proses bisnisnya dapat cepat, akurat dan dapat diandalkan sehingga dapat
meningkatkan efisiensi dan kualitas kerja perusahaan.
PT. Slevan adalah salah satu badan usaha yang bergerak dalam bidang
industri mulai dari pakaian, souvenir, topi, gantungan kunci, hingga merchandise
lainnya yang keseluruhan merchandise tersebut dirancang atau di design dari
perusahaan itu sendiri sehingga membutuhkan keberadaan suatu basis data untuk
meningkatkan kinerja perusahaan tersebut serta kualitas dari produk yang ditawarkan
dan kepuasan atas pelayanan kepada para konsumen seperti outlet maupun distro,
khususnya pada sistem operasional di bagian penjualan, sangat dibutuhkan suatu
keberadaan basis data yang baik sebagai penunjang dalam yang melayani mulai dari
proses penjualan, pembelian sampai ke persediaan. Menurut (Ayuliana, 2012)
dengan dibuatnya sistem basis data dan program aplikasi ini dengan baik dapat
membantu kinerja karyawan dalam menangani transaksi pembelian, persediaan, dan
penjualan, karena memiliki fitur-fitur yang memudahkan user untuk mengaksesnya
sesuai dengan kebutuhan.
Masalah administrasi pembelian, persediaan, maupun penjualan barang
merupakan salah satu permasalahan yang selalu dihadapi oleh para penggambil
keputusan, baik dalam bidang pembelian barang maupun dalam bentuk penjualan
barang itu sendiri. Sistem administrasi penjualan dibutuhkan karena pada dasarnya
1
2
permintaan yang tidak beraturan dan kinerja yang masih tergolong manual tanpa
adanya basis data pendukung serta proses administrasi yang terorganisir dilakukan
untuk menjamin adanya kepastian dalam pencatatan data produk yang ada serta
memudahkan dalam pencatatan penjualan, pembelian maupun persediaan barang itu
sendiri sehingga dapat terselesaikan pada waktu yang lebih singkat dan tentu akan
lebih mudah dan juga dapat tercatat secara terstruktur ke dalam database sehingga
data yang di kumpulkan akan lebih efektif dan efisien.
Salah satu masalah dalam sistem pembelian, penjualan, dan persediaan pada PT.
Slevan adalah lambatnya proses pendataan, karena masih terdapat kesulitan dan
kelemahan-kelemahan yang dihadapi di mana kegiatan pengelolaan data administrasi
dalam berbagai aspek tersebut masih dilakukan secara manual, di mana dalam
melakukan transaksi penjualan, pembelian, maupun persediaan barang masih
dilakukan pencatatan secara manual dengan menggunakan nota sebagai bukti
transaksi tersebut sehingga masalah transaksi sering terjadi kesalahan (human error)
akan cukup menyita waktu pada saat pengerjaan karena sulitnya mencari dan
mencatat data transaksi tersebut satu per satu. Dengan tidak adanya dukungan basis
data yang terintegrasi tentu akan mempersulit proses pendataan pada produk karena
tidak ada backup data yang memadai serta proses transaksi yang terkadang terjadi
kesalahan pencatatan dan sebagainya yang mengakibatkan dampak negatif terhadap
perusahaan itu sendiri seperti rancunya kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan
tersebut.
1.2 Ruang Lingkup
Dalam penulisan skripsi ini, ada beberapa hal yang kami batasi pada
pembahasan ruang lingkup, yaitu :
a.
Merancang dan membangun basis data yang terintegrasi dengan
sistem pembelian, persediaan, dan penjualan. Basis data ini akan
meliputi pembuatan surat transaksi seperti purchase order, pembuatan
sales order sesuai dengan permintaan distro, pembuatan surat terima
barang, pembuatan surat perintah desain sesuai keinginan dari
perusahaan dengan menggunakan desain sendiri,pembuatan surat
konfirmasi barang jadi, pembuatan surat retur pembelian dan
penjualan, dan pembuatan surat sales invoice.
3
b.
Pada basis data pembelian meliputi pembuatan Purchase Order
untuk material kepada supplier sesuai dengan permintaan dari bagian
Gudang, dan Bagian Pembelian akan memilih supplier yang cocok
untuk melakukan pembelian material dan juga pembuatan surat retur
pembelian apabila ada material yang tidak sesuai atau rusak yang
kemudian akan diajukan kembali ke pihak supplier serta pembuatan
laporan pembelian pada setiap bulannya.
c.
Pada basis data persediaan akan meliputi proses pembuatan surat
terima barang dan melakukan pengecekan stok material dan barang
jadi yang akan digunakan untuk persiapan proses sablon/bordir
maupun ketersediaan yang akan dijual oleh Bagian Penjualan serta
pencatatan keluar masuknya material dan barang jadi dan juga
pembuatan laporan persediaan pada setiap bulannya.
d.
Pada basis data penjualan akan meliputi pembuatan surat sales order,
surat retur penjualan, serta laporan penjualan yang akan dibuat pada
setiap bulannya atau sesuai dengan permintaan dari manajer.
1.3 Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan dari penulisan ini adalah :
a. Seluruh dokumen perusahaan disimpan dalam database yang saling
terintegrasi dengan masing masing bagian dalam PT.Slevan
b. Dokumen bisnis yang menumpuk menjadi terorganisir . memudahkan
pencarian data dan meminimalisir hilangnya dokumen atau data pada
PT.Slevan
c. Mencegah kercurangan yang di lakukan oleh karyawan perusahaan
seperti manipulasi data barang dan melakukan penjualan secara ilegal
d. Menghemat pengeluaran PT.Slevan pada penggunaan kertas yang
digunakan dalam setiap proses bisnis.
Penulisan ini akan memberikan manfaat :
Bagi Perusahaan :
a. Penulisan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi PT. Slevan agar dapat
mempermudah proses bisnis secara keseluruhan..
4
b. Mempermudah PT.Slevan dalam pengaksesan, pencarian, dan
pengolahan data yang berkaitan dengan proses pembelian, persediaan,
dan penjualan barang pada perusahaan
c. Mempercepat proses transaksi dan kinerja perusahaan
d. Meningkatkan keamanan data yang terintegrasi agar lebih terjaga
karena hanya orang orang tertentu yang dapat mengakses basis data
yang digunakan.
e. Memudahkan PT.Slevan untuk membuat laporan bulanan atau invoice
yang dibutuhkan.
Bagi Penulis :
a.
Penulis dapat mengimplementasikan ilmu yang diberikan oleh
Universtas Bina Nusantara.
b.
Memberikan pengalaman bagi penulis dalam merancang basis data
suatu perusahaan.
c.
Memberikan suatu tanggung jawab untuk memecahkan suatu
masalah dengan baik dan benar.
d.
Memberikan pengalaman bagi penulis untuk menghasilkan suatu
solusi dari permasalahan yang ada.
1.4 Metodologi
Metode yang akan digunakan dalam penulisan skipsi ini terdiri dari :
1.
Metode Kepustakaan
Dengan mencari informasi yang diperlukan dalam pembuatan skripsi
ini dengan mencari dari berbagai sumber kepustakaan seperti buku panduan,
artikel-artikel, dan sumber-sumber lain yang bersangkutan
2. Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan cara :
•
Mengadakan observasi langsung pada PT. Slevan untuk mengetahui
sejauh mana sistem yang lama dijalankan serta melihat langsung
kekurangan dari sistem tersebut
5
•
Mengkaji dokumentasi dan sistem yang sedang berjalan pada perusahaan
untuk
mendapatkan
informasi
dan
data-data
untuk
menemukan
kekurangan dan masalah yang dihadapi oleh perusahaan
•
Melakukan wawancara dengan nara sumber yaitu pemilik/manajer dari
PT.Slevan itu sendiri. Dari metode ini kami mendapatkan informasi
langsung dan lebih jelas mengenai struktur organisasi serta proses bisnis
yang sedang berjalan dalam perusahaan tersebut, dan hal ini cukup
menguntungkan bagi kami karena dari interview yang dilakukan
informasi yang kami dapat pun cukup lengkap dimana sang pemilik
dengan terbuka untuk berbagi informasi dengan kami.
3.
Metode Perancangan
Pada tahap perancangan terdiri atas beberapa proses yaitu sebagai berikut :
•
Database Planning
Merencanakan basis data yang akan dibuat
•
Sistem Definition
Mendefinisikan ruang lingkup sistem yang akan dibuat
•
Requirements collection and analysis
Mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan apa saja untuk sistem basis
data yang baru
•
Database design
Merancang basis data meliputi Conceptual Database Design, Logical
Database Design, Physical Database Design
•
DBMS selection
Pemilihan DBMS dengan tepat yang sesuai dengan kebutuhan
•
Application design
Merancang User Interface yang mudah diakses dan dipahami oleh user
•
Prototyping
Membangun pemodelan pekerjaan / kegiatan sistem basis data yang
memungkinkan perancang atau pengguna untuk memvisualisasikan dan
mengevaluasi bagaimana tampilan dan kegunaan dari sistem yang
dihasilkan
6
1.5 Sistematika Penulisan
Penyusunan skripsi ini dibagi kedalam lima bab, yang secara garis besar isi dari
setiap bab adalah sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini berisi keterangan awal yang digunakan untuk mengetahui gambaran umum
skripsi ini, yaitu latar belakang permasalahan dengan , ruang lingkup masalah, tujuan
dan manfaat, metodologi yang digunakan, dan sistematika penulisan.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Dalam bab ini akan disajikan teori-teori pendukung yang digunakan dalam
perancangan dan pembuatan sistem, serta metode-metode yang menjadi dasar
analisis permasalahan yang ada dan pedoman dari permasalahan yang ada.
BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
Pada bab ini dijelaskan sistem yang sedang berjalan, masalah yang dihadapi, serta
rancangan sistem yang diusulkan untuk membantu pemecahan masalah.
BAB 4 PERANCANGAN BASIS DATA
Bab ini menjelaskan bagaimana prototype dari aplikasi yang telah dibuat dan
prosedur penggunaan aplikasi.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi simpulan hasil analisis dan perancangan, serta saran-saran untuk
penyempurnaan dan pengembangan sistem yang lebih lanjut